Расчет суточных при командировках в страны СНГ и среднего заработка при командировках – эти вопросы по-прежнему остаются самыми актуальными. Попытаемся на них ответить в статье.
Средний заработок при командировках
: при расчете среднего заработка при командировках учитывается ли материальная помощь, выплачиваемая к отпуску в размере двух окладов?
Ответ: нет, поскольку материальная помощь является социальной выплатой, а не зарплатой.
Рекомендуем вебинар про оформление командировок : документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.
Командировка в страны СНГ: суточные
Ответ: командировки в страны СНГ — особый случай. Здесь не ставят никаких отметок в загранпаспорте о пересечении границы. Поэтому суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Суточные выплачиваются работнику в полном размере за каждый день служебной поездки. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. А днем приезда, то есть последним днем командировки, считаются сутки, на которые приходится время прибытия такого транспортного средства обратно в место постоянной работы. Отсчет каждых новых суток ведется с 0 часов.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Самое главное — зафиксировать их в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировке. Суточные более 700 рублей по России и более 2500 рублей при загранкомандировках облагаются НДФЛ.
Пример расчета суточных
Виктор Ножкин отправлен в служебную командировку в Минск (срок командировки 3 дня):
- 10 июля в 23 часа 10 минут - работник выехал на поезде в Минск;
- 11 июля в 07 часов 05 минут — прибыл в Минск. То есть, пересечь государственную границу РФ 10 июля Ножкин не успевает.
- 11 и 12 июля Виктор выполнял служебное поручение в Минске.
- 12 июля — выехал обратно в Россию на поезде в 15 часов 05 минут.
- 12 июля в 23 часа 40 минут - прибыл в Росию. То есть, 12 июля была пересечена граница РФ.
Суточные по России - 700 рублей, следует выплатить Ножкину за 10 и 12 июля. За 11 июля следует выплатить суточные, которые установлены для командировок за рубеж, - 2 500 руб. Всего за период командировки Ножкину будут выплачены суточные в размере 3 900 руб. (700 + 2 500 + 700).
Вывод: чтобы не ошибиться с расчетом суточных при направлении работников в командировки в страны СНГ, смотрите на дату и время пересечения государственной границы.
Расскажем, в каком размере надо выплачивать суточные при загранкомандировках в 2018 году, нормируются ли они в целях расчета налога на прибыль, НДФЛ и взносов.
Кто устанавливает размер суточных
Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году работодатель вправе установить самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Для этих целей компании могут воспользоваться размерами суточных при загранкомандировках, устанавливаемыми Правительством РФ для бюджетных организаций (). Размер суточных для некоторых стран мы привели в таблице.
Таблица. Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году
Образец приказа об установлении размера суточных для зарубежных командировок вы можете посмотреть ниже.
Расчет суточных производится следующим образом:
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются по нормам для загранкомандировок (в зависимости от страны, куда прибыл сотрудник);
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются по российским нормам;
- если в течение командировки работник посещает несколько стран, необходимо взять нормы государства, где сотрудник оказался под конец дня.
Внимание: если сотрудник направлен в однодневную командировку за рубеж, суточные при однодневных командировках за рубеж составляют 50% от полной суммы, установленной локальными документами компании ().
Пример. Сотрудник вылетел из Санкт-Петербурга в Таллинн 10 сентября в 9.52, в 13.25 – из Таллинна в Берлин, из Берлина в Цюрих в 20.51. В данной ситуации суточные оплачивают по нормам, установленным для командировок в Швейцарию. В день возвращения из командировки начисляют суточные по РФ.
Не допустить ошибок при расчете выплат работникам вам поможет журнал «Зарплата». При сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите .
Какие брать нормы суточных при командировках в 2018 году
При расчете налога на прибыль и взносов на травматизм не нужно нормировать суточные при загранкомандировках в 2018 году. Нормы и учет зависят от того, какой размер предусмотрен внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п. Только необходмо учесть, что если суточные выданы в иностранной валюте, для расчета налога на прибыль необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ).
А вот при расчете НДФЛ суточные подлежат нормированию. При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Это значит, что если компания выплачивает суточные в размере 2600 руб., 100 руб. из них облагаются НДФЛ.
Аналогичное правило действует и в отношении пенсионных взносов, медицинских взносов и взносов на случай болезни и материнства. Подробнее о том, как начислять взносы с суточных в статье .
Пример. Компания установила размер суточных для загранкомандировок – 2700 руб. Сотрудник находился в командировке – 4 дня. Сумма к выплате 10 800 руб. (2700 руб. х 4дн.).
База для обложения НДФЛ и страховыми взносами (за исключением на травматизм) 800 руб. .
Законодательство устанавливает обязанность руководства хозяйствующего субъекта при отправлении сотрудника в служебную поездку компенсировать утвержденные расходы, которые должны быть документально подтверждены. Однако, также работнику положены суточные в командировке, которые выдаются за каждый день нахождения в поездке.
Суточные командировочные - это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.
Эти денежные средства выдаются работнику перед самой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.
Если на предприятии применяется , то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.
Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.
Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.
Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.
Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.
Важные изменения в 2017 году
В 2017 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.
Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.
Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.
Внимание! С 2017 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.
Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.
Суточные при командировках по России
Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в определен разъездной характер работы.
Размер суточных – нормы по России
Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в , или другом компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.
Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.
Однодневная командировка
Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что должно сопровождаться выплатой суточных.
Их размер также определяется локальными актами фирмы, и действует норматив в размере 700 рублей при налогообложении НДФЛ и страховыми взносами.
При разъездной работе
Разъездной характер работы сотрудников должен сопровождаться выплатой компенсации произведенных работником дополнительных расходов, то есть суточных.
Однако, работодатель, должен быть готов, что ему придется подтверждать разъездной характер такими документами как трудовой договор с работником, в котором обязательно данное условие должно быть указано, отчеты сотрудника о служебных поездках и т. д.
Нормативные акты предприятия определяют размер суточных, полагающиеся в этом случае работнику. При этом лимит в 700 рублей здесь также должен учитываться.
Суточные при командировке за границу
Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.
Нормы выплат при поезде за границу
Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.
Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.
Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.
В какой валюте выплачивать?
При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.
Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия - в рублях.
Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.
Порядок выплаты
Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.
Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.
Как учесть разницу курса
Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.
Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.
Сотрудник купил валюту в поездке
Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.
Особенности поездок в страны СНГ
При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.
Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.
Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.
Что если сотрудник заболел в командировке
Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.
Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.
Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение - за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.
Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.
Внимание! Чтобы подтвердить факт болезни за рубежом, необходимо произвести нотариальный перевод документа с иностранного языка, и заверить его в консульстве той страны, где был оформлен оригинал.
На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.
Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал
При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.
Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.
Первый способ - две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – , командировочное удостоверение, (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.
Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате - поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.
Второй способ - объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.
Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.
Как отчитаться по поездке
С 2015 года законом было разрешено не оформлять . В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.
Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.
С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.
Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.
А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит - уже его личное дело.
Оплачиваются ли выходные дни?
Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.
Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).
Оплату за выходной день необходимо произвести, если:
- Выполнял порученную работу;
- В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
- Находился в дороге.
При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.
Внимание! Локальными актами фирмы, коллективным либо трудовым соглашением могут устанавливаться другие нормы оплаты , однако они не могут быть меньше, чем устанавливает ТК РФ.
Сотрудник вернулся после 24.00
Согласно положение о командировках №749, дни поездки за границу необходимо разделить на промежутки, с целью правильного расчета суточных.
При этом:
- День выезда из страны должен включаться во время нахождения за границей;
- День прибытия в страну должен включаться в период нахождения в России.
Точная дата определяется согласно штампу, проставленному на паспортном контроле.
Если самолет прилетел до 24:00, и в это же время был пройден паспортный контроль - датой прибытия в страну считается текущий день, и за него выплачиваются суточные по России.
Если самолет прилетел до 24:00, но таможенный контроль пройдет после 24:00 - датой пересечения границы будет считаться следующий день (в аэропорту границей считается таможенная зона). Таким образом за день прилета выплачиваются суточные в норме иностранной поездки, а за день пересечения границы - в норме поездки по России.
Внимание! Если самолет прилетел после 24:00, и в это же время был пройден контроль на таможне - день прилета и прохождения считаются днем нахождения в России, за этот день выплачиваются суточные по нормам поездок внутри страны.
Из этого правила есть исключение - при перемещении между странами СНГ штамп в паспорте не ставится. Даты выезда из страны и возвращения будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении или датах на проездных документах. В этом случае всегда суточные за дату отъезда будут выплачиваться по норме заграничной поездки, а за дату возвращения - по норме поездок внутри страны.
Налогообложение суточных
Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:
- 700 рублей за сутки - для командировок внутри России;
- 2500 рублей за сутки - для поездок в другие государства.
Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.
Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах и 6-НДФЛ.
С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.
Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.
С ложилось устойчивое мнение, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке. Однако оно ошибочно. Суточные выдаются в целях компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть и которые не представляется возможным документально подтвердить. Давайте рассмотрим сложные и спорные моменты, которые чаще всего встают перед бухгалтерами при начислении и выплате суточных.
За что полагаются суточные
Сотруднику организации, убывшему для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (в командировку), компенсируются понесенные им дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, именуемые суточными (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение).
Многие считают, что суточные платятся сотруднику в первую очередь на питание в командировке, так сказать, в качестве компенсации за отсутствие домашнего борща и котлет. Но это не совсем так. Затраты на питание, одежду и другие потребности работника - его личные проблемы. Он получает зарплату и сам решает, куда и как ее тратить. То, что он в командировке, еще не значит, что родная контора в это время обязана его кормить. Оплатить проезд в место командирования и назад, проживание и другие документально подтвержденные расходы, которые он вынужден нести только потому, что выполняет работу вне места проживания, - обязана, а вот кормить - отнюдь.
Суточные же выдаются для компенсации тех расходов, которые нельзя заранее учесть или которые не представляется возможным документально подтвердить.
Пример 1
Свернуть Показать
Затраты на проезд в месте командирования, шоколадка (по старой доброй традиции) секретарше начальника, с которым надо будет общаться, телефонные переговоры по рабочим вопросам по личному мобильному телефону и пр. Все эти расходы документально подтвердить невозможно. В месте постоянной работы они бы не возникли, а компенсировать их сотруднику необходимо. Ведь они однозначно направлены на решение тех задач, для которых работник и был направлен в командировку.
Нормы выплаты
Многие, наверняка, застали времена, когда суточные жестко регламентировались. В настоящее время для целей налогообложения прибыли размер суточных определяется только волеизъявлением организации (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Верхнего и нижнего предела не установлено.
При этом следует учесть, что если при командировках внутри страны размер суточных в организации превышает 700 руб., а при командировках за границу - 2500 руб., то сумма превышения увеличивает доход сотрудника, облагаемый налогом на доходы физических лиц.
Суточные платятся за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения).
Если по условиям командировки сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения).
Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха и других объективных условий.
Определяем дни выезда и прибытия
Днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства - поезда, самолета, автобуса, парохода и т.п. - от места (населенного пункта) постоянной работы , а не места проживания сотрудника (п. 4 Положения).
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
Пример 2
Свернуть Показать
Если поезд отправляется 5 октября в 23:59, то сотрудник убыл в командировку 5 октября. Если же состав отправляется, например, на 4 минуты позже, то есть в 00:03, то это уже 6 октября - следующие сутки.
При нахождении станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта следует учесть время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
При этом еще раз обратим внимание, что под населенным пунктом признается место нахождения организации, а не место жительства сотрудника.
То есть согласно п. 4 Положения сотрудник (пусть и в три часа ночи) в командировку формально убывает с места постоянной работы, а не из дома. И время, необходимое для того, чтобы добраться до аэропорта, рассчитывается исходя из маршрута: «Работа - Аэропорт», а не «Дом - Аэропорт».
Перед посадкой в самолет в аэропорту необходимо пройти регистрацию и личный досмотр. Регистрация, как правило, начинается за 2 часа до времени вылета, указанного в билете (время вылета, как и время прилета, всегда указывается местное), и прекращается за 40 минут до отправления самолета.
Пассажиры, опоздавшие на регистрацию или посадку в самолет, к полету не допускаются. Следовательно, ко времени, необходимому для того, чтобы добраться до аэропорта (в среднем это где-то час), необходимо прибавить еще час на прохождение регистрации, досмотра и ожидание объявления о посадке в самолет.
В поезд же можно сесть за три минуты до отправления (в железнодорожных билетах время отправления и прибытия указывается московское), равно как и в автобус.
Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте, на собственной машине (либо на чужой, управляя ей по доверенности), то срок убытия в командировку определяется по оправдательным документам. Ими могут служить, в частности, путевой лист автомобиля, счета, квитанции, чеки АЗС, либо другие документы, подтверждающие маршрут следования (п. 7 Положения).
Если проездные документы отсутствуют, то срок пребывания в командировке может быть подтвержден документами по найму жилого помещения в месте командирования (п. 7 Положения).
А вот если сотрудник не может предъявить и документов о проживании, то срок пребывания в командировке он должен подтвердить служебной (докладной) запиской либо документом принимающей стороны о фактическом там нахождении (п. 7 Положения). Такой документ может быть составлен в произвольной форме. Но по своей сути он является дубликатом командировочного удостоверения, обязательное наличие которого было отменено с 08.01.2015 постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Поэтому, по нашему мнению, при направлении сотрудника в командировку оптимально по-прежнему выписывать ему командировочное удостоверение. Образцом, как и ранее, может служить форма № Т-10, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», которое с 2013 г., напомним, не является обязательным к применению.
День прибытия из командировки считается в аналогичном порядке, то есть по проездному документу, где также указано время пребывания. Однако здесь уже времени, чтобы добраться от аэропорта до места постоянной работы, не дается.
Пример 3
Свернуть Показать
Если самолет приземляется в 23:59 (по билету), то уже этот день должен считаться последним в целях командировки. Хотя добираться ночью, вероятно, будет несколько сложнее, чем среди бела дня. Правда, в случае необходимости, теоретически можно взять в аэропорту справку, что фактическое приземление было в 00.07.
Размер суточных
За все дни между двумя датами (выезда и прибытия) сотрудник должен получить суточные, начисленные исходя из той суммы, которая установлена локальным нормативным актом организации. Здесь уже все дано на откуп руководству организации.
Размер суточных может быть как равным для всех сотрудников, независимо от должности, стажа и пр., так и отличаться, скажем, в зависимости от региона командирования. Например, при командировках в Вологду суточные будут больше, чем для тех, кто поехал в Керчь (или наоборот). Доказывать налоговикам правильность таких действий организация не обязана.
Кроме того, никто не запрещает устанавливать размер суточных в зависимости от должности. То есть суточные директора или его заместителей могут превышать суточные начальников отделов. А у тех, в свою очередь, быть больше, чем у рядовых сотрудников. Или, опять-таки, наоборот. Самые большие суточные могут быть у рабочих лошадок, которые и дают прибыль предприятию, а не у тех, чья задача - направлять и воодушевлять.
Но здесь, на наш взгляд, как и при установлении должностного оклада (тарифной ставки) размер суточных должен быть указан в трудовом договоре. В этом случае о нем будут знать только трое: руководитель, сотрудник и бухгалтер.
К сведению
Свернуть Показать
Вывод о том, что размер суточных может быть дифференцированным, в том числе в зависимости от должности или других факторов, сформировался еще в 2008 году, когда Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ и постановлением Правительства РФ от 29.12.2008 № 1043 с 01.01.2009 были отменены нормы суточных, установленные постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93. Многие посчитали, что тем самым нарушается принцип социальной справедливости. Хотя о какой дискриминации идет речь? Никто не возмущается (по крайней мере, вслух), когда двум сотрудникам на одинаковых должностях и выполняющим одинаковую работу с одинаковым (по мнению одного из них) результатом должностные оклады установлены разные. И, возможно, разница эта может быть весьма существенной. То же самое и с суточными. Начальству виднее, кто какие расходы несет в командировке и кому и как их возмещать.
При однодневных командировках внутри Российской Федерации, как было сказано выше, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения). В этой связи вспоминается случай из личной практики автора (в бытность его службы в должности старшего инспектора-ревизора одного из строительных управлений Министерства обороны СССР). Он актуален и в нынешнее время.
Пример 4
Свернуть Показать
При проведении ревизии финансово-хозяйственной деятельности одного из подчиненных управлений, дислоцировавшегося в г. Ленинграде (так тогда назывался г. Санкт-Петербург), был проверен авансовый отчет сотрудника, направленного в служебную командировку в вышестоящее управление в г. Москву.
Согласно командировочному удостоверению дата убытия из командировки - 06 сентября, дата прибытия - 08 сентября. Сотруднику компенсирована стоимость билетов и начислены суточные за трое суток. При проверке отчета установлено, что время убытия поезда «Ленинград - Москва» 07 сентября в 00.07. Время убытия из Москвы - 07 сентября в 16.40, и время прибытия в Ленинград - 07 сентября в 23.40. Таким образом, срок пребывания в командировке - одни сутки (07 сентября), и суточные начислению и выплате не подлежали.
В акте ревизии данное нарушение было отмечено, и руководству управления было предписано взыскать с данного сотрудника излишне выплаченную ему сумму.
Аналогичная ситуация вполне возможна и в современных условиях.
При этом есть смысл обратить внимание на мнение Минфина России, высказанное в письме от 16.07.2015 № 03-03-07/40892. В частности, в нем отмечено, что при однодневных командировках возмещение иных расходов в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения).
Однако при зарубежных однодневных командировках суточные (по норме, установленной для командировки в это государство) выплачиваются в половинном размере (п. 20 Положения). По нашему мнению, это актуально при поездках в ближнее зарубежье (Казахстан, Беларусь, Украина).
Например, за один день можно обернуться из Смоленской области в Витебскую и обратно, или из Оренбургской в Актюбинскую и т.п. А вот слетать по делам в Париж или Лондон и успеть вернуться в тот же день весьма затруднительно.
При загранкомандировках дата пересечения государственной границы определяется по отметкам в заграничном паспорте (п. 18 Положения). В случае командировки в страны СНГ (когда при пересечении границы отметка в загранпаспорте не проставляется) дата пересечения границы определяется по проездным документам.
Суточные за день пересечения границы уплачиваются по зарубежным нормам (в валюте), а при возвращении домой (то есть к месту постоянной работы) - в рублях (по российским нормам).
Таким образом, если сотрудник летит в загранкомандировку самолетом, то уже в день вылета суточные он будет получать в валюте. А за день вылета, допустим, из Парижа домой - в рублях.
Все понесенные командированным сотрудником затраты после утверждения авансового отчета списываются на расходы проводкой:
Дебет счета 26 (44) Кредит счета 71.
Если затраты производились в какой-либо иностранной валюте, они подлежат пересчету в рубли по курсу, действующему на дату утверждения руководителем организации авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).
В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).
Обратите внимание
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).
Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.
Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.
Суточные во время загранкомандировок
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
- в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
- в рублях - при следовании на территорию РФ.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).
Пример 1
Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.
27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
- за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
- за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
- за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
- за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.
Если аванс выдан в валюте
Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ .
В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).
Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.
При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 2
27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.
Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:
27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;
02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет | 50-в* | 52 | 73 563,3 |
|
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро) | 71 | 50-1 | 73 563,3 |
| 02.02.2015 | |||
|
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро) | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро) | 50-1 | 71 | 781,1 |
|
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро) | 71 | 91-1 | 4 547,2 |
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.
В налоговом учете организации будут отражены:
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
- внереализационные доходы - 4 547,2 руб.
Если аванс выдан в рублях
В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:
- на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм;
- на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?
Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Пример 3
Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.
В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.
В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.
Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).
Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).
Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| 71 | 50 | 76 000 | |
| 02.02.2015 | |||
| 26 | 71 | 74 200 | |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом | 50 | 71 | 1 800 |
| Отражен ПНА | 68 | 99 | 625,88 |
В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.
Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.
Пример 4
Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 76 000 |
| 02.02.2015 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб. | 71 | 50 | 1 329,4 |
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.
Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.