Еще вчера в вашем шкафу лежали документы – кассовые чеки. Сегодня – пустые бумажки, которые ничего не подтверждают и не доказывают. Такая ситуация может стать шоком для бухгалтера-новичка. Как такое могло произойти и можно ли бороться с этим?

Выцветание чеков зависит от способа печати, типа используемой бумаги и краски. Еще существуют кассовые аппараты, работающие по типу старых матричных принтеров. Чеки, полученные от них, если их не хранить на прямом солнечном свете, выцветают очень долго – до нескольких лет.

Другое дело – кассовые аппараты, выдающие чеки по типу струйной печати (печать на термобумаге). Здесь многое зависит от качества используемых материалов. Если материалы очень низкого качества (а какой предприниматель здесь не хотел бы сэкономить), то уже через год, а то и полгода, кассовые чеки превратятся в простые белые бумажки. Информация, которую они содержали, пропадет безвозвратно.

Как «спасти» чеки?

Даже если вы храните чеки в идеальных условиях, вы не застрахованы от выцветания. Поэтому самый распространенный выход из ситуации – делать ксерокопии кассовых чеков. Если таковых у вас множество, то на процедуру уйдет куча времени. Но другого выхода нет. Зато вы будете уверены, что расходы по выцветшим кассовым чекам у вас не снимут при проверке.

Нужно ли ксерокопии чеков обязательно заверять нотариально? Сама по себе копия документа не имеет юридической силы, поэтому должна быть надлежащим образом заверена (п. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98).

В законодательстве о налогах и сборах не определено понятие «заверенные должным образом документы». Поэтому можно сделать вывод, что копии чеков заверяются печатью организации и подписью должностного лица (например, руководителя компании).

Что говорит Минфин?

В данной ситуации Минфин великодушно снизошел до налогоплательщиков, разрешив использовать для подтверждения расходов заверенные ксерокопии.

Расходы в целях главы 25 НК – это обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком и направленные на получение дохода (ст.252 НК).

Закон №402 «О бухгалтерском учете» устанавливает, что все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. На их основании ведется учет. При наличных денежных расчетах согласно закону №54-ФЗ применяется контрольно-кассовая техника, за исключением ситуаций, установленных законодательством.

На чеках, которые выдаются покупателям, отражаются название организации, ИНН, заводской номер кассового аппарата, номер чека, дата и время покупки, стоимость услуги, признак фискального режима. Поэтому чек служит документальным обоснованием для расходов организации.

Минфин сделал вывод, что если кассовые чеки выцветают, то подтверждением расходов будут:

— ксерокопии чеков, заверенные подписями должностного лица, печатью организации;

— приложение оригиналов выцветших чеков.

Письма Минфина от 03.04.2007г. №03-03-06/1/209, от 17.09.2008г. №03-03-07/22.

Как же заверить документ «копия верна» — . Помните, выцветать могут не только кассовые чеки, но и посадочные талоны. А об электронных билетах .

А как защищаете свои кассовые чеки вы? Как считаете, обязаны ли продавцы предпринимать меры к увеличению сохранности информации на чеке? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Выцветший кассовый чек. Поиски замены

Со временем краска на чеках ККМ бледнеет, и текст практически полностью выцветает. Отчасти такое происходит из-за условий хранения документа, не последнюю роль играет качество термобумаги. Если вы заблаговременно не сделали ксерокопию чека, расходы останутся без подтверждающих документов, а это может грозить доначислением налогов. Итак, требуется восстановить чек или текст.

Прежде всего, следует обратиться к продавцу. Некоторые модели ККМ печатают дубликаты чеков. Чек будет с той же датой и реквизитами, что и на выцветшем чеке.

Наша справка. Не стоит обращаться к умельцам, которые с помощью специальных программ изготовят копию чека по заданным параметрам. Ведь это будет не что иное, как подделка документов, что грозит уголовными санкциями (ст. 327 УК РФ). Несмотря на то что у вас есть поблекшие исходники, контролерам вы предъявите заведомо подложный документ. Даже не копию, а именно подделку.

Если дубликат получить не удастся, с продавцом необходимо провести сверку. Акт станет дополнительным доказательством, он подтвердит состоявшуюся операцию и сумму. Но все это удастся сделать с оптовиками, обычный розничный магазин подобных документов вам не представит. Кроме того, не забывайте, что оптовики помимо чека зачастую выдают еще и квитанцию к приходному кассовому ордеру (ПКО). Инспекторам почти наверняка отсутствие кассового чека не понравится (Письмо Минфина России от 21 февраля 2008 г. N 03-11-05/40). Но судьи считают, что кассовый чек не единственный документ, который может подтвердить затраты бизнесмена. Корешок от приходника вполне может заменить кассовый чек (Постановление ФАС Поволжского округа от 9 августа 2010 г. по делу N А55-30723/2009).

Розничные покупки, как правило, сопровождаются не только выдачей кассового чека, но и оформлением товарного чека (выписывается от руки, распечатывается на принтере либо все на том же кассовом аппарате). Если товарный чек в наличии есть, составлен по всем правилам, информация на нем не выцвела, то считайте, что расходы подтверждены. Инспекторы, конечно, могут придраться, но в судебном споре товарный чек станет весомым аргументом.

Иногда продавцы отпечатывают товарный чек на термобумаге, как и кассовый, то есть он тоже может поблекнуть. А при покупке бензина товарный чек и вовсе не выдается. К сожалению, в подобных случаях получить какие-либо дополнительные доказательства, подтверждающие расходы по выцветшему кассовому чеку, не удастся. Здесь остается надежда, что инспекторам будет достаточно поблекшего текста, и необходимые цифры на чеке все-таки увидеть можно. Но при возможном споре у коммерсанта остается возможность попробовать восстановить утраченный текст с помощью экспертизы. Удовольствие это дорогостоящее, поэтому коммерсанты предпочитают до вердикта контролеров к специалистам не обращаться. А уж если дело дошло до суда, то ходатайствовать о назначении экспертизы. Сумму, необходимую для проведения экспертизы, на депозитный счет вносит сторона, которая настаивает на этом (в данном случае это будет коммерсант). Если инициатива исходит от обеих сторон, расходы делят поровну.

Можно ли получить вычет, если чек выцвел или утерян

Экспертиза, назначенная по инициативе арбитражного суда, проводится за счет федерального бюджета, поэтому на практике судьи редко проявляют инициативу. В итоге стоимость экспертизы будет возмещать сторона, не в чью пользу окажутся результаты. Если иск будет удовлетворен частично, то судебные расходы делятся между участниками спора пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований. А поскольку чек настоящий, экспертиза подтвердит подлинность документа, суд обяжет инспекцию возместить расходы.

Но чтобы подобных ситуаций избежать, делайте ксерокопии кассовых чеков, особенно по дорогостоящим покупкам. Документы со значительными суммами всегда привлекали внимание контролеров. А ксерокопии чеков ККМ и товарных чеков, сделанные для сохранения отраженной на них информации, заверенные подписью предпринимателя, являются достаточными первичными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (Письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007).

О.Мищенко

Эксперт журнала

Littleone 2009-2012 > Дела семейные > Тратим деньги > Как сохранить кассовые чеки от обесцвечивания?

20.11.2009, 19:59

У меня такая проблема: коплю чеки на очередную скидочную карточку в Моднице, но они через полгода полностью обесцвечиваются, текста уже не видно, поэтому процесс затянулся. Храню в ящике стола, прямого попадания света нет (или потеря цвета от этого не зависит?). Может кто-нибудь знает, как можно защитить кассовые чеки от обесцвечивния?

Это термочеки,не кладите рядом с источниками тепла.В книжку засуньте и все,главное потом найти.

20.11.2009, 20:06

у меня такая же проблема — хранила в кошельке — и почти ничего не видно через 3 месяца стало((а некоторые чеки как новые…

Рядом источника тепла нет, батарея на расстоянии больше метра. Она может на таком расстоянии повлиять?

Тогда берите товарный чек на все,что покупаете.

У меня в Моднице взяли все чеки. Некоторые очень-очень тяжело было рассмотреть. Они не выцветают совсем в ноль.

20.11.2009, 22:30

У меня был скан чека "Вероники" на 29 тыс. и выцветший чек. В налоговой не взяли.
Выцветают все чеки.
Про налоговую: есть письмо МинФина, где этот вопрос разъянен.
Я не на работе, поэтому не могу дать номер.
Суть такова, что для подтверждения расходов достаточно копии чека завереной ген. директором, печатью организации и соответствующего приказа.

Делайте копии.

михрютка

21.11.2009, 00:15

21.11.2009, 00:31

Я тоже фанат Модницы. Храню чеки в непрозрачном конвертике в холодильнике. Они же термо — им любое тепло не на пользу, даже комнатная температура.

прикольно, чеки в холодильнике 🙂 логично, но все равно прикольно! Вот муж удивится, когда в морозилке вместо пельменей найдет чек на эти пельмени! 🙂

21.11.2009, 01:55

Та же фигня, все собрать не могу, то портятся, то теряются

кстати, меня момент выцветания тоже очень разждражает… не понятно, почему это должно быть моей проблемой … По сабжу, да, сканируйте, копируйте.

У меня почему-то часть чеков выцветает, а часть — нет. Некоторые храню годами. Но на работе все чеки всегда через ксерокс копировали.

21.11.2009, 03:23

вот и я о том же почему это должно стать моей проблемой?:009: и ладно еще если на скидку (хотя конечно тоже очень обидно), но я тут недавно посмотрела, что у меня большая часть чеков на технику выцвела, а по ним же гарантия… Вот и что будешь делать если что-то случиться, но не хранить же их в холодильнике пару тройку лет:001:

чек для гарантийного ремонта не нужен. нужен правильно заполненный гарантийный талон.
сейчас даже для возврата вещи в магазин чек не нужен 🙂 не помню где ссылка на документ лежит, поищу потом.

у меня выцвели только чеки из модницы.
тоже непонятно,почему моей проблемой должна стать сохранность чеков?
деньги,которые я им даю-не выцветают,верно:)?

:004::004:прикольно, чеки в холодильнике 🙂 логично, но все равно прикольно! Вот муж удивится, когда в морозилке вместо пельменей найдет чек на эти пельмени! 🙂

Бедный муж,вместо мяса его кормят ПЕЛЬМЕНЯМИ:004:

берите товарный чек

23.11.2009, 01:26

Веселенькая темка… Тоже все хотела поменять скидочную карту на больший процент, чеки складывала в кошелек отдельный, в темноте, не у тепловых приборов, достала посчитать…а половина не читается:(Во был сюрприз:015: Сканы, копии, товарные чеки… итак в голове полно мыслей, чтобы этой ерундой себе голову забивать. Почитала топик и теперь уверенно пойду менять карточку, пускай тоже глаза поломают…:)Хожу туда как на работу -пускай только откажут…

Марина Александрова

14.03.2012, 13:51

Как сохранить и как хранить кассовые чеки?

Может кто-нибудь знает, как можно защитить кассовые чеки от обесцвечивния?
Заранее спасибо всем за ответы.

Привет всем!

ЛОВИТЕ СОВЕТ! УДАЧИ!!!

14.03.2012, 14:08

Привет всем!
У меня тоже была такая ситуация.Я нашла очень хороший способ!
Просто прикладываю легонечко, аккуратно чек обратной стороной к лампочке накаливания (ПРИ НИХ) и все прекрасно проявляется!!! Правда, чек приобретает немного коричневатый оттенок,но зато, все четко видно.И в магазине прекрасно все принимают и претензии и возврат! Или,действительно, снять копию,а потом при надобности приложить к лампе.
ЛОВИТЕ СОВЕТ! УДАЧИ!!!

:flower::flower::flower::flower::flower:Только что попробовала дома — невероятно, все получилось! :support:Спасибо!!!

14.03.2012, 14:36

Суперсовет! Спасибо!

В Моднице больше чеки не принимают. Это к слову. А то мало ли кто собирает, а потом придёт-расстроится. Я просто больше не знаю мест, где ещё надо чеки собирать.

Снимите с них копии или отсканируйте.
+1
У меня в книжке лежали, тоже обесцветились.

а я за учебу оплачиваю и тоже ничего не видно(((.
Марина Александрова,спасибо за совет!

Мне недавно(перед НГ) нужно было предоставить копию чека. оплата за учебу. Переводила в апреле месяце:ded: через терминал в СБ.
Он уже выцвел, копию снять невозможно.
Не знала способа с лампой, с огромными мучениями, лупой и бубном насмотрела номер транзакции, сняла копию, но и она уже таккая же.

Кстати, снять копию — это сфоткать. А-то былдо дело, на работе кто-то пытался отсканировать факс — а он тоже на термобумаге:073.

1. Думаю, беда знакома не понаслышке. Вы купили что-то крупное. Продавец щедро отмерил пять, десять, а то и двадцать лет гарантии... И? А чек через год возьми да выцвети. Не читаем.

Вон, на Хабре опыты ставили:
"25 лет гарантии. Круто, правда? Есть одна проблема. Надо сохранять чек. Проверка, опять же, на знание физики. Чек у них печатается на обычной кассовой термоленте (я проверил на месте). У меня в офисе лежит много чеков. Мы их ксерокопируем, потому что через год-два они полностью выцветают".

Закон говорит:

"Договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека или иного документа, подтверждающего оплату товара".(ст. 493 ГК РФ).

"Отсутствие у покупателя указанных документов (в т.ч. чека) не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания в подтверждение заключения договора и его условий". (там же)

"Товарные чеки и накладные, представленные В.А.А. на обозрение судебной коллегии, не читаемы, следовательно, не могут рассматриваться в качестве доказательств в подтверждении расходов, понесенных им по исполнению вышеуказанного договора". (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 05.06.2013 по делу N 33-5311/2013)

А то и завернут иск еще на стадии подачи:

"Определением..., ей (Истцу) было предложено в срок до 07 мая 2015 года устранить указанные в определении недостатки, а именно: представить документы, подтверждающие исполнение обязательств в части оплаты по договору розничной купли-продажи мобильного телефона.

Кроме того, судом указано, что не представлены документы, подтверждающие обстоятельства, на которых истец основывает свои требования, копии этих документов для лиц, участвующих в деле, приложенные к заявлению ксерокопии документов надлежащим образом не заверены, оригиналы приложенных документов отсутствуют (ст. 71 ГПК РФ). Кассовый чек на сумму <.......> рублей не читаем.

Заявление П. к ОАО "ВымпелКом" о расторжении договора купли-продажи, взыскании стоимости мобильного телефона, неустойки, штрафа, компенсации морального вреда - возвратить заявителю" . (Определение Тюменского областного суда от 10.06.2015 по делу N 33-3308/2015)

2. Хорошо, если у вас сохранились иные доказательства помимо чека. Обычно по дорогим вещам всегда есть иные документы - ДКП (договор купли-продажи), акт передачи товара вам, документы по доставке/установке, отметка в гарантийном талоне, и т.д. Тогда проще, чек уже не имеет такого важного значения.

3. Увы, бывают случаи, когда у вас на руках только чек. Хрестоматийный пример - оплата кредита через банкомат. В последнее время некоторые банки принимают только такую оплату. До живого оператора или три дня лесом, или стоит "заградительная" комиссия для оплаты наличными в кассу.

4. Что делать и к чему все это. Раньше нотариусы на основании ст. 77 и 78 "Основ законодательства Российской Федерации о нотариате" (ред. от 13.07.2015) отказывались делать нотариально заверенные копии чеков.

А также некоторых иных документов - к примеру, копия с подлинника договора купли-продажи мотоцикла заключенного двумя "физиками". Лично сталкивался. Четыре нотариуса отказались заверять.

Однако с 1 февраля 2014 года правила изменились. Ст. 77 Основ сильно переписали. А ст. 78 и вовсе исключили на хрен. И теперь нотариус совершенно спокойно заверит вам копии чеков - при наличии читаемого подлинника. Так что вот вам хорошее средство от выцветания чеков - нотариальная копия .

Примечания :

1. За всем не уследишь. И об этой фишке я узнал совершенно случайно от нотариуса... на корпоративной войне. Что за зверь такой - быть может, как-нибудь расскажу.

2. Юрикам и без изменения в основы живется проще. Есть письмо минфина:

"При этом, учитывая, что на практике возникают ситуации, когда в результате хранения мастика кассового чека выцветает и отраженная на нем информация становится не видна,
считаем возможным подтверждение для целей налогообложения прибыли фактически осуществленных затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) ксерокопиями чеков ККТ, заверенными подписью должностного лица и печатью организации с приложением оригинала чека ." (Письмо Минфина РФ от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209)

И есть кой-какая судебная практика в пользу юриков:

"То обстоятельство, что за истечением времени чеки выцвели и стали не читаемы, не имеет правового значения, так как обязанность подтвердить расходы лежит на налогоплательщике, который должен надлежащим образом организовать хранение бухгалтерских документов".

(Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2013 по делу N А67-2842/2012. Нечто похожее и в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2012 по делу N А35-5357/2012)

Только без паники!

– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.

– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.

Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.

– За подделку документов наказывают...

– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!

– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.

– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.

А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?

– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.

– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.

– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.

Вместо чека – чистая бумага

– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!

– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.

– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут...

– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?

– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?

– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.

– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.

Экспертиза за счет налоговиков

«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.

С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.

Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.

Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.

А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.

Секреты долголетия кассового чека
Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.
Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.
Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.

Отец судебной фотографии
Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.
Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».

Светлана БЛИНОВА

Статья: Обезопасьте себя от потери "первички" (Борисова Т., Черевадская О.) ("Московский бухгалтер", 2006, n 22)

"Московский бухгалтер", 2006, N 22
ОБЕЗОПАСЬТЕ СЕБЯ ОТ ПОТЕРИ "ПЕРВИЧКИ"
Нередко бывает, что кассовые чеки и накладные перестают быть носителями информации и превращаются в стопку простых бумажек. Ведь на них не видны ни реквизиты, ни подписи, ни цифры. И все это происходит потому, что на документах выцветают чернила. Столичные налоговики в Письме от 26 июня 2006 г. N 20-12/56636@ указали, как можно сохранить первичные документы.
Кассовый чек - первичный документ
Особенно часто выцветают документы, подтверждающие "подотчетные" расходы. Поступит в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложены оправдательные документы: товарная накладная, кассовый чек и счет-фактура. Затраты в учете проведены, и на их суммы уменьшена прибыль предприятия. К вычету принят НДС, который на радость бухгалтера выделен в кассовом чеке отдельной строкой. А через некоторое время обнаруживается, что расходы, отраженные в учете, нечем подтвердить. Информация исчезла. Конечно, документы уже не восстановить. Но ведь беду можно предотвратить.
Любые операции должны быть проведены в бухгалтерском учете компании на основании первичных учетных документов, которые составляются в унифицированной форме. Документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ). Исключений для кассовых чеков законодательством не предусмотрено. В Постановлении Совета министров - Правительства от 30 июля 1993 г. N 745 перечислены обязательные реквизиты кассового чека. К ним относят наименование и ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер, дату и время покупки, ее стоимость, признак фискального режима.
Если чеки не "читаются" по какой-либо причине или в них отсутствуют обязательные реквизиты, то они не могут служить оправдательными документами. Следовательно, суммы, указанные в них, не уменьшают прибыль.
Как не крути - сплошные долги
При проведении авансового отчета задолженность подотчетного лица перед фирмой и поставщиком погашается. Но если кассовый чек выцвел, то компания не имеет возможности подтвердить оплаченные товары, работы или услуги. Таким образом, возникает долг перед контрагентом и обязательство подотчетника по полученным авансам.
Но и это еще не все. Если документ выцвел, то исчезла сумма НДС и фирма потеряла право на вычет налога. Ведь НДС должен быть выделен отдельно в расчетных документах. Это норма закреплена в п. 4 ст. 168 Налогового кодекса. В этом случае компания обязана сдать уточненную декларацию по налогу. И это еще не самый плохой вариант развития событий. Ведь в наличии имеется товарная накладная, подтверждающая приобретение активов. И бухгалтер сможет доказать, что эти затраты произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Но возможен иной исход. К авансовому отчету сотрудник приложил кассовый чек, в котором отражен перечень приобретенных товаров. Материалы приходуются в учете на основании этого документа, так как в данном случае товарный чек не нужен. И если бухгалтер обнаружит, что информация "испарилась" из документа, то придется представить в инспекцию "уточненку" по прибыли. Как известно, расходы должны быть не только экономически оправданными, но и документально подтвержденными и оформленными в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 252 НК). А при наличии пустой бумажки такие суммы нельзя учесть в целях налогообложения прибыли.
К сведению. УФНС по г. Москве в Письме от 12 апреля 2006 г. N 20-12/29007 разъяснило, что чеки ККТ являются первичными документами, подтверждающими затраты по приобретению товаров и услуг за наличный расчет. Если в кассовом документе отсутствует перечень купленных материалов, покупатель должен потребовать выписать ему товарный чек. В нем указывают название фирмы, наименование изделия, количество, цену, дату продажи и фамилию продавца.
Итак, и в первой, и во второй ситуации возникает задолженность перед бюджетом и по налогам, и по пеням за просроченный платеж.
Что будет, если чеков не будет
Хорошо, если бухгалтер обнаружит "исчезновение" информации до проведения налоговой проверки - есть возможность сдать "уточненки" по НДС и прибыли. Если же выцветшие документы увидят инспекторы, то церемониться не станут: восстановят расходы и НДС и начислят пени за просрочку платежей по налогам. Кроме того, взыщут штраф за отсутствие первичных учетных документов в размере 5000 руб. либо в размере 15 000 руб., если чеки ККТ пропали более чем за один налоговый период (ст. 120 НК).
Оспорить санкции налоговиков фирме, скорее всего, не удастся. При вынесении решения в пользу фискалов судьи будут руководствоваться как положениями Закона N 129-ФЗ, так и Налоговым кодексом. А именно все хозяйственные операции, проводимые компанией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет. В частности, это положение подтверждено Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 16 марта 2006 г. N А56-31438/2005.
Избежать доначисления налогов и штрафных санкций также будет крайне сложно. Ведь расходы, уменьшающие доходы при расчете налога на прибыль, должны быть документально подтверждены. Но как фирма будет подтверждать понесенные расходы, если к авансовому отчету подшиты бумажки, по форме напоминающие кассовые чеки?
Сохраним кассовый чек на долгие годы
Первичные документы следует хранить в течение четырех лет (ст. 23 НК). Кроме того, компании обязаны представлять контролерам документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, и доказательства, подтверждающие произведенные расходы (пп. 5 и 8 п. 1 ст. 23 НК). В то же время ст. 17 Закона N 129-ФЗ установлен срок хранения документов не менее пяти лет. И заметьте, что носители информации должны содержаться по правилам организации государственного архивного дела. Сохранность первичных документов обеспечивает главный бухгалтер фирмы.
К сожалению, в настоящее время продавцы применяют кассовую технику, которая дает неустойчивый оттиск. Поэтому такие носители информации не выдерживают длительного хранения. Что делать, если "исчезли" расходы? Просить поставщика выдать дубликат кассового чека, что зачастую не представляется возможным, или есть иной выход из создавшейся ситуации?
Самый простой и надежный способ сохранить "лицо" чека ККТ в течение длительного времени - это снять с него копию. Отксерокопированный документ со временем не выцветет и сохранит информацию о понесенных затратах. Но, как известно, аргументом для инспекторов является только первичный документ. Следовательно, копию в таком случае необходимо заверить в установленном порядке. Для этого проставляются надпись "верно", должность и фамилия лица, удостоверяющего копию, и его личная подпись, дата заверения и печать компании. Напоминаем, что описанную процедуру и разработанный документооборот - "авансовый отчет - копии чеков" - необходимо закрепить приказом по учетной политике компании (п. 5 ПБУ 1/98).
Следует отметить, что с таким способом хранения документов согласны и налоговики в Письме УФНС по г. Москве от 26 июня 2006 г. N 20-12/56636@. Да и арбитры косвенным образом подтверждают правомерность копирования "первички" (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2003 г. N А21-148/03-С1). Ведь такой порядок заверения соответствия копии документа ее подлиннику предусмотрен ГОСТ Р 6.30-2003 и утвержден Постановлением Государственного комитета по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Обратите внимание: если компания решила копировать кассовые чеки, это не означает, что она должна отказываться от обеспечения их сохранности. Наоборот, этот метод возможен только в том случае, если фирма приняла все меры к тому, чтобы первичные документы содержались должным образом. Авансовые отчеты с приложениями необходимо подобрать в хронологическом порядке и переплести. Чтобы заверенные копии кассовых чеков не затерялись, рекомендуем подшить их к отчетам. При этом папки с документами нужно хранить в специальных помещениях или закрывающихся шкафах во избежание их утери или злоупотребления ими. Отвечать за них должны лица, уполномоченные главным бухгалтером.
Время идет, отчетный период сменяется налоговым. Но все ли документы имеются в наличии, не испарилась ли расходная информация с кассовых чеков за время хранения? Рекомендуем фирмам проверить документацию, которая относится к группе выцветающей, и принять меры по ее сохранению. Ведь контролеры могут нагрянуть внезапно, когда их совсем не ждешь. Налоговики - большие любители преподносить фирмам неожиданные "подарки".
Т.Борисова
Ведущий аудитор
О.Черевадская
Начальник отдела общего аудита
ООО "АКФ Бизнес-Аудит"
Подписано в печать
17.11.2006

Как проявить выцветший кассовый чек. Выцветший кассовый чек поиски замены