Андреева Валентина Ивановна,
кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ
Говоря о кадровой документации, мы подразумеваем, что это не единый свод документов, а, скорее, мозаика, состоящая из самых разнообразных документов. Именно на этом представлении базируется понимание того, какие виды трудовых правоотношений должны быть документированы в обязательном порядке, а какие нет.
Следует разобраться в том, как оформить документ правильно, то есть придать ему юридическую силу. Для того чтобы правильно оформить документ, надо определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится. Если вы не будете этого знать, вряд ли вам удастся соблюсти все необходимые тонкости делопроизводства и в случае спорной ситуации выиграть дело в суде.
Организацию и ведение кадрового делопроизводства регламентируют соответствующие нормативно-методические документы .
В соответствии с нормативами, кадровое делопроизводство должно включать группу организационно-распорядительных документов (ОРД) . Название говорит само за себя: они организуют деятельность соответствующей структуры и содержат распоряжения, которые должны выполняться. Внутри этой группы документов следует выделить организационные документы. Их назначение v устанавливать, организовывать, определять.
На первое место я поставлю документ, который предусмотрен КЗоТ и абсолютно необходим, v это LТиповые правила внутреннего трудового распорядка¦ от 1984 года. Поэтому нельзя согласиться с заявлением руководителя какой-нибудь коммерческой фирмы, который говорит: LЗачем нам правила внутреннего распорядка? Это ведь Lсовковая¦ бумага, мы живем по другим законам!¦ Мало того, что такой руководитель нарушает требования КЗоТ, v он лишает себя нормальной юридической базы для решения производственных и дисциплинарных вопросов в рабочем порядке. На каком основании он может указать работнику на недопустимость опозданий или прогулов? Только на основании соответствующего документа, а именно правил внутреннего трудового распорядка, которые он пренебрежительно именует Lбумажкой¦. Предъявив сотруднику правила внутреннего распорядка, вы должны получить от него письменное подтверждение в ознакомлении и согласии. Расписка работника подтверждает, что он с документом ознакомился и обязуется его выполнять.
Следующие два вида документов v это положение о структурном подразделении и должностные инструкции . Эти виды документов не упомянуты в КЗоТ, и с формальной точки зрения их наличие на предприятии не является обязательным. Вкратце упомяну о том, что должно включать положение о структурном подразделении: статус отдела, функции, обязанности этого подразделения. Если правила внутреннего трудового распорядка дают вам возможность регулировать дисциплинарные и производственные отношения на предприятии, то должностные инструкции позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Вы не сможете уволить работника по ст.33, п.3 v систематическое невыполнение должностных обязанностей, - если причиной вашего недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: LЧто сотрудник должен делать на работе?¦. Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос Lкак?¦ отвечает другой документ v должностная инструкция.
Но даже грамотно составленная инструкция, с подробно прописанными критериями оценки, перечнем требований не будет иметь юридической силы и, следовательно, выполнять своего назначения, если не будут соблюдены все формальные тонкости написания этого документа. В этом случае ваше дело заведомо проигрышно. Поэтому, если вы не уверены, что справитесь со всеми юридическими тонкостями составления инструкции, даже блестящий текст не поможет вам избавиться от нерадивого работника. Обратившись в суд, он будет моментально восстановлен на работе. В моей практике была ситуация, когда в одной организации должностные инструкции были написаны на французском языке. И когда пытались уволить одну работницу, она построила свою защиту на разночтениях в переводе. Судья официально потребовала перевод. Эта история v еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все нюансы делопроизводства. Опытные кадровики научились пользоваться другой уловкой v они ликвидируют отдел, где Lтрудится¦ балласт, а потом восстанавливают подразделение таким образом, что нежелательному работнику не находится в нем места. Разумеется, этот путь тоже непростой, но иногда он оказывается более эффективным.
Последний документ, относящийся к категории организационных, v штатное расписание . Вопреки расхожему мнению, этот документ не был отменен и его наличие на предприятии является обязательным. Составлением штатного расписания занимается не кадровая служба, а отдел по труду, задача которого v рассчитать, сколько штатных единиц необходимо для выполнения требуемого объема работ.
Вторая группа в организационно-распорядительной системе документации v распорядительные документы. Прежде всего, приказы по личному составу , например, приказ о приеме на работу. Часто задают вопрос: LМожет ли распоряжение быть основанием для приема на работу?¦. Ответ на этот вопрос утвердительный: вы имеете право написать в трудовой книжке Lпринят тем-то, распоряжение, дата, номер¦. В КЗоТ написано следующее: прием на работу осуществляется приказом, в скобках v распоряжением. Таким образом, приказ и распоряжение v одинаковые по юридической природе документы, соответственно, они имеют одинаковую юридическую силу. Сфера применения зависит от типа аппарата.
Третья, последняя группа v информационно-справочные документы. Несмотря на кажущуюся Lлегковесность¦ названия, к этой группе относятся очень серьезные документы, в том числе апелляционные протоколы , которые могут вывести вас на судебный конфликт, если, например, работник не согласен с результатами аттестации.
Далее следует упомянуть акты . Акты v своего рода камень преткновения для кадровиков. Так, руководителю кадровой службы одного предприятия было вынесено судом частное определение за то, что он принял в качестве основания приказа об увольнении акты без юридической силы. Частное определение не является наказанием, но это пятно на вашем мундире. Причем речь шла об акте ревизии заводской кассы, а не о кадровом вопросе. Кадровик, обратившийся ко мне за консультацией, был возмущен: LЭтот акт v не в моей компетенции. Разве я должен нести ответственность за его составление?¦ Пришлось разочаровать коллегу: LДа, это не кадровый вопрос, но вы должны знать формальную сторону составления акта¦. Даже не вдаваясь в текст акта, в суде сказали, что документ составлен неправильно, с нарушением требований соответствующего ГОСТа.
Следующий документ, который можно отнести к информационно-справочным, v переписка , которая подразделяется на внешнюю и внутреннюю. Внешняя переписка v это служебное письмо. Как правило, судебные разбирательства в отношении внешней переписки встречаются довольно редко, здесь речь идет, как правило, о нарушении этических моментов.
К внутренней переписке относятся, во-первых, так называемые служебные записки . В судебных инстанциях чаще всего фигурируют докладные и объяснительные записки. Если дело дошло до судебного разбирательства, готовьтесь к тому, чтобы ответить на вопросы: LБыла ли докладная записка? Покажите. А была ли объяснительная?¦ Вы можете ответить, что требовали от работника написать объяснительную, но он отказался. Тогда вам придется доказать, что вы действительно требовали, то есть предъявить соответствующий документ.
Кроме того, в информационно-справочную группу входит и архивная документация . Я бы рекомендовала заключить это словосочетание в кавычки, поскольку оно не является научным термином. Тем не менее для удобства мы будем им пользоваться.
К архивной документации относится номенклатура дел кадровой службы . Существует два вида описей: внутренняя и внешняя. Внутренняя опись предполагает перечень документации, которые регламентируют деятельность предприятия. Внешняя опись v это опись, по которой дела сдаются в архив. После того как завершен очередной календарный год и все приказы этого года подшиты в прямом хронологическом порядке, следует завершить папку соответствующим документом, который именуется лист-доверитель дела. Без этой маленькой бумажки ваша документация не будет принята в архив, какой бы роскошный переплет вы ни использовали.Особый акт из группы ОРД v акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Если на основании моих рекомендаций вы сделали вывод о том, что во избежание санкций со стороны Мосгорархива следует хранить абсолютно все документы v этот вывод ошибочен. Часть документов подлежит уничтожению, но при этом надо знать, что, когда и каким образом надо уничтожать. Об этом будет сказано ниже.
Вторая группа документов v личная учетность . Личные документы содержат сведения о гражданине, выписываются государством, но не принадлежат ни предприятию, ни государству. Как правило, документы этой группы не фигурируют в суде, и к ним относится, прежде всего, трудовая книжка . Приказ о приеме на работу не является личным документом, при увольнении сотрудника он сдается в архив. Как бы ни была оформлена эта карточка (в виде компьютерной распечатки, машинописном варианте и т.д.), основное требование к ней v строчка, содержащая личную подпись работника. Это образец подписи, на основании которого ему выплачивают зарплату. У вас могут быть и другие учетные документы: карточка Т3, Т4. Они все трафаретны. Карточка Т2 обязательна еще и потому, что предусматривается органами статистики. Никакого указания на то, что в негосударственных структурах эту карточку можно не заводить, не существует. Срок хранения этого документа составляет 75 лет. Мосгорархив допускает, что карточка Т2 может находиться в памяти компьютера, но лишь до тех пор, пока работник трудится на предприятии. С его уходом этот документ должен быть распечатан и сдан в архив на хранение. Важность карточки Т2 заключается в том, что при утере трудовой книжки она является единственным документом, прямо подтверждающим трудовой стаж.
Как уже говорилось, к личной документации относится трудовая книжка . Есть специальная графа в карточке Т2, которая показывает, что работник ознакомлен с записями в трудовой книжке. Если работника переводят в другой отдел, в трудовой книжке делается соответствующая запись, после чего он вызывается в кадровую службу и расписывается в карточке Т2, подтверждая тем самым, что ознакомлен с записью. При несоблюдении этих формальностей вы нарушаете инструкцию по ведению трудовых книжек. В том случае, если к вам на предприятие пришел работник без трудовой книжки, вы должны ее выписать. Новую трудовую книжку следует взять в кассе предприятия у кассира. Обратите внимание v эти книжки должны быть выполнены на гербовой бумаге Госбанка. Во избежание подлогов (все мы знаем, какой богатый ассортимент Lдокументов¦ можно встретить у продавцов в подземных переходах) трудовые книжки должны приобретаться в муниципальных управлениях социальной защиты населения или налоговых инспекциях. Далее они должны быть оприходованы в приходно-расходной книге в кассе организации, причем именно у кассира, а не у бухгалтера. Трудовая книжка является документом трудотчетности.
Что касается личных дел сотрудников , они никакими нормативами не регламентированы. Можете их не заводить. Но если проявили инициативу, не забывайте, что личное дело хранится 75 лет. К нему прилагаются копии приказов о приеме на работу, об увольнении. Есть документ, который называется LДополнение к личному листку по учету кадров¦, куда следует прикрепить все приказы. Все изменения отражаются в этом дополнении. Карточка Т2 заводится абсолютно на всех, включая временных и сезонных работников.
Таким образом, работники кадровой службы должны руководствоваться в своей деятельности двумя нормативами. На сегодняшний день действующим является ГОСТ 6.38-90, который так и называется v LТребования к оформлению документов¦. Он сохранит свою силу вплоть до 1 июля 1998 года. Затем начнет действовать новый ГОСТ Российской Федерации, в который внесены некоторые изменения. Вместо 31-й надписи в перечне реквизитов оставлены 29. Не все эти надписи влияют на юридическую силу документа, но, к сожалению, конкретно не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. Следует помнить, что на юридическую силу ОРД влияют, во-первых, реквизиты бланка, во-вторых, реквизиты состава удостоверения документов, в третьих v реквизиты согласования и ознакомления. В соответствии с этим пунктом дополнением к ГОСТу служит LГосударственная система документационного обеспечения управления¦, принятая в 1991 году и не претерпевшая никаких изменений. Чтобы вас не ввело в заблуждение название, отмечу, что это, по сути дела, инструкция по делопроизводству. Разумеется, работникам кадровых служб она не нужна в столь полном объеме, как секретарям.
О реквизитах бланка следует знать следующее. Очевидно, что служебная документация пишется не на простой бумаге, а на официальных бланках. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады. Если вы попытаетесь на простой бумаге написать должностную инструкцию, то она не будет иметь силы документа. Существует специальный бланк для приказов, отпечатанный в типографии. Он используется для заполнения оригиналов, копии могут быть распечатаны на ксероксе. Компьютер для изготовления и тиражирования документов может использоваться только в том случае, если в нем установлена серьезная система защиты. Некоторые кадровые службы ввели в практику использование бумаги с соответствующим штампом организации. Но это лишь видимость официального бланка v он может применяться только для написания должностной инструкции.
Составляя официальный документ, вы должны прежде всего набрать реквизиты бланка. После слова Lбланк¦ ставим двоеточие и пишем наименование организации. Тут есть одна тонкость v если ваше предприятие находится в подчинении у вышестоящей организации, ее название следует упомянуть. Далее v название вида документа, например, LДолжностная инструкция¦. Следующий реквизит v дата регистрации. Затем v регистрационный номер и последний реквизит v место составления документа. Данный простой набор реквизитов придает вашему документу примерно 50% юридической силы. Обратите внимание на три последних реквизита: дата, номер и место регистрации. Именно поэтому всегда предпочтительнее использование типографских бланков, на них проставлены вышеуказанные реквизиты., которые нужны всегда, независимо от текста документа.
Поскольку бланк содержит дату и номер, любая бумага должна быть зарегистрирована. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Если вы предъявите в суде незарегистрированную должностную инструкцию, это будет вашим просчетом и никакого разговора об увольнении работника по причине невыполнения должностных требований не состоится.
Однако зарегистрировать не значит просто пронумеровать. Необходима LКнига регистрации должностных инструкций и изменений к ним¦. Если на вашем предприятии предусмотрено 27 должностей, соответственно 27 должностных инструкций должно быть расположено по порядку. Что такое регистрация? Это занесение сведений о документе. Ко мне за консультацией обратились бывшие работники торгового дома, уволенные с работы. Я внимательно изучила документы и написала в заключении, что в этой фирме отсутствует регистрация документов, а это достаточное основание для того, чтобы приказ об увольнении был признан недействительным. Если обратиться к мировой практике, мы обнаружим, что во многих странах документы не регистрируют. В нашей стране регистрация служит своего рода защитой от подлогов.
В истории нашей страны был период с 1917 по 1932 гг., когда регистрация была отменена. Но с 1932 институт регистрации вводится вновь и с тех пор продолжает действовать. Срок хранения книги регистраций составляет 75 лет. Если она существует в электронной версии, впоследствии следует сделать распечатку, переплести и сдать на хранение в архив. Это существенное уточнение v магнитный носитель плохо хранится в архиве, так как на него влияет магнитное поле земли, в результате чего часть информации пропадает. Бумага лежит веками.
Существенный реквизит v место составления документа. Даже если на бланке написано, что фирма Lпрописана¦ в Москве, слово LМосква¦ должно быть написано. Примечательно, что КЗоТ указывает: если название фирмы совпадает с названием места, где она расположена, наименование города можно опустить. Но судебная практика настолько формализована, что дело может быть проиграно из-за пресловутого отсутствия названия города. Даже в Верховном суде решение будет принято не в вашу пользу. Если дело доходит до судебного спора, тут не важны эмоции и не имеет значения, кто хороший, кто плохой. Образно говоря, важно лишь то, чтобы на месте точки стояла именно точка, а не запятая.
Таким образом, чтобы придать бланку должностной инструкции 100-процентную юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), оставить место для даты, место для номера и написать LМосква¦. Мне приходилось слышать недовольные высказывания по поводу того, что наименование Lдолжностная инструкция¦ пишется в углу. Мне это тоже не кажется самым удачным решением, но разработчики этого документа сделали именно так, и нам остается подчиняться их требованиям. В принципе, если ваше эстетическое чувство требует, чтобы название стояло посередине, это не будет большим нарушением. На юридическую силу влияет то, что вы что-то не дописали или написали, но неправильно.
Следующий реквизит v состав удостоверения. Это три определенных надписи: подпись, гриф утверждения и оттиск печати. Речь идет именно об оттиске v печать к документу привязывали только наши предки, а мы ставим оттиск печати. Гриф утверждения бывает двух типов: Lутверждаю¦ и Lутверждено¦, то есть утверждаю лично или утверждено каким-то документом, приказом или протоколом. В правом верхнем углу должностной инструкции следует написать: утверждаю, директор фирмы (президент, или председатель), ниже дается расшифровка, допустим, А.Н.Петров. Директор А.Н.Петров должен расписаться, а ниже поставить дату, причем допускаются варианты: 21.01.98 или 21 января 1998 г. Руководство часто ссылается на занятость и оставляет написание даты за кадровиком. В этом случае следует поблагодарить за доверие, но пойти навстречу вы можете, лишь поставив месяц и год, число все равно директор должен поставить сам. Это еще один подвох, о котором многие, к сожалению, не знают, пока не услышат в суде: LДата должна быть написана от руки¦.
Гриф утверждения ставится не на каждом документе. Чтобы вы не терялись в догадках относительно того, когда ставится и когда не ставится гриф утверждения, обратитесь к специальному перечню документов, подлежащих утверждению. Этот перечень содержится в инструкции по делопроизводству. Теперь обратимся к двум реквизитам из оформляющей части v подписи и печати. Неподписанный документ никогда не имеет юридической силы, даже если вы не поленились поставить на нем несколько печатей и штампов. Казалось бы, вопрос о подписи настолько прост, что подробно останавливаться на нем не имеет смысла. Кто не знает, что на приказе ставится одна подпись, на протоколе v две? Тем не менее администрация одного предприятия проиграла судебный спор из-за того, что под текстом инструкции было написано: Lс инструкцией ознакомлен¦ и стояла подпись работника. Судья задал вопрос: LЧто у вас идет после текста? Какой реквизит?¦ v LВиза ознакомления работника¦. v LА где же подпись v самый главный реквизит, который должен предварять всякую визу?¦
Следующий важный вопрос: кто подписывает, а кто утверждает текст должностной инструкции? Это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем. Как правило, руководитель кадровой службы подчиняется непосредственно директору, и в этом случае директор и подписывает, и утверждает текст инструкции. Это ошибка v неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. Общее правило: подписывает руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник, утверждает директор. В данном случае инструкцию разрабатывает и подписывает кадровик, а директор утверждает.
Немаловажный вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? Я наблюдала ситуацию, когда секретарь руководителя крупного управления, который отсутствовал на месте, направляла всех, кому требовалась подпись первого лица, к одному и тому же заместителю. При этом заместителей было пять человек! Я поинтересовалась, на чем основан такой порядок. Секретарь ответила, что она работает здесь уже много лет и на ее памяти всегда так делалось. Но это не основание для подобных действий! Основанием может быть специальный документ, в котором написано, что в отсутствие директора имеет право подписывать тот-то или тот-то. Это положение может быть оговорено в должностной инструкции на того или иного заместителя.
Обратите внимание на ст.18 КЗоТ. После того, как описан прием на работу, говорится следующее: LРаботник считается принятым на работу, если он фактически к ней приступил без надлежащего оформления¦. То есть КЗоТ разрешает допускать работника к работе без соответствующего приказа. Многие руководители не разрешают своим заместителям осуществлять прием на работу, а работник должен приступить к выполнению обязанностей немедленно v именно этим и вызвано появление такого уточнения в тексте Трудового кодекса.
Таким образом, кадровик должен знать, кто может подписывать тот или иной документ в отсутствие директора. Следующий момент, на который вы должны обращать внимание, v что именно Lрисует¦ заместитель на документе. Здесь наблюдается большое разнообразие: кто-то ставит черточку, кто-то пишет Lза директора¦, иногда ставят фамилию с указанием должности. До недавнего времени, а именно до появления ГОСТа 6.38-90, все эти варианты были равноправны. На сегодняшний день установлено следующее правило: не допускается употребление косой черты и предлога Lза¦ при замене подписи. Надо писать: Lзам.¦ или Lи.о.¦. В новом ГОСТе, о котором упоминалось выше, указано, что не допускается вписывать наименование должности Lзам.¦, то есть до 1 июля такое написание еще возможно, а после 1 июля послужит поводом выиграть у вас судебный спор.
Последние два камня преткновения v реквизиты согласования и ознакомления. Представьте себе конфликт между первым лицом предприятия и бухгалтером, который отказывается визировать незаконный приказ. Бухгалтер обозначает свою позицию как нежелание участвовать в незаконном согласовании, он говорит: LК этому документу руки не приложу¦. Вопрос состоит в том, можно ли уволить бухгалтера, который отказался визировать незаконный приказ. В соответствующем положении о бухучете указано, что бухгалтер должен участвовать в согласовании документов по финансовым вопросам. В случае несогласия с приказом он должен поставить визу: LНе согласен¦, но вообще отказаться от визирования он не имеет права.
В функции отдела кадров предприятия входит ведение трудовых книжек. Это важная составная часть работы кадровых служб, так как трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности рабочих и служащих.
На основании трудовой книжки определяется общий трудовой стаж, от которого зависит назначение работнику государственной пенсии; стаж работы в производстве с тяжелыми и вредными условиями труда, дающими право на пенсию на льготных условиях и в льготных размерах; продолжительность непрерывного трудового стажа для исчисления размера пособий по государственному социальному страхованию; стаж деятельности по специальности, определяющий в установленных случаях величину
должности оклада и т.п. Из трудовой книжки видно, как человек относится к порученной работе, его поощрения квалификационный рост, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения.
Все это требует от работников по карам точного и неуклонного осуществления порядка ведения трудовых книжек.
Настоящими нормативными актами предусмотрено, что ответственность за организацию работ по ведению, учету, хранению и выдачи трудовых книжек возложена на руководителя предприятия, который в свою очередь должен приказом назначить специально уполномоченное лицо, несущее ответственность за своевременное и правильное ведение этих функций. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного или административного наказания, а в предусмотренных законом случаях - и иных мер воздействия.
Порядок выдачи трудовых книжек
Трудовые книжки на предприятии как бланки строгой отчетности. Поэтому они выдаются на руки рабочим и служащим лишь при увольнении. Если в отдельных случаях работник обязан представить в ту или иную организацию сведения о месте работы, трудовом стаже и т.д. (например, о стаже работы при подаче заявления о приеме на учебу в высшее учебное заведение), то работнику по его просьбе выдается выписка из трудовой 0нижки. Выписка заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью и печатью предприятия или отдела кадров. В таком же порядке может быть выдана выписка из трудовой книжки, и по каким либо другим причинам.
При увольнении рабочих и служащих все записки о работе, награждениях и поощрениях, сделанные в трудовой книжке (вкладыше) на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя (заместителя руководителя, начальника отдела кадров) и печатью предприятия (отдела кадров). При ведении записей на русском языке и языке республики заверяются оба текста.
Трудовая книжка должна быть выдана работнику в день увольнения с росписью в личной карточке (форма Т-2) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. Если же работник отсутствует в этот день на работе, то следует направить ему почтовое уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Переслать ее почтой (ценным письмом) можно только с согласия работника. На практике пересылка книжки возможна и по другому адресу, указанному трудящимся.
Трудовая книжка умершего работника выдается под расписку его ближайшим родственникам (мужу, жене, родителям, детям) или по их просьбе высылается по почте.
Не полученные при увольнении рабочими и служащими трудовые книжки отдельно хранятся в отделе кадров от остальных в течение двух лет, после чего передаются в предприятия на 50-летнее хранение.
На практике иногда предприятие задерживает выдачу трудовой книжки уволенному работнику по каким-либо причинам (не сдача материальных ценностей, за должность по подотчетным суммам и т.п.). Такие действия являются незаконными. При задержке выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику должен быть выплачен средний заработок за все время вынужденного прогула.
Если же работник отказался от получения трудовой книжки, несмотря на уведомление, не явился за ней и не выразил согласие на пересылку по почте (а также в других случаях, когда отсутствует вина администрации), то его требования, о выплате среднего заработка за время задержки не подлежат удовлетворению.
Дубликат трудовой книжке
Иногда после увольнения с предприятия и получении трудовой книжки работник теряет ее. В этом случае он должен немедленно заявить о потере трудовой книжки по последнему месту работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления работнику выдается новая трудовая книжка с надписью в правом верхнем углу «Дубликат». То же самое делается и при потере вкладыша.
Законодательством не предусмотрено документальное подтверждение работником факта потери трудовой книжки.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) заполняется по общим правилам. В разделе «Сведения о работе, «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» вносятся в хронологическом порядке все записи, относящиеся к последнему месту работы, со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения). Эти записи заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печатью предприятия (отдела кадров).
В дубликате по возможности должны быть восстановлены и записи, имевшиеся в утерянной трудовой книжке. Если у работника сохранились какие-либо документы, подтверждающие прежнюю деятельность, то в графе 3 пишется: «Общий стаж работы до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев, дней со (слов)».
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено, но на практике допускается по просьбе работника внесение в дубликат такой записи: « Общий трудовой стаж до поступления на такое-то предприятие составляет столько-то лет, месяцев, дней (по документам) и столько-то лет, месяцев (со слов)».
После того или иного варианта записи общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расшифровывается по отдельным
периодам. Порядок записи таков: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование предприятия, цеха (отдела), где трудился рабочий или служащий, его должность и работа. Если из представленных документов видно, что лицо переводилось в том же предприятии на другую работу, то об этом стаже делается соответствующая запись.
Далее в графе 2 пишется дата увольнения, в графе 3 - его основание, в графе 4 - наименование, дата и номер документа, откуда взяты сведения. Сам документ возвращается его владельцу. При этом в дубликат записываются только те сведения о прежней работе, которые содержатся в документе.
В суммированном стаже работы не указываются периоды, подлежащие занесению в трудовую книжку отдельной строкой, а также сведения о времени: пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах (дата зачисления - дата увольнения со службы), обучения и совпартшколах и на рабфаках. Все сведения об этом дубликате записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша) также выдается работнику, если подлинник пришел в негодность (обгорел, изорван, замазан и т.п.). На первой странице книжки делается надпись: «В замен выдан дубликат», а сама книжка возвращается владельцу и при необходимости может служить подтверждением трудового стажа.
При выдачи дубликата трудовой книжки работник делает соответствующую роспись.
Учет трудовых книжек
Вкадровом подразделении предприятия должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладыша к ним. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши (с указанием серии и номера), выданные вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается об этом в данной Книге.
Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в бухгалтерии предприятия, регистрируются в специальной приходно-расходной книги и выдаются работникам отдела кадров по заявке с ежемесячным отчетом об их расходовании.
Личная карточка формы Т-2
Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:
1) Ф.И.О.
2) Год рождения, месяц, число.
3) Место рождения.
4) Образование (институт такой-то, высшее, закончил в..... году, вид
обучения).
5) Специальность по диплому.
6) Квалификация по диплому.
7) Основная профессия.
8) Общий стаж работы.
9) Непрерывный стаж.
10) Последнее место работы.
11) Семейное положение.
12) Паспортные данные.
13) Домашний адрес.
Вторая часть личной карточки содержит сведения о воинском учете:
1) Группа учета.
2) Состав, воинское звание.
Третья часть личной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.
Личная карточка заполняется сотрудниками отделами кадров после подписания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении карточки используются личные документы работника: паспорт, трудовая книжка, диплом об образовании, дипломы и аттестаты о присвоении учетных степеней и званий, военный билет, свидетельство о браке, приказ (распоряжение) о приеме на работу и т.д.
В карточку записываются общепринятый ответ на вопрос и его трудовое значение согласно классификатору.
Личные дела
-
представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о
работнике.
В состав личного дела входят следующие документы:
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
Анкета или личный листок по учету кадров;
Автобиография;
Копии документов об образовании;
Копии документов об утверждении должности;
Характеристика;
Копии приказов о назначении, увольнении;
Дополнительные сведения (справки).
12 Лицевой счет по заработной плате
Этот документ включает в себя:
Табельный номер, например 308;
Номер подразделения или отдела, например 470;
Должность, например инженер 1 категории;
В графе начисленоставят оплату по окладу, оплату сверхурочных
часов, ночных часов, если они есть, надбавку за выслугу лет, премия, и
прочие надбавки, которые предусмотрены и регламентированы
предприятием;
В графе удержаностоят все удержания, профсоюзные взносы,
удержание на медицинское страхование;
В графе выплаченостоит итоговая зарплата, которая выдается на
руки работнику за отработанный месяц.
1. Какие документы зарождаются на верхнем уровне управления?
2. Какие документы зарождаются на нижнем уровне управления?
3. К какой группе документов относятся приказы?
4. К какой группе документов относятся положения?
5. Кем разрабатывается должностная инструкция?
6. Кем визируется должностная инструкция?
7. Кем утверждается должностная инструкция?
8. Назовите обязательный состав реквизитов внутренних документов.
9. Из каких частей состоит текст приказа?
10. С чего начинается распорядительная часть приказа?
Тема V. Подготовка дел к архивному хранению. Экспертиза ценности документов.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка.
С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. ем системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учёта и использования значительно усовершенствовалась. 16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива. В течении XVIII - XIX вв. росло количество исторических архивов, вёлся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Первое упоминание о сознательном сборе хранившихся документов относится к 1829 г., когда Николай 1 оставил резолюцию « Разобрать, что важно отобрать, прочее можно уничтожить». Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня 1918 г. ,« О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР».
После распада СССР участниками Содружества независимых государств, 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении бывших архивов СССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров СССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов. Документы предприятий, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Для хранения дел в крупных учреждениях, организациях, на предприятиях существуют ведомственные архивы, которые в своей работе руководствуются « Положением об архивном фонде РФ», «Основными правилами работы ведомственных архивов», а также Типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовыми положениями об экспертной комиссии, номенклатурой дел для предприятия. В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу её в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами
предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т. д.
Предприятие может сократить срок хранения документов в своём ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самого предприятия.
II. Подготовка документов к хранению.
Сроки хранения документов подразделяются на три градации.
Временного хранения – до 10 лет
Длительного хранения – более 10 лет
И постоянного хранения.
Соответственно, документы временного хранения хранятся в структурных подразделениях предприятия, документы длительного хранения передаются в ведомственный архивы предприятия, а документы постоянного хранения передаются в государственные архивы.
Вопросы для проверки остаточных знаний.
1. Основные документы управления.
2. Реквизиты управленческих документов, правила их оформления.
3. Организационно-распорядительные документы, их составление и оформление.
4. Текущее хранение дел.
5. Передача документов на архивное хранение.
6. Справочно-информационные документы, их составление и оформление.
Контрольные вопросы.
1. Какие вы знаете сроки хранения документов?
2. Где хранятся документы «временного хранения»?
3. Где хранятся документы «длительного хранения»?
4. Где хранятся документы «постоянного хранения»?
5. В каком документе закреплены сроки хранения документов?
6. Кто утверждает номенклатуру дел?
Зачетные вопросы:
1. Делопроизводство – основа технологии управления.
2. Понятие «документационное обеспечение управления».
3. Отличие понятия ДОУ от понятия делопроизводства.
4. Определение понятия «документооборота», общие принципы и методические основы организации документооборота.
5. Структура и общая характеристика документопотоков.
6. Регистрация как составная часть технологии ДОУ.
7. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
8. Определение понятия номенклатуры дел.
9. Хранение документов в структурных подразделениях организации.
10. Подготовка и передача дел в ведомственный архив.
11. Служба ДОУ – функции и структура, права и ответственность.
12. Этапы прохождения и исполнения исходящих и внутренних документов.
13. Что такое регистрация документов? Какие задачи решаются в делопроизводстве с помощью этой операции?
14. Какие документы подлежат регистрации?
15. Каков обязательный состав реквизитов при регистрации?
16. В чем основной принцип регистрации?
17. Каковы основные правила индексации документов?
18. Охарактеризуйте применение различных видов номенклатуры дел.
19. Перечислите требования к формулировке заголовков дел в номенклатуре.
20. Как образуется индекс дела в номенклатуре?
21. Классификация документов.
22. Информационные связи (блок-схема).
23. Какие документы входят в группу ОРД?
24. Организация работы с документами (блок-схема).
25. Что обеспечивает выполнение единых правил оформления документов, чему они должны соответствовать?
26. Реквизит. Расположение и размер реквизитов.
27. Организация документации.
28. Распорядительные документы.
Трудовая книжка - документ, знакомый не только кадровику, но и всему населению нашей страны. Именно трудовая книжка многие годы является главным документом о трудовой деятельности большинства граждан России. Что же на самом деле представляет собой всем известная трудовая книжка? Насколько актуальна она как документ о трудовом стаже работника в настоящее время? Каков правильный порядок приобретения, учета и хранения бланков трудовых книжек?
Зачем нужна трудовая книжка
Несмотря на то что в последние годы трудовое и пенсионное законодательство сильно изменилось, трудовая книжка по-прежнему не утратила своей значимости.
В связи с вступлением в силу Федерального закона об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования* изменился порядок определения размера и назначения пенсии. Раньше пенсия назначалась на основании трудовой книжки в соответствии с выработанным стажем. После принятия закона практическое значение приобрели страховые взносы каждого работника в Пенсионный фонд. У трудовой книжки появилась «двоюродная сестра» - справка по форме СЗВ-К, благодаря которой сведения о трудовом стаже, выработанном до 31 декабря 2001 года, поступают в Пенсионный фонд. И показалось, что трудовые книжки больше не нужны.
Но в то же время и в Правилах ведения и хранения трудовых книжек**, и в статье 66 Трудового кодекса четко написано, что «трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника». А согласно статье 65 ТК РФ, трудовая книжка - документ, предъявляемый при приеме на работу и заключении трудового договора. Кроме того, при назначении пособия по временной нетрудоспособности и исчислении непрерывного трудового стажа трудовая книжка также используется кадровиками для получения необходимой для этого информации.
Из истории трудовой книжкиДнем рождения трудовой книжки по праву можно считать 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства «О введении трудовых книжек»*. Тогда же была установлена плата за бланк трудовой книжки - 25 копеек, а за ее утерю взимался штраф 25 рублей. Утвержденная в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом Министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих»**, где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. Вручать трудовые книжки предписывалось в торжественной обстановке в присутствии коллектива и представителей общественных организаций. Плата за трудовую книжку устанавливалась в размере 50 копеек, а за вкладыш к ней - 30 копеек. Затем форма трудовой книжки не менялась в течение еще 30 лет. Трудовые книжки нового образца были введены в действие с 1 января 2004 года постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Трудовые книжки старого образца не отменены и продолжают действовать.Какие серии трудовых книжек в какой период выпускались
* -Постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. № 1320. |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Таким образом, трудовая книжка продолжает выполнять свою функцию основного документа о трудовой деятельности работника. Поэтому очень важно знать, как правильно организовать работу с трудовыми книжками, в том числе правильно их приобретать, учитывать, выдавать. И очень важно знать, как выглядит трудовая книжка установленного образца, чтобы избежать оформления приема на работу по подложному документу.
Портрет нашей современницы
Появившаяся в январе 2004 года новая трудовая книжка серьезных внешних изменений по сравнению со своей предшественницей не претерпела. Герб СССР на обложке заменен на герб РФ, сама обложка теперь не зеленая, а серая, и формат документа уменьшен до размера паспорта. Взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке 44 страницы.
Однако при разработке новых бланков серьезное внимание было уделено скрытым средствам защиты от подделок. В их числе - светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка» и специальный шов, которым скреплены листы бланков, исключающий возможность замены листов. Для трудовых книжек создана специальная бумага с водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК».
Порядок приобретения бланков
Законодательством установлен не только новый порядок изготовления бланков, но и новый порядок обеспечения ими работодателей. Производитель бланков - Московская печатная фабрика «Гознак» - заключает договор на изготовление бланков только с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы», ЗАО «Разносбыт».
Для получения бланков трудовых книжек работодателю необходимо оформить на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес организации-распространителя с указанием количества необходимых форм.
Порядок учета и хранения
В связи с тем что трудовые книжки являются документом строгой отчетности, законодательством определен порядок их учета и хранения***. Каждая организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них****. Посмотрим, как нужно вести названные регистры.
Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации. Книга учитывает бланки трудовых книжек до тех пор, пока они не превратятся из простого бланка в личный документ какого-либо работника. Записи в данный учетный регистр вносятся сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также вносят информацию о стоимости бланков (образец на стр. 50).
Как правило, плата за бланк трудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые, а плата за бланк вкладыша - с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Плата взимается с работника наличными деньгами по приходному ордеру. А также может быть внесена сотрудником на расчетный счет организации через Сберегательный банк. Ни в коем случае нельзя вычитать стоимость книжки из зарплаты сотрудника.
Необходимо помнить о случаях-исключениях, когда бланки трудовых книжек предоставляются сотрудникам бесплатно. Во-первых, если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки работников были повреждены. Во-вторых, если бланк трудовой книжки испортил сотрудник кадровой службы при первичном заполнении документа.
Деньги с работника за бланк трудовой книжки можно не брать, если это закреплено в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) или в приказе руководителя организации.
Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816, которая утверждена приказом Минфина России от 26 августа 2004 г. № 70н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».
Книга учета движения трудовых книжек. Трудовая книжка является личным документом работника, но весь период его работы она хранится в отделе кадров. Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В эту книгу вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу (образец).
Все листы в обоих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью организации. Законодательством также предусмотрено скреплять указанные книги сургучной печатью. К сожалению, данное требование очень тяжело воплотить на практике. Как выходят из этой ситуации ваши коллеги, читайте в подверстке «А как у вас?».
Если в вашей организации до сих пор не ведутся эти книги, вам надо как можно скорее заняться их оформлением. Отсутствие этих книг или неправильное их оформление является серьезным нарушением, за которое государственный инспектор обязан наложить штраф на работодателя.
В следующий раз мы расскажем, кем, когда и как заполняются графы № 12 и 13 в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, рассмотрим вопросы оформления трудовой книжки при приеме на работу, а также остановимся на сроках выдачи трудовой книжки при увольнении.
А как у вас?Мы задали вопрос специалистам кадровых служб: как вы опломбируете Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Анна Поддубная, менеджер по персоналу (г. Новосибирск): Сургучом мы не пользуемся. Мы прошнуровываем книгу, заклеиваем концы шнурка листочком бумаги и заверяем печатью организации. Нелли Ноятова, помощник генерального директора по персоналу (г. Санкт-Петербург): В качестве самой печати использовала свою личную, металлическую печать. Предварительно составили приказ, что данная печать предназначена для книги учета. За сургучом обратились в почтовое отделение. Юлия Одновол, инспектор управления персоналом (г. Балабаново Калужской обл.): Мне в свое время удалось договориться и опечатать книгу в местном почтовом отделении. Металлическая печать на предприятии была. Оксана Куприянова, заместитель генерального директора по управлению персоналом (г. Саратов): У нас листы в книге пронумерованы. Книга прошнурована, хвостики ниток заклеены листиком, на который поставлена обычная печать организации. |
** Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
**** Формы книг утверждены постановлением Минтруда России и Минсоцразвития России от 10 октября 2003 г. № 69.