Принимая сотрудника на работу, его нужно ознакомить с локальными актами предприятия, которые будут непосредственно регулировать его трудовую деятельность. Факт ознакомления с документами нужно подтвердить подписью сотрудника. На практике существует несколько способов это сделать. Один из вариантов сбора и хранения подписей сотрудников, имеющихся в распоряжении кадрового специалиста – журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.
О чем нужно знать новому работнику
Прием сотрудника на работу – строго регламентированная процедура, состоящая из нескольких этапов:
- запрос нужных документов у будущего работника;
- ознакомление с локальными актами, имеющими отношение к его предстоящей работе;
- подписание трудового договора;
- издание приказа руководителя о приеме нового работника;
- заполнение личной карточки работника;
- внесение записи в трудовую книжку.
Штатное расписание компании не относится к локальным документам, с которыми нужно знакомить сотрудников в обязательном порядке. Дело в том, что трудовую деятельность работников оно не регулирует (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).
Вариант фиксации сведений об ознакомлении – журнал
Одним из имеющихся вариантов документального ознакомления с внутренними нормативными документами является ведение журнала ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка.
Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.
Единой формы журнала ознакомления с нормативными документами законодательством не установлено. Поэтому его можно оформить в произвольной форме. Купить журнал ознакомления, безусловно, можно. Однако, на наш взгляд, смысл в покупке только в том, что «бумажный» журнал будет прошит и иметь хорошее полиграфическое офрмление. Для удобства наших читателей наши эксперты подготовили бланк журнала ознакомления, который можно скачать.
О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .
До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).
Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:
- ознакомление должно производиться под роспись,
- и до момента подписания трудового договора.
Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:
1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:
- личную подпись,
- дату ознакомления,
- расшифровку личной подписи.
Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:
Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.
Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.
2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.
В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.
А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.
3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).
Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.
Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.
Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?
Это можно сделать двумя способами:
- Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
- В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»
Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.
В мы поговорим о заключении трудового договора.
Приказ – это организационно-распорядительный документ. Для того, чтобы он стал обязательным к исполнению определенным работником, с этим приказом сотрудника надо ознакомить под подпись. О том, как оформить ознакомление сотрудников с приказами организации, мы расскажем в нашей статье
Из этой статьи вы узнаете:
- как оформить лист ознакомления с приказом;
- как подготовить лист ознакомления с графиком отпусков;
- надо ли знакомить сотрудников со всеми приказами под подпись;
- с какими документами надо ознакомить сотрудников под подпись.
С какими локальными актами надо ознакомить сотрудников под подпись
Трудовое законодательство не устанавливает обязанность работодателя ознакамливать сотрудников абсолютно со всеми приказами и локальными актами организации. Сотруднику на подпись представляются только те документы, которые относятся к его трудовой деятельности и имеют прямое действие в отношение конкретного работника.
Так, например, работодатель должен ознакомить сотрудником под подпись с определенным перечнем локальных актов организации. В соответствии с нормами абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
К таким локальным актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Положение о персональных данных работника;
- Положение о командировках (если работа сотрудника связана с командировками);
- Положение о ненормированном рабочем дне (если работнику устанавливается такой режим работы);
- Положение об оплате труда, о премировании (при наличии);
- документы по охране труда;
- другие локальные акты организации, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника.
Все эти локальные документы должны быть представлены сотруднику для ознакомления. Подпись на определенном документе будет подтверждать факт такого ознакомления с локальными актами.
Лист ознакомления с положением: образец
Устанавливая обязанность ознакомления сотрудников под подпись с локальными актами, трудовое законодательство не устанавливает четких правил такого ознакомления. В этой связи работодатель вправе выбрать один из следующих вариантов:
- составить специальный журнал ознакомления с локальными актами организации;
- оформить лист ознакомления (образец приведен ниже);
- непосредственно в трудовом договоре перечислить локальные акты, с которыми сотрудник ознакомлен до подписания документа.
Один из наиболее оптимальных для оформления вариантов – это составление специального листа ознакомления с локальными актами. Такой документ работодатель составляет самостоятельно. Следует подготовить специальный лист ознакомления отдельно к каждому локальному акту организации, которые должны быть представлены сотрудникам под подпись.
Так, например, всех сотрудников организации в обязательном порядке надо ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка. В этой связи мы предлагаем образец оформления листа ознакомления работников с данным локальным актом.
Обращаем внимание, что кроме вышеперечисленных документов, работника под роспись надо ознакомить с должностной инструкцией. При этом должностная инструкция не является обязательным документом.
Должностные обязанности могут быть прописаны непосредственно в тексте трудового договора. Однако многие работодатели на практике прибегают именно к оформлению должностной инструкции.
Этот документ может быть оформлен в качестве:
- приложения к трудовому договору;
- отдельного документа.
Лист ознакомления с приказом
Трудовой кодекс РФ специально называет перечень приказов, с которыми работников надо ознакомить под подпись в обязательном порядке.
Итак, в обязательном порядке работник должен быть ознакомлен под роспись:
- с приказом о приеме на работу;
- с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора;
- с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
Все эти приказы относятся ко всем категориям работников. Между тем, имеются специальные категории работников, которым предоставляются дополнительные гарантии и льготы. Так, например, отдельных работников можно привлечь к сверхурочной работе только с их письменного согласия.
В частности, инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под роспись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы.
Кроме того, работодатель должен получить письменное согласие работников:
- на привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится
- на привлечение к работе в ночное время (для определенных категорий работников).
Во всех этих случаях необходимо получать «живую» подпись работника.
Отметим, что на основании ч.2 ст.22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Под локальными нормативными актами понимаются акты, содержащие нормы трудового права.
Приказы работодателя являются организационно-распорядительными документами организации и не относятся к локальным актам организации. Трудовой кодекс не обязывает знакомить работника по роспись с приказами работодателя (за исключением вышеперечисленных ситуаций).
Между тем, если работодатель использует унифицированные формы приказов, которые предусматривают подпись работника, рекомендуем проставлять на приказах подпись работника.
Скачайте документы по теме:
Ознакомление с приказом под роспись: образец
Выше мы говорили о тех приказах, с которыми работодатель обязан ознакомить сотрудников в силу прямого указания трудового законодательства. Между тем, унифицированная форма приказом содержит графу, в которой проставляется личная подпись сотрудника, в отношении которого издан приказ.
В этой связи, для того, чтобы приказ приобрел статус обязательного документа для сотрудника, его необходимо ознакомить с этим приказом под подпись.
В качестве примера можно привести приказ о направлении сотрудника в командировку. Этот приказ оформляется в обязательном порядке при направлении работника в служебную поездку. И для того, чтобы сотрудник был обязан выполнять это распоряжение работодателя. Его обязательно надо ознакомить с приказом под подпись.
Форма № Т-9а. Приказ о направлении работников в командировку
Приказ об ознакомлении с документами
Итак, еще раз отметим, что работодатель обязан представить сотрудникам на подпись ряд документов. Это:
- локальные акты организации, касающиеся данных работников;
- приказы в отношении определенных работников;
- должностные инструкции.
Вместе с тем в организации имеется еще ряд документов, с которыми работодатели знакомят с сотрудником. Один из таких документов – график отпусков.
А вот со штатным расписанием знакомить сотрудников под подпись нет необходимости. Во-первых, этот документ не является локальным актом организации.
Во-вторых, практически вся информация, которая содержится в штатном расписании, указывается в трудовом договоре в качестве обязательного условия. Так, в трудовом договоре названа должность работника, размер оклада и размер и перечень надбавок и компенсаций.
Поэтому вся информация, содержащаяся в штатном расписании в отношении конкретного работника, фактически уже указана в тексте его трудового договора.
С приказом ознакомлены под роспись: образец
Сотрудника надо ознакомить с теми приказами, издание которых затрагивает трудовые интересы и обязанности конкретного работника.
Это могут быть приказы разных категорий:
- о предоставлении отпуска;
- о переводе на другую должность;
- о совмещении должностей;
- об изменении размера заработной платы.
Именно из приказов сотрудник получает точную информацию о распоряжениях, которые он обязан исполнять. То же правило действует и в отношении представления сотрудникам отпусков.
Как правило, непосредственно сама форма приказа содержит графу, предусматривающую получение подписи работника.
Если же приказ работодатель составляет по самостоятельно разработанной форме, он может включить графу с подписью в бланк приказа или же приложить к приказу специальный лист ознакомления.
Образец приказа с ознакомлением под роспись мы приводим ниже.
В заключение еще раз повторим, что четкий порядок ознакомления работников с локальными актами организации законодательством не определен. Но одним из наиболее удобных с практической точки зрения вариантов является составления специального листа ознакомления.
Приказы же, как правило, уже содержат графу, в которой проставляется подпись работника, подтверждающую ознакомление с приказом. Если же приказ издается в отношении большого количества работников, целесообразно также составить и приложить к нему специальный лист ознакомления.
Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.
Когда происходит ознакомление
Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.
Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.
Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.
Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.
Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты
Лист ознакомления
На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.
Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.
Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.
Журнал ознакомления
Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.
Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.
Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.
Отметка в трудовом договоре
Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.
Ознакомление в электронном виде
Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.