Общее описание рабочего процесса. Лайфстайл бизнес-центры - способ эффективной организации рабочего процесса

Указателем, характеризующим организацию производства во времени, является производственный цикл - календарный период времени от начала до окончания изготовления (ремонта) конкретного изделия (продукции) в пределах одного предприятия. Его длительность не зависит от числа одновременно изготавливаемых деталей, сборочных единиц или изделий и определяется периодом времени (календарным), в течение которого сырье, основные материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия превращаются в готовый продукт (выполненную работу). На его величину оказывают влияние характер выпускаемой продукции (выполняемой работы), условия и степень механизации (автоматизации), тип, специализация и концентрация производства, применяемая техника и технология, организация труда и другие факторы. Например, длительность производственного цикла в машиностроении, при производстве мебели нередко составляет от нескольких часов до нескольких недель и даже месяцев.

Длительность производственного цикла используется для составления "календарных планов (производственной программы) предприятий и их подразделений (цехов, участков, поточных линий, рабочих мест), его нормативная величина - для расчета количества незавершенного производства. Производственный цикл необходим для составления календарных графиков движения предметов труда (запуска-выпуска), расчета потребной величины оборотных средств.

В структуре производственного цикла различают рабочий период - время, в течение которого исполнитель прямо или косвенно воздействует на предмет труда, в него включают и машинные (аппаратные) процессы, осуществляемые под наблюдением работника или контрольных приборов, а также естественные процессы - время, в течение которого предметы труда видоизменяются под воздействием естественных условий (воздушная сушка древесины, изделия после окраски), и перерывы, подразделяемые, в зависимости от причин, которые их вызывают, на перерывы между операциями производственного процесса - межоперационные и обусловленные режимом работы предприятия - межсменные. Рабочий период в дискретных (прерывных) процессах составляет сравнительно небольшую часть, а перерывы намного большую.

Межоперационные перерывы могут быть перерывами партионности и перерывами ожидания. Перерывы партионности часто возникают при обработке предметов труда передаточными партиями из-за их пролеживания в ожидании обработки всей партии перед ее транспортировкой на следующую операцию. В этом случае каждый предмет труда, поступающий на данное рабочее место в составе партии, пролеживает дважды - один раз до начала обработки и второй после ее окончания, пока вся партия предметов труда не будет закончена обработкой на данном рабочем месте. Перерывы ожидания возникают при несогласованности времени окончания одной и начала другой операции, т.е. в случаях, когда предыдущая операция заканчивается раньше, чем освобождается рабочее время, предназначенное для выполнения следующей операции.

Партия предметов труда (производственная партия) - это предметы труда одного наименования и типоразмера, обрабатываемые непрерывно на одном или нескольких рабочих местах при общей наладке оборудования, т.е. при одном и том же подготовительно-заключительном времени на операцию. Время выполнения в производственном цикле технологических операций называют технологическим циклом., а время выполнения одной производственной операции, в течение которого изготавливается одна деталь или их партия, - операционным циклом.

Межоперационные перерывы в зависимости от причин их возникновения могут быть техническими, обусловленными применяемой техникой, уровнем механизации и автоматизации работ; технологическими, зависящими от применяемой технологии изготовления продукции (выполнения работ); организационными, связанными с недостатком в организации рабочих мест, несвоевременным их снабжением сырьем и материалами, топливом и энергией, некачественным ремонтным и техническим обслуживанием, другими причинами. Организационные перерывы учитываются в фактической продолжительности производственного цикла.

Перерывы по техническим и технологическим причинам взаимосвязаны и обусловливают друг друга, вызываются чаще всего характером предметов труда, их партионностью, несогласованной деятельностью смежных операций. Перерывы этого вида возникают и в условиях ремонтных, машиностроительных, деревообрабатывающих и других предприятий (виды движения предметов труда в производстве рассматриваются ниже). На предприятиях химической, металлургической и других отраслей промышленности с непрерывным процессом производства длительность производственного цикла совпадает или почти совпадает по времени с технологическим циклом; на предприятиях с дискретным процессом - значительно превышает его.

В наиболее общем виде длительность производственного цикла Гц Можно представить выражением

где Т пз , Г тех, Г тр и Г ку - время, затрачиваемое соответственно на подготовительно-заключительную работу, технологические, транспортные и контрольно-учетные операции; Г ест - время естественных процессов; Т ко и Т ж - продолжительность межоперационных (внутрисменных) и межсменных (по режиму работы) перерывов.

Режим работы предприятия - это установленные порядок и продолжительность производственной деятельности предприятия и его структурных подразделений. Он определяет время работы и перерывов, количество смен в сутки и их продолжительность в часах, длительность рабочей недели и общее время работы предприятия в течение календарного периода (месяца, квартала, года). Существенное влияние на него могут оказывать характер перерабатываемого сырья и применяемая технология, природно-климатические и другие условия. Длительность рабочего дня (смены, недели) устанавливается в соответствии с действующим законодательством.

Различают непрерывный, прерывный и сезонный режимы работы.предприятия. При непрерывном режиме предприятие работает круглосуточно в течение всего календарного периода. Он применяется в металлургической, химической и других отраслях. Нарушение непрерывности протекания технологических процессов в этих производствах допускается лишь в связи с требованием контроля за использованием оборудования или его ремонтом.

Прерывный режим предполагает работу предприятия (цеха) с заранее установленными перерывами, вызванными характером технологического процесса, условиями эксплуатации оборудования, продолжительностью рабочего дня и недели, числом выходных и праздничных дней. Он характерен для машиностроения, ремонтных предприятий, лесной, деревообрабатывающей и других отраслей промышленности.

Сезонный режим устанавливает работу предприятия (цеха, лесопункта, участка) в течение- определенного сезона, длительность которого зависит от периода поступления сырья, сроков его хранения, условий добычи и использования. Длительность рабочего сезона определяется либо периодом поступления на предприятие перерабатываемого сельскохозяйственного и другого сырья, допустимыми при современной технике сроками его хранения, либо периодом (возможным по естественным, климатическим условиям) добычи и первичной его обработки (переработки). Такой режим применяется, в частности, на предприятиях торфяной, рыбной промышленности и на охотничьих промыслах. Он широко используется в лесном хозяйстве на посеве лесных семян и посадке леса, п ри выполнении сплавных работ и добыче живицы.

К перерывам по режиму работы предприятия относят обеденный перерыв, перерывы между рабочими сменами, праздничные и выходные дни. Они, кроме обеденного, будут минимальными или совершенно отсутствовать при непрерывных процессах и достигать наибольшей величины при работе по прерывной рабочей неделе в одну смену.

Основной формой режима работы металлургических, нефтеперерабатывающих, некоторых химических предприятий и цехов является трехсменная, поскольку нарушение непрерывности протекания технологического процесса в этих производствах допускается лишь в связи с требованием контроля за оборудованием, для осуществления профилактических мероприятий и регламентированного ремонта. Такой режим предполагает, что предприятие, цех работают беспрерывно в течение всего календарного года, если не предусмотрена (не осуществлялась) остановка на плановый ремонт оборудования. В случаях, когда такая остановка имела место, непрерывный режим работы будет меньше календарного года на величину простоя в связи с ремонтом.

Прерывный суточный режим работы предприятия (цеха) может быть одно-, двух- или трехсменным. Количество смен работы машиностроительных и других предприятий с прерывным режимом устанавливается в зависимости от характера отрасли, спроса на продукцию, наличия исходного сырья и рабочей силы, других факторов.

Важным фактором, определяющим длительность производственного цикла, является порядок движения предметов труда в производственном процессе. При этом может быть использован один из трех видов движения: последовательный, параллельный или параллельно-последовательный.

При последовательном виде движения каждая последующая операция начинается только после окончания обработки всей партии предметов труда (изделий, деталей) на предыдущей. На каждой операции обрабатывают по одному изделию, но на последующую передают всю партию деталей. В этом случае (рис. 2.3) длительность изготовления партии предметов труда Т П0ея на всех операциях равна сумме операционных циклов:

где n- число предметов труда в партии; m – число операций в процессе; t i – время обработки предмета труда на I – ой операции.

Рис. 2.3. Последовательный вид движения предметов труда в производстве

Например (см. рис. 2.3), при изготовлении трех деталей (и = 3) на пяти операциях (т = 5) нормы времени в единицах составляют: t \ - 10; t 2 = 4; f 3 = 12; f4 = 5; t 5 - 14 ед., тогда

Общая продолжительность цикла обработки партии предметов труда при последовательном их движении пропорциональна ее размеру (количеству предметов труда в партии) и длительности обработки каждого из них на всех производственных операциях. При этом каждый предмет труда, за исключением первого и последнего, значительную часть времени пролеживает на каждой операции (Г ы0) дважды - перед началом его обработки и окончания обработки всех предметов труда в партии.

Общее время внутрисменного (внутриоперационного) пролеживания единицы предмета труда на всех операциях t np составит:

где f O б P - суммарное время, затрачиваемое на обработку единицы предмета труда на всех производственных операциях. В примере оно составит:

Тогда

Общее время пролеживания всех предметов труда в партии, используемое для расчета размера незавершенного производства составит:

Тпр=n х tпр= 3*90=270 ед.

В случаях, когда на одной или нескольких производственных операциях обработка предметов труда выполняется одновременно на нескольких рабочих местах (с,), то формула (2.6) для расчета длительности операционного цикла при последовательном движении предметов труда в производстве примет вид:

где с, - количество рабочих мест, занятых изготовлением предметов труда на i-й операции.

Если в рассматриваемом примере предположить, что на 3-й и 5-й операциях с - 2, тогда

Одним из преимуществ последовательного вида движения предметов труда в производстве является отсутствие перерывов в работе оборудования и рабочих. Недостатки заключаются в отсутствии параллельности в обработке предметов труда и в их длительном пролеживании из-за перерывов партионности, что способствует созданию значительных запасов незавершенного производства. Используют этот вид движения в единичном и мелкосерийном производствах, где обрабатывают в партиях незначительное количество предметов труда, т.е. когда размеры партии не оказывают существенного влияния на продолжительность производственного цикла, а также, когда время выполнения отдельных операций и пролеживание предметов труда между ними незначительно.

При параллельном виде движения каждый предмет труда передается с одной операции на другую поштучно или транспортной (передаточной) партией, не ожидая обработки всей партии. Каждый предмет труда поступает на последующую операцию сразу после завершения работ на предыдущей, что позволяет выполнять их на всех операциях непрерывно, исключить пролеживание предметов труда в ожидании партионности и за счет этого сократить длительность операционного (технологического), а следовательно, и производственного цикла.

При построении графика параллельного вида движения предметов труда в производстве (рис. 2.4) рекомендуется учитывать следующие правила: сначала строится операционный цикл для первой передаточной партии по всем производственным операциям без пролеживания предметов труда между ними, затем для самой длительной операции по всей партии (п) предметов труда без перерывов в работе оборудования, и далее достраиваются операционные циклы на остальных операциях (кроме первой и самой длительной).

Рис. 2.4. Параллельный вид движения предметов труда в производстве

Длительность операционного цикла для параллельного вида движе-[ предметов труда в производстве Т тр определяется из выражения: - при поштучной передаче предметов труда:

При передаче предметов труда партиями:

где t max ~ время выполнения максимальной по продолжительности (главной) операции.

В примере при поштучной передаче предметов труда с одной производственной операции на другую длительность операционного цикла с параллельным видом движения составит:

В случаях, когда обработка предметов труда выполняется одновременно на нескольких рабочих местах (с,), формула (2.11) примет вид:

где с тах - количество рабочих мест на главной (максимальной по продолжительности) операции.

В рассматриваемом примере

При параллельном виде движения предметов труда по операциям технологического процесса имеет место их пролеживание до начала обработки на первой операции и после окончания завершающей, а также внутри передаточной партии. При этом общее время пролеживания каждого предмета труда в партии (? пр) можно найти из выражения

Общее время пролеживания всех предметов труда в партии

Таким образом, при параллельной обработке партии деталей на операциях (см. рис. 2.4), длительность которых меньше наибольшей (максимальной по продолжительности), возникают простои на рабочих местах. Простои будут тем больше, чем значительнее разность в длительности между главной (максимальной) операцией и остальными. Сокращение времени исполнения главной операции приводит к уменьшению простоев на других операциях.

Простои при этом виде движения предметов труда не будут возникать при равной или кратной продолжительности выполнения отдельных операций, т.е. когда они синхронизированы. Этот вариант называют иногда поточным видом движения и используют в условиях непрерывно-поточного производства. Для его осуществления необходимо, чтобы

где t h h ... t; - трудоемкость первой, второй и т.д. операций; т - число рабочих мест на этих операциях; г - такт потока.

Преимущество параллельного вида движения предметов труда в производстве состоит в том, что его использование позволяет достичь сравнительно с другими видами движения наименьшую длительность операционного цикла, равномерную загрузку рабочих и оборудования, более высокую производительность труда. Применяют его в основном на предприятиях крупносерийного и массового производств.

При параллельно-последовательном виде движения (рис. 2.5) последующая операция начинается до окончания обработки партии предметов труда на предыдущей, что сокращает время их нахождения (пролежива-ния) между операциями и обеспечивает непрерывную загрузку рабочих мест. Смежные операции частично перекрываются во времени, т.к. в течение некоторого времени выполняются параллельно.

Рис. 2.5. Параллельно-последовательный вид движения предметов труда в производстве

При этом виде движения предметов труда в производстве обработка их партии организуется на каждом рабочем месте без перерывов (как при последовательном движении), но обработка первой детали на последующей операции начинается раньше, чем будет закончена обработка последнего предмета труда (детали) на предыдущей (в этом случае имеет место параллельная обработка одной и той же партии предметов труда на смежных операциях).

При параллельно-последовательном движении различают два основных варианта сочетания смежных операций, когда продолжительность предшествующей операции:

а) больше последующей (т х > т 2 и от 3 > >щ);

б) меньше последующей (т 2 <%иш 4 < >щ).

Время т, в течение которого смежные операции выполняются параллельно, составит в первом случае:

во втором случае:

где р - размер передаточной или транспортной партии.

Так как индексы при t соответствуют более короткой операции из двух смежных, то, заменив обе формулы одной общей, получим:

где t min - норма времени на более короткую операцию из двух смежных.

Продолжительность процесса при параллельно-последовательном виде движения предметов труда в производстве Т пп будет меньше, чем при последовательном, на сумму времени, в течение которого смежные операции выполняются параллельно:

При небольших партиях с поштучной передачей предметов труда с операции на операцию, а не передаточными или транспортными партиями, продолжительность процесса определяется по формуле:

Продолжительность процесса при параллельно-последовательном Движении предметов труда на примере, приведенном выше (при р = 1) составит:

Если на отдельных операциях обработка предметов труда выполняется одновременно на нескольких рабочих местах (с,), формула (2.17) примет вид:

Время пролеживания единицы предмета труда на всех операциях г пр составит:

тогда f np = 3 ■ 54 = 162 ед., т.е. при параллельно-последовательном виде движения предметов труда в производстве время их пролеживания значительно меньше, чем при последовательном (в примере 270 ед.), и больше, чем при параллельном (в примере 84 ед.).

Приведенные выше примеры, расчеты и графики относятся только к операционной (технологической части) производственного цикла, в общую же его длительность включается и время транспортных, контрольно-учетных операций, естественных процессов и различных перерывов. На практике время транспортных и контрольно-учетных операций может быть перекрыто временем перерывов и учитываться при необходимости выполнения значительного объема транспортных и погрузочно-разгрузочных работ. Время контрольно-учетных операций выделяется отдельным слагаемым лишь тогда, когда для этого требуются значительные затраты рабочего времени.

Длительность естественных процессов Г е, неперекрываемых технологическим циклом, учитывается в минимальном размере, необходимом для их выполнения; время межоперационных перерывов Г пер - произведением их числа р на среднюю продолжительность одного перерыва Г мо, т.е. Г пер = р ■ f M0 ; перерывы партионности Г пр и количество рабочих мест на выполнении соответствующей операции - при расчетах длительности технологического цикла.

В этом случае для расчета продолжительности производственного цикла в рабочих днях можно использовать следующие формулы:

Для того чтобы выразить длительность производственного никла в календарных днях, можно использовать коэффициент, учитывающий соотношение календарных дней к рабочим. Например, при 255 рабочих днях в году он составит 365/255 = 1,4. И далее умножают на него длительность цикла, исчисленную в рабочих днях.

Практические рекомендации и мероприятия по сокращению длительности производственного цикла вытекают из принципов эффективной организация производства и в первую очередь пропорциональности, параллельности и непрерывности. Сокращение рабочего периода операционных циклов достигается совершенствованием техники и технологии, повышением технологичности выпускаемой продукции.

На предприятиях длительность производственного цикла сокращают по двум направлениям: во-первых, уменьшая время рабочего периода, во-вторых, сокращая перерывы. На первое существенное влияние оказывает технический уровень производства, на второе - уровень его организации. Сокращению длительности производственного цикла способствует внедрение новой техники и наиболее рациональной технологии, соответствующей конкретным условиям производства, уменьшение времени на вспомогательные процессы и прежде всего за счет их широкой механизации и автоматизации, сокращение межоперационных и межсменных перерывов, осуществление других мероприятий.

На предприятиях, например, лесной промышленности размер партии предметов труда принимается в объеме сменного задания, а производственный цикл начинается с валки деревьев и заканчивается штабелевкой круглых лесоматериалов на нижнем лесопромышленном складе (конечном лесопогрузочном пункте). В структуре относительно длительного производственного цикла изготовления круглых лесоматериалов, так же как и в машиностроении, деревообработке или ремонтном производстве, преобладают межоперационные и межсменные перерывы. Их сокращение достигается переходом от последовательного вида движения предметов труда к параллельно-последовательному и параллельному, организацией поточных методов организации производства, повышением коэффициента сменности, внедрением других мероприятий.

Экономическое значение сокращения длительности производственного цикла заключается прежде всего в том, что она оказывает существенное влияние на размер незавершенного производства, имеющего значительную долю в сумме оборотных средств предприятия. Сокращение же цикла приводит к уменьшению потребности в них, поскольку чем он Длиннее, тем больше оборотных средств требуется предприятию и тем значительный срок остаются они без движения (оборота). Сокращение Длительности производственного цикла ведет к уменьшению площади складских помещений для хранения незавершенного производства, запасов сырья и материалов, к улучшению использования основных средств снижению себестоимости продукции, а следовательно, при прочих равных условиях к увеличению прибыли

Организация производства и управление предприятием: Учеб. пособие / В.Г. Золотогоров. – Мн.: Книжный Дом, 2005. – 448с.

Рабочие процессы SharePoint - готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.

Что такое рабочие процессы SharePoint?

Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.

Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.

Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.

Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.

Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью рабочих процессов SharePoint?

Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.

Важно: По умолчанию рабочие процессы "Утверждение", "Сбор отзывов" и "Сбор подписей" не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.

Существует пять типов готовых рабочих процессов.

Утверждение (направление документа или элемента для утверждения или отклонения)

Сбора отзывов (направление документа или элемента для отзывов)

Сбор подписей (направление документа, книги или формы для получения цифровой подписи)

Трехэтапный рабочий процесс (отслеживание проблемы, проекта или задачи трех этапов или фаз)

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов - поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.

С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец "Выбор" с тремя или более значениями.

Утверждение публикации (автоматизация маршрутизации контента для проверки и утверждения)

У кого будет возможность добавлять и запускать рабочие процессы SharePoint?

Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.

Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).

Запуск рабочего процесса Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы "Участники" и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы "" посетители "" Нет).
Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только члены группы владельцев.

Как добавить и запустить рабочий процесс SharePoint?

На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.

Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.

Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.

Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска .) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.

Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.

Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.

Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.

Можно ли самостоятельно создавать рабочие процессы SharePoint?

Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы "с нуля".

Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.

Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция "Набор документов" дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.

Основная задача руководителя - организовать в компании/отделе грамотный рабочий процесс. Причем сделать это надо таким образом, чтобы на протяжении ближайших двух-трех лет компания функционировала без сбоев, а основной обязанностью руководителя был лишь контроль. Грамотная организация рабочего процесса является непременным условием получения фирмой прибыли, и такую компанию в случае необходимости легко можно продать. Если бизнес не налажен, то его цена равняется стоимости имущества фирмы, не более того.

Вы узнаете:

• Какими способами можно организовать рабочий процесс в компании.
• Каковы основные принципы организации рабочих процессов.
• Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места.
• Как организовать технологические процессы рабочих мест.
• Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации.
• Как оптимизировать рабочий процесс в организации.

Организация рабочего процесса: 3 основных способа

Рабочий процесс можно организовать тремя путями. Это коворкинг, фриланс и работа в офисе. Классификация условна, но отражает общую суть.

Какой вариант лучше выбрать? Тут все будет зависеть от направления деятельности фирмы и специфики ее работы. Кассиров банка сложно представить фрилансерами со свободным графиком, не так ли? Зато особой пользы от того, что журналист или дизайнер будет сидеть в офисе строго с 9 до 6, вы не получите. Представителям креативных профессий нужен простор для творчества.

Тем не менее работа в офисе до сих пор остается самым распространенным способом организации рабочего процесса. Рассматривать его во всех подробностях нет смысла.

Под фрилансом понимается наем людей для выполнения определенной работы. В штат фрилансеров не берут, то есть выплачивать таким сотрудникам ежемесячный оклад и отчислять с него налоги не нужно. Это экономически выгодно, а потому многие фирмы предпочитают именно данный метод организации рабочего процесса. Впрочем, есть руководители, которые опасаются «безответственности» фрилансеров и стараются не привлекать их к работе.

Коворкинг можно назвать промежуточным звеном между фрилансом и работой в офисе. Он лучше всего подходит людям, работающим в небольших группах или удаленно, но при этом обязанным время от времени встречаться с коллегами, чтобы обменяться информацией по делу.

Если рассуждать теоретически, человек любой профессии может работать фрилансером или на условиях коворкинга. Но в реальности данные способы организации рабочего процесса практикуют компании, нуждающиеся в услугах веб-разработчиков, художников, рекламщиков и т. п. Да и самим людям творческого склада не слишком комфортно придерживаться строгого графика и проводить время в скучном для них офисе. С другой стороны, найти фирму, сотрудники которой все до одного были бы фрилансерами, очень и очень сложно - практически в любой компании имеются штатные сотрудники.

Как работать полдня и все успевать: алгоритм, который используют в «Газпроме»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете. Дэвид Аллен, консультант «Газпрома» и Всемирного банка, поделился алгоритмом, как руководителю освободить от дел четыре часа в день. Вам помогут персональный планировщик дел и подробные инструкции, которые вы найдете в статье электронного журнала «Коммерческий директор».

Принципы организации рабочего процесса, которые необходимо соблюдать

Технология организации рабочего процесса подразумевает обязательное выполнение нескольких основных правил:

1. Содержание трудового процесса должно быть оптимальным . Для равномерной загрузки сотрудника необходима рациональная последовательность и наилучшее сочетание используемых в работе приемов. Эту же цель преследует правильная организация интенсивности и ритмичности трудового процесса, а также разработка для сотрудника оптимального сочетания умственной и физической деятельности. Достичь всего этого можно, применив на производстве принцип разделения труда, верно рассчитав рабочую норму и оснастив предприятие высококачественным и соответствующим всем современным требованиям эргономики оборудованием.
2. Человек и техника должны действовать одновременно . То есть, пока включено оборудование, сотрудник может заниматься обслуживанием рабочего места, подготовительной/заключительной работой или выполнять вспомогательные трудовые операции.
3. При организации рабочего процесса нужно предоставить сотруднику возможность экономить движения . Это достигается путем установки хорошего оборудования, четкой планировки рабочих мест, максимально удобного расположения инструментов.
4. Движения, совершаемые работником, должны быть налаженными и доведенными до автоматизма . Достичь ритмичности помогает продуманная последовательность приемов, совершаемых с расчетом, чтобы сотрудник затрачивал за конкретный отрезок времени определенное количество энергии - и так до конца смены. Благодаря автоматизму, то есть постоянному повтору одних и тех же операций в течение долгого времени, внимание человека концентрируется на быстром и качественном выполнении работы.
5. Интенсивность труда также обязана быть оптимальной . Организация рабочего процесса на предприятии предполагает удобство выполнения тех или иных операций, перемену видов деятельности, переход с мышечных нагрузок на нервные и наоборот, заботу о минимизации влияния производственной среды на человека. Исследования в области физиологии и экономики выявили ту степень загрузки рабочего и уровень напряженности его труда, при которых будет обеспечена оптимальная производительность.

Условия производственной деятельности на разных предприятиях могут сильно отличаться, а значит, и организация рабочих процессов имеет свои особенности. Чтобы добиться повышения эффективности труда, нужно все вышеперечисленные требования адаптировать к конкретному случаю.

Рассказывает практик

Лайфстайл бизнес-центры - способ эффективной организации рабочего процесса

Светлана Григорьева ,

директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS

Рабочий процесс необходимо организовать таким образом, чтобы сотрудникам было комфортно трудиться и они чувствовали себя свободно. Хорошим решением будет использование лайфстайл-бизнес-центра.

Смысл идеи отражен в самом ее названии - «стиль жизни». Человек, которому интересно и приятно находиться в офисе, работает значительно эффективнее. И если руководители компании это понимают, то уделяют достаточно внимания организации основных рабочих процессов на производстве.

Стиль лайфстайл как метод организации рабочего процесса родом с Запада, причем его возраст насчитывает уже несколько десятилетий. Как инвесторы, так и арендаторы отдают должное данному формату - достаточно вспомнить самые крупные на европейском рынке сделки по продаже Chiswick Park в Лондоне и The Park в Праге. В нашу страну этот стиль пришел не так давно и пока что считается нововведением.

Своим появлением лайфстайл-бизнес-центры обязаны соединению идей психологии, HR-технологий и оптимальной организации рабочего пространства. Домен enjoy-work сайта английского Chiswick Park переводится как «наслаждайся работой» и вполне отражает суть концепции.

Основное достоинство подобных бизнес-центров - возможность создать комфортную рабочую среду как для каждого сотрудника в частности, так и для всей фирмы в общем. В этом офисном пространстве не только удобно работать, но можно и развиваться как личность. Причем одно тут напрямую зависит от другого: чем комфортнее сотрудник себя чувствует, тем лучше он работает и тем успешнее развивается бизнес.

Арендуя бизнес-центр формата лайфстайл, вы одновременно платите за то, что работающая на вас команда становится более мотивированной, а соответственно, и более эффективной. Конечно, за аренду приходится отдавать серьезные деньги, но результат того стоит. Плюс вы можете существенно сэкономить на совместных походах в рестораны и поездках на природу: зачем это делать, если в бизнес-центре имеется все необходимое для тесного общения сотрудников?

Самое интересное, что аренда лайфстайл-бизнес-центра обойдется вам примерно в 2-3 раза дешевле, чем традиционный офис в центре города. Лайфстайл-помещения обычно расположены в несколько более отдаленных районах, но при этом добраться к ним на транспорте не представляет никакого труда. Такие офисы располагаются или вблизи оживленных автомагистралей, или около станций метро, а иногда - недалеко от аэропорта. Если крупные транспортные узлы поблизости отсутствуют, то к этим бизнес-центрам в обязательном порядке ходят шаттл-басы.

Большинство БЦ в стиле лайфстайл представляют собой малоэтажные здания, расположенные на довольно обширной территории. Планировка таких центров великолепно продумана: помимо мест для делового и неформального общения, в них организованы зоны отдыха, разбиты парки с аллеями, построены кафе и рестораны, возведены спортивные площадки и клубы.

Особенность данного формата организации рабочего пространства заключается в том, что сотрудники легко могут совмещать работу на благо компании с отдыхом и занятиями спортом. Обустроенное таким образом место буквально подталкивает человека к творчеству и личностному развитию. При этом соблюдается необходимый баланс между работой и обыденной жизнью.

Бизнес-центры лайфстайл, как правило, арендуют компании, которые прекрасно осознают связь между стимулированием сотрудников и успешным развитием бизнеса. Если рабочее место будет скучным, то речи об эффективной работе в большинстве случаев идти не может. И следует помнить об одном важном нюансе: подобным образом рабочее пространство организуют фирмы, деятельность которых не связана с ежедневным приемом клиентов, или же компании, имеющие отдельный головной офис в центре города.

Из каких этапов состоит процесс организации рабочего места

Этап 1. Определите цель.

Чтобы оптимизировать рабочий процесс, нужно идти от обратного, то есть сперва сформулировать результат, которого надо добиться, а затем подумать, что для этого нужно сделать.

Решите, какой ежедневный результат требуется от сотрудников. При этом не нужно оперировать понятиями «планируется», «делается» или «будет выполнено» - используйте слова «есть» или «сделано». К примеру: «Работа по покраске забора сделана», «Есть доход».

После этого определите, что сотрудник должен предпринять часом, днем или неделей ранее для достижения требуемого результата. Промежуток времени выбирайте исходя из специфики работы. Затем отмотайте события еще на один временной отрезок и выясните, какие действия требуются от человека для получения им возможности сделать шаг, ведущий к выполнению поручения. Далее постепенно возвращайте шаги работника к самому началу, к моменту постановки перед ним задачи.

Описание процесса деятельности сотрудников для уже работающего бизнеса имеет свои достоинства и недостатки. Первые заключаются в том, что не нужно сочинять ничего нового - надо просто внести в формулу уже существующие этапы работы. Минусом является подспудное желание руководителя организовать рабочий процесс, включив в него действия и факторы, в данный момент использующиеся в производстве, но без которых можно легко обойтись. Если же описывать действия персонала согласно приведенной выше схеме, от конца к началу, то рабочий процесс можно хорошо оптимизировать, просто убрав из него все лишнее.

Если у вас малый или средний бизнес и вы не горите желанием заниматься слишком подробным описанием процесса, то хватит и разбивки на 10-20 шагов.

После того как вы полностью сформируете схему, ее нужно будет проверить. Необходимо проанализировать, возможно ли начало следующего шага после выполнения предыдущего и приведет ли совокупность всех действий к получению фирмой прибыли. Только правильная организация рабочего процесса даст нужный результат. Если на каком-то шаге система начнет сбоить, придется искать обходной путь.

Этап 2. Пропишите переходы между результатами.

Когда конечная цель разработана и выявлены ведущие к ней шаги, нужно определить промежуточные результаты.

Если объяснить схему простыми словами, то звучать она будет примерно так: «Деталь под номером таким-то находится на складе. К такому-то времени она должна быть в таком-то цеху». Что для этого необходимо сделать? Правильно: найти деталь и переместить ее в нужное место.

Другой пример. Между понятиями «Документ оформлен» и «Документ сдан» нельзя поставить знак равенства. Нужен переход, который следует подробно описать: «Принять документ, заверить его у ответственного лица, после чего передать по назначению».

Разработав переходы, еще раз внимательно просмотрите всю схему. Наверняка в ней найдутся нюансы, в которых вы недостаточно разобрались. Это необходимо исправить, иначе организация рабочего процесса не получится на сто процентов эффективной. В большинстве случаев проблема не будет какой-то уникальной, нужно просто поискать, кем и когда уже был сформулирован данный порядок действий.

У многих предпринимателей может возникнуть вопрос: а поддается ли подобному описанию творческий труд? Как ни странно, но именно с ним проблем меньше всего.

В одной фирме сложилась довольно непростая ситуация. Спровоцировали ее специалисты, занимающиеся веб-дизайном. Уверив начальство, что их работа относится к категории творческих, сотрудники перестали выполнять заказы вовремя. Их оправдания не отличались оригинальностью: работу художника нельзя регламентировать. Как оказалось, можно. Любой процесс в бизнесе поддается поэтапному описанию, в том числе и процесс создания дизайнерских макетов, написания статьи, сочинения музыки. Когда работа веб-дизайнеров была разделена на несколько последовательных шагов, дело наладилось.

Чтобы компания работала как часы, необходимо формализовать все действия сотрудников - от уборки помещений до телефонных звонков клиентам.

Один человек уехал в США. Языка он почти не знал, но в фирме, куда он устроился на работу, ему выдали инструкцию в виде буклета с цветными изображениями. Такие брошюрки полагались всем гастарбайтерам, чтобы те, кто не умеет читать по-английски, с помощью картинок могли разобраться, что и в каком порядке следует делать. Иностранцы получали право приступить к работе только после того, как заучивали данную памятку назубок.

При увольнении возвращать «подарок» было не обязательно: в США у каждой серьезной фирмы имеется большой запас таких инструкций. Раздать их сотрудникам для западных работодателей гораздо проще, чем уговаривать людей избегать разного рода авралов и чуть ли не на пальцах объяснять каждому, в чем будут заключаться его обязанности. С другой стороны, у наших руководителей, если они достаточно компетентны, работники всегда четко знают, что и в какой момент времени от них требуется.

Этап 3. Разработайте инструкции.

После того как будут продуманы все промежуточные шаги и главные результаты с необходимыми связями между ними, организации рабочего процесса понадобится расклад по должностям и функциональным обязанностям.

Для начала определите, какие фазы работы требуют наличия сотрудников, а какие - нет. Вычислив этапы, на которых без работников не обойтись, начинайте распределять обязанности между людьми.

Чаще всего для этого используется вертикальный принцип распределения, подразумевающий, что человек, выполняющий определенную работу от начала до конца, за нее и отвечает. Этому сотруднику известны инструкции разных уровней, он может совмещать обязанности как топ-менеджера фирмы, так и исполнителя. Но данное решение не может считаться идеальным, т. к. возможны не слишком приятные последствия:

• Сотрудник с доступом к таким инструкциям имеет конкурентное преимущество перед своими коллегами. Однажды он может «подарить» кому-то эти инструкции.
• Требования к данному сотруднику значительно повышаются.
• Если человек вдруг решит уволиться, то это самым неблагоприятным образом скажется на работе всей компании, так как именно на этом конкретном сотруднике была завязана значительная часть организации рабочих процессов.

Поэтому вместо вертикального принципа распределения целесообразнее использовать систему «тетриса». Каждый сотрудник должен выполнять ту работу, которая у него получается лучше всего. А конечный результат обязан зависеть уже от совместных усилий всего персонала.

Если построить работу в компании таким образом, то все возможные недостатки легко превратить в достоинства. Человек, занимающийся тем делом, к которому у него есть несомненный талант, работает без лишнего напряжения, без ошибок и с удовольствием, что прямо сказывается на эффективности его труда и экономит фирме средства.

Помните: должность и функциональные обязанности - разные вещи. Одна должность может подразумевать выполнение сразу нескольких дел.

После формирования списка должностей и перечня требований к сотрудникам, занимающим определенные посты, нужно заняться составлением инструкций, согласно которым соответствующее подразделение компании (или отдельный кадровый работник) будет отбирать персонал. Данные документы нужно увязать как с должностными инструкциями, так и с рабочим процессом.

Подведем промежуточные итоги. Создание или реконструкция фирмы подразумевает организацию рабочего процесса, составление должностных инструкций, формирование правил приема на работу и разработку условий оплаты труда.

И еще один момент: прописывая рабочий процесс, не забудьте указать, в каком виде документация должна переходить от одного сотрудника к другому.

Организация технологических процессов рабочих мест

Под организацией рабочего места понимается:

• внутреннее, происходящее случайным образом взаимодействие элементов рабочего места;
• такое же взаимодействие, только совершенное целенаправленно;
• внешнее нерегулярное, совершенное случайным образом воздействие на рабочее место и его элементы;
• воздействие на рабочее место, имеющее целенаправленный, систематический и непрерывный характер.

Из вышесказанного следует, что организация рабочих мест происходит не только благодаря указаниям сверху и прописанным заранее правилам, но и в результате стараний самого работника, влияния окружающей среды и воздействия элементов рабочего места друг на друга.

Если рабочее место организовано грамотно, то человек на совершение тех или иных действий тратит значительно меньше времени, но при этом качество выполненной работы повышается. Также можно говорить об уменьшении расходов сырья, материала, энергии, что в свою очередь способствует увеличению прибыли и конкурентоспособности фирмы.

Все элементы организации рабочего процесса тесно связаны между собой, и обустройство рабочих мест в этом списке занимает далеко не последнее место. Их грамотная подготовка включает в себя установку и закрепление всех нужных инструментов и приспособлений, контроль за течением технологического процесса, безошибочное управление оборудованием и т. д.

Формы разделения и кооперации труда, принятые на предприятии, также во многом влияют на способ организации и обслуживания рабочих мест.

Чем лучше продумано обустройство рабочих мест, тем комфортнее становятся условия труда исполнителей, тем менее сказывается на них неблагоприятное воздействие производственной среды. Чтобы работник в процессе своей деятельности не испытывал слишком сильного напряжения и, как следствие, переутомления, его рабочее место должно быть обустроено с соблюдением всех существующих норм.

Правильная организация трудовых процессов и рабочих мест позволяет решить следующие задачи:

1. С максимальной пользой распорядиться имеющимися в наличии производственными площадями.
2. Со всей возможной рациональностью оборудовать отдельно взятое рабочее место, удобно расположив даже самые незначительные его элементы.
3. Сделать рабочее место удобным и комфортным.
4. Защитить работников от неблагоприятных воздействий внешней и внутренней производственной среды.
5. Обеспечить бесперебойное и синхронное функционирование рабочих мест, а также качественное их обслуживание.

Единой системы обустройства рабочих мест не существует просто потому, что специфика деятельности у каждого предприятия своя. Но если следовать нескольким общим правилам организации, применимым к определенной группе рабочих мест, то на выходе можно добиться весьма неплохого эффекта. Главное - осуществить классификацию рабочих мест по тем или иным признакам и в соответствии с ними найти оптимальный вариант организации.

Но классификационные признаки будут зависеть от направления деятельности компании и специфики производства. В зависимости от этих деталей и многих других факторов и строится организация и обслуживание рабочих мест.

Впрочем, существуют и общие для любого рабочего места требования, о каком бы предприятии или компании ни шла речь. Их можно разделить на организационные, технические и психофизиологические.

Первые предполагают наиболее удобное для работника расположение инструментов и оборудования, возможность рационального обслуживания рабочего места и т. д.

Под техническими требованиями понимается оснащение рабочего места всем необходимым оборудованием, техникой, связью и проч.

Психофизиологические требования подразумевают соответствие рабочего места конкретным особенностям психологии и физиологии работников.

Общие правила организации рабочих мест заключаются:

• в соответствии оснащения и специализации рабочих мест всем необходимым требованиям;
• в грамотном размещении рабочих мест;
• в регулярном их обслуживании.

• Совершенствование управления предприятием: направления, на которые стоит обратить внимание

Как осуществлять контроль рабочего процесса в организации

Без соответствующего контроля достижение компанией поставленных целей остается под большим вопросом. Задача контроля - сделать управление бизнесом как можно более эффективным.

Контроль обязан соответствовать определенным стандартам, которые устанавливаются в процессе его осуществления. Также необходимо подвергать анализу достигнутые результаты и, в случае несовпадения их с поставленными целями, проводить корректировку.

Контроль призван выполнять несколько задач: оценивать положение дел на предприятии, собирать необходимые данные, которые впоследствии подвергаются обработке, и выявлять ошибки. Другие функции контроля заключаются в анализе причин неудач и поиске путей исправления ситуации, разработке методов достижения целей, подготовке стандартной системы отчетности.

Внутренний распорядок организации содержит список норм и правил трудового поведения, обязательных к исполнению. Есть несколько вариантов нарушения трудовой дисциплины: несоблюдение субординации, срыв координации в процессе выполнения задания, отступление от правил, определяющих режим рабочего времени и отдыха, игнорирование технологических норм. Причем последнее подразумевает собой не только выход за пределы правил, регулирующих использование средств производства работником и работодателем, но и допущение ошибок, касающихся времени ведения техпроцесса. От особенностей последнего напрямую зависит регулирование рабочего времени сотрудника и периода его отдыха. Труд может быть постоянным, предполагающим определенные перерывы между этапами деятельности, ночным, разделенным на несколько частей в течение одной смены и т. д. Во время рабочего процесса в организации нужно соблюдать нормы субординации и уделять пристальное внимание координации действий сотрудников. Если человек не выполнил или же исполнил ненадлежащим образом порученное ему задание, то это расценивается как дисциплинарный проступок.

Дисциплинарные проступки могут быть трех видов:

• работник пренебрег технологическими нормами;
• работник отказался от соблюдения норм субординации и координации в процессе управления трудом или сделал это ненадлежащим образом;
• сотрудник нарушил режим рабочего времени, то есть отклонился от соблюдения норм трудовых правоотношений, регулирующих время работы и отдыха, - ст. 100 Трудового кодекса РФ.

Порядок установления обстоятельств, свидетельствующих о нарушении работником принятых в организации норм, во многом зависит от вида дисциплинарного проступка.

Мнение эксперта

Развитая трудовая культура позволяет значительно сократить нарушения дисциплины

Михаил Плынский ,

генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел

Некоторые из наших сотрудников время от времени нарушали трудовую дисциплину: одни опаздывали и прогуливали, вторые отлынивали от работы, третьи были пойманы на воровстве. Мы успешно справлялись с этими проблемами, лично беседуя с провинившимися людьми и с коллективом, - но только до тех пор, пока штат нашей организации составлял 30-40 человек. В дальнейшем бизнес вырос, появились новые направления, и сотрудников у нас стало гораздо больше.

После этого проблема встала во весь рост, и мы поняли, что решать ее нужно радикальными методами. Но снизить вероятность нарушений может только та компания, в которой хорошо налажена организация рабочего процесса и сильно развита трудовая культура. Для ее формирования мы вязли за основу Гарцбургскую модель управления коллективом, изучили основные инструменты, используемые в ее рамках, а потом начали применять их в своей работе.

• Эффективное производство и кайдзен: применение и результаты

Оптимизация рабочего процесса в организации

Эффективная организация рабочего процесса невозможна без проведения целого комплекса мероприятий, целью которых является повышение рентабельности бизнеса. Если все сделать согласно формуле «Выше, дальше, лучше!», то отдача от соответствующего подразделения фирмы будет больше, затраты значительно снизятся и т. п.

Если после всех приложенных усилий ситуация только ухудшилась, то следует признать, что проведенная оптимизация была не слишком удачной. Совершенствовать работу филиалов нужно, соблюдая определенный порядок. Сделайте следующее:

1. Определите необходимость оптимизации.

Проанализировав работу отдельного подразделения, к данному выводу может прийти как руководство фирмы, так и начальник соответствующего отдела, увидевший, что работу подведомственного ему сектора нужно каким-то образом улучшить. В последнем случае чаще всего имеется в виду общее усовершенствование системы. Если же идея оптимизации рабочего процесса в организации исходит от начальства, то, как правило, это вполне конкретный запрос, направленный на реформу тех или иных моментов. К примеру, руководитель фирмы посчитал, что расходы какого-то подразделения слишком велики и их нужно уменьшить. Обычно это касается тех служб, работа которых влияет на получение компанией прибыли лишь косвенно: отдела кадров, сектора техники безопасности и т. п.

Но стремление сэкономить - лишь один из мотивов запланированных реформ в организации. Чаще всего причина кроется в другом: служба недостаточно хорошо выполняет возложенные на нее функции.

Как только запрос сформулирован, запускается процесс реструктуризации подразделения. И первым шагом в этом направлении будет определение миссии и экономической функции отдела.

Что это означает? Казалось бы, о чем тут думать: задача отдела продаж - реализовывать, функция курьерской службы - доставлять, забота рекламного отдела - продвигать товар. К сожалению, все гораздо сложнее.

Современный российский бизнес отличается тем, что должностные обязанности человека, занимающего в компании определенный пост, не всегда ясны. Часто одна и та же должность в разных организациях подразумевает выполнение совершенно различных задач. Взять, к примеру, маркетологов: в одной компании человек этой профессии обязан разрабатывать концепцию развития бизнеса, в другой - заниматься личными продажами. Где-то менеджеры по персоналу обучают сотрудников, прививают им корпоративную культуру, а где-то просто набирают людей на работу. И подобная ситуация сейчас в большинстве отечественных компаний.

Поэтому, прежде чем заняться улучшением работы отдельного подразделения в организации, необходимо понять, какую роль данный отдел играет в общей структуре фирмы.

Чтобы ответить на этот вопрос и в дальнейшем оптимизировать рабочий процесс в организации, необходимо:

• определить задачи, решение которых находится в ведомстве данного подразделения;
• выяснить место, которое он занимает в компании;
• установить роль подразделения в экономической составляющей фирмы.

Ко второму пункту улучшения рабочего процесса в организации можно переходить только после того, как полностью разберетесь с первым.

1. Выясните критерии эффективности.

Это один из наиважнейших этапов работы по оптимизации. Более того, все дальнейшие шаги будут зависеть от того, какие именно параметры вы определите в качестве главных критериев. Как раз тут вам пригодятся данные, полученные в процессе разработки предыдущего пункта.

Анализ обязан основываться на целях, которых должно достичь то или иное подразделение. К примеру, задача службы безопасности - предотвращать хищение материальных ценностей, находящихся в собственности компании. То есть критерием эффективности отдела будет сокращение/увеличение количества подобных эпизодов.

Исходя из этого, результативность действий отдела можно оценить с помощью ранее сформулированных задач.

Если поставить определенную оценку не представляется возможным, это означает, что в формулировке задач была допущена ошибка либо они были прописаны с помощью расплывчатых фраз. В таком случае приходится возвращаться к предыдущему этапу оптимизации рабочего процесса в организации.

Но если все сделано верно, то наступает очередь следующего шага.

1. Оцените, насколько вас удовлетворяет работа того или иного отдела.

Здесь можно обойтись без подробных пояснений. Ситуацию по каждому отделу нужно оценивать с помощью выбранных ранее критериев эффективности. Самая простая оценка будет в формате «удовлетворительно/неудовлетворительно». Если требуется более глубокое понимание ситуации, то отчет можно построить исходя из числовых данных. В итоге вы четко увидите, насколько то или иное подразделение соответствует вашим ожиданиям. Если все в порядке - хорошо. Если требуется вмешательство, то нужно приступать к следующему этапу улучшения рабочего процесса в организации.

1. Сформулируйте задачи оптимизации.

Тут тоже особых сложностей не предвидится. Проанализировав все пункты, повышенное внимание нужно уделить тем, что вызывают наибольшие вопросы. При постановке задач постарайтесь использовать не отрицательные термины, а положительные. То есть ставьте перед сотрудниками цель «улучшить качество работы», а не «по возможности минимизировать процент брака».

Все, подготовка к оптимизации рабочего процесса в организации выполнена. Настала пора претворить решения в жизнь.

1. Проведите направленные на оптимизацию мероприятия.

В любой ситуации, прежде чем начинать какое-либо дело, нужно провести ориентировочный анализ. В данном случае он будет направлен на определение внутренних резервов организации. Для этого предварительно составьте общий список функций внутри подразделения.

1. Пропишите для каждого отдела перечень его функций.

Данный список будет напоминать должностную инструкцию, только составленную не для конкретной должности, а для всего отдела целиком. Впрочем, чтобы документ не отличался особой сложностью, его можно разбить именно по специальностям. В итоге получится перечень обязанностей, которые должны выполнять сотрудники конкретного отдела.

1. Оцените, насколько успешно выполняется работа.

В данном случае оценивать нужно не общие успехи подразделения, а каждую функцию по отдельности. Благодаря этому станет ясно, правильно ли они распределены между сотрудниками и что именно нужно «подтянуть».

Хорошо, если выяснится, что все проблемы возникают из-за неудовлетворительной работы одного сотрудника. Стоит взять на его место другого, и все трудности уйдут. К сожалению, такое случается крайне редко, ведь «слабое звено» в коллективе заметно с первого взгляда и его давно бы уже вычислили. Скорее всего, дело тут в другом: рабочий процесс в организации страдает «благодаря» слабой работе всего отдела.

Но случается и так, что оценку выполнения функций провести не выходит. В данной ситуации нужно подумать об эффективности существующего контроля и о том, работает ли он в принципе.

1. Выясните, как сильно субъективные факторы влияют на успешность выполнения функций.

Определите, насколько личностные особенности сотрудников влияют на эффективность их работы в организации. Примеры можно привести самые разные. Если человек по жизни медлителен, то вряд ли он будет справляться с работой, требующей принятия мгновенных решений. Значит, этому сотруднику лучше предложить должность, предполагающую взвешенные и обдуманные поступки.

1. Найдите зависимость от факторов внутри отдела.

Рабочий процесс нужно организовывать, опираясь на сложившуюся в коллективе атмосферу. Имейте в виду: отклонения в любую сторону от «золотой середины» крайне нежелательны - как со знаком «плюс», так и со знаком «минус». Если сотрудники не нашли общий язык, ведут себя по отношению друг к другу агрессивно, то эффективной работы от них можно не ждать. Этому мешает отсутствие межличностного взаимодействия. Но и у излишне дружелюбного коллектива есть свои недостатки - персонал, проводящий рабочее время за чашкой чая и неспешными беседами, тоже вряд ли расположен к плодотворному труду.

Можно отметить и другие факторы, сводящие на «нет» даже самую грамотную организацию рабочего процесса. Проблемы возникают, если:

• процесс в недостаточной степени автоматизирован. К примеру, заполнять документы вручную - это долго и нерентабельно;
• функции сотрудников дублируются;
• должностные обязанности распределены без четкой системы;
• сотрудники подчиняются одновременно нескольким начальникам.

1. Определите, насколько исполнение функций зависит от факторов вне юрисдикции отдела.

Чтобы организация рабочего процесса была по-настоящему качественной, особое внимание нужно уделять внешним факторам. Нередко бывает так, что работа определенного подразделения «тормозит» из-за негативного влияния смежных отделов. Плохо работает служба закупок? Проверьте другие сферы: возможно, проблема в том, что бухгалтерия медленно выписывает оплаченные счета. Ясно, что в данной ситуации нужно разбираться именно с бухгалтерами, а не с людьми, работающими на закупках.

Или другой пример: организации срочно требуется новый сотрудник, но его до сих пор нет. Есть вероятность, что виноват в этом не отдел кадров, а руководитель, который слишком сильно затянул с утверждением предложенной кандидатуры.

1. Выделите время на наблюдение, после чего составьте карту затрат времени на реализацию функций.

Данная процедура в деле организации рабочего процесса имеет далеко не последнее значение. Как ее выполнить? Возьмите карандаш, блокнот и секундомер, после чего «поселитесь» в отделе на несколько дней. Вычислите, на что тратит время каждый сотрудник подразделения. Возможно, результаты исследования вас удивят. К примеру, может выясниться, что кто-то из персонала большую часть рабочего времени проводит в поисках нужных документов, которые по недоразумению оказались в другом отделе.

Пользу этой информации трудно переоценить: сразу становится ясно, по каким причинам определенная работа не выполняется в установленные сроки.

1. Проведите опрос по итогам карты затрат времени.

После того как вы запишете в блокнот результаты своих наблюдений касательно предыдущего пункта, опросите сотрудников: на что, по их мнению, уходит большая часть рабочего времени? Все ответы фиксируйте. Для наглядности можно составить специальную таблицу, данные из которой легко соотнести с результатами сделанных вами наблюдений.

1. Поинтересуйтесь у сотрудников, каким образом можно улучшить сложившуюся ситуацию.

Мероприятие не только в демократическом стиле, но и очень важное для будущей грамотной организации рабочего процесса. Пусть каждый сотрудник подумает и выскажет свои мысли насчет того, что ему больше всего мешает в работе и что можно было бы улучшить. Не ждите особой глубины анализа - кто-то может пожаловаться, что его раздражает отсутствие курительной комнаты на этаже. Но из всего сказанного наверняка можно будет сделать определенные выводы.

1. Вычленив однотипные функции, найдите возможность их объединить.

Время аналитики прошло, настала пора заняться конкретно улучшением организации рабочего процесса. Как объединить сходные функции? В этом нет ничего сложного. Просто нужно одному человеку поручать однотипные задания - так они не будут отнимать время у разных сотрудников. Примеры привести несложно. Оператор ПК, занимающийся вводом в систему первичных документов, может освободить от этой обязанности более квалифицированных сотрудников. То же можно сказать о телемаркетологах, которые совершают звонки в отделах продаж, и ресечерах в кадровых агентствах. Вариантов на самом деле более чем достаточно.

Объединяя функции, можно значительно сэкономить время высокооплачиваемых специалистов и повысить эффективность работы подразделения.

1. Автоматизируйте рабочие процессы.

Современный бизнес становится все более технологичным, и в каждой организации появляется множество узлов, которые можно перевести в цифровой формат. Главное - выявить сферы работы, где автоматизация будет способствовать повышению эффективности труда. В некоторых отделах внедрение подобных систем может повысить производительность на 100 процентов, так как сотрудники организации будут избавлены от рутинной работы, траты лишнего времени на коммуникации и поиск необходимой документации.

Безусловно, автоматизация может сыграть значительную роль в организации рабочего процесса, но тут нужно отталкиваться от потребностей конкретной компании. При условии внедрения общей CRM основные трудности отделов, вероятнее всего, будут решены. Если же приобретение подобной системы не планируется, то проблемы подразделения придется решать каким-то иным способом. Но всегда можно автоматизировать отдельно взятые функции с помощью самописных программ, если стопроцентное цифровое управление отделом вам не требуется.

1. Займитесь обучением персонала.

Для отдельных организаций обучение персонала стоит на первом месте. Но тут многое зависит от того, что подразумевать под этим словом. Если обучение является не самоцелью, а средством усовершенствования, то необходимо обратить внимание на такие нюансы:

• Обучение персонала не всегда приводит к оптимизации работы. Дело в том, что невозможно учесть все имеющиеся в наличии факторы. Во-первых, не у всех сотрудников равная способность к обучению. Во-вторых, у кого-то из персонала может не хватить мотивации. В-третьих, не все тренеры достаточно квалифицированы. В-четвертых, обучающий курс может быть не совсем адаптирован к требованиям организации. И на этом список нюансов далеко не заканчивается.
• Обучать сотрудника имеет смысл лишь в том случае, если он готов проработать в компании достаточно долгий срок. Иначе это будет лишняя трата времени и ресурсов.

Но если для грамотной организации рабочего процесса сотрудники нуждаются в курсе обучения, то его в обязательном порядке нужно провести. Главное при этом - следить за результатами, быть в курсе того, насколько данная практика повышает эффективность работы отдела.

1. Оцените перспективы оптимизации

Вовремя проведенная оптимизация способна значительно увеличить прибыль компании. Но на организацию всех вышеперечисленных мероприятий придется выделить определенные средства, после чего выяснить, был ли достигнут желаемый экономический эффект. Тут вас может подстерегать опасность, а именно несопоставимые с полученной отдачей финансовые затраты. И тут стоит хорошо подумать, какими преобразованиями стоит заняться, а какими - нет. Правила организации рабочего процесса подразумевают, что имеет смысл вкладывать деньги только в те позиции, которые со временем себя окупят. Если вы в чем-то не уверены, то лучше отказаться от нововведений, так как непродуманные действия грозят лишь разочарованием.

Информация об экспертах

Светлана Григорьева , директор по маркетингу делового квартала NEOPOLIS. Деловой квартал NEOPOLIS - первый в России lifestyle бизнес-центр. Входит в тройку крупнейших проектов офисной недвижимости Москвы 2016 года. Официальный сайт - neopolis.msk.ru. Квартал включает четыре 9-этажных офисных корпуса и два здания наземного паркинга на 1360 автомобилей.

Михаил Плынский , генеральный директор электротехнической компании «Фабер», Орел. «Фабер». Сфера деятельности: производство электротехнического оборудования, металлоконструкций, металлических корпусов для электрощитового оборудования и цифровой информационной коммуникационной техники. Форма организации: ООО. Численность персонала: 250. Стаж Генерального Директора в должности: с 2004 года. Участие Генерального Директора в бизнесе: наемный менеджер.

Cтраница 1

Время рабочего процесса, затрачиваемое на изменение качества заготовки, называется основным технологическим временем гот. Если рабочий процесс осуществляется без непосредственного участия человека, то это время называют машинным. Если рабочий процесс осуществляется с участием человека, то основное технологическое время называют ручным; при частичном участии человека - машинно-ручным. Основное технологическое время, мин, зависит от выбранного метода изготовления и рабочего инструмента.  

Сокращение времени рабочего процесса, повышение эффективности АЛ достигается комплексным внедрением совершенных технологических процессов, применением высокопроизводительной технологии.  

Как и во время рабочего процесса, который протекает с тем меньшим расходом энергии, чем лучше он усвоен, так и благодаря замедлению реакции до ее своевременного срабатывания исключаются излишние движения.  

В действительном компрессоре во время рабочего процесса имеет место сложный теплообмен. Всасываемый воздух, проходя по каналам цилиндра и внутри него, нагревается в результате притока тепла от более теплых стенок. При нагнетании имеет место дальнейшая отдача тепла стенкам цилиндра. При расширении теплообмен идет в обратной последовательности. До выравнивания температур воздуха и стенок цилиндра происходит теплопередача от воздуха к стенкам цилиндра, после чего направление теплопередачи изменяется: воздух подогревается стенками цилиндра. Таким образом, температура воздуха в конце расширения становится выше температуры атмосферного воздуха, и при всасывании оставшийся воздух смешивается с атмосферным и повышает температуру всего объема воздуха к началу сжатия.  

Изменение давления в системе за время рабочего процесса определяется показаниями манометра дополнительного ресивера, расположенного в конце пневматического трубопровода.  

Клапаны служат для распределения газов во время рабочего процесса в цилиндре.  

Двуручное кнопочное управление на приводном прессе с муфтой полного оборота.| Приводной пресс со шлагбаумом.

Автоматическая подача уменьшает уязвимость оператора во время рабочего процесса и зачастую не требует от оператора никаких усилий после того, как машина запущена и вышла на рабочий режим. Пресс с механическим приводом, показанный на рис. 58.39, имеет автоматический механизм подачи с прозрачным стационарным вставным заграждением в опасной зоне.  

При подаче воды пневматическими насосами непрерывного расхода во время рабочего процесса величина расхода не падает до нуля, а при подаче пневматическими насосами пульсирующего расхода падает до нуля.  

Расстановка во времени рабочих процессов плавильных электропечей. а - нерациональная расстановка. б - рациональная расстановка.

На рис. 1 - 7 показана примерная расстановка во времени рабочих процессов плавильных электропечей: нерациональная (а) и рациональная (б) расстановка.  

Преимущество фильтров такого типа - проведение горячей промывки ткани во время обычного рабочего процесса; однако конструкция их при этом значительно усложняется. На отечественных установках депарафинизации и обезмасливания подобные фильтры не применяют.  

Структурные формулы могут описывать не только вариантные конструкции, но и конструкции с изменяющейся структурой во время рабочего процесса.  

Итак, мы будем рассматривать рабочий процесс замкнутой системы насосов первого класса и проследим изменение разности давлений в камерах во время рабочего процесса.  

Толщины гарниссажа, обнаруживаемые после остановки и опорожнения агрегата и обычно приводимые в качестве примера, безусловно больше толщин гарниссажа во время рабочего процесса, так как перед остановкой аппарата интенсивность его работы постепенно снижается, температура в печи падает и это ведет к усиленному росту гарниссажа.  

Совокупность всех трудовых процессов (основных и вспомогательных операций) представляет собой рабочий процесс.  

Превышение подачи насоса у новых карбюраторов в 2-2,5 раза оптимальных значений увеличивает расход топлива до 1 - 1,1 %. Еще более существенно влияние увеличенной подачи на выброс вредных веществ . Такое необоснованное с точки зрения рабочего процесса обогащение горючей смеси на режимах разгона приводит к увеличению выброса продуктов неполного сгорания СО в 1,6-2,1 раза и СН в 1,5-2 раза.  

Наименование рабочего процесса  

КАЧЕСТВЕННАЯ ПОТРЕБНОСТЬ В ПЕРСОНАЛЕ - потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификационных требований к персоналу рассчитывается исходя из профессионально-квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно-технологической документации на рабочий процесс требований к должностям и рабочим местам , закрепленным в должностных инструкциях или описаниях рабочих мест штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей документации, регламентирующей различные организационно-управленческие процессы с выделением требований по профессионально-квалификационному составу исполнителей.  

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПЕРСОНАЛА - изменение места сотрудников в организационной структуре управления . П.п. может происходить в горизонтальном или вертикальном направлении (т.е. без смены или со сменой иерархического уровня организационной структуры), как в рамках одного подразделения структуры, так и с выходом за его рамки (перевод сотрудника в др. подразделение). П.п. решает несколько задач является способом повышения эффективности использования персонала позволяет IB ряде случаев покрыть потребность в персонале на определенных рабочих местах , не прибегая к , осуществить структурирование рабочего процесса как в целях администрации, так и в целях персонала. Структурирование происходит в формах расширения, ротации или усложнения (обогащения) работы и может в этом случае преследовать также цель обучения.  

При помощи применяемых в техническом нормировании видов наблюдения изучают рабочее время в целом и отдельные его виды. Для изучения всего рабочего времени служит фотография рабочего дня, для изучения времени работы - хронометраж и фотография рабочего процесса.  

Рабочий процесс представляет собой совокупность технологически взаимосвязанных операций, образующих простой производственный процесс циклического характера.  

Я предвижу ваши возражения. Нет, скажете вы, главное для успеха - построить эффективные рабочие процессы Обеспечить качество Создать у потребителей положительный образ торговой марки и завоевать значительную долю рынка Наладить тесные взаимоотношения с клиентами Ну конечно, отвечаю я, все это нужно для того, чтобы стать лидером. Если ваша компания работает через пень-колоду, если вы не заботитесь о качестве, если не предпринимаете серьезных усилий по рекламе своей торговой марки и если  

Однако какими бы достоинствами вы ни обладали - умными сотрудниками, замечательными продуктами, хорошим отношением клиентов, солидным счетом в банке, - сегодня вам необходимо еще и обеспечить в компании быстрое движение полезной информации , которое поможет лучше организовать рабочие процессы, повысить качество продукции и эффективность деятельности. У большинства компаний есть хорошие сотрудники. Большинство компаний хотят правильно работать со своими клиентами. В недрах большинства организаций имеются полезные данные, которые могли бы очень пригодиться их сотрудникам. Информационные потоки - это кровеносная система вашей компании они позволяют вам добиться максимальной отдачи от сотрудников и получить необходимые сведения от клиентов. Проверьте, достаточно ли у вас информации, чтобы ответить на следующие вопросы  

Однако самое важное - это наладить тесные взаимосвязи с клиентами и постоянно извлекать уроки из поступающей от них информации. На обеспечение этой главной потребности должен направляться весь потенциал компании - эффективность рабочих процессов и системы сбора данных, рефлексивная обратная связь и координация, разработка стратегических планов и их реализация. К необходимости эффективного взаимодействия компании со своими клиентами мы будем неоднократно возвращаться в этой книге. Я покажу, как электронная нервная система помогает процветающим компаниям направлять все свои силы на решение этой самой главной задачи любой организации.  

О Электронная информация позволяет достичь радикального усовершенствования рабочих процессов, невозможного в рамках бумажных систем.  

Вслед за выполнением НИР, экспериментальной проверкой новых прогрессивных рабочих процессов, кинематических схем, конструкций, материалов осуществляется конструкторская подготовка производства (КПП). От уровня ее организации во многом зависят качество изделий и сроки их освоения.  

Наименование рабочего процесса - карбамидная депарафинизация.  

После проведенных наблюдений делается анализ полученных результатов с целью проверки рациональности процесса выполнения операции и определяется ее оперативное время путем суммирования продолжительности выполнения всех элементов основного и вспомогательного времени. Оно используется как исходная величина при разработке норм времени и нормативов механизированных и ручных рабочих процессов.  

Нормы для механизированных рабочих процессов разрабатываются с учетом проектирования организации рабочего места и технологии механизированного процесса, нормативной производительности машин за 1 час работы и нормативного штата рабочих.  

В зависимости от организационной сложности производственный процесс по транспорту газа может состоять из ряда рабочих процессов подготовка газопровода к транспорту газа, запуск агрегатов, контроль за транспортом и т. д.  

Как видно из (III. S9), вектор е и диапазон его изменения при заданных определяющих его параметрах обусловливают требования к параметрам и характеристикам регулирования машин, агрегатов, аппаратов и технических средств , в которых совершаются целевые рабочие процессы. Например, по известному количеству газа и скорости течения при заданных р и Т определяют проходное сечение рабочего элемента по известным р и Т - требования к прочностным характеристикам элемента по заданному химическому составу - требования к качеству материалов, элементов, имеющих непосредственный контакт с газом, и т. д. Указанные параметры и факторы с учетом других ограничений позволяют сформировать коды для подбора оптимальных блоков из типоразмерных рядов применительно к каждому конкретному технологическому процессу.  

Назначение сменных эксплуатационных режимов заключается в изыскании резервов перевыполнения щроизводственных норм путем правильного оснащения машинами строительных процессов , максимального совмещения рабочих процессов, операций и приемов, что сокращает перерывы в работе комплектов машин за счет своевременного и качественного технического обслуживания машин, повышения организации и культуры производства.  

Требования эффективности и надежности стимулируют широкое развитие систем автоматизации таких базовых рабочих процессов. Когда менеджеры используют для этого первые попавшиеся решения, результатом является бурное размножение несовместимых между собой локальных систем. Каждая из таких независимых систем может сама по себе действовать гладко, но данные этих систем остаются изолированными друг от друга, и их интефация является весьма