размер шрифта
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв- ПРИКАЗОМ Главархива СССР от 05-09-85 263) (2017) Актуально в 2018 году
2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел
2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Фандрайзеры государственных архивов определяются критериями, утвержденными Председателем Государственного архивного агентства. Критерии для определения стоимости документов:. содержание. внешний вид; оригинальность и макет; важность автора; физическое состояние; полноту и полноту.
Критерии для определения стоимости документов применяются в их отношениях. Окончательный опыт включает в себя: полицейский обзор дел с знаком Р; полицейский обзор дел ЕС; определение случаев несоблюдения; Обзор долгосрочных справочных документов. определение научно-технических разработок, документация которых подлежит представлению в государственном архиве.
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
В результате экспертизы документы сгруппированы в 3 группы: документы для постоянного сохранения, подлежащие сдаче в государственном архиве, которые составляют архив архива организации; документы с долгосрочной ссылкой, сроки хранения которых не истекли и остаются в организации; документы, признанные неоценимыми, подлежат уничтожению.
Утверждаем и вводим в действие
Документы для постоянной сохранности, отсортированные по хронологии, формируются в архивные единицы, где составляются заголовки. Название общих административных документов включает в себя тип документов, автора, адресата, вопрос или вопросы, рассматриваемые в документах, место и время события, характеристики документов с точки зрения оригинальности, техники создания, языка, внешних и других характеристик. Название научно-технической документации включает название работы, оригинальность и язык. Когда случай состоит из нескольких томов, каждый том разделяется на отдельный архив.
Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.
2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.
Виды номенклатур дел
2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.
В архивные единицы добавляется общее название, включая последовательный номер тома. Архивные единицы, образованные в объеме не более 250 листов, должны быть подвергнуты технической работе, которая включает в себя нумерацию, очистку металлических крепежных деталей, вставку титульного листа в соответствии с Приложением 10 и заверенную надпись в соответствии с Приложением №.
Когда часть документов создается в печатном виде, а другая часть является электронной, зарезервированные для постоянной сохранности описаны в общем инвентаре. Перечень документов постоянного хранения включает в себя заголовки архивных единиц, классифицированных в соответствии с классификационной схемой.
2.1.4. Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.
2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.
Схема классификации - это план, определяющий порядок группировки архивных единиц в инвентаре и являющийся его неотъемлемой частью. Реестр состоит из титульного листа, схемы классификации, описательной части и повторения. В конце инвентаризации производится пересчет общего количества архивных единиц, указанных в цифрах и словах.
Исторический контрольный список составляется каждый раз, когда документ отправляется в государственный архив. В каждой последующей передаче после первоначальной добавляется добавление к историческому отчету с изменениями, произошедшими в период после последней передачи в разделе «История фонда».
2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.
2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Результаты экспертизы отражаются в отчете о работе экспертной комиссии, за которой следуют: состав комитета экспертов с указанием позиции каждого из его членов; нормативные акты, используемые в ходе экспертизы; период документов, включенных в соответствующие запасы и их объем; месторасположение справочных документов и должностных лиц, ответственных за них; причины уничтожения документов; особые случаи, возникшие в ходе экспертизы и их разрешения; отсутствие ценных документов и причины для этого; окончательные решения экспертной комиссии.
2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.
Протоколы, подготовленные экспертной комиссией, исторический отчет и кадастры, представлены в соответствующем государственном архиве для экспертной оценки Экспертно-проверочной комиссией. После исправления в соответствии с решениями ЕПК протокол экспертной комиссии, исторический отчет и трехбуквенные печатные копии подписываются членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.
Кадастр одобрен директором соответствующего государственного архива, а сведения о случаях временного обращения и несоблюдения содержатся в информации. Два экземпляра документов, подготовленных по ст. 65 документов остаются в соответствующем государственном архиве, и один экземпляр возвращается организации. Глава четвертая МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЙ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ.
Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом <*> и утверждаются руководителем организации.
<*> До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.
2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.
Государственные архивы осуществляют контроль и методическое руководство по сохранению и сохранению документов в государственных и муниципальных учреждениях, в архиве, оценке их имущества и подготовке к их передаче для постоянного сохранения. Инструкции и инструкции государственных архивов относительно документов - субъекта Национального архивного фонда являются обязательными для всех организаций по ст. 1, пункт.
Какая структура у перечней документов
Профилактические, текущие и бывшие меры контроля осуществляются государственными архивами посредством плановых и случайных проверок. Основные проверки проводятся на срок не более 5 лет. В случае установленных нарушений приводятся необходимые рецепты с указанием сроков их реализации. Контрольные проверки проводятся по выполнению рецептов из основных проверок.
В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.
Вторая проверка разрешена в течение того же года для контроля за внедрением новых рецептов. Случайные проверки проводятся в чрезвычайных ситуациях, стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях и сигнале обнаружения повреждений или повреждения документов в организации. Руководитель организации может запросить проверку в соответствующем государственном архиве.
Результаты проверок отражены в протоколах и обсуждаются представителем соответствующего государственного архива и членами экспертной комиссии в присутствии руководителя организации. Методологическое руководство обеспечивается:. брифинг членов экспертной комиссии; консультации по разработке внутренних правил организации и функционирования архива учреждения; консультации по созданию и организации архивного архива; консультации по разработке и внедрению номенклатур заявок и списков типов документов с указанием сроков их хранения; экспертная помощь при экспертизе стоимости документов, составление и составление документов и документов для уничтожения документов.
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.
Основные требования к составлению номенклатур дел организации
2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.
Государственные архивы организуют обучение персонала в архивах и членов экспертных комитетов. Указ принимается на основании ст. 52 Закона о Национальном архиве. Положения пункта 1-3, не применяются, если используется электронная подпись. Разрешение, упомянутое в пункте 2, должны быть предоставлены в письменной форме на определенный срок не позднее, чем до конца отчетного года, следующего за годом, в котором выдано разрешение.
Таможенный орган может отказаться от просьбы, указанной в пункте 1, в той степени, в которой это повлечет за собой расходы, непропорциональные намеченной цели. Если, несмотря на надлежащую доставку предупреждения, упомянутого в пункте 1, обязанное лицо не осуществляло деятельность, на которую он был обязан в течение установленного срока, таможенный орган повторяет лицо, обязанное выполнить это обязательство в течение 7 дней с даты получения этого предупреждения.
2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.
2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.
2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.
Если, несмотря на надлежащую доставку предупреждения, упомянутого в пункте 2, обязанное лицо не осуществляло деятельность, на которую он был обязан в течение установленного срока, в третий раз таможенный орган напоминает лицу, обязанному выполнить это обязательство в течение 7 дней с даты получения этого предупреждения.
Переходные и окончательные положения. В полях, где размещены вспомогательные линии, записи должны быть сделаны с учетом этих строк. Любые изменения должны быть сделаны после удаления неверных данных, однако новые записи должны быть разборчивыми. Каждое изменение должно подтверждаться подписью лица, заполняющего декларацию.
Заголовки и их составление в номенклатуре дел
2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.) <*>.
Печать должна быть выполнена в оттенках серого. Изменения, которые были сделаны позже, не исправлены. Остальные поля, кроме поля 21, должны быть пустыми. Если акциз включен в налоговую базу, он не должен учитываться при определении стоимости этих сделок.
Экспорт или импорт товаров в разобранном или размонтированном состоянии для транспортных целей, покрываемых одним счетом, но загружаемых на нескольких транспортных средствах, должен быть объявлен под одним товаром и ввести общую стоимость товара. Если в таких случаях перевозка осуществлялась различными видами транспорта, следует сообщать о транспортных средствах, к которым был сделан наибольший импорт или экспорт с точки зрения веса или стоимости груза.
<*> В дальнейшем для краткости вместо слов "общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах" употребляются слова "общественные организации".
2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП".
Если одна партия содержит разные части для автотранспортных средств или воздушных судов, она может быть включена под один товарный товар и классифицирована по товарному коду, что относится к товарам, занимающим более 50% стоимости импортируемых или экспортируемых частей.
Товары рассматриваются как находящиеся в финансовой аренде, когда арендатор берет на себя права, риски, выгоды и обязательства, связанные с арендованными товарами и с экономической точки зрения, фактически может считаться владельцем этих товаров. Арендные платежи рассчитываются таким образом, чтобы покрыть общую или почти полную стоимость товара.
2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
Недопустимо повторять это число за отчетный период. Каждый последующий документ, относящийся к этой заявке в течение отчетного периода, должен иметь порядковый номер. Цифрам не должно предшествовать нули. При отсутствии оборота введите 0 за отчетный период.
С чего начать составление номенклатуры?
Если государство-участник отправки неизвестно, введите код государства-члена о покупке или приобретении товара. Государство-член, в котором совершена покупка или покупка товара, является страной, в которой расположено место контрактного партнера, с которым заключен договор, на основе которого товары ввозятся в страну. Товары, в производстве которых участвует более одной страны, считаются производными от страны, в которой она прошла последнюю существенную, экономически обоснованную обработку или обработку, которая привела к производству нового продукта или была важным этапом производства в компании, адаптированной для этой цели.
2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.
2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
Название организации или структурного подразделения (автор документа);
Название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов дела.
Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.
2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".
2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.
Пример. "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Пример. "Протоколы заседания ученого совета института".
2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример. "Переписка с трестами о механизации строительных работ".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример. "Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно - технической пропаганды и обмена опытом работы".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример. "Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией".
2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно - территориальных единиц учитывается следующее:
Пример. "Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц";
Пример. "Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно - исследовательских работ".
Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.
2.1.24. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Пример. "Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта".
2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.
2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно - распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.
Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно - отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.
2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.
2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.
2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.
Требования к заполнению формы номенклатуры дел
2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 25 - условное обозначение вопроса по классификатору, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.
При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.
2.1.37. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.
2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
Одним из важнейших этапов работы с документами в организации является разработка и применение номенклатуры дел. О том, как она составляется и какие бывают разновидности – читайте в статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- что представляет собой номенклатура дел организации;
- как осуществляется составление номенклатуры дел;
- какие сроки хранения номенклатуры дел.
Номенклатура дел организации
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел с указанием их сроков хранения. Она содержит информацию о всех документах организации, распределенных в дела. Номенклатура дел 2016 года также включает электронные документы.
Существует три разновидности: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел учреждения является нормативным документом и устанавливает состав дел, которые формируются в организации (или в однотипных организациях).
Примерная номенклатура представляет собой примерный перечень документов, входящих в состав дела, содержит индексы дел и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры разрабатываются в организации службой ДОУ или сотрудником, отвечающим за делопроизводство, и применяются в качестве методических пособий для подразделений организации. Также их использование незаменимо в том случае, если организация имеет подведомственную сеть учреждений.
В индивидуальную номенклатуру организации из типовой или примерной номенклатур переносятся заголовки дел, которые конкретизируются с учетом специфики. Сроки хранения при переносе остаются без изменений.
При разработке индивидуальной номенклатуры сотрудники службы ДОУ должны привлекать руководство других подразделений организации. С их помощью будет гораздо проще определиться с составом документов, которые займут свое место в делах. Также при составлении индивидуальной номенклатуры необходимо руководствоваться учредительными документами организации, положениями о работе подразделений, перечнями документов (с указанными сроками хранения), типовыми и примерными (если таковые имеются), а также номенклатурами за прошедшие годы (при наличии).
Составление номенклатуры дел
Сводную номенклатуру дел следует оформлять на общем бланке. Она должна быть подписана руководителями архива и службы ДОУ, согласована с экспертной комиссией и утверждена руководителем организации. Также необходимо изготовить несколько экземпляров документа: первый (с постоянным сроком хранения) включается в номенклатуру дел службы ДОУ, второй используется в ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий применяется в архиве, а остальные утвержденные копии изготавливаются по количеству подразделений и хранятся в них. В том случае, если номенклатура проходила согласование в архивном учреждении, то утвержденный экземпляр также должен быть направлен туда.
Разделы в сводной номенклатуре должны располагаться в соответствии со штатным расписанием организации. Также следует учитывать, что наименования разделов должны быть идентичны соответствующим подразделениям (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).
Номенклатура дел должна быть выполнена в виде таблицы и содержать 5 граф, каждая из которых заполняется в строгом соответствии с ее наименованием. Заполнение ведется следующим образом.
Самая первая графа должна содержать индекс дела. Для его разработки используются арабские цифры, а запомнить технологию его составления очень легко. К примеру, если дело имеет индекс 02-16 – это означает, что дело № 16 из второго структурного подразделения (согласно соответствующему обозначению подразделений). Таким образом, при первом взгляде на индекс дела можно определить примерный состав документов (бухгалтерские, кадровые и т.д.).
Вторая графа отводится для заголовков дел (томов, частей). Заголовок должен быть абсолютно идентичен, чтобы избежать путаницы. Не допускается использование заголовков с непонятными формулировками («Разные материалы», «Переписка» и т.д.). Следует учитывать, что дела в номенклатуре должны быть расположены по степени важности документов, включенных в дела. В первую очередь располагаются заголовки дел, относящихся к организационно-распорядительной документации.
Также необходимо учитывать, что дела, содержащие документы по одному вопросу (но не связанные последовательностью исполнения) должны иметь заголовки, отражающие их назначение. К примеру, вся документация по прошедшим семинарам и докладам (программы, списки, доклады и т.д.) может быть оформлена в одно дело. В таком случае заголовок должен иметь вид: «Документы о проведении семинаров и докладов».
Если дело состоит из писем, необходимо в заголовке указывать с кем и по какому вопросу велась данная переписка. Дела с отчетной документацией должны иметь заголовок с указанием отчетного периода. К примеру, «Отчет комиссии за 2 квартал 2016 года».
Третья графа заполняется в конце календарного года и содержит информацию о количестве папок дела. Одна папка включает не более 250 листов, следовательно, при большем количестве документов заводится вторая папка с идентичным заголовком, а в графе ставится цифра 2 (2 папки – 2 единицы хранения).
Четвертая графа содержит информацию о сроках хранения документов и номера статей по типовому или ведомственному перечню. Если дело содержит документы с различными сроками хранения, то указывается наибольший. Следует помнить, что при указании электронных документов их сроки хранения определяются согласно аналогичной бумажной документации.
Пятая графа содержит примечания и в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "и электронном виде".
Срок хранения номенклатуры дел
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководи гелем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае коренного изменения функций и структуры организации составляется новая номенклатура дел. Также составление новой номенклатуры должно проводиться в организации не реже, чем раз в 5 лет. Для разработки также применяется типовая номенклатура дел, примерная номенклатура дел, а также номенклатуры за прошедшие годы.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (до 10 лет включительно), после чего ставится подпись ответственного лица, разработавшего номенклатуру. При передаче дел в архив номенклатура также передается для дальнейшего хранения.
В случае, если организация не имеет архива, а для хранения документов обращается к услугам государственных или муниципальных архивов, то номенклатура должна пройти согласование. Выполняется данная процедура не реже, чем раз в 5 лет.
Вложенные файлы
Доступно только подписчикам
- Номенклатура дел (фрагмент) (образец).doc
- Номенклатура дел структурного подразделения организации (образец).xls
- Номенклатура дел организации (образец).xls