Правила ведения подробно рассматриваются в следующих документах:
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный приказом Минфина РФ от 22.12.03 № 117н.
Как осуществляется хранение и учет?
Согласно Правилам, ответственность за сохранность бланков работников лежит на нанимателе. Им же назначается сотрудник, ответственный за ведение бланков работников компании. Такое решение оформляется приказом.
Приказ о ведении трудовых книжек, образец
Каждая организация для собственных целей должна закупать чистые документы. Они хранятся в отделе кадров и выдаются при оформлении работников, трудоустраивающихся впервые, а также при необходимости выдачи дубликата. Все бланки подлежат строгому учету и хранятся согласно правилам.
Для учета ТК необходимо вести две книги:
- дата рождения;
- информация об образовании;
- профессия;
- специальность.
приходно-расходную книгу для учета ТК и вкладышей в них (ведется бухгалтерией компании. В нее вносится информация, касающаяся расходования бланков, с указанием серии и номера каждого документа);
При выдаче ТК сотруднику руководитель взимает с него плату, равную расходам на ее приобретение. Срок изготовления новой ТК — 1 неделя (п. 8 Правил).
Какая информация указывается в трудовой книжке?
Какие сведения вносятся в трудовую книжку? При первичном оформлении ТК в титульный лист вносятся следующие данные о работнике:
После оформления титульного листа работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции). Кадровый работник, ответственный за заполнение бланка, ставит свою подпись и печать организации в нужной строке.
На следующих страницах указывается информация о приеме на работу, повышении в должности, об увольнении. Также есть раздел о награждениях и поощрениях работника за хороший труд. Все сведения в документ вносятся на основании приказа работодателя. Его реквизиты также в обязательном порядке указываются в соответствующей графе.
С каждой вносимой записью о рабочей деятельности, о переводе и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.
Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.
К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.
Место хранения трудовой книжки у работодателя
Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ. В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления. Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.
Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:
- О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
- О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).
Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.
Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.
Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.
Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.
Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.
Хранение трудовой книжки ответственным лицом
Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.
В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек
Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:
- Количество оформленных трудовых книжек;
- Перечень владельцев бланков;
- Реквизиты документов;
- Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.
Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.
Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике
Выдача трудовой книжки
Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.
Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.
Чтобы получить комментарий юриста – задавайте вопросы ниже
В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки? В таких случаях, как:
- утеря трудовой книжки бывшим работником ();
- утеря трудовой книжки работодателем;
- негодность трудовой книжки (если она была испачкана, порвана, обгорела и т.д.);
- внесение в трудовую книжку записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной. В этой ситуации дубликат трудовой книжки оформляется только по требованию работника (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
- массовая утрата трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайного происшествия: катастрофы, стихийного бедствия и т.д. (п. 34 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Дубликат трудовой книжки при утере
Сначала определимся с тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Как известно, трудовые книжки работников хранятся у работодателей (п. 42 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Соответственно, сам работник может потерять книжку в период, когда является безработным - т.е. когда уволился с одной работы, но еще не устроился на другую. И в некоторых других случаях, когда работнику организации на время выдается трудовая книжка на руки под расписку. К примеру, для представления в отделение ПФР (ст. 62 ТК РФ).
Так вот, если гражданин потерял свою трудовую книжку, будучи безработным, то оформление дубликата трудовой книжки ложится на плечи его последнего бывшего работодателя (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). А новый работодатель, если таковой будет, этим заниматься не должен. Он может лишь оформить работнику обычную новую трудовую книжку по его заявлению и сделать в ней первую запись о приеме к себе на работу.
Так что если к вам, как к новому работодателю, придет только что принятый на работу сотрудник и спросит, как получить дубликат трудовой книжки при утере, посоветуйте ему обратиться с этим на прежнее место работы.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.
В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он. Это могут быть копии его трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов о приеме на работу, об увольнении (их копии), справки из государственного или муниципального архива.
Как оформить дубликат трудовой книжки (образец)
На новом бланке трудовой книжки:
- на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
- на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.
В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.
Последний этап - это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.
Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись
Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.
В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.
А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация - самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения - это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.
Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (
Об отмене трудовых книжек в их привычном бумажном виде говорится уже много лет. И с начала 2018 г. Правительство РФ перешло от слов к делу, объявив о поэтапном переходе к цифровым аналогам документа. Но Россия – страна большая, и реформы в ней проходят не быстро. Тем более, что у сторонников подобного перехода есть немало оппонентов, грозящих катастрофическими последствиями такого шага. Пока же правила ведения и хранения трудовых книжек («корочек») остаются актуальными, а, значит, их надо знать.
Законодательное регулирование вопроса
Ведение трудовых книжек и записи в них, а также хранение данных документов регулирует сразу несколько законодательных актов:
- Трудовой кодекс, где данному вопросу посвящена 66-я статья;
- Правительственное постановление о ведении трудовых книжек № 225 от 16.04.2003;
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (разработана постановлением Министерства труда № 69 от 10.10.2003).
С 2003 года порядок ведения трудовых книжек в РФ практически не менялся, так как на протяжении 15 лет в указанные нормативные акты вносились лишь незначительные и немногочисленные правки.
Трудовые книжки: порядок учета ведения и хранения
Трудовая книжка (далее – ТК) является главным документом, подтверждающим стаж сотрудника , и свидетельствующим о его профессиональной карьере. Однако неправильное заполнение может превратить важный документ в сомнительную «бумажку», а несоблюдение правил хранения и вовсе приводит к его утрате.
Инструкция по ведению трудовых книжек-2018
На сегодняшний день действуют следующие основные правила:
- Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех подчиненных, проработавших у него более 5-ти дней.
- Если гражданин впервые трудоустроился, ему должны оформить новую ТК в течение недели.
- Вести трудовые книжки на каждого работника обязаны не только юридические лица (организации различной правовой формы), но и индивидуальные предприниматели.
- В документ вносятся сведения:
- о каждой работе, на которую устраивался владелец книжки (указывается полное наименование работодателя, должность работника, время приема и увольнения, а также основание для расторжения трудового договора);
- о переводах – внешних и внутренних;
- о награждениях работника и поощрениях его труда (благодарности , госнаграды, ценные подарки и прочее);
- о работе по совместительству – если работник изъявляет желание ее вписать;
- о периоде прохождения военной службы ;
- о профессиональном образовании сотрудника – на основании предоставленных дипломов.
- Каждой записи присваивается порядковый номер, сокращения в них не допускаются.
- В книжку не вносятся:
- сведения о дисциплинарных взысканиях (если только это не увольнение «по статье»);
- информация о поощрительных денежных премиях, выплаченных работнику.
Правила ведения трудовых книжек в РФ 2018 год никак не изменил. Но, возможно, что с введением электронной документации они постепенно утратят свою актуальность.
Хранение трудовых книжек
ИП и юридические лица – работодатели, обязанные вести трудовые книжки. Это правило установлено Трудовым кодексом. Но они также должны ответственно их хранить. ТК являются бланком строгой отчетности, и за ними необходимо установить строгий контроль.
Основные правила хранения трудовых книжек таковы:
- Документы необходимо убрать в надежный сейф или специально оборудованное и охраняемое служебное помещение.
- Работодатель, обеспечивающий сохранность трудовых книжек, обязан вести два журнала:
- об учете бланков ТК и ее вкладыша;
- о движении ТК (и вкладыша).
- Испорченные бланки документов уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт .
Сколько хранится трудовая книжка, невостребованная работником или его родственниками (в случае смерти), определено специальным приказом Минкультуры № 558 от 16.02.2010. В нем говорится, что сроки хранения трудовых книжек длятся 75 лет (п. 664 приказа № 558).
Назначение ответственного лица
Лицо ответственное за ведение трудовых книжек назначается приказом руководителя организации. Обычно выбор падает на одного из сотрудников кадровой службы, а если она отсутствует, это полномочие возлагается на секретаря, делопроизводителя или работника бухгалтерии.
Приказ о трудовых книжках содержит:
- ФИО и должность ответственного лица;
- указание возлагаемой на него обязанности (ответственности);
- номер и дата оформления документа;
- подпись издавшего приказ руководителя.
На приказе также должна стоять подпись лица ответственного за ведение трудовых книжек. Тем самым он подтверждает свое согласие на исполнение данных полномочий.
В трудовой книжке специалиста зафиксирована вся его рабочая история . Поэтому внесение в нее новой информации, а также выдача сотруднику при его увольнении строго регулируется законодательством Российской Федерации. Каждый работодатель обязан строго соблюдать все предписания по правилам хранения и ведения трудовых книжек.
Условия и требования закона на 2018 год
Каждому кадровому сотруднику вне зависимости от того, впервые ли он столкнулся с трудовой книжкой специалиста или нет, нужно знать в обязательном порядке законодательные нормы по эксплуатации.
Стоит отметить, что регулирующие правила ведения и хранения данного документа существенно не изменялись на протяжении последних 13 лет.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка является главным документом , информирующим о трудовой деятельности специалиста.
Она играет главную роль при проведении расчета стажа трудящегося (не имеет значения, какой именно это будет стаж, общий или страховой). Кроме того, ее данные являются подтверждением опыта работы специалиста при трудоустройстве. Также для потенциального работодателя может быть важна и причина увольнения с предыдущего места занятости, которая записывается в данном документе.
Трудовую книжку должны завести все работодатели на каждого работника, проработавшего в организации более пяти дней . Исключением являются только наниматели в статусе физического лица, не относящиеся к индивидуальным предпринимателям.
Особенности ведения
В ТК сотрудника обязательно должна быть отображена следующая информация :
- В графе 1 указывается порядковый номер.
- В графе 2 должна быть указана дата увольнения.
- В графе 3 делается запись «уволен по сокращению работников».
- В графе 4 прописывается дата и номер приказа об увольнении.
Законодательные нормы напрямую накладывают обязательства на работодателя по организации правильных условий
по хранению и ведению трудовой книжки. Строгий учет данного документа на предприятии обуславливает наличие ответственного должностного лица.
Данный специалист назначается с помощью приказа или распоряжения работодателя. Как правило, данную ответственность налагают на сотрудника кадровой службы или же непосредственно на бухгалтера, который занимается трудовыми книжками.
Приказ, который назначает ответственное лицо, не имеет строго регламентированной формы , но должен отображать дату, инициалы с фамилией и должностью назначаемого специалиста, а также подпись самого руководителя.
Какие сведения вносятся
Следующие сведения должны быть внесены в трудовую книжку:
- О работнике. Его ФИО и дата рождения (записывается на титульном листе)
- О работе. Тут отображается название организации. Дата приема, перевода или увольнения. Номера и даты приказов в компании.
- О награждениях, начисленных сотруднику за его заслуги в организации.
- О разработанных открытиях, подтвержденных дипломами, и выплаченных за это премиальных средств.
Особенно важно, чтобы название места работы, специальности и занимаемой должности отображались в соответствии с приведенным списком наименований классификатора профессий.
Что не вносится :
- накладываемые на сотрудника взыскания;
- регулярные выплаты;
- информация о трудовом договоре (срочный или бессрочный);
- даты испытательного срока;
- временя нахождения сотрудника в социальном отпуске;
- перевод на другую должность в рамках организации.
Для заполнения чистой трудовой книжки потребуются паспорт и диплом. Это нужно для правильного отображения информации на титульной странице.
В случае если специалист трудоустраивается в организацию и приносит с собой уже заполненную книжку, то сотрудник отдела кадров вносит в нее данные, руководствуясь приказами, выданными непосредственно руководителем.
Для записи в документе о приеме или назначении на другое вакантное место сотрудника законодательно предусматривается 7 дней . При увольнении трудовая книжка выдается на руки работнику в день, когда издан соответствующий приказ.
Соответствие приказу и исключения
В подавляющем большинстве подробная информация об обстоятельствах разных событий отображается в приказах руководителя (например, протяженность испытательного срока). Эти данные не будут переноситься в трудовую книжку полностью.
Сотрудник отдела кадров отображает эту информацию максимально кратко . Инструкция даже имеет сокращенные варианты основных фраз. В соответствии с этим, трудовая книжка содержит названия причин событий, их даты и порядковые номера приказов, где они описываются подробнее.
Даты и сроки
В каждой организации, где был трудоустроен специалист, его трудовая книжка участвовала в кадровом делопроизводстве после оформления трудового договора. Законодательно запись о трудоустройстве в ней должна быть сделана на протяжении 5 дней с момента начала работы сотрудника .
В случае увольнения данный документ необходимо выдать специалисту в день издания приказа. Если же этого не произошло, то работодатель обязывается в течение трех дней отдать ТК. В случае отказа выдать данный документ необходимо отправить уведомление в виде заказного письма.
Другими словами, срок действия ТК начинается при трудоустройстве в организацию и оканчивается при увольнении. При этом книжка сотрудника теряет на предыдущем месте работы свою юридическую силу.
В случае если книжка закончилась, то ее срок действия не заканчивается. В нее просто необходимо вшить дополнительный вкладыш.
Языки и цвета чернил
Существуют пять основных правил для заполнения ТК
:
- Записи производятся аккуратно, четко, без помарок.
- Для письма можно использовать перьевую, шариковую или гелевую ручку.
- Чернила должны быть устойчивы к свету.
- Использовать разрешается следующие цвета: фиолетовый, черный, синий.
- Нельзя сокращать.
ТК старого образца предполагают отображение в них данных на втором языке. Это связанно с проводившейся тогда политикой СССР. По своему принципу использования они в остальном никак не отличаются от современных аналогов.
Работодатель при взаимодействии с такой книжкой должен заполнять ее в соответствии стандартным правилам. При этом записи на втором языке можно игнорировать.
Сокращения
В соответствии с новыми законодательными нормами вносить сокращения в трудовую книжку запрещается .
Порядковые номера
Каждая запись в ТК должна сопровождаться порядковым номером.
Внесение изменений
Правом на внесение изменений обладает то ответственное лицо, которое сделало изначальную запись. В случае если данная организация прекратила свою деятельность или была реорганизована, то право переходит к предприятию-правопреемнику .
Также стоит отметить, что для внесения любых изменений необходимы соответствующие документальные основания. Так, для изменения фамилии должен быть предоставлен паспорт.
Согласно действующим нормам, внесение изменения происходит путем признания ранее занесенных данных недействительными и отображению новых данных.
Вкладыши
При трудовой деятельности некоторых специалистов может наступить момент, когда все листы в ТК будут заполнены, и новую информацию вносить будет некуда. Поэтому в данном случае трудящемуся должен быть выдан вкладыш . Данные о нем отображаются на титульном листе в верхней правой части . Также обязательно нужно указать номер и серию выданного вкладыша.
Его разрешается заполнять от руки. Нумерацию записей при заполнении вкладыша необходимо продолжить.
Важно! Информация о личных данных и образовании специалиста вносятся на основании предоставленных документов.
Ознакомление сотрудников
Законодательно работодатели обязываются осуществлять ознакомление сотрудников с информацией, отображающейся в трудовой книжке:
- данные о выполненной работе;
- сведения о переводе;
- записи об увольнении и его основаниях.
Установленный законодательством срок хранения ТК, не выданных при увольнении сотрудника, составляет 50 лет . Все записи, которые были внесены в этот промежуток времени, будут считаться действительными.
Вне зависимости от того, какой период хранится ТК, данные, содержащиеся в ней, будут основанием для расчета пенсии. Единственное условие — правильное заполнение документа .
Также важным моментом является хранение журнала, который будет содержать сведения о трудовых книжках.
В целом можно подытожить, что установленный период хранения ТК будет зависеть от времени труда его владельца. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора.
Особенности для ИП
Индивидуальный предприниматель может завести ТК на самого себя. В ней он обязан указывать периоды его деятельности при регулярных отчислениях в ПФР. Документом, подтверждающим трудовой стаж ИП, является справка ПФР, которая выдается при прекращении данной деятельности.
Как организовать учет и хранение трудовых книжек? Ответ на вопрос — в данном видео.