Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать: по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов.

Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности:

Организационно-распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.

1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

1.3. Справочно-информационная документация(письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

1.4. Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся.

Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени.

Инструкции. Инструкция - это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Протоколы. Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия.

Финансово-расчетная документация.

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

Справочно-информационная документация.

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Цель данной работы изучить основные типы служебных документов.

Задачи: дать понятие "документ” и "служебный документ”, рассмотреть классификацию служебных документов и их оформление.

1. О понятиях "документ" и "служебный документ"

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово "documentum” произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю”, что означает "свидетельство”, "доказательство”.

В России термин "документ” был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт”, "дело”, "бумага”.

К настоящему времени у понятия "документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 - 98 Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.

3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

достоверность и объективность;

точность, исключающая двоякое понимание текста;

максимальная краткость, лаконизм формулировок;

безупречность в юридическом отношении;

стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

нейтральный тон изложения;

соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Все документы классифицируют по группам (видам) на основе различных признаков (содержания, формы составления и других), что повышает эффективность работы со всей документацией.

Документ – облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. Юридическую силу этой информации придает подпись и печать.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами: наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

По целому ряду факторов документы подразделяются на типы и виды.

По фактору адресации документы делят на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресат и адресант документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной . Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Такие документы называют официальными письмами .

В зависимости от сферы человеческой деятельности , к которой относится документируемая информация, различают обиходно-деловые, управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера .

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические.

По критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

По форме отправления документов их можно разделить на почтовую, электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления .

Виды служебных документов в соответствии с их назначением. По своему назначению служебные документы делятся на несколько больших групп: организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, официальные письма.

К основным видам распорядительных документов относятся: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Остановимся на некоторых из них.

Приказ – распоряжение руководителя, содержащее нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Он издается на принципах единоначалия, поэтому в нем используется форма изложения от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»).

Распоряжение – документ, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов. В отличие от приказа текст распоряжений не всегда четко делится на вводную (констатирующую) и распорядительную части.

Указание – документ, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителем по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций данной или вышестоящей организации. Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».

Информацию о фактическом положении дел в системе управления предоставляют справочно-информационные документы , в число которых входят: акт, справка, служебная записка, заявление.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей. В вводной части указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов (событий). Как правило, справка подтверждает определенные сведения о предъявителе, например, анкетные данные, или содержит информацию служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы и т.п. В тексте справки используются типовые модели: «Настоящая справка дана (выдана) … в том, что …»; «Справка выдана … для …» и др.

Служебная записка – документ, адресованный руководству, в котором составитель излагает какой-либо вопрос и формулирует выводы и предложения. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания. В аналитических записках дается подробный анализ ситуации, приводимые факты комментируются, увязываются с ранее поступившей информацией. Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких взаимосвязанных проблемах. При этом проводится их сжатый комплексный анализ. Информационно-статистические записки содержат цифры, данные, оформленные в виде таблиц, графиков и т.п. без их подробного анализа.

Заявление – внутренний служебный документ, доводящий до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информацию узкой направленности. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка). Заявления, как правило, посвящены одному конкретному вопросу и адресуются должностному лицу, в чьей компетенции находится поднимаемый вопрос.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

В результате изучения данной главы студент должен:

– знать виды справочно-информационной документации, необходимой для осуществления управленческой деятельности в организации;

состав обязательных и дополнительных реквизитов справочно-информационных документов и особенности их оформления;

– уметь разрабатывать бланки справочно-информационных документов, составлять тексты справочно-информационных документов;

– владеть навыками подготовки документов справочно-информационного характера, разработки текстов справочно-информационных документов организаций с применением методов унификации.

Служебные документы, обеспечивающие информационный обмен между структурными подразделениями и организациями

Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов. Правильное документирование должно точно фиксировать все процессы в организации. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Хранение документов должно осуществляться таким образом, чтобы любая справка или служебная записка могли быть подготовлены в кратчайшие сроки.

Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции.

Служебный документ – документ, создаваемый или используемый в деятельности организации и носящий официальный характер.

Дадим характеристику некоторых видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, так как именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений.

Другой особенностью документов справочно-информационного характера является процесс их движения – не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д.

Справка – документ, содержащий описание или констатацию каких- либо фактов. Например, справки содержат данные о количестве произведенной продукции или объеме оказанных услуг на определенную дату, о штатной численности, о заработной плате и т.д.

Справки подразделяют на внешние и внутренние, в зависимости от того, куда буду представлены.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на листе бумаги с применением всех необходимых реквизитов. Для оформления справок может использоваться формат бумаги А4 или А5.

В справках используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: "отдел осуществляет функции...", "в состав объединения входят..." и т.п.

Основные реквизиты справки:

– наименование организации или структурного подразделения (для внутренней справки);

– название вида документа;

– дата документа;

– регистрационный номер;

– заголовок к тексту (кроме справок формата А5);

– адресат;

– подпись;

– отметка о приложениях (при их наличии).

Текст справки может состоять из двух частей: вводной, содержащей основание для ее составления, и основной, где приводятся конкретные сведения по сути вопроса. Если справка содержит систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы, или в виде трафаретного текста с постоянной информацией и специально отведенным местом для переменной информации.

Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, содержат факты, послужившие основанием для их написания, конкретную информацию, подписываются исполнителем. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Сводка – документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка.

Докладная записка – документ, который составляется при необходимости отразить мнение должностного лица или организации но конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника.

Обратите внимание!

В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 72.2 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) (далее – Перечень архивных управленческих документов) указано несколько разновидностей докладных записок, например:

– ст. 774 О нарушении правил внутреннего распорядка;

– ст. 587 О трудовой дисциплине;

– ст. 636 О сокращении рабочего дня;

– ст. 573 Об организации труда;

– ст. 585 Об учете рабочего времени;

– ст. 610 Об условиях труда.

Докладные записки бывают двух видов: внешние и внутренние. Внешняя докладная записка оформляется для предоставления в вышестоящую организацию, внутренняя – руководителю подразделения или организации. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние – на чистом листе бумаги, можно рукописно, но с применением основных реквизитов, характерных для общего бланка. Внутренняя докладная записка создается для повышения эффективности деятельности организации.

Основные реквизиты докладной записки:

наименование организации (наименование структурного подразделения – для внутренней докладной записки);

– дата и номер документа;

– место составления (обязательно для внешней докладной записки);

– заголовок к тексту;

– подпись;

– адресат;

– резолюция.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) проставляется прописными буквами ниже наименования структурного подразделения.

Датой документа является дата подписания докладной записки. Дата проставляется цифровым (19.09.2014) или словесно-цифровым способом (19 сентября 2014 г.).

В случае, когда докладная записка содержит упоминание о приложении, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров:

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего докладную записку, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей, в которых будут отражены:

– факты, события, причины, ставшие основанием для ее написания;

– анализ сложившейся ситуации, варианты развития событий (эта часть может отсутствовать);

– выводы с предложениями конкретных действий, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять руководителю.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации, внутренняя – составителем.

Для оформления всех докладных записок используют, как правило, угловое расположение реквизитов.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

– записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его; чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации; подписываются такие объяснительные записки руководителями организации;

– записки, составляемые отдельными работниками или структурными подразделениями для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

– в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее составлению;

– во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Таким образом, текст объяснительной записки формируется по схеме причинно-следственной связи.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка такого типа может быть составлена от руки на чистом листе бумаги формата А4.

Основные реквизиты объяснительной записки:

– наименование структурного подразделения;

– наименование вида документа;

– дата составления;

– заголовок к тексту (если текст документа более одной фразы);

– адресат;

– резолюция.

Служебная записка – это письменное сообщение для использования внутри организации.

По некоторым исследовательским данным 80% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. В крупных организациях внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации развиваются, штатная численность растет, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают всем подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного структурного подразделения в другое, поддерживают связь между филиалами. Такие документы могут быть подшиты в архив для обращения к ним при необходимости.

Из практического опыта

В связи с тем, что служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, может показаться, что легче просто переговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

– служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ;

– служебная записка удобна для передачи сложной информации в случаях, когда устное сообщение содержит много специфических деталей, его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание;

– служебные записки могут быть доступны сразу нескольким адресатам одновременно. Если автор хочет передать сообщение нескольким работникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

При подготовке служебной записки необходимо помнить, какое значение она может иметь как для организации в целом, так и лично для работника. Автор документа производит впечатление не только на тех сослуживцев, с кем он непосредственно общается; определенное впечатление об авторе документа создается у всех, кто читает его служебные записки. Можно воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения об авторе. Иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию всей организации, однако не может быть поводом для отказа от применения служебных записок.

Служебную записку, как и любой другой служебный документ, необходимо начинать с ее планирования, независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка. Прежде всего, определить цели, затем проанализировать предполагаемую аудиторию (кому пишется служебная записка) и, наконец, выбрать основные идеи, подумав, что конкретно автор хочет донести до адресата.

Служебная записка как документ появилась для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при се подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно работники, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок следует руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем. В служебных записках, как и в письмах, информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке.

Стандартными целями подготовки служебных записок являются:

– запрос информации;

– выдача инструкций;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

– объявление (извещение).

Служебная записка с запросом информации – это часть внутренней документации любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос работнику требуются часы работы, в других случаях работник может написать ответ прямо на подлиннике и вернуть отправителю. Этапы подготовки служебной записки с запросом информации включают:

– обозначение основной мысли – запрос;

– изложение необходимых деталей;

– напоминание адресату основной мысли и предоставление уточняющей информации.

Эффективность служебной записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче с помощью служебной записки инструкций автор должен попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого адресата не осталось без ответа.

Сопроводительная служебная записка представляет собой более развернутое сообщение. При этом автор может выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его адресату, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещение персонала, встречи или изменения в деловой политике организации. Служебные записки-извещения могут распространяться по всей организации или предназначаться только для конкретного круга лиц, иногда их вывешивают для всеобщего ознакомления на доске объявлений организации.

Формат служебной записки предназначен для ускорения и упрощения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

– название вида документа;

– номер документа;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– подпись.

Используя этот формат, организация обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем сократит время на подготовку и обработку данного документа. Например, служебная записка о графике отпусков позволит организовать бесперебойную работу всех структурных подразделений в течение календарного года и оформить в короткие сроки график отпусков в соответствии со всеми требованиями, установленными для данного вида документов.

Служебные записки могут быть разными по объему: краткие не превышают нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать номер страницы, так же как и все многостраничные служебные документы.

Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например журналы регистрации докладных, служебных и объяснительных записок.

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой вид служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте. Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации.

Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации.

Электронная служебная записка должна содержать:

– краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них;

– электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например, "Уважаемый..."), обязательные для деловых писем;

– некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи;

В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сообщении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа, объяснив причину. Пример: "В целях успешной подготовки рабочего совещания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля". Следует избегать неопределенных значений типа "...в нужное время...". Получатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой "СРОЧНО" остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто.

Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа.

Обзор – краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени.

Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.), а также о проведении конкретных мероприятий. Основные принципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, "объем продаж за последний месяц"). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать.

Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми результатами; все они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Все отчеты можно условно разбить на три группы:

– информационные отчеты (представляют данные без какого-либо их пояснения и используются постоянно);

– аналитические отчеты (содержат анализ ситуации, например, описание явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых те или иные показатели выше, а также причин);

– информационно-аналитические отчеты (в таких отчетах не только представлены данные и разъяснена их суть, но также проведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации). Информационно-аналитические отчеты являются наиболее сложными, так как, по сути, они содержат в себе два других типа отчетов.

Отчеты в форме служебной записки применяют для обмена информацией внутри организации. Документ должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки. К числу документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, относятся промежуточные, пояснительные, периодические отчеты, которые необходимы для успешного функционирования организации.

Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо разовым, либо входить в комплект отчетов. Если предполагается написание нескольких промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всех, чтобы отчеты было удобно обрабатывать. Промежуточные отчеты (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) обычно направляются вышестоящему руководству. Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет.

Пояснительный отчет применяется, когда необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо, например, изменение правил выполнения процедуры, причины изменения бюджета и т.п. Большинство организаций широко используют короткие, функционального типа отчеты, например, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции или услуг. Наиболее часто используемые виды коротких отчетов – это информационные отчеты, представляемые работниками на регулярной основе. Например, в конце каждой недели все страховые агенты, как правило, должны представить руководителю отчет о контактах с клиентами. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто, многие организации разрабатывают для этой цели унифицированный бланк, который нужно заполнить. С точки зрения организации использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, и, следовательно, удобной для обработки. С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить.

Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей. Они могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе). Стили подачи информации отличаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете. Отчеты, над которыми работала группа авторов, отличаются по стилю от индивидуально подготовленных и могут содержать разделы, написанные разными авторами.

Структура отчета всегда логична. Используют три способа расположения введения, основной части и выводов (см. табл. 7.1).

Таблица 7.1

Способы последовательности изложения материала в отчете

Последовательность изложения материала	Особенности
Введение
Введение Основная часть	Любой вариант приемлем, если: – в отчете содержатся только положительные сведения; – адресат достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета; – выводы включают основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части; – читающему нужно сначала прочесть выводы.
Введение Основная часть

Как по расположению, так и по степени важности, основная часть отчета должна занимать центральное положение в нем. Объем основной части может составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста распределяют между введением и заключением. Периодически необходимо подводить итоги, делать выводы, например, в конце каждого важного раздела. При написании отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые автор использовал в процессе исследования. В официальных отчетах ссылка на источник обязательно располагается в сносках, помещенных либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте.

Во введении, как правило, разъясняется важность темы, которой посвящен отчет, может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Здесь же помещают параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета.

В разделе "Заключение" проводится обобщение сказанного в основной части отчета и подведение итогов. В этом разделе уделяют внимание наиболее важной информации, и делаются необходимые акценты.

При наличии приложения к отчету, оно имеет титульный лист, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография в отчете представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались отрывки из них в отчете или нет. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на которой упоминалось то или иное понятие. Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Содержание является обязательной частью любого отчета. В нем перечислены все разделы, входящие в отчет (например, список таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти. В аннотации дается изложение содержания отчета в краткой форме, в объеме обычно одной страницы.

Перечень – систематизированный список документов, объектов, предметов, составляемый в случае распространения определенных норм или требований па этих лиц или предметы .

Перечень оформляется на общем бланке; его форма, как правило, табличная. В ряде случаев его составляют и не в табличной форме (тогда он состоит из разделов).

Перечни подписывают составившие их должностные лица. Конкретные разновидности перечней могут требовать проставления грифа утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он нс подлежит утверждению, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дата и номер документа;

– место составления;

– заголовок к тексту;

– подпись.

Подготовка перечня начинается с разработки классификатора, который представляет собой систематизацию обособленных вопросов деятельности всех структурных подразделений организации. Разделы классификатора могут содержать названия структурных подразделений организации, либо основные направления работы и функции при отсутствии четко выраженной структуры (например, в малых организациях с количеством штатных единиц до десяти человек). Внутри разделов вопросы систематизируются по степени их значимости, трудоемкости и взаимосвязи. Обязательным элементом такого классификатора должны являться комплексы документов, необходимых и достаточных для документирования работы по каждому вопросу. Такой классификатор позволит, в дальнейшем, провести унификацию документов и руководству организации осуществлять контроль по реализации функций, выполняемых в каждом из подразделений.

Список – документ, составляемый для регистрации предметов и лиц в определенном порядке или для информирования. Списки оформляются по единым правилам с перечнями.

Стенограмма – дословная запись всех выступлений. Стенограммы используют при записи официальных встреч, конференций, заседаний коллегиальных органов управления. Стенограмма обязательно содержит дату проведения заседания, место проведения, состав присутствующих, текст и может являться официальным приложением к протоколу заседания.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается принимающей стороной). Телефонограммы применяют для оперативной передачи информации служебного характера, составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Рассмотрим макет телефонограммы.

Обязательные реквизиты телефонограммы:

– наименование организации;

– вид документа;

– исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (при наличии);

– адресат;

– подпись лица, принявшего телефонограмму;

– входящий регистрационный номер;

– отметки о времени передачи и приема с указанием должностей, фамилий, инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

В случае отсутствия специальных бланков для телефонограмм применяют листы формата А5. Текст телефонограммы не должен содержать более пятидесяти слов. Пример:

Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список организаций, структурных подразделений и номеров телефонов.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление оформляется, как правило, по кадровым вопросам (прием на работу, предоставление отпуска, увольнение и т.п.) и адресуется руководителю организации или его заместителю; оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами заявления являются:

– наименование подразделения;

– название вида документа;

– адресат;

– подпись (включает наименование должности, роспись и расшифровку подписи заявителя);

– визы согласования.

Текст заявления всегда начинается с обращения "Прошу...". Заявление подписывает автор документа. Пример:

Без виз согласования данный документ не будет иметь юридической силы.

Акт – документ коллегиального характера, в котором, в отличие от протокола, подтверждается определенный факт или событие, что фиксируется в документе группой лиц, принимавших участие в актировании. Акты составляют по результатам проверок, ревизий, при приеме-передаче дел, сдаче-приеме материальных ценностей, проведении испытаний (технологий, систем) или обследований (условий труда, состояния техники безопасности), приемке законченных объектов, ликвидации организации и т.д.

Акты оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (АКТ), если в организации предусмотрена унифицированная форма такого документа с трафаретным текстом .

Основные реквизиты акта:

– наименование вида документа (акт);

– место составления;

– номер документа;

– заголовок к тексту;

– подписи;

– гриф утверждения.

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события, а заголовок к тексту акта в краткой форме отражает содержание актируемого события или факта.

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и констатирующей (основной). Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова "Основание" указывается распорядительный документ или устное предписание. После слова "Составлен" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Ели акт готовился комиссией, то первой указывается фамилия председателя, а фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова "Присутствовали" перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части указываются цели и задачи составления акта, характер проделанной работы, установленные факты и выводы с заключением. В конце текста акта перед реквизитом "подписи" необходимо указать сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Пример:

Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон, если другое не определено соответствующими нормативными документами.

Образец акта представлен ниже:

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении; при оформлении подписи должности не указываются, но фиксируется распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, присутствовали). При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших их следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе.

Заключение – документ, содержащий мнение организации, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу или документу. Пишется по проектам положений, инструкций, постановлений и других документов, таких как отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части следует изложить конкретные замечания по рассматриваемому вопросу или документу. Вторая часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом... согласны" или "По проекту... замечаний нет".

Заключение должно быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги формата А4, если заключение подписывается работником или группой работников организации. Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются:

– наименование вида документа;

– дата и номер;

– место составления;

– заголовок к тексту;

– подпись;

– оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Извещение – сообщение заинтересованному лицу или организации о предстоящем мероприятии (конференции, совещании и т.п.) с предложением принять участие в нем. Можно применять форму извещения вместо сообщений о повестке дня и других аналогичных документов.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений па собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях.

Макет протокола представлен ниже:

Протокол занимает особое место в системе управленческих документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе служебных документов справочно-информационного характера.

Протоколы документируют деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов, так и временно образованных. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации организаций с любой организационно-правовой формой и любой формой собственности.

Широко применяется составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов – конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная, краткая или стенографическая.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, замечания, предложения. Полный протокол позволяет отразить полную информацию о заседании. Рассмотрим образец оформления полного протокола:

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Рассмотрим образец оформления краткого протокола.

Любой протокол оформляет секретарь заседания; подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или стенографистом вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовят материалы к обсуждению.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает весь процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня завершения заседания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие основные реквизиты:

– наименование организации;

– название вида документа;

– дату заседания (крайние даты заседания);

– индекс документа;

– место заседания;

– гриф утверждения (при необходимости);

– заголовок к тексту;

– подписи.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2015.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) заседания совета директоров; (чего?) совещания руководителей структурных подразделений.

Текст протокола включает две части: вводную и основную.

Во вводной части протокола после заголовка должны быть приведены фамилии и инициалы того, кто руководил проведением протоколируемого мероприятия и кто вел протокол, т.е. председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова "Присутствовали" перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), присутствовавших на совещании (заседании, собрании). Все фамилии располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал:

Фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание, как из числа работников организации, так и из других организаций перечисляются следующим образом:

При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников, фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников по отдельному списку, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

Необходимо подчеркнуть, что разделы "Присутствовали" и "Приглашенные" имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения данного коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (совещания, заседания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (обычно простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны.

Повестку дня также включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, а также фамилии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов (из которых основных не более двух), которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога "О" или "Об".

По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляют в соответствии с последовательностью вопросов, определенных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит количество разделов, соответствующих пунктам, включенным в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫ́СТУ́ПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"), Названия частей печатают от левого ноля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания).

В части "СЛУШАЛИ" дается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступавшего печатают с новой строки в именительном падеже.

Изложение текста выступления отделяют от фамилии дефисом, и оформляют от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (выступлений, сообщений), по допускается использование ссылки "Текст доклада прилагается". В этом случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются вопросы, задаваемые докладчику в ходе выступления, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ") отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. В случае, если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем обязательно оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к конкретному вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка включает (повторяет) все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, но которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Макет выписки из протокола выглядит следующим образом:

Выписку из протокола подписывает только секретарь, и он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова "Верно", указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Образец оформления выписки из протокола представлен ниже:

В случае если выписка готовится для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

Унификация текстов служебных документов. Оформление любых документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов, а также их последующего использования в справочных и других целях. Каждый из перечисленных документов состоит из отдельных реквизитов. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, электронный документ должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу (идентификатор электронной копии документа, специальные коды). При этом в разных документах один и тот же реквизит может занимать различное место. Реквизиты в документе располагают с учетом последовательности операций по его подготовке, оформлению и использованию.

Так, в извещениях, заключениях, различных записках обязательно указывается адресат. Дата является непременным реквизитом при оформлении справочно-информационных документов, так как лишенный даты документ в определенной степени теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (все документы справочно-информационного характера, кроме акта, который может подлежать утверждению). Дата служит поисковым признаком и применяется при ссылках на данный документ вместе с его названием и регистрационным индексом (при наличии) .

Подпись также является обязательным реквизитом всех документов справочно-информационного характера. Именно подпись подтверждает ответственность определенного должностного лица или просто работника организации за его содержание.

Важно знать!

Задача любых специалистов организации – затруднить возможность фальсификации любых служебных документов организации, не провоцировать мошенника с легкостью совершать фальсификацию, обеспечить уверенность в данных документографической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (фиолетовыми, синими).

2. Проставление оттиска печати цветными чернилами на документах, требующих удостоверения печатью.

3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи. Печать не должна затруднять прочтение этих элементов. Это позволит установить их взаимное соответствие в случае необходимости, а, следовательно, добавит и гарантии их подлинности.

4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов (за исключением служебных документов, связанных с решением финансовых вопросов).

5. Желательно выработать читаемую подпись, хотя бы на первые 3–5 букв.

При оформлении справочно-информационных документов, как и других видов управленческой документации, реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа:

– заголовочной (начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе):

– оформляющей (совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений). В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Текст документа является основным элементом справочно-информационного документа и располагается в содержательной части документа. Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации в условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также в связи с широким применением персональных компьютеров и в связи с этим высокими показателями производительности труда.

Унификация текстов – организованная деятельность, направленная на повышение эффективности работы с документами в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на их составление, восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многовариантного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, следовательно, при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Тексты управленческих документов имеют целый ряд особенностей, связанных со спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся процедур; зависимость лексики управленческих документов от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальными терминами; отсутствие эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

К основным этапам унификации текстов относятся:

– определение объекта унификации;

– унификация структуры текста – выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, в наибольшей степени отвечающей назначению документа;

– унификация языковых средств изложения содержания в тексте документа;

– разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или соединения этих структур;

– подготовка сборника унифицированных текстов как обобщение результатов проведенного анализа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет основу управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в управлении организацией, считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

При анализе текстов с точки зрения содержания выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год. Данные о каждом повторяющемся документе заносятся в специальную карточку обследования, содержащую наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотацию текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

На этом же этапе определяется форма представления текста. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов: связный текст, трафаретный текст, анкета, таблица.

Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом – изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст – это текст, содержание которого повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок, командировочных удостоверений.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Трафаретная часть документов заранее изготавливается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, или печатается на компьютере. Таким образом, исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются "template" и переводятся как "шаблон".

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных документов широкому кругу адресатов. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных организаций. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в нашей стране, позволяет выявить основные моменты их определения, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов включает:

– выявление типовых управленческих задач;

– сбор информации, необходимой и создаваемой в процессе их решения;

– составление проекта унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию;

– согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними, при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов;

– окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность.

Текст-трафарет справки может выглядеть следующим образом:

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в случае, если главной является информация об объекте и его признаках. Анкета и таблица – эго результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Анкета – способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых основное слово – существительное, стоящее в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности; их легко обрабатывать с помощью ПК. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и однозначно сформулированных вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы обработать будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией в анкете располагаются вертикально:

Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, резюме и т.д.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Например: неодинакова синтаксическая организация речи. Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете.

В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально:

Таблица – способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали – общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали – конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Таблица является наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений, в том числе в документе справочно-информационного характера.

Фраза в справочно-информационном документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого – их числовые или текстовые соответствия.

В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом.

Таблицы в зависимости от характера заполнения граф разделяют на следующие виды:

– цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

– текстовые (содержат только текст);

– смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая – числа);

– математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);

– таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейка обрамления имеется только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой; если обрамляющая линейка только сверху – открытой. При оформлении управленческой документации чаще всего используют закрытые таблицы.

Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь ее часть – клочковой.

Необходимо отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты справочно-информационных документов, определяется характером содержащейся в них информации.

При составлении текстов справочно-информационных документов используется официально-деловой стиль со специфическими признаками:

– нейтральный тон изложения (желательно без эмоциональных окрасок);

– краткость текста, исключение повторов, лишних подробностей, слов, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков;

– точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); следует употреблять слова, точно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований;

– безличный характер изложения текста;

– исключение из текста архаизмов (устаревших слов, например "сего года"); диалектных, разговорных, а также слов профессионального жаргона;

– употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что...", "проверкой установлено, что...", "направляем на рассмотрение и утверждение...");

– ограниченная сочетаемость слов ("вносить предложения", а не "давать предложения"; "предоставить кредит", а не "выдать кредит"; "обладать правом", а не "владеть");

– использование отглагольных существительных ("оказать содействие", а не "посодействовать"; "оказать поддержку", а не "поддержать"; "произвести ремонт", а не "отремонтировать");

– употребление специальных терминов;

– использование сокращенных слов;

– использование универсальных слов с неопределенным значением;

– исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке ("продлить", а не "пролонгировать"), и др.

Важно помнить!

При составлении акта придерживаются правил официально-делового стиля, используя такие формулировки: не "настоящий акт", а "акт"; не "при этом направляем", а "направляем"; не "упомянутое на 3 л.", а "на 3 л."; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"; не "развернуть работу по разъяснению...", а "разъяснить"; не "практические мероприятия", а "мероприятия"; не "повседневная работа", а "работа"; не "исправить имеющиеся ошибки", а "исправить ошибки"; не "результат проведенных испытаний", а "результат испытаний".

При унификации текстов необходимо учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным раскрытие информации в тексте при максимально возможной краткости выражения. Пример: "разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)"; "освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)"; "комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)".

В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений, как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "разработка унифицированной системы документации (УСД)".

При унификации связных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является грамотный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения. Например: "Отдел снабжения сообщает, что в 2015 году службе управления персоналом будет выделено два многофункциональных устройства типа МФУ" (придаточное изъяснительное).

Документы справочно-информационного характера оформляются, как правило, на бланках формата А4 или А5. Документы, оформляемые на бланке А5, не содержат заголовок к тексту. Для большинства документов справочно-информационного характера используется общий бланк организации, но в ряде документов встречаются и элементы бланка письма (например, в докладных и объяснительных записках, а также в справках присутствует реквизит "адресат"). Тексты служебных документов на формате А4 обычно оформляются через 1–1,5 интервала шрифтом № 12, 13, 14 (для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 10–12). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений:

– нельзя делать переносы более чем в четырех строках подряд;

– исключаются переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;

– исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов;

– не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (запятой, дефисом, точкой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого условия следующие 3–4 строки не должны содержать переносов.

Готовые проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть обязательно согласованы с руководителями тех структурных подразделений организации, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой организации. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

В целом при подготовке служебных документов необходимо соблюдать десять основных правил работы, которые включают:

– актуальность вопроса;

– достоверность информации;

– краткость в изложении материала;

– качество носителя информации;

– минимизацию затрат на подготовку проекта документа;

– придание юридической силы документу;

– обоснованность тиражирования;

– оперативность обработки;

– своевременность исполнения;

– результативность.

Цель документационной деятельности считается достигнутой, если эти десять условий выполнены, т.е. нужный документ необходимого содержания на соответствующем носителе с заявленным тиражом доставлен определенному исполнителю в нужное время и место с минимальными затратами и своевременно исполнен с реальным результатом.

• Андреева В. И. Делопроизводство: практическое пособие / 10-е изд., перераб. и доп. М.: Управление персоналом, 2005.
• Организация работы с документами: учеб. для вузов / под ред. проф. В. А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2003.
• ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Деятельность сотрудников ОВД по составлению, оформлению, изготовлению служебных документов называется документирование .

Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности ОВД, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления . Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта и справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.д. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов.

Документы, составляемые в ОВД, являясь одним из средств связи ОВД между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники ОВД запрашивают из других органов и организаций, необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям и т.д.

Юридическое значение документов, составляемых в ОВД, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний , имеющих юридическое значение. Например, составленный работником милиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы ОВД, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния работы.

Классификация служебных документов

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности ОВД , создаются документы, которые подразделяются на следующие виды:

• управленческие (организационно-распорядительные);
• оперативно-розыскные;
• уголовно-процессуальные;
• административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности ОВД. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются: на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

Распорядительные документы - письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и другие).

Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие). Группа документов общего характера включает разнообразные документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность ОВД. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД РФ.

Уголовно-процессуальные отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и т.д.). Требования к их содержанию и оформлению определены уголовно-процессуальным законодательством.

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об АПН, акты обследования объектов разрешительной системы и т.д.) отражают административную деятельность ОВД по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД РФ.

В зависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на: исходящие, входящие и внутренние.

Исходящие - это документы, отправляемые ОВД, в адрес других органов, организаций и граждан.

Входящие - это документы, поступающие в ОВД из других органов (организаций, учреждений) или от граждан.

Внутренние - документы, созданные в ОВД и не подлежащие отправке.

По количеству отражаемых в документах вопросов выделяют простые и сложные.

Простой - документ, составленный по одному вопросу.

Сложный документ, в котором содержится информация по двум или большему числу вопросов.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают: односторонние и двусторонние (многосторонние). Односторонние документы составляются по имени одного лица (одной стороны органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.

В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации документы подразделяются на: документы особой важности, совершенно секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые документы). Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретными, секретными) и не подлежащими открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.

Помимо названных, существуют и другие подходы к классификации документов: по срокам хранения, по технике нанесения информации (рукописные и машинописные, фотодокументы) и другие.

1) официальный документ - это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

2) подлинник официального документа - это первый или единственный экземпляр официального документа;

3) подлинный документ - это документ, сведения о времени и месте создания которого и об его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путем соответствуют действительности;

4) копия документа - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или части их.

Различают следующие виды копий;

• факсимильная копия - это копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия);
• свободная копия - содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму;
• выписка - это копия, содержащая полное воспроизведение части документа и заверенная в установленном порядке (например, выписка из протокола оперативного совещания);
• дубликат - это копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от документа подлинника. На таких копиях делается пометка - дубликат;
• отпуск - устаревший, хотя еще и употребляемый термин для обозначения копий исходящего документа, который получается одновременно с изготовлением подлинника (под копировальную бумагу). Отпуск содержит все реквизиты подлинника, за исключением входящих в состав бланка, на котором выполняется документ - подлинник.

Общие правила составления документов

Оформление документов в органах внутренних дел должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

1) Обеспечение юридической силы документа . Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе требований, а, следовательно, обязательность документа для определенной категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и принятый в пределах его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учетом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдение установленного порядка его подготовки, принятие и утверждение. Например, акт об уничтожении некоторой документации ОВД должен быть подготовлен специально назначенной экспертной комиссией, подписан ее членами, руководителем ОВД и утвержден начальником вышестоящего органа.

Несоблюдение этих правил ведет к признанию такого документа недействительным. Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляется при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «осмотр», и другие. Каждый из этих терминов означает строго определенное законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру именно тех процессуальных действий, которые фиксируются в документах.

Требования правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на нормативный акт в соответствии, с которым они составлены. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону, а на стадии исполнения документа формирует у исполнителя более ответственное отношения к выполнению содержащихся в нем предложений.

2) Правила информационной культуры документов предполагает, что документ должен быть предельно кратким и информационно емким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации.

Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата - языком официально-делового стиля. Для такого стиля характерен прямой порядок слов в предложении. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчиненных предложений. Длинные и сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительным. Употребление в документах метафор, эпитетов, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально-деловой стиль не допускает. Так, деловой стиль характеризуется весьма широким употреблением от глагольных существительных, например, разъяснение, задержание, соревнование и другие. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и мало информационными. Например, не следует писать: «произвести задержание», «произвести внедрение», «обращаться с просьбой», если можно написать «задержать», «внедрить», «спросить».

В процессе многолетней управленческой практики ОВД складываются устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий. Поэтому используемые в настоящее время в ОВД некоторые словесные обороты, содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления деловой речи. К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, надлежит, оповещаю).

3) Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов . При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определенных правил составителями документов.

Они должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники, (машинистка, секретарь и другие). Причем каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю ОВД, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чем он составлен, кто является его исполнителем.

Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю ОВД необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащая в документе информация. Каждый документ содержит оперативную статистическую информацию. Оперативная информация отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу исполнителю документа. Статистическая информация – это сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие сведения, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Это информация содержится в реквизитах документа. Кроме перечисленных выше требований документы, составляемые в ОВД, должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов и не содержать помарок и исправлений.

4. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники . Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером 13-15 через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Таким образом, при подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

• документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России, оформляться с учет
• документ должен быть написан официально-деловым стилем.
• изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
• применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
• документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
• документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.
• документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
• в документе не должно быть помарок и исправлений.

Реквизиты официальных документов

Реквизиты документа - обобщённое название элементов оформления документа , выполненных полиграфическими способами или на знакопечатающих устройствах; рукописных записей, подписей, оттисков печатей и штампов и др, придающих документу юридическое значение.

В соответствии с приказом МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» и ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003);

03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации (ОВД);

09 - справочные данные об организации (об ОВД);

10 - вид документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование или аннотация к документу;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

31 – гриф ограничения доступа к документу.

Рассмотрение обращений граждан

Обращение гражданина - направленные в подразделение системы МВД России в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

Обращения граждан в органы внутренних дел можно классифицировать следующим образом:

• предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности системы МВД России, по развитию общественных отношений.
• заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
• жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Б) по форме обращения:

• письменные;
• устные;
• обращения в форме электронных сообщений.

В) по особенностям рассмотрения обращения делятся на:

• коллективное обращение - совместное обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, в том числе обращения членов одной семьи, обращения от имени трудовых коллективов, обращения, принятые на публичном мероприятии и подписанные участниками мероприятия или уполномоченным ими лицом;
• аналогичное обращение - второе (и последующие) обращение по одному и тому же вопросу при условии, что срок рассмотрения первого обращения не истек, в том числе копия или дубликат, поступившие из другого государственного органа или органа местного самоуправления;
• анонимные обращения, то есть письменные обращения или Интернет-обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
• обращения, некорректные по содержанию, по изложению и по форме - то есть в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, лишенные логики и смысла, неясного и невразумительного содержания, а также обращение, текст которого не поддается прочтению либо написан на обрывках бумаги, плакатах и других предметах;
• повторное обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина по разным вопросам.
• неоднократное - обращение гражданина, содержащее вопрос, на который ему не менее двух раз давались письменные аргументированные ответы на ранее направленные обращения, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган внутренних дел или одному и тому же должностному лицу;
• типовое - обращение одного и того же содержания, поступившее от разных граждан.

Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

• наименование органа внутренних дел, в который направляется обращение, или фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) должностного лица органа внутренних дел, или его должность;
• фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;
• почтовый адрес для направления ответа или уведомления о переадресации обращения.
• личную подпись и дату.

Интернет-обращение в обязательном порядке должно содержать:

• фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина.
• адрес электронной почты, если ответ или уведомление должны быть направлены в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ или уведомление должны быть направлены в письменной форме.

К письменному и интернет-обращению гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы или их копии в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

В письменном обращении и интернет-обращении следует изложить суть обращения, просьбы, причины несогласия с обжалуемым решением, обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия в их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, а также иные сведения, имеющие значение для рассмотрения обращения.

Отсутствие указанных сведений, за исключением отсутствия в письменном обращении, а также в интернет-обращении фамилии гражданина или почтового либо электронного адреса для направления ответа, не является основанием для оставления обращения без ответа. В случае отсутствия в обращении фамилии гражданина, почтового или электронного адреса оно признается анонимным.

Алгоритм организации работы по рассмотрению обращений в системе МВД России включает в себя следующие этапы:

• прием и первичную обработку обращений;
• регистрацию и учет обращений;
• принятие организационных решений о порядке рассмотрения обращений;
• рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений;
• подготовку и направление ответов на обращения;
• хранение обращений и материалов по их рассмотрению;
• личный прием граждан;
• анализ рассмотрения обращений;
• контроль за рассмотрением обращений.

Отдельные организационно распорядительные документы ОВД

Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем органа внутренних дел, действующего на принципе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед органом.

Приказы издаются по административным, хозяйственным и иным управленческим вопросам.

Оформляются, как правило, на бланке.

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующая, в которой излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, объяснение необходимости издания приказа или данные о документе (автор, номер, дата и название) , исполнение которого организовано изданием приказа.
• распорядительная. Начинается со слова: «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки). Эта часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, в них обязательно указываются исполнители. Отдельным пунктом оговаривается контроль за исполнением приказа.

Распоряжения – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального для единоличного решения оперативных вопросов. Порядок составления аналогичный, как и приказы.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на оперативных совещаниях, коллегиях, проводимых в ОВД. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны это документ информационного характера, так как содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов, а с другой – распорядительный, так как содержит постановляющую часть и может рассматриваться как распорядительный документ.

Объяснительная записка или объяснение - документ, в котором сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель.

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения - головного исполнителя поручения.

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Справка - результат аналитической деятельности ОВД о результатах осуществления оперативно-служебной деятельности, кроме того, справки по запросам граждан.

Справка может иметь заголовок к тексту, например, «О состоянии работы ОВД по рассмотрению заявлений, жалоб и предложений граждан», реквизит «текст», реквизит «подпись». В необходимых случаях могут быть внесены реквизиты «адреса» и «печать». Справки могут подписываться руководителем, так и составителем, если она составлена по указанию вышестоящего органа.

Кроме вышеуказанных документов, сотрудниками ОВД составляются и используются отчеты, приказы, распоряжения, телеграммы, телетайпограммы и другие документы, которые по форме и содержанию должны отвечать требованиям, установленным ГОСТ и другими нормативно-правовыми актами РФ.

5.1. Приказ

Приказ - правовой акт, издаваемый на основе единоначалияруководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Это самый распространенный вид распорядительных документов. В организациях приказ может издаваться в соответствии с указанием вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений организаций или отдельных работников. Суще­ствует два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции, совершенствованием структуры и организацией работы предприятия, изменением штатов и т. д.

Реквизиты приказа:

Наименование организации;

Регистрационный номер;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Визы согласования;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу в пределах календарного года.

Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа и начинаться с предлога «о» или «об». Он должен быть максимально кратким и точным. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?»: «О введении…»; «О реформации…» и т. д.

Текст приказа по основной деятельности делится на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части указываются причины издания приказа, цели и задачи предписываемых действий. Обычно используются фразы: «В связи с переходом на новую систему планирования…»; «В целях обеспечения сохранности документов…» и т. п. Если основанием к изданию приказа является нормативный или распорядительный документ, то в кон­статирующей части указываются его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации, например: «…на основании приказа… от 00.00.00 № 00 «О …». Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении обязанностей между представителями руководства может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке про­писными буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.

В распорядительной части излагаются предписания, указываются исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют арабскими цифрами. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы, например: «провести инвентаризацию основных фондов в следующие сроки…».

Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, пункты распорядительной части приказа начинаются с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся после фамилии), например: «Главному бухгалтеру Овчинниковой В. А. представить на утверждение…» Если исполнителю дается постоянное поручение, срок исполнения в приказе не указывается.

Часто последним пунктом приказа по основной деятельности указывается должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа в целом: «Контроль за исполнением приказа возложить на…»; «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Приказы подписываются руководителями организации или замещающими их должностными лицами.

Пример оформления приказа приведен в Приложении 2.

Наименование организации

ПРИКАЗ

200 __ г. № ___

Место составления

о ________________________________________

(заголовок к тексту)

Констатирующая часть

Отделяется от распорядительной части словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть

(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1. Конкретные поручения и т. д.

2. Срок исполнения

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)

Руководитель ________________ И. О. Фамилия

организации (личная подпись)

Наименование должности лица,

с которым согласуется документ

И. О. Фамилия

(личная подпись)

200___ г.

С приказом ознакомлен:

Должность ________________ И. О. Фамилия

(личная подпись)

200 __ г.

В дело № ___

200__ г.

(личная подпись)

Рис. 5.1. Фома оформления приказа

5.2. Протокол

Этими документами фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях и т. п.

Протокол совещания ведет секретарь организации или другое назначенное (избранное) лицо. Оформляется протокол на основании записей хода совещания и других материалов, заранее подготовленных к совещанию: повестки дня, списка участников и приглашенных, регистрационного листа, текстов докладов, выступлений, справок по обсуждаемым вопросам, проектов решений. Если совещание стенографировалось или записывалось на диктофон, то при оформлении протокола используются материалы этих записей.

Реквизиты протокола:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Место заседания;

Заголовок к тексту;

Подпись.

Датой протокола является дата совещания, а не дата оформления или подписания документа . Иногда совещание проводится в течение нескольких дней, тогда дату следует оформлять следующим образом: 20-23.12.2006.

Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок протокола указывает название коллегиального органа и вид коллегиальной деятельности, он должен сочетаться в падеже с наименованием документа, например: «Протокол заседания пед­совета»; «Протокол производственного совещания» и т. п.

Текст протокола может быть кратким и подробным. В кратких протоколах указывают фамилию докладчика, тему доклада, фамилии выступающих и принятые решения. Эти протоколы не отражают содержания выступлений, поэтому по ним трудно получить представление о ходе обсуждения вопросов. В подробных протоколах записывается полностью содержание всех выступлений.

Если к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений, то после фамилии выступающего и записи основного названия его доклада делается отметка «Доклад прилагается», например:

Мазаеву О. Т.- об итогах окончания 1-го полугодия 2005/06 уч. г. (Доклад прилагается.)

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии присутствующих либо располагаются в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу. Например:

Присутствовали: 42 сотрудника (список прилагается)

Присутствовали: зам. директора Мазаева О. Т, гл. бухгалтер Овчинникова В. А, преподаватель Черткова М. В.

На заседаниях, где должен быть определенный кворум, указывается число присутствующих и количество участников, необходимое для принятия решений.

Вопросы повестки дня нумеруются и располагаются по степени их важности. Их начинают с предлога «о» или «об». Например:

Повестка дня:

1. Об итогах зимней сессии.

2. О ходе подготовки к конференции.

3. Об утверждении программ курсов дисциплин.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня совещания. Эти разделы имеют три составные части:

1) СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ);

2) СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) и т. д.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Решения, принятые на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), копий или выписок из протокола.

Пример оформления протокола приведен в Приложении 3.

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

00.00.00 № ___

Заголовок к тексту

Председатель И. О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали: И. О. Фамилия, И. О. Фамилия, И.О. Фамилия…

Повестка дня:

1. _______________________________________________

______________

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И. О.- ______________________________________

Фамилия И. О.- ______________________________________

ПОСТАНОВИЛИ:

__________________________________________________

2. СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)

Секретарь Расшифровка подписи

Рис. 5.2. Форма оформления протокола

5.3. Договор

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие договоры (контракты).

Договор (контракт) - документ, представляющий собой со­глашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты. Оферта - предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (ст. 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согласием). Обмен документами между сторонами (контрагентами) может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной или иного вида связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (ст. 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект.

При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

Четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

Возможности расторжения договора любой из сторон;

Санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

Соответствию пунктов договора Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

Соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов контрагентов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 Гражданского кодекса РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте». Несоблюдение этого правила может привести к признанию договора недействительным.

Составными частями договора являются:

1) название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку товаров народного потребления, договор о техническом содействии);

2) дата, номер, место составления;

3)  наименования сторон (полные названия организаций);

4)  предмет договора;

5)  условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

6) условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

7) порядок сдачи-приема выполненных работ;

8) ответственность сторон;

9) гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

10) переход права собственности и риски;

11) порядок разрешения споров;

12) юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

13) подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документа);

14) печати предприятий-контрагентов.

Реквизиты договора:

Наименования организаций-контрагентов;

Наименование вида документа;

-  регистрационный номер;

Место заключения договора;

Заголовок к тексту;

-  текст;

Подписи контрагентов;

Печати контрагентов.

Существует множество типовых текстов договоров. Если текст договора составляется организациями, он должен подробно и юридически грамотно освещать условия договорных отношений: предмет договора, условия и сроки его выполнения, оплату, ответственность сторон, порядок разрешения споров и другие условия. Обязательно в конце текста договора указываются юридические адреса сторон (почтовые адреса, номера телефонов, факсов, банковские реквизиты).

Договоры подписываются руководителями организаций-контр­агентов и заверяются печатями. Составляются в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Пример оформления договора приведен в Приложении 4.

5.4. Акт

К информационно-справочным документам относится акт - документ, подтверждающий факты, события, действия.

Акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В состав комиссии включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (например, когда бухгалтер-ревизор проводит плановую проверку финансовой деятельности детского сада).

Существует большое количество разновидностей актов: акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации, акты несчастных случаев и др.

Реквизиты акта:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подпись;

Гриф утверждения.

Во время проверки ведутся предварительные записи, которые должны быть точными и объективными. Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.

Датой акта является дата актируемого события, а не дата оформления и подписания документа.

Заголовок к тексту акта может формулироваться отглагольным существительным в именительном падеже, например: «Списание бензина».

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую, включающую выводы. В первой части указывается основание для составления акта (полное наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии: председатель (должность с указанием названия организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке. Их печатают через 1,5 межстрочного интервала и нумеруют арабскими цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.

Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты; иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце его может быть указано их количество и местонахождение. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз.- хххххххххххх

2-й экз.- ххххххх

3-й экз.- в дело 02/14.

Акты подписывают все члены комиссии. С ними могут знакомить и заинтересованных в их содержании лиц, которые визируют акты. Некоторые виды актов (приема законченных строительных объектов; списания; выполнения работ; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.

Пример оформления акта приведен в Приложении 5.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ Наименование должности

00.00.00 № ___ Подпись Расшифровка подписи

Москва Дата

Заголовок к тексту

Основание: ____________________________________________________

Составлен комиссией:

Председатель: И. О. Фамилия

Члены комиссии: 1. _________________________________

(должность, фамилия, инициалы)

2. _________________________________

Присутствовали: 1. _________________________________

2. _________________________________

Текст ________________________________________________________________________________________________________________________

Составлен в ____ экземплярах:

1-й экз.-……………………

2-й экз.-……………………

3-й экз.-……………………

Председатель Расшифровка подписи

Члены комиссии: Расшифровка подписи

Расшифровка подписи

Рис. 5.3. Форма оформления акта

5.5. Справка

Справкой называют документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение каких-либо фактов, событий.

Информационная справка по вопросам производственной дея­тельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую организацию.

Реквизиты информационной справки:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Место составления;

Заголовок к тексту;

Подпись.

Текст справок тщательно проверяется, не должен содержать домыслов, предположений, непроверенной информации, т. к. часто на основании справок принимаются различные решения.

Если справка готовится для руководителя организации, ее подписывает автор. Если справку готовят для вышестоящей или иной организации, она оформляется на бланке организации-автора и подписывается ее руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистрационный номер, как и служебное письмо.

Наименование организации Адресат

Заголовок к тексту

Текст _________________________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Рис. 5.4. Форма оформления справки

Наиболее многочисленным в организациях является другой вид справок. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающие сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др.

Реквизиты такой справки:

Наименование организации;

Наименование вида документа;

Регистрационный номер;

Место составления;

Подпись;

Печать;

Адресат.

Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.

Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Их пишут в именительном падеже. Затем указывают необходимые сведения: должность, время работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату и др.

Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются сведения о зарплате или другие сведения финансового характера, ее подписывает и главный бухгалтер организации.

После оформления, подписи и регистрации справку выдают заинтересованному лицу.

ЗАО «Театр Луны» Отдел учета и распределения

Адрес, телефон жилой площади

00.00.2002 № 5

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком с окладом 5200 рублей.

Директор Подпись И. О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И. О. Фамилия

Рис. 5.5. Пример справки о заработной плате сотрудника

5.6. Докладная и объяснительная записки

Докладная (служебная) записка- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой - констатирующей (описательной) - излагаются имевшие место факты или описывается ситуация; во второй излагаются просьбы, предложения, выводы о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - пять лет (ст. 42 «Перечня документов с указание сроков хранения»).

Министерство общего Генеральному директору

и профессионального завода точного

образования РФ машиностроения

И. И. Петрову

Новосибирское областное

управление народного

образования

Октябрьский отдел

народного образования

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2006 № 15

г. Новосибирск

О проверке технического

состояния жилых помещений

базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района
о проверке готовности баз отдыха к приему детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с. г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако
в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо Подпись Н. И. Пирогова

Рис. 5.7. Пример оформления внешней докладной записки

Общий отдел Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ объединения

10.05.2006 № 36 Н. К. Иванову

г. Новосибирск

О замене пишущих машинок

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро Подпись Г. Н. Колбина

Рис. 5.6. Пример оформления внутренней докладной записки

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору центра

10.04.2006 № 34 Н. И. Иванову

О срыве занятий в группе

секретарей-референтов

9 апреля 2000 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы в 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г. И. Григорьева

Наименование организации Генеральному директору

Производственный отдел объединения

А. А. Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

12.07.2006 № 46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2000 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю. П. Елкин

Рис. 5.8. Образцы оформления объяснительных записок

5.7. Служебное письмо

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом.

Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, ведь именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями, организациями и предприятиями. Поэтому важно, с одной стороны, чтобы служебное письмо отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу; с другой стороны, оно должно отвечать всем требованиям этики деловой переписки, т. к. часто именно письмо является первым связующим звеном между учреждениями, организациями и предприятиями.

Чтобы служебное письмо отвечало всем этим требованиям, оно должно быть правильно составлено и оформлено в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документов. В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

Код организации;

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

ОГРН, ИНН/КПП;

Регистрационный номер документа;

Адресат;

Заголовок к тексту;

-  текст;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Визы согласования документа;

Отметка об исполнителе;

Печать;

Отметка для автоматического поиска документа.

В отдельных письмах некоторые реквизиты могут отсут­ствовать.

Автором служебного письма является учреждение, организация, предприятие, от имени которого посылается письмо. Иногда в качестве автора служебного письма может выступать и отдельное должностное лицо, имеющее собственный должностной бланк.

Реквизиты, входящие в понятие «автор служебного письма», указываются на бланке. Бланк служебного письма печатается на бумаге формата А4 и А5 типографским способом; он может также проставляться каучуковым штампом, воспроизводиться с помощью ПЭВМ непосредственно при оформлении служебного письма. Бланк может иметь продольное и угловое расположение рек­визитов.

Бланк служебного письма может иметь следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации, эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

Наименование вышестоящей организации;

Справочные данные об организации.

Изображение герба присутствует не на всех бланках служебных писем. Например, изображение герба Российской Федерации предусматривается на бланках служебных писем органов государственной власти РФ, министерств и ведомств.

Наименование вышестоящей организации указывается на бланке в строгом соответствии с названиями, установленными правовыми актами.

На практике на бланках служебных писем различных учреж­дений, организаций и предприятий мы можем иногда не увидеть изображения герба или эмблемы, а иногда и названия вышестоящей организации, но обязательно на каждом бланке присутствуют наименование организации и справочные данные об авторе служебного письма. При этом следует учитывать, что полное и сокращенное наименование автора должно точно соответствовать наименованию, закрепленному за организацией в Уставе. Наименования организации пишутся в именительном падеже, причем сокращенное - на отдельной строке под полным. Если автором служебного письма является должностное лицо, то его наименование помещается после названия организации.

Реквизиты служебных писем оформляются по общим правилам. Отдельно необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к тексту служебного письма.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу; оно должно быть также:

1) кратким (размер его не должен превышать одной машинописной страницы; при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц). Если текст служебного письма состоит из пяти-семи строк, можно использовать бланк формата А5. Текст письма в этом случае печатают через один межстрочный интервал, а расстояние между абзацами удваивается;

2) полным (несмотря на краткость служебного письма, вопрос, рассматриваемый в нем, должен быть освещен полностью, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т. п.);

3) точным и объективным (служебные письма должны содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование);

4) корректным по форме (при составлении текста служебного письма необходимо правильно подбирать слова и выражения; тон изложения должен быть нейтральным; текст письма должен показывать уважительное отношение автора к деловому партнеру).

Текст служебных писем в большинстве случаев состоит из двух частей. В первой части (вступлении) формулируется тема, дается описание событий, явлений, послуживших основанием для составления письма. Если во вступлении указывается ссылка на какой-либо документ, послуживший основанием для составления письма, то обязательно указывают его реквизиты: название документа, название автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Например: «Ссылаясь на Ваше письмо от 00.00.0000 №...».

Во второй части письма (заключении) указываются выводы, предложения, просьба, гарантия и т. п. Если содержание письма не нуждается в пояснении, то оно может состоять только из заключения.

В практике служебной переписки встречаются и письма, состоящие из трех частей: вступления, основной части и заключения. Такие письма обычно посвящены вопросам, требующим всестороннего анализа проблемы.

Существуют различные классификации служебных писем. Можно добавить, что каждое учреждение, организация и предприятие подразделяет свою переписку по различным признакам при оформлении документов в дела.

В основном письма разделяют на входящие (поступающие в учреждение), исходящие (отправляемые учреждением), что определяет форму их обработки, на письма, требующие ответа (просьба, предложение, претензия и т. п.), не требующие ответа (напоминание, информационное, циркулярное письмо и т. п.).

Одна из особенностей деловой переписки состоит в том, что каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.

Письмо-просьба выражает просьбу о выполнении какого-либо действия и обычно имеет в своем тексте следующие речевые обороты: «В связи с… просим подтвердить…»; «Прошу сообщить…»; «Дирекция… просит…»; «Дирекция и профсоюзная организация просят…» и т. п.

Письмо-ответ содержит ответ на письмо-просьбу, письмозапрос. Важно помнить, что ни один из пунктов письма-запроса не должен оставаться без ответа. В этом виде письма используются самые разные языковые обороты: «Сообщаем Вам, что…»; «Подтверждаем полученные…»; «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена…» и т. д. Но каждое письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату входящего письма («На №__ от 00.00.00»).

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей: «Направляем Вам...»; «Высылаем запрошенные Вами…»; «Направляем подписанный с нашей стороны договор…». Обычно в сопро­водительных письмах указывается, с какой целью был направлен материал, что необходимо с ним сделать и в какие сроки. Такие виды писем обязательно имеют отметку о наличии приложения. Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Приложение: 1. Справка о подготовке УПО к новому учебному году на 5 л. в 1 экз.

2. Список школ на 3 л. в 1 экз.

Гарантийное письмо подтверждает определенные обязатель­ства, обещания учреждения, организации, предприятия. Могут подтверждаться гарантия оплаты выполненной работы, оплаты покупаемого товара, сроки и качество выполнения работы, поставки товаров и др. В этом виде писем языковые формулы выступают как важные части текста письма, подтверждающие его юридическую силу: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»; «Качество продукции наша фирма гарантирует»; «Гарантируем качественное выполнение работ в срок…». Такие письма подписываются не только руководителем предприятия, но и главным бухгалтером. Кроме того, они заверяются печатью.

Письмо-извещение содержит какое-либо сообщение. Обычно такие письма начинаются со слов: «Сообщаем Вам о…»; «Извещаем Вас, что…»; «Ставим Вас в известность…».

Письмо-напоминание сообщает повторно определенную информацию адресату. В письмах-напоминаниях могут быть указаны меры, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевые слова письма-напоминания: «Напоминаем Вам, что…»; «Вторично сообщаем…».

Письмо-подтверждение подтверждает факт получения каких-либо материалов или документов, иногда факт телефонного разговора. В таком письме можно также извиниться за задержку письма с конкретным ответом, указать причины, сообщить срок окончательного письма-ответа. Начинают письма-подтверждения словами «Подтверждаем получение…», а заканчивают словами благодарности; иногда письма-подтверждения заканчиваются просьбой, замечаниями или предложениями.

Циркулярные письма - это письма с одним и тем же содержанием информационного характера, посылаемые из вышестоящей организации в подчиненные. Они могут иметь такие языковые обороты: «В целях…»; «В соответствии с…»; «Во исполнение…».

Встречаются и другие виды писем: коммерческие, рекламные, инструкционные, письма-приглашения и т. д. Все они различаются только содержанием, но одинаковы по оформлению.

В учреждениях, организациях, предприятиях с большим документооборотом часто используются трафаретные письма. Текст их отпечатан типографским способом, но в нем оставлены свободные строки для заполнения информацией, зависящей от конкретной ситуации.

Применение таких писем значительно сокращает время на составление документа и повышает его качество, т. к. употребление слов и выражений в трафаретных письмах тщательно проверено.

Некоторые организации создают образцы типовых текстов служебных документов, в т. ч. служебных писем. На основе стереотипного текста исполнители составляют конкретные служебные письма аналогичного содержания. При этом они используют основные конструкции и формулировки письма-образца, что также облегчает работу по составлению документа.

Расположение реквизитов служебного письма, а также пример его оформления приведены в Приложении 6.

Контрольные вопросы и задания

1. Составьте приказ по Государственному унитарному предприятию «Союзводопроект» (Москва) о создании рабочей группы по проекту «Родник».

В констатирующей части укажите основание - постановление Правительства Москвы от 08.02.2002 № 27-ПП и производственную необходимость. В распорядительной части утвердите состав объединенной рабочей группы по проекту «Родник» по координации, разработке и внедрению новой технологической системы очистки водопроводной воды. Назначьте председателем объединенной рабочей группы первого заместителя директора «Союзводопроекта» А. М. Богданова. Назначьте срок представления на рассмотрение Правительства Москвы план разработки и экспериментальных испытаний технической системы «Родник» до 1 апреля 2005 г.

Организацию контроля за исполнением приказа поручить главному инженеру С. Р. Винокурову. Подписал приказ генераль-ный директор Г. К. Литвинов. Визы согласования: юрисконсульт А. И. Шпак. С приказом ознакомлены: А. М. Богданов, С. Р. Вино­куров.

2. Составьте приказ по ООО «Синтез» г. Челябинска о режиме работы предприятия в праздничные дни 7 и 8 марта 2005 г.

В констатирующей части укажите основание - ст. 112 Трудового кодекса РФ.

В распорядительной части определите 7 и 8 марта 2005 г. нерабочими днями для сотрудников предприятия. Отмените в нерабочие дни 7 и 8 марта все виды работ. Дайте поручение заместителю директора по хозяйственной работе А. П. Сидорову обеспечить в эти дни дежурный режим работы эксплуатационных служб, охрану служебных помещений, а также выполнение требований пожарной безопасности. Контроль за исполнением приказа возложите на первого заместителя директора С. Д. Ковалева. Приказ подписал директор П. К. Федоров.

3. Составьте протокол общего собрания рабочих производ­ственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение шести месяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

4. Составьте протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфин­плана на 2004 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

5. Перечислите требования к составлению договора.

6. Составьте акт по ОАО «Ростелесистемы» о проверке работы с документами. Основание - приказ директора от 24.03.2005 г. № 23 «О работе с документами». В акте проверки должны быть зафиксированы следующие недостатки: оформленные в структурных подразделениях документы не соответствуют требованиям ГОСТов; имеются случаи утери документов в отделах; контроль за исполнением документов ведется слабо; не применяются средства вычислительной техники для автоматизации контроля за исполнением до­кументов и их учета. Акт утвержден генеральным директором предприятия А. В. Розовым. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

7. Составьте протокол заседания совета директоров открытого акционерного общества «Мотор-класс», на котором рассматривался вопрос об организации филиала в г. Тверь (выступил М. А. Яров), о назначении ревизионной комиссии по проверке деятельности предприятия (выступила О. С. Чернова). По первому вопросу с дополнениями выступили А. З. Керн (об особенностях работы филиала в Твери) и А. Р. Серов (о создании в Твери ремонтной базы). Собравшиеся решили подготовить необходимые документы для организации филиала предприятия до 15 сентября 2005 г. (ответственным назначен О. О. Караваев) и доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений М. А. Ярова (ответ­ственным назначить А. З. Керн).

По второму вопросу решили назначить ревизионную комиссию в составе: главный бухгалтер О. С. Завьялова, бухгалтер И. Р. Ко­зырева, зав. складом А. П. Дементьева. Провести ревизию до 1 мая 2005 г.

Председатель А. Р. Серов, секретарь Л. Д. Тихонова, присут­ствовали: А. З. Керн, О. О. Караваев, А. Р. Серов, Л. Д. Тихонова, О. С. Чернова, М. А. Яров.

8. Каковы правила составления справок?

9. Составьте докладную записку бухгалтера И. П. Тимошиной главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Н. П. Бабичеву от 15 сентября 2000 г. о произведенной И. П. Тимошиной проверке выполнения приказа директора фирмы от 12 января 2000 г. № 92 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе должны быть указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 г. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2 % всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прош­лый месяц - первое число следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

10. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими вычислительного центра завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение поставьте вопрос о премировании работников бухгалтерии и вычислительного центра, обеспечивших переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

11. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специа-лизированную выставку «Экономия материальных и топливноэнергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка пройдет в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне (недостающие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно).

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа (недостающие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно).

13. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.