Как направить обращение почтой
Источник изображения: en.wikipedia.orgwikiTwo_envelopes_problem
Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи.
Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении
Шаг 1
После того, как Вы составили текст обращения, поставьте на заявлении дату и подпись, снимите с него копию. Копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли указать, какое именно заявление Вы отправляли.
Шаг 2
Положите заявление в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом: в левом верхнем углу конверта - информация об отправителе (укажите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений, а также Ваш индекс и почтовый адрес), в правом нижнем углу конверта - информация об адресате (укажите наименование организации, в которую Вы отправляете запрос, или фамилию, имя и отчество должностного лица, а также адрес и почтовый индекс получателя).
Шаг 3
Если Вы просто опустите письмо в почтовый ящик, у Вас не останется никаких доказательств отправки письма. К тому же, Вы не сможете точно узнать дату получения письма. Поэтому рекомендуем отправлять обращение заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти в любое почтовое отделение и произвести следующие действия.
Шаг 4
На почте перед отправкой заказного письма необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений можно получить у операциониста):
- На лицевой стороне бланка укажите вид уведомления - простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления - заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»). В строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
- На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением», в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование (или фамилию, имя, отчество) получателя письма, его адрес и индекс.
- Остальные графы уведомления оставьте пустыми, их заполняют работники почтового отделения.
Главное преимущество отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки письма адресату оформленное Вами уведомление вернется на Ваш почтовый адрес. На этом уведомлении будет стоять дата получения Вашего письма и подпись уполномоченного представителя получателя.
Таким образом, уведомление о вручении доказывает, что Вы письмо отправляли, а адресат его получил. Это сыграет важную роль, если получатель будет отрицать доставку письма, не предоставит ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом, и т. п.
Шаг 5
После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять заказное письмо.
Уточните, в каком окне принимают заказные письма, и передайте туда Ваше письмо. После того, как Вы оплатите отправку письма, сотрудник почты выдаст Вам чек. Сохраните его, так как этот чек будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть необходим Вам в случае защиты нарушенных прав в суде или иных органах.
Как отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении
Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении Вы можете отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.
Преимущество этого вида почтовой связи по сравнению с заказным письмом состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т. е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены (т. е. опись).
Шаг 1
Ценное письмо, как и заказное, отправляется непосредственно в отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:
Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 раздела «Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении», но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (размер ценности определяется на Ваше усмотрение).
Шаг 2
Перед отправкой письма Вам следует заполнить опись. Бланки можно получить на почте. Обратите внимание - опись заполняется в двух экземплярах.
Подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт: укажите наименования всех документов с датами и иными реквизитами, по которым их можно будет идентифицировать. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую сумму ценности этих документов, например, 10 рублей. Следует отметить, что в описи и на конверте должна быть указана одна и та же сумма ценности.
После заполнения бланков поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи.
Шаг 3
Отправка письма с описью не отменяет заполнения бланка уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями:
- На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи;
- На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (та же сумма, что и в описи).
Шаг 4
После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять ценное письмо с описью.
Вложите все документы в конверт, но не заклеивайте его. Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте конверт с обращением и обе описи непосредственно сотруднику, который занимается приемом таких писем. Он поставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.
Как и в случае с отправкой заказного письма, рекомендуем сохранять чек, который Вам выдадут после отправки, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и устанавливать конкретные документы, которые Вы направили получателю. Это может понадобиться, если Вы будете вынуждены отстаивать свои права в суде.
Несмотря на развитие высоких технологий, наличие современных способов коммуникации и возможности обмена данными посредством Интернета, могут возникать ситуации, когда требуется передача информации на бумажном носителе. Как правило, подобным образом подлежат пересылке оригиналы ценных документов.
Вконтакте
Назначение
Если при отправке обычного послания отправителю не потребуется посещать почтовое отделение, то заказное письмо с уведомлением можно отправить только при соответствующем оформлении на почте. Работники почты помогут соблюсти все тонкости процедуры, чтобы отправление гарантированно дошло до адресата. Это самый надежный способ пересылки.
Достаточно предупредить оператора о намерении отправить именно заказное письмо, чтобы избежать ошибок в оформлении. Сколько стоит отправить заказное письмо и получить подтверждение отправки, нужно узнавать непосредственно в почтовом отделении.
Вложениями, подлежащими пересылке, чаще всего являются:
- оригиналы ценных бумаг;
- документация по рабочей деятельности организации;
- оригинальный экземпляр счетов-фактур и актов для бухгалтерской отчетности;
- запросы, извещения от государственных и муниципальных учреждений: налоговая служба, судебная система, военный комиссариат
- справки, копии личных документов, доверенности и прочее.
Отправить заказное письмо почтой России не потребует много времени и средств. Нанесение на конверт отметки «Заказное» говорит о присвоении уникального идентификационного кода. Такой оттиск проставляет работник почты, после чего отправитель имеет возможность отслеживать движение своего отправления, вводя полученный код в соответствующую строку сервиса «Отслеживание» на официальном сайте Почты России: https://www.pochta.ru .
Важно! Идентификационный номер можно найти на квитанции, выдаваемой отправителю после совершения оплаты.
Алгоритм действий
Если отправление является заказным, то помимо возможности отслеживать его путь до адресата, отправитель может получить не только документальный отчет о доставке по указанному адресу, но и факта вручения, подтвержденного личной подписью получателя (уведомление).
Такие послания имеет право получить только тот, кто указан в строке «Получатель». На получение имеют право иные лица, но только при наличии заверенной .
Как отправить заказное письмо:
- Подготовить документацию к отправке.
- Посетить любое отделение Почты России.
- Сообщить работнику почты о намерении оформить именно данный вид отправки.
- Внести все данные отправителя, адресата.
- Верно заполнить бланк уведомления о вручении.
- Отдать сотруднику почты конверт с бумагами и бланк.
По объему пересылаемой документации можно подобрать наиболее подходящий размер конверта. Допустимые размеры соответствуют: формату С6 – минимальный, формату С4 – максимальный. Вес не должен превышать 100 грамм, если отправка осуществляется по России, и 2 кг, если пересылка осуществляется за рубеж.
Срок доставки заказного ценного письма зависит от отдаленности регионов отправки и назначения. Чтобы узнать примерную дату, следует воспользоваться специальным калькулятором, доступным для использования на сайте Почты РФ.
Необходимо заполнить специальный бланк Образец бланка
Отправляющему лицу не придется составлять текст. Для этого существуют специальные формы: на территории РФ — ф. 199, для зарубежья — CN07. О личном вручении заказного письма отправитель узнает по вернувшемуся подписанному бланку. Уведомление отпечатано на плотной бумаге формата А6:
Сведения вносятся построчно. Бланки выдаются бесплатно, зачастую их можно найти в специальных отсеках. Если при заполнении была допущена ошибка, можно заполнить новый бланк. Когда послание достигнет пункта назначения, адресат получит извещение, предъявление которого позволит забрать конверт. Получателю не придется задумываться, как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма, ведь отправитель сделал это за него. Ему останется только поставить подпись, доказывающую факт вручения.
Почта России предоставляет возможность воспользоваться дополнительными услугами, например, СМС-информированием о доставке, пересылка 1 классом, доставка посланий авиалиниями.
Образец бланка доя России Казалось бы, совершить ошибку невозможно. Однако возникает некоторая путаница при заполнении строк. Как верно заполнить уведомление о вручении заказного письма.
- Указать вид уведомления: простое или заказное.
- Отметить «галочкой» тот вид послания, который отправляется. В данном случае «письма», «заказного(ой)».
- В строке «Кому» вписывается ФИО лица, отправляющего послание, или же наименование организации (при обмене документацией между юридическими лицами).
- В строке «Адрес» пишется адрес отправителя.
При возникших сомнениях насчет правильности почтового индекса, лучше обратиться к почтальону, определить верный индекс с помощью справочника.
Внимание! Многие совершают ошибку, указывая себя как отправителя. Помните, что такое уведомление свидетельствует о получении адресатом, а значит, отправляется от его лица.
В строке «Отправитель» необходимо указывать того, кому направлена пересылка, а вот «Получателем» себя.
Образец бланка для зарубежья — CN07 Дополнительная услуга
Чтобы переслать важные бумаги можно воспользоваться еще одной услугой — отправить ценное письмо с описью вложения. Этот вид пересылки позволяет частично либо полностью компенсировать ущерб при утере или повреждении послания. Что такое ценное письмо с описью вложения. Такое письмо (или бандероль) с объявленной ценностью официально регистрируется почтовой системой, после чего его путь доступен для отслеживания по присвоенному трек-коду.
Как отправить документы подобным способом. Существуют правила отправки посылок с объявленной ценностью. Процедура схожа с отправкой посланий категории «заказные» и производится только из отделения почты.
Чтобы не совершить ошибки, нужно следовать пошаговой инструкции:
- Подготовить документы.
- Прийти на почту, подобрать оптимальный по размеру конверт. Минимально и максимально допустимый размер – формат С6 и С4 соответственно.
- Сообщить почтальону о намерении послать именно ценное отправление.
- Сумма, указанная как «объявленная ценность», устанавливается отправителем и прописывается в строке бланка при оформлении отправки.
Узнать, сколько стоит отправить заказное (ценное) письмо почтой России, возможно с помощью онлайн калькулятора или же у работника почты. Например, пересылка из Самары в Хабаровск займет около 6 дней, а общая стоимость вместе с уведомлением и описью составит порядка 170 рублей (около 4 дней, стоимость — 220 рублей при ускоренном способе доставки).
Чтобы избежать утери или путаницы в момент получения послания, в конверт дополнительно вкладывают опись содержимого. Письмо с объявленной ценностью и описью вложения позволяет избежать недоразумений между почтой, отправителем и адресатом.
Опись составляется в двух экземплярах, один из которых остается на руках отправляющего, а второй вкладывается внутрь конверта после сверки почтальоном. При заполнении помимо общей ценности, отправитель указывает ценность каждой из пересылаемых позиций. По прибытии письма на почтовое отделение адресата, он получит извещение, содержащее пометку «ценное», а также сумму оценки. Таким образом, получатель имеет возможность сверить фактическое наличие документации с описью.
Полезное видео: как отправить письмо с уведомлением о вручении?
Помните! Перед тем, как отправить, проверьте все документы. Перечислять вложения необходимо строго по строкам, указывая порядковый номер и наименование. Почерк должен быть разборчивым, а текст не содержать ошибок. Любые исправления недопустимы.
Самым надежным считается ценное отправление потому как именно ценным письмом с описью или без нее неважно, отправляют паспорт и важные документы, на втором месте заказные отправления с уведомлением и без них, они так же идут по присвоенному им на почте порядковому номеру и не теряются в пути, а вот простые письма к сожалению учету не подлежат они часто пропадают в пути.
Ценное письмо наиболее безопасное при отправлении почтой, так как при отправлении его указывается объявленная ценность и при потери она возвращается (полностью или частично)
Оно точно также как и заказное отправляется с трек номером, что позволяет отслеживать по всей территории России.
При доставке к адресату, оно передается лично в руки и получатель обязательно расписывается за это, если он не может его получить, то другому человеку отдадут письмо только с доверенностью от получателя.
Помните, что такое письмо передается сотруднику открытым, он должен проверить все по описи, дополнительно для большей уверенности можете подключить СМС уведомление о получении адресатом.
Вероятнее всего самое надежное письмо это ценное с полной описью вложения в него и с обязательным уведомлением о вручении письма адресату.После отправки такого письма у вас на руках имеется чек-квитанция,но и второй экземпляр описи содержимого письма.В описи перечислены все документы,которые были вами вложены в данное ценное письмо.
Самым надежным и дорогим считается ценное отправление (письмо). Потому что именно ценным письмом необходимо отправлять все важные документы. Кроме этого варианта отправки письма существует также возможность отправить письмо заказным с уведомлением или без него. Заказное отправление имеет так же, как и ценное индивидуальный номер по которому его можно найти в случае утери.
Любое ценное письмо отправляется с описью вложения, поскольку почта нест материальную ответственность в случае утери его целиком, либо какой-то части содержимого. Работник почты при Вас проверит все вложения, сравнив их с описью, один экземпляр е вложит внутрь, а другой (со штампом почтового отделения и своей подписью) отдаст Вам. Только после этого конверт будет запечатан и оклеен специальным скотчем. Также сзади к письму будет приклеено уведомление о вручении, которое позже вернтся к Вам. Очевидно, что этот способ отправки, например, документов, является оптимальным.
Какую-то гарантию дат и отправка заказного письма с уведомлением - его вручат в руки адресату, поскольку он должен будет расписаться на бланке уведомления, которое уйдт в Ваш адрес, и Вы точно будете знать, что письмо дошло.
С заказными письмами, в общем-то, происходит вс то же самое - их регистрируют в почтовых отделениях, присваивая им номера - путь такого письма, как и указанных выше, можно будет отследить на официальном сайте Почты России. Отличие заказного письма от письма с уведомлением в том, что Вас никто не будет извещать о доставке.
Наконец, простые письма - это те, которые доходят быстрее всего, правда, по поводу их получения адресатом не датся вообще никаких гарантий - такое письмо просто бросят Вам в почтовый ящик. С остальными нюансами отправки почтовой корреспонденции можно ознакомиться .
Ценное письмо является самым наджным. Фиксируется его ценность и почта отвечает за его утерю. Если будет утеряно, то выплачивается компенсация.
А ещ можно отправить письмо при помощи курьерской доставки, но этот способ будет самым дорогостоящим.
Если отправляете ценные документы, паспорта, то не стоит экономить и отправлять обычным письмом, так как за утерю никто ответственности не нест.
Как по мне, будет безопаснее, если вам отправят заказное письмо. В таком случае вы сможете отслеживать его, а когда оно будет в вашем городе, его вручат в руки, а не в почтовый ящик или под дверь.
Еще можете заказать ценное письмо, но это будет куда дороже. Суть в том, что его застрахуют.
Письмо с уведомлением о вручение такое же, как и заказное, но только вам будет передан бланк с подписью получателя о том, что письмо ему пришло и его передали.
Самым надежным будет ценное письмо, все потому что вы его не просто хорошо оплатите, но и оно будет застраховано. Также надежными можно считать заказное и с уведомлением. Заказное вы можете отследить, с уведомлением вы подпишетесь за получение письма.
Если вам нужно отправить почтой документацию, то самый лучший вариант - ценное письмо с описью . Мы неоднократно отправляли такие письма в различные учреждения, и ни разу не было проколов.
Ценное письмо оформляется в отделении почты, и вам придется заполнить два экземпляра бланка описи и уведомление. Работник почты проверит ваше вложение по описи, прикрепит уведомление к письму и сам заклеит конверт.
У вас на руках останется квитанция почты и экземпляр описи. Хотя такой способ отправки ценной документации недешевый, но вы получаете хоть какую-то гарантию, что письмо будет доставлено по назначению.
Самое безопасное для вас, в плане его доставке, является, Ценное письмо. Все потому, что при его утере, на почту, сразу же автоматом, вскидывается материальная ответственность, а с заказным, такого нет, там они просто его немного больше контролируют.
Поэтому, Ценное письмо, так и называется, так как в наше время, реальную цену представляет та вещь, за которую несется материальная ответственность кем то, пусть даже, это и есть организация.
В свою очередь, оно конечно вам обходится дороже, но то что вы платите дополнительно, по сути, является своего рода страховкой, именно для вас, а потому, все реально и логично.
Несмотря на появление электронной почты, и всевозможных программ, позволяющих свободно общаться, услугами почты продолжают пользоваться. Служебная переписка, переписка между потребителями и коммунальными службами, отправка документов в суд – все это осуществляется строго по почте. Помимо простых писем, для отправки которых достаточно опустить их в почтовый ящик, на почтовом отделении могут предложить отправить ценное или заказное письмо. Чем отличаются эти два почтовых отправления?
Что такое заказное письмо?
Если отправитель хочет знать дошло ли его письмо получателю или нет, он отправляет заказное письмо, за отправку которого ему вручается квитанция . К нему прилагается уведомление, которое заполняет отправитель и на котором получатель должен расписаться, а также указать дату, когда письмо пришло ему на адрес. На уведомлении указывается адрес, на который оно должно вернуться. Если оно возвращается отправителю с подписью адресата, он может быть точно уверен в том, что письмо дошло.
Такой вид почтового отправления часто используют при служебной переписке , когда нужно срочно отправить документы и нужно быть точно уверенным в том, что конечному адресату они дойдут, поскольку почта гарантирует доставку такого письма. Также заказные письма отправляют предприятия, когда отвечают на обращения и жалобы граждан, чтобы к полученному ответу прикреплять квитанцию об отправлении письма и уведомление как доказательство получения адресатом корреспонденции. Если заказное письмо не получили, оно вместе с уведомлением возвращается отправителю с соответствующей пометкой.
Что такое ценное письмо?
Ценное письмо отправляется в тех случаях, если документы или содержимое письма имеет определенную ценность и в случае если оно потеряется, отправителю может быть нанесен материальный ущерб. В письмо в обязательном порядке вкладывается опись, в которой указывается перечень документов и их стоимость, которую отправитель имеет право требовать в случае утери корреспонденции. К ценному письму также может прилагаться уведомление о его получении адресатом.
Что общего между заказными и ценными письмами
Данные виды почтовых отправлений существуют для того, чтобы обезопасить пересылку корреспонденции. К ценному и заказному письму обычно прилагается уведомление о получении. За отправление почтовой корреспонденции отправитель дополнительно оплачивает услуги почты, в подтверждение чего получает квитанцию, в которой указан уникальный код, по которому можно отслеживать местонахождение почтовой корреспонденции. Отправлять деньги ни ценным, ни заказными письмом нельзя, для этого существуют денежные переводы по почте.
Чем отличаются заказные и ценные письма?
Почтовые отправления имеют немало отличий, которые отправитель должен внимательно изучить перед тем как выбрать, как именно он будет отправлять корреспонденцию.
Стоимость
Отправить заказное письмо стоит дешевле, чем ценное и причина кроется в том, что к последнему оформляется опись вложения, в которой указывается стоимость отправляемой корреспонденции. В случае утери письма или его кражи, почта несет материальную ответственность перед отправителем и компенсирует нанесенный материальный ущерб. Ценным письмом отправляются обычно важные документы, такие как трудовая книжка или же исковые материалы, которые имеют для отправителя определенную ценность, потому их утеря может причинить ему материальный ущерб.
Тип отправления
Заказным письмом можно отправить письмо, мешок «М», секограмму, почтовую карточку или бандероль, у ценного письма более узкий круг корреспонденции, которая может быть отправлена – это контейнер, посылка, письмо или бандероль.
Наличие описи и уведомления
Отправление ценного письма подразумевает под собой обязательное заполнение описи вложения, в которой указывается весь перечень пересылаемых документов с точным указанием их названия, количества их страниц и стоимость. Для заполнения существует специальный утвержденный бланк. Правильность заполнения описи обязательно проверяется сотрудниками почты, они проверяют все ли указанные документы находятся в наличии, поскольку почта отвечает за сохранность отправленного письма.
Если все заполнено правильно, тогда почтальон ставит на описи вложения штамп и один экземпляр описи вкладывает в конверт, а другой отдает отправителю. Уведомление не обязательно прилагать к ценному письму, отправитель его заполняет только в том случае, если хочет узнать, когда корреспонденция была получена адресатом. К заказному письму опись не прилагается, но может быть прикреплено уведомление об получении.
Тип доставки
Заказное письмо почтальон приносит адресату по указанному отправителем адресу. В уведомлении должны быть поставлены дата получения и роспись получателя. После заполнения уведомление отправляется отправителю как свидетельство того, что адресатом письмо было получено. Если же по указанному адресу получатель не был найден, почта возвращает заказное письмо с пометкой «по истечению срока хранения» или «адресат выбыл».
Ценное письмо можно получить на почте по паспорту или же по доверенности. На указанный в письме адрес получателю приходит извещение о том, что на почту прибыло ценное письмо и его необходимо забрать. К сожалению, это является недостатком отправки ценного письма, поскольку недобросовестные получатели могут проигнорировать то, что на их адрес пришло письмо и так и не получить его, так как оно возвращается отправителю по окончанию срока его хранения на почтовом отделении.