Я сейчас в поисках работы программиста в Москве. И мне звонят некоторые кадровые агентства и интересуются есть ли у меня ИП, так как их клиент-работодатель вместо трудового договора с работниками заключает договоры оказания услуг или субподряда с ИП или ООО с одним учредителем, я их буду называть ИП в дальнейшем. ИП у меня нет, но есть не приносящее дохода ООО, где я веду бухучет самостоятельно. Поэтому и знаю, что это такое, какие именно налоги нужно платить и почему эта схема в России не законна и чем все это грозить горе-работнику, который на это согласился. Еще раз повторяю, я не юрист, а программист; то, что я опишу ниже, вполне могло устареть, измениться и т.п., и, если в комментариях укажут действующую норму, я не буду против.
Я ничего не имею против работы с кадровыми агентствами как соискатель, если их услуги оплачивает работодатель и, если подхожу я под требования вакансии. Знаю, что устроиться сложнее, но вполне возможно. Просто требования к такому кандидату более высокие, чем если бы вас нашли прямые работодатели. Но люди устраиваются, рекрутинговое агентство получает деньги за закрытые вакансии от клиентов-работодателей, бизнес работает. Хотя в кадровые агентства, где услуги оплачивает соискатель, я не пойду, потому что максимум, что они сделают за ваши деньги – это составят хорошее резюме, а я его и самостоятельно могу сделать.
Но работодатель обращается для поиска работников в кадровое агентство и в том случае, если он хочет скрыть, какой именно работодатель ищет работников. Поэтому, если звонит рекрутер из КА и спрашивает про дневную ставку, это как раз тот случай, о котором я и буду рассказывать ниже. Хотя есть некоторые КА, которые открыли дочерние компании, которые получают от клиента-работодателя дневные ставки за работников, работающих на территории работодателя, и которые платят месячную зарплату своим сотрудникам, а также все необходимые налоги. Это законно для сотрудника и называет аутстаффинг, хотя там тоже что-то не очень чисто, но, повторяю, я программист, а не юрист.
Причем схема с ИП не законна именно в России. Про Беларусь не знаю, на Украине в IT почти только она и действует, но некоторые работодатели с мировым именем решили перенести ее и в Россию.
В первый раз мне позвонила с предложением дневной ставки рекрутер московского отделения одного уважаемого мирового кадрового агентства и стала сладко петь про то, что мне нужно уплатить «всего 6%» налогов от получаемой дневной ставки. Было такое впечатление, что она вообще не имеет представление, что лично мне, кроме этих 6% (к слову, у меня УСН 15%), необходимо еще платить более трети зарплаты на социальные налоги, и еще и НДФЛ… Она была сильно этим удивлена, и больше из московского отделения не звонили. Эстафету приняли сотрудники киевского отделения того же кадрового агентства. Они были настолько рады, что ООО у меня уже есть, что даже назвали имя клиента (реально мировой IT- бренд), заверили меня что у них так работает более 40 внешних консультантов-ИП, и ничего не было, никаких штрафов и прочее. Но увы, это только до первого раза…
Не законна именно та схема, которая подменяет трудовой договор договором оказания услуг, договором подряда и т.п. В дальнейшем я все эти виды буду называть договор оказания услуг. То есть если вы обязаны приходить в 9 и уходить в 18 часам или в 11, но свои 8 часов обязаны отработать, если вас штрафуют за опоздания, есть еще какие-то штрафы, например, за неисполнение обязанностей. Это все нарушения Правил внутреннего распорядка и других локальных актов и их соблюдение обязательны для сотрудников. То есть вы имеете обязанности сотрудников. Но ИП не сотрудник…
Получается, что обязанности работников вы имеете, а вот права работников – нет. Нет права на оплачиваемый отпуск, нет оплачиваемых больничных, не говоря уже о ДМС, фитнесе, оплате сотового телефона и других «плюшках» «белых» компаний. Если ИП сделал такую работу, которая не удовлетворила работодателя (так дальше и буду называть компанию, которая и предложила такую схему работнику), работодатель имеет право не оплачивать услуги. Или он может односторонне прервать договор в любое время.
А вот если вы программируете дома или в любой другом месте, которое находится не на территории работодателя в свободное от работы время, фрилансите (даже с иностранным заказчиком и с валютным контролем), оформляете отчетность и платите налоги, имеете более одного клиента - то это все совершенно нормально, во всяком случае под эту схему точно не попадаете. Граница достаточно четкая – вы не работаете по графику работы и на территории работодателя 40 часов в неделю и не выполняете обязанностей сотрудника.
Во-первых, это прямое нарушение Трудового Кодекса РФ, где сказано, что если человек вышел на работу с разрешения работодателя, то трудовой договор фактически считается заключенным. И, если работодатель вместо него письменно заключает гражданско-правовой договор или договор об оказании услуг с ИП, которое заставляет оформлять, то работник в этом случае имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию или подать в суд. Гражданско-правовой договор заключается на разовые услуги, например, нужно дописать один модуль в программе, и вы его дописываете дома. Раньше он часто заключался для удалённых работников, но сейчас и для них обязателен трудовой договор. Но при трудовом договоре у работника прав больше и налогов работодатель платит больше. В случае визита трудовой инспекции работодателю мало не покажется, да и суды в этом часто принимают стороны работников, так как часты другие нарушения в оформлении работников, например, неправильная запись в трудовой книжке или неправильно оформлен трудовой договор, за каждое из них трудовая инспекция выписывает штраф. Хотя крупные компании стали серьезнее к этому относиться, но в мелких это еще часто частое явление. И в России работодатели, как правило, поэтому стараются вести себя по закону. Но, к сожалению, не все.
Один мой знакомый программист пошел на неоплачиваемую стажировку в компанию, потом стал там работать за зарплату. Оказалось, что там вообще никто не был официально оформлен, но люди отрабатывали положенные 40 часов в неделю, так как работодатель требовал. Соответственно, у людей не шел трудовой стаж, не было пенсионных накоплений, не было записей в трудовой книжке и прочее. И программисты работали. Правда, моему знакомому там нравилось. Но для других профессиях это закончилось в 90-е годы XX века.
Во-вторых, это нарушение Налогового кодекса РФ. В НК РФ есть понятие упрощенной системы налогообложения для малого бизнеса. Она заменяет НДС (до 18%), налог на имущество и налог на прибыль (20%) налогом УСН. Можно выбрать до 6% только от доходов или до 15% от разницы между доходами или расходами. Кроме УСН, есть еще специальные льготные налоговые режимы для малого бизнеса, например, патент. Я их все буду дальше называть УСН. Именно ИП на УСН и предлагают создать сотруднику. Более того, ИП, зарегистрировавшийся сейчас впервые имеет право на «налоговые каникулы», но они для определенных регионов, определенных сфер деятельности и только для налога по УСН (все остальные платежи остаются). Крупные компании не имеют права на УСН, и все налоги оплачивают в полном объеме. Естественно, им выгодно свалить часть налогов на ИП, к тому же ИП имеет право на льготы по налогам.
Кроме этого, все работодатели уплачивают социальные налоги и НДФЛ с зарплаты сотрудников. Это страховые взносы в социальные фонды и их сумма - это более 30% от зарплаты сотрудников. Поэтому небольшие компании часто платят «черную» или серую» зарплату, а крупные «белые» компании предпочитают схему работу с ИП. Зарплата там ведь «белая», и эти налоги с них они обязаны платить. А за ИП они не платят.
На первый взгляд, все счастливы и довольны. Крупные компании не платят страховые взносы за сотрудника – «оптимизирует» свои налоги, а сотрудник работает в «серьезной» компании с мировым именем. Рекрутеры сладко поют про «всего 6%», налоговые каникулы и вообще кто про что знает и, кто во что горазд. Но с момента регистрации ИП попадает под пристальный взгляд налоговой инспекции. А по закону, ИП отвечает всем своим имуществом в случае банкротства, и поэтому налоговая может выписывать штраф на любую сумму. И лично у меня по этой причине открыто ООО. В принципе, если нет банковского счета, то не так страшно (закрыть ИП только будет тяжело), ИП имеет на это право (ООО – нет), так как налоговая инспекция имеет право только заблокировать банковский счет. Но маловероятно, что крупная компания будет работать с ИП без банковского счета.
Но, на самом деле, кроме «всего 6%» отказывается, есть еще обязательные платежи. ИП платит страховые взносы за себя, только эти взносы фиксированы и ИП обязан их платить даже в том случае, если у него нет никаких доходов. На сегодняшний день они составляют более 20 тысяч рублей в год, плюс также 1% от доходов свыше 300 тыс. рублей дохода в год. Если вы открыли ООО, то, извините, но то, что вам прислал на банковский счет ваш работодатель, это доход не лично ваш, а ООО, и вы не имеете права чтобы просто потратить их на свои нужны, как ИП. Проще всего их вывести в виде зарплаты самому себе, но не забудьте оплатить сверх суммы зарплаты более 30% страховых взносов и из суммы зарплаты 13% НДФЛ. Соответственно, ваш доход уменьшается на эти суммы. Можно еще вывести деньги со счета в виде дивидендов, тогда без страховых взносов, но с НДФЛ, но не чаще чем 1 раз в 3 месяца…
Еще один щепетильный вопрос – это бухгалтерия… Да, по закону ИП (у ООО на УСН отменили) могут не иметь в штате бухгалтера. Но на практике разобраться в хитросплетениях российского законодательства без хорошего знания бухгалтерского учета практически невозможно, к тому же В России оно слишком часто меняется. 1С поэтому и смогла стать флагманом, потому что только она успевает вовремя сделать в программе нужную отчетность. Так что без бухгалтера, 1С или ее аналогов не обойтись… Можно правда еще нанять бухгалтерскую компанию. И тоже не бесплатно.
И, если все ИП обслуживаются одной бухгалтерской компанией, то это тоже «звоночек» для налоговой, что это их «любимая схема с ИП вместо работника». Но учтите, что за ошибки бухгалтера, который уже получил от вас деньги, все равно отвечает сам ИП, а «девочки» без реального опыта работы среди бухгалтеров для ИП не редкость. Отчетность необходимо подавать, даже если не было доходов. Но, например, в Пенсионный Фонд сдавать отчетность уже нужно ежемесячно… И сейчас принято сдавать отчетность по интернету, и это тоже платно. Хотя ИП или малое ООО имеет право сдавать отчетность на бумажных носителях. Есть правда, платные он-лайн бухгалтерии типа Моего дела или Эльбы, но за их использование тоже нужно платить. И в процессе использования одного из этих сервисов меня уверяли, что двойную работу делать не надо, оставьте только веб-сервис, в 1С дублировать не надо, но, я как-то лучше перестрахуюсь и сделаю и там, и там, а автоматического обмена между ними нет (точнее есть только односторонний из 1С). В итоге лично у меня задвоились некоторые суммы по банку, годовую отчетность пришлось сдавать из 1С. Но у многих там все в порядке.
Так же придется платить и за использование услуг банков. Были симпатичные тарифы у небольших банков, но их сейчас мало осталось и не факт, что выбранный небольшой банк не закроют.
Это обязательные платежи. И их в общем-то можно предусмотреть, заранее рассчитать и ввести в дневную ставку. Намного страшнее штрафы налоговой инспекции или других надзорных органов. Для краткости всех их буду звать налоговой.
Напоминаю, что налоговая инспекция тщательно следит за отчётностью и налогами, и штрафы выписываются по многим случаям, которые вам и в голову не придут, но они действительно прописаны в законодательстве. Если налоговая вскроет схему работы с ИП, то могут даже посадить за решетку. Именно на такой схеме попался Ходорковский. Меня тут спросили, как налоговая узнает об этой схеме. Честно скажу – понятия не имею. Но как-то узнает. Назначается налоговая проверка, и ИП, и работодателю выписываются штрафы. Для ИП нет ограничения по штрафам, и сумма может быть любая, в том числе превышающая ваш годовой заработок в этого работодателя. А платить придется в любом случае. Штрафы для налоговой – это обычная практика, в случае неоплаты блокируется банковский счет. И я сомневаюсь, что работодатель его вам будет оплачивать. ИП – самостоятельная юридическая единица.
Мне тут возразили, что вот мол, виноват работодатель, и к ИП никто не придерется, они бедные, несчастные, облапошенные… ИП достаточно только нанять хорошего бухгалтера, которые по мнению такого ИП без предпринимательской жилки все вопросы налоговой решит и все будет ОК. Увы, это ответ работника. К работнику действительно претензий по этой налоговой схеме нет. А вот к ИП уже есть, он уже является ответственной юридической единицей. Хотя возможны ситуации, что и проверок не будет, что налоговый инспектор просто пожалеет ИП и не начислит штраф, но возможно, что и начислит, может быть и весьма нескромный. От наличия и профессионализма бухгалтера это не зависит, хотя грамотный бухгалтер может заранее просчитать, где есть нарушения, к которым может придраться ИФНС и их ликвидировать, то есть уменьшить количество штрафов, но увы, не сумму…
Штраф также выписывается и работодателю. Но вот только у него для этих целей припасен целый штат юристов, которые не оформлены как ИП (они, в отличии от программистов понимают, что это такое), а штрафы налоговой можно оспорить в суде. ИП, конечно, тоже имеет на это право, но для этого нужно либо нанимать хорошего юриста, либо защищаться в суде самостоятельно, проштудировав юриспруденцию вдобавок к бухгалтерии. Но юридически подкованный программист-ИП сразу откажется от этой схемы.
Таким образом, некоторые «серьезные» компании пытаются «оптимизировать» свое налогообложения, основываясь на том, что программисты плохо знают законодательство, и заставляют их оформлять ИП или ООО с одним учредителем вместо оформления трудового договора с работником. В этом случае вы обязаны выполнять обязанности работников, но у вас полностью отсутствуют права работника на отпуск, больничный и т.д., а также возникает обязанность вести бухгалтерию и платить налоги. И существует возможность работодателя в одностороннем порядке прервать договор с вами. В России эта схема признана противозаконной (нарушения по ТК, НК и УК РФ) и налоговая инспекция очень «любит» вскрывать эти схемы, которые называются «схемой Ходорковского». Тяжелее всего придется ИП после такой налоговой проверки (так как он отвечает в этом случае своим имуществом, и, если он не сможет оплатить штраф, его имущество арестовывается). А если открыто ООО с одним участником, то в этом случае налоговая сможет взыскать только то, что есть на банковском счете и уставный капитал (хотя есть риск ареста имущества и в этом случае, но риск намного меньше), но зато из суммы, получаемой от этого работодателя, придется ежемесячно вычитать более 30% на страховые взносы со своей зарплаты.
Если вы действительно обладаете юридическими и финансовыми знаниями, то риски можно минимизировать. Напоминаю, что в России незнание законов не освобождает от ответственности. И еще, ИП – не сотрудник, и к нему не применимо мышление сотрудников, нужно научится предпринимательскому мышлению и видеть шире, чем видит обычный сотрудник-программист, ведь ему не нужно забивать свою голову знаниями юриспруденции, бухгалтерии, маркетингом, продажами, и.т.п - так как в обычной компании этим занимаются другие люди. А ИП или единственный учредитель ООО - один.
Когда предпринимателю становиться трудно вести бизнес одному, встаёт вопрос о принятии на работу сотрудников.
Что такое сотрудник для ИП. Это новые дополнительные затраты и новые обязательства перед государством. Здесь важно правильно оформить свои отношения с вашим сотрудником. От этого будет зависеть количество обязанностей.
Что нужно сделать, что бы оформить нового сотрудника?
Если принимаем первого сотрудника, то нужно зарегистрироваться в ПФР (пенсионном фонде), ТФОМС (территориальном фонде медицинского страхования), ФСС (фонде социального страхования). Это делается один раз, когда у ИП появляется первый сотрудник.
Следующие шаги одинаковы для любого количества сотрудников нужно заключить договор (это может быть трудовой договор или гражданско-правовой).
В том случае, если ИП заключает трудовой договор, нужно будет оформить документы о приёме сотрудника.
Рассмотрим отличия трудового договора от гражданско-правового.
Трудовой договор заключается, когда работник принимается на работу, которую будет выполнять в течении долгого времени. Регламентируется Трудовым кодексом. Вносятся сведения в трудовую книжку. В бюджет нужно выплачивать следующие взносы: Обязательное медицинское страхование (ТФОМС и ФФОМС), Обязательное пенсионное страхование (ПФР – страховая и накопительная часть пенсии).
Обязательное социальное страхование (взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ФСС)). Предоставляются следующие социальные гарантии: регулярная выплата заработной платы, оплачиваемые отпуска, больничные, выплата выходного пособия при увольнении по инициативе работодателя, нужно обеспечить условия работы. Трудовые отношения оформляются личным заявлением сотрудника и приказом о приёме на работу.
Гражданско-правовой договор применяется, когда сотрудник нанимается для выполнения разовой задачи, конкретной и ограниченной по времени. Отношения регулируются гражданским кодексом. Трудовая книжка не заполняется. Взносы платятся все, кроме ФСС. Социальные гарантии, только те, которые прописаны в договоре. Трудовые отношения оформляются только договором.
Регистрация в фондах в качестве работодателя.
Пенсионный фонд РФ
После заключения договору нужно зарегистрироваться в течении 30 дней. Документы для регистрации: заявление, копии документов заверенные нотариально – Свидетельство о регистрации ИП, Свидетельство о постановке физического лица на учёт в налоговом органе, Паспорт, Договор с работником. Ответственность за просрочку: до 90 дней – 5000 рублей, свыше – 10000 рублей.
Заявление о регистрации ИП в ПФР в качестве работодателя
Фонд социального страхования РФ (ФСС)
Срок регистрации после заключения договора – 10 дней. Документы для регистрации: Заявление, Свидетельство о регистрации ИП, Свидетельство о постановке физического лица на учёт в налоговом органе, Трудовая книжка работника, Гражданско-правовой договор с работником в случае если в нём предусмотрено страхование от несчастных случаев.
Если есть банковский счёт – справка об открытии банковского счёта. Ответственность за просрочку – для трудовых договоров от 20000 рублей, для Гражданско-правовых до 90 дней – 5000 рублей, свыше – 10000 рублей.
Заявление о регистрации ИП в ФСС в качестве страхователя
После регистрации в этих фондах, предпринимателю присваиваются дополнительные регистрационные номера и выдаются извещения о регистрации страхователя в качестве работодателя производящего выплаты физическим лицам.
Как ИП оформить приём на работу сотрудника
Сначала нужно получить от работника следующие документы:
- паспорт или иной документ удостоверяющий личность
- трудовую книжку (если работник впервые устраивается на работу, книжку выдаёт работодатель, при трудоустройстве по совместительству, трудовая книжка не нужна)
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
- для военнообязанных лиц – документы воинского учёта
- если работа требует специальных знаний предоставляется документ об образовании
Для сотрудников оформляющихся на работу впервые, работодателю нужно оформить трудовую книжку и страховое свидетельство.
Порядок оформления сотрудника:
1. Пишется заявление о приёме на работу (это не обязательное требование)
шаблон заявления о приёме на работу
2. Подписывается трудовой договор с работником, в двух экземплярах (один, с подписью работника, работодателю, другой – сотруднику).
В трудовом договоре обязательно указываются: условия оплаты труда, должностные обязанности работника. В конце рекомендуется сделать запись: «Экземпляр трудового договора получил» (подпись/расшифровка подписи)
При составлении трудового договора руководствуются статьёй 57 Трудового кодекса РФ
3. Оформляется приказ о приёме на работу (форма утверждённая постановлением №1, руководствуются статьёй 68 ТК РФ).
Дата оформления приказа не может быть раньше даты заключения договора. В приказе о приёме на работу сотрудник ставит свою подпись.
шаблон приказа о приёме на работу
4. Оформляется личная карточка работника по форме Т-2. (Распечатывать карточки рекомендуется на плотной бумаге или даже картоне)
шаблон личной карточки Т-2
5. В трудовую книжку вносится запись о трудоустройстве
6. Теперь полис обязательного медицинского страхования оформлять не нужно. Это работник делает самостоятельно.
По закону предприниматель не обязан вести полный кадровый документооборот, но тем не менее рекомендуется заполнять минимальный набор документов.
Алгоритм оформления наёмного работника.
С лицами, регулярно выполняющие работы, нужно заключить трудовой договор. При этом у ФЛП-работодателя он должен быть заключён в письменной форме, как предписывает ст. 24 КЗоТ. Это означает, что описание рабочих функций, продолжительность рабочего дня, размер заработной платы, количество дней отпуска и другие условия труда должны быть зафиксированы на бумаге.
Можно воспользоваться «готовой» форме, утвержденной приказом № 260 , которую достаточно скорректировать и внести в нее свои данные.
До 01.01.2015 г.. все ФЛП-работодатели не только должны были составлять трудовой договор по этой форме, но и регистрировать его в центре занятости (далее — ЦЗ). С 01.01.2015 г.. Регистрацию отменили, поэтому, не обязательно заполнять утвержденную форму трудового договора. В ЦЗ вы ее не понесете, а ст. 24 КЗоТ требует письменной форме договора без привязки к какому-то подзаконного нормативного акта.
Возьмите за основу «готовую» форму. Уберите из нее пункты, в которых упоминается ЦЗ, регистрация, другие «лишние» сведения. Внесите свои данные о размере заработной платы, характеристику работ, режим труда и тому подобное. Образец трудового договора между ФЛП и работником вы найдете здесь.
Важно помнить, что условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством, считаются недействительными (ст. 9 КЗоТ).
Трудовой договор нужно заполнить в 2-х экземплярах: один будет у ФЛП, второй — у работника. Но на каждом из них должны быть подписи обоих лиц.
Нужно работнику писать заявление о приеме на работу? Считаем, что без него можно обойтись. Формально работник ЧП делает его в устной форме, после чего составляется письменный трудовой договор.
Какие документы подают при поступлении на работу? Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, справку с номером учетной карточки налогоплательщика.
Кроме того, ООО может попросить работника предоставить документ об образовании, медицинское заключение и тому подобное. Но не передавайте переборщить своей любознательностью. Помните, что ст. 25 КЗоТ запрещает требовать от поступающих на работу сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождения, сведения о регистрации места проживания, а также документы, представление которых не предусмотрено законодательством.
Как мы упоминали, с 01.01.2015 г.. ФЛП-работодателям больше не нужно регистрировать заключенные трудовые договоры с работниками в ЦЗ (с этой даты исчезла ст. 241КЗпП , которая обязывала проводить регистрацию в недельный срок). Но на смену этому требованию пришла другая, причем, на наш взгляд, более строгая.
ВАЖНО! С 01.01.2015 г. Работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и сообщение об этом органа ГФСУ (ч. 3 ст. 24 КЗоТ) .
Как видим, до того, как работник начнет выполнять свои трудовые обязанности (будет допущен к работе), нужно:
1) составить (заключить) трудовой договор (последовательность действий при принятии работника на работу смотрите здесь)
2) издать приказ или распоряжение о приеме на работу. Можно поспорить, нужно ли это ЧП, ведь факт принятия уже зафиксировано на бумаге в трудовом договоре. Но из песни слова не выкинешь, тем более, вам понадобятся его реквизиты для заполнения формы Сообщение (подробнее об этом далее) (образец распоряжения о принятии на работу смотрите здесь)
3) сообщить налоговиков о новичке по специальной форме (образец Сообщение о принятии нового сотрудника и его заполнения смотрите здесь).
Учтите! Эти правила касаются принятия работников как по основному месту, так и по совместительству! А вот если вы заключаете договор гражданско-правового характера (договор подряда или договор о предоставлении услуг), то подавать Сообщение не требуется.
Вы не оформили трудовой договор, не сообщили налоговиков, но работник уже работает, тогда готовьтесь к штрафам. Правда, пока это только теоретическая опасность. Привлечь к ответственности за такое нарушение может Госинспекция по вопросам труда, а на ее проверки в большинстве ЧП пока наложен мораторий.
Но если уж гром ударит, то аргументы о том, что работник работает первый день, на договоре не успели высохнуть чернила, а Сообщение уже приготовили и готовится к отправке, вас не спасут.
Можно составить трудовой договор в первый рабочий день? Думаем, что да. В то же время, издать распоряжение о приеме на работу и сообщить налоговиков безопаснее день (несколько дней) до этого. При этом в тексте распоряжения укажите дату начала трудовых отношений. Как вариант, вы можете заключить трудовой договор заранее, но указать в отдельном пункте дату, с которой он будет действовать (не позднее дня фактического допуска к работе).
Формально, распоряжение вы составляете после того, как будущий работник предоставит вам паспорт и другие «вступительные» документы. Они нужны при заполнении формы трудового договора, поэтому логично сделать это в один день.
как сообщить
Сделаем небольшой экскурс в историю. Разработать и утвердить порядок уведомления законодатели поручили Кабмину и отвели на это три месяца начиная с 01.01.2015 г.. (П. 4 разд. II «Заключительные и переходные положения» Закона № 77). Но этот срок не был соблюден порядок и форму Сообщение утвердили 17.06.2015 г.., А заработало оно, на наш взгляд, с 03.07.2015 г.. (Постановление № 413) .
Как и следовало сообщать ГФСУ с 01.01.2015 г.. До этой даты? Официальное разъяснение ГФСУ дала в письме от 29.01.2015 г.. № 2627/7 / 99-99-17-03-01-17. До утверждения формы Сообщение достаточно было сведений о дате принятия в графе 11 таблицы 5 формы № Д4 (ежемесячной ЕСВ-отчетности) с указанием начала трудовых отношений с принятыми работниками. Причем подавать ее нужно было по стандартным правилам в составе отчета в срок не позднее 20 числа следующего месяца.
Заметим: несмотря на появление Сообщение, вам все равно придется в составе отчета по ЕСВ заполнить таблицу 5 формы № Д4 за тот месяц, в котором приняли работника.
С 03.07.2015 г.. ФЛП-работодателям нужно подавать Сообщение в ГНИ по месту учета в качестве плательщика ЕСВ (своей ГНИ), образец Сообщение о принятии нового сотрудника и его заполнения смотрите здесь.
Подать Сообщение можно одним из следующих способов:
средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи;
на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.
Сообщение предоставляют только по тем работниками, приступают к работе с 03.07.2015 г.. И позже. Информировать задним числом о новых работников, появившихся с начала 2015 года, не нужно.
Если вы принимаете несколько работников, то судя по форме Сообщения, информацию о них можно привести в одной форме. Кроме того, Сообщение подают с отметкой «первоначальное» или «отменяющая», а значит, вы можете исправить ошибки (неточности) в ранее поданном Сообщении (по аналогии с отчетностью по ЕСВ). Заметим: в щекотливой ситуации оказались те, чьи работники приступили к работе 03.07.2015 г.. (В день опубликования постановления № 413). Будем надеяться, что контролирующие органы закроют глаза на представление Сообщение с небольшим опозданием.
А как поступить, если вы за несколько дней до первого рабочего дня подали Сообщения и гражданин передумал выходить на работу? Бесспорно, и такое возможно. На наш взгляд, здесь делать ничего не нужно.
Вносим запись в трудовую книжку
Работникам, принятых по основному месту (на полный день) и работают более пяти дней, делают запись в трудовой книжке. Правда, есть одно «но». ЧП-работодатель не может начать вести «чистую» трудовую работника (заполнить титульный лист), это делают только кадровики юрлиц. Если судьба свела вас именно с новичком, то никаких записей о работе делать не нужно.
Напомним, до 01.01.2015 г.. При регистрации трудового договора специалисты ЦЗ заверяли и запись в трудовой. С отменой регистрации обращаться в ЦЗ не нужно и для таких действий. Вы вносите дату начала работы, должность, на которую принят работник, а также ссылаетесь в графе 4 на номер и дату локального акта работодателя, как рекомендует Минсоцполитики в письме от 30.03.2015 г.. № 191/06 / 187-15.
Заметим, под таким актом обычно понимают приказы и распоряжения работодателей. Получается, что, по мнению Минсоцполитики, ООО нужно привести реквизиты распоряжения о приеме на работу, а не трудового договора. Отметим: заполнению трудовых книжек работников ФЛП посвященный п. 2.211Инструкции № 58. Он пока еще не упорядоченный в соответствии с КЗоТ и требует реквизитов зарегистрированного трудового договора, на сегодняшний день не актуально.
Вы работали без выходных по 12 часов в день, упрямо отвоёвывали себе место на рынке – и результаты не заставили себя ждать. В одиночку со всеми делами уже сложно справляться, и часть обязанностей пора делегировать другим людям. А значит, пришла пора нанять себе работника! Главное – сделать это правильно, чтобы довольны остались и вы, и он, и контролирующие органы.
Немного теории
Для ИП приём на работу сотрудника – процедура сравнительно простая. Кадровый документооборот вести не нужно, как и разбираться в куче бумаг и унифицированных форм. Первичная учётная документация – это для юридических лиц, так что вы можете ещё раз похвалить себя за то, что при открытии дела выбрали форму ИП.
Для начала нужно определиться с тем, какой договор лучше заключить со своим первым сотрудником – трудовой или гражданско-правовой. В чём разница? Трудовой договор регулирует отношения с сотрудниками, которые выполняют одну и ту же работу. У таких людей есть чётко очерченный круг обязанностей и рабочий график. Продавец ежедневно приходит в магазин в 9 часов, обслуживает покупателей и уходит домой в 18 часов. «Продажник» целый день прозванивает клиентов, принимает заявки и делает апселы. Охранник с недовольным лицом с утра до вечера сидит на проходной. Со всеми этими людьми нужно заключать трудовой договор.
Гражданско-правовой договор идеально подойдёт для работы со специалистами, нанятыми для решения разовых, эпизодических задач. Это, например, разного рода фрилансеры. Если вам нужен человек, который будет время от времени оптимизировать и наполнять сайт, оформлять с ним трудовые отношения по ТК нерационально – лучше использовать договор подряда или услуг. В таком случае вы будете платить не за процесс (ежедневное выполнение чётко определённых обязанностей в чётко определённое время), а за результат (конкретно измеримую выполненную работу).
Гражданско-правовая форма выглядит более привлекательно, и многие предприниматели всеми правдами и неправдами стремятся заключать с работниками именно договоры подряда или поручения (либо классические договоры на оказание услуг). Плюс здесь ещё и в том, что при трудоустройстве по ГК РФ не нужно делать отчисления в ФСС. Однако законодатель не дурак: с середины 2014 года работодателям запрещено заключать с сотрудниками гражданские договоры в тех случаях, когда очевидно, что нужен полноценный трудовой договор. Если человек будет работать у вас постоянно – лучше не хитрить и оформить его по Трудовому кодексу. В противном случае вас могут оштрафовать на 30-50 тыс. рублей.
Документы от работника
Итак, с договором вы определились. Второй этап для ИП при приёме и оформлении на работу сотрудника – документальный. Попросите своего будущего работника принести следующие бумаги:
- Паспорт. Понадобятся оригинал и копии двух первых страниц.
- Трудовая книжка. Она нужна для заключения трудового договора, при оформлении по «гражданскому» сценарию не потребуется.
- Пенсионное страховое свидетельство.
- Если работник военнообязанный – документ воинского учёта. Это военный билет или приписное свидетельство.
- Документы об образовании и квалификации. Обязательно нужен диплом или аттестат. Другие бумаги (сертификаты, свидетельства и т.п.) – по желанию и обоюдному согласию.
А в двух случаях дополнительно потребуется медицинская справка:
- если вы принимаете на работу несовершеннолетнего;
- если у вас заведение общепита или пищевой промышленности.
Без этих бумаг договор заключать нельзя.
Составление договора
Это третий и, пожалуй, самый серьёзный этап. Не забывайте: договор – это не формальность, а действительно важный акт. Да, можно просто скачать образец, вписать туда ФИО и паспортные данные, поставить подписи и этим ограничиться. А вдруг сотрудник окажется проблемным, и, когда дело дойдёт до увольнения, отправится в суд? Если ему удастся доказать, что в договоре не был чётко обозначен круг его обязанностей или прав, то вам придётся выплачивать компенсацию (как минимум).
Всегда внимательно читайте и при необходимости корректируйте образец. В трудовом договоре обязательно нужно осветить следующие моменты:
- место работы;
- название должности;
- права и должностные обязанности работника;
- его ответственность;
- условия оплаты труда (стоимость рабочего часа, фиксированный размер оклада, если «фикса» нет – процент от продаж и т.п.);
- условия работы;
- продолжительность испытательного срока (максимум – 3 месяца).
В договоре гражданско-правового характера (подряда, услуг, поручения) тоже должно быть несколько обязательных пунктов:
- объём работы;
- срок исполнения;
- размер вознаграждения;
- права и обязанности тоже нужно указать – это общий момент в любых договорах.
Договор всегда составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся у вас, а другой передаётся работнику. В конце договора, после основного текста и подписей, желательно попросить сотрудника сделать от руки запись: «Экземпляр трудового (гражданско-правого) договора получил».
Если у вас есть должностные инструкции и другие внутренние нормативные акты – дайте работнику ознакомиться с ними под роспись. Если нет – будет вполне достаточно положений договора. Не надо изобретать всяческие инструкции и положения для солидности. Если вы не видите в них смысла, то они на данном этапе и не нужны.
Заявление сотрудника о приёме на работу к ИП
Часто перед заключением договора соискатель пишет заявление с просьбой принять его на работу. Если вы хотите соблюсти все формальности – попросите своего будущего сотрудника составить этот небольшой акт. Заявление заполняется работником собственноручно в произвольной форме, но в нём есть несколько обязательных частей:
- ФИО работодателя;
- ФИО и адрес сотрудника;
- должность, на которую он претендует;
- особые условия работы, если они есть (неполный рабочий день, совместительство, сроки выполнения и т.п.);
- подпись соискателя (с расшифровкой) и дата подписания.
Это документ совершенно не обязательный, вполне можно ограничиться договором и приказом.
Приказ, личная карточка, трудовая
Четвёртый этап – составление приказа. Вот без этого документа обойтись нельзя, поскольку он официально подтверждает факт заключения трудового или гражданско-правового договора. Составляется приказ по утверждённой Постановлением № 1 форме. Важный момент: дата оформления и подписания приказа не должна быть раньше даты подписания договора. И проследите, чтобы работник расписался в приказе.
Одновременно с приказом следует составить «Личную карточку» работника по форме Т-2. Это унифицированная форма, её нужно только заполнить и подписать. После этого остаётся только внести запись о трудоустройстве в трудовую книжку – и всё, соискатель официально становится работником, а вы – работодателем.
Регистрация в фондах
Последний этап, который нужно пройти единожды, при заключении договора с первым сотрудником. Ваша задача – зарегистрироваться в ФСС (Фонде социального страхования), ПФР (Пенсионном фонде России) и ФОМС (Фонде обязательного медицинского страхования). Причём сделать это нужно максимально быстро, потому что медлительность облагается штрафами.
Как и в какие сроки проходит регистрация?
- Посетить ФСС нужно в течение 10 дней с момента заключения трудового договора. Сотрудник этого ведомства вобьёт данные в базу и выдаст вам уведомление о постановке на учёт, в котором будут указаны регистрационный номер ИП и коэффициент по травматизму. Взносы на работников в ФСС перечисляются в первой половине каждого месяца.
- В ПФР нужно зарегистрироваться в течение 30 дней после трудоустройства работника. Не забывайте затем перечислять взносы каждый месяц и сдавать отчёт каждый квартал.
- Срок регистрации в ФОМС тоже составляет 30 дней. Кстати, если у вас УСН – в ФОМС можно не идти, поскольку регистрационный номер у вас уже есть (его присвоили при регистрации в налоговой).
Регистрироваться нужно в отделениях фондов по месту вашего жительства. Не забудьте прихватить с собой паспорт, трудовую книжку своего первого работника и договор с ним, выписку из ЕГРИП и ОГРНИП, а также копии всех этих документов.
Подводя итоги
Стать работодателем несложно – просто следуйте пошаговой инструкции по приёму на работу сотрудника для ИП, изложенной выше. Больше внимания к мелочам, но без фанатизма. Форма ИП тем и хороша, что бумажной волокиты у предпринимателя сравнительно мало. Вот устраивать работника в ООО куда тяжелее.
И не забывайте, что после найма сотрудника вам придётся вести учёт отработанных дней, рассчитывать и платить зарплату, перечислять взносы в фонды, сдавать отчётность… Словом, расслабляться не стоит.