Взаимный учет, контроль и жесткое регулирование финансово-хозяйственной деятельности является основной чистоты, своевременности и отсутствия разногласий по расчетам с контрагентами. Для этих целей в современном документообороте используется акт сверки взаиморасчетов.
Что такое акт сверки взаиморасчетов
Акт сверки взаиморасчетов (взаимных расчетов) – это бухгалтерский документ, который составляется для сверки взаимных расчетов между сторонами (организациями, индивидуальными предпринимателями т.п.) за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Данные, которые указывает в акте организация-инициатор, должны совпадать с информацией контрагента. При обнаружении расхождений в данных, это фиксируется в заключительной части документа.
В настоящее время законодательством не установлена официальная форма такого документа. Также не закреплена законом и обязательность составления акта сверки взаиморасчетов, однако, это один из распространенных и востребованных документов в деловом обороте, необходимый для соблюдения всех условий договоров. При необходимости, каждая организация может разработать собственный бланк акта сверки. Однако составлять его следует с учетом требований к первичной бухгалтерской документации.
В акте сверки взаиморасчетов должны быть указаны номер, период сверки, наименование организаций. Акт должен содержать таблицу, в которой по дебету и кредиту внесены данные по номерам и датам первичных документов, подтверждающих поставку, оплату товаров. Конец формы должен содержать оборот за период и конечное сальдо.
Акт сверки взаиморасчетов является необходимым:
- при предоставлении продавцом продукции отсрочки платежа
- при предоставлении стандартных, регулярных услуг
- при высокой стоимости товаров и услуг
- при заключении большого числа договоров и дополнительных соглашений к ним
Бланк акта сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерским блоком организации и подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. Акт составляет в двух экземплярах, которые впоследствии отправляются в адрес контрагента. При отправке акта важно указать срок, в течение которого контрагент должен подписать акт и вернуть один экземпляр организации-инициатору. Если для подписания акта сверки от организаций направляются представители, то у них должны быть при себе доверенности.
Подписать акт сверки взаиморасчетов могут только главные бухгалтера компаний, но это возможно только в том случае, если в акте не найдено расхождений и организации не имеют разногласий. Стоит понимать, что в случае появления разногласий, акт, предоставленный в суд без подписи директора, не будет действительным.
Составляя акты сверки взаиморасчетов, необходимо проводить проверку несколько счетов:
- расчеты по доходам
- расчеты по выданным авансам
- расчеты по недостачам
- расчеты по принятым обязательствам
Акт сверки между организациями, не имеющими имущественных споров, является исключительно технической деталью. Сверка может проводиться как по конкретному договору, так и по совокупности коммерческих отношений с организацией-контрагентом за определенный период.
Форму акта сверки взаиморасчетов можно скачать по этой ссылке: Форма акта сверки взаиморасчетов (*.xls, 28Kb).
Пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов представлен на картинке ниже (кликабельно):
«Оплата (000506 от 25.09.2013)» — поступление/списание средств со счета
«Продажа (19 от 31.10.2013)» — подтверждение факта оказания услуги (акт об оказании услуг), передачи товара (накладная)
Скачать пример правильно заполненного акта сверки взаиморасчетов можно по этой ссылке:
Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно?
Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Однако становится дополнительным доказательством наличия задолженности в случае обращения в суд.
Помимо того посредством подписания акта увеличивается срок исковой давности, то есть началом его считается дата подписания акта.
По этой причине акт сверки является не просто формальностью, а реальным инструментом правового воздействия на партнеров. Конечно, при условии правильного заполнения. Как заполнить образец акта сверки?
Основные моменты
В процессе сотрудничества двух организаций предполагаются взаимные расчеты. Одна сторона осуществляет поставку товаров, или работ, а вторая оплачивает полученные ценности.
При этом каждая свершенная хозяйственная операция подтверждается первичной документацией. На основе таковой ведется бухгалтерский учет.
Но от возникновения ошибки никто не застрахован, а наличие оной может существенно исказить учет. Расхождение учета в партнерствующих организациях может привести к появлению задолженностей или неучтенных выплат.
Своевременно выявить ошибки учета при сотрудничестве двух хозяйствующих субъектов позволяет .
Руководствуясь указанными данными одной организации, другое предприятие сопоставляет с ними собственный учет и выявляет расхождения.
При наличии таковых проверяется верность первичной документации. За счет этого вовремя обнаруживаются ошибки, и обеспечивается достоверность учета.
Что это такое
Актом сверки взаиморасчетов называется документ, в котором показаны расчеты двух организаций в определенном периоде. Сведения, указанные в акте одной организацией должны совпадать с данными организации-контрагента.
При выявлении расхождений информация о них фиксируется в этом же документа. Действующее законодательство не предусматривает установленной формы акта.
Организация самостоятельно разрабатывает формат документа, утверждая его в составе . Подписание акта контрагентом означает его признание в наличии задолженности, если таковая имеет место.
Важно, что акт сверки оказывает влияние на действие срока давности. Оный равен трем годам с момента оформления первичных документов по факту свершения хозоперации. Но подписание акта сверки прерывает срок давности и его отсчет начинается заново.
Использование акта сверки взаимных расчетов меж организациями предупреждает возникновение ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Но документ должен составляться с учетом определенных требований. В частности должны наличествовать реквизиты, определяющие стороны-участники, конкретный период сверки, свершенные операции и расчеты.
Хотя унифицированная форма акта сверки не предусмотрена, но целесообразно присутствие в документе таких реквизитов как:
- название документа;
- наименования сторон;
- дата подписания акта;
- период сверки;
- ссылки на первичные документы по свершенным операциям;
- суммы расчетов в денежном эквиваленте;
- итоговое сальдо;
- подписи и печати сторон.
Как и всякий документ, акт сверки подписывается . Свою подпись на документе ставит руководитель организации и бухгалтер.
Важно, что даже главбух без наличия на право первой подписи не может представлять организацию. Юридическую силу документ получает лишь при наличии подписи главного руководителя.
Какова его роль
При составлении акта сверки взаиморасчетов нужно осуществить проверку нескольких счетов:
- расчетов по доходам;
- расчетов по выданным ;
- расчетов по недостачам;
- расчетов по принятым обязательствам.
Если имущественные споры меж организациями отсутствуют, то сверка может носить чисто технический характер.
Проводить сверку можно как в рамках одного договора или , так и по общему состоянию коммерческих взаимоотношений партнеров в определенном периоде.
Регулярное составление акта сверки требуется при постоянном сотрудничестве. Партнером при этом может выступать поставщик товара или получатель, госфонд, налогоплательщик, два подразделения одной корпорации и т.д.
Кроме того основанием для создания акта сверки взаиморасчетов может становиться:
- возможность получения отсрочки платежей;
- наличие большого количества позиций в ассортименте компании;
- присутствие дорогостоящих товаров в списке реализуемых;
- осуществление инвентаризации по расчетам;
- потребность подтверждения расчетов перед вышестоящими инстанциями.
Периодичность составления акта сверки определяется взаимодействующими сторонами. Документ может составляться раз в месяц, полугодие, год или с более длительным интервалом.
Но в любом случае в содержание акта должны включаться все операции, свершенные в избранном периоде. Как проводить сверку правильно?
Проверка расчетов проводится по одному артикулу – названию товара, отдельной поставке, конкретному контракту. Удобно проводить сверку в процессе ежегодной инвентаризации.
При обнаружении каких-либо расхождений нужно сразу же составить акт сверки и направить его контрагенту.
Но случается, что выявленная задолженность не может быть погашена, поскольку в течение года контрагент обанкротился. Потому проводить сверку необходимо как можно чаще.
Действующие нормативы
Согласно акт сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно, поскольку данный документ не относится к числу первичной документации.
Данная позиция подтверждается и . В то же время акт сверки взаимных расчетов может признаваться юридическим документом в процессе искового производства.
В частности сей документ служит подтверждением наличия задолженности контрагента. А кроме того становится основанием прерывания течения срока исковой давности, который с момента подписания акта отсчитывается заново.
Но для того чтобы была признана юридическая законность документа он должен иметь определенную форму.
Законодательно не регламентируется наличие определенных реквизитов, но обязательным требованием является наличие подписи руководителя организации.
Как правильно оформить акт сверки
Оформление сверочного акта по взаимным расчетам выполняется в произвольной форме. Составляет документ бухгалтерия организации, инициировавшей проверку, и таковой может быть любая из сторон.
Заполненный акт в двух экземплярах отравляется контрагенту. Им выполняется сверка указанных данных с собственным учетом. При согласии контрагента с отображенной в акте информацией им ставится подпись и печать.
Заверенный экземпляр возвращается инициатору. Данные акта проверяются на соответствие . Информация о взаимных расчетах должна совпасть в точности. Малейшие расхождения регистрируют в конце документа посредством записи.
Например, «По сведениям ООО «1» на 30.10.2015 долг ООО «2» составляет десять тысяч рублей, согласно учету ООО «2» задолженность перед ООО «1» равна» пяти тысячам рублей» и приводятся подтверждающие данные со ссылкой на первичные документы.
Важно! Если акт сверки подписывают только бухгалтера организаций, то такой документ имеет значение исключительно во внутреннем документообороте меж организациями.
Судебными инстанциями документ учитывается только при наличии подписи руководителя.
Порядок составления
Единого образца акта сверки не существует. Тем не менее, наличествуют определенные требования, каким должен соответствовать документ.
Так выполнены должны быть следующие аспекты:
Крайне желательно при составлении акта сверки соблюдать правила оформления первичной документации. Относится это к наличию обязательных реквизитов первичной документации.
Перечень таковых определен . Что касается формы документа, то она может быть произвольной. Но практика применения определила наиболее удобный формат.
Обычно документ состоит из двух частей – вступительной, с содержанием основных реквизитов и основной, в которой представлены данные по определенному периоду.
Часто акт сверки создается в виде перечня документов в хронологическом порядке. Но также можно указать характер действия, например, перевод денежных средств, приобретение товара, продажа ценностей.
Как сделать акт сверки вручную? Пример создания акта можно представить следующим образом. В начале указываются такие данные:
- Название документа.
- Дата составления акта и его индивидуальный номер.
- Наименование организации, составившей документ.
- Наименование контрагента.
- Период, за какой осуществляется сверка (начало и окончание).
Указываются суммы, переданные или полученные по каждому факту сотрудничества. При этом каждый показатель подтверждается ссылкой на первичный документ (счет-фактура, чек и прочее).
Для отображения в таблице берутся данные, отображенные на дебетовых и кредитовых счетах. В итоговой части таблицы подсчитывается общий оборот по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо. В конце акта следует вписать итоги сверки.
При наличии задолженности делается запись примерно такого вида: «По данным организации на такую-то дату выявлена задолженность со стороны контрагента в пользу организации при проверке операций за такой-то период на сумму ___».
В случае отсутствия задолженности пишется значение «0.00 рублей». Готовый акт направляется контрагенту для сверки. При отсутствии расхождений документ подписывает бухгалтер организации-контрагента и возвращает инициатору сверки.
Как сделать электронно
Создать акт сверки взаимных расчетов можно при помощи программы 1С. Организация-поставщик для этого использует меню «Продажа», а организация-покупатель – меню «Покупка».
| В избранном меню | Выбирается раздел «Расчеты с контрагентами» |
| Добавляется новый документ | Акт сверки взаиморасчетов, посредством нажатия кнопки «Создать» |
| В открывшемся документе указывается | контрагент, по которому проводится сверка расчетов; валюта расчетов; номер договора поставки/покупки |
| Далее осуществляется заполнение документа | Вручную или при помощи кнопки «Заполнить» вносятся данные о собственной организации, включая колонки «Дебет» и «Кредит». Аналогично заполняются данные о контрагенте. Затем указываются расчетные счета, подлежащие сверке. По окончании указываются данные об ответственных лицах |
| Заполненный документ распечатывается и отправляется контрагенту | Можно отправить акт сверки в электронном виде |
| После окончания сверки и подписания акта сторонами | Следует проставить на документе соответствующую галочку, что сверка согласована |
Образец заполнения
При создании акта сверки по взаиморасчетам можно применить такие примеры:
- бланк акта сверки взаиморасчетов в формате Doc;
- образец акта сверки взаиморасчетов в формате Excel;
- заполненный акт сверки взаиморасчетов в формате Word.
Подписанный партнерами акт сверки это документальное подтверждение денежных обязательств перед кредитором.
Хотя в законе отсутствует необходимость составления акта сверки, но именно на него организация может ссылаться в случае возникновения споров и обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчетов является одним из первичных бухгалтерских документов. Он предназначен для того, чтобы отмечать статус взаиморасчетов между партнерами на определенную дату. Чтобы избежать ошибок и недоразумений, нужно знать, как сделать акт сверки взаимных расчетов правильным и актуальным.
Когда требуется составление акта?
Периодическое заполнение акта сверки, имеет место между постоянно сотрудничающими субъектами. В качестве партнеров могут выступать поставщик и получатель товара, налогоплательщик и государственный фонд, два подразделения крупной корпорации и пр.
Основаниями для этого, помимо длительного взаимодействия, служат:
- возможность рассчитываться за товары и услуги в будущем;
- необходимость ориентироваться в большом количестве наименований;
- работа с дорогостоящими изделиями;
- проведение инвентаризации по части расчетов;
- необходимость предъявления состояния расчетов начальству или государственным органам.
Каковы оптимальные сроки?
Акт сверки взаиморасчетов, по согласованию сторон, может быть разработанным на месяц, полугодие, год и даже более длительный период. Четкие сроки не регламентируются. Однако, при любом раскладе, в акт должны быть включены все операции, которые имели место за выбранный период. Большинство компаний оформляют акты ежемесячно.
В некоторых случаях требуется составление двух отдельных документов между одними и теми же партнерами. Такое возможно и даже желательно, когда сотрудничество имеет неоднородный характер: например, фирма А является поставщиком для фирмы Б по одним товарам, и покупателем – по другим. В таком случае периодичность оформления актов по разным направлениям может различаться.
Для соблюдения актуальности актов, их необходимо начинать заполнять с начала совместной деятельности, а в дальнейшем – сразу после подписания очередного акта.
Как заполнять акт сверки?
Единых требований относительно того, как формируется правильный акт сверки, не существует. Тем не менее, есть несколько принципов, как заполнять акт сверки:
- Документ должен иметь название и дату оформления, а также наименования обоих сторон.
- В документе должны быть указаны должностные лица, чьи подписи ставятся внизу акта сверки.
- Все данные должны быть строго распределены по договорам.
Кроме того, желательным является соблюдение бухгалтером основных требований, применимых к первичным документам в целом. Обычно акт составляют в форме упорядоченного в хронологическом порядке перечня документов. Вместо этого можно указывать характер действия (приобретение товара, перечисление денег, продажа имущества).
Образец правильного акта сверки приведен на рисунке:
Как правильно проводить сверки?
Расчеты с постоянными деловыми партнерами осуществляются по одному артикулу – контракту, наименованию товара или услуги, отдельной поставке и т. д. Во избежание двойной работы сверку можно организовать в период инвентаризации, которая проводится раз в год.
Если в кредиторской либо дебиторской задолженности были замечены какие-либо расхождения, необходимо сразу оформить акт и направить его своему контрагенту с соответствующим уведомлением. Случается, что давняя задолженность не может быть погашена контрагентом ввиду того, что он стал банкротом, и тогда сумма долга учитывается в статье расходов. Чтобы избежать подобных неприятностей, сверки нужно проводить как можно чаще.
Что делать после того, как акт составлен?
Даже с учетом того, что составлением документа занимаются бухгалтеры, форма акта сверки предполагает наличие в ней подписи управляющего. Поэтому, прежде всего, необходимо предъявить документ директору на подпись.
Затем представитель фирмы, составившей акт, отправляет два экземпляра фирме-партнеру лично или посредством почтовых служб. Контрагент, в свою очередь, знакомится с документом, подписывает оба экземпляра, а после отправляет один из них обратно.
Имеет ли акт юридическую силу?
Действительным с точки зрения закона является оригинал правильного акта сверки, на котором стоят подписи и печати директоров обоих компаний.
За партнером остается право отказаться от подписи акта, и тогда юридической силы документ не будет иметь. Отказ от подтверждения акта партнером в большинстве случаев означает нежелание признавать наличие собственной задолженности.
Чтобы избежать таких ситуаций, порядок проведения сверки взаиморасчетов и подписания актов должен быть закреплен в договоре. На случай его нарушения нужно предусмотреть санкции. Иных легальных методов заставить контрагента оставить подпись не существует.
По мнению судей, акт не является достаточным доказательством задолженности, однако выступает хорошим дополнительным артефактом при наличии первичных документов, непосредственно касающихся долга. Кроме того, при помощи акта срок исковой давности может быть увеличен, т.к. он начинает отсчитываться не со дня заключения спорной сделки, а со дня подписания последнего из актов сверки.
Таким образом, акт сверки – это не просто формальный документ, это реальный инструмент правового воздействия на деловых партнеров.
Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (229) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (26) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (11) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (14) 10. Онлайн-кассы (9) 2. Предпринимательство и налоги (395) 2.1. Общие вопросы налогообложения (25) 2.10. Налог на профессиональный доход (3) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (34) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (6) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (58) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (82) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (39) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (11) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (100) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (5) 5.2. Декретные пособия (1) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (21) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (8) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (80) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (24) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (11) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (24) 9.1. НОВОСТИ (4) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)Акт сверки взаиморасчётов - это документ, который отражает состояние расчётов между двумя сторонами (компаниями, контрагентами) за определённый период времени.В нашей статье мы научим как правильно его заполнить и дадим пример для скачивания.
Образцы бланков
Действующим законодательством единая форма акта сверки не утверждена, поэтому в случае необходимости каждое предприятие может разработать эту форму самостоятельно.
Образцы заполнения бланков акта сверки и примерная форма бланка представлены ниже:
Для чего нужен акт сверки взаиморасчетов
- Если планируется продлить крупные контракты;
- Если надо организовать взаиморасчёт;
- В период инвентаризации;
- Когда одна из сторон торгует в рассрочку;
- Для составления отчетов о задолженностях для руководства, контролирующих органов и т.п.;
- если во взаиморасчетах участвуют товары очень высокой стоимости;
- Для уточнения расчётов между сторонами.
Законодательство не обязывает организации составлять акты сверки взаиморасчётов в какое-то определённое время, это решает сама организация.
Акт сверки состоит из двух частей – для двух предприятий. Левую колонку заполняет инициатор составления акта, правую – его контрагент. Обычно акт сверки выглядит как перечень документов, упорядоченных по дате создания. Или вместо документов перечисляются проведённые операции: продажа, покупка, оплата и т.п.
Форма акта сверки взаиморасчетов
- номер акта;
- период, за который проводится сверка;
- наименования сторон (организация и лицо, действующее от его имени);
- реквизиты договора между сторонами;
- Сведения об операциях (с номерами и датами счетов-фактур, платёжных поручений или иных бумаг, подтверждающих поставку и оплату услуг или товаров), суммы операций;
- Конечное сальдо в денежном выражении;
- Подписи бухгалтера и директора «от руки», печать;
- Даты подписания Акта.
Документ составляется в двух экземплярах и подписывается главбухом и директором организации. Если между организациями нет имущественных споров, и составление акта носит чисто номинальный характер, под ним могут стоять подписи только главных бухгалтеров. Но такой акт не будет иметь силы в суде.
Затем, для проверки собственного реестра операций и внесения результатов в правую колонку, оба экземпляра отправляются бухгалтерии контрагента. Если контрагент согласен с данными, указанными в акте, то ставится вторая печать и подписи. Один акт возвращается инициатору, второй - остаётся у контрагента.
Хотите ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении? Вам поможет программа для автоматизации магазинов Бизнес.Ру. Она позволит вам автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, а также контролировать денежные потоки в компании.
В случае обнаружения расхождений, внизу документа об этом делается запись. Если из-за обнаруженных расхождений контрагент отказывается подписывать акт, а претензии инициатора подтверждаются другими документами, инициатор может подать в суд. Для ускорения решения подобных споров в договоре надо заранее оговорить сроки, в которые контрагент обязан произвести собственные расчёты и вернуть подписанный акт или расплатиться с долгами.