Предложения вице-премьера РФ Ольги Голодец по переводу россиян на электронные трудовые книжки уже в этом году могут натолкнуться как на технические, так и на социальные сложности. Такое мнение в беседе с ФБА "Экономика сегодня" озвучил проректор Академии труда и социальных отношений Александр Сафонов .
Ольга Голодец обещает первые предложения по переводу трудовых книжек россиян в электронный формат уже в этом году
Для введения трудовых книжек в электронном формате потребуется достаточно серьезная работа – нужно специальное программное обеспечения, сервисы по хранению и защите данных работников-россиян, обучение специалистов для работы в новом формате. Кроме того, переход на электронный формат потребует существенных расходов бюджета, так что вряд ли эта задача будет решена быстро. Кроме того, до сих пор никто не объяснил целесообразность этого шага в принципе. Трудовые книжки – изобретение СССР, больше нигде в мире они не используются, а в современной пенсионной системе РФ в принципе через несколько лет они актуальность потеряют", - считает эксперт.
Вице-премьер Ольга Голодец заявила, что социальный блок правительства готовит перевод работающих россиян на электронные трудовые книжки - предложения по этой инициативе будут сформулированы уже в 2017 году. По ее словам, на первом этапе будет предоставлена опция по одновременному использованию трудовых книжек и в электронном, и в бумажном формате. Ряд ведомств уже поддержал эту идею - к примеру, министр связи и массовых коммуникаций Николай Никифоров полагает, что электронные трудовые книжки россиян могут быть интегрированы с порталом госуслуг. То есть обращаться с ними можно будет посредством компьютеров, мобильных устройств и интернета.
"С 2000 года в России действует система СНИЛС, которая отмечает занятость каждого россиянина и его трудовой стаж. То есть 17-летний период уже подтвержден для всех работавших граждан. Сегодня потерять бумажную трудовую книжку страшно тем, чей стаж превышает указанный срок – восстановить данные будет очень сложно или невозможно, так как многие предприятия и фирмы давно закрылись, а их архивы утеряны.
Ни в одной стране мира, кроме СССР, трудовые книжки никогда не были востребованы. В СССР была унифицированная система трудовых кадров – в "трудовуху" заносилось место работы человека, повышение его квалификации, награды и взыскания, а также непрерывность стажа. Для особенностей советской пенсионной системы эти данные были необходимы. В российских условиях все иначе, необходимость в трудовых книжках постепенно отпадает. Тем, кто сейчас впервые приходит на рынок труда, они вовсе без надобности", - полагает специалист.
Альтернативы трудовой книжке
Правительство считает, что перевод документооборота
в электронный формат должен охватить
и трудовые книжки граждан
По словам Голодец, переход на электронный документооборот, в том числе фиксацию стажа работающих россиян, поддерживают все - и работодатели, и профсоюзы. При этом, дескать, будет предложен очень плавный переход с бумаги на современные технологии. В Роструде отмечали, что переход на электронное делопроизводство в кадрах должен быть добровольным. При этом профсоюзы считают, что бумажная и электронная трудовые книжки должны существовать параллельно.
"Во всем мире у каждого человека при устройстве на работу просят документы об образовании, чтобы подтвердить его квалификацию. При этом кадровик делает запрос в предыдущее место работы, просит характеристику уволенного сотрудника. В условиях свободной экономики далеко не факт, что уволившись с определенной позиции одного предприятия человек, справится на аналогичной должности в другом – задачи и специфика работы могут кардинально отличаться.
В современных условиях вместо создания специального программного обеспечения правительству логичнее было бы оцифровать все имеющиеся трудовые книжки россиян, но это долго, дорого и вряд ли возможно на 100%. Потому, возможно, стоит определить переходный период, когда советский стаж и данные 1990-х годов , после чего просто отменить трудовые книжки. Едва ли трата бюджетных средств на электронный формат документов, которые через несколько десятилетий просто устареют, имеет смысл", – заключает Александр Сафонов.
Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.
Новый формат старого документа
На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.
С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.
Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.
Статус документа на сегодня
В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.
Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.
Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.
Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ 16 апреля 2003 года № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки. Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:
- того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;
- каким образом изготавливать эти бланки;
- освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.
Правила для бумажного экземпляра
Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге. Это записи, фиксирующие:
- Взятие работника на должность.
- Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).
- Переводы с одной позиции на другую.
4. Данные о награждениях.
Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте. По этой причине на работодателе лежит ответственность за:
- безопасность документа;
- его фактически верное заполнение и оформление.
В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.
Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.
Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.
Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.
Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы
Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.
Так, по приказу Минфина от 22 декабря 2003 года № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.
В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.
Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:
- соответствовать всем утверждённым законом требованиям;
- быть уточнена и заверена подписью работодателя.
Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.
К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.
По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.
Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.
Будущее электронной документации
История применения трудовых книжек бумажного формата в рамках российской правовой системы довольно продолжительна. Впервые значение и форма изготовления данного документа были определены ещё до того, как появилась компьютерная техника. С того момента никаких значительных перемен не происходило.
Однако в век цифровых технологий – когда владение компьютерной техникой не выступает прерогативой незначительного меньшинства – ведение бумажной трудовой книжки сложно назвать эффективным. Этому есть несколько причин:
- изготовление документа на бумажном носителе более трудоёмко и затратно;
- определённые сложности связаны с процессом ведения документа, внесением поправок в содержание уже сделанных записей, его восстановление в случае потери и др.
Считается, что электронная трудовая книжка с 2017 года или позже должна исключить описанные проблемы и существенно упростить положение работодателей и самих служащих.
В 2017 году вопрос о том, можно ли вести трудовую книжку в какой-либо форме, кроме бумажной, всё ещё не решён. Кроме того, любая попытка со стороны работодателя игнорировать существующие правила ведения этого документа на традиционном носителе может привести к ответственности за несоблюдение актов трудового законодательства.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .
Уже в этом году социальный блок правительства подготовит предложения по переводу россиян на электронные трудовые книжки, рассказала журналистам вице-премьер Ольга Голодец. Сам переход будет плавным, обещает она, правительство пока оставит возможность для хождения и бумажных трудовых книжек.
Что касается законодательной основы для введения таких книжек, то в Трудовом кодексе есть раздел про систему дистанционного труда. И в ее развитие нужно сделать электронный документооборот в трудовом праве, сказала Ольга Голодец.
Со стороны минкомсвязи уже есть предложения интегрировать электронные книжки с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ). Его вчера озвучил глава ведомства Николай Никифоров.
Переход на электронные трудовые книжки в России будет плавным
Уже сейчас более 50 процентов россиян имеют личный кабинет на портале госуслуг и через него получают их в электронном виде. В скором времени таких граждан, которые заказывают госуслуги на портале, будет 70 процентов от общего числа жителей России, сказал министр.
Портал является точкой интеграции для многих документов, которые теперь выдают в электронном виде.
Сегодня на ЕПГУ доступно 356 федеральных государственных услуг в электронном виде, в том числе 28 новых услуг, запущенных на портале с начала 2017 года. И скоро может появиться еще несколько услуг, связанных с электронным кадровым документооборотом.
В минтруде считают, что инициатива о переходе на электронные трудовые книжки, на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания. Но при этом, по мнению Минтруда России, важно учесть интересы не только работодателей, но и работников, в первую очередь с точки зрения защиты их трудовых прав. Ведь пока большая часть трудовых договоров заключается в бумажном виде. То есть у большинства работников нет квалифицированной электронной подписи для того, чтобы подписывать такие электронные договоры.
Уже есть наброски законопроекта по электронным трудовым книжкам, в них на первом этапе хотят дать работодателю право заключать трудовые договоры в электронном виде и регистрировать их в базе данных, за которую, скорее всего, будет отвечать минтруд. "Входом" в эту систему может стать портал госуслуг, пояснил "РГ" источник в отрасли. И на основе этого автоматизирован весь кадровый документооборот, добавил наш эксперт.
Госуслуги
Справка о судимости и оружие
На Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) теперь в электронном виде можно получить справку об отсутствии судимости. Тем, кто уже зарегистрирован, достаточно заполнить заявление в электронном виде и прикрепить к нему скан своего паспорта.
И через 30 дней такая справка будет представлена заявителю от МВД. Она будет подкреплена электронной подписью, которая как раз и подтвердит ее подлинность.
Такая справка нужна в том числе и для получения водительского удостоверения, для устройства на работу. В прошлом году за ней обратились 3,8 миллиона человек. Из них 656 тысяч заказали ее в электронном виде, отметил директор департамента развития электронного правительства минкомсвязи Владимир Авербах. Ранее, 4 апреля, был запущен сервис по оплате услуг по выдаче разрешения на хранение оружия, для приобретения спортивного, охотничьего и огнестрельного оружия.
В последние годы наблюдается тенденция перехода части документооборота при ведении хозяйственной деятельности в электронный формат. Организации обмениваются накладными, предоставляют отчетность через телекоммуникационные каналы связи. Но для всех ли бланков возможна реализация на цифровых носителях, допустима ли электронная трудовая книжка?
Для чего нужна трудовая книжка
Необходимость использования трудовой книжки закреплена положениями ТК РФ в ст. 66. При приеме на работу сотрудник должен предоставить ряд документов, таких как паспорт или удостоверение личности, ИНН, номер страхового свидетельства СНИЛС и прочие. Факт работы и наличия стажа подтверждается трудовым договором и трудовой книжкой.
Трудовая книжка представляет собой документ, содержащий информацию о деятельности лица как наемного сотрудника. Записи о приеме на работу, расторжении трудового договора, возможных награждениях и поощрениях заносятся каждым работодателем отдельно.
Впоследствии документ служит основанием для назначения пенсионного обеспечения. Кроме того, содержащиеся сведения нередко необходимы гражданам и при иных условиях, например, при оформлении кредитов, составления резюме.
Трудовую книжку предоставляют сотрудники при оформлении на работу. В случае первичного трудоустройства документ должны завести на работника работодатели. Исключением является факт выполнения трудовых функций по совместительству. В таком случае записи делаются по желанию самого сотрудника.
Заполнение трудовой книжки
Трудовая книжка представлена в виде утвержденного бланка. Правила заполнения и оформления документа отвечают положениям Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».
Основные сведения, содержащиеся в документе:
- Информация о владельце (Ф.И.О., дата рождения, образование, специальность).
- Дата оформления документа.
- Сведения о трудовой деятельности (приемы на работу, увольнения, основания расторжения трудовых договоров, занимаемая должность, переводы работника внутренние и внешние).
- Данные о награждениях и поощрениях.
При необходимости заводится вкладыш в трудовую книжку, который является продолжением основного документа. Ответственность за оформление, заполнение и хранение трудовых книжек несут работодатели.
Допускается ли трудовая книжка в электронном виде
В настоящее время электронная трудовая книжка российским законодательством не предусмотрена. Документ заполняется только вручную с использованием бумажной формы.
Тем не менее вопрос о возможном ведении бланка на цифровых носителях периодически поднимается. Минтруд настаивает на введении документа в принципиально новом формате. И хотя пока еще не существует ни одного нормативного акта, разрешающего формирование трудовой книжки электронно, не исключается, что изменения могут произойти уже в ближайшем будущем.
Электронная форма документа способна устранить множество проблем. Помимо сокращения трудовых затрат на ведение бумажных бланков, может разрешиться вопрос и об устранении неточностей при заполнении трудовой книжки. На данный момент исправления в документе необходимо вносить корректировочными записями. Также трудовую книжку в цифровом формате сложнее потерять или испортить, что помогает избежать изготовления дубликата.
В связи с повсеместным переходом на электронный документооборот, широким внедрением цифровых технологий использование еще одного бланка при помощи компьютерной техники остается лишь вопросом времени.
В дополнение к электронному паспорту, который сможет по собственному желанию оформить себе каждый житель России, достигший совершеннолетия, в министерствах разрабатываются идеи и других документов. Так, на пресс-конференции, которая прошла в первых числах июня, Минтруда заявило, что электронные трудовые книжки с 2018 года появятся в региональных представительствах. Оформить такую сможет каждый. По мнению чиновников — такой вариант должен решить если не все, то многие проблемы как работодателей, так и соискателей.
Благодаря такому варианту, заявила на пресс-конференции вице-премьер, решается проблема, которая всегда существовала у работодателей с бумажными версиями — своевременное и правильное заполнение. В то же время она отмечает, что, как и электронный паспорт, переход на электронные версии будет плавным. Правда, срока, до которого будут действовать бумажные варианты, названо не было. Планируется, что электронные трудовые книжки вступят в действие уже с 1 января 2018 года. Именно к этому сроку, полагают в министерстве, профсоюзы и работодатели должны прийти к компромиссному решению по некоторым вопросам.
Сбербанк тоже «за»
Предложение ввести новые варианты поддерживает не только министерство. Ранее, в апреле, проблему бумажных версий озвучил и глава Сбербанка. По его мнению, бумажная версия неудобна всем — работодателям необходимо место для хранения документов, работникам — потеря книжки ведёт к определенным проблемам по восстановлению, и даже ПФ России, которому приходится всё рассчитывать и пересчитывать «дедовским» способом.
Историческая справка
О замене бумажных трудовых книжек впервые разговор зашёл ещё в 2012 году. На тот момент предлагалось заменить стандартную, знакомую всем книжку, на 10-летний договор. Он должен был решить все вопросы, которые сейчас связывают с трудовой книжкой. В то же время эксперты подчёркивают, что сегодня трудовая книжка может понадобиться человеку, например, для указания должности на предыдущем месте работы. Но в век компьютерных технологий это можно получить и без неё. Например, посредством рекомендательных писем, или же обычного запроса по электронке.
С другой стороны, оформление пенсии, ранее начислявшейся на основе записей в книжке, сейчас с успехом заменяют другие возможности, для которых такой документ уже не нужен.
С 2016 года Роструда и Минтруда начали разрабатывать идею договора, упомянутого выше, но уже в электронной форме. По замыслу, такой договор в основном должен был коснуться удалённых работников, а также лиц, работающих по принципу вахтового метода, но по мнению министерства, переход на электронные трудовые книжки поможет повысить показатели уровня занятости. При этом лица, работающие по схеме удалённой работы, смогут сократить время на оформление документов
А где же будет указываться стаж?
По правилам, в бумажной версии трудовой книжки указывался стаж, который человек проработал на данном предприятии. Но если трудовые книжки станут электронными, что будет с этими записями?
Такой и похожие вопросы поднимались уже не раз. Представители Минтруда утверждают, что на пересчёт пенсий наличие или отсутствие этих записей особого влияния не оказывает. Начиная с 2000 года в России идёт персонифицированный учёт каждого гражданина, куда включается и трудовой стаж. Если эти записи есть — трудовая в данном случае не очень и нужна.
Также подчёркивается, что переход на электронные трудовые книжки будет постепенным, и плавным. В то же время есть информация, что в некоторых случаях возможен полный отказ от ведения какого бы ни было варианта. Так как о предыдущих местах работы можно узнать посредством и других способов, а о стаже и взносах будет свидетельствовать специальный персонифицированный документ, оформлять трудовую будет и вовсе не обязательно.
Особенно актуальным это может стать для молодёжи, которая или начинает, или начнёт свой трудовой путь в ближайшие пару лет. По прогнозам аналитиков, уже в 2019 году половина работающего населения страны будет иметь электронную версию договора о найме, типовой вариант которого уже готов.
Как это будет действовать
Стоит отметить, что в отличие от электронного паспорта, в основу которого легла карта УЭК, для трудовых книжек прототипа нет. Но в то же время данный документ также разрабатывался не с «чистого листа». Российским разработчикам в этом случае помогли коллеги из Азербайджана, где аналогичный документ уже широко применяется.
Вариант типового договора можно заполнить на сайте правительства. Далее на его основе можно получить кредит в банке, справку с места работы и прочие документы, для оформления которых ранее требовалось определённое время.
Для работодателя этот вариант тоже является предпочтительным — экономия времени на заполнение различных бумаг, касающихся работников, возможности обращения в различные фонды без присутствия самих сотрудников и т. д. В то же время электронные трудовые книжки полностью исключат возможности простановки неправильных данных. В частности, изменение трудовых условий, занимаемых должностей, окладов будет вступать в силу с момента подписания, что в свою очередь, не даст недобросовестным руководителям менять условия задним числом.