Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации. Предмет ДОУ правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Нормативно-методическая база ДОУ 1. законодательные акты РФ в сфере информации и документирования. 2.указы и распоряжения президента РФ 3.постановления правительства РФ 4.правовые акты федеральных органов исполнительной власти 5.государственные стандарты на документацию 6.унифицированные системы документации 7.общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. 8.государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержащую требования к документам и службам ДОУ. 9.нормативные документы по организации и охране управленческого труда 10.нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов

Формы организации делопроизводства централизованная форма - все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма - предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями. смешанная форма - операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений.

Документ и его функции Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Реквизиты – это обязательные опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с другими субъектами и объектами деятельности предприятия.

Требования предъявляемые информации отраженной в документах: 1.Полнота 2.Достоверность 3.Оперативность документы имеют большое значение в управленческом процессе т.к. они: отражают работу организации на их основе принимаются управленческие решения являются гарантом прав на собственность являются главным аргументом в спорных ситуациях

Функции документа Общие. 1. Информационная(в документе фиксируются факты, события, явления..) 2. коммуникативная (документ обеспечивает внешние, внутренние связи предприятия и физ. лиц); 3. социально- культурная (документы представляют социальное и культурное значение, передают культурные традиции) Специальные. 1.управленческая (с помощью документов решаются вопросы управления организацией и государством) 2. правовая (документ является письменным доказательством в суде и или может быть источником права) 3. организационная (устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений) 4. научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие) 5. познавательная (получение и передача знаний для изучения каких либо процессов и явлений)

Классификация документов. распределение документов по группам на основании признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет: 1. выработать определенные методы работы с каждой группой документов, 2.закрепить их в инструкциях, 3.организовать документы в делопроизводстве.

По степени гласности 1.открытые; 2. с грифом ограничения доступа для служебного пользования - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; коммерческая тайна - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; секретно - информация, составляющая государственную тайну).

По юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

По форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Стандартизация и унификация делопроизводства. Унифицированная система документации. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию Унификация документов производится в целях: –сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, –типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, –снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Требования к разработке унифицированных форм документов 1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. 2. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов 3. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. 4. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами. 5.оформлять содержательную часть документа в виде текста Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ). 7. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию. 8. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке. 9.Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Цели ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, - сокращение количества и повышение качества документов, - создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Унифицированная система организационно- распорядительной документации (УСОРД). включает в себя требования к оформлению документов. Помимо УСОРД в РФ действуют: унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОКУД.

Формуляр образец. Состав реквизитов документа. Формуляр- образец – это совокупность мест закрепленных в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа. Нормативная документация устанавливает для ОРД два основных формата документов А4 и А5, допускается применение формата А6

Типовой состав реквизитов согласно ГОСТР включает в себя Государственный герб Российской Федерации. 2.Герб субъекта РФ 3. Эмблема организации, предприятия. 4. Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5. Основной государственный регистрационный номер(ОГРН) 6.Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/код причины поставки на учет (КПП) 7. Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). 8. Наименование организации. 9. Справочные данные об организации 10. Наименование вида документа. 11. Дата документа. 12. Регистрационный номер документа. 13. Ссылка на регистрационный номер документа. 14. Место составления или издания документа.

15. Адресат. 16. Гриф утверждения документа. 17. Резолюция Заголовок к тексту документа 19. Отметка о контроле. 20. Текст документа. 21. Отметка о наличии приложения. 22. Подпись 23. Гриф согласования документа. 24. Визы согласования документа. 25. Печать. 26. Отметка о заверении копии. 27. отметка об исполнителе. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 29. Отметка о поступлении документа в организацию 30. Идентификатор электронной копии документа. При составлении документов необходимо пользоваться правилами оформления реквизитов.

Бланки конструируются на основе -Углового расположения реквизитов (они позволяют экономить до 20% площади листа) -продольного расположения реквизитов (используется как правило федеральными органами исполнительной власти, органами власти субъектов РФ, другими вышестоящими организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании) расположения постоянных реквизитов. 37 Общество с ограниченной ответственностью «Синие скалы» ПРИКАЗ 12 февраля 2009 года 95 г. Норильск о внесении изменений в Положение о премировании В связи с финансовым кризисом ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне штук в год». 2. Начальнику отдела кадров Е.Н. Крыловой ознакомить работников ООО «Синие скалы» с новой редакцией Положения о премировании до Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 1 мая 2009 года. Генеральный директор ООО «Синие скалы» Полетов В.А. Полетов С приказом ознакомлена начальник отдела кадров Крылова Е.Н. Крылова

Общество с ограниченной ответственностью «Синие скалы» ПРИКАЗ 12 февраля 2009 года 95 г. Норильск о внесении изменений в Положение о премировании В связи с финансовым кризисом ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения в Положение о премировании. Подпункт 2 пункта 1 после слов «премия по итогам года начисляется» дополнить словами: «при условии сохранения объемов реализации товарной продукции на уровне штук в год». 2. Начальнику отдела кадров Е.Н. Крыловой ознакомить работников ООО «Синие скалы» с новой редакцией Положения о премировании до г. 3. Установить, что новая редакция подпункта 2 пункта 1 Положения о премировании вступает в силу 1 мая 2009 года. Генеральный директор ООО «Синие скалы» Полетов В.А. Полетов С приказом ознакомлена начальник отдела кадров Крылова Е.Н. Крылова

Раздел 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления»

ТЕМА 1. СОДЕРЖАНИЕ И ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ И ЗАДАЧИ ДОУ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) (делопроизводство, офисные технологии, информационные технологии в управлении)- отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами .

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием . Т. е. документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот . Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу .

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Главная задача ДОУ – обеспечение эффективной работы организаций различного профиля, совершенствование управленческого труда, удешевление и сокращение управленческого аппарата

Основные задачи ДОУ :

1. отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
2. обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства : централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема 1. Содержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

Цель занятия: изучение основных терминов и определений ДОУ; определение места и роли документов в деятельности торгового предприятия; рассмотрение классификации документов.

Вопросы для изучения :

1. Предмет, содержание и задачи ДОУ.

2. Место и роль документов в управлении на современном этапе.

3. Классификация документов.

1 . Предмет, содержание и задачи ДОУ

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Цель изучения дисциплины заключается в овладении основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ :

отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

2 . Место и роль документов в управлении на современном этапе

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:

1. Она должна быть своевременной.

2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.

Любое предприятие, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации в большинстве случаев является документ. Как свидетельствует опрос, проведенный в США, более 90% информации хранится на бумаге. Поэтому во многих развитых странах организации работы с документами уделяется большое значение.

У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". В законе отражены определения "информация” и "документ”.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Рассмотрим свойства и функции документа.

Документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное.

Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа :

информационная (в документе фиксируются факты, события, явления.)

организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

3 . Классификация документов

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы :

по способу документирования

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фотодокументы.

по сфере использования

организационно-распорядительные;

финансовые;

научно-технические;

отчетно-статистические.

простые;

сложные.

по месту составления

внутренние;

внешние.

по степени гласности

открытые;

с грифом ограничения доступа ("для служебного пользования" - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; "коммерческая тайна" - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; "секретно" - информация, составляющая государственную тайну).

по происхождению

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

по юридической силе

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

по форме изложения (степени унификации)

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления - типовые инструкции);

примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

по срокам исполнения

срочные (с указанием срока исполнения);

несрочные.

по срокам хранения

временного хранения (до 10 лет);

долговременного хранения (свыше 10 лет);

постоянного хранения.

Тема 2. История развития системы государственного документирования

Цель изучения: изучение основных этапов развития системы государственного документирования и выделение определенных традиций создания документов.

Вопросы для изучения :

1. Делопроизводство в Древней Руси.

2. Приказное делопроизводство ХV - ХVII вв.

3. Коллежское делопроизводство.

4. Министерское делопроизводство ХIХ - начала ХХ вв.

5. История управления и делопроизводства в ХХ вв.

1 . Делопроизводство в Древней Руси

На ранних стадиях развития Древнерусского государства (до конца ХV в.) государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления. Тем не менее, документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. В данный период (Х-ХV вв.) в основном документируются правовые отношения, создаются завещания. С развитием законодательных основ государства создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег и т.д.

В период Х-ХIV столетий на Руси формировались определенные традиции составления и оформления документов с учетом их функционального назначения.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы и монастыри. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Вплоть до конца ХIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа). Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к ХIV в. стала использоваться точка в конце предложения. В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины ХVII в. использовалась своя, отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков. Сочетание чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаются.

Рассмотренный период можно охарактеризовать как период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности. Однако это было еще не делопроизводство, а, скорее, обычаи документирования информации.

2 . Приказное делопроизводство ХV - ХVII вв

В управленческой сфере практическое документоведение стало оформляться в особую систему одновременно с процессом становления российского централизованного государства в 15-16 столетиях.

Система государственного делопроизводства начинает складываться только в середине 15 века, с развитием Московского княжества в государство. Тогда были созданы первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. В процессе деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.

Приказное делопроизводство - работа с документами, проводившаяся в приказах. В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей, знающих свое дело и со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов.

Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию царя или боярина. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. В наследство от приказного делопроизводства получили мы слово "волокита". Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м., документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.

Характерная особенность документов этого периода - безмерное возвеличивание власть имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий.

Именно на этом этапе постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. В середине ХVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования.

3 . Коллежское делопроизводство

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. Петром 1 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью, или сферой управления. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720г. можно считать датой рождения секретарской должности в России. Коллежское делопроизводство - организация работы с документами в коллегиях (с 1717 г.). Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений присутствием коллегии, как правило, президентом, вице-президентом, 2-3 советниками.

В первую очередь, в коллегиях рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел полагалась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались служащие. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив”.

ХVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4 . Министерское делопроизводство ХIХ - начала ХХ вв .

Начало ХIХ в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления. В данный период появилась новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия.

Первыми министерствами, созданными в 1802 г. были: военно-морских дел, иностранных дел, финансов, народного просвещения и др. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь помощника.

Следует отметить, что само понятие делопроизводства появилось во второй половине ХVIII в. и обозначало деятельность, которой занималась не только канцелярия, но и весь аппарат учреждения в целом. Термин "делопроизводство" происходит от сочетания слов "производство дела", а под "делом" в то время понималась не папка с документами, как в современном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос, т.е. решение дела.

Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (донесения, ведомости, переписка и др.); чрезвычайные дела (дела по обнаруженным злоупотреблениям); дела, "не терпящие времени" или срочные. Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство (записки, справки, регистрационные журналы), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.

Изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

На протяжении всего ХIХ и начала ХХ вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, к концу ХIХ в. требовались более гибкие формы делопроизводства. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой.

Появление пишущих машинок ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов в учреждениях.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.

В конце ХIХ - начале ХХ вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы. Во второй половине ХVIII в. появляются первые сборники образцов документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходилось обращаться в государственные учреждения.

5 . История управления и делопроизводства в ХХ вв .

В результате Октябрьской революции 1917 г. в России прекратил существование старый государственный аппарат, шло конструирование нового.

Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты, не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился.

Тем не менее, работы по совершенствованию системы делопроизводства продолжались вестись. При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства.

Период 20-х годов можно считать наиболее благотворным с точки зрения организации исследований в области управления, НОТ и делопроизводства. В 1921 г. состоялась 1-ая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве были затронуты проблемы научной организации управленческого труда и работы с документами. В 1923 г. было создано бюро "Стандартизация", которое занималось вопросами документационного обеспечения управления. В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ), который занимался совершенствованием государственного аппарата.

Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям:

документооборот учреждений и методы его оптимизации;

способы регистрации документов;

контроль исполнения документов;

хранение документов.

Однако низкая общая культура управления работников советских учреждений стала причиной невостребованности многих направлений.

В 30-ые гг. формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства, ликвидируется ИТУ.

Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры.

Значительное сокращение исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 30-ые гг. работы в этой сфере прекратились. В этот период проводились исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской и кадровой документации.

Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Разработки по рационализации работы с документами, их стандартизация были приостановлены.

Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению народного хозяйства и оттеснил на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Лишь к началу 60-х годов возобновились исследования в области рационализации технологии и техники управления. В 1966 г. в системе Главного архивного управления СССР был образован Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

В 1969-1970 гг. была разработана и утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию.

С 1972 г. в СССР стали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов и единые правила организации работы с документами.

В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Основные положения.", определяющий основные требования к унифицированным фондам организационно-распорядительных документов.

К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Новый этап в развитии отечественного документирования начался на рубеже 1980-1990-х гг. В России произошла смена политического и экономического строя. В работе с документами стали широко использоваться новейшие компьютерные технологии, страна стала входить в мировое информационное пространство.

Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения информации.

Таким образом, в развитии делопроизводства России в 20 веке было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 20-30-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 40-50-х гг., и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 60-90-х гг.

В условиях кардинальной перестройки экономики России резко возросла роль и значение документационного обеспечения управления.

Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ

Цель изучения: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.

Вопросы для изучения :

1. Состав нормативно-методической базы ДОУ.

2. Стандартизация и унификация системы ДОУ.

3. Общероссийские классификаторы документации.

4. Государственная система документационного обеспечения управления.

1 . Состав нормативно-методической базы ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ - это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

документационное обеспечение управление документ

государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ - Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст.51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения:

Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);

Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну";

других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2 . Стандартизация и унификация системы ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования к разработке унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

государственные (общероссийские);

отраслевые (ведомственные);

субъектов Российской Федерации;

формы документов объединений, предприятий, организаций.

3 . Общероссийские классификаторы документации .

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

4 . Государственная система документационного обеспечения управления .

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа

Цель изучения: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.

Вопросы для изучения :

1. Бланки документов и требования к ним. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Бланки документов и требования к ним

Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 - (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое - 20 мм;

Правое - 10мм;

Верхнее - 20 мм;

Нижнее - 20мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

Бланк для письма;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.

Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 - ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - печать;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию.

30 - Идентификатор электронной копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01 . Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 . Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 . Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 . Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

05 . ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 . Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 . Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

09 . Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 . Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

...

Подобные документы

Роль секретаря в структуре управления. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Требования к оформлению документов. Организация документооборота и доставки документов. Регистрация документов, составление номенклатур дел.

курсовая работа , добавлен 05.12.2009


Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.

реферат , добавлен 22.01.2010


Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.

курсовая работа , добавлен 07.12.2014


Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Общие принципы организации документационного обеспечения управления в РФ. Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты. Документ как важнейший носитель информации. Нормативно-правовая база делопроизводства в современной России.

курсовая работа , добавлен 26.06.2012


Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.

реферат , добавлен 24.07.2010


История развития и современное государственное регулирование делопроизводства. Оформление управленческих документов: реквизиты, бланки документов. Особенности языка и стиля служебных документов. Оформление организационных и распорядительных документов.

учебное пособие , добавлен 04.08.2010


Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.

курсовая работа , добавлен 05.12.2008


Принципы, методы, критерии определения ценности документов. Организационное, нормативно-методическое обеспечение. Сущность и история развития Управления Росреестра. Проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы.

курсовая работа , добавлен 01.12.2013


Организация документов и дел в современном понимании. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации. Документационное обеспечение управления организации. Унификация разновидностей документов.

Введение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельным структурным подразделением, организационно-обособленной службой. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д. Далее обобщенно будем называть ее службой ДОУ или службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Служба делопроизводства как самостоятельное структурное подразделение возглавляется руководителем, который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Глава 1. Структура службы ДОУ

1. Организационное построение службы ДОУ

При создании службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

·выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

·разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор её конкретного наименования;

·разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

·нормирование труда работников службы делопроизводства;

·определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

·выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление её в инструкции по делопроизводству;

·рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

·повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Полную централизованную обработку документов возможно осуществить лишь в небольших организациях, объём документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами - смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость делопроизводственных операций;

улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

использовать прогрессивные и производительные технические средства;

обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Наименование службы ДОУ

Говоря о наименовании службы ДОУ, необходимо отметить, что сегодня данная служба может иметь разные названия, например, управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия и т.д. Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

существующие в организации делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

·в министерствах и ведомствах - управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

Секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), - инспекция при министре (руководителе ведомства),

канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.),

отдел писем (жалоб),

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств,

центральный архив;

·на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

Подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб),

секретариат,

экспедиция,

копировально-множительное бюро, архив.

3. Цель, задачи, функции службы ДОУ

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования;

обеспечение единого порядка работы с документами;

контроль за исполнением документов;

хранение документов;

унификация форм документов;

сокращение по возможности документооборота;

методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

4. Организационная структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими подразделениями:

секретариат,

экспедиция (прием, отправка корреспонденции),

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов,

подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов,

подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан,

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов,

отдел совершенствования делопроизводства,

копировально-множительное бюро,

протокольная группа,

редакционная группа,

приемная,

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу ДОУ. В организациях меньшего масштаба и не с таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками. В маленькой фирме всю работу с документами обычно осуществляет один секретарь.

Метод установления организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота был сформулирован впервые в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

Так, согласно вышепредставленной классификации, было установлено, что если объем документооборота учреждения составляет более 10 тысяч документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы делопроизводства (или службы ДОУ) как отдельного подразделения. Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (см. Приложение 1).

Функции структурных подразделений представлены в Приложении 2.

5. Должностной и численный состав службы ДОУ

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

руководители;

специалисты;

технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР - утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

управляющий делами;

заведующий канцелярией;

заведующий общим отделом;

заведующий протокольным отделом;

начальник секретариата;

заведующий экспедицией;

заведующий центром подготовки документов;

заведующий копировально-множительным бюро;

заведующий машинописным бюро.

В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и её структурных подразделений, контроль за выполнением работ.

документовед;

помощник руководителя;

инспектор по контролю за исполнением поручений;

редактор;

археограф;

инспектор;

секретарь коллегии;

корректор.

Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов.

экспедитор;

делопроизводитель;

стенографистка;

технический секретарь;

оператор организационной техники;

архивариус;

секретарь-машинистка;

секретарь-стенографистка;

секретарь руководителя.

Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учёт, доставка и хранение документов.

Добавить к должности наименование «старший» можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчинёнными ему исполнителями.

Указание в наименовании должности «ведущий» устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей.

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации.

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая прежде всего зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания по применению этих документов на практике.

Глава 2. Нормативная база делопроизводства

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов; оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда.

Нормативная база делопроизводства, представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации и включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на две части: информационный документационный обеспечение управление

Нормативная база, обеспечивающая технологический процесс делопроизводства;

Нормативная база, обеспечивающая организацию труда работников делопроизводства.

Первая часть нормативной базы условно делится на несколько групп.

Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс. Для документоведения и делопроизводства очень важен раздел Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации", устанавливающий правовой режим документирования информации. По Закону, документирование информации является обязательным условием включения ее в информационные ресурсы. Закон устанавливает порядок документирования информации и называет органы государственной власти, которые обязаны этот порядок обеспечить. Согласно Закону, данная задача возлагается на органы государственной власти, ответственные за: организацию делопроизводства, стандартизацию документов, безопасность Российской Федерации.

Вторая группа нормативных актов - ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие межведомственный характер. К ним относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России", а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных актов - это различные типовые и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Предложения о разработке закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные "бумажные" и "электронные" системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время ВНИИДАД совместно с рядом ведомств подготовил проект закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности".

Перечень Федеральных законов, Приказов, государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документационного обеспечения управления обозначен в Приложении 3.

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Важная задача в организации службы ДОУ - это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

Общие положения.

Цели и задачи службы ДОУ.

Функции службы ДОУ.

Права и ответственность службы ДОУ.

Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Инструкция состоит из следующих разделов:

общая часть (устанавливаются основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);

функции работника (определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);

обязанности работника (указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);

права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);

взаимоотношения (указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.)

оценка работы (перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии - качество работы и своевременность ее выполнения)

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Список литературы и источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. - 192 с.

Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Л. Лысенко, Е.П. Воронцова.- Изд-во Питер, 208. - 224 с.

Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному, Изд-во МЭИ, 2004. - 172 с.

Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006. - №7 // delo-press.ru.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008. - 312 с.

Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт - 2005. - №1 // www.profiz.ru

8. delpro.narod.ru

Sekretar-info.ru

Заказ работы

Наши специалисты помогут написать работу с обязательной проверкой на уникальность в системе «Антиплагиат»
Отправь заявку с требованиями прямо сейчас, чтобы узнать стоимость и возможность написания.