тема 5.doc
Тема 5. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВВопрос 1. Оформление приказов по основной деятельности
Приказ - широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.
Приказ является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, расположения.
Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.
Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ .
Текст приказа, как , состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.
Возможен вариант приказа без констатирующей части. Производится это в том случае, если поручаемые действия; не требуют особого пояснения, являются очевидными.
Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которым вменяется контроль за исполнением приказа. Макет построения приказа приведен ниже (рис 5.1).
Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ приводятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приказа печатается та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
Выписка из приказа может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом.
Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Рис. 5.1. Макет оформления приказа по основной деятельности
Вопрос 2. Оформление распоряжений
Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя структурного формирования любого уровня управления, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организациями, подразделениями и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.
Данный вид документа используют руководители государственных органов власти, руководители администраций на местах, а также организаций, учреждений, предприятий и фирм.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.
Распоряжения готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Распоряжения, как и приказы, оформляются на специальном бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа - РАСПОРЯЖЕНИЕ.
Состав реквизитов аналогичен составу таковых в приказе, однако текст документа зачастую не содержит констатирующей (вступительной) части.
В тех случаях, когда распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, текст распорядительной части начинается с ключевого слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ:».
На рис. 5.5 приведен макет распоряжения по организации на бланке.
Рис. 5.5. Макет распоряжения на бланке организации
Вопрос 3. Оформление указаний
Указание - распорядительный документ федеральных органов исполнительной власти и управления, других вышестоящих организаций по вопросам информационно-методического характера, связанных с исполнением нормативно-правовых актов, инструкций, методики прочих руководящих документов. Руководители низовых организаций, предприятий, фирм на правах единоначалия также имеют право на издание указаний при оформлении решений по оперативным и административным вопросам (командирование сотрудников, наложение взысканий и т. п.).
Указание в целом по оформлению не отличается от оформления приказа и распоряжения, имеет такой же формуляр, состав и расположение реквизитов, но ключевыми словами в констатирующей части текста, в зависимости от содержания, вместо слова «ПРИКАЗЫВАЮ», используются слова «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указание, как и приказ, имеет заголовок к тексту может иметь констатирующую часть и - обязательно - пункт о контроле за исполнением.
Указания, направляемые в адрес подведомственных организаций, оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа с нанесением реквизита «Адресат». При большом числе организаций, которым направляется указание, адресат оформляется обобщенно (макет указания см. рис. 5.7).
Рис. 5.7. Макет указания вышестоящей организации
Вопрос 4. Оформление постановлений
Постановление является правовым актом, принимаемым высшими федеральными органами государственной власти, некоторыми органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) и властными органами субъектов российской федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными руководящими структурами. Постановления также принимаются руководителями коллегиальных органов общественных организаций по важнейшим вопросам их деятельности.
Здесь в качестве примера кратко рассмотрим требования к подготовке и оформлению постановлений на уровне субъектов Российской Федераций.
Постановления главы администрации, например, области (губернатора) принимаются в целях решения задач, как правило, длительного действия: по вопросам социально-экономического и культурного развития области, экономических реформ, финансовым вопросам, а также по ряду других вопросов.
Подготовка постановлений осуществляется на основании поручения главы администрации области. Правом вносить проекты постановлений обладают заместители главы администрации, руководители структурных подразделений аппарата и органов администрации, мэры городов и главы районов.
Проекты постановлений должны отвечать следующим требованиям:
Соответствовать действующему федеральному и областному законодательству, Уставу области, Договору о разграничении предметов ведения и полномочий между органами государственной власти Российской Федерации и органами государственной власти соответствующей области, ранее принятым постановлениям и распоряжениям главы администрации области.
Если принимаемое постановление исключает действие ранее принятых нормативных актов, оно должно содержать пункт о признании их утратившими силу
Постановления, принимаемые во исполнение законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных органов власти и управления, а также Законодательного собрания области, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
При внесении проектов постановлений, требующих; принятия закона или решения Законодательного собрания области, одновременно должны представляться проекты соответствующих актов.
Объем постановления не должен превышать трех страниц, а приложений к нему - не более пяти.
Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги через 1,5 интервала в системе «WORD», шрифт - 14. Ниже подписи указывается должность, фамилия и инициалы заместителя главы администрации (губернатора) области, структурное подразделение аппарата или орган администрации, мэр города или глава района, которыми вносится проект. Исполнитель постановления организует согласование; и визирование проекта.
Не допускается отказ от визирования, а также внесение; каких-либо исправлений или дополнений непосредственно в текст проекта документа.
Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего постановление, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
Оформленный на бланке документ передается на визу заместителю главы администрации области - управляющему делами.
Организационную работу по подписанию документов проводит заместитель главы администраций области - управляющий делами.
Оформление бланков и реквизитов постановлений органов исполнительной власти всех уровней управления должно отвечать рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.
Вопрос 5. Оформление решений
Решение представляет собой правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также советов директоров предприятий, фирм в целях; разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. По форме и структуре решение оформляется аналогично постановлению.
В соответствии с Уставами субъектов Российской Федерации, городов, районов, главы соответствующих территориальных единиц, руководители структурных подразделений могут принимать решения по текущим вопросам в пределах их компетенции.
К решениям также относятся совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или несколькими коллегиальными органами или организациями, фирмами.
Указание - это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методологического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.
Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.
Указания оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении указания используются следующие реквизиты:
Заголовок к тексту;
Подпись;
Регистрационный индекс.
Заголовок указания включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.
Текст указания обычно состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания указания. Констатирующая часть начинается с абзаца словами «в связи», «в целях», «в соответствии» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания указания излагаются предложениями с отглагольными существительными. Если указание издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа. Если распорядительная часть указания не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.
Распорядительная часть указания начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые печатаются прописными буквами от нулевого положения табулятора (от границы левого поля) без кавычек и без разрядки. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в том случае, если исполнителю поручается выполнить то, что не входит в его непосредственные обязанности по занимаемой должности. Перед распорядительным словом (в конце констатирующей части) знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи.
Текст предписываемых в распорядительной части действий начинается с новой строки и печатается с абзаца. Если исполнение указания предполагает совершение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия оформляются по пунктам. Пункты и подпункты указания излагаются в форме повелительного наклонения по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в винительном - после «ОБЯЗЫВАЮ») - действие (выражается глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.
Распорядительная часть указания заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за исполнение документа или пункта документа: «Контроль за исполнением указания возложить на…». Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.
Отметка о наличии приложения в ни распоряжениях как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения приводится непосредственно в тексте и может заключаться в скобки, например: «согласно приложению», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» (если приложение одно), «(приложение 1)» (если приложений несколько).
Проекты указаний подлежат визированию заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект указания исполнитель, то есть представитель структурного подразделения, в котором он был подготовлен. Проекты указаний в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации.
Регистрируются указания отдельно от других распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом указания является его порядковый номер, присвоенный в пределах делопроизводственного года.
ЗАО «АКРУС»
ПРИКАЗ
09.01.2008 №02-204
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки начальника отдела Орлова В.И. от 08.01.2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2008 г. по 09.02.2008 г. Ответственный - начальник технического отдела Волков М.И.
2. Подготовить предложения об оплате сверхурочных дней до 12.01.2008 г. Ответственный - главный бухгалтер Славин О.Б.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера Зимина В.И.
Генеральный директор Г. К. Ланков
Семенова Ольга Петровна
В дело № ___________
____________ ___________
(Дата) (Подпись)
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РАДУГА»
ООО «РАДУГА»
ПРИКАЗ
О введении новой системы оплаты труда
Менеджеров по работе в клиентами
В целях усиления стимулирования сотрудников, планирования работ по привлечению клиентов и увеличения прибыли организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить с 1 ноября 2007 г. ежемесячные личные планы продаж менеджеров по работе с клиентами - 100 тыс. руб. в месяц. Выполнение плана определяется объемом прибыли от оплаченных заказов на товары и услуги организации, поступивших от клиентов данного менеджера за каждый календарный месяц.
2. Установить оклад менеджера по работе с клиентами в размере 15 тыс. руб. в месяц и ежемесячную премию в размере 20% от суммы прибыли.
Генеральный директор подпись А. А. Арбузов
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯЖЕНИЯ
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_______№_________
Заголовок начинается
с предлогов «О...» или «Об...»
Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания). Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
1. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель - действие - срок.
2. Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:
«Контроль за выполнением распоряжения возложить на» (приводятся наименование должности, инициалы, фамилия).
подписавшего документ _____________ ____________
(Подпись) (Ф., И., О.)
Гриф согласования или визы
В дело № ________ _____________ ___________
(Подпись) (Дата)
Идентификатор электронной
копии документа
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ УКАЗАНИЯ
Герб (эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные организации
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД
УКАЗАНИЕ
________________ №__________
Заголовок выражает краткое
«О...» или «Об...»
Текст констатирующей части.
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
(Подпись) (Ф., И., О.)
Грифы согласования,
Визы (при необходимости)
(Подпись) (Дата)
Идентификатор электронной
копии документа
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ УКАЗАНИЯ
Герб (эмблема, товарный знак)
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
Справочные данные организации
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, ОКУД
УКАЗАНИЕ
________________ №__________
Заголовок выражает краткое
«О...» или «Об...»
Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ. Указывают автора, полное название, поисковые данные (номер, дату) документа. Констатирующей части может не быть.
Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:
Если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в его должностные обязанности, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ:
1. Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, ф., и., о.) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова срок).
2. В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнение документа.
Наименование должностного лица,
подписавшего документ _________________ ______________
(Подпись) (Ф., И., О.)
Грифы согласования,
Визы (при необходимости)
В Дело № ____________ _______________ _______________
(Подпись) (Дата)
Идентификатор электронной
копии документа
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ
ЗАО «Российская пушнина»
Совет директоров
РЕШЕНИЕ
07.04.2005 № 23
в Санкт-Петербурге
(Подпись)
(Подпись)
А. С. Наумов
(Подпись)
ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЯ
ЗАО «Российская пушнина»
Совет директоров
РЕШЕНИЕ
07.04.2005 № 23
О подготовке к пушному аукциону
в Санкт-Петербурге
На основании координационного плана от 09.01.2005 г. Совет директоров ассоциации «Российская пушнина»
1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Генерального директора Васильева Андрея Викторовича.
2. Подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2008 г. Ответственный - Васильев А.В.
3. Подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2008 г. Ответственный - Смирнов Л. Н.
Председатель Совета __________________ А. Л. Шилов
(Подпись)
Члены Совета __________________ Л. А. Горбунов