Организационные документы: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Сам текст устава предприятия можно с известной долей условности разделить на шесть разделов.

Основные разделы текста устава : общие положения; организационное единство; регламент деятельности; финансово - материальная база; отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.

Основные реквизиты, входящие в формуляр устава : наименование министерства или ведомства; название организации; название вида документа; дата, номер; место издания; гриф утверждения; текст; подпись руководителя.

В комплексе организационных документов коммерческих предприятий особое место занимают должностные инструкции . Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции : общие положения; должностные обязанности; права; ответственность.

В первом разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во втором разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В третьем разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В четвертом разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

Реквизиты формуляра должностной инструкции : наименование министерства или ведомства; наименование организации; наименование вида документа; дата, номер; место издания; заголовок в именительном падеже; гриф утверждения; текст; подпись автора; визы.

Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают индивидуальные и типовые. Индивидуальные – это положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием. Типовые – это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывают руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик.

Проект положения согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта. Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Структура и содержание положения, как правило, определяются учреждением - разработчиком. Основные разделы текста положения : общие положения; основные задачи; функции; права; организация работы.

Формуляр - образец положения состоит из реквизитов: наименование ведомства, название организации, наименование структурного подразделения, гриф утверждения, наименование вида документа - положение, дата, номер, место издания (город), заголовок, текст, подписи, гриф согласования, визы.

Штатное расписание - один из основных видов организационных документов. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в "структуру и штатную численность" вносятся приказом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы : организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Экспертиза ценности документов

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой.

Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению в архиве; в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества записи; описание ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

· в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

· в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации.

Цели и задачи

Совершенствование форм и методов работы с документами;

Внедрение единого порядка работы с документами (их подготовка и обработка);

Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

Сокращение документооборота, количества форм документов;

Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ организации;

Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Основными задачами являются: организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов

Устав – юридический акт, который оформляет образование организаций и предприятий и определяется их структура, функции и правовое положение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, (23), 24, (28).

Устав – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики. Текст типового устава состоит из разделов:

Общие положения

Основные задачи

Функции

Права и обязанности

Руководство

Взаимоотношения, связи

Производственно-хозяйственная деятельность

Имущество, средство

Контроль, проверка, ревизия деятельности

Реорганизация и ликвидация предприятия.

Уставы государственных организаций, предприятий, учреждений утверждают выше стоящие органы (министерство, ведомство).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Уставы частных предприятий утверждают владельцы, коллективы и регистрации в областных городских или районных администрациях.

Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций.

16. Характеристика распорядительных документов.

Распорядительный документ играет очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно. Во-первых, по организационным вопросам.

По вопросам планирования

Производства

Строительства

Материально-технического сбыта и снабжения

Финансов и кредита

Труда и з/п.

Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся:

Приказы

Распоряжения

Указания

Постановления и т.д.

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурным подразделением, или отдельной специальной или рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить суть вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект документа. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации.

Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

17. Документ «приказ» (определение, реквизиты, правила составления).

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе едино начала, в целях разрешения основных задач, стоящих перед данными органами.

Приказ по основной деятельности

Приказ по личному составу.

Приказы по личному составу используется для документирования, приема, перевода, увольнения и другого движения кадров.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (23), (24), (27), (28).

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

Констатирующая

Распорядительная.

Приказы могут издаваться как по инициативе, так и для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, органов власти и управления.

В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, даются объяснения необходимости исполнения приказа.

В приказах издаваемых для исполнения распорядительных документов выше стоящих организаций, констатирующая часть содержит название вида документа, автора, дату, №, заголовок к тексту этого документа.

Распорядительную часть начинают со слова «приказываю», которое пишут прописными буквами от левого поля, текст делят на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Распорядительные пункты строят последовательно, по схеме:

исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурные подразделения в данном предприятии)

действие (главное в неопределенной форме осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.п.)

срок исполнения (приводится или в каждом пункте приказа, или выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий).

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы).

Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Проект приказа до подписания согласовывают (визируют) с руководителем

структурного подразделения, зам.руководителя, отвечающего за данные вопросы, должностными лицами, ответственными за исполнение приказа, юрисконсультом. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель (заместитель), если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. 1

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. 2

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. 3

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. 4

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. 5

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. 6

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. 7

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. 8

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. 1

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида. 2

Устав относится к учредительным документам юридического лица. В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. 3

Положения об уставе содержатся в следующих нормативных правовых актах:

устав общества с ограниченной ответственностью – статья 89 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 12 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью";

устав общества с дополнительной ответственностью – статья 95 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;

устав акционерного общества – статья 98 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статьи 11, 13 и 14 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ;

устав производственного кооператива – статья 108 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 5 Федерального закона от 8 мая 1996 г. № 41-ФЗ "О производственных кооперативах";

устав унитарного предприятия – статьи 113, 114, 115 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 9 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (в ред. от 01.12.2007);

устав потребительского кооператива – статья 116 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г.;

устав общественной и религиозной организаций

устав фонда – статьи 118, 119 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

устав учреждения – статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях";

устав ассоциации и союза – статья 122 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. и статья 14 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ "О некоммерческих организациях".

Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. 4

1 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 2 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая статьи 1-453) от 30 ноября 1994 г. [по состоянию на 08 июня 2010 г.] – Статья 52. 3 Там же. – Статья 52. 4 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.