В статье рассмотрим плюсы и минусы дистанционной работы как для работника, так и для работодателя, а также нюансы приема на работу дистанционных сотрудников и прекращения трудового договора с ними. Вы узнаете о том, какие документы следует оформить, как взаимодействуют работник и работодатель и о других особенностях удаленной работы.
В последнее время работодатели все чаще задумываются о вовлечении в рабочий процесс удаленных сотрудников. Это стало особенно актуальным после внесения в ТК РФ главы 49.1 "Особенности регулирования труда дистанционных работников". Наконец и законодатель признал, что работать эффективно можно различными способами, а не только по месту нахождения работодателя.
Безусловно, дистанционно могут работать далеко не все, а в основном те, кто обладает самодисциплиной, самоконтролем, ответственен и способен планировать свое рабочее время, но по каким-то причинам не может трудиться на территории работодателя. Такие работники и для работодателя находка. Разумеется, для обеих сторон трудовых отношений есть определенная выгода в работе на расстоянии.
Преимущества и недостатки
В соответствии с ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".
Исходя из данного определения дистанционной работы (ее еще называют "удаленная работа") можно выделить ее основные признаки. Работа осуществляется:
— по трудовому договору;
— вне места расположения организации или обособленных подразделений работодателя;
— с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая сеть "Интернет".
Так, дистанционно можно работать, например, дома, в кафе, в специальных коворкинг-центрах, в транспорте, за городом, за границей и т.д.
Преимущества такого способа работы очевидны как для работника, так и для работодателя.
По большому счету, для работодателя в найме дистанционных работников имеются следующие плюсы:
— отсутствие обязанности организовывать рабочее место позволяет снизить расходы на аренду помещений для рабочих мест (включая оплату коммунальных услуг, услуг связи, расходы на содержание помещений и т.п.), соответствующей мебели, оборудования и техники;
— отсутствие проблем, связанных с проездом работника на работу, позволяет тратить меньше времени на выяснение причин несоблюдения трудовой дисциплины, в частности, опозданий на работу, влекущих срыв рабочего процесса, и т.п.;
— возможность более гибкого общения с работником вне рамок рабочего времени позволяет повысить производительность и эффективность труда;
— в некоторых случаях имеется возможность сократить расходы на командировки работников в другие регионы, что в то же время позволяет работать в других регионах без открытия обособленных подразделений организации;
— можно расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя в упрощенном порядке (об этом мы поговорим позже) и др. Несомненно, также существует ряд преимуществ для работника в дистанционной работе, таких, как:
— отсутствие привязанности к рабочему месту позволяет трудиться в дороге, в кафе, за городом и даже в других странах;
— возможность самостоятельной организации своего рабочего и свободного времени при соблюдении лишь оговоренных сроков выполнения работы повышает ее качество;
— возможность работать без отрыва от семьи (это касается в основном женщин с малолетними детьми) минимизирует проблемы, связанные с постоянным отсутствием родителей вдали от детей;
— экономия на расходах, связанных с дресс-кодом и соответствующим работе внешним видом работника, обедами и прочими атрибутами офисной жизни, способствует более эффективному сохранению и накоплению полученных доходов;
— отсутствие стрессов, связанных с прямым общением с руководством и другими работниками, сохраняет здоровье и психологический комфорт работника;
— возможность работы у нескольких работодателей одновременно позволяет работнику "уйти от рутины" и расти профессионально в разных областях.
Однако дистанционная работа обладает не только плюсами. Для работодателя минусы в применении дистанционного труда состоят в основном в отсутствии возможности:
— прямо контролировать работу удаленного работника;
— в любое время застать работника за работой в целях оперативного решения вопроса в случае необходимости;
— отследить, сколько работник реально тратит времени на выполнение работы;
— требовать срочного выполнения работы, которая предполагает связь по телефону, электронной почте и т.п., если произошли технические неполадки связи;
— привлечь работника к дисциплинарной ответственности по основанию несоблюдения работником действующих в организации правил внутреннего трудового распорядка и иных положений, направленных на укрепление дисциплины труда;
— отследить утечку информации, составляющей коммерческую тайну организации.
Для работника минусы удаленной работы состоят прежде всего в отсутствии:
— полноценного общения с коллегами по работе и, как следствие, нахождение "вне социума";
— "соцпакета", связанного с работой на территории работодателя, например, если работодатель предоставляет другим работникам бесплатное питание во время обеденного перерыва.
К сведению. В этом ключе скажем о преимуществе дистанционной работы перед работой по гражданско-правовому договору (для работника). Так, при наличии трудового договора с дистанционным работником на него распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, в отличие от работы по гражданско-правовому договору (гражданское законодательство не предусматривает никаких социальных гарантий при оказании услуг или выполнении работ), в том числе социальных льгот и пособий беременным женщинам и женщинам, имеющих малолетних детей. Кроме того, немаловажно, что в трудовом договоре с дистанционным работником предусматриваются случаи и порядок его расторжения, в отличие от гражданско-правового договора, который каждая из сторон может расторгнуть в любое время, предупредив об этом в предусмотренный договором срок, без объяснения причин.
Кто может работать дистанционно?
Как указано в ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ, дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Закон не определяет конкретные категории лиц, которые могут работать дистанционно. То есть чтобы работать удаленно, достаточно заключить соответствующий трудовой договор с работодателем. Разумеется, дистанционно работают лишь те люди, которым по каким-либо причинам неудобно работать иным способом или которые не могут в силу различных обстоятельств трудиться на территории работодателя. Дистанционная работа подходит прежде всего людям с ограниченными возможностями, лицам с семейными обязанностями, совместителям, студентам, пенсионерам и пр.
Отметим, что на практике дистанционную работу иногда путают с надомным трудом (гл. 49 ТК РФ). Однако между ними есть существенные отличия. Так, надомники, как правило, выполняют работу, не требующую квалификации или специальных навыков. Их труд состоит в основном в изготовлении какого-то материального продукта, для которого работодатель предоставляет им материалы, сырье, полуфабрикаты или возмещает соответствующие расходы. Надомники даже могут привлекать к работе членов своей семьи. На дому, например, можно изготавливать игрушки, конструировать предметы интерьера, вязать одежду, варить мыло, готовить выпечку и т.д. То есть для надомного работника по большому счету важен конечный результат работы Оплата надомного труда, как правило, сдельная. Кроме того, трудовой договор заключается только в бумажном виде.
Удаленные работники зачастую выполняют интеллектуальную работу, не имеющую вещественного результата (результатом здесь является обработанная особым образом информация), посредством использования современных технологий связи. Более того, данная работа, как правило, осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Поэтому дистанционно трудиться могут дизайнеры, редакторы, журналисты, корректоры, консультанты, программисты, юристы и пр. Такая работа оплачивается различными способами, в зависимости от того, какая система оплаты труда действует у работодателя. Для трудоустройства подобные работники могут направить работодателю документы и заключить трудовой договор в электронном виде.
Прием на дистанционную работу
Прием на работу дистанционного сотрудника состоит из тех же этапов, что и прием на работу любых других работников, но за некоторыми исключениями, предусмотренными гл. 49.1 ТК РФ. Так, по общему правилу работодатель должен осуществить следующие действия:
— получить от работника необходимые документы для оформления на работу (паспорт, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовую книжку, документы воинского учета для военнообязанных лиц, документы об образовании, если работа требует специальных знаний, и другие документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ);
— оформить трудовой договор;
— издать приказ о приеме на работу;
— заполнить личную карточку работника;
— оформить трудовую книжку (если в нее будут вноситься записи);
— ознакомить работника с необходимыми локальными нормативными актами работодателя.
К сведению. Если дистанционный работник (или лицо, только поступающее на дистанционную работу) и работодатель взаимодействуют путем обмена электронными документами, то используются усиленные квалифицированные электронные подписи в установленном законом порядке. Каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Трудовой договор с дистанционным работником
Заключение трудового договора с дистанционным работником имеет ряд особенностей.
Во-первых, в нем должны быть указаны среди прочих обязательных условий:
— место работы (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1);
— режим рабочего времени и времени отдыха (устанавливается работником по своему усмотрению, если иное не предусмотрено договором, ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ);
— характер работы — дистанционная работа (ст. 57 и 312.2 ТК РФ);
— порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ).
Кроме того, дополнительными могут быть условия:
— о том, что записи в трудовую книжку не вносятся (если стороны пришли к такому соглашению в соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ);
— обязанность работника использовать при исполнении своих должностных обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
— порядок и сроки обеспечения работника необходимыми для исполнения им своих трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
— размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
— порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ);
— порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Во-вторых, трудовой договор с дистанционным работником может быть заключен путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, при этом местом заключения договора будет являться место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В данном случае работодатель не позднее трех дней со дня заключения договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора в бумажном виде (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
Приведем в качестве примера фрагмент трудового договора, содержащего условия дистанционной работы (Пример 1).
1. Общие положения
1.3. Работа по настоящему договору является для Работника основным местом работы.
1.4. Место работы: дистанционная работа на дому.
1.6. Работник подчиняется Генеральному директору.
1.7. Работник обязан выполнять должностные обязанности, предусмотренные должностной инструкцией.
1.8. Труд Работника в должности, указанной в п. 1.2 настоящего трудового договора, осуществляется в нормальных условиях.
1.9. Характер работы: дистанционная работа на дому с использованием сети "Интернет".
2. Права и обязанности сторон
2.1. Работник обязан:
2.1.10. использовать при исполнении своих должностных обязанностей программно-технические средства, а также средства защиты информации, предоставленные Работодателем;
2.1.12. ежемесячно (не позднее 30-го числа каждого месяца) представлять Работодателю отчет о проделанной работе с указанием времени, фактически затраченного Работником на выполнение работы, по форме, приведенной в Приложении 1 к настоящему договору.
2.2. Работодатель обязан:
2.2.8. обеспечить Работника необходимыми для исполнения им своих трудовых обязанностей программно-техническими средствами, а также средствами защиты информации;
2.2.13. ежемесячно (не позднее 30-го числа каждого месяца) возмещать Работнику расходы, произведенные им на связь Интернет и мобильную связь на основании представленных Работником подтверждающих документов (чеков, квитанций и др.).
3. Ответственность сторон
4. Режим труда и отдыха
4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями: суббота и воскресенье. Особенности режима рабочего времени: 4 часа в день.
4.2. Время начала и окончания работы, включая перерывы в работе, устанавливается Работником по своему усмотрению.
4.3. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
4.4. По соглашению сторон ежегодный отпуск может быть разделен на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.
5. Условия оплаты труда
5.1. Работодатель обязуется своевременно и в полном объеме выплачивать Работнику заработную плату. Работнику устанавливается заработная плата в размере 30 000 (Тридцать тысяч) рублей в месяц исходя из 0,5 должностного оклада.
5.2. Работодатель имеет право устанавливать надбавки и материально поощрять (премировать) Работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организационно-распорядительными документами Работодателя.
5.3. Заработная плата выплачивается Работнику два раза в месяц путем перечисления денежных средств на банковскую дебетовую карту Работника.
6. Социальное страхование
Работник подлежит обязательному социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных законодательством РФ.
7. Срок действия и основания прекращения трудового договора
7.1. Настоящий договор заключен на неопределенный срок.
7.2. Настоящий договор вступает в силу в день его подписания сторонами.
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, установленного в п. 1.5 настоящего договора.
7.3. Настоящий договор может быть прекращен в порядке и по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством РФ. Прекращение трудового договора производится на основании приказа Работодателя.
Днем увольнения Работника является последний день его работы, если иное не установлено в Трудовом кодексе РФ. В этот день Работнику выдается трудовая книжка, производится расчет по заработной плате и иные предусмотренные нормативными правовыми актами выплаты.
Приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на дистанционную работу оформляется обычным образом, за исключением заполнения графы "Условия приема на работу, характер работы" (если в компании используется форма N Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, далее — постановление Госкомстата РФ N 1), в которой указывается, что работа является дистанционной.
Ознакомление с локальными нормативными актами
При оформлении дистанционного сотрудника на работу у специалиста по кадрам может возникнуть вопрос: нужно ли такого работника ознакомить с локальными нормативными актами работодателя? Вопрос справедливый, особенно если предположить, что работник не трудится на территории работодателя. Что касается локальных нормативных актов, включая инструкции в области охраны труда, то в соответствии с ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель осуществляет:
— расследование и учет в установленном законом порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— выполнение предписаний должностных лиц уполномоченных госорганов и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные законом сроки;
— обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем;
— другие действия, предусмотренные трудовым договором о дистанционной работе.
При применении других локальных нормативных актов требуется индивидуальный подход к работнику. К примеру, если он в соответствии с заключенным с ним договором самостоятельно определяет режим рабочего времени и времени отдыха, то он не будет подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка организации. Соответственно, с данным документом его знакомить не нужно.
Если же, несмотря на удаленное место работы, режим рабочего времени и времени отдыха определяется работодателем в правилах внутреннего трудового распорядка, разумеется, работника придется ознакомить под личную подпись с данным документом. При этом в трудовом договоре следует сделать оговорку: "Работник обязуется руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка в части, не противоречащей условиям настоящего договора".
Кроме того, дистанционный работник должен быть ознакомлен с локальными нормативными актами, определяющими порядок и условия оплаты труда, содержащими положения об обработке персональных данных, и другими документами, имеющими отношение к его работе.
Данные документы можно направить работнику в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. В свою очередь сотрудник должен подтвердить ознакомление с ними, направив работодателю соответствующее подтверждение, — также с использованием усиленной квалифицированной подписи.
Получение усиленной квалифицированной электронной подписи
Как мы не раз упоминали, работодатель и работник при обмене электронными документами должны использовать усиленную квалифицированную подпись (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Таким образом, обе стороны трудового договора о дистанционной работе обязаны направлять друг другу подтверждение получения электронного документа.
Усиленной квалифицированной электронной подписью считается подпись, в отношении которой соблюдаются следующие правила:
— такая подпись получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
— она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
— данная подпись дает возможность обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
— она создается с использованием средств электронной подписи;
— ключ ее проверки указан в квалифицированном сертификате;
— для ее создания и проверки используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным указанным законом.
Вместе с тем ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" определяет условия признания квалифицированной электронной подписи.
Фрагмент документа
Статья 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Усиленная квалифицированная подпись должна иметь квалифицированный сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, гарантирующий ее подлинность. В свою очередь информацию об аккредитованных удостоверяющих центрах можно узнать на официальном сайте Минкомсвязи России в Интернете: minsvyaz.ru (в разделе "Аккредитация удостоверяющих центров").
Для получения квалифицированного сертификата необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, представив следующие документы либо их надлежащим образом заверенные копии:
1) основной документ, удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования заявителя — физического лица или учредительные документы, документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в ЕГРЮЛ, и свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя — юридического лица;
2) надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов о государственной регистрации юридического лица в соответствии с законодательством иностранного государства (для иностранных юридических лиц);
3) доверенность или иной документ, подтверждающий право заявителя действовать от имени других лиц.
После того как перечисленные действия выполнены, можно на законном основании переходить к этому новому виду взаимодействия между сторонами трудовых отношений.
Оформление личной карточки работника
Личная карточка работника оформляется на дистанционных работников тем же образом, что и на других сотрудников. Работодателем может быть использована унифицированная форма личной карточки N Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ N 1, либо собственная форма карточки, утвержденная в установленном порядке работодателем и применяемая в конкретной организации.
К сведению. Изменение условий трудового договора с дистанционным работником осуществляется в том же порядке, что и его заключение, т.е. путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Работодатель не позднее трех дней со дня заключения соглашения об изменении трудового договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр соглашения и соответствующего приказа в бумажном виде. Работник при получении документов подписывает их и возвращает работодателю тем же способом.
Учет рабочего времени
В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Между тем исключений для дистанционных работников законом не установлено. Как мы отмечали, дистанционные работники, если иное не установлено трудовым договором, самостоятельно определяют режим рабочего времени и времени отдыха. В таком случае в табеле в графе, в которой проставляется количество отработанных часов, можно проставить:
— количество часов, которое работник должен отработать за рабочий день (например, "8", "4" и т.п. в зависимости от согласованного с работодателем режима работы);
— количество часов за день, которое работник фактически потратил на выполнение работы (например, "3", "10" и т.п. в зависимости от согласованного с работодателем режима работы), о чем он может сообщить работодателю по электронной почте. При этом общее количество отработанных часов в месяц не должно превышать установленную в трудовом договоре нормальную продолжительность рабочего времени.
Если дистанционный работник подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, установленным работодателем, то табель учета рабочего времени заполняется так же, как и на остальных сотрудников организации.
К сведению. Учитывая, что в соответствии с ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю, следует иметь в виду, что на дистанционного работника также будут распространяться нормы трудового законодательства о сверхурочной работе, если работодатель будет привлекать такого работника к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
Что касается формы табеля, то работодатель может по-прежнему использовать унифицированную форму N Т-12 или N Т-13, утвержденную постановлением Госкомстата РФ N 1, либо утвердить в установленном порядке собственную форму табеля, применяемую в конкретной организации.
Вопрос. Учитывая, что в большинстве случаев дистанционный работник самостоятельно организует свое рабочее время и время отдыха, как работодатель может проконтролировать фактически затраченное им время на выполнение работы?
Разумеется, проконтролировать работника, трудящегося не на территории работодателя, весьма непросто, но возможно. Так, работодатель и работник могут договориться о внесении в трудовой договор положения о том, что работник должен одновременно с выполненным заданием в электронном письме отмечать, сколько времени было затрачено на его выполнение. Либо вместо этого можно вменить работнику в обязанность составлять отчеты о проделанной работе за рабочий день с указанием времени выполнения каждого задания.
В то же время, если трудовым договором предусмотрена обязанность работника использовать программные и технические средства, предоставленные или рекомендованные работодателем, то работодатель также может использовать технические инструменты информационных систем контроля учета времени на выполнение того или иного поручения.
Прекращение отношений с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционными сотрудниками может быть прекращен по основаниям, установленным ТК РФ. В соответствии с ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора с дистанционным работником по инициативе работодателя допускается только по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Например, такими основаниями могут быть:
— отказ сотрудника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем;
— систематическое несоблюдение работником сроков выполнения работы;
— выполнение работы ненадлежащим образом и др.
Так же, как и в вышеперечисленных случаях, при обмене электронными документами, связанными с расторжением трудового договора, стороны договора действуют посредством обмена соответствующими электронными документами с использованием усиленной электронной подписи с обязательной досылкой бумажных экземпляров таких документов.
Отметим, что прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (используется либо унифицированная форма N Т-8, утвержденная постановлением Госкомстата РФ N 1, либо собственная форма приказа, утвержденная в установленном порядке работодателем и применяемая в конкретной организации). Если работник увольняется по основанию, предусмотренному трудовым договором, то в приказе в качестве основания расторжения трудового договора следует указать конкретное положение договора.
В случае, когда при приеме на работу вносилась запись в трудовую книжку, в нее нужно внести и запись о расторжении трудового договора со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или на конкретное положение трудового договора и ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ. В ситуации, когда взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, работнику нужно заблаговременно направить электронное уведомление о том, что трудовая книжка будет выслана ему по почте. Свое согласие работник должен выразить в ответном электронном письме, заверенном усиленной цифровой подписью. После получения согласия работника необходимо направить ему по почте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если по каким-то причинам работник не получил трудовую книжку, то по его письменному обращению работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Если же трудовая книжка по соглашению между работником и работодателем не оформлялась либо в нее не вносились записи о дистанционной работе, следовательно, и при увольнении работника записи о прекращении трудового договора в нее не вносятся.
Кроме того, в личную карточку сотрудника вносится запись о прекращении трудового договора с указанием соответствующего основания (со ссылкой на конкретное положение трудового договора, соответствующую статью ТК РФ).
Вопрос. Каким образом дистанционный работник может получить копии документов, связанных с работой?
Дистанционный работник может обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии приказа о приеме на работу (о переводе на другую работу, об увольнении), выписки из трудовой книжки (если в нее вносились записи), справок о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др. (ст. 62 ТК РФ). Надлежащим образом заверенные копии документов работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работника обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронных документов (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).
С 19 апреля 2013 года в трудовом законодательстве появился новый вид работников - дистанционный работник. Что это за работник, и кто может быть оформлен как дистанционный работник, а главное как правильно оформить такого сотрудника - будет рассмотрено в данной статье.
В соответствии со ст. 312.1 Трудового кодекса РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет".
Дистанционными работниками как видно из определения работ могут быть работники осуществляющую свою работу не в офисе и не в обособленном подразделение и даже не дома (в этом и состоит основное отличие от надомников). Данные работники работают в любом месте где есть возможность доступа к сети «Интернет» или оказания услуг. При оформлении дистанционного работника указываются в трудовом договоре все объекты, на которых будет находиться дистанционный работник (объекты на которых работник будет проводить сервисные работы или проверку). Таким примером может служить договор с работником, который находится в другом городе и занимается ремонтом и надзором за лифтами или станками клиентов работодателя.
Дистанционными работниками судя из определения могут быть инженеры, юристы, переводчики, журналисты, редакторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и т.п.). Стоить сразу, отметить, что дистанционный работник отличается от надомника также и по продукту труда. Надомники производят изделия, имеющие натурально-вещественную форму. Дистанционные работники выполняют работу, результат которой вещественной формы не имеет.
Рассмотрим способ заключения трудового договора с дистанционным работником. При заключении трудового договора с дистанционным работником законодатель предусмотрел ряд особенностей. Так в отличие от основного способа заключения договора, закрепленного в ст. 67 ТК РФ (письменная форма) трудовой договор с дистанционным работником теперь может заключаться путем обмена электронными документами. При этом в обязательном порядке используются усиленные квалифицированные электронные подписи сторон в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Дистанционный работник чтобы подписать трудовой договор должен будет обратиться в удостоверяющий центр, получить сертификат ключа электронных подписей. Стоить отметить - данная услуга не бесплатная. Работодателю в данной ситуации проще, ведь у многих данная подпись уже имеется. Сертификат этот будет действовать определенный срок. Ключ может быть использован в тех областях, которые указаны в сертификате. Если соответствующей области в нем не указано, ее необходимо будет добавить. Подробно о порядке получения и о стоимости можно узнать на сайте Национального удостоверяющего центра - http://nca.distate.ru/catalog/
При решении вопроса о дате заключения трудового договора целесообразно проставить одинаковую дату на двух экземплярах договора даже если подписание такого договора происходило с помощью обмена электронными документами. А местом заключения трудового договора будет место нахождения работодателя.
Также необходимо в трудовом договоре с дистанционным работником предусмотреть дату вступления такого договора в силу. В этом плане согласно статье 61 ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено трудовом договоре, или работник фактически приступить к работе. Но в сложившейся ситуации желательно указать в самом договоре дату его начала действия.
Заключение трудового договора в электроном виде фактически не освобождает работодателя передать оригинал трудового договора работнику. Так теперь не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора работодатель должен направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе. На данном экземпляре проставляется печать и подпись работодателя.
Как известно каждый работник при приеме на работу обязан предоставить документы предусмотренные ст. 65 ТК РФ. А как быть с дистанционным работником, он ведь находится не в офисе в момент заключения договора, а может находиться на значительном расстоянии. Законодатель предусмотрел и это, так в п. 3 ст. 312.2 ТК РФ указанно, что данные документы могут быть предъявлены работодателю форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе. И естественно чтобы обезопасить себя работодателю желательно запрашивать нотариально заверенные копии данных документов.
Что касаемо трудовой книжки то тут законодатель пошел на уступки и прописал норму в соответствии с которой запись о дистанционной работе может не вноситься по соглашению сторон, а в случае принятия решения о внесении такой записи работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Есть и сложности при приеме дистанционного работника на работу. Во-первых, это не исключенная обязанность работодателя в соответствии с ч.3 ст. 68 ТК РФ знакомить работника с документами о приеме на работу, а также с другими локальными актами. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ должен ознакомить работника со всеми локальными актами, с которыми он обязан его ознакомить. Это также можно сделать путем обмена электронными документами.
Во-вторых, это коллизия законодательства при приеме дистанционного работника. В п. 4 ст. 312.2 ТК РФ есть норма, которая противоречит федеральному законодательству. Так в данной статье указанно, что если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство государственного пенсионного страхования самостоятельно. А в п. 2 ст. 7 Федерального ФЗ 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» сказано, что лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, содержащее страховой номер индивидуального лицевого счета, через страхователя. И данная норма не изменилась в связи с последними новшествами.
Наверное одним из основных вопросов, которые могут возникнуть при оформлении дистанционного работника у бухгалтера - необходимо ли открывать обособленное подразделение? Официальных разъяснений на данную тему нет. Но судя из того, что дистанционный работник работает вне места обособленного подразделения (судя из понятия предусмотренного ст. 312.1 ТК РФ) и вне стационарного рабочего места, то и у работодателя не возникает обязанности по регистрации обособленного подразделения.
И последнее, что может упростить жизнь работодателю при приеме на работу дистанционного работника это упрощения требований по охране труда такого работника. Так в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ работодатель может не проводить аттестацию рабочего места дистанционного работника, если такая обязанность не предусмотрена непосредственно в трудовом договоре. И связанно это в первую очередь с тем, что у рассматриваемого работника как такового рабочего места нет.
При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.
Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:
- либо принести трудовую книжку лично;
- либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.
Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем , действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и , которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Режим труда и отдыха
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва - 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника». Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.4 Трудового кодекса РФ.
Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам . При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».
Электронный обмен документами
Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.
Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись . Такие подписи оформляют в специализированных удостоверяющих центрах .
Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.
Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Страховые выплаты
Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие , пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила установлены частями 6-8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Охрана труда
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:
- расследовать несчастные случаи и профзаболевания, происходящие с дистанционными сотрудниками;
- выполнять предписания Государственной инспекции труда;
- платить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за дистанционных сотрудников;
- знакомить с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.
Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.
Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.
Увольнение дистанционного сотрудника
Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям , как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, как и в случае с надомными сотрудниками (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Если документооборот между сотрудником и организацией ведется в , то приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронной форме и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите в адрес сотрудника копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку .
Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.
Если на дистанционного сотрудника , то ее также нужно направить в адрес человека в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. Перед этим получите согласие сотрудника на отправку документов по почте.
Если человек лично присутствует в день увольнения в офисе, трудовую книжку выдайте сотруднику на руки. Такой порядок следует из статьи 84.1, части 6 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении. Кому может быть установлен такой режим работы? Как это сделать? Как осуществляется взаимодействие работника и работодателя? По каким основаниям можно уволить дистанционного работника? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в статье.
Суть дистанционной работы
В силу ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:
Вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);
Вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ .
Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной - информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.
Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».
Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу № 33 ‑22475/2017 ). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.
Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 № 14 ‑2/ООГ-245 ) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не предусмотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ. В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13 ТК РФ ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.
Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.
Оформляем прием на «дистанционку»
Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ , но с соблюдением требований гл. 49.1 ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 № 63 ‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63 ‑ФЗ ).
Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом № 63 ‑ ФЗ .
Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.
Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.
Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ . Каким же образом это происходит?
В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ , могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.
Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.
Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.
Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек , утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 , запись о приеме на работу производится по общим правилам.
Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.
На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».
Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ ).
Трудовой договор
В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы - дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ ). Например:
Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).
При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ , в том числе:
Место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;
Режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты - перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ ).
Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ ).
Помимо обязательных, в трудовой договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57 , ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ ), в частности:
О порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 );
О порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ). Например:
Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.
Если эта обязанность возложена на работника, условие может быть такое:
Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».
О порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 );
О порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188 , ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;
О порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ).
Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ ).
Нюансы дистанционной работы
Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника. А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).
Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.
В силу ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет лишь некоторые обязанности, установленные ст. 212 ТК РФ , в частности:
Расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2 );
Выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2 );
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2 ).
Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Особенности при увольнении
Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.
По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.
Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.
Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.
Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5. ТК РФ , предусматривающей право работодателя уволить дистанционного работника по дополнительным, согласованным сторонами основаниям, прописанным исключительно в трудовом договоре, незаконно (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33 ‑7310/2017 ).
Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.
Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.
Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.
В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ ).
На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.
записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||
Все чаще работодатели прибегают к труду дистанционных работников. Связано ‘то с тем? что удаленный труд имеет ряд преимуществ как для работника, так и для работодателя. Сотрудник может находиться дома, в кафе на улице и при этом выполнять должностные обязанности и являться работником организации.
Работодателю не нужно готовить рабочее место, не нужно закупать для дистанционного сотрудника компьютер, канцелярию. Работнику не нужно тратить деньги на проезд до рабочего места, он может строить свой рабочий день в соответствии со своими интересами и нуждами компании.
Не все должности могут быть удаленными. Например, продавец не может работать дистанционно, так как он должен присутствовать на своем рабочем месте за прилавком магазина. Удаленная работа обычно характерна для таких профессий, как менеджеры по продажам, программисты, юристы, торговые представители, дизайнеры, то есть все те лица, которым не нужен личный контакт с коллегами или клиентами.
Несмотря на то, что удаленные работники не находятся в офисе организации, их следует принять на работу в штат по всем правилам, характерным для приеме на работу постоянных работников, трудящихся в пределах организации.
Как принять на работу дистанционного работника
Дистанционный труд настоящее время руководствуется требованиями ТК РФ, в кодекс специально внесена отдельная статья, которая определяет правила приема на работу таких сотрудников, порядок заключения с ними трудового договра, а также иные требования, предъявляемые к удаленному труда.
Глава 49.1 Трудового кодекса регулируют правила приема на работу удаленных сотрудников. Также эта глава устанавливает понятие дистанционной работы. Дистанционная работа — это та работа, которая осуществляется вне территории организации работодателя.
Процедура приема на работу удаленных сотрудников:
- Сбор необходимой информации от работника в виде документов — нужны паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, документы воинского учета, иные бумаги, содержащие персональные данные о сотруднике. Передать эти документы можно почтой или электронно отсканированные копии, при необходимости копии заверяются у нотариуса.
- Оформление трудового договора. С удаленным работником в обязательном порядке заключается трудовой договор, особенностью данного договора является указание адреса выполнения работы, отличного от местонахождение самой организации. В целом, трудовой договор должен соответствовать ТК РФ и содержать все необходимые обязательства, права и ответственность обеих сторон. Скачать образец трудового договора с удаленным сотрудником можнго здесь. Трудовой договор может быть подписан в электронном виде, для этого работодатель направляет дистанционному сотруднику электронный вариант трудового договора, работник ознакамливается с ним и, в случае согласия, ставит свою подпись и направляет документы обратно работодателю тем же способом. Также трудовой договор может быть направлен почтой, данном случае направляется оригинал договора в двух экземплярах, один из которых работник со своей личной подписью должен отправить обратно работодателю.
- Подготовка приказа о приеме на работу. Для оформления приказа о приеме сотрудника на удаленную работу необходимы только подписанный обеими сторонами трудовой договор. Требовать от работника написания заявления о приеме на работу не обязательно, трудовое законодательство этого не требует. В приказе по форме Т-1 указываются сведения о работнике, должность на которую он принимается, дата начала работы. В строке для указания основания для подготовки документа пишутся реквизиты трудового договора.
- Оформление личной карточки работника. Приказ служит основанием для заведения на дистанционного работника личная карточки формы Т 2, а также при необходимости оформляется личное дело, в которое включается вся документация, представленная работником о себе, а также все заявления, приказы и прочие документы, относящиеся к рабочей деятельности работника.
- Внесение записи в трудовую книжку. Для того чтобы внести в трудовую книжку запись о приеме на работу, дистанционному работнику следует направить свою трудовую книжку по почте. Работодатель на основании приказа Т 1 вносит соответствующую запись и сохраняет трудовую книжку у себя до расторжение трудового договора. При увольнении в трудовую книжку вносится запись об увольнении, после чего книжка направляется уволившемуся сотруднику.
- Ознакомление дистанционного работника с внутренней документации компании. Несмотря на то что работник трудится удалённо, то есть не находится в пределах организации, его нужно ознакомить внутренними нормативными документами, которые имеют к нему отношение. Ознакомление происходит в электронном виде, то есть работодатель направляет работника документы, с которыми он знакомится и в нужном месте ставит свою подпись в знак осведомление.
Особенности оформления на работу удаленных работников
Документы персонального характера работник может направить работодателю в электронном виде, предварительно заверив у нотариуса. При необходимости можно направить работодателю также оригиналы этих документов, при этом следует использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
Составленный приказ о приеме на работу должен быть передан работнику для постановки ознакомительной подписи, сделать это можно также удалённо через электронную связь или посредством использования почтовой связи.
Направлять трудовую книжку работодателю для внесения записи о приеме на работу не обязательно, это делается только в случае, если самому работнику это необходимо. Связано это с тем, что трудовая деятельность подтверждается не только наличием записи в трудовой книжке, а также и заключенным трудовым договором.
Дистанционные работники имеют право на все гарантии, которые предоставлены трудовым кодексом. В частности, он может рассчитывать на оплату больничного листа, на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, отчисление страховых взносов.