I. Введение
Эффективная работа любой организации в настоящее время немыслима без организации электронного документооборота. Работа с документами в электронной форме позволяет быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать документы в информационной системе организации. Однако системы электронного документооборота могут быть потенциально подвержены следующим атакам:
нарушение конфиденциальности передаваемых документов;
несанкционированное искажение электронных документов;
отправка ложного электронного документа от имени легального пользователя системы.
Организация, имеющая сложную интегрированную, территориально-распределенную структуру, сталкивается с такими информационными проблемами, как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков.
В условиях территориально-распределенной структуры возникают сложные схемы организации документооборота между юридическими лицами одной организации, удаленными подразделениями одного юридического лица, центральной компании и ее филиалами и дочерними компаниями.
Основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа; утрата документов; невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания; отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных; многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации; длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.
Предлагаемое решение по организации юридически значимого защищенного документооборота (ЮЗЭДО) направлено на решение перечисленных проблем. В системе обмена юридически значимыми документами по телекоммуникационным каналам связи для передачи сообщений между абонентами используется открытая телекоммуникационная сеть – Интернет. Доступ к данным, проходящим через Интернет, не может быть физически ограничен. С другой стороны, информация, которой обмениваются абоненты, является конфиденциальной, составляет налоговую или коммерческую тайну. Таким образом, остро встает вопрос защиты этой информации от несанкционированного доступа третьих лиц.
Для комплексного решения задачи организации защищенного обмена юридически значимыми электронными документами между абонентами предлагаемого решения разработано решение организации юридически значимого документооборота в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который обеспечивает требуемый уровень защиты информации, работая в правовом поле России.
ЮЗЭДО регулирует взаимоотношения коммерческих организаций при условии, что эти организации заранее не имеют предпосылок к тому, чтобы доверять друг другу «на слово», и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтобы иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны. Подобные взаимоотношения организаций предоставляют широкую сферу для применения ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи.
Все электронные документы, циркулирующие между организациями, требуют юридической значимости для того, чтобы каждая из сторон была уверена в исполнении другой стороной своих обязательств. Юридически значимый электронный документ – это электронный документ, обладающий такими свойствами, что права и обязательства каждой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ. Юридическую значимость электронного документа обеспечивается с помощью ЭЦП.
Для защиты от рассмотренных угроз компания «Цифровые технологии» совместно с партнерами предлагает комплексное организационно-техническое решение по созданию защищённого юридически значимого электронного документооборота.
Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, - это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.
II. Основная часть
Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа - это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.
Что же придает документу - как бумажному, так и электронному юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.
Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации” от 27.07.2006; № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002), в том числе “профильные” (например такие, как № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).
Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”).
Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.
Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.
Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1.регистрационный номер;
2.регистрационную дату;
3.подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;
5.наименование организации - создателя документа;
6.местонахождение организации -создателя документа или почтовый адрес.
Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.
Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на его основании.
Требования по реквизитному составу и правилам представления юридически значимых электронных документов могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.
Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.
При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.
При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.
Доверенная среда может быть реализована следующими способами:
использование технологии ЭЦП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;
создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.
1. Действия организатора документооборота
1.Организаторам (владельцам) схемы документооборота необходимо зарегистрировать список объектных идентификаторов (OID) системы документооборота. Объектные идентификаторы определяют отношения, при осуществлении которых документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение, если он был создан внутри конкретной системы документооборота.Идентификаторы вносятся в сертификаты публичного ключа клиентов документооборота и позволяют контролировать полномочия пользователей на совершение операций с документами в конкретной системе документооборота. OID зарегистрированные в Удостоверяющем центре включаются состав следующих расширений сертификата ключа подписи: Key Usage (использование ключа), Extended Key Usage (расширенное использование ключа), Application Policy (политики применения сертификата).Остальные идентификаторы используются по усмотрению организаторов документооборота как расширения объектного идентификатора самой системы.
2. Организаторам документооборота можно использовать уже готовые решения, предлагаемые компаниями «Цифровые технологии», «Актив», «Aladdin» в части приобретения необходимого специализированного программного обеспечения и шаблонов организационно-нормативных документов.
3. Центр Регистрации при УЦ должен обеспечивать принятие, предварительную обработку внешних запросов на создание сертификатов или на изменение статуса уже действующих сертификатов. Центр Регистрации может быть территориально удаленным образованием, который должен использовать специализированное ПО чтобы обеспечить:
- Разграничение доступа к элементам управления ЦР на основе состава представленного Администратором взаимодействия с пользователем собственного электронного сертификата, определяющего ролевую принадлежность администратора и уровня полномочий.
Получение и обработку запроса от Администраторов взаимодействия с пользователями на выпуск сертификата или изменение статуса уже выпущенного сертификата с последующей передачей запроса в ЦС.
Хранение заверенных запросов и журналов событий в течение установленного срока, предусмотренного регламентом работы системы, в составе которой функционирует УЦ.
Резервное копирование на внешние носители локального архива.
Под реализацию данных функциональных возможностей разрабатывался модуль КлиентУЦ в составе ПО «КриптоТри» или «eToken КриптоАРМ». Данный модуль позволяет задавать шаблон атрибутов и расширений с предустановленными значениями, используемый в Мастере создания запроса на сертификат. Для использования защищенного канала между удаленным центром регистрации и центром сертификации можно установить ПО Trusted TLS.
4. Все материалы, которые необходимы клиентам организуемого документооборота, должны быть опубликованы на web-портале удостоверяющего центра для оказания информационной поддержки пользователей документооборота.
2. Действия пользователей системы документооборота
1. Пользователям, желающим присоединиться к существующему документообороту, требуется скачать с web-портала организатора всю необходимую документацию. В составе документации должен быть шаблон договора, форма, необходимая для получения сертификата в ЦР (первичная сертификация) и инструкции по оснащению рабочего места пользователя.
2. С сайта производителей пользователям необходимо скачать и установить дистрибутив продукта «КриптоТри» («eToken КриптоАРМ»).
3. Для обеспечения возможности формирования ЭЦП пользователю требуется иметь закрытый ключ и соответствующий ему сертификат открытого ключа подписи. Для прохождения процедуры первоначальной сертификации ему следует обратиться в удостоверяющий центр.
4. Выпуск сертификата. Он производится посредством обработки запроса на сертификат, полученного в предыдущем пункте. После генерации сертификата сотрудник УЦ записывает пользователю на токен следующие данные:
Клиентский сертификат, изданный для пользователя данным УЦ;
Корневой сертификат данного УЦ;
Сертификат Уполномоченного лица УЦ или владельца документооборота, которым подписываются Доверительные списки сертификатов (CTL).
III. Заключение
Обобщая изложенный выше материал, можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день в РФ существует необходимая нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений, однако для целей практического применения электронного документооборота (и следовательно, извлечения преимуществ из этого) следует иметь ввиду отсутствие законодательно закрепленной электронной формы для некоторых специфических документов. На мой взгляд, несмотря на упомянутые выше ограничения, в ряде отраслей экономики РФ текущая ситуация создает достаточно благоприятные условия для внедрения систем электронного документооборота на основе ЭЦП с целью оформления правовых отношений между экономическими субъектами.
Чтобы определить, защищены ли на сегодняшний день электронные документы, подписанные ЭЦП законодательно, а следовательно, являются ли они юридически значимыми, необходимо разобрать два аспекта этого вопроса: юридическую значимость ЭЦП и юридическую значимость электронного документа.
Как известно, ЭЦП выдается удостоверяющим центром (УЦ). Закон «Об ЭЦП» предполагает регистрацию всех УЦ в едином государственном реестре, а также функционирование «уполномоченного федерального органа (УФО)» в качестве держателя реестра всех УЦ. Только УЦ, зарегистрированный в УФО, может выдать сертификат такой ЭЦП, которая является эквивалентом собственноручной подписи. На сегодняшний день имеется реестр, держателем которого является УФО1 (в министерстве не стали придумывать ему новое название, поэтому он так и называется – Уполномоченный Федеральный Орган). Кроме того, есть корневой УЦ, созданный на базе Общероссийского Государственного Информационного Центра (ОГИЦ)2. Управление реестром и корневым УЦ осуществляется Агентством по информационным технологиям при Министерстве Связи и Массовых Коммуникаций РФ. Т.е. фактически вся необходимая техническая база для реализации положений, описанных в законе «Об ЭЦП» на сегодняшний день готова. Более того, эта техническая база закреплена нормативными актами, например, в Приказе №33 уточняется, что единый реестр сертификатов создается именно в соответствии с законом «Об ЭЦП».
Теперь любая организация, осуществляющая функции УЦ, может получить сертификат в корневом УЦ ОГИЦ (при соблюдении определенных технических требований) и зарегистрировать его в реестре УФО. При наличии такого сертификата, заверенного корневым УЦ, организация сможет создавать и выдавать собственные сертификаты, что будет соответствовать положениям закона «Об ЭЦП» в отношении реализации ЭЦП на информационной сети общего пользования. Т.е. фактически ЭЦП, поставленная под документом с использованием сертификата, выданного УЦ, зарегистрированным в ОГИЦ, должна будет расцениваться как аналог собственноручной подписи держателя сертификата.
Однако, ЭЦП сама по себе, естественно, не представляет особой ценности. Функции ЭЦП могут быть реализованы только при использовании ее в качестве реквизита электронного документа. Следовательно, следует разобраться в том, что такое электронный документ. И какими нормативными актами обеспечивается (или не обеспечивается) его юридическая значимость.
Закон «Об ЭЦП» указывает на то, что ЭЦП является эквивалентом собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется достаточно логичным. Тот же закон определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Такая формулировка представляется достаточно свободной для того, чтобы можно было создавать и использовать электронные документы любого формата. Однако, основным нормативным актом, регулирующим использование электронных документов, является закон №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон в первую очередь вводит понятие электронного сообщения в практику российского законодательства: электронное сообщение - это «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети». Таким образом, закон №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Отличия этих двух понятий рассматриваются в статья11. закона. В частности, п.3. указывает, что электронным документом может считаться только такое электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Другими словами, если в нормативном акте четко указано, что какой-либо конкретный документ необходимо оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, будет являться лишь копией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не будет.
В прочем, п.4 той же статьи отдельно содержит разъяснения в части «заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений». В соответствии с этим пунктом, электронные сообщения, подписанные ЭЦП, созданные и используемые в целях установления указанных выше отношений, признаются электронными документами. Другими словами, в случае заключения договоров, оформления накладных и актов в электронном виде таковые будут признаваться электронными документами на основании указанной выше статьи закона №149.
Таким образом, по моему мнению, на текущий момент в РФ существует необходимая нормативная база для функционирования юридически значимого электронного документооборота на основании ЭЦП, применимого при оформлении правовых отношений.
IV. Список Литературы
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
Вопросы юридической значимости электронных документов представлены в приведённых ниже нормативных документах.
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1. Глава 9. Статья 160. Письменная форма сделки:
2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1. Глава 28. Статья 434. Форма договора:
2. Договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:
Статья 11. Документирование информации
4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
5. Право собственности и иные вещные права на материальные носители, содержащие документированную информацию, устанавливаются гражданским законодательством.
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи» определяет основные понятия, связанные с ЭП следующим образом:
■ электронная подпись - информация в электронной форме, котораяприсоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
■ сертификат ключа проверки электронной подписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;
■ квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган);
■ владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;
■ ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;
■ ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);
■ удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
■ аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;
■ средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;
■ средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;
■ участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;
■ корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определённый круг лиц;
■ информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределённый круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.
Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона
Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых
действий.
Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей
1. Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.
2. Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации.
Статья 5. Виды электронных подписей
1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).
2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.
3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:
o получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
o позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
o позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
o создаётся с использованием средств электронной подписи.
4. Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
o ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
o для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
5. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью
1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.
3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.
4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.
Статья 7. Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами
1. Электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании настоящего Федерального закона.
2. Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права.
Статья 9. Использование простой электронной подписи
1. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
o простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
o ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
2. Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:
o правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
o обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
3. К отношениям, связанным с использованием простой электронной подписи, в том числе с созданием и использованием ключа простой электронной подписи, не применяются правила, установленные статьями 10-18 настоящего Федерального закона.
4. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.
Статья 10. Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей
При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:
1. обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;
2. уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
3. не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;
4. использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.
Статья 11. Признание квалифицированной электронной подписи
Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:
1. квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
2. квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определён;
3. имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесённых в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;
4. квалифицированная электронная подпись используется с учётом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).
Ответственность за нарушения в сфере защиты информации
История такого безусловно ключевого на данный момент тренда отечественной ЕСМ/CЭД отрасли, как юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО), по оценке наблюдателей рынка, получила предпосылки развития в 2002 году, когда вступил в силу федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». В 2012-2013 годах тенденция перехода к ЮЗЭДО в связи с нововведениями в законодательстве получила новый импульс. Сейчас преимущества ЮЗЭДО перед бумажным юридически значимым документооборотом и тренд перехода на электронные сервисы очевидны. Своим видением происходящего в сегменте ЮЗЭДО делятся представители компаний ЭОС, «Логика бизнеса», «Сервионика» (ГК «Ай-Теко»), DIRECTUM, «ДоксВижн», EleWise и «1С-КПД».
Материал подготовил Андрей Блинов
Из истории ЮЗЭДО: путь с начала 2000-х
По мнению руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs компании DIRECTUM Ивана Агапова , интерес к юридически значимому документообороту возник приблизительно 4-5 лет назад и был вызван двумя факторами. Во-первых, изменилось законодательство, скорректировались нормативные акты, благодаря чему стало возможно использование первичных электронных документов. Во-вторых, на рынке появились решения для организации ЮЗЭДО, предложенные операторами электронного документооборота. «На самом деле, электронные договоры можно было использовать еще раньше - Гражданский кодекс этого не запрещал. К тому же с 2002 года существовал ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». Однако более массовый переход на ЭДО произошел только после ряда нормативных изменений. Существенную роль в становлении сегмента ЮЗЭДО сыграли операторы отчетности и EDI-провайдеры, предложившие свои решения по обмену ЭД», - рассказывает Иван Агапов .
«Реальный интерес к внедрению систем ЮЗЭДО со стороны крупного и среднего бизнеса появился только в 2012 году. Стимулировало этот процесс государство: был принят новый закон «Об электронной подписи» (№63-ФЗ), в Налоговый кодекс внесены изменения, разрешающие обмен счетами-фактурами в электронном виде, вышло постановление Правительства РФ с требованиями к документам, применяемым по налогу на добавленную стоимость», - уточняет архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «») Валентин Солодилин .
По наблюдениям исполнительного директора ГК EleWise Антона Беренцева , в 2013 году уже возникла готовность к реализации ЮЗЭДО, она была связана в большей степени с количеством подключенных контрагентов и накоплением практики взаимодействия с государственными органами, в случаях, когда документ есть только в электронном виде.
Исполнительный директор ГК EleWise Антон Беренцев
Руководитель направления ЮЗЭДО компании «Сервионика» (ГК «Ай-Теко») Полина Руэда-Маэстро подтверждает, что интерес к ЮЗЭДО у компаний-новаторов возник сразу, как только появилась подкрепленная законодательно возможность использовать сервис. Вслед за такими заказчиками постепенно стали переходить на ЮЗЭДО и их контрагенты.
С тех пор процесс перехода к безбумажному юридически значимому документообороту постепенно происходит, хотя и медленными темпами. По мнению президента компании «ДоксВижн» Владимира Андреева , это обусловлено тем, что различные виды документов для признания юридической силы требуют различного обоснования. Например, внутренние документы организации (служебные записки и прочее, что не входит в контур кадрового делопроизводства) не требуют обязательной бумажной копии. Другое дело - документы, которые должны передаваться в фискальные и контрольные органы (например, бухгалтерская «первичка»), документы, которые требуют особого режима хранения (например, кадрового делопроизводства) или документы, которые требуют передачи в госархив. Их перевод в электронный вид долгое время был невозможен в силу отсутствия нормативной базы: их приходилось хранить в бумажном виде, собирать подписи и ставить на них печати, даже при наличии в организации системы электронного документооборота, которые, как напоминает спикер, начали внедряться в нашей стране около 20 лет назад.
ЮЗЭДО сегодня: один из главных трендов рынка ЕСМ/СЭД
Переход на ЮЗЭДО - один из главных трендов на Российском рынке . «Это действительно переход документооборота в новое качество, сулящий огромную экономию и выгоду организациям. Пока что в него включились инноваторы - компании, которые хотят первыми получить выгоды от оптимизации процессов, но в ближайшее время переход на безбумажные технологии будет охватывать все большее и большее количество компаний», - считает, например, Владимир Андреев («ДоксВижн»).
Традиционный обмен бумажными документами, с измеряемым в днях временем доставки, сегодня кажется особенно нелепым по сравнению с возможностью осуществить перевод денег между счетами с помощью мобильного за несколько секунд. Перевод обмена документами в электронный вид - там, где это возможно - это значительный резерв для повышения эффективности взаимодействия организаций и снижения административных расходов, что сегодня особенно актуально. Запрос на такую возможность со стороны и государственных, и коммерческих структур существует и постоянно растет. «Другой вопрос - собственно в юридической значимости, в обеспечении равнозначности электронного документа бумажному, в том числе в различных спорных ситуациях, в действующих нормах законодательства. Как только соответствующие нормативные акты позволяют осуществить переход к электронному обмену - появляется запрос со стороны пользователей-«первопроходцев», несмотря на первоначально существующие риски, связанные с отсутствием наработанной практики», - отмечает руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС Сергей Полтев .
По оценке Ивана Агапова (DIRECTUM), на сегодняшний день на российском рынке представлено около десяти крупных, реально работающих операторов ЭДО, которые уже несколько лет предлагают свои решения в области ЮЗЭДО, и есть приличное количество организаций, обменивающихся со своими контрагентами юридически значимыми электронными документами. Тем не менее, рынок всё ещё находится в стадии развития и формирования, подключить предстоит еще много организаций, а самое главное - предстоит нарастить трафик.
В последнее время процессу был придан мощный импульс - по мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), он, прежде всего, связан с усилиями государства и формированием нормативной базы. Уже сейчас она готова и обеспечивает переход на безбумажный документооборот между госорганами, оказание услуг для населения государством, возможность вести обмен первичной документацией между коммерческими организациями. Появилась возможность вести безбумажный кадровый документооборот для оформления документов удаленных сотрудников. Идет активная работа по формированию правил долгосрочного хранения электронных документов, правил передачи их в суды и архивы. Сегодня, по тем или иным причинам, она несколько замедлилась, однако плановый срок завершения этих процессов - конец 2016 года - пока остается в силе. Разумеется, параллельно ведётся и работа по реализации компонентов СЭД, необходимых для реализации этих задач.
Директор «1С-КПД» Наталия Бурцева , со своей стороны, считает, что интерес к организации ЮЗЭД в настоящее время достиг пика своей актуальности, практика эксплуатации электронных сервисов заметно расширяется. «При этом создание электронного архива бумажных документов - по-прежнему востребованная задача, и в своих проектах мы до сих пор ведем работы по организации распознавания и оцифровки бумажных документов в электронные. В то же время многие компании, уже использующие электронный обмен, отмечают трудности полного перехода на электронный невозможностью влияния на технологии принимающей стороны», - поясняет Наталия Бурцева .
Основной акцент сейчас делается на технологичности: всем понятно, что ЮЗЭДО работает, что переход к нему неизбежен, и вопрос в том, как получить максимум и вложить минимум. «Максимум складывается из нескольких факторов, таких как охват процессов внутри организации, перевод всех вариантов взаимодействия с контрагентом в электронный вид, автоматизация обработки электронных документов. Минимизация инвестиций при организации таких проектов возможна при наличии следующих условий: использование готового решения, которое уже содержит лучшие практики, гарантирует соответствие законодательству и имеет отлаженный процесс внедрения; а также удобство работы пользователей. В конечном итоге работают и принимают решение люди. И если им не удобно, не понятно, то они будут всячески препятствовать, хоть и не сознательно, использованию решения», - рассказывает Антон Беренцев .
ЮЗЭДО сейчас нередко является предметом дискуссий. Так, на недавно прошедшем в Москве 2015 эта тема поднималась неоднократно. В частности, построению межкорпоративного обмена юридически значимыми документами было посвящено выступление руководителя проектов компании Synerdocs Евгения Кузнецова (см. новость раздела DOCFLOW от 28 мая 2015 г.), а доклад руководителя проектов «ИнфоТеКС Интернет Траст» Сергея Куляева носил название «Тенденции формирования рынка ЮЗЭДО (проблемы, решения и перспективы)» (см. новость раздела DOCFLOW от 27 мая 2015 г.).
Переход к ЮЗЭДО: движущие и сдерживающие факторы
Говоря о двигателях рынка ЮЗЭДО, Полина Руэда-Маэстро («Сервионика») отмечает, что основным двигателем рынка ЮЗЭДО были и остаются изменения в законодательстве. В том числе, в 2015 году произошел ряд изменений, усиливающих интерес заказчиков к ЮЗЭДО: это и необходимость компаний сдавать книги покупок и продаж в ФНС в электронном виде, и изменение отчетности по НДС, и реализация ФНС контрольного механизма сопоставления входящего НДС и НДС к зачету. Провайдеры услуг ЮЗЭДО также не стоят на месте. «Уже 5 лет активно действует некоммерческое партнерство «Разработчики и Операторы Систем Электронных Услуг», членом которого является и наша компания.Участники РОСЭУ не только коллегиально обсуждают возникающие проблемы по широкому переходу на ЮЗДО в России, но и взаимодействуют с государственными органами различного уровня для своевременной трансляции экспертных оценок рынка непосредственно до законодателей», - рассказывает Полина Руэда-Маэстро («Сервионика»). Другим драйвером рынка, несомненно, являются клиенты уровня Enterprise. Для больших заказчиков переход на сервис электронного документооборота - это полноценный проект с условием использования значительного числа учетных и ERP-систем внутри организации.
Иван Агапов (DIRECTUM) согласен насчет того, что основным двигателем являются сами операторы, которые активно продвигают ЮЗЭДО, проводят различные маркетинговые мероприятия, отчасти демпингуют по ценам. Сюда же следует отнести и компании, являющиеся активными генераторами трафика и способные влиять на своих контрагентов. Если говорить про государство, то оно играет, скорее, поддерживающую роль: откликается на инициативу бизнеса, стимулирует возможность использования электронных документов. Однако этого недостаточно. В пример Иван Агапов приводит опыт некоторых европейских стран, где компании, работающие с государственными органами (оказание услуг, продажа товаров), обязаны отправлять все документы в электронном виде. В России, к сожалению, такая практика отсутствует. Но если бы ее поддержали на законодательном уровне, это стало бы своеобразным толчком к развитию массового обмена.
Крупный бизнес понимает выгоду перехода на ЮЗЭДО и электронное взаимодействие с ФНС РФ, статистика внедрений тому свидетельством. Но готовы подключаться к ЮЗЭДО и представители среднего и малого бизнеса, т.к. для них это дополнительная возможность развития без географических ограничений, добавляет Валентин Солодилин («Логика бизнеса»).
«Мы постоянно общаемся с руководителями бухгалтерских служб и ИT-директорами в рамках сообщества LDPractice. По нашим наблюдениям, основными фактором роста ЮЗЭДО являются управление юридическими и налоговыми рисками, оптимизация издержек и повышение конкурентоспособности организации», - делится наблюдениями Антон Беренцев (EleWise).
Что касается сложностей перехода на ЮЗЭДО, то среди них традиционно - возможные риски, связанные с недостаточно обширной правоприменительной практикой в части электронных документов. С каждым годом практика рассмотрения спорных случаев по электронным документам увеличивается, постоянно совершенствуются законодательные нормы. Об этом говорит Сергей Полтев (ЭОС). Другой тормоз, по его словам - инертность руководителей организаций, плюс сложившиеся мифы о сложности и недоступности юридически-значимого документооборота.
По мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), сегодня основной сдерживающий фактор, не позволяющий перейти на полностью безбумажный документооборот - это отсутствие понимания того, какие требования государство будет предъявлять к долгосрочному хранению электронных документов (в частности, к форматам их передачи на долгосрочное хранение), для подтверждения документов в судах и так далее. Вторым фактором, способным повлиять на темпы развития технологий и реализации проектов, является общее состояние экономики и готовность компаний инвестировать в повышение отдачи бизнеса.
Полина Руэда-Маэстро («Сервионика») отмечает, что у большинства организаций даже на сегодняшний день, когда эта тема уже значительно проработана как законодательно, так и провайдерами услуг ЮЗЭДО, процесс перехода с бумажного на электронный документооборот идет не быстро и не просто. Сервис обмена документами между компаниями особенно эффективен тогда, когда на него переведен значительный объем документооборота заказчика или большое число его контрагентов. При этом компании-пользователи зачастую сталкиваются с тем, что их контрагенты не спешат переходить на электронный формат, ведь согласно законодательству использование сервиса ЮЗЭДО на сегодняшний день не является обязательным.
ЮЗЭДО сдерживают сейчас только старые привычки, уверен Антон Беренцев (EleWise). Проект организации ЮЗЭДО в большой компании охватывает тысячи человек и, естественно, что не все складывается гладко сразу. Максимально облегчить внедрение может использование готового продукта и удобство работы конечного специалиста.
Развитию ЮЗЭДО мешает консерватизм, подтверждает Валентин Солодилин («Логика бизнеса»), а также необходимость затрат на внедрение систем ЮЗЭДО, некоторая неполнота законодательных мер, применение разнообразной таксономии документов. Соответственно, для ускорения перехода на ЮЗЭДО нужно внедрить унифицированные формы и общую таксономию документов, обеспечить переход к унифицированным форматам, упростить процессы обмена электронными документами, ввести законодательные меры по хранению электронных документов и созданию юридически значимых электронных копий документов.
Иван Агапов (DIRECTUM) добавляет, что ЮЗЭДО сдерживает недостаточная активность некоторых категорий бизнеса и пока еще зачастую пассивная роль самих операторов в развитии роуминга. А вот чем считать текущий кризис - двигателем или тормозом? З десь все зависит от конкретной компании. Если дела идут не очень хорошо, вряд ли компания будет запускать инвестиционные проекты, не способные тут же принести отдачу. С другой стороны, кризис заставляет бизнес задумываться над оптимизацией деятельности. И обмен электронными документами здесь может стать одним из факторов улучшения взаимодействия с контрагентами, клиентами, поставщиками.
«Не стоит забывать и о том, что существует ряд отраслей, где использование ЭД возможно лишь частично. Например, встречаются ситуации, когда специфические отраслевые документы согласно отраслевым НПА можно использовать только в бумажном виде. Конечно, здесь бизнес инициирует изменения и госорганы их принимают, но на это уходит время. Разумеется, законодательство не стоит на месте. Часть пожеланий от бизнеса уже была реализована, часть пока что нет. Белые пятна, тормозящие развитие сегмента ЮЗЭДО, ещё есть, так что работать есть над чем», - резюмирует Иван Агапов (DIRECTUM).
Перспективы ЮЗЭДО: радуга возможностей на небосклоне ЕСМ-рынка
Согласно недавнему опросу, около 80 % российских организаций еще не используют обмен электронными документами. Эти цифры приводит Сергей Полтев (ЭОС). Он не сомневается, что перспективы у ЮЗЭДО самые широкие, особенно в ситуации, когда практически всем организациям так или иначе необходимо сокращать административные расходы.
Антон Беренцев (ГК EleWise) уверен, что в ближайший год-два можно будет наблюдать большое количество крупных и комплексных внедрений: время проб и разведки прошло, наступил период получения максимального эффекта.
Потребность в ЮЗЭДО, равно как и интерес к нему, на рынке есть. Вопрос только в том, когда наступит зрелость данного сегмента, ведь на данном этапе обмен не так масштабен, как хотелось бы, говорит Иван Агапов (DIRECTUM). Абонентов, играющих пассивную роль, гораздо больше, чем компаний-генераторов трафика. Причин тому много, и одна из них - роуминг, который пока не получил широкого распространения. Так что пиковый момент, когда обмен станет массовым, еще предстоит. Что касается перспектив, то здесь многое зависит от окупаемости решений, которые предлагают операторы. А это в свою очередь зависит от наступления массовости обмена.
Массовое внедрение решений ЮЗЭДО можно ожидать после внедрения в ФНС РФ централизованной системы автоматизации камерального налогового контроля за возмещением НДС (АСК НДС-2), утверждения новых форматов первичных документов и новых правил подачи отчетности по НДС, а также внедрения централизованной АИС «Налог-3». «Думаю, крупный бизнес обратится к своим поставщикам решений, автоматизирующих финансовые процессы (учетные системы, СЭД, ЭА) с просьбой помочь им перейти на ЮЗ ЭДО. За «крупняком» последует средний и малый бизнес, который предпочтет недорогие готовые решения, которые легко внедрить и встроить в их бизнес-процессы », - прогнозирует Валентин Солодилин («Логика бизнеса»).
Об игроках отечественного рынка ЮЗЭДО
В завершение обзора расскажем о компаниях, представители которых участвовали в нем в качестве экспертов.
На сегодняшний день возможность организации юридически-значимого документооборота поддерживается у ЭОС тремя основными системами - СЭД «ДЕЛО», . Кроме технологической реализации, пользователи решений ЭОС получают комплект методологических рекомендаций по организации юридически значимого электронного документооборота.
Подсистема «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) позволяет организовать взаимодействие между системами документооборота различных организаций, то есть, фактически создать единое пространство для работы с документами, в том числе для организации юридически-значимого документооборота между организациями.
Решение EDSIGN - по сути, это надстройка к MS Office - дает возможность не только подписывать документы MS Word и MS Excel электронной подписью, но и делает подписание максимально наглядным. «Может сложиться впечатление, что обмен юридически-значимыми документами - это технологически сложно и дорого. Но наше решение EDSIGN это полностью опровергает», - говорит Сергей Полтев .
Чтобы сделать переход на обмен электронными документами максимально простым и доступным, ЭОС в партнерстве с Национальным удостоверяющим центром (НУЦ) подготовили совместное решение «НУЦ ЭОС». Это пакетное предложение, позволяющее за несколько минут получить полный комплект технологических решений для работы с электронной подписью - программные решения EDSIGN и КАРМА, а также квалифицированный сертификат проверки электронной подписи НУЦ.
«Надеемся, что проста и доступность решений ЭОС поможет сделать обмен электронными документами более массовой технологией. Кроме того, мы совместно с партнерами и СМИ проводим различные обучающие мероприятия - вебинары, доклады на конференциях - чтобы наглядно показать преимущества работы с электронной подписью, преимущества использования юридически-значимого документооборота. Хочется верить, нам всем в итоге постепенно удается снижать влияние сдерживающих развитие ЮЗЭДО факторов. У наших продуктов, пользователи которых уже довольно продолжительное время имеют возможность обмена юридически-значимыми документами, хорошие перспективы. Неудивительно, что становятся все более востребованными наши решения EDSIGN и КАРМА для работы с электронной подписью», - делится Сергей Полтев (ЭОС).
«Логика бизнеса»
«Логика бизнеса» предлагает линейку продуктов «Логика ECM», предназначенных для автоматизации документо-ориентированных бизнес-процессов и электронных архивов. «Сквозным» для всех этих решений служит продукт «Логика ECM. Штамп», обеспечивающий использование электронной подписи документов. Сейчас идет работа над продуктом «Логика ЮЗДО», который позволит клиентам «Логики бизнеса» быстро и без больших затрат перейти на юридически значимый электронный обмен документами с внешними и внутренними контрагентами, а также с ФНС РФ. «Логика ECM. Штамп» и «Логика ЮЗДО» позиционируются как расширения для основных продуктов данного игрока по ECM.
«Тренд на внедрение ЮЗЭДО в финансовых процессах крупного бизнеса налицо. Активное внедрение таких систем вот-вот начнется, так что занимать вакантные места на этом рынке надо сегодня. У нас соответствующие продукты есть», - заявляет Валентин Солодилин («Логика бизнеса»).
«Сервионика» (ГК «Ай-Теко»)
«Сервионика» является доверенным оператором электронного документооборота счетов-фактур. Прежде чем выйти на данный рынок, игрок попробовал «на себе» этот сервис и оценил, насколько востребованными могут оказаться его услуги как интегратора. Далее «Сервионика» провела пилоты по использованию сервиса ЮЗЭДО со своими крупнейшими контрагентами и теперь использует полученный опыт при развитии продукта и сервиса собственной разработки - i-Конто».
«Каждая компания вне зависимости от ее размера и отрасли может использовать любой из предлагаемых нами интерфейсов ПО i-Конто: веб-приложение и десктоп-приложение. Для заказчиков, которые работают в 1С и SAP, мы предлагаем готовые коннекторы, позволяющие использовать все возможности i-Конто из интерфейса 1С и SAP соответственно. На сегодняшний день мы занимаемся повышением удобства использования нашего сервиса для наших клиентов: работаем над удобством интерфейсов и упрощением работы пользователей с электронной подписью (ЭП). Мы используем различные форматы ЭП, включая облачные, на которых специализируется наша компания. Одним из таких решений является продукт компании «КРИПТО-ПРО» - КриптоПроDSS/HSM», - рассказывает Полина Руэда-Маэстро («Сервионика»).
DIRECTUM
Компания DIRECTUM существует на рынке уже более 10 лет и изначально развивалась в сфере электронного документооборота. Постепенно игрок начал предлагать свои решения не только для внутреннего, но и для внешнего обмена документами: были разработаны отдельные программные продукты для холдинговых компаний, для обмена между управляющей компанией и ее дочерними обществами и т.д. Естественно, когда появились законодательные возможности для обмена электронными документами с контрагентами, компания предложила свои наработки.
Осенью 2012 году был введен новый продукт - сервис обмена Synerdocs, который позволяет компаниям и их контрагентам мгновенно обмениваться электронными документами с электронной подписью.
Примерно в это же время в СЭД DIRECTUM была реализована возможность интеграции с внешними сервисами обмена (в частности, с Synerdocs и «Диадок») с помощью службы интеграции DISI (DIRECTUM Interchange System Integration).
А в 2013 году появилось бизнес-решение на базе системы DIRECTUM «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» (МФУДО), которое поддерживает работу с первичными учетными документами, получаемыми от контрагентов и передаваемыми через системы обмена.
«С чем была связана разработка данных решений? Нашей компанией накоплен колоссальный опыт в части документооборота, применения электронной подписи, автоматизации внутренних бизнес-процессов, интеграции внутренних и внешних процессов обмена. Поэтому расширение портфеля разрабатываемых решений в виде предложения новым и текущим клиентам возможности работать с юридически значимыми ЭД стало для нас логичным шагом», - поясняет Иван Агапов (DIRECTUM).
Реализованные проекты - это, прежде всего, внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs в ОАО «Белгородэнергосбыт». Второй отмеченный проект - интеграция сервиса Synerdocsс учетной системой на платформе «1С» в одном из крупнейших мультибрендовых интернет-магазинов - Wildberries.ru, массовое подключение контрагентов и их перевод на новую технологию работы. Наконец, знаковым проектом является автоматизация документооборота с агентами - физическими и юридическими лицами в ОСАО «Ингосстрах».
«ДоксВижн»
По мнению Владимира Андреева («ДоксВижн»), для обеспечения ЮЗЭДО в платформе документооборота необходимо реализовать ряд функций, и, прежде всего, это касается поддержки электронной подписи. В системе Docsvision поддержка электронной подписи реализована уже более 10 лет назад, однако на практике эти функции были почти не востребованы. В последнее же время ЭП начала активно применяться в процессах обработки документов. С появлением ФЗ-63 об ЭП возникли новые требования - к примеру, поддержка новых видов подписи. В версии Docsvision 5 разработчики поддержали новые механизмы работы с простой подписью, существенно упрощающие реализацию начальных этапов перехода на ЮЗЭДО. Кроме того, в решении появились востребованные новые функции электронной подписи части атрибутов документа, возможность заверения действий пользователя в отношении документов, а также механизмы загрузки и выгрузки документов с ЭП в систему, необходимые для реализации обмена электронными документами между организациями. Позже потребовалась и поддержка механизмов работы усовершенствованной ЭП - работа с метками времени и проверка дискредитации сертификатов - для обеспечения долгосрочного - более 3 лет - хранения электронных документов.
«Собственно, все вышеперечисленные механизмы были необходимы для конкретных проектов, реализуемых нашими партнерами. Среди них можно выделить проекты автоматизации внутренних процессов документооборота компаний, проекты интеграции корпоративных СЭД госорганов с МЭДО и СМЭВ, ведение договорного процесса с контрагентами в электронном виде, единый архив первичной бухгалтерской документации холдинга, шлюзы внутрикорпоративной СЭД с оператором ЮЗДО - системой «Диадок», поддержка контуров претензионно-исковой документации и другие. Их количество, как и удельное использование безбумажных технологий, постоянно растут. Мы держим руку на пульсе развития требований, входим в экспертный совет по электронному документообороту при Минсвязи, поддерживаем технологическое партнерство с поставщиками смежных технологий - производителями криптосистем и операторами ЮЗЭДО, и рассчитываем сохранять лидерские позиции», - говорит Владимир Андреев «ДоксВижн».
ГК EleWise создает решения для повышения эффективности бизнеса последние 15 лет. Более 10 лет игрок работает с Oracle E-BusinessSuite, и как только законодательство позволило, был создан продукт LegalDoc. Он дает возможность организациям, которые используют OEBS, комплексно решить все задачи взаимодействия с контрагентами в электронном виде, начиная от обмена первичными документами установленного формата и заканчивая передачей договоров, отчетов о работе, заказов на приобретение и т.п. Разработчики уделили особое внимание удобству работы и функциональности. Поэтому LegalDoc позволяет работать непосредственно в OEBS, там же специалист может выполнить согласование документа в рамках организации. LegalDoc дает возможность предоставлять документы по запросу третьих лиц (например, ФНС). Учитывая большое количество контрагентов и распределенность бизнеса клиентов, разработчики реализовали возможность одновременной работы с множеством операторов ЭДО. Это не требует от пользователя дополнительных действий, все происходит в автоматическом режиме.
Наиболее сложным и технологичным на текущий момент является организация юридически значимого ЭДО на базе LegalDoc в группе компаний «ФосАгро». «В этом проекте наше решение обеспечило процессы внутреннего согласования, передачу документа контрагентам. В настоящее время «ФосАгро» работает с двумя операторами, которые выбираются в зависимости от контрагента, к которому идет документ. LegalDoc позволил полностью автоматизировать и перевести в электронный вид работу с контрагентами. Это обеспечивается передачей всех типов документов: счет-фактура, ТОРГ-12, акт выполненных работ, договор, акт сверки, дополнительные соглашения, счета, счет-фактуры авансовые и по договорам комиссии», - перечисляет Антон Беренцев (EleWise).
Учетные системы «1С» уже несколько лет позволяют производить сдачу отчетности посредством электронных каналов в налоговые органы, а в последние три года появилась также возможность обмена электронными документами между организациями. Фирма «1С» имеет собственный удостоверяющий центр, чтобы клиентам «1С» было еще удобнее включить этот механизм в повседневную работу. Продукт «1С:Подпись» рекомендуется пользователям программных продуктов «1С», которые хотят перейти на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами.
«1С:Документооборот» также предусматривает обмен входящими и исходящими документами, вместе с документами передаются сведения об электронной подписи. Для организации ЮЗЭДО можно использовать как квалифицированную, так и простую электронную подпись; важно, чтобы порядок проверки подписи был установлен в соответствующем соглашении между организациями.
Юридическая значимость всех действий в «1С:Документооборот» организуется разработкой и адаптацией нормативной документации компании, в которую входят приказы, должностные инструкции, регламенты. Таким образом, при вводе системы в промышленную эксплуатацию рекомендуется разработать и утвердить приказ о подписании документов в системе электронного документооборота. При этом в приказе стоит отметить, что все действия в СЭД, такие как создание новых файлов, внесение комментариев, а также различные процессы (утверждение, согласование и прочие) являются аналогами собственноручной подписи пользователя. В случае если в работе с СЭД планируется использование делегирования прав, то в нормативной документации также стоит отметить, что делегирование тех или иных полномочий является правомерным.
PC Week Review, сентябрь, 2013 (№ 22/842)
Экспертное мнение Алексея Сабанова, заместителя генерального директора компании "Аладдин Р.Д."
Юридически значимый электронный документооборот сегодня и завтра
Вопросы внедрения юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭД) привлекают всё больше внимания организаций. Предприятия взаимодействуют со сторонними организациями, партнёрами, участвуют в госзакупках, ищут оптимальные решения для использования электронной подписи (ЭП) и хранения электронных документов. Успешная практика в этой области невозможна без понимания основных критериев и понятий, определяющих ЮЗЭД, регулирования на законодательном уровне всех спорных и противоречивых вопросов, связанных с ним.
Что необходимо для того, чтобы обеспечить юридическую значимость ЭД? Каким образом выстаивается взаимодействие с удостоверяющим центром (УЦ)? Какие вопросы ЮЗЭД требуют законодательного регулирования? На эти и другие вопросы отвечали читатели еженедельника PCWeek/RE, а также эксперты ряда ведущих компаний.
Насколько можно говорить о становлении и успешном функционировании ЮЗЭД сегодня?
С тем, что ЮЗЭД сегодня находится в начальной стадии становления и широкого распространения пока не получил, соглашается большинство экспертов. И к великому сожалению Алексея Сабанова, заместителя генерального директора компании "Аладдин Р.Д." , видимо не получит в ближайшее время по ряду причин: "Первой и основной причиной является отсутствие нормативной базы, что весьма критично для органов государственной власти. Мало того, что у нас до сих пор бардак в терминологии и нет единого понимания сути электронного документа с реквизитами, дающими ему статус обладания юридической силой, но и в законодательстве до сих пор нет таких базовых понятий, как "электронный документ", "электронная сделка" и прочие".
"Говорить о том, что юридически значимый электронный документооборот плотно вошёл в нашу жизнь, пока преждевременно. Да, сейчас можно получить некоторые госуслуги в электронной форме. Однако всё равно потребуется обратиться за "твёрдой" копией документа, который запрашивается в госоргане. И, несмотря на то, что согласно закону электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным документу на бумажном носителе, там есть одна "невкусная" оговорка: кроме случая, если федеральными законами или нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. А, к сожалению, в большинстве своём наши законы ориентированы именно на традиционный бумажный документооборот. Исключение, разве что, налоговое законодательство, которое допускает подачу декларации о доходах в электронном виде. Пока мы находимся в стадии знакомства и привыкания к ЮЗЭД, на этапе "опытной эксплуатации", — считает Сергей Вихорев, заместитель генерального директора по развитию компании ЭЛВИС-ПЛЮС.
По мнению Василия Анфиногентова, директора отделения автоматизации деловых процессов компании "ФОРС", примеры реализации ЮЗЭД пока ещё достаточно локальны. Об успешном функционировании ЮЗЭД можно будет говорить тогда, когда взаимодействие в электронном виде граждан и государственных органов будет идти в массовом порядке, и этот обмен будет юридически значимым не только с точки зрения законодательства, но и с точки зрения правоприменительной практики.
Немаловажным фактором является способность электронного документа быть надёжным аргументом, и под юридической значимостью, прежде всего, следует понимать возможность использования его в судах в качестве доказательств. "А как гарантируется юридическая сила документа в принципе? С помощью обязательного наличия в нём определенных реквизитов (дата, время, подпись, печать, бланк и прочее), соблюдения правомочности субъекта (субъект может иметь ограничения в правах) и его полномочий (права должностного лица подписывать такие документы), ну и, наконец, гарантии его целостности и подлинности", - считает Сергей Вихорев.
И, тем не менее, к ЮЗЭД, как и собственно к переходу к СЭД, потенциальные пользователи пока относятся острожно. "Компании делятся на энтузиастов, или ранних последователей, и тех, кто дождётся положительного опыта первых, - считает Эдуард Шифман, член совета директоров, руководитель стратегического направления "Электронный документооборот" компании СКБ Контур". - Сегодня с ЭД работают компании-энтузиасты, которые на это решились, проявили инициативу, запросили консультации в специализированных фирмах и убедились, что электронный документооборот (ЭДО) не привносит никаких дополнительных рисков в работу компании. А другие компании продолжают задавать уточняющие вопросы. Чего они ждут? Я думаю, судебной практики и разъяснений ФНС".
По мнению Альберта Салимова, руководителя группы "Новые проекты" фирмы "1С", позитивные примеры практического применения ЮЗЭД есть. По его словам, основные преимущества, которые видят заказчики в использовании ЮЗЭД, это отказ от ручного ввода входящих документов, снижение затрат на обработку и хранение документов, существенное снижение числа ошибок при вводе документов в учётные системы; значительное ускорение обмена документами, что приводит к увеличению оборачиваемости бизнеса; наведение порядка в сборе документов от контрагентов, что снижает риск начисления штрафов при проверках контролирующих органов; уменьшение сроков принятия фискальными органами решений о начислениях и возмещениях налогов.
"К успешно зарекомендовавшим себя составляющим ЭДО следует добавить практику создания сетей доверенных операторов - УЦ ФНС, - считает Эдуард Шифман. - Проведение аккредитаций таких структур повышает степень доверия к ним налогоплательщиков. А также - открытый диалог налоговой службы с бизнесом, операторами и РОСЭУ при разработке форматов электронных документов. Такое взаимодействие позволяет максимально учесть все потребности бизнеса и облегчить реализацию форматов, что значительно ускоряет перевод бумажных документов в электронные".
Можно ли утверждать, что, внедряя СЭД, компании-заказчики изначально ориентируются на организацию внутри системы юридически значимых документов?
Оптимистичную оценку в вопросе развитии практики применения ЮЗЭД в компании, внедрившей СЭД, высказала Евгения Весницкая, менеджер по ИТ-сервисам ООО "РусВинил": "В каждой компании свои цели и задачи при внедрении системы, но с уверенностью можно говорить, что компания, внедрившая СЭД и, соответственно, отчасти перешедшая на электронный документооборот готова к более высокому уровню обращения с электронными документами в разных областях и расширения круга своих контактов".
По мнению Елены Антошечкиной, начальника отдела анализа и методологии компании ЭОС, внедрение и использование СЭД само по себе не является организацией ЮЗЭД, но становится одним из необходимых шагов на этом пути. Большинство компаний начинает организацию ЮЗЭД с внедрения СЭД. И такой подход оправдан, так как процесс создания ЮЗЭД довольно продолжительный и сложный и целесообразно проводить его поэтапно, отметила эксперт.
Противоположной позиции в этом вопросе придерживается Алексей Сабанов : "Как правило, внедрение СЭД ориентировано, в первую очередь, на другие цели: снижение доли бумажного документооборота, ускорение поиска документов, снижение времени на их согласование, упорядочивание архивов, снижение вероятности потери документов и т. д. Вопросы ЮЗЭД занимают в приоритетах как заказчиков, так и (я бы сказал особенно) тех, кто внедряет СЭД, далеко не первое место. С другой стороны, внутри организации, даже при наличии развитой филиальной сети, установить простые правила придания юридической силы электронному документу позволяет даже действующее законодательство".
По мнению Эдуарда Шифмана, внедряя СЭД, компании, прежде всего, рассчитывают построить стройную систему документооборота внутри предприятия, и изначально перед ними не стоит цель избавиться от бумаги. Крайне мало компаний по-настоящему обеспечивают юридическую значимость внутренних электронных документов. Это объясняется тем, что выгоду от юридической значимости в электронном виде получают только территориально распределенные предприятия, в которых распределены именно центры ответственности (например, офис и завод/склад). Помимо этого, некоторые иностранные СЭД не очень "дружат" с российской криптографией. Однако существуют и компании, для которых внутренний документооборот не так интересен и внешний становится отдельной ценностью.
Ряд экспертов, говоря о ЮЗЭД в компаниях, сходятся во мнении, что о его становлении говорить пока рано. В частности это обусловлено сложностью перехода от бумажного к электронному документообороту, а также необходимостью использования электронной подписи в компаниях.
Согласно опросу читателей PC Week/RE, большая часть наших респондентов использует цифровую подпись для обеспечения ЮЗЭД. ЭП в основном используется для участия в электронных торгах, осуществления госзакупок, а также для взаимодействия со сторонними организациями и партнёрами. В наименьшей степени фигурирует использование ЭП в бухгалтерской отчётности.
По мнению Руслана Шакирова, генерального директора компании "МайТэк", в настоящее время использование ЭП даже исключительно для внутренних процессов для многих пока является новой технологией, однако это становится всё более актуальным. "Ещё много компаний не освоило электронный документооборот и электронное взаимодействие. Люди работают по старинке: бумажный документооборот и устные поручения. Использование ЭП для публикации тендеров, для подписания бухгалтерских документов и их последующая электронная отправка в соответствующие органы не в счёт, так как в этом случае ЭП используется не в полном масштабе, только несколькими ответственными сотрудниками".
Схожее мнение высказывает Сергей Вихорев: "Если говорить о коммерческих организациях, то для внутренних целей, когда документооборот не выходит за пределы компании, достаточно неквалифицированной или даже простой электронной подписи. Другое дело участие в электронных торгах. Здесь без квалифицированной электронной подписи не обойтись. Но для этого, как правило, достаточно зарегистрироваться на электронной торговой площадке и приобрести в уполномоченном удостоверяющем центре сертификат ключа электронной подписи. Если же говорить о государственных органах, то здесь при электронном взаимодействии между органами власти практика применения квалифицированной электронной подписи для удостоверения правомочий и полномочий субъекта, издавшего документ, достаточно широка. Без этого невозможно оказывать госуслуги в электронной форме. Это пока единственное активное применение такого рода подписей".
Каким образом выстаивается взаимодействие с удостоверяющим центром, как его выбрать и на каком этапе?
По мнению участников опроса PC Week/RE, основными критериями, по которым выбирается УЦ, являются успешность и стабильность его деятельности. Это подтверждает Евгения Весницкая, представляющая точку зрения компании-заказчика и компании, пользующейся услугами стороннего зарекомендовавшего себя с положительной стороны УЦ в регионе. "В течение нескольких лет нашего сотрудничества устоялись принципы и комфортные условия взаимодействия. С нашей стороны выделен специалист сопровождающий оформление и выдачу ЭП, он и взаимодействует с ответственным менеджером в УЦ. Такое сотрудничество даёт нам уверенность в УЦ и возможность пользоваться опытом их компетентных специалистов в этой области, а удостоверяющему центру видеть стабильного крупного партнёра в нашем лице".
Наталья Львова, директор по развитию информационных систем ABBYY Россия считает, что многие компании начинают своё взаимодействие с УЦ, решая вопрос со сдачей налоговой отчётности в электронном виде, получают электронные подписи на генерального директора и/или главного бухгалтера, а потом используют их также и для иных задач.
Другим важным критерием выбора УЦ респонденты называют рекомендации компании-разработчика внедренной СЭД. Однако Сергей Вихорев считает, что рекомендовать заказчикам какой-то конкретный "карманный" УЦ - это протекционизм. "Смысл использования ЭП заключается в том, что любой гражданин, любая организация могут обратиться в другую организацию и обменяться юридически значимым документом. Получается, что система открытая. Поэтому говорить о каком-то одном конкретном удостоверяющем центре нельзя, иначе можно потерять доверие к документу. Здесь надо говорить о системе удостоверяющих центров, полномочия которых подтверждаются неким корневым удостоверяющим центром от лица государства. Получается своеобразный "электронный нотариат". В принципе, такая система УЦ в России сейчас и развивается”.
Иной позиции придерживается Эдуард Шифман: "УЦ является основой юридической значимости. Это важный, хотя и не очень заметный с первого взгляда элемент. У нашей компании есть свой УЦ, который является одним из крупнейших коммерческих УЦ в России. Именно его мы и рекомендуем своим клиентам. Однако надо отметить, что с появлением усиленных квалифицированных электронных подписей (КЭП) перестало иметь значение, в каком из аккредитованных УЦ, входящих в сеть доверенных УЦ ФНС, был выдан сертификат. С ним можно будет работать в системе любого оператора ЭДО".
По мнению Василия Анфиногентова, коммерческие структуры, как правило, ориентируются на собственные УЦ, а государственные органы используют в основном уже существующие.
В каких случаях компаниям допустимо создавать собственный (внутренний) УЦ?
Вне зависимости от целей, для которых была внедрена СЭД, а позже взят курс на увеличение числа юридически значимых документов организациям, согласно действующему законодательству разрешается создавать внутренние УЦ. И это по целому ряду причин может быть удобнее, чем пользоваться услугами стороннего Центра. В частности, если СЭД была внедрена главным образом для внутреннего документооборота. Этой точки зрения придерживается большинство экспертов, уточняя, что при этом следует учитывать и наличие у компании ресурсов (финансовых, технологических, временных, человеческих) для развёртывания и последующей эксплуатации собственного УЦ.
"Для внутренних процессов достаточно развернуть центр сертификации в компании, - считает Руслан Шакиров. - В этом случае роль УЦ организации выполняет отдел ИТ, наделённый соответствующими полномочиями и ответственностью. Руководителем УЦ обычно является начальник этого отдела. По его словам, в качестве средства электронной цифровой подписи во внутренних УЦ чаще всего используются криптографические службы Cryptographic Service Providers, входящие в состав Microsoft Windows. Электронный документ, заверенный ЭП и обеспечивающий взаимодействие внутри организации, в том числе между его филиалами, приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью и имеет в организации ту же юридическую силу."
Целесообразность использования внутреннего УЦ поддерживает Алексей Сабанов : "Собственный сервис ЭП становится "доверенным" в силу того, что его настраивают и поддерживают "родные" специалисты. К тому же, свой УЦ позволяет существенно повысить удобство администрирования, а также защищённость информации путём введения в организации разделения доступа и управления на основе электронных удостоверений - цифровых сертификатов, выданных этим УЦ. Основным механизмом аутентификации становится технология ЭП. Защищённость доступа повышается на порядок уже тем, что ключи электронной подписи нигде не депонируются, а формируются и хранятся исключительно в специальных чипах смарт-карт или USB-ключей".
Важным аргументом в пользу внутреннего УЦ является наличие у компании крупной, разветвленной корпоративной информационной системы, в которой работает большое количество пользователей, измеряемое тысячами или десятками тысяч, считает Сергей Вихорев. "Сертификат ключа ЭП может быть использован для разных задач, в том числе, для идентификации и аутентификации пользователей. Правда, в некоторых случаях это не исключит необходимости пользоваться услугами стороннего УЦ, например, при обращении за госуслугами в органы власти".
Противоположной точки зрения придерживается Эдуард Шифман, считающий, что затраты на непрофильную деятельность в конечном счёте никогда не приносят бизнесу доход. "Организация внутреннего УЦ для выпуска сертификатов усиленных квалифицированных подписей является непростым и дорогим процессом. Наши эксперты оценивают создание своего УЦ по всем правилам в 5 млн. руб., а поддержка этой структуры ежегодно будет требовать от 1,5 до 2 млн. Если выпущенные сертификаты будут использоваться и вне организации, это повышает риски претензий третьих лиц к УЦ. Поэтому мы рекомендуем обращаться в существующие УЦ. Тем более что услуга выпуска сертификатов является конкурентной, и всегда существует выбор из нескольких ценовых предложений".
"Сторонние УЦ проходят лицензионные проверки ФСБ, ФСТЭК и Минкомсвязи, используют сертифицированное ПО и гарантируют качественную работу на основании достаточно жёстких требований регуляторов, поэтому им можно доверять", - резонно отмечает Альберт Салимов.
Каковы основные трудности компаний-заказчиков в использовании ЭП и построении ЮЗЭД в целом?
ЮЗЭД обеспечивается, помимо прочего, созданием необходимой регламентной документации, в которых прописан порядок организации криптографической защиты информации при электронном документообороте в системе, взаимодействие с УЦ, порядок регистрации пользователей системы. А также вопросы, связанные с безопасностью её использования. Работа по созданию этой документации, наряду с адаптацией сотрудников к использованию ЭП, согласно результатам опроса читателей PC Week/RE, вызывает у компаний определенные трудности.
В этой связи большинство наших экспертов считают, что ИТ-компании должны оказать заказчикам помощь при составлении этой документации, предоставить им наборы шаблонов документов, которые нужны для организации юридически значимого корпоративного или межкорпоративного электронного документооборота. Заказчики же смогут самостоятельно доработать шаблоны и материалы для собственных нужд или воспользоваться услугой по разработке необходимой документации.
В числе трудностей на пути организации ЮЗЭД Елена Антошечкина называет непонимание заказчиком того, что внедрение и последующее использование технологии ЭП - это комплекс мер. "Необходимо обеспечить наличие соответствующей инфраструктуры, в том числе налаженного взаимодействия с УЦ, программных и аппаратных средств, пакета документов (регламентов, инструкций, соглашений, распорядительной документации и т. д.), подготовленного персонала. Недостаточная готовность хотя бы одной составляющей может поставить под угрозу успех всего проекта построения ЮЗЭД в компании. Кроме того, не следует забывать, что реализация ЮЗЭД - совместная работа исполнителя и заказчика. Заказчик должен принимать непосредственное участие в этом процессе и отвечать за результат. В конечном счёте, эксплуатацию решения осуществляет заказчик и ему необходимо быть к этому готовым", - уверена она.
Проблему адаптации сотрудников к работе с использованием ЭП признают и респонденты PC Week/RE, и наши эксперты. Однако последние считают, что она носит временный характер.
"Теоретически сотрудники компании-заказчика могут быть готовы к внедрению ЭП, они слышали про эту технологию и даже уже начали использовать её во время проекта, но ещё пару месяцев им кажется, что тут что-то не так, что живая подпись важнее, серьёзнее. Однако это быстро проходит, ведь электронный документооборот, электронное взаимодействие и электронное согласование и подписание электронной подписью гораздо проще, быстрее и прозрачнее, нежели при бумажном документообороте и живой подписи", - считает Руслан Шакиров.
Мнение о важности человеческого фактора разделяет Сергей Вихорев: “Человек по натуре консервативен и все новое вызывает у него дискомфорт. Также вплотную к проблеме адаптации примыкает и проблема обеспечения безопасности носителя ЭП. Здесь опять влияние человеческого фактора. Ведь обеспечение конфиденциальности ключа ЭП - прямая обязанность пользователя. А носитель, содержащий этот ключ, можно забыть на столе, и им может воспользоваться кто-то чужой, что может привести к значительным материальным и временным затратам на восстановление статус-кво всей информационной системы. Так что дисциплина использования ЭП - это серьёзная проблема".
Евгения Весницкая выделяет также проблему профессиональной подготовки сотрудников: "В нашем случае самые сложные моменты в переходе на ЭП и ЮЗЭД заключались в отсутствии компетентных специалистов в этой области, которые смогли бы грамотно организовать процесс перехода, адаптации, написания необходимой документации и т. д. А также внедрение культуры электронного документооборота в целом и навыков использования ЭП и ЮЗЭД в частности".
"К отсутствию бумаги надо привыкать", - соглашается Эдуард Шифман. Из технологических процессов, по его мнению, наибольшие трудности вызывают интеграция (особенно если у клиента стоит зарубежная или самодельная внутренняя система учёта или ему требуется "глубокая" интеграция) и подключение контрагентов. "На мой взгляд, такие услуги должен оказывать оператор ЭДО, а именно проводить интеграцию на стороне клиента либо же привлекать партнёров-интеграторов и курировать этот процесс, а также работать с контрагентами - оказывать им консультационную и техническую помощь", - отметил он.
Иные сложности связаны с тем, что нормативно-законодательная база ещё не позволяет организациям быть уверенными в том, что практика ведения электронного документооборота не обернётся для компании дополнительными рисками, считает Наталья Львова. "Компании не уверены, что в случае возможных споров и судебных процессов по документам, подписанным ЭП, не возникнет разногласий в "прочтении" законодательных и нормативных актов".
Говоря об основных трудностях заказчиков при построении ЮЗЭД в целом, Альберт Салимов выделяет необходимость внедрения и поддержки нового бизнес-процесса "обмен ЭД" параллельно существующему бумажному документообороту и вовлечение контрагентов в ЮЗЭД. Кроме того, важны общие задачи для фирм, использующих СЭД: обеспечение сохранности и надёжного резервирования электронного архива, разграничение доступа сотрудников к электронным документам, предотвращение атак на электронную инфраструктуру предприятия извне, антивирусная защита, тотальный контроль целостности информационной системы и всех действий пользователей.
Какие требования на сегодняшний день должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?
Как считают эксперты, сейчас в законодательстве недостаточно урегулированы вопросы архивного хранения электронных документов. На сегодняшний день оно, главным образом, ориентировано на учёт и хранение бумажных документов.
В то же время вопрос обеспечения долгосрочного хранения электронных документов, подписанных электронной подписью, - один из самых актуальных в области управления документами и информацией. "К сожалению, документы, определяющие порядок долгосрочного архивного хранения электронных документов фактически отсутствуют. Что же касается программных решений, то на текущий момент они могут быть реализованы путём применения усовершенствованной электронной подписи "КриптоПро ЭЦП", что обеспечивает возможность длительного (до 30 лет) хранения документов в электронном виде с электронной подписью", - считает Елена Антошечкина.
В законодательстве не определены место и способ хранения электронных документов, поэтому организация должна самостоятельно решить, где и каким образом она будет хранить документы. "При долгосрочном хранении должен быть обеспечен определённый уровень безопасности для работы с электронными документами и определенный уровень надёжности системы, технологическое решение должно отвечать требованиям клиента. Для каждой компании эти требования прописываются в SLA (Service Level Agreement)”, - полагает Эдуард Шифман.
По мнению Алексея Сабанова , требований к организации хранения электронных документов не так много. "Одно из них - конвертация данных (которые сейчас хранятся и передаются во множестве разнообразных форматов) в единый формат, пригодный для хранения документа в архиве с ЭП. Второе требование - возможность извлечения электронного документа без потери юридической силы через много лет после окончания действия ЭП. Напомню, что срок действия ЭП сегодня - год, появились решения со сроком действия ЭП три года. Специально для архивов в мире существует несколько решений, позволяющих полноценно использовать архивные документы в ЮЗЭД. Но, к сожалению, не у нас. Мы ещё в начале пути. Наши главные архивы хранят электронные документы в виде записей на CD с описью содержания CD и инвентарными номерами".
Какие вопросы должны быть урегулированы законодательно для усовершенствования действующих норм обеспечения ЮЗЭД?
"Почему-то мы, россияне, при формировании нормативно-правовой базы всегда идём самым трудным путём. Сначала пишем закон, потом - подзаконные акты, а уж затем разрабатываем нормативную базу из рекомендаций, требований, регламентов и т. д. под уже принятые, обязательные к исполнению документы", - посетовал Алексей Сабанов . По его мнению, такой "традиционный" подход может воспрепятствовать широкому распространению ЮЗЭД. "В мире принят другой путь: каждая новая технология сначала вызывает появление рекомендаций, затем требований по её безопасному использованию, а уж потом - обязательных для исполнения стандартов. Каждый этап может длиться 2-4 года. Требования закрепляются в законах, директивах и приказах через некоторое время, необходимое для анализа рекомендаций, которые постоянно совершенствуются. Я призываю наших регуляторов не торопиться в данном случае с законом. Сначала надо определить минимально-достаточное количество, а также качество доверенных сервисов для обеспечения юридической силы электронному документу для тех или иных случаев его передачи, обработки и архивного хранения. На этой основе можно выработать рекомендации. После анализа правильности и доработок рекомендаций можно будет закрепить их законодательно. А может, даже ввести обязательный к исполнению стандарт, например, для начала - только для органов государственной власти".
Важность законодательного регулирования хранения электронных документов подчёркивает Евгения Весницкая: "На данный момент это очень серьёзный сдерживающий момент при переходе на электронный документооборот в полном объёме. На мой взгляд, необходимо адаптировать правила и принципы уже существующего архивного дела в области бумажного документооборота для электронного. К тому же должна быть готова техническая база архивов. Как только основы электронного архивного дела будут заложены на законодательном уровне, то и программные решения не заставят себя долго ждать".
Также следует совершенствовать законодательно область предоставления государственных услуг. По мнению Василия Анфиногентова, вопросы взаимодействия граждан и государства с использованием ЮЗЭД при предоставлении госуслуг должны быть определены не на уровне правил Минкомсвязи, а на значительно более высоком уровне федерального закона.
"Совершенствовать законодательство можно в нескольких направлениях. Во-первых, расширять список формализованных электронных документов (форматы которых рекомендованы ФНС и позволяют полуавтоматически обрабатывать документы на стороне налоговых инспекций). Во-вторых, проводить просветительскую работу с налогоплательщиками, давать разъяснения по сложным и неоднозначным местам в регламентирующих документах, вводить необходимые поправки. В-третьих, вводить "поощрительные санкции" для компаний, перешедших на электронный документооборот", - считает Эдуард Шифман.
По словам Альберта Салимова, наиболее значимые на сегодня препятствия для более массового применения ЮЗЭД - это несоответствие между условиями ЮЗЭД и принятой в значительной части российских предприятий практикой оформления документов "задним числом", а также отсутствие рекомендованных форматов ЭД для хозяйственных операций, которые нельзя оформить ТОРГ-12 или актом.
Если разрешить налогоплательщику применять вычет по НДС по счетам-фактурам, полученным после завершения отчётного периода, но до срока представления отчётности по НДС (т. е. до 20 числа), то переход на ЮЗЭД для компаний сегмента СМБ станет заметно проще. Утверждение формы и формата единого отгрузочного документа, разработку которого сейчас ведет ФНС при участии экспертов "1С", также будет способствовать расширению круга пользователей ЮЗЭД.
"Чем больше будет сделано государством для прояснения законов в отношении электронного документооборота и согласованности между разными законодательными актами, тем больше будет уверенность в том, что эти законы работают. И это будет способствовать переходу на ЮЗЭД", - считает Наталья Львова.