Деловое письмо является важным инструментом общения и передачи информации между организациями и юридическими лицами. В этой статье пойдет речь о правилах написания делового письма.
Правила написания делового письма
Для осуществления деловой деятельности требуется передавать информацию от одной организации другой.
Письмо представляет собой письменную форму сообщения, в которой выражения и выражения партнеров по связи подвержены пространственному и временному расстоянию. В личной сфере письмо служит прежде всего самоутверждением, интеллектуальными и научными аргументами, а также расширением сферы опыта. В то время как письмо, адресованное единомышленникам в первую очередь к обмену мнениями, письмо к другим людям стало эффективным оружием. Это отличалось от функции публичных писем. Они касались безличных проблем и обычно преследовали прагматические цели.
Как правило, каждая крупная компания имеет свои правила написания делового письма, а инструкции являются обязательными к изучению сотрудниками.
Тем не менее, существуют определенные стандарты и правила оформления делового письма, действительные для всех компаний.
Деловое письмо, которое написано правильно, должно быть:
Обязательно проверено на правдивость информации;
. изложено максимально емко и кратко. Как правило, оно не занимает больше одной стандартной страницы;
. быть лишено "воды" и рассуждения;
. быть нейтральным и доброжелательным;
. написано с помощью логической оценки.
При интерпретации соответствия обоих жанров всегда необходимо учитывать возможность субъективной раскраски содержимого. В средние века письменное сообщение ограничивалось почти исключительно элитарными кругами судов, монастырей и других религиозных учреждений. Только в конце столетия и в начале века почтовые связи значительно выросли. Письмо пришло с созданием раннего современного высокого немецкого языка как письменного языка в целом. Немецкий язык постепенно заменил латынь, которая до тех пор доминировала в переписке.
Это устранение языкового барьера в первый раз позволило любой части публики свободно писать. Соответственно, дворяне писали свои письма на французском языке, стиль которых характеризовался преувеличенной вежливостью, эмоциональной сдержанностью и избеганием всех вульгарных выражений. Утонченное общество века пыталось подражать высокому стилю французского судебного торжества. Теперь основное внимание уделялось не формульным французским, а отдельным немецким буквам в естественном и подходящем стиле.
Виды делового письма
Для каждого случая должен быть использован свой вид делового письма.
Все документы можно поделить на две группы: письма, требующие ответа, и письма, которые его не требуют.
Каждый вид имеет свои правила написания делового письма. Если в документе высказана просьба или запрос, то на такое письмо нужно дать немедленный ответ.
Эта новая естественность эпистолярного общения была основана на идеале образования и обязательной этики буржуазно-просветительского. Характеризуется безличными и формульными фразами, он оставляет мало места для индивидуального дизайна. Арто-Хаумахер, Рафаэль: практика и ученичество Геллерт.
Семейное письмо - Хелена фон Шальенберг к брату Кристофу. Письмо Форстерс в муниципалитет Майнца. От имени Республики Франция сообщается каталог различных граждан, чтобы пригласить их прийти в генеральную администрацию в десять часов утра, где они обсудят с ними важный вопрос. Майнц д. 17 декабря в первые годы существования Республики франков. Форстер, вице-президент Главного управления Майнца. обеспокоенный Блессманн, Генеральный секретарь.
К письмам, которые не требуют ответа, можно отнести:
Предупреждения;
. напоминания;
. пригласительные письма;
. документы с согласием или отказом;
. сопроводительные письма;
. письма с гарантиями;
. извещения;
. распоряжения.
Этика делового документа
Кроме того, что в любом документе должны быть соблюдены правила оформления делового письма, оно также должно быть написано без завуалированного негатива.
Формальное письмо - это документ, который требует определенной торжественности, поскольку он обычно адресован учреждениям, правительствам, компаниям, школам или людям, которые требуют некоторого уважения, вынуждены уйти от сердечного языка и сосредоточиться на формальном языке.
Чтобы написать официальное письмо, вам понадобится серия базовых знаний, которые являются правилами, которыми должны следовать все хорошие письма. Формальное письмо может содержать все или некоторые из следующих элементов. Не все элементы требуются, но они являются частью формальной буквы, и они применяются в соответствии с необходимостью каждой буквы.
Даже если документ написан безупречно с точки зрения правил, неуважение в письме способно создать отрицательное впечатление об авторе и компании.
Важно обратить внимание на следующие моменты:
Тон общения;
. избегать констатаций;
. убедительность письма;
. употреблять устойчивые формулировки;
. вежливость;
. повторение просьбы указывает на понимание автора сути проблемы;
. рациональность.
Пример формальной модели письма
Пример официального приглашения на инаугурацию
Тема: Запрос о согласии на инаугурацию. Таким образом, мы хотим поделиться с вами таким важным событием и поблагодарить вас за внимание, уделяемое вашей компанией. Как вы скоро увидите, такое приятное событие уже не сон, это законная реальность, и мы были бы очень рады, если бы вы присутствовали с компанией по своему вкусу.После тура по всему заводу будут важные события и шоу, поэтому будет много сюрпризов, которые мы хотели бы поделиться со всеми вами. Шоу завершится с ничьей для оригинального произведения искусства, подаренного художником в этом районе и оцененного цифрой, близкой к 000 евро. Мы с нетерпением ждем вашего приятного посещения.
Бланк делового документа
Главный элемент письма - фирменный бланк с печатью и логотипом.
Это подчеркивает репутацию и солидность компании. Все элементы оформления бланка должны согласовываться и закрепляться приказом директора.
Также существует ГОСТ Р 6.30, который входит в правила написания делового письма.
Бланк письма должен:
Пример запроса формального письма для стипендиатов
Хосе Педро Чеболлита Представитель рабочих сайта. Секретарь народного образования.
Пример официального письма в медицинский центр
Образец официального письма с просьбой об отзыве. Канцелярия Национального избирательного института. Это обстоятельство усугубляется тем, что он несет ответственность за безопасность и несет ответственность за всю территорию.Деловое письмо, которое написано правильно, должно быть
Мы надеемся, что эта статья была полезна. Пожалуйста, дайте нам. На большинстве основных экзаменов по английскому языку одно из навыков, на которых мы тестируемся, - это знать, как написать письмо с жалобой или жалобой. Помимо полезности в этом типе сертификатов, знание того, как писать жалобу или жалобу на английском языке, может служить нам в реальной жизни в тех ситуациях, когда мы можем испытывать неудовлетворенность конкретным сервисом или продуктом.
- передавать информацию о компании (адрес, телефон, сайт, почта);
- соблюдать стандартные поля (отступ слева на 20 мм, на 10 мм справа и 20 мм по другим сторонам);
- содержать верхнюю нумерацию;
- иметь подпись директора. Правила оформления делового письма не допускают отправку документа без отличительной подписи, представляющей собой инструмент идентификации.
Оформление делового письма
Правила оформления делового письма нередко срабатывают как визитная карточка компании, указывая на компетентность компании.
Вводный параграф - причина, по которой вы пишете
Показывая неудовлетворенность
Это уже третий раз, когда произошла ошибка, и мы далеки от удовлетворения предлагаемого вами сервиса. Представляем проблему. Прощальный. Ваше полное имя. После прощания помещается запятая, и в следующей строке заканчивается письмо или письмо с полным именем.- Пожалуйста, убедитесь, что эта проблема не возникает снова.
- Ошибка должна быть исправлена как можно скорее.
- Кажется, что некоторые неправильно понимают относительно условий скидки.
- С уважением.
- Ты искренне.
Важно, чтобы оно было не только написано на фирменном бланке, но и отвечало общепринятым стандартам:
- левый верхний угол письма используется для обозначения номера и указания даты написания;
- в правом верхнем углу пишется название организации, а также фамилия адресата и занимаемая им должность;
- левый нижний угол - место для указания фамилии и данных директора, а также его подписи;
- левый нижний угол с отступом вниз на 2 см должен содержать также и фамилию автора письма;
- письмо должно иметь три абзаца и включать суть документа, объяснение просьбы, а также дополнительную информацию;
- деловое письмо должно завершаться выражением благодарности. Правила написания делового письма разрешают использование формулировки «Искренне Ваш (имя)».
- содержание письма
Правила написания делового письма предусматривают также инструкцию по содержанию, что правильно будет разделить на три части:
Вступление, где излагаются важные моменты документы, а также используются такие стандарты как «Довожу до сведения…», «Прошу…». В деловом письме применяется местоимение Вы с большой буквы, что говорит об уважении к собеседнику;
Правила написания делового письма
Мы должны различать, в какое время мы должны использовать более формальный и серьезный язык, который мы используем в общем способе общения со знакомыми. Как правило, по соображениям работы, а иногда и по личным причинам мы обязаны это делать. Написание хорошо - это то, что мы должны делать в любое время, независимо от типа сообщения, которое мы хотим передать. Если наше письмо имеет формальный характер, мы должны позаботиться о правилах написания, грамматики и синтаксиса.
Мы должны начать с правильного заголовка, в котором указывается имя и данные лица, которому адресовано письмо, в дополнение к занимаемой должности, если мы отправим его в компанию или публичный департамент. Также желательно сделать минимальную ссылку на тему, которая будет обсуждаться в письме.
Середина или основная часть раскрывает содержание. Здесь должны быть кратко и четко приведены факты, имена, цифры;
Заключение. Как правило, эта часть письма содержит просьбу. Также к документу могут быть прикреплены пронумерованные приложения, о которых упоминается в письме. Это могут быть копии договоров, акты и многое другое.
За этим последуют 2 пункта, и текст письма начнет разрабатываться в отдельной строке. В первом абзаце письма необходимо указать причину этого, почему оно написано. Необходимо будет дать аргументы, чтобы оправдать нашу позицию. Во втором абзаце, написанном в дополнение к предыдущему, необходимо указать, какие решения нам нужны или ожидаются перед лицом нашей проблемы или проблемы, которая побудила нас написать письмо. Ясно, кратко и с соответствующим языком для такого рода обстоятельств.
Наконец, необходимо сделать официальное прощальное благодарение за внимание и за время, посвященное получателю письма. За этим прощанием последует наша подпись и наша позиция, чтобы они идентифицировали нас. Если вы хотите прочитать больше статей, похожих на, мы рекомендуем вам ввести нашу категорию.
Языковые формулы
Правила написания делового письма включают в себя не только стандартизацию изложения, но также определенную лексику, страдательные конструкции, лаконичные предложения и устойчивые шаблонные обороты, с которыми должен быть знаком автор. Языковых формул в русском языке очень много.
Приведем лишь некоторые из них, которые входят в правила оформления делового письма:
Перед отправкой проверьте внимательно, чтобы убедиться, что она правильная и безупречная.
- Будьте очень внимательны к правильному языку и соответствуйте ситуации.
- Будьте осторожны, чтобы не совершать орфографические ошибки или составы.
- Направляем Вам согласованный/одобренный/принятый...;
- В связи с...;
- В соответствии с...;
- В подтверждение нашего согласия...;
- Просим Вас...;
- С наилучшими пожеланиями;
- Всегда рады…;
- Сообщаем, что... и.т.д.
Использование сокращений
Сокращения и термины являются еще одной важной частью деловой речи. Как и соблюдаемые правила оформления делового письма, они указывают на уровень организации, на ее уважительное отношение к деловому собеседнику.
При заполнении итальянским шаблоном письма с вашими данными не забывайте писать свои имена и фамилии, а один из ваших предков в обратном порядке, потому что в Италии сначала вы пишете фамилию, а затем имя. Например, если имя вашего предка - Джовани Росси, когда вы заполняете модели своими данными, напишите Росси Джовани.
После того, как вы отправите письмо, имейте в виду, что ответ не приходит с одного дня на другой, это может занять несколько месяцев. Для желающих благодарственное письмо по-прежнему доступно, когда вы получаете сертификат, вы найдете все ниже. Используйте шаблон итальянской письма, который наилучшим образом соответствует вашей текущей ситуации и удачи!
Деловая речь должна иметь ряд общепринятых и понятных всем сокращений, которые делятся на два типа и составляют правила написания делового письма:
Аббревиатурные сокращения сложных и длинных слов (ООО, ГОСТ, зам., и.т.д.);
. а также сокращения обозначений (кв. м, л., и.т.д.);
. в отдельный список можно отнести географические названия, названия районов и многое другое.
Используемый шаблон зависит от данных, которые у вас уже есть
Мы разделяем модели писем по-итальянски в двух областях: для тех, кто еще не нашел имя рождения или замужней фамилии предка и тех, у кого уже есть эта информация. Отдел в Италии выглядит следующим образом: Италия, образованная по регионам. Каждый регион образован провинциями, и каждая провинция формируется по обычаям. Нам нужно выяснить, в какой комне родился или женился предок.
В этих файлах хранятся записи жителей определенной провинции, которые служили или были освобождены от военной службы. В приведенной ниже ссылке вы можете увидеть этот шаблон письма. Вычислите дату рождения вашего итальянского предка через его свидетельство о смерти в Бразилии. В Италии в то время было очень часто вступать в брак с успехом, около 21 года.
В качестве заключения хочется добавить, что правила оформления делового письма обязывают использовать одинаковый стандартный шрифт.
Как правило, это Times New Roman (кегль 12). В данной статье представлен лишь минимум, необходимый для написания текста.
Дальнейшее изучение правил ведения деловой переписки поможет обогатить полученные знания.
Оформление делового письма
Год рождения очень важен: в зависимости от даты, которую вы ищете, будет годом рождения, чтобы определить, находится ли документ в приходе или в архивах общины происхождения вашего предка. Модель электронной почты чуть ниже. Мы готовим две дополнительные модели писем для наших читателей, чтобы иметь возможность вежливо настаивать на ответе архивиста или парокрытии, что вы просили сертификат, а другой поблагодарить, если документ был отправлен.
Роль гражданина не ограничивается голосованием на выборах. Напротив, это должен быть момент, чтобы завершить кропотливое наблюдение за мандатом конкретного кандидата. Поэтому необходимо, чтобы гражданин всегда был внимателен ко всему, что происходит в его стране, и знает момент, который должен быть навязан, и лучший, как он навязывает себя. Выйдя на улицы в форме мирных протестов, поразительных, требующих улучшений, пытаясь исправить ошибки, допущенные кандидатами в президенты, и различные другие отношения должны быть правом гражданина, а также обязанностью.
Бланки делового письма
Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.
Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.
При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.
Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:
Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
Код организации;
Наименование организации;
Справочные данные об организации;
Дату документа;
Регистрационный номер документа;
Место составления или издания документа (при необходимости).
ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.
В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.
Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.
Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.
На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.
Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов)
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.
В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).
Рис. 2
Рис. 3
Рис. 4
Из книги МВА за 10 дней. Самое важное из программ ведущих бизнес-школ мира автора Силбигер СтивенОдноминутный курс делового письма 1. Излагайте дело ясно и приступайте к нему, по возможности, сразу после вступительной фразы. Не отнимайте у читателя время. У вас каждый раз должна быть четкая причина, зачем вы вообще это пишете.2. Придерживайтесь личной, приветливой и
Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр ВладимировичБланки строгой отчетности Во-первых, предприниматели в соответствии с порядком, определяемым Правительством РФ, могут (но не обязаны) принимать наличные деньги или вести расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при
Из книги Избавь свою жизнь от хлама! автора Меллен ЭндрюОт делового офиса к домашнему Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.Если раньше у вас был штат сотрудников, вас
Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич3.3. Бланки строгой отчетности: применение и изготовление В соответствии с постановлением Совета Министров – Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 «Об утверждении Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и
Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена ПетровнаГлава 4. Бланки документов Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны
Из книги Экономическая теория: учебник автора Маховикова Галина Афанасьевна автора2. Правила оформления делового письма
Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария ВладимировнаСтруктура делового письма Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего
Из книги Деловая переписка: учебное пособие автора Кирсанова Мария ВладимировнаИнформативность и убедительность делового письма Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно
Из книги 500 советов секретарю автора Энговатова Ольга Анатольевна1. Представление и знакомство в процессе делового общения В жизни постоянно возникают ситуации, в которых необходимо представить одного человека другому или другим. В деловом общении, которое требует установления контактов – очных, заочных, по телефону, – потребность в
Из книги Психология бизнеса: управление эмоциями автора Автор неизвестенНЕПЛОДОТВОРНОСТЬ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ Часто в деловых контактах предприниматели бывают недовольны своими действиями, не приводящими к желаемым результатам. Например, «сорвался» клиент или тщательно подготовленный договор из-за какой-нибудь мелочи так и остался
Из книги Практика управления человеческими ресурсами автора Армстронг МайклРОЛЬ ДЕЛОВОГО ПАРТНЕРА Чтобы обеспечить предприятию успех и участвовать в управлении бизнесом, работники отделов ЧР в качестве деловых партнеров разделяют обязанности со своими коллегами из линейного управленческого звена. Они должны обладать способностью к
Из книги Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту автора Никерсон ПэтСоединяйте «красные зоны» со временем делового общения Возможно, на примере простой вышеупомянутой таблицы, содержащей «красные зоны», вы заметили, что менеджер старался выделить трем своим главным заданиям надлежащие отрезки времени. Но вы также увидели, что для него
Из книги Бизнес-план на 100%. Стратегия и тактика эффективного бизнеса автора Абрамс РондаЭлектронные финансовые бланки Чтобы еще больше упростить этот процесс, вы можете приобрести в качестве приложения к этой книге пакет финансовых бланков в формате Excel. Такие электронные бланки автоматически выполняют все расчеты, генерируют схемы и позволяют
автора Воротынцева ТамараИндикатор делового имиджа № 3. Персональное обращение Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности клиента/делового партнера.Сравните
Из книги Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха автора Воротынцева ТамараИндикатор делового имиджа № 5. Позитивное завершение письма Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в них эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение,