Отправить письмо с уведомлением о доставке. Почтовое уведомление о вручении письма

Далеко не все знают, как отправить заказное письмо самостоятельно несмотря на то, что большинство хоть раз сами его получали.

Зря, ведь такой вид отправления позволяет убедиться, что оно дошло до адресата, в отличие от простого почтового отправления, дальнейшую судьбу которого отследить невозможно.

Почтовый калькулятор

Что такое заказное письмо

Это почтовое отправление, содержащее письменное обращение к получателю и характеризуется такими особенностями как:

наличие трек-номера, с помощью которого можно отследить доставку;
вручение получателю лично в руки либо другому лицу только при наличии доверенности.

Максимальный вес по РФ – 0.1 кг; за границу – 2 кг.

Среди заказных выделяют следующие разновидности: обычные, с уведомлением о вручении, с описью вложения.

Так как отправка платная, сделать это можно только на почте.

Сколько идет заказное письмо почтой России

Как долго идет данное отправление? Скорость доставки зависит от местоположения обеих сторон: отправителя и получателя.

Определить её можно с помощью почтового калькулятора, в котором помимо стоимости определяется максимальный срок доставки.

Для этого необходимо указать 2 адреса: откуда корреспонденция отправляется и куда она должна быть доставлена.

Возьмите на заметку: если вы хотите уменьшить срок, лучше отправлять корреспонденцию в главпочтамте, чтобы не тратить время на доставку из районных отделений почты.

Сколько стоит заказное письмо

Стоимость напрямую связана с весом содержимого и тем, желаете ли вы воспользоваться дополнительными услугами, например, уведомлением о вручении или описью вложения.

Узнать стоимость отправки легко на официальном сайте Почты России, воспользовавшись почтовым калькулятором.

Для этого необходимо указать вес отправления, его тип и дополнительные услуги, которыми желаете воспользоваться. Итоговая стоимость высчитывается исходя из положений Приказа ФАС России от 20.02.2018 N 208/18.

Так, стоимость заказного письма, которое весит меньше 20 г, составляет 46 рублей. Кроме того, за каждые следующие 20 г (неважно, полные они или нет) к стоимости прибавляются 2.5 рубля.

Заказное письмо с описью вложения

Опись вложения является описанием содержимого почтового отправления. Поэтому, открыв конверт, адресат сразу может удостовериться, что ничего не было потеряно в процессе доставки.

В специальном бланке (форма 107) указываются отправителем перечень и количество отправляемых документов, бумаг или других предметов, а также по желанию их объявленная ценность.

Последнюю характеристику можно не заполнять, поставив прочерк. Бланк заполняется дважды: один экземпляр отправляется к получателю, второй остаётся заполнившему лицу.

Конверт предъявляется сотруднику почты незапечатанным. Работник сверяет содержимое с описью. Затем проставляет печать, индекс почтового отделения и свою подпись.

Адресат же может открыть его сразу после получения в почтовом отделении. Если чего-то из содержимого не будет хватать, следует сразу сообщить сотруднику почты. Тот составит акт для проведения расследования в течение не более чем 2-х месяцев.

По итогам расследования адресат может получить стоимость потерянных предметов, если была указана их цена.

Заказное письмо с уведомлением

Уведомление о вручении – документ, благодаря которому отправитель получает информацию о том, что его письмо дошло до адресата.

Работает система следующим образом: когда получателю вручается корреспонденция, отправителю сразу направляется уведомление о доставке.

Для этого надо заполнить бланк, который выдаётся в любом отделении. Он направляется по указанному адресу вместе с конвертом. Когда его вручат адресату, сотрудник заполнит пустые поля уведомления и направит его обратно отправителю.

Уведомление бывает 2-х видов: простое и заказное. Простое сразу оставят в вашем почтовом ящике. О возвращении заказного уведомления в свою очередь придёт в почтовый ящик новое уведомление, забрать бланк обратно можно будет в своём отделении почты.

Простое уведомление стоит 22 рубля, заказное 52 рубля.

Как заполнить бланк уведомления о вручении

В качестве бланка используется форма 119. Он выдаётся бесплатно. Надо его просто попросить. Образец заполнения представлен ниже.

Заполняется бланк обязательно с обеих сторон: лицевой и обратной. На лицевой половине вносится информация о:

типе почтового отправления;
ФИО лица, которому должно быть вручено уведомление;
адресе этого лица;
виде уведомления.

На другой стороне надо написать:

ещё раз тип почтового отправления;
ФИО и адрес получателя.

Что может быть в заказном письме

Указанным способом отправляют любой документ, который обычно вручается лично получателю. Как правило, они приходят от государственных органов.

Например, из суда, ФНС, Пенсионного фонда, таможенных органов и др.

Также заказным письмом присылаются ответы на обращения в различные организации. Но, как уже понятно из статьи, его могут отправить с любой корреспонденцией обычные граждане.

Отправка заказных писем

Итак, вы решили воспользоваться описываемым способом отправки сообщений.

Рассмотрим пошагово порядок действий:

1. Определите, что хотите отправить. Выберите подходящий по размеру конверт, но не более 22,9 х 32,4 см.
2. Внесите в пустые поля все запрашиваемые данные об отправителе и получателе.

Полезный совет: не забудьте указать индекс, чтобы письмо скорее дошло до места назначения. Узнать его можно у оператора почты либо в сети интернет на специальных сайтах, которые содержат информацию об улицах города и соответствующих им индексах.

Сообщите сотруднику почты, что собираетесь воспользоваться услугой отправки заказного письма. Купите необходимое число марок. Клеить на конверт их надо самому.
Получите чек. В чеке содержится специальный код, который помогает отслеживать на сайте местоположение вашего отправления. Например, AS710485047CN.
Если планируете отправить письмо с уведомлением, попросите у оператора бесплатный бланк. Заполните его, указав всю запрашиваемую информацию о себе и о том, кому отправляется конверт.

Заказное письмо 1 класса — срок доставки

Использование заказного письма первого класса ускоряет доставку за счёт отправки его авиапочтой.

Скорость увеличивается примерно на 27-30%. В этом случае скорость также не зависит от сезонных ограничений.

Чтобы отправить сообщение таким способом, необходимо купить специальный конверт с жёлтой полосой на нём. Максимальный вес – 0.5 кг.

Сколько лежит заказное письмо на почте

Оно хранится в почтовом отделении 30 дней. Срок хранения можно увеличить до 2 месяцев, дополнительно оплатив соответствующую услугу.

Когда срок истекает, письмо направляется обратно отправителю за его счёт.

Если отправитель также его не забирает, то оно вновь хранится в течение 30 дней. После этого срока считается невостребованным. Уничтожается через полгода с момента объявления невостребованным.

Извещение о заказном письме

Если почтальон не застаёт адресата лично, то он оставляет в почтовом ящике извещение. Теперь его надо получать в почтовом отделении.

Предварительно извещение следует правильно заполнить, внести о себе необходимые данные. Лучше всего сделать это дома в спокойной обстановке. С заполненной бумагой следует прийти в почтовое отделение.

Кроме того, предусмотрена возможность использования трек-номера вместо извещения. Достаточно сообщить номер работнику почты. В этом случае извещение выдается сотрудником и заполняется на месте.

Как получить заказное письмо на почте

Для получения письма на почте, необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт), а также оставленное почтальоном извещение либо трек-номер почтового отправления.

Как упоминалось ранее, получить конверт может не только адресат, но и его доверенное лицо.

В таком случае, помимо перечисленных документов, надо предъявить доверенность, удостоверенную нотариально или организацией, где доверитель работает или учится.

Чем отличается заказное письмо от ценного

Помимо заказных, почтой отправляют ценные письма. Оба вида относятся к регистрируемым почтовым отправлениям.

При выборе типа отправления с объявленной стоимостью обязательно составление описи вложенных предметов.

При этом отправитель самостоятельно оценивает стоимость вложений. В случае потери почта обязана возместить указанную стоимость.

Заказное допустимо отправить не указывая оценку стоимости вложений.

Каким письмом отправить документы по почте

Выбор типа почтового отправления зависит от цели и предметов, которые будут отправлены. А также хотите ли, чтобы его доставили быстрее или нет.

Если нужна гарантированная доставка документов лично в руки, выбирайте заказной вариант письма. Воспользуйтесь такой дополнительной опцией, как уведомление о вручении, если хотите убедиться, что корреспонденция дошла до нужного лица.

Составление описи вложенных бумаг позволят получателю убедиться, что всё содержимое сохранилось в пути.

Если отправляете ценные документы, то выбирайте соответствующий вид отправления – с объявленной ценностью.

Таким образом, в почтовом отделении можно платно посылать почтовые отправления, которые отслеживаются с помощью трек-номера, затем вручаются лично адресату.

Стоимость и скорость их доставки можно рассчитать специальным почтовым калькулятором. Дополнительные опции помогают сократить риски, что ваше сообщение вовсе не будет доставлено или не будет доставлено в сохранности.

Несмотря на появление электронной почты, и всевозможных программ, позволяющих свободно общаться, услугами почты продолжают пользоваться. Служебная переписка, переписка между потребителями и коммунальными службами, отправка документов в суд – все это осуществляется строго по почте. Помимо простых писем, для отправки которых достаточно опустить их в почтовый ящик, на почтовом отделении могут предложить отправить ценное или заказное письмо. Чем отличаются эти два почтовых отправления?

Что такое заказное письмо?

Если отправитель хочет знать дошло ли его письмо получателю или нет, он отправляет заказное письмо, за отправку которого ему вручается квитанция . К нему прилагается уведомление, которое заполняет отправитель и на котором получатель должен расписаться, а также указать дату, когда письмо пришло ему на адрес. На уведомлении указывается адрес, на который оно должно вернуться. Если оно возвращается отправителю с подписью адресата, он может быть точно уверен в том, что письмо дошло.

Такой вид почтового отправления часто используют при служебной переписке , когда нужно срочно отправить документы и нужно быть точно уверенным в том, что конечному адресату они дойдут, поскольку почта гарантирует доставку такого письма. Также заказные письма отправляют предприятия, когда отвечают на обращения и жалобы граждан, чтобы к полученному ответу прикреплять квитанцию об отправлении письма и уведомление как доказательство получения адресатом корреспонденции. Если заказное письмо не получили, оно вместе с уведомлением возвращается отправителю с соответствующей пометкой.

Что такое ценное письмо?

Ценное письмо отправляется в тех случаях, если документы или содержимое письма имеет определенную ценность и в случае если оно потеряется, отправителю может быть нанесен материальный ущерб. В письмо в обязательном порядке вкладывается опись, в которой указывается перечень документов и их стоимость, которую отправитель имеет право требовать в случае утери корреспонденции. К ценному письму также может прилагаться уведомление о его получении адресатом.

Что общего между заказными и ценными письмами

Данные виды почтовых отправлений существуют для того, чтобы обезопасить пересылку корреспонденции. К ценному и заказному письму обычно прилагается уведомление о получении. За отправление почтовой корреспонденции отправитель дополнительно оплачивает услуги почты, в подтверждение чего получает квитанцию, в которой указан уникальный код, по которому можно отслеживать местонахождение почтовой корреспонденции. Отправлять деньги ни ценным, ни заказными письмом нельзя, для этого существуют денежные переводы по почте.

Чем отличаются заказные и ценные письма?

Почтовые отправления имеют немало отличий, которые отправитель должен внимательно изучить перед тем как выбрать, как именно он будет отправлять корреспонденцию.

Стоимость

Отправить заказное письмо стоит дешевле, чем ценное и причина кроется в том, что к последнему оформляется опись вложения, в которой указывается стоимость отправляемой корреспонденции. В случае утери письма или его кражи, почта несет материальную ответственность перед отправителем и компенсирует нанесенный материальный ущерб. Ценным письмом отправляются обычно важные документы, такие как трудовая книжка или же исковые материалы, которые имеют для отправителя определенную ценность, потому их утеря может причинить ему материальный ущерб.

Тип отправления

Заказным письмом можно отправить письмо, мешок «М», секограмму, почтовую карточку или бандероль, у ценного письма более узкий круг корреспонденции, которая может быть отправлена – это контейнер, посылка, письмо или бандероль.

Наличие описи и уведомления

Отправление ценного письма подразумевает под собой обязательное заполнение описи вложения, в которой указывается весь перечень пересылаемых документов с точным указанием их названия, количества их страниц и стоимость. Для заполнения существует специальный утвержденный бланк. Правильность заполнения описи обязательно проверяется сотрудниками почты, они проверяют все ли указанные документы находятся в наличии, поскольку почта отвечает за сохранность отправленного письма.

Если все заполнено правильно, тогда почтальон ставит на описи вложения штамп и один экземпляр описи вкладывает в конверт, а другой отдает отправителю. Уведомление не обязательно прилагать к ценному письму, отправитель его заполняет только в том случае, если хочет узнать, когда корреспонденция была получена адресатом. К заказному письму опись не прилагается, но может быть прикреплено уведомление об получении.

Тип доставки

Заказное письмо почтальон приносит адресату по указанному отправителем адресу. В уведомлении должны быть поставлены дата получения и роспись получателя. После заполнения уведомление отправляется отправителю как свидетельство того, что адресатом письмо было получено. Если же по указанному адресу получатель не был найден, почта возвращает заказное письмо с пометкой «по истечению срока хранения» или «адресат выбыл».

Ценное письмо можно получить на почте по паспорту или же по доверенности. На указанный в письме адрес получателю приходит извещение о том, что на почту прибыло ценное письмо и его необходимо забрать. К сожалению, это является недостатком отправки ценного письма, поскольку недобросовестные получатели могут проигнорировать то, что на их адрес пришло письмо и так и не получить его, так как оно возвращается отправителю по окончанию срока его хранения на почтовом отделении.

В век компьютерных технологий люди все реже и реже пишут друг другу бумажные письма. Может показаться, что в скором времени такая организация, как почта, вообще изживет себя. Но на самом деле это далеко не так. Довольно часто без почтовой пересылки просто невозможно обойтись. В этой статье мы рассмотрим порядок отправки заказного письма с описью вложения. Поговорим также и о том, как долго будет идти письмо, и сколько стоит такая услуга.

Что разрешено положить в конверт

Прежде чем говорить о том, как переслать заказное письмо с описью вложения, давайте уясним, что именно разрешается отправлять в конверте не нарушая правил.

В корне неверно думать, что в почтовом конверте можно отправить лишь поздравительную открытку или письмо. Отправление может содержать практически любые бумаги:

дипломы и грамоты;
гражданский паспорт;
различные удостоверения;
договора;
плоские бумажные изделия, картонные рамки или поделки;
фотографии;
брошюры;
журналы;
многое другое.

Самое главное, чтобы отправление не превышало разрешенный вес:

100 г — на территории РФ;
2 000 г — для отправлений за рубеж.

Часто сотрудники почтовых отделений отказываются принимать к отправке письма, в которые вложены небольшие предметы, к примеру, бижутерия. Аргументируют они такое поведение тем, что при проставлении штампов и печатей конверт может разорваться. Виной тому будет объемное вложение, а расхлебывать ситуацию будут работники почты. Однако, многие из тех, кто регулярно отправляет подобные вещи утверждают, что получить согласие на такое вложение можно в том случае, если исключить явное прощупывание предмета. Для этого вложение можно, например, обернуть плотным картоном.

Отправляем заказное письмо

Теперь давайте поговорим о том, как можно отправить заказное письмо и чем оно отличается от обычного.

жалобы;
претензии;
уведомления;
договора;
запросы;
ходатайства;
другие официальные бумаги.

В отличие от обычного письма, заказное снабжается специальным трек-номером. По нему вы сможете при желании проследить путь отправления из одной точки в другую. Для этого нужно только зайти на официальный портал Почты России и вбить трек-номер в разделе «Отслеживание отправлений».

Если вы решили отправить заказное письмо, можете быть точно уверены, что получит его именно тот, кому оно адресовано. Такое письмо не бросают в почтовый ящик. Его выдают лично в руки адресату после предъявления гражданского паспорта.

Заказное письмо платное, и даже если у вас есть почтовый конверт с маркой, бросить такое отправление просто в ящик не получится. Для этого нужно лично посетить почтамт, обратиться к сотруднику и сообщить ему, что вам необходима услуга «Заказное письмо». Сотрудник отделения взвесит конверт и подсчитает стоимость отправки. После оплаты отправление зарегистрируют в специальном журнале, присвоят трек-номер, и наклеят на конверт специальный штрихкод и нужное количество марок.

Зачем заказывать уведомление и как его оформлять

Иногда бывает необходимость отправить заказное письмо с описью вложения и уведомлением. Необходимо это для того, чтобы абсолютно точно узнать, когда именно адресат получил конверт. Для этого к письму прикрепляется особый бланк, в котором адресат расписывается при получении отправления. После этого бланк-уведомление открепляется от письма сотрудником почты и пересылается обратно отправителю.

Для оформления уведомления используется специальный бланк Ф-119. Получить его можно у сотрудника отделения или скачать в интернете. Заполнять такой бланк несложно. Достаточно просто отвечать на поставленные вопросы. Если уж совсем ничего не выходит, можно попросить помощи у почтового работника.

Как отправить конверт с описью вложения

Довольно часто бывает так, что нужно четко зафиксировать какие именно бумаги были пересланы адресату. Для этого существует заказное письмо с описью вложения. Такой вид отправки корреспонденции считается наиболее надежным. Ведь в этом случае почта берет на себя дополнительные финансовые обязательства. В случае, если ваше отправление, не дай бог, потеряется, Почта России обязана будет выплатить компенсацию в размере той суммы, в которую вы оценили письмо при отправке. Такому письму присваивается специальный номер, по которому его можно отследить в любой точке маршрута.

Для того чтобы отправить так называемое заказное письмо с описью вложения, придется немного потрудиться. Прежде всего необходимо скачать в интернете или попросить у работника почтового отделения особый бланк с маркировкой «ф-107».

Отправитель дома или прямо в отделении заполняет этот листок. Причем делает это в двух экземплярах. Каждый пункт, указанный в описи, непременно оценивается. Письмо приносится на почту открытым и сотрудник отделения внимательно сверяет содержимое конверта с тем перечнем, что указан в документе. Только после этого работник почтового отделения расписывается на каждом экземпляре, и ставит печать. Отправитель также оставляет свой автограф.

Один экземпляр описи помещается внутрь конверта, а второй отправитель оставляет у себя. В дальнейшем он-то и будет служить подтверждением того, что именно было вложено в конверт. Теперь пакет (конверт) можно заклеить и передать сотруднику почтамта для оформления.

Тонкости отправки

А теперь пришло время открыть вам самый страшный секрет! Почта России заказное письмо с описью вложения не отправляет. По своей неосведомленности клиенты почтовых отделений часто путают некоторые понятия.

С описью вложения отправляется исключительно ценное письмо. В этом случае отправитель заполняет специальную форму, о которой было сказано выше.

Заказное письмо с описью вложения вы, конечно, тоже можете отправить. Никто не вправе вам запретить это сделать. Но вот только такую опись вам придется составить от руки и в произвольной форме. Ее никто не будет сверять и вообще обращать на нее какое-либо внимание. Ни печати, ни подписи сотрудника отделения на ней не будет. А это значит, что при необходимости вы не сможете подтвердить, что в конверте находились именно те документы, которые вы, по вашим словам, туда положили.

Как правильно заполнить опись

Если вы не уверены, что понимаете как оформить заказное письмо (с описью вложения), образец можно посмотреть прямо в отделении почты или в нашей статье. Дело это, в общем-то, нехитрое.

Прежде всего необходимо указать адрес получателя корреспонденции, то есть того, кому вы пишите.
В специальном поле поочередно вписываются все документы, помещенные в конверт. Желательно указать название документа, дату его выдачи, номер и краткое содержание.
В соседней графе указывается количество одноименных документов.
Еще один столбик занимает объявленная вами стоимость каждой бумаги. Сумму тут можно ставить любую, но не стоит забывать, что именно от этой цифры будет рассчитываться госпошлина, которую придется уплатить. Так что не стоит оценивать в миллион фотографию любимой бабушки.
В нижней части подводится итоговая сумма, которая получается путем сложения всех цифр в столбце «Стоимость».

Так как опись вложения заполняется в двух экземплярах, очень важно, чтобы информация в них было побуквенно идентична. Обнаружив расхождение даже в одну букву, оператор может потребовать переписать документ.

Сколько стоит отправить письмо

Однозначно ответить на этот вопрос практически нереально. Дело в том, что тут все зависит от слишком многих факторов. На цену отправления влияют:

вес отправления;
дальность пересылки;
способ доставки;
с уведомлением или нет;
заказное оно или нет;
имеет ли письмо определенную ценность.

Для писем с описью вложения стоит помнить такой нюанс. Подобные письма именуются «Ценные». Это значит, что при отправлении вам придется дополнительно уплатить пошлину (страховой сбор) в размере 4% от объявленной стоимости. Так что прежде чем оценить вложение, хорошенько подумайте, хватит ли у вас денег оплатить отправку.

Кстати, в случае утери письма страховой сбор отправителю не возмещается. Вам вернут только саму заявленную ценность отправления.

Сроки доставки

Еще один вопрос, который часто интересует граждан: Как вы понимаете, тут также потребуется уточнение. Все зависит от того, куда именно было отправлено письмо. Например, доставка корреспонденции в пределах одного муниципального образования не может превышать три рабочих дня. Ну а уж если вы на другой конец страны, то ответить на вопрос, сколько идет заказное письмо по России, будет довольно затруднительно.

В любом случае Почта России имеет определенные нормы, которых обязана придерживаться. Так что узнать хотя бы примерный срок доставки довольно часто можно у оператора отделения.

Многие из нас получали заказные письма, бандероли и посылки. Но не многие знают, как их можно отправить в случае необходимости. Сегодня расскажу, как это сделать.

Немного терминов.

Итак, что же представляют из себя почтовые отправления?
Самое простое - это письмо - почтовое отправление с письменным сообщением.
Бандероль - нечто среднее между посылкой и письмом - почтовое отправление с малоценными печатными изданиями, рукописями и фотографиями.
Посылка - самое крупное из отправляемых (не считая крупногабаритных отправлений и т.п.) - почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Письма и бандероли бывают простыми, заказными и с объявленной ценностью. Посылки же бывают обыкновенные и с объявленной ценностью.

Итак, как же отправить заказное почтовое отправление.

Для начала определяемся, что будем отправлять и покупаем соответственно конверт необходимого размера для письма или бандероли или специальную упаковку для посылки. Далее рассмотрим пример отправки заказного письма.

Заказные письма делятся на обычные, письма с уведомлением, с объявленной ценностью, с описью вложения.
Письмо с уведомлением отличается от простого тем, что при получении письма адресатом, отправитель получит уведомление у доставке.
Письмо с объявленной ценностью (ценное) - отправитель оценивает стоимость вложения.
Письмо с описью вложения - ценное письмо, принимается в открытом виде, при этом на отдельном бланке перечисляется состав письма, который адресат может проверить при получении на почте.
Заказное письмо может быть одновременно с уведомлением, ценным с описью вложения.

Отправка заказного письма, в отличие от обычного, возможна только в почтовом отделении , так как оно является платным.

Для отправки обычного заказного письма нам необходимо:
1. Приобрести конверт нужного нам размера (максимальный: 229 х 324 мм).
2. Заполнить данные на конверте: наименование отправителя и получателя, адреса, индексы (соответствие индексов и адресов указано в справочнике, можно уточнить у оператора).
3. Говорим оператору, что желаем отравить заказное письмо, оплачиваем стоимость, получаем чек, где будет указан специальный код для отслеживания почтового отправления.

Для отправки письма с уведомлением нам необходимо заполнить специальный бланк "Уведомление о вручении" (ф. 119, получаем у оператора бесплатно).

На лицевой стороне бланка указываем данные отправителя; на оборотной - данные получателя. Далее действуем как с обычным заказным письмом.

Письмо с объявленной ценностью и описью вложения , как уже говорилось, принимается в незапечатанном конверте. При этом нам необходимо будет заполнить в двух экземплярах бланк "Опись" (ф.107), который выдаст оператор.

Скорость доставки письма зависит от местоположения отправителя и получателя. Чтобы ускорить доставку, письмо можно отправить 1 классом . Для этого необходимо приобретать не обыкновенный конверт, а специальный для отправления 1 класса.

Срок доставки такого отправления ниже обычного на 25-30%, а также не зависит от сезонных ограничений.

Отправка бандеролей и посылок происходит аналогично, за исключением моментов, связанных с особенностями отправления (ограничения по весу, вложению, стоимости и т.п.).

На сегодня всё. Оставляйте комментарии на нашем форуме, делитесь ссылкой с друзьями.
Микасик.

Как направить обращение почтой

Источник изображения: en.wikipedia.orgwikiTwo_envelopes_problem

Представляем Вашему вниманию полную инструкцию по направлению любых обращений посредством почтовой связи.

Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении

Шаг 1

После того, как Вы составили текст обращения, поставьте на заявлении дату и подпись, снимите с него копию. Копия заявления должна остаться у Вас для того, чтобы в случае спора Вы могли указать, какое именно заявление Вы отправляли.

Шаг 2

Положите заявление в почтовый конверт. Лицевая сторона почтового конверта должна быть оформлена следующим образом: в левом верхнем углу конверта - информация об отправителе (укажите Ваши фамилию, имя, отчество без сокращений, а также Ваш индекс и почтовый адрес), в правом нижнем углу конверта - информация об адресате (укажите наименование организации, в которую Вы отправляете запрос, или фамилию, имя и отчество должностного лица, а также адрес и почтовый индекс получателя).

Шаг 3

Если Вы просто опустите письмо в почтовый ящик, у Вас не останется никаких доказательств отправки письма. К тому же, Вы не сможете точно узнать дату получения письма. Поэтому рекомендуем отправлять обращение заказным письмом с уведомлением о вручении. Для отправки такого письма Вам нужно будет прийти в любое почтовое отделение и произвести следующие действия.

Шаг 4

На почте перед отправкой заказного письма необходимо оформить уведомление о вручении (бланки уведомлений можно получить у операциониста):

На лицевой стороне бланка укажите вид уведомления - простой (поставьте «галочку» напротив слова «простое»); ниже укажите вид отправления - заказное письмо (поставьте «галочки» напротив надписей «письмо» и «заказное(ая)»). В строках «Кому» и «Адрес» укажите ВАШИ фамилию, имя, отчество и ВАШ почтовый адрес с индексом.
На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» напишите «заказное письмо с уведомлением», в строках «наименование адресата» и «адрес» укажите наименование (или фамилию, имя, отчество) получателя письма, его адрес и индекс.
Остальные графы уведомления оставьте пустыми, их заполняют работники почтового отделения.

Главное преимущество отправки письма с уведомлением о вручении заключается в том, что после доставки письма адресату оформленное Вами уведомление вернется на Ваш почтовый адрес. На этом уведомлении будет стоять дата получения Вашего письма и подпись уполномоченного представителя получателя.

Таким образом, уведомление о вручении доказывает, что Вы письмо отправляли, а адресат его получил. Это сыграет важную роль, если получатель будет отрицать доставку письма, не предоставит ответ на Ваше обращение, ответит с нарушением сроков, установленных законом, и т. п.

Шаг 5

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять заказное письмо.

Уточните, в каком окне принимают заказные письма, и передайте туда Ваше письмо. После того, как Вы оплатите отправку письма, сотрудник почты выдаст Вам чек. Сохраните его, так как этот чек будет служить подтверждением факта отправки Вами письма в адрес государственного органа и может быть необходим Вам в случае защиты нарушенных прав в суде или иных органах.

Как отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении

Вместо отправки заказного письма с уведомлением о вручении Вы можете отправить обращение ценным письмом с описью и с уведомлением о вручении.

Преимущество этого вида почтовой связи по сравнению с заказным письмом состоит в том, что после отправки ценного письма у Вас останется не только подтверждение факта отправки письма конкретному адресату (т. е. чек), но и подтверждение того, какие именно документы были Вами отправлены (т. е. опись).

Шаг 1

Ценное письмо, как и заказное, отправляется непосредственно в отделении почтовой связи. При отправке ценного письма учтите следующие особенности:

Лицевая сторона почтового конверта заполняется в порядке, указанном в пункте 2 раздела «Как отправить обращение заказным письмом с уведомлением о вручении», но помимо всего прочего в правом верхнем углу (немного выше строки «Кому») Вам необходимо указать сумму объявленной ценности письма, например, написать следующую фразу: «с объявленной ценностью 10 (десять) рублей 00 копеек» (размер ценности определяется на Ваше усмотрение).

Шаг 2

Перед отправкой письма Вам следует заполнить опись. Бланки можно получить на почте. Обратите внимание - опись заполняется в двух экземплярах.

Подробно опишите, какие документы Вы вкладываете в конверт: укажите наименования всех документов с датами и иными реквизитами, по которым их можно будет идентифицировать. Кроме того, отразите в описи количество листов в каждом документе, и укажите общую сумму ценности этих документов, например, 10 рублей. Следует отметить, что в описи и на конверте должна быть указана одна и та же сумма ценности.

После заполнения бланков поставьте свою подпись на обоих экземплярах описи.

Шаг 3

Отправка письма с описью не отменяет заполнения бланка уведомления о вручении письма. Уведомление заполняется в том же порядке, что и при отправке заказного письма, со следующими особенностями:

На лицевой стороне, помимо «галочки» напротив строки «письмо», Вам необходимо поставить «галочку» напротив строки «с объявленной ценностью» (вместо «галочки» напротив строки «заказное(ая)»). Остальные строки на лицевой стороне заполняются так же, как и при отправке заказных писем без описи;
На обратной стороне бланка в строке «вид отправления» укажите «письмо с объявленной ценностью», а в графе «сумма объявленной ценности» необходимо указать ту сумму, в которую Вы оцениваете письмо (та же сумма, что и в описи).

Шаг 4

После того, как Вы заполнили бланк уведомления о вручении, можете отправлять ценное письмо с описью.

Вложите все документы в конверт, но не заклеивайте его. Уточните у работников почты, в каком окне принимают письма с объявленной ценностью, и подайте конверт с обращением и обе описи непосредственно сотруднику, который занимается приемом таких писем. Он поставит печати на обоих экземплярах описей. Одна опись остается у Вас. Второй экземпляр описи вкладывается в конверт, после чего сотрудник почты его заклеивает.

Как и в случае с отправкой заказного письма, рекомендуем сохранять чек, который Вам выдадут после отправки, а также опись вложения в ценное письмо. Они будут служить подтверждением факта отправки Вами письма и устанавливать конкретные документы, которые Вы направили получателю. Это может понадобиться, если Вы будете вынуждены отстаивать свои права в суде.