В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов» при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты:
* Государственный герб РФ
* герб субъекта РФ
* эмблема организации или товарный знак
* код организации
* основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
* идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
* код формы документа
* наименование организации
* дата документа
* регистрационный номер документа
* ссылка на регистрационный номер и дату документа
* место составления или издания документа
* адресат
* гриф утверждения документа
* резолюция
* заголовок к тексту
* отметка о контроле
* текст документа
* отметка о наличии приложения
* подпись
* гриф согласования документа
* визы согласования документа
* оттиск печати
* отметка о заверении копий документов
* отметка об исполнителе
* идентификатор электронной копии документа
Рисунок 3 - Фрагмент модели бизнес-объекта. Это имеет фундаментальное значение в контексте разработки программного обеспечения и часто является само по себе доставкой: оно перепродается различным организациям, которые могут использовать его для автоматизации своих департаментов. Хорошая модель бизнес-объектов имеет огромное значение и поддается реализации целого ряда различных систем, реализованных в разных организациях, с использованием различных технологий и т.д.
Диаграмма на рисунке 4 показывает основные виды использования в контексте процесса разработки программного обеспечения модели бизнес-объекта. В частности, со ссылкой на следующую диаграмму, в порядке, она предоставляет структуру для определения. Рисунок 4 - Модели, созданные начиная с модели бизнес-объекта.
Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа - состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный...
Бизнес-правила - еще один фундаментальный аспект сбора и анализа требований, просто для изменения, а не исключения из серии недоразумений. Мы сразу видим пару определений. Бизнес-правила определяются как подробные процедуры, отношения и рекомендации, которые приводят к поведению компании в определенных ситуациях. Система должна будет реализовать эти правила, если вы хотите автоматизировать аспекты бизнеса, в котором применяются эти правила. Эти процедуры и правила являются требованиями, которые должны быть зафиксированы.
С бизнес-точки зрения бизнес-правило является правилом, которое устанавливает обязательство, связанное с поведением, действиями, практикой или процедурами в рамках определенной деятельности или сферы. С точки зрения информационной системы бизнес-правило является декларацией, которая определяет или связывает некоторые аспекты бизнеса. Он предназначен для оценки бизнес-структуры или контроля или влияния на поведение бизнеса.
Реквизиты документов
01 - ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:
* на бланках и печатях
* на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти
* на бланках иных органов исполнительной власти
Часто они не ограничиваются конкретной организацией, но могут включать законы, налагаемые правительством, требования клиентов, определенные внутренние правила, правила, положения и даже всегда действующий «здравый смысл». Таким образом, они могут варьироваться в зависимости от места работы системы. Например, разработка торговой системы, как правило, должна учитывать, что не разрешено осуществлять торговлю четко определенным списком стран для финансовых продуктов. Аналогичное правило применяется и к туристическим агентствам: некоторые правительства не позволяют предлагать в качестве места назначения для своих мест отдыха, нежелательных для правительства.
02 - ГЕРБ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.
Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.
Из приведенных выше определений выясняется, что каждое бизнес-правило, независимо от его конкретных характеристик, регулирует один или несколько бизнес-элементов и, следовательно, оказывает существенное влияние на разные части системы. Например, ограничение торговли, упомянутое выше, требует не только определения и реализации серии предварительных проверок, но также требует, чтобы модель бизнес-объекта, относящаяся к финансовым продуктам, включала в себя информацию, такую как: страна регистрации и страна проживания чтобы выполнить эти проверки.
03 - ЭМБЛЕМА или ТОВАРНЫЙ ЗНАК ОРГАНИЗАЦИИ
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Классическими примерами бизнес-правил являются ограничения, правила и законы, которые могут привести к работе в конкретной области бизнеса, которую система намеревается автоматизировать, и поэтому их сбор и анализ могут начинаться с ранних этапов анализа требований. некоторые из этих правил, как правило, обнаруживаются на этапах анализа различных процессов.
Вам действительно нужна отдельная модель?
На этом этапе можно было бы подвергнуть сомнению фактическую необходимость реализовать отдельную модель. Кроме того, бизнес-правила, в зависимости от их характера, поддаются документированию с помощью различных обозначений, например, одного из лучших способов. чтобы выразить алгоритм, чтобы реализовать специальную диаграмму деятельности.
04 - КОД ОРГАНИЗАЦИИ
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Наконец, документ бизнес-правил также является отличной доставкой сам по себе. По этой причине отличная стратегия для захвата и управления правилами бизнеса состоит в том, чтобы хранить их в одном продукте, даже в простом документе или даже в электронной таблице, всегда дорогой для пользователей и ссылаясь на них везде, где это необходимо, с помощью соответствующего кода Ниже приведен пример бизнес-правила.
Предупреждающие сообщения должны отображаться на экране при возникновении одного из следующих условий. Если это указано, требуется подтверждение пользователя после всплывающего сообщения перед отправкой запроса. Поэтому одновременно может возникнуть несколько условий, в которых должны отображаться все сообщения и каждое сообщение. всплывающее окно должно содержать поле для подтверждения, которое должно быть выбрано. Сообщение должно иметь префикс «Предупреждение -».
05 - ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН) ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА
Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА/КОД ПРИЧИНЫ ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Нефункциональные требования
Рисунок 5 - Пример бизнес-правила. Нефункциональные требования определяют свойства системы и ограничения, которые все еще должны присутствовать в системе, даже если они не удовлетворяют конкретным требованиям пользователя. Это свойства и ограничения, которые должны быть определены нами и, следовательно, не представляют больших полей для переговоров. Свойства, которые система должна, как правило, охватывать аспекты, представляющие особый интерес для заинтересованных сторон системы, и, следовательно, в конечном итоге оказывают значительное влияние на оценку степени удовлетворенности использованием системы.
07 - КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).
Логика этого подхода вполне понятна: удобно предоставить команде разработчиков функциональную спецификацию, полную всех связанных с ней требований; но этот подход представляет собой ряд проблем. Соображения относительно эффективности, учитывая их важность, рассматриваются в конкретном пункте. Кроме того, такие понятия, как системные интерфейсы, пользовательские интерфейсы, аппаратные и программные интерфейсы, память и т.д. они включены в секцию перспективного продукта.
Наконец, раздел характеристик пользователя включает описание общих характеристик потенциальных пользователей продукта, включая уровень образования, технический опыт и компетенцию. Система должна иметь возможность управлять «самосогласованием с электронного рынка в течение одной секунды». Выходные дни могут использоваться для обслуживания. считаются нормальными рабочими днями, поскольку система будет использоваться во многих разных частях света, от Токио до Нью-Йорка. Система должна быть доступна 24 часа в сутки в течение 5 дней в неделю. . Фактически, типичная ситуация требует, чтобы один и тот же набор функциональных требований мог быть разрешен различными возможными решениями: среди них, однако, некоторые из них способны удовлетворить даже нефункциональные требования.
08 - НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».
Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Поэтому нефункциональные требования являются одним из инструментов, используемых архитектором для фильтрации действительно возможных решений среди всех возможных. Учитывая модель бизнес-объекта, можно получить другие важные типы требований, включая пользовательский интерфейс и системный интерфейс. Для удобства рассмотрим обозначения вариантов использования: интерфейсы присутствуют во всех точках, где актер взаимодействует с прецедентом.
Рисунок 6 - Пример графического примера использования, связанного с «торговым приложением» с выделенными пространствами интерфейсов. На диаграмме рис. 6 интересно отметить, что нечеловеческие актеры, присутствующие на диаграмме предыдущих случаев использования, были представлены с помощью «образной формы системы» вместо классического представления стилизованной фигуры. Это должно подчеркнуть тот факт, что эти актеры - это не люди, а системы.
09 - СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов, код по ОКПО, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке адрес электронной почты и др.).
10 - НАМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением организации) и должно соответствовать видам документов предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается.
Хотя идеальный формализм для представления системных интерфейсов составлен из диаграмм классов, и поэтому различные интерфейсы должны быть представлены в виде графиков объектов, должным образом экстраполированных из объектной модели домена, пользователи часто предпочитают нотацию на основе электронных таблиц. В результате они часто должны быть удовлетворены друг другом: диаграмма классов с соответствующим объяснением каждого класса и атрибута.
Диаграмма на следующем рисунке показывает график объектов, подлежащих обмену компонентом, который заботится о потоковой передаче измерений. Этот график должен быть получен из модели бизнес-объекта. Рисунок 7 - Фрагмент диаграммы классов, связанный с объектами, обмениваемыми потоковой передачей акций.
11 - ДАТА ДОКУМЕНТА
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - это дата заседания, для акта - это дата события. Если автором документа являются две или более организаций, то датой является наиболее поздняя дата подписания. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 6 июля 2006 года, а в остальных случаях - цифровой способ, например: 06.07.2006. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается оформление даты в иной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.07.06. Место проставления даты зависит от бланка и вида документа.
Аналогичная ситуация наблюдается и с пользовательскими интерфейсами. Хотя нередко находить подробные описания пользовательских и системных интерфейсов, в пользовательских случаях или пользовательских рассказах, это, вероятно, лучше всего избегать по целому ряду причин. Например, примеры использования и истории пользователей не являются наиболее подходящей нотацией для представления этого типа информации, функциональные требования с этой информацией внутри имеют тенденцию быть хрупкими для изменений, жесткие по определению и зависят от конкретного интерфейса.
12 - РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и документы, поступающие от других организаций и частных лиц. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Во многих плохо написанных случаях часто можно найти ссылки на мышиные щелчки, списки, рамки и окна. В нормальных ситуациях функциональные требования составляются в виде ряда требований, которые должна соответствовать системе. Однако понимание функциональных спецификаций иногда требует упоминания минимального уровня информации, относящейся к пользовательскому интерфейсу. Предложение состоит в том, чтобы свести к минимуму эти ссылки, которые могут использоваться только в важных случаях. Правильный уровень компромисса, как обычно, представляет собой отличная стратегия.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в таких видах документов, которые являются ответами на запрос, например: письма, справки, докладные записки и др. Сведения в реквизит переносят с поступившего документа.
В этой первой статье мы начали минисериал, целью которого является то, чтобы хорошо понять преимущества и недостатки двух основных обозначений, используемых для документирования функциональных требований: пример использования и история пользователя. Это очень дискуссионная тема и источник некоторых «религиозных» войн. Но прежде чем вдаваться в подробности этой дискуссии, необходимо решить некоторые предварительные условия, прояснить некоторые фундаментальные аспекты: что такое требование? Сколько существует типов требований?
Как они связаны друг с другом? Многие люди профессионально работают в проектах, где требования были предоставлены через единый документ, который неизбежно стал трудным для чтения, чтобы понять, быть разделенным на атомные части, которые должны быть назначены различным людям, которые не поддерживают итеративные процессы, и и так далее.
14 - МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ или ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.
15 - АДРЕСАТ
Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Минюст России
Управление юстиции
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ОАО «Автодизель»
С.И. Сергееву
или
ОАО «Автодизель»
Бухгалтерия
Старшему бухгалтеру
А.А. Власову
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:
Администрации районов
Костромской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Администрации районов
Костромской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывается наименование организации, затем почтовый адрес, например:
Ярославский строительный техникум
ул. Чайковского, д. 7
г. Ярославль, 150003
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем его почтовый адрес, например:
Соколову А.А.
ул. Радищева, д.5, кв.6,
г. Ростов, Ростовского района,
Ярославской обл., 152100
16 - ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись А.И.Круглов
14.04.2006
или
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Электронприбор»
Личная подпись А.И.Круглов
14.04.2006
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (А,Ы,О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.07.2006 №2
или
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания
акционеров от 05.07.2006 №2
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
17 - РЕЗОЛЮЦИЯ
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. В резолюции определяются организация, структурное подразделение или должностное лицо, которым поручается выполнение задания. Этот реквизит включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Ивановой О.Б.
Соколовой А.А.
Прошу подготовить проект
акционеров от 05.07.2006 №2
Личная подпись
04.06.2006
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18 - ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?), например:
Приказ о создании экспертной комиссии,
чего? (кого?), например:
Должностная инструкция главного специалиста.
К тексту документа, составленного на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журналы, карточки и др.
19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ
Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 - ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например; приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»)
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»)
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»)
21 - ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1) Протокол собрания учредителей ОАО «Автодизель» на 7 л. в 1 экз.
2) Проект плана реконструкции цехов ОАО «Автодизель» на 3 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила и т.п.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение 3» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №1
к приказу директора школы №1
от 06.02.2006 № 12
или
Приложение №1
к приказу директора школы №1
от 06.02.2006 № 12
Приложения должны быть подписаны исполнителем или его руководителем.
22 - ПОДПИСЬ
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
ОАО «Полимермаш»
или на бланке:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор Личная подпись А.А. Круглов
Главный бухгалтер Личная подпись И.А. Зайцев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
АО «Медтехника» АО «Юкон»
Личная подпись Ю.А.Соколов Личная подпись А.А.Пашин
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии Личная подпись А.А. Крылов
Члены комиссии Личная подпись И.И. Орлова
Личная подпись А.Н. Михайлов
Личная подпись Н.Н. Иванов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности.
23 - ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
«Гриф согласования документа» - реквизит, выражающий согласие другой организации (не автора) с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Директор Департамента здравоохранения
Личная подпись А.Н.Светлов
Если согласование осуществляется письмом, решением, актом и др. Гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Решение заседания
Правления страховой
компании «Ярославия»
Протокол от 03.05.2006 №2
24 - ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
Согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату подписания, например:
Личная подпись А.А.Иванов
09.05.2006
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.А. Иванов
09.05.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного документа, а также на копии отправляемого документа (письмо).
25 - ПЕЧАТЬ
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.
26 - ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись П.И. Лаврова
05.06.2006
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ
Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа и включает инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:
А.А. Петров
79 34 25
28 - ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Отправлен факс от 01.06.2006 № 18
В дело № 01-08
Личная подпись
01.06.2006
29 - ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуту). Этот реквизит проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
30 - ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
информация с сайта http://www.delpro.narod.ru
формуляр типовыми.
04 - код организации;
07 - код формы документа;
11 - дата документа;
15 - адресат;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
22 - подпись;
25 - оттиск печати;
27 - отметка об исполнителе;
Основные управленческие документы
1. Организационные документы – уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
2. Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др.
3. Информационно-справочные документы
4. Документирование деятельности коллегиальных органов
5. Система плановой документации
6. Система отчетной документации
8. Система бухгалтерской документации
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ – систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы
2. Распорядительная документация
3. Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация
4. Плановая документация
5. Отчетно-статистическая
6. Кадровая документация
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.
Организационные документы – уставы, положения,
Распорядительные документы – постановления, решения,
Приказы, распоряжения и др.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.
Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной . Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил ») – в постановлении; «решает» (решил ») – в решении; «предлагаю » - в распоряжении; «приказываю » - в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами или в разбивку т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей с двоеточием.
С новой строки абзаца печатается текст постановляющей части.
Распорядительная часть может делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.
В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.
Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее ТК РФ). На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые договоры, заключенные предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате
Графики отпусков и др.
Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. С 1 января 2004 г. введены новые унифицированные формы документов:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т-1, Т-1 а);
Личная карточка (ф.Т-2, Т-2 ГС и муниципального служащего);
Учетная карточка научного и научно-педагогического работника (ф.Т-4);
Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т-5, Т-5 а);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т-6, Т-6а);
График отпусков (ф. Т-7);
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (ф.Т-8,Т-8а);
Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (ф. Т-9, Т-9а);
Командировочное удостоверение (ф. Т-10);
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. Т-10 а);
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф. Т-11, Т-11а).
Типовые формы распространяются на предприятия всех форм собственности на территории Российской Федерации.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.
В ТК РФ заявление как вид документа, который необходимо предоставлять работодателю при приеме не указано на практике.
Заявление чаще всего пишется от руки, но организация может иметь и трафаретную форму. В заявлении указывается должность, структурное подразделение, куда работник устраивается и условия приема. Оклад и дата приема на работу указываются в визах или в резолюции руководителя. Заявление подписывается, указывается дата.
Резюме и анкета составляются по требованию отдела кадров (департамента по персоналу). Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.
Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор. После подписания контракта издается приказ о приеме сотрудника.
На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 или заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке.
Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.
Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет его на согласование руководителю (ст. 80 ТК РФ). Руководитель фирмы издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.
Руководитель фирмы издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность, на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке ф.Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.
Перечень реквизитов и их краткая характеристика
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» определяет 30 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Реквизиты управленческих документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 -отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.