Программа для создания архива документов. Система электронного документооборота. Электронный архив документов. Программа документооборота. система учета документов. Регистрация документов организации.
|
Обеспечение бумажного и электронного документооборота Цифровое архивирование: обязательство, которое окупаетсяЕсли вы планируете переключиться на цифровые рабочие процессы, вы должны сначала внимательно проверить следующие аспекты. Объем памяти и сервера: независимо от того, какой носитель памяти вы выберете, то, что вам определенно необходимо, достаточно свободного места для существующих или будущих документов. Если вы сохраните их на локальном сервере с базой данных, вам понадобится достаточная емкость. Сканирование: цифровое хранение всех важных документов является ключом к дематериализации. Но еще важнее разнообразие используемых функций сканера. Оцените в выборе устройства использование и необходимость высокой скорости сканирования, а также разрешение; убедитесь, что ваши сканеры могут обрабатывать различные форматы и поддерживать различные типы бумаги. Система управления документами: для хранения отсканированных документов с соответствующим именем и самым простым способом мы рекомендуем вам управлять своим цифровым офисом с помощью программного обеспечения. Квалифицированная электронная подпись: в случае официальных документов, таких как контракты, которые ранее были запечатаны собственноручной подписью, простого сканера недостаточно, потому что при проверке подпись теряет свою юридическую силу. Также важно планировать и внедрять надлежащую стратегию резервного копирования. . Дематериализация ускоряет ваши рабочие процессы, так как все релевантные документы всегда под рукой, где бы вы ни находились. |
Учет документов в организации является важной составляющей бизнес-процесса. Система электронного документооборота позволяет не просто автоматизировать и упорядочить учет хранение документов организации, но и получить преимущества перед конкурентами так как найти нужный файл используя электронный архив документов будет очень просто и быстро. Можно сократить количество ошибок при заключении однотипных сделок если оперативно анализировать документы из архива. Для каждого нового документа автоматически формируется уникальный номер - таким образом происходит регистрация документов организации.
С этого момента вы сэкономите на бумажных документах на рабочем месте и стоимости доставки по почте. Цифровое архивирование ваших документов, которое особенно защищает окружающую среду и ресурсы, может оказаться полезным для повседневной работы. Однако вы также должны думать о любых трудностях, связанных с процессом дематериализации: тот факт, что документы сохраняются локально, облегчает доступ не только к уполномоченным лицам, но и к хакерам. Поэтому, в целях защиты персональных данных, убедитесь, что необходимые меры безопасности применяются вами или вашим провайдером.
Программа учета документов обеспечивает надёжное хранение электронных документов в виде записей в базе данных с возможность мгновенного поиска информации по различным критериям. Архив документов программа незаменимая в организациях работающих с ГОСТами, СНИПами и подобными сводами правил и стандартов где требуется абсолютная точность и соблюдения обязательных норм. Учет электронных документов позволит в короткие сроки по запросу предоставить оригиналы документов даже работа с ними велась много лет назад - в этом поможет программа документооборота. Система учета документов и система электронного архива документов становятся незаменимыми помощниками в различных сферах деятельности и создание электронного архива документов становится совершенно простой задачей для компаний решивших навести порядок в документах.
Кроме того, используемая система управления документами также должна включать полное управление разрешениями, позволяющими только выбранным сотрудникам обращаться к соответствующим документам. Отныне вы должны волноваться, что все документы, имеющие юридическое значение, доступны в неизмененной форме, соблюдая условия сохранения.
Имейте в виду упомянутые аспекты и не запугайте первоначальное обязательство: вы скоро сможете воспользоваться дематериализацией практики, и, когда документы сначала накапливаются, у вас снова будет свободное место для использования. В этом обзоре вы узнаете, как выполнять наиболее часто используемые операции с электронным документом, используя только браузер.
Программа электронного документооборота. Основная форма программы для учета документов. Электронный документооборот ведется за счет создания записи о документе в которой описываются все необходимые параметры и вкладываются скан копии документа или файлы. Программа позволяет связать с документом журнал учета выдачи документов, другие документы, комментарии, изображения и сканы, физические файлы (word, excel, pdf и любые другие).
И они там, очень близко. Например, самые популярные онлайн-редакторы позволяют легко хранить результаты вашей работы в этом формате. Вам нужно будет указать адрес страницы, установить портретную или альбомную ориентацию и некоторые другие параметры, чтобы получить готовый документ.
Как объединить несколько документов в один? Документы в этом формате очень удобны для печати и чтения, потому что на каждом компьютере они выглядят абсолютно одинаковыми. Вот почему мы предлагаем вам сохранить ссылки на две онлайн-услуги, которые вполне разумны для полного состава, но достаточно, чтобы сделать простые исправления и добавить комментарии.
Важно понимать, что программа не является полностью законченным решением. Это только пример возможной конфигурации. Во всех организациях своя специфика ведения дел и программу можно доработать под нужды конкретной организации убрав ненужный функционал и добавив недостающий. Можно изменить виды таблиц и карточных форм, добавить новые справочники и таблицы, создать печатные формы по образцам и т.д.
С его помощью вы можете вставлять текст, комментарии и заметки, написанные от руки. Вы также можете попробовать работу некоторых из самых элементарных служб, которые выполняют только одну операцию. Хотя документы в этом формате достаточно компактны, всегда есть возможность уменьшить их размер, используя один из методов сжатия.
Нет необходимости искать, загружать и устанавливать тяжелые настольные программы, особенно если обработка документов не требуется часто. Надлежащее хранение и управление информацией играет важную роль в организации рабочих процессов в каждой компании. Если несколько лет назад речь шла, главным образом, о оцифровке бумажных бумаг, в настоящее время этого недостаточно. Будущее цифрового офиса состоит в том, чтобы предоставить эту информацию всем, кто имеет ее в любое время из любой точки мира. А также обеспечить свободное перемещение между сотрудниками, клиентами, исполнителями - среди людей, которые с ней работают.
Скриншоты
Карточка документа. Программа для учета документов позволяет хранить файлы непосредственно в базе
Возможность хранить изображения (фото, сканы документов) непосредственно в базе
Это обеспечивает более быструю, плавную и прослеживаемость рабочих процессов. Для многих цифровых офисных компаний по-прежнему существует доступность цифрового архива. Многие решения доступны на рынке, но большинство из них - это складские системы, которые позволяют архивировать и искать информацию. Проблема с использованием только этих систем заключается в том, что, несмотря на доступность электронных документов, информация часто часто «блокируется». Дальнейшее использование и электронная обработка не допускаются.
Только финансовый отдел может получить доступ к бухгалтерскому программному обеспечению, ставки указаны в электронном письме торгового представителя, контракты и протоколы передачи хранятся в лучшем случае на общем внутреннем сервере. Даже если есть централизованный цифровой архив, обработка информации продолжает происходить по разным каналам и зависит от наличия конкретных офицеров в офисе. Существует ситуация, когда доступность документов в электронном формате никоим образом не способствует эффективности и бесперебойной работе процессов компании.
Проекты позволяют объединять документы в группу и контролировать такие этапы как первичный приём документов, движение документов и финальная выдача документов
Справочник сотрудников
Справочник контрагентов и компаний. К контрагенту можно привязывать множество документов.
По этой причине многие компании ищут и внедряют программное обеспечение, которое позволяет свободно перемещать информацию между отделами и всеми участниками процесса, а также автоматизировать мероприятия для обеспечения максимальной эффективности. Решение представляет собой систему, которая обеспечивает интегрированное соединение между всеми источниками деловой информации, с одной стороны, и всеми теми, кто работает с соответствующей информацией, с другой.
Свободное передвижение и автоматизация. Даже, казалось бы, самый простой процесс обработки документов может превратиться в настоящий кошмар для некоторых компаний. Причины могут быть разными: потеря документа, отсутствие сотрудника, фактор человеческой ошибки, блокирование где-то в цепочке.
Для приобретения программы, Вам необходимо выбрать тип лицензии.
Лицензии делятся на несколько типов в зависимости от ограничения на максимальное количество одновременных сессий пользователей - т.е. количество одновременно работающих с базой сотрудников.
Вы можете выбрать любой удобный для Вас тип лицензии:| Лицензия | Описание | Цена |
| Simple | одновременно с базой может работать 1 пользователь. | 5 000 р. |
| Extended | одновременно с базой могут работать 3 пользователя. | 8 000 р. |
| Professional | одновременно с базой могут работать 5 пользователей. | 12 000 р. |
| Premium | одновременно с базой могут работать 10 пользователей. | 15 000 р. |
| Unlimited | без ограничений. | 20 000 р. |
Для перехода с одного типа лицензии на другой, необходимо доплатить разницу в стоимости между текущей и требуемой лицензиями плюс 25%.
Таким образом, работа систематизирована, обработка документов осуществляется в электронном виде и автоматически следует за определенной последовательностью. Уполномоченные пользователи имеют возможность отслеживать движение документа и ход выполнения каждой задачи.
Система охватывает весь процесс от получения документа до архивирования и последующего поиска, а работникам помогает система на каждом этапе реализации. В зависимости от сделанных настроек система может инициировать заданный процесс обработки. Электронные марки - руководство может утверждать или возвращать исправления, и благодаря электронным маркам каждый документ может пройти весь цикл обработки в электронном виде. Автоматическое делегирование заданий - система отправляет задачи сотруднику вне офиса или вне офиса людям, которые находятся в одной и той же позиции или являются следующим экземпляром процесса реализации. В дополнение к пользователям задачи также могут быть перенаправлены на целые подразделения. Таким образом, даже если сотрудник не находится в офисе, вы уверены, что задача направлена на других сотрудников. Автоматизация процессов. . Система обеспечивает не только более быструю и эффективную, но и более безопасную обработку информации.
Архив документов - это система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на предприятии. Программа позволяет систематизировать учет и хранение документов, обеспечивает контроль исполнения документов на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение документов, кто что когда взял, вернул. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию, удобный поиск и продвинутый анализ, гибкая настройка прав доступа, сетевой и многопользовательский режимы, отслеживание истории изменений и многие другие удобства.
Документы обрабатываются электронным способом, находясь на вашем компьютере, планшете или смартфоне из любой точки мира. Электронная информация и управление процессами также добавляет ценность, поскольку она повышает подотчетность. Путь обработки документа прослеживается в системе даже после его завершения, позволяя вам проверять, какие сотрудники, когда и какие действия они предприняли. Это гарантирует, что вы отвечаете нормативным требованиям и что информация, необходимая в случае аудита, легко доступна.
Кроме того, безопасное хранение, легкий доступ и поиск в электронном архиве помогают принимать обоснованные решения при планировании следующих мероприятий. Будущее цифрового офиса неизбежно связано с постоянно растущей мобильностью и динамизмом в мире. Доступность информации в офисном архиве, даже электронной, недостаточно для решения задач сегодняшнего бизнеса. Растущая тенденция заключается в том, чтобы сотрудники все чаще использовали мобильные устройства, такие как смартфоны и планшеты, для выполнения задачи.
Основные функции программы:
* Систематизация учета и хранения документов
Программа позволяет автоматизировать регистрацию и производить учет документов по следующим параметрам:
- по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный), категории (рабочий, внутренний),
- по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.),
- по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям,
- по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний),
- по теме (возможно описание содержания),
- по статусу (выполняется, завершено),
- если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.
И чтобы иметь возможность сделать это, они должны иметь доступ к системе хранения и управления бизнес-информацией и процессами. Таким образом, современные компании оптимизируют свое время и ресурсы и получают возможность сосредоточиться на реализации более важных стратегических задач и задач.
Прикрепление документов к документам
Он включает в себя широкий спектр надстандартных функций, которые вы не найдете в еще более дорогих информационных системах. Цифровое архивирование полученных документов может сэкономить ваше время и упростить процессы, с которыми вы имеете дело. У вас есть их мгновенно доступными, когда вам нужно, без длительного поиска. В ряде случаев сохранение вами цифровой копии полученных счетов-фактур, заключенных договоров или других документов поможет вам сэкономить время на поиск оригинала. Во многих случаях бумага может даже не существовать: например, при покупке программного обеспечения в зарубежном интернет-магазине или если у вас есть соглашение с вашим партнером о отправке электронных документов.
В целом, система призвана поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот.
Программа позволяет систематизировать хранение документов. В базе указывается:
- место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…),
- дата, до которой документы должны храниться,
- история выдачи документов на руки (кто что когда брал)
Возможно, самый простой случай - когда у вас есть документ, хранящийся на диске, и вы хотите прикрепить его к документу. Затем просто нажмите правую кнопку мыши в этой строке, чтобы открыть окно «Список прикрепленных документов». Нажмите кнопку «Добавить», затем выберите «Файл», чтобы открыть проводник и найти нужный файл на вашем компьютере.
Запись с прикрепленным документом находится слева от строки в списке, отмеченном значком канцелярского клипа. Нажмите правую кнопку мыши на этом значке, чтобы открыть всплывающее меню с обзором всех документов, прикрепленных к записи. В частности, например, с принятыми счетами, вы можете столкнуться с необходимостью сканирования документа.
По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию.
Любую таблицу базы можно распечатать, экспортировать в MS Word, MS Excel или текстовый формат CSV. Имеется импорт из других источников данных в формате CSV.
* Контроль исполнения документов по срокам
Система позволяет эффективно управлять процессами движения и обработки документов.
Реализован контроль работ по документам на всех стадиях:
- фиксируются сроки начала и окончания работы с документом каждым исполнителем,
- проводится контроль сроков: предусмотрено автоматическое выделение цветом незавершенных заданий.
* Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям
Для каждого документа отслеживается история его прохождения по ответственным исполнителям.
В системе хранится полная контактная информация по сотрудникам – исполнителям с указанием их прав доступа к информации.
Программа позволяет контролировать состояние выполняемых процессов и выполнять анализ загрузки персонала. Внедрение системы способствует повышению исполнительской дисциплины в организации. Сокращается время согласования документов и принятия решений.
* Оперативный доступ к документа м
Система позволяет произвести мгновенный поиск нужного документа. Предусмотрены удобные способы сортировки и фильтрации данных. Легко построить сложный логический запрос к базе и провести продвинутый анализ хранящейся информации. Гибкая настройка прав доступа позволяет разграничить права доступа сотрудников к документам.
С помощью программы вы сможете делать следующее :
* Создавать, изменять, удалять записи, поля, таблицы
* Импортировать данные в любую таблицу базы данных из текстовых файлов
* Сортировать таблицы по любому полю, включая сортировку по нескольким полям (до 3-х) удерживая клавишу Shift
* Фильтровать таблицу по любому полю, используя следующие операторы: =, >, >=, <, <="," <>, "Содержит", "Не содержит", "Начинается с", "Не начинается с", "Кончается на", "Не кончается на", LIKE, NOT LIKE
* Группировать одинаковые данные в любом поле, когда таблица отсортирована по этому полю (для отмеченных полей в свойствах таблицы)
* Помечать записи как "Избранное", тогда они будут отображаться оранжевым цветом. Цвет задается в свойствах таблицы
* Помечать записи как "Мертвое" ("Неинтересное"), тогда они будут отображаться серым (или другим) цветом
* Настраивать правила цветовыделения. Вы сами определяете, какие строки, каким цветом и при каких условиях выделять.
* Строить дерево по любым полям с произвольным количеством уровней для иерархического отображения данных любой таблицы
* Изменять данные в любом поле (кроме ID и вычисляемых полей) прямо в таблице или в отдельной форме (выбирается в настройках), отмечать несколько записей, удалять, печатать, экспортировать отмеченные
* Изменять или удалять сразу несколько записей в любой таблице базы данных с помощью формы "Групповое обновление"
* Создавать новые хранимые поля для таблиц следующих типов: текстовое, числовое, да/нет, дата и время, картинка
* Создавать вычисляемые поля для таблиц, например можно создать поле с формулой "[Поле 1] / [Поле 2]"
* Создавать вычисляемые поля, значения которых будут браться из других таблиц.
* Создавать новые таблицы с абсолютно такими же возможностями по действиям с ними, как и у любой другой таблицы
* Привязывать ниспадающие списки полей к другим таблицам для легкого выбора значений из них при редактировании в таблице или для выбора из других форм при редактировании в форме
* Задавать произвольное количество подчиненных таблиц для любой таблицы, для чего необходимо задать привязку по полям в свойствах таблицы
* Менять порядок следования полей в любой таблице, используя перетаскивание или с помощью формы "Настройки"
* Переименовывать поля таблиц и названия самих таблиц в соответствии со спецификой вашего бизнеса. (Точнее говоря, их лейблы.)
* Печатать текущее представление любой таблицы с учетом видимости полей, их ширины и порядка
* Экспортировать данные любой таблицы в MS Excel или текстовый CSV-файл с учетом текущего представления таблицы
* Экспортировать текущую запись в MS Word на основе файла-шаблона с закладками, соответствующими названиям полей
* Работать с несколькими файлами баз данных, создавать новые базы данных, разумеется, можно также открывать их с помощью MS Access.
ОС:
Windows 2000 / XP / Vista
Интерфейс:
Русский
Лекарство:
в архиве