То, что еще 10 лет назад казалось исключением из правил, сегодня становится нормой. Это касается очень многих областей человеческой жизни, особенно - деловой сферы.
Ведь какими бы темпами ни шагал прогресс, документы были и остаются очень важной, пожалуй, даже, самой важной частью хозяйственной и коммерческой деятельности, как крупного предприятия, так и частного предпринимателя, не имеющего даже наемных работников. Электронное делопроизводство - термин, который все чаще употребляется во всех областях деятельности и уже никого не удивляет.
Благодаря функции предварительного просмотра пользователь, которого вы выбираете, может просматривать документы, а с помощью функции редактирования пользователь, который вы выберете, может редактировать документ или даже свои метаданные. Часто ли ваши документы или учетные записи нуждаются в проверке несколькими людьми? Просто и удобно, как никогда! Настраивать и получать автоматические уведомления об изменениях, внесенных в документы, папки и разделы.
Добавьте метаданные, такие как закладки, подписи, комментарии, даты, термины, которые помогут вам организовать и управлять вашими документами. Вы можете загружать новые версии документа, сохранять существующие метаданные и все другие версии предыдущего документа, которые чрезвычайно легко восстановить одним нажатием кнопки.
Почему? Потому что документы буквально пошагово фиксируют весь процесс деятельности, весь объем информации, необходимый для результативной работы.
Работа с документами, особенно с их большими объемами, уже давно стала своеобразным камнем преткновения и поводом для шуток, как веселых, так и не очень.
Утери документов, заминки и ошибки в их оформлении стали своеобразными печальными традициями. Дабы максимально избежать вышеперечисленных проблем и ускорить процесс документообразования, основная масса крупных и средних предприятий в последнее время активно переходит к электронному документообороту и электронному делопроизводству в целом.
Когда вам нужно напоминание на определенную дату и в определенное время, установите напоминание. Это поможет вам быстро найти нужные документы. Документы в поисковой системе идентифицируются по тегам, комментариям и подписям. Вы можете назначить несколько ролей каждой учетной записи сразу же после отправки электронного письма с подтверждением. Самый простой способ подгонять документы вашей компании.
Кроме того, настройка различных функций учетной записи позволяет вам настроить иерархию функций, которая работает после вашей основной учетной записи пользователя. Папка позволяет пользователю настроить даже 5 функций учетной записи. Различные функции учетной записи для разных потребностей разных людей.
Эти два понятия, хоть и вытекают один из другого, но все же, не являются одним и тем же. Делопроизводство - это процесс непосредственного создания документа и организация работы с ним: дальнейший поиск, хранение и контроль передвижения.
А именно процесс передвижения и есть то, что принято назвать документооборотом: от момента создания или получения документа до окончания работы с ним.
Эту самую работу как бы контролирует тот процесс, который называется делопроизводством.
Официально такая терминология звучит немного пугающе, а на крупных предприятиях обилие бумажной документации именно так и выглядит, подтягивая за собой множество проблем, как крупных, так и мелких. И именно это заставляет даже самых консервативно настроенных руководителей переводить свое делопроизводство на электронные рельсы, охватывающие весь процесс «от и до».
Но, оказалось, сделать это в странах постсоветского пространства не так-то просто! Долгое время электронное делопроизводство с одной стороны - приветствовалось, с другой - не имело достаточной юридической силы. Ситуацию значительно облегчило введение электронной подписи, которая стала как бы гарантом подлинности и правильности оформления документа.
Технических трудностей все равно достаточно много. Начиная от недоработок программного обеспечения и заканчивая внутренней политикой различных (особенно частных) предприятий. Ведь для правильного обмена документами в электронной форме, в таком ключе должны работать оба контрагента, что на практике происходит далеко не всегда.
Из-за этого, и еще из-за консервативного желания «подстраховаться» зачастую электронные документы оседают на полках в виде своих бумажных копий. Но все равно, их становится заметно меньше. А это, наряду с автоматизацией создания документа и облегчением контроля его передвижения, делает весь процесс делопроизводства заметно более быстрым, а значит - эффективным. К тому же, существенно экономит место в помещении.
Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.
Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:
Информационная (документ создают для сохранения информации);
Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);
Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);
Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:
Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);
Правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе);
Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).
Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:
Система автоматизации документооборота,
Программное обеспечение.
Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.
Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.
а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.
б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.
Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фирмах и государственных структурах.
Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, электронной почты и пр.
Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.
Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.
Внешний электронный документооборот. Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.
Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.
Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы отделить данные (содержание) от их визуального представления (формы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.
Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.