Анализ расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций

1.2 Основы организации расчетов с подотчетными лицами

1.3 Методика анализа

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия

2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Акватрейд»

3. Анализ расчетов с подотчетными лицами

3.1 Анализ состояния кредиторской задолженности с подотчетными лицами на предприятия

Заключение

Список литературы

Введение

В нашей жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Остановимся на общих и частных вопросах, связанных с данной операцией. Каковы правовые основы, определяющие выдачу под отчет денежных средств? Какими документами должна быть регламентирована данная хозяйственная операция на предприятии? Рассмотрим особенности бухгалтерского учета подотчетных сумм, остановимся на разных способах выдачи денег под отчет: наличном и безналичном, а также проанализируем особенности выдачи под отчет валюты и соответствующую этим вопросам арбитражную практику.

Управление экономикой в организациях различных форм собственности невозможно без существенного повышения роли учета и контроля.

Бухгалтерский учет - сплошное, непрерывное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации на основании документов, в различных измерителях.

Под сплошным отражением хозяйственной деятельности подразумевается обязательный учет всего имущества, всех видов производственных запасов, затрат, продукции, денежных средств, фондов, обязательств организации и т.п. Непрерывность (во времени) требует постоянного наблюдения и записи в документах совершающихся в организации фактов о движении материальных ценностей, денежных средств, расчетов, фондов, кредитов, ценных бумаг и т. д..

Каждый свершившийся факт, оформленный документом, называется хозяйственной операцией.

Взаимосвязанность отражения хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете вызвана зависимостью совершающихся между собой фактов. Так, после выплаты (выдачи наличными) из кассы заработной платы работникам уменьшится не только задолженность организации перед ними, но и наличие денежных средств в кассе.

Эти качества отличают бухгалтерский учет от оперативного и статистического и повышают его роль и значение в общей системе учета.

Совокупность применения всех трех видов учета, их своевременность, полнота и объективность позволяют коллективу организации вести хозяйство экономно, расчетливо, не допуская непроизводительных затрат, потерь и брака продукции, постоянно изыскивать резервы производства, снижать себестоимость продукции, увеличивать прибыль.

Главными задачами бухгалтерского учета являются:

обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами и сметами;

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами (учредителями, собственниками и лицами, вложившими средства, капитал), поставщиками, покупателями, кредиторами, налоговыми и банковскими органами;

выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности

В настоящее время все организации независимо от их вида, форм собственности и подчиненности ведут бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций согласно действующему законодательству и нормативным документам.

Расчеты с подотчетными лицами – один из наиболее трудоемких участков бухгалтерской работы. Это обусловило актуальность выбранной темы

Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при необходимости осуществления командировочных и представительских расходов, а также в процессе приобретения и оприходования материальных ценностей или оплате работ (услуг) сторонних организаций подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это работник организации, имеющий право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы. Целевой аванс (или подотчетная сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. Целевой аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

наличными денежными средствами из кассы организации или непосредственно из банка;

путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица.

Расчеты с подотчетными лицами являются объективной необходимостью в деятельности каждого предприятия, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Приобретение материальных ценностей в магазинах, на оптово-розничных рынках и ярмарках, проведение мелкого ремонта и технического обслуживания оргтехники, оплата ГСМ и аналогичные операции осуществляются, чаще всего, наличными денежными средствами через подотчетных лиц.

Многие стороны финансово-хозяйственной деятельности предприятий просто невозможны без осуществления расчетов через работников предприятия (например, служебные командировки, прием представителей других организаций, оплата почтовых услуг при отправке корреспонденции, периодическая подписка и т.д.).

Приступая к исследованию выбранной темы, мы ставили перед собой цель - всестороннее рассмотрение такого самостоятельного института, как учет расчетов с подотчетными лицами.

Сообразно выдвинутой цели, задачами работы явились:

Уяснение значения и задач учета расчетов с подотчетными лицами,

Характеристика организации учета расчетов с подотчетными лицами,

Исследование порядка ведения учета с подотчетными лицами в реально существующей организации – ООО «Акватрейд»,

Проведение анализа учета расчетов с персоналом.

Предмет исследования - непосредственно указанный вид бухгалтерского учета и его анализ.

Объект исследования – Общество с ограниченной ответственностью «Акватрейд».

Общество оказывает услуги по утеплению помещений, ведет торговлю строительным материалом, а также ведет другие виды деятельности, не запрещенные законом.

ООО «Акватрейд» имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, быть истцом и ответчиком в суде, имеет самостоятельный баланс. Общество действует на основе полного хозяйственного расчета

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам организации на выполнение операций – хозяйственных задач и компенсации расходов на служебную командировку. Кроме того, расчеты с подотчетными лицами возникают при расчетах за отпущенную им продукцию на реализацию и т.д.

Приступая к проверке, аудитор должен сначала проверить:

Кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации).

Имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера.

Кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по выполненной работе.

Имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) предприятия (круг предприятия определяется в начале года).

Аудитор должен знать, что сроки выдачи под отчет денежных средств и других средств устанавливается приказом руководителя организации. На расходы связанные со служебными командировками, наличные деньги выдаются под отчет проезда к месту командировки и обратно, суточных расходов по найму жилья на срок командировки.

Прежде всего, необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой, балансом предприятия, при наличии расхождений следует выявить их причины. Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере №7 необходимо:

Выявить суммы выданных под отчет авансов

Имеются ли приказы о направлении работника в командировку.

Назначение и фактическое использование авансов

Сроки предоставления авансовых отчетов

Имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах прибытия согласно заданиям

Правильность и своевременность составления авансового отчета

Наличие оправдательных документов по всем операциям.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверенных объектов наи большее количество ошибок и нарушений допускается при расчете с предприятиями. Например, авансовые отчеты во многих организациях не подписываются главным бухгалтером и не утверждаются руководителем организации. Несмотря на это сумма по предоставленным отчетам списывается с получателя. Иногда авансовые отчеты являются не действительными, т.к прикладываются документы: товарный чек без отметок, штампа магазина и т.д.

Выявляя такие факты аудитор должен признать подобное списание сумм на затраты не обоснованным. При проверке аудитор должен обратить внимание на такие операции как расчеты с водителями за выданные им суммы на ГСМ, технические осмотры, ремонт, приобретение запчастей и т.д. Эти суммы часто без всяких оправдательных документов списывается на себестоимость продукции.

Очень часто работникам организации выдают под отчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городе или в пригородном транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. При выявлении таких фактов аудитор должен помнить, что организация вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли. При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту контроля необходимо обратить внимание на сторнирование или исправление записи, за которыми могут скрываться факты нарушений и злоупотреблений.

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами
1.2. Учет расчетов с подотчетными лицами и их документальное оформление
1.3. Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА МАТЕРИАЛАХ ПО «ХЛЕБОКОМБИНАТ ТЕВРИЗСКИЙ»
2.1. Краткая характеристика объекта исследования 2.2. Организация учетной работы в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»
2.3. Документальное оформление и учет командировочных и административно-хозяйственных расходов 2.4. Пути совершенствования учета в ПО «Хлебокомбинат Тевризский»
ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
3.1. Оценка аудиторского риска и уровня существенности
3.2. Оценка системы внутреннего контроля
3.3. Планирование и разработка программы аудиторской проверки
3.4. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами и выявленные в ходе аудита ошибки
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В процессе осуществления коммерческой (предпринимательской) деятельности юридические лица и отдельные предприниматели в той или иной степени несут расходы (затраты), связанные с осуществлением финансово-хозяйственной деятельности организации. У организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также оказания различных услуг и выполнения работ не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях многие предприниматели, сотрудники различных организаций и фирм не только совершают деловые поездки, но и выезжают в другие страны для заключения договоров (контрактов) и соглашений по поставкам сырья, товаров, материалов, обмен опытом с зарубежными партнерами, участия в переговорных процессах, в выставках, ярмарках и так далее. В таких случаях возникают ситуации, когда необходимые расходы не могут быть произведены безналичным путем и появляется необходимость в использовании наличных денежных средств, вне района деятельности организации, например:

Для реализации конкретной партии товара и создания определенного имиджа у потенциальных покупателей;

для выдачи наличных денежных средств на представительские расходы;

для выдачи денежных средств для оплаты выполненных работ и оказанных услуг и так далее.

В подобных ситуациях организации осуществляют расчеты со своими работниками, которым выдаются из кассы организации наличные денежные средства под отчет. Таких работников называют подотчетными лицами.

Тема расчетов организации с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же, командировочные расходы относятся к категории затрат организации, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Опыт аудиторских проверок показывает, что на практике возникает более широкий спектр проблем учета и налогообложения, чем описывается в нормативных документах. Потребность в услугах аудитора возникла в связи с обособлением интересов тех, кто непосредственно занимается управлением предприятия (администрация, менеджеры), кто вкладывает средства в его деятельность (собственники, акционеры, инвесторы), а также государства как потребители информации о результатах деятельности предприятий. Проведение аудиторской проверки даже в тех случаях, когда она не является обязательной, несомненно, имеет важное значение.

Основной целью аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами является установление достоверности бухгалтерской отчетности в части данных расчетов и соответствия совершенных финансово-хозяйственных операций нормативным актам, действующим в РФ.

Большое внимание уделяется правильности поставления налогового и бухгалтерского учета, своевременности и полноты отражения фактов хозяйственной деятельности, а в рамках данной работы - правильности отражения расчетов с подотчетными лицами. Это связано с постоянным изменением нормативной базы. Все это говорит об актуальности данной темы выпускной квалификационной работы.

Целью данной курсовой работы является рассмотреть учет и аудит расчетов с подотчетными лицами» на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. изучить теоретические основы расчетов с подотчетными лицами;

2. рассмотреть учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский»;

3. рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования ПО «Хлебокомбинат Тевризский».

Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами.

Периодом исследования является 2007 год.

При написании курсовой работы были использованы такие методы, как наблюдение, сравнение, чтение документации.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. Первая глава работы посвящена теоретическим основам расчетов с подотчетными лицами. В практической части работы будет приведен учет расчетов с подотчетными лицами на материалах ПО «Хлебокомбинат Тевризский», а в третьей главе рассмотрение аудита расчетов с подотчетными лицами.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка- это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ .

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Учёт расчётов с подотчётными лицами и

их документальное оформление

Неиспользованные наличные деньги, выданные в подотчет, должны быть возвращены в кассу предприятия не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы. Деньги в новый подотчет выдаются только при условии полного расчета по предыдущей подотчетной сумме. Запрещено передавать наличные деньги, выданные в подотчет напрямую от одного лица к другому лицу. После исполнения операции, для которой были получены в подотчет деньги, подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет о расходах с приложенными к нему оправдательными документами, подтверждающими правильность расходов.

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность выдачи наличных денег под отчет своим работникам. Наличные деньги могут быть выданы из кассы на операционные, хозяйственные и командировочные расходы.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру . Новый аванс выдается при условии полного расчета по предыдущему авансу.

О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов. Передача аванса другим лицам запрещена. Отчет подотчетного лица сдается бухгалтеру не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который деньги выданы в той валюте, в которой получен аванс. К нему прилагается командировочное удостоверение с отметками «убыл-прибыл» во всех пунктах командировки, проездные билеты и квитанции гостиницы. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм, по курсу Национального банка РБ на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к инвалюте, отражаются в учете на счетах31 и83 .

Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер, который осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов по командировке, достоверностью оправдательных документов по командировке, своевременностью составления авансовых отчетов и возвратом неизрасходованных сумм аванса.

За время командировки работнику выплачивается средний заработок за все рабочие дни недели по графику, возмещаются расходы по найму жилого помещения, по проезду и суточные по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь.

При переезде из одной страны в другую суточные оплачиваются по нормам для каждой страны в отдельности. Расходы по проезду к месту командировки, и обратно, к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении проездных документов в обе стороны. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.

Для учета подотчетных сумм открывают активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» , по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.

Записи по учету подотчетных сумм следующие: выдача сумм в подотчет на командировочные и хозяйственные расходы - Д-т 71 и К-т 50; списание командировочных расходов согласно авансовому отчету по установленным нормам – Д-т 20 (25, 26), 44 и К-т 71; возврат (удержание) неиспользованных подотчетных сумм– Д-т 50 и К-т 71 ; поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм – Д-т 07, 10, 12, 41 иК-т 71; авансовый отчет командированного работника утвержден сверх установленных норм расхода или составлен по истечении 3-х дней после возвращения из командировки - Д-т 81 и К-т 71 (т.е. за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, а у подотчетного лица они прибавляются к заработку и облагаются подоходным налогом).

Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.

Введение

В современной жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Целью исследования является изучение особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами.

Из поставленной цели вытекает ряд следующих задач:

сформулировать теоретические основы учёта и анализа расчётов с подотчётными лицами

определить нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций;

представить организационно-экономическую характеристику предприятия ООО «Каравелла-Вельск»;

рассмотреть порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами (изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии);

оценить состояние синтетического и аналитического учётов расчетов с подотчетными лицами;

проанализировать расчеты с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

определить резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности.

Объектом исследования данной работы является предприятие ООО «Каравелла-Вельск».

Предметом исследования является учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск», г. Вельск.

В бухгалтерском учете тщательностью, пристальностью, с особым вниманием, не только на уровне в бухгалтерском учете, то тогда бы не было бы ни стандартных ни типичных ошибок, а также обманов и задержек со стороны подотчетников. Эта мысль и будет гипотезой нашей исследовательской работы. Эту тему изучали, рассматривали, исследовали очень многие профессора, ученые, преподаватели, экономисты, консультанты, простые бухгалтера. Было написано много трудов, книг, статей, методичек: Захарьин В.Р., Касьянова Г.Ю., Разгулин С.А., Мосейчук М.А., Быкова С.Е. и так далее.

В процессе изучения и обработки материалов использованы основные методы экономического анализа, такие как: элиминирование, сравнение, группировка, балансовый метод и другие.

Исследуя данные предприятие ООО «Каравелла-Вельск», хотелось бы ввести новизну не только в процесс оформления документов для командировок, но и в контроль за подотчетными лицами.

Во-первых предлагаем завести документ для внутреннего пользования, который бы подтверждал, что подотчетное лицо провело время именно в этой гостинице (в это время, день, месяц, номер комнаты), а не сэкономил отдохнув у частного лица.

Второй вариант предлагаемый нами более дорогостоящий, но более действенный. Нанимается специально работник выезжающий на место командировки и осуществляющий контроль за подотчетным лицом.

Методологической и технической основой для работы послужили: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете»; Положение по введению бухгалтерского учета и отчетности в РФ; Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по изучаемым вопросам; учебная литература.

Источниками конкретной информации для проведения исследования по предприятию ООО «Каравелла-Вельск» являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2011 - 2013 г.г., а именно форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках", форма №3 приложение к бухгалтерскому балансу, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчётными лицами ", а также первичные документы и учётные регистры.

Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

.1 Основы организации расчётов с подотчётными лицами

Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Рекомендуют не создавать список сотрудников, имеющих право получить деньги под отчёт, частью приказа об учётной политике. Список подотчётных лиц может измениться в любое время, а в учетную политику изменения можно вносить только в строго ограниченных случаях.

Как правило, под отчет выдаются денежные средства на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы. К хозяйственно-операционным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Итак, порядок выдачи денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, устанавливаются руководителем организации.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

командировочное удостоверение;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется обычно руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее предоставленному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Денежные средства, полученные под отчет, должны быть израсходованы только на установленные цели.

Для получения наличных денежных средств под отчёт сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому можно составить в произвольной форме или в той форме которая утверждена учетной политикой организации. В заявлении сотрудник должен указать назначение аванса, расчёт размера аванса, срок, на который выдаётся аванс.

Каких-либо ограничений на размер подотчётных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы. (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П).

Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются в размере сумм, необходимых на оплату проезда, проживания и суточных за время пребывания в командировке. Министерство финансов устанавливает нормы возмещения командировочных расходов для бюджетных организаций. Коммерческие организации учитывают командировочные расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, для целей финансового учета нормы командировочных расходов устанавливаются данными организациями самостоятельно.

Вместо наличных денежных средств под отчет могут выдаваться банковские корпоративные карты для оплаты представительских или командировочных расходов. В этом случае подотчетные лица обязаны представить в качестве оправдательных документов квитанции электронных терминалов, банкоматов.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает сумму расхода, что является основанием списания расходов, оплаченных из подотчетных сумм и осуществления окончательных расчетов с подотчетными лицами. В случае превышения признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается работнику из кассы. А оставшаяся часть неиспользованного аванса возвращается подотчетным лицом в кассу организации или удерживается из его заработной платы.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15.12. 2010 г. № 173н.

В бухгалтерском учёте возврат неизрасходованных подотчётных сумм отражается так:

Д 71 К 50 - выданы деньги под отчёт.

Д10 К 71 -получены канцтовары, приобретенные сотрудником.

Д 50 К 71 -внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги (НДФЛ, ЕСН).

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

необходимо получить письменное согласие работника

При поступлении авансового отчёта заполните в нем расписку(отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику. Проверьте авансовый отчёт, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм(расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления подсчёт сумм. А также необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой <#"justify">№ п/пСодержание операцииДебет счетаКредит счетаОценка, руб.1.На основании расходного ордера из кассы выданы денежные средства работнику организации под отчет7150Сумма предстоящих расходов2.Материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом, приняты к учету07, 08, 10, 4171Стоимость материальных ценностей3.Утвержден авансовый отчет. Списана с подотчетного лица утвержденная сумма: - расходов, связанных с основным видом деятельности; - расходов, несвязанных с основным видом деятельности20, 23, 25, 26, 44 91-271 71Утвержденная сумма авансового отчета4.Возвращены неиспользованные подотчетные суммы в кассу организации5071Остаток аванса5.Отражены подотчетные суммы, не возращенные подотчетным лицом в установленные сроки9471То же6.Удержана из заработной платы невозвращенная подотчетная сумма7094То же7.Выплачена сумма, превышающая аванс7150Перерасход

При приобретении материальных ценностей и признании услуг из подотчетных сумм НДС учитывается только при предоставлении счетов-фактур. Во всех остальных случаях он не выделяется, не учитывается и к вычету предъявляться не может.

Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверенных объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчете с предприятиями.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами.

Н.В. Фимин (эксперт по вопросам налогообложения, действительный государственный советник РФ 3-го класса): «Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами».

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства. Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации.

Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

За несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);

от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

наличными через кассу;

на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);

должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;

как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);

каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (табл. 2).

Таблица 2 - Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты

№ п/пУчетное действиеКомментарий1.В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.2.Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель. 3.В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах.

Выдача под отчет сверхлимитного остатка в кассе

Довольно часто организации и предприниматели действуют так.

Если в конце рабочего дня появился сверхлимитный остаток в кассе, его выдают под отчет сотруднику. На следующий день этот сотрудник возвращает деньги в кассу организации.

Это делается для того, чтобы избежать ответственности за превышение лимита остатка наличных денег в кассе. За это нарушение организации грозят штрафы упомянутые выше.

Такой порядок законодательству не противоречит.

Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу»

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П <#"justify">2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск».

.1 Организационно-экономическая характеристика организации ООО «Каравелла - Вельск»

Общество с ограниченной ответственностью «Каравелла-Вельск», в дальнейшем именуемое общество, учреждено решением собрания учредителей от 25 апреля 2006 года в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", является юридическим лицом с момента его государственной регистрации и действует на основании настоящего устава и законодательства Российской Федерации.

Позже была зарегистрирована компания 15 мая 2006 года регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №8 по Архангельской области и Ненецкому автономному округу. Форма собственности - частная. Юридический адрес: 165150, АРХАНГЕЛЬСКАЯ ОБЛАСТЬ, Г ВЕЛЬСК, УЛ 5-Я ПРИСТАНЦИОННАЯ, Д 135,

ИНН 2907011431

ОКПО 79079080

ОКАТО 11205501000

ОГРН 1062907013311

Управляющий организации - ЮРКИНА ЛАРИСА ГЕННАДЬЕВНА.

Общество создано без ограничения срока его деятельности. Общество является хозяйственным обществом, уставный капитал которого разделен на доли. Общество является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Предметом деятельности общества являются:

Деятельность агентов по оптовой торговле пищевыми продуктами;

Неспециализированная оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами;

Транспортная обработка грузов и хранение;

Прочая вспомогательная транспортная деятельность;

Организация перевозок грузов;

Сдача внаем собственного нежилого недвижимого имущества;

Предоставление посреднических услуг, связанных с недвижимым имуществом;

Аренда прочего автомобильного транспорта и оборудования;

Аренда торгового оборудования;

Предоставление различных видов услуг;

Любые иные виды хозяйственной деятельности, не запрещенные законодательством.

Основным видом деятельности является деятельность оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.

Уставный капитал общества определяет минимальный размер его имущества, гарантирующего интересы его кредиторов. Уставный капитал общества составляет 10 002,00 рубля.

Доли в уставном капитале общества переходят к наследникам граждан. До принятия наследником умершего участника общества наследства управление его долей в уставном капитале общества осуществляется в порядке предусмотренного Гражданским кодексом Российской Федерации.

Участник общества вправе выйти из общества путем отчуждения доли обществу независимо от согласия других его участников или общества.

Выход участника общества из общества не освобождает его от обязанности перед обществом по внесению вклада в имущество общества, возникшей до подачи заявления о выходе из общества

Общество вправе ежеквартально, раз в полгода или раз в год принимать решение о распределении своей чистой прибыли между участниками общества. Решение об определении части прибыли общества, распределяемой между участниками общества принимается общим собранием участников общества. Часть прибыли общества, предназначенная для распределения между его участниками, распределяется пропорционально их долям в уставном капитале общества.

Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников общества может быть очередным или внеочередным. Все участники общества имеют право присутствовать на общем собрании участников общества, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решения.

Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества. Руководство текущей деятельностью общества осуществляет единоличный исполнительный орган - генеральный директор. Генеральный директор осуществляет руководство текущей деятельностью общества. Генеральный директор подотчетен общему собранию участников общества и совету директоров общества. Генеральный директор общества избирается Советом директоров общества на срок, равный двум годам. Генеральный директор общества может быть избран не из числа участников общества.

Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему. Договор с управляющим подписывается от имени общества председателем совета директоров общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров общества.

Общее руководство обществом осуществляет совет директоров общества, за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом к исключительной компетенции общего собрания участников.

Рис. 1 - Схема организационной структуры ООО «Каравелла - Вельск»

Всё выше сказанное подтверждает схема организационной структуры предприятия ООО «Каравелла-Вельск».

Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет список основных покупателей и заказчиков:

ООО «Абсолют-Сервис»

ИП Аксенов П.Н.

ИП Аладинский А.В.

ООО «Аленушка»

ООО «Альтернатива Плюс»

Благовещенское сельпо

ИП Бондарь С.Я.

ИП Борская Н.Н.

ООО «Бригантина»

ООО «Ваши»

ООО «Валентина»

ОАО «ВЕЛЬСКАГРОПРОМСНАТ»

Вельское ГОРПО

ООО «Волна»

ООО «Гермес»

ООО «Диона»

ИП Кашин Н.Н.

ИП Капустинский Б.Б.

ООО «Коношаторг»

Липовское Сельпо

МУП «ПодюгаТорг»

ИП Нечаева Н.Б.

Няндомская Райпо-2

ИП Осипов С.Б.

ИП Сафонов А.В

ООО «Ручеек» и т.д.

Учетная политика ООО «Каравелла-Вельск» разработана в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011г. № 402 ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ1/2008 утвержденного приказом МИНФИНА России от 06.10.2008г. №106н.

Учетная политика организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК» состоит главным образом из двух положений: для бухгалтерского учёта и для целей налогообложения. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается генеральным директором организации ООО «КАРАВЕЛЛА - ВЕЛЬСК».

Отчётным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчётности на основании статьи 15 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» является календарный год с 1 января по 31 декабря включительно. В интересах собственников и иных заинтересованных лиц создаётся промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчётность, которая включает в себя Бухгалтерский Баланс и Отчёт о финансовых результатах Промежуточная бухгалтерская отчётность составляется по результатам каждого квартала внутри отчётного периода с нарастающим итогом.

При проведении операций с наличными денежными средствами организация руководствуется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утвержденным Банком организация бухгалтерского учёта России от 12.10.11 №373-П.

Бухгалтерский учёт в организации ведёт самостоятельная бухгалтерская служба, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером. Учётные регистры бухгалтерского учёта ведутся на электронных и бумажных носителях. Для электронных регистров используется специализированная программа1С: Предприятие и хранятся на предприятии в течение 5 лет. В качестве регистров бухгалтерского учёта используются: журнал учёта операций, оборотно - сальдовая ведомость, предусмотренные в специализированной программе для ведения бухучёта

В качестве рабочего плана счетов бухгалтерского учета в организации ООО «Каравелла-Вельск» принято использовать типовой План счетов, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. При необходимости План счетов дополняется субсчетами, необходимыми в деятельности организации. План счетов, используемый на предприятии, приведен в Приложении к настоящей учетной политике: п.8 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н

Оценка имущества, обязательств и хозяйственных операций в организации в рублях и копейках.

В организации в качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России:

по учету основных средств - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 №7,

по учету материалов - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а,

по учету торговых операций - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25.12.2008 № 132,

по учету работ в автомобильном транспорте - формы путевых листов и товарно-транспортной накладной, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78,

по учету кассовых операций - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 12.10.2011г. № 373-П,

по учету банковских операций - формы, утвержденные Положением Банка России от 19.06.2012 №383П,

по учету кадров - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 15.01.04 № I,

по учету труда и его оплаты - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 15.01.04№ 1,

по учету движения денежных средств - формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и т.д.

В унифицированных формах заполняются реквизиты, обязательные по Федеральному закону от 06.12.11 № 402-ФЗ. Иные реквизиты могут заполняться по необходимости. Дополнительно используются формы, разработанные организацией, приведенные в Приложении к настоящей учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»)

Первичные учетные документы составляются в бумажном виде (п. 5 статьи 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»)

Также в организации утверждены график документооборота и инвентаризации активов и обязательств на основании п.4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации». Необходимо остановиться на немало важно моменте в учетной политике ООО «Каравелла-Вельск». Было принято «Положение по подотчетным лицам № 6 утверждено от 01.01.2013 г. В нем утверждалось, что подотчетные суммы проводятся в бухгалтерском учёте через счёт 57 «Переводы в пути». Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет широкий спектр контрагентов по всей Архангельской области. Далеко не во всех селах, поселениях, городах присутствует банковская сфера. Поэтому организация специально нанимает сотрудника Попова А.П. в должности супервайзера, который принимает деньги, а затем везет их в банк и сдает их на расчетный счет организации ООО «Каравелла-Вельск».

А бухгалтерском учете это оформляется так:

Д 71 К 57 - переводы в пути

Инвентаризация объектов проводится в соответствии с порядком, утвержденным приказом Минфина России от 13.06.95 № 49. Сроки проведения инвентаризации конкретных видов имущества и обязательств устанавливаются отдельными приказами руководителя организации. Состав инвентаризационной комиссии определяется приказом руководителя организации (п. 3 статьи 11 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Операции по движению денежных средств оформляются унифицированными формами первичной документации по учёту кассовых операций и результатов инвентаризации, утверждённым Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 N 26, от 03.05.2000 N 36)

С 01.01.2013г. формы учётных документов содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, не является обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовые документы) Федеральный закон РФ от06.12.2011 г. № 402 « О бухгалтерском учёте»

Это следующие формы:

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер»;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер»;

№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»;

№ КО-4 «Кассовая книга»;

№ КО-5 «Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств»;

№ ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств»;

№ИНВ-16«Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности».

Таким образом в ООО «Каравелла- Вельск» основная часть расчётов организации с её поставщиками и подрядчиками кредитными организациями, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами и прочими партнёрами производится с помощью денежных средств в форме безналичных платежей. На расчётный счёт поступают денежные средства, а оттуда уже на расчётные счета поставщиков (ГСМ, налоги, сертификация продукции, аренда транспорта, помещений, закупка товаров для продажи и т.д.), зарплата. Заработная плата персоналу перечисляется на карточки.

Денежные средства необходимы для приобретения различных производственных запасов, всевозможных хозяйственных расходов хранятся в кассе. Всеми операциями по приему и сдаче денег из кассы занимается материально-ответственное лицо - кассир, с которым заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Согласно данному документу кассир принимает на себя полную материальную ответственность за сохранность товарно-материальных ценностей (денежных средств, ценных бумаг и других). При этом со своей стороны, администрация организации обязана создать условия для сохранности ценностей в кассе.

В кассе разрешается иметь минимальные суммы денежных средств на удовлетворения неотложных хозяйственных нужд. Для этого предприятию ООО «Каравелла-Вельск» банком Вельским ОСБ № 8637 г. Архангельска был установлен лимит остатка средств в кассе. В ООО "Каравелла-Вельск" он составляет 40000 рублей.

В организации ООО "Каравелла-Вельск" весь учет денег ведется с помощью программы 1С: Бухгалтерия 8.2 версия 1.6. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции делается бухгалтерская проводка, где записывают номер документа, от кого получены или выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день. Делает распечатку счета 50 Касса в двух экземплярах. Второй экземпляр кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за весь день.

В ООО "Каравелла - Вельск" свободные денежные средства хранятся на расчетном счете в банке.

Учет движения средств в бухгалтерии ООО "Каравелла -Вельск" ведется на активном счете 51 "Расчетный счет". По дебету отражается поступление денежных средств на расчетный счет в банке, по кредиту их списание.

Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают операции по расчетному счету при автоматизированной форме учета, является оборотно-сальдовая ведомость, а также анализ счета 51. Они служат для отражения кредитовых и дебетовых оборотов по счету 51 "Расчетный счет" в разрезе корреспондирующих счетов.

В рабочем плане счетов анализируемого предприятия помимо рассмотренных счетов, предусмотрено и использование активного счета 55 "Специальные счета в банке", однако за анализируемый период операций по данному счету не нашли отражение.

В ООО «Каравелла-Вельск» составляются формы бухгалтерской отчётности: Форма-1Бухгалтерский баланс,Форма-2 Отчёт о финансовых результатах,Форма-5 Приложение к бухгалтерскому балансу.

Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени - сутки, пятидневку, неделю, декаду, половину месяца. Эти данные используются для оперативного контроля и управления процессами снабжения, производства и реализации продукции.

В организации ООО «Каравелла - Вельск» технология сдачи отчётности проходит через интернет. Подготовив бухгалтерскую отчётность программными средствами, подписав её ЭЦП, плательщик отправляет отчётность в зашифрованном виде в Межрайонную инспекцию Федеральную налоговую службу №8 через сервер спецоператора. Также в этой организации в помощь бухгалтерам установлена программа Банк - Клиент, который позволяет снимать, пополнять, проводить прочие операции со счетами клиентов. Каждый клиент проходит аутентификацию получает доступ к сервису. Для операции со счетами клиент заполняет специальные формы (платёжные поручения) в программе Банк-Клиент, указывает все необходимые данные, ставит ЭЦП (электронно-цифровую подпись) и отправляет документ в банк. В банке операционист сверяет данные, подтверждает операцию, и деньги списываются со счёта клиента.

2.2 Документальное оформление расчётов с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы в ООО «Каравелла-Вельск» предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по активно-пассивному счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Чаще всего в ООО «Каравелла-Вельск» под отчет наличные деньги выдаются:

в качестве аванса на командировочные расходы;

на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.).

на закупку товаров и материалов

Таким образом, расчеты условно можно поделить на два вида - расчеты по командировочным расходам и расходам на хозяйственные нужды.

Для направления работника в служебную командировку, согласно утвержденного Госкомстатом России 6 апреля 2001 г. постановления за N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", оформлен приказ по организации за подписью руководителя, в котором указывается цель, сроки и место командировки, перечень лиц, направляемых в командировку (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку").

Затем для каждого работника направляющего в командировку должно быть сформулировано служебное задание, которое оформляется документом типовой формы N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". По возвращении из командировки работник делает записи о выполнении служебного задания, его непосредственный руководитель делает пометки о полноте и качестве проделанной работы. В ООО «Каравелла-Вельск» служебное задание не оформляется.

По мнению Минфина России, параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Документом, подтверждающим факт направления работника в командировку, является командировочное удостоверение (типовая форма N Т-10 «Командировочное удостоверение». Командировочное удостоверение выписывается в единственном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. 62).

Для целей бухгалтерского учета расходы, связанные со служебными командировками (как внутри страны, так и зарубежными), должны признаваться как расходы по обычным видам деятельности. Однако при решении вопроса отражения затрат на командировки в бухгалтерском учете необходимо применять дифференцированный подход и рассматривать каждый конкретный случай в отдельности с учетом характера и цели командирования работников.

После завершения командировки сотрудник ООО «Каравелла-Вельск» оформляет надлежащим образом авансовый отчет, который должен быть сдан работником в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня его возвращения из командировки. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и оправдательные документы, подтверждающие фактически произведенные расходы. Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы. На авансовом отчете о произведенных командировочных расходах директор организации ставит свою подпись, подтверждая таким образом обоснованность произведенных расходов, а бухгалтерия после сверки арифметических подсчетов с указанными в оправдательных документах, производит списание выданных в под отчет работнику сумм на соответствующие счета согласно Плану счетов ООО «Каравелла-Вельск».

Таблица 3 - Схема проводок бухгалтерских записей по учету командировочных расходов (на основании конкретного авансового отчета №244 от 31.12.2013 Тетерин С.В.)

№ п/пСодержание операцииПроводкиСумма выданная под отчет, руб.дебеткредит1Выдано подотчет715021447,082Утвержденная сумма в авансовом отчете447121502,083Возвращен перерасчет5071354Приобретение (ГСМ, запчастей, прочих материалов)7110.03 10.05 10.0614687,09 1400 35635Налог на добавленную стоимость по приобретению материально-производственных запасов7119.036Издержки обращения в организациях осуществляемых торговую деятельность7144.0115007Прочие расходы7191.02351,99

Таблица 4 - Схема проводок бухгалтерских записей по учету общехозяйственных расходов (на основании конкретного авансового отчета №223 от 30.11.2013 Галкин Н.М.)

№ п/пСодержание операцииПроводкиСумма выданная под отчет, руб.дебеткредит1Выдано под отчет715038013.082Утверждена сумма авансового отчета447124824,053Остаток возвращен в кассу ООО «Каравела-Вельск»507113189,034Приобретение запчастей7110.0534815Прочие материалы7110,06690,306Издержки обращения в организациях осуществляемых торговую деятельность7144.0117755,057Прочие расходы7191.022897,70

Рассмотрим пример из организации ООО «Каравелла-Вельск». На этом предприятии работает водитель-экспедитор Тетерин С.В.внесенный в список лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 1145 от 16 января 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет». В основном Тетерина С.В. осуществляет грузоперевозки продуктов, а также доставку в ремонт холодильных установок. При этом в организации на каждую его командировку оформляется приказ (форма № Т-9),командировочное удостоверение(форма № Т-10)в котором он должен отметиться, когда и откуда он выбыл и прибыл. При этом собирает первичную документацию(чеки, квитанции, накладные и т.д.).По приезду из командировки Тетерина С.В. в трехдневный срок должен сдать первичную документацию, отчитаться о подотчетной сумме и оформить авансовый отчёт (форма № КО-1). Судя по первичной документации Тетерина С.В. за 2013 год нарушений и просрочек не наблюдалось.

Также исследуем пример подотчетного лица на хозяйственные нужды. Галкин Н.М. занимает должность механика в ООО «Каравелла-Вельск», как выше было упомянуто в организации есть свой автопарк. Следовательно ему очень часто выдают деньги подотчет на разные общехозяйственные нужды. На него также оформляются все подотчетные документы: приказ, авансовый отчет и первичную он также сдает. На Галкина Н.М.не оформляется только командировочное удостоверение, потому что он не выезжает из города. Галкин Н.М. все нужные приобретения на подотчетную сумму совершает в городе Вельске. В его отчетной документации также не обнаружено ни каких нарушений и просрочек.

Корреспонденция счетов по учету командировочных расходов представлена в табл. 5.

Таблица 5 - Проводки, отражающие операции учета командировочных расходов в ООО «Каравелла-Вельск»

Содержание операцииКорреспонденция счетовДтКтЗакуплены командированным лицом товары, материалы: счет-фактура отсутствует счет-фактура присутствует10 10,1971 71Оплачены работы, услуги Командировочные расходы: списаны суточные в пределах норм списаны суточные сверх норм оплата за наем жилья по документам44 20,26,44 20,26,44,19 91/2 20,26,4471 71 71 71 71Приняты к возмещению суммы: оплаченного НДС по командировкам выделенного расчетным путем6819Командировочные расходы оплачены покупателем либо физическим лицом62,7671

Выдавая деньги под отчет на хозяйственные расходы, бухгалтерия ООО «Каравелла-Вельск» соблюдают требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.

Так, пункт 11 Порядка запрещает:

выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

при выдаче работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку по дебету счета 71:

Дебет 71 Кредит 50 - выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

А также строго следует приказу №1145 от 16.01.2011г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет».

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, организация может быть оштрафована. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, в данном случае сумма штрафа составит от 40000 до 50000 рублей. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражают по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 (26,10) Кредит 71 - произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, делают проводку:

Дебет 50 Кредит 71 - возвращены неиспользованные деньги.

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, делают проводку по дебету счета 70.

Дебет 70 Кредит 71 - невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в ООО «Каравелла-Вельск» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В ООО «Каравелла-Вельск» учет ведется в программе «1С: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.

Ниже приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами табл. 6.

Таблица 6 - Проводки по учету операционно-хозяйственных и других расходов в ООО «Каравелла-Вельск»

Однако все эти регистры составляются на данных авансового отчета, являющегося по сути главным документом аналитического учета в ООО «Каравелла-Вельск».

2.3 Синтетический и аналитический учёт расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Причем в аналитических регистрах в ООО «Каравелла-Вельск» эти расчеты отражаются подробно - отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету. Для этого обычно используется журнал-ордер № 7, форма которого утверждена письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63.

В ООО «Каравелла-Вельск» учет ведется в программе «1С 8: Бухгалтерия», ежемесячно составляются регистры по учету расчетов с подотчетными лицами - карточка счета, анализ счета и оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 - выданы деньги в подотчет (обратная проводка - сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером организации ООО «Каравелла-Вельск».

После того, как сотрудник потратит деньги, он составляет авансовый отчет, его форма № АО -1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Эту форму с 1 января 2002 года должны применять все предприятия. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан он должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, он должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т.п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность в организации не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия.

Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

) руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

) руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). А кредиту 71 счета составляется мемориальный ордер № 18, особенностью данной формы учета является то, что мемориальные ордера пишутся на все регистры аналитического учета.

Делается это, чтобы определить итог оборотов, с указанием корреспондирующих счетов. Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета и разносится в Главной книге.

Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные.

На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 246 «Прочие дебиторы», а кредиторскую - по строке 628 «Прочие кредиторы».

3. Анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск»

.1 Анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами

Таблица 7 - Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

№ п/пНаименование показателя2011 годУд. вес, %2012 годУд. вес, %2013 годУд. вес, %1.Кредиторская задолженность - всего119263100,020259100,032816100,02.Кредиторская задолженность с подотчетными лицами0020009,8700,0

Данные табл. 7 свидетельствуют, что на долю кредиторской задолженности с подотчетными лицами в 2012 году приходилось 9,87% всей кредиторской задолженности.

Учитывая, что счет 71 является «активно-пассивным», то наличие кредиторской задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» свидетельствуют о том, что по итогам 2012года в балансе была зафиксирована выданная подотчет работникам и не возвращенная в срок сумма.

Изучение первичных документов, авансовых отчетов за 2012 год показало, что, действительно, водитель-экспедитор Мелешкиным Д.С. 20 сентября 2012года была взята подотчет сумма в размере 2000 тыс.рублей для приобретения хозяйственных товаров(запчасти). Установленный в организации срок выдачи под отчет денежных средств на хозяйственные нужды составляет, согласно учетной политике организации, один квартал. В течение трех рабочих дней по истечении установленного срока работник, которому были выданы денежные средства под отчет, должен отчитаться о произведенных расходах или сдать излишние денежные средства в кассу предприятия. Срок сдачи авансового отчета Мелешкина Д.С. истек 23 декабря 2012 года. Тем не менее, в связи с тем, что Мелешкин Д.С. находился в указанное время на больничном, авансовый отчет им не был представлен. Соответственно, бухгалтером предприятия была сделана проводка:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кт 91 «расчеты с подотчетными суммами» - 2000 рублей,

То есть на счете 94 «Недостача и потеря от порчи ценностей» была отражена невозвращенная в срок подотчетная сумма, числящаяся за Мелешкиным Д.С.

Рис. 2 - Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

Рис. 3 - Данные о динамике изменения кредиторской задолженности

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») диаграмму № 1.

Анализируя данные по кредиторской задолженности в организации ООО "Каравелла-Вельск" за последние три отчётных года (2011,2012,2013гг) можно сделать вывод, что кредиторская задолженность в 2013 году возросла на 13553 тысяч рублей по сравнению с 2011 годом 19263 тысяч и рублей. Между тем разница 2011-2012г всего составила 996 тысяч рублей. Следовательно, благодаря этим данным мы можем сделать следующее заключение, что резкий скачок кредиторской задолженности в 2013 году произошёл по причине начатого и концу года незавершенного строительства минимаркета. Мы можем предположить, что именно по этой причине возросла кредиторская задолженность, которая судя по балансу предприятия в большей части состояла из задолженностей поставщикам и подрядчикам. Изучая данные бухгалтерской отчетности, а именно бухгалтерский баланс (форма № 1),анализ счета 71 и первичную документацию подотчётных лиц анализируемого предприятия за три последних отчётных года мы видим, что кредиторская задолженность по подотчётным лицам отсутствует.

Таблица 8 - Данные о составе подотчетных лиц за 2013 год

№ п/пФ.И.О.ДолжностьВыдано средств руб.Доля в общем объеме выданных средств, %1Астафьев С.В.водитель-экспедитор1350,000,832Галкин Н.М.механик49996,9330,693Тетерин С.В..водитель-экспедитор32899,6020,204Зеленцов А.В.водитель-экспедитор3633,002,235Ипатов Ю.Г.менеджер16250,009,986Мелешкин Д.С.водитель-экспедитор1000,000,617Морозов В.И.супервайзер4840,002,978Окатов А.С.водитель-экспедитор1500,000,929Попов А.П.супервайзер27879,1017,1110Цуварева Н.Е.гл. бухгалтер20546,0012,6111Чистейший Н.А.водитель-экспедитор3000,001,84Итого:162894,63100

Анализируя данные табл. 8, мы наблюдаем активную деятельность подотчётных лиц в частности трех из них:

Механика Галкина Н.М., что напрямую связано с необходимостью приобретения различных запчастей, материалов, осуществлением общехозяйственных расходов; У Галкина Н.М. самый большой процент выданных средств подотчёт 30,69% - это объясняется очень просто, он осуществляет свои общехозяйственные расходы, не уезжая из города Вельска. А необходимость приобретения различных запчастей, материалов возникает часто почти каждые два дня, так как организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет свой автопарк и сеть магазинов.

Водителя - экспедитора Тетерина С.В. его высокий процент 20.20% в общем объеме выданных средств подотчёт связан с осуществлением командировочных расходов. В основном Тетерина С.В. осуществляет грузоперевозки продуктов, а также доставку в ремонт холодильных установок.

Супервайзера Попова А.П. его процент 17.11% в общем объеме выданных средств подотчёт. Этот сотрудник выполняет роль импровизированного инкассатора. Ему выдают лишние деньги из кассы подотчет, так как по положению больше лимита в кассе хранить нельзя и отвозит их в банка расчётный счет.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 1145 от 16 января 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» табл. 9.

№ п/пКорресп. СчетаНаправления использования сумм, руб.Общий объем средств, руб.Доля в общем объеме средств, %1сч. 10Материалы1161756,465,3610.3топливо788841,103,6410.5Запасные части171730,090,7910.6Прочие материалы199103,410,9210.9Инвентарь хозяйственной принадлежности1601,860,0110.10Специальная одежда на складах480,000,002сч. 44Расходы на продажу597183,472,7644.01Издержки обращения в организации осуществляемых только торговую деятельность597183,472,763сч. 50Касса2726472,9412,5950.01Касса организации2726472,9412,594сч. 57Переводы в пути16966063,6178,3457.01Переводы в пути в (руб.)16966063,6178,345сч. 70расчеты с персоналом по оплате труда7436,930,036сч. 76расчеты с разными дебиторами и кредиторами57130,900,2676.05Прочие расходы с дебиторами и кредиторами в (руб.)57130,900,267сч. 91Прочие доходы и расходы74129,310,3491.01Прочие доходы0,0091.02Прочие расходы74129,310,3491.02Прочие расходы66692,400,31Итого:21656866,02100

Судя по данным табл. 6, которая сделана на основании анализа счёта71 за 2013 год преобладает счет 57 «Переводы в пути». Из учетной политики организации ООО «Каравелла-Вельск»: «Положение по подотчетным лицам № 6 утверждено от 01.01.2013 г. Подотчетные суммы проводятся в бухгалтерском учёте через счёт 57 «Переводы в пути». Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет широкий спектр контрагентов по всей Архангельской области. Далеко не во всех селах, поселениях, городах присутствует банковская сфера. Поэтому организация специально нанимает сотрудника Попова А.П. в должности супервайзера, который принимает деньги, а затем везет их в банк и сдает их на расчетный счет организации ООО «Каравелла-Вельск».

В бухгалтерском учете это оформляется так:

Д 71 К 57 - переводы в пути

Д 57 К62 - расчёты с покупателями и заказчиками

Д 50 К71 - расчёты с подотчётными лицами

Отсюда напрашивается итог, что преобладающую роль в направление использования сумм подотчетных лиц за 2013 г сыграл счёт 57 «Переводы в пути» он составил 78,34%,затем следуют расходы на кассу 12,59%. Следовательно затраты на материалы 5,36%,состоящие из расходов на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары, а также расходы на продажу 2,76%.

подотчетный лицо расчет учет

Рисунок 4 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Рисунок 5 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Рисунок 6 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

3.2 Факторный анализ оборачиваемости и анализ показателей оборачиваемости задолженности

Таблица 10 - Факторный анализ оборачиваемости за 2013 год

№ п/пПоказателиНа начало отчетного периодаНа конец отчетного периодаОтклонение (тыс. руб.)%1Выручка Вр15132617653425208116,62Кредиторская задолженность 202593281612557161,93Коэффициент оборачиваемости Коб.7,469575,37951-2,0900672

Коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности;

Вр - выручка от реализации;

КЗ - средняя величина кредиторской задолженности (руб.);

Гдекредиторской задолженности;

коэффициент оборачиваемости.

где выручка по коэффициенту оборачиваемости;

коэффициент оборачиваемости по факту;

коэффициент оборачиваемости по плану;

кредиторская задолженность по факту;

В=В (кз.)+В(коб.), (4)

Где В- выручка;

В (кз.) - выручка по кредиторской задолженности;

В(коб).- выручка по коэффициенту оборачиваемости;

В= 93795,39049+(-68587,40896) = 25207,99153=25208

Подводя итог мы видим, что на конец года выручка от продажи продукции (товаров, работ, услуг) возросла 25208 тысяч рублей или на16,6%. Из-за увеличения кредиторской задолженности на 12557 тысяч рублей, организация получила выручку 93795,39049 тысяч рублей. Из-за уменьшения коэффициента оборачиваемости на 2,09006 организация потеряла в прибыли 42342,525тысячи рублей.

Коэффициент оборачиваемости за 2013 год.

Коэффициент оборачиваемости;

Оборачиваемость в днях:

оборачиваемость в днях;

однодневная выручка;

247- рабочих дней в2013 году;

, (7)

где- коэффициент задолженности в фискальной политике:

Коэффициент внутреннего долга

, (9)

Коэффициент оборачиваемости за 2012 год.

коэффициент оборачиваемости;

Оборачиваемость в днях:

оборачиваемость в днях;

однодневная выручка;

Рабочих дней в 2012 году

2000:19761* 100 =10,12

Коэффициент задолженности в фискальной политике:

Коэффициент внутреннего долга

Коэффициент оборачиваемости за 2011год.

Оборачиваемость в днях:

В анализируемой организации нет.

Коэффициент задолженности в фискальной политике:

Коэффициент внутреннего долга

Таблица 11 - Показатели кредиторской задолженности с 2011-2013 гг.

№ п/пПоказатель2013201220111Коэффициент оборачиваемости (Кокз)6,657,667,202Коэффициент оборачиваемость в днях (Окз(дн))37,1332,5234,443Доля просроченной кредиторской задолженности (Упкз)-10,12-4Коэффициент задолженности фискальной политики (Кзфс)0,6550,5330,5995Коэффициент внутреннего долга (Квд)1,51,41,5

Выполнив анализ кредиторской задолженности мы видим, что коэффициент оборачиваемости в отчетном году уменьшился на 1,01 по сравнению с 2012 годом и на 0,55 по сравнению 2011 годом. Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне. Если судить по показательно, то самое большее количество дней, в течение которого счета поставщиков остаются неоплаченными в отчетном году составил 37,13 дней, в 2012 году 32,52 дня, а 2011г. - 34,44 дней. Между тем в 2012 го самое большее значение оборачиваемости кредиторской задолженности составило 7,66, а оборачиваемость в днях составила 32,52 дня. Увеличение коэффициента оборачиваемости является положительным моментом для предприятия. Показатель доли просроченной кредиторской задолженности в организации ООО «Каравелла-Вельск» за 2011 и 2013 года отсутствует. Задолженность по подотчетным лицам присутствует лишь в одном из анализируемых годов 2012 в сумме 2000 рублей. Это единичный случай за весь 2012 год. Сотрудник по болезни не вовремя сдал авансовый отчёт. Доля просроченной кредиторской задолженности составила 10,12 рубля. В целом это говорит о том, что предприятие выполняет свои договорные обязательства и этим самым увеличивает свою платежеспособность.

Анализируя два последующих показателя, коэффициент задолженности фискальной политики и коэффициент внутреннего долга можно сказать одно, что коэффициент задолженности не превышает коэффициент внутреннего долга и это очень хорошо для организации. Судя по показателям из табл. 11, в отчетном году коэффициент задолженности фискальной политики превысил все последующие анализируемые года. Он составил 0,655 и это говорит о том, что в 2013 году увеличилась задолженность по налогам и задолженность перед государственными внебюджетными фондами. За последующие два года (2012,2011) коэффициент задолженности фискальной политики почти не менялся, можно сказать оставался стабильным. Чтобы проанализировать коэффициент внутреннего долга, мы взяли показатель задолженности перед персоналом. Этот коэффициент стабилен от 1,4-1,5 на протяжении всех трех анализируемых года. По этим показателям в целом работу предприятия можно признать удовлетворительной.

Расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются достаточно просто. Законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные ошибки, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог.

Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

В результате проведенного анализа расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск» были выявлены следующие нарушения:

Неправильное оформление авансовых отчетов;

ошибки при утверждении суммы в авансовом отчете.

не указана проводка при возвращении перерасхода в кассу или выдана сумма перерасхода.

неполный комплект документов в частности отсутствует командировочное удостоверение.

первичная документация (чеки, квитанции) не соответствует дате командировки.

Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

Затягивается процесс оформление журналов - ордеров в частности № 7 и подшив документации.

Для улучшения состояния расчетов с подотчётными лицами предприятию ООО «Каравелла-Вельск» необходимо устранить следующие нарушения:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

ужесточить кассовую дисциплину;

строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;

внимательно проверять документальное оформление авансовых отчетов, а также ввести жесткий контроль за наличием первичной документации (чеки, квитанции, командировочное удостоверение);

бухгалтерам необходимо повышать навыки работы с основными программами, так как предприятие автоматизировано (все платежи осуществляет через программу Банк-Клиент);

организовывать рабочий процесс так, чтобы время хватало и на оформление журналов - ордеров в частности № 7 и подшив документации.

Заключение

В процессе исследования был рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрение теоретических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами позволило изучить, оценить и проанализировать организацию указанных операций в ООО «Каравелла-Вельск», основным видом деятельности которого является оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.

Из всей нормативно-законодательной базы по учету расчетных операций можно выделить один основной документ, которым является "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П).

При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами была использована необходимая документация: бухгалтерская отчетность и первичная документация подтверждающие произведенные расходы предприятия (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);

В итоге можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цель и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.

Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер №7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

В исследовательской части дипломной работы были приведены анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами и факторный анализ кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск».

На основе проведенного анализа состава и динамики расчетов с подотчетными лицами за 2011-2013 гг. ООО «Каравелла-Вельск» можно сделать следующие выводы:

) Предприятие на конец исследуемого 2012 года имело кредиторскую задолженность по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в сумме 2000 рублей.

) Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне.

) Доля просроченной кредиторской задолженности присутствует только 2012 году и составляет 10,12 рубля. В остальных анализируемых годах (2011, 2012) кредиторская задолженность по подотчетным лицам отсутствует, что положительно сказывается на предприятии.

Оценка бухгалтерского учета и контроля показала, что бухгалтерский учет ведется самостоятельной бухгалтерской службой, возглавляемой главным бухгалтером. Бухгалтерский учет на предприятии ООО «Каравелла-Вельск»» ведется автоматизированным способом, для этого используется программа «1С: Предприятие 8.2», в которой формируются все регистры бухгалтерского учета. Также применяют журнально-ордерную форму бухгалтерского учета для заполнения первичных документов. Первичная документация ведется, распечатывается ежедневно. Бухгалтера отправляют отчетность в налоговую, пенсионный, статистику и ФСС с помощью программы «СБИС Электронная отчетность». Между тем организация использует информационную систему «Консультант +», а также программу «Банк-Клиент» для оплаты платёжных документов.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию кредиторской задолженности, в ходе которой проверяется и документально подтверждается ее наличие, состояние и оценка. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.Порядок проведения инвентаризации в ООО «Каравелла-Вельск» предусмотрен Учетной политикой предприятия. Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.

Список литературы

1.Федеральный закон «О бухгалтерском учете» 06.12.2011г.№402ФЗ.

2.Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н. (ред. от 25.10.10).

.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

.Приказ от 7 мая 2003 г. N 38н «О внесении дополнений и изменений в план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцию по его применению».

.Положение по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1/08 (ред. от 08.11.10).

.Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н (ред. от 08.11.10).

.Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н (ред. от 08.11.10).

.Письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 «О лимите кассы».

9.Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П О порядке ведения кассовых операций .

Главбух от 03.04 2012г. «Расчеты через подотчетников » Соколова Г.А., вед. эксперт.

ПРИКАЗ от 13 июня 1995 г. N 49. Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Устав организации ООО « Каравелла-Вельск».

Касьянова Г.Ю. «Бухгалтерский учёт: просто о сложном» «Винити»2012г.

Касьянова Г.Ю. «Командировки: оформление и оплата. - М.: АБАК, 2012.-480 с.

Захарьин В.Р. Расчёты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет налогообложение, М.: «Дело», 2012 - 420с.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учеб. пособие. - Мн.: ИНФРА-М, 2012.-560 с.

Бухгалтерский учет. Под ред. Безруких П.С.- М.: Бухгалтерский учет, 2012.- 528 с.

Захарьин В.Р. «9300 бухгалтерских проводок по новому плану счетов», М.: «Дело», 2011 - 378 с.

Бухгалтерский учет: просто о сложном / Под ред. Касьяновой. Г.Ю. - М., ИД Аргумент, 2011. - 696 с.

Васильева Л.С. Бухгалтерский управленческий учет: учебное пособие. / Васильева Л.С., Ряховский Д.И., Петровская М.В. - М., Эксмо, 2010. - 368 с.

Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. - М., Проспект, 2011. - 558 с.

Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие. - М.: Изд-во Эксмо, 2012. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

Грищенко Ю.И. Анализ финансовой отчетности // Справочник экономиста, 2011. № 2. С.15-22.

Елгина Е.Б. Первичные документы - М.: «Статус-Кво», 2012. - 148.

Зонова А.В. и др. Бухгалтерский учет в схемах: учеб. пособие.- М.: Магистр, 2010. - 151 с.

Каморджанова Н.А., Карташова И.В., Тимофеева М.В., Бухгалтерский финансовый учет. - СПб: Питер, 2012. - 224 с.

Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2010.

Теги: Особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами Диплом

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Общая характеристика расчетов с подотчетными лицами