Летнее кафе на пляже. «Как я открыл коктейль-бар в Таиланде

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах именно таким образом.

Этот документ относится к обязательной отчетности учреждения, а, следовательно, необходим к заполнению. Его основная цель - полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью такого документа можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Срок сдачи

В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3.

Инструкция по заполнению авансового отчета

Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У законодательно устанавливаютсроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Он должен быть оформлен и представлен в бухгалтерию в течение 3-х дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может вести авансовую отчетность по унифицированной форме № АО-1 или же самостоятельно разработать формат, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

Отчетность формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного, при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Бланк отчета по унифицированной форме № АО-1

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
о работнике, получившем авансирование;
величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и лица, получившего требуемую сумму под отчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Исправления исключены! При допущении помарок и тем более ошибок, придется оформлять новый бланк.

Отчет по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть представлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными лицами.

Образец заполнения авансового отчета 2018г подотчетным лицом

Авансовый отчет: инструкция по заполнению

Вероятнее всего, каждый сотрудник бюджетного учреждения хотя бы раз, но получал денежные средства под отчет. Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Учреждение может перечислить средства и безналично, например на счет, открытый работнику в банке в рамках "зарплатного проекта". Однако во избежание возникновения конфликтов с проверяющими организациями лучше оформить для подотчетных лиц специальные карточные счета в банке.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации. Для бюджетных учреждений данный срок, как правило, определен правилами ведения бюджетного учета, утвержденными вышестоящим распорядителем, самим бюджетным учреждением.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Форма авансового отчета для бюджетных учреждений утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н. Таким образом, для бюджетных учреждений применяется Авансовый отчет — форма 0504049. В данной статье пойдет речь о заполнении авансового отчета бюджетными учреждениями.

Общие правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Суммы полученного аванса приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бюджетного учета.

Порядок принятия к учету авансового отчета

Выдача денег под отчет.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом случае является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю учреждения. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка) и проставить соответствующий счет аналитического учета счета 0 20800 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

Примечание. В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются правила выдачи наличных денежных средств под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация может выдать под отчет любую сумму. Однако необходимо иметь в виду, что с учетом ограничений предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать установленного предела.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Существуют также особенности составления заявлений при различных ситуациях.

Когда расходы произведены.

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.

О первичных документах

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Авансовый отчет

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

подтверждающие документы подаются в оригинале;
по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Если оставшиеся деньги не хотят возвращать

Как мы писали выше, если сотрудником было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм он должен вернуть в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.

По той или иной причине сотрудник может задержать возврат оставшихся у него сумм, а то и не вернуть их вовсе. В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю. В частности, удержания могут быть произведены для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом работодатель должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Принятое решение работодатель оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. При этом первоначально учреждение должно получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы. Общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы (после удержания налога на доходы физических лиц).

Заполняем авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

наименование организации, направившей его в командировку;
структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
свою фамилию, имя и отчество (графа "Подотчетное лицо");
должность;
назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:

	Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку
	Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку
	Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета
документу уплачено	Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
	Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: "Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета". В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: "Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…".

Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Проверка авансового отчета бухгалтером

После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:

по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.

Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.

Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.

Отражение в бюджетном учете

В данном разделе мы приводим бухгалтерские проводки, связанные с выдачей денежных средств под отчет.

Работнику выдан из кассы аванс на командировку:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 610;

Дебет 0 20802 560 Кредит 0 20104 610;

на проживание в гостинице

Дебет 0 20809 560 Кредит 0 20104 610.

Работником возвращены оставшиеся средства (неизрасходованные), выданные на проживание в гостинице:

Дебет 0 20104 510 Кредит 0 20809 660.

Работнику выданы из кассы средства сверх потраченных сумм (перерасход) на проезд:

Дебет 0 20805 560 Кредит 0 20104 510.

О.В.Шедина

бухгалтер,

консультант ИД "Советник бухгалтера"

Главная — Документы

Авансовый отчет: форма, заполнение, выдача денег

Форма авансового отчета

Для оформления авансового отчета можно использовать:

унифицированную форму (№ АО-1), утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 ;
самостоятельно разработанный бланк авансового отчета, утвержденный приказом руководителя туристической компании или приложением к учетной политике. Такое правило действует с 1 января 2013 года (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом в самостоятельно разработанном документе должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты;
электронную форму. Минфин России разрешил компаниям хранить авансовые отчеты в электронном виде. При этом авансовый отчет должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (письмо от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250).

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Порядок выдачи денежных средств под отчет определен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (утверждено Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В соответствии с указанным Положением выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, производится по расходному кассовому ордеру на основании письменного заявления подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Если работник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то есть по авансовому отчету есть остаток, то неизрасходованные средства он должен вернуть в кассу на следующий рабочий день после окончания срока (указанного в заявлении) или в день выхода на работу после командировки.

Если работник потратил денег больше, чем ему было выдано под отчет, то есть по авансовому отчету отражен перерасход, то после утверждения авансового отчета руководителем перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На лицевой стороне авансового отчета должны быть указаны: наименование компании (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает номер, дату, наименование и перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки, командировочные удостоверения и другие оправдательные документы). Суммы произведенных расходов отражают в графе 5. Если же деньги выдавались в инвалюте (на командировки за рубеж), то в графе 6 сотрудник отражает еще и сумму валюты. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Если документы составлены на иностранном языке, то требуется их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой турфирмы (письмо Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66).

Бухгалтерия турфирмы проверяет целевое использование денежных средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм.

В графах 7-8 (оборотной стороны бланка) указывают суммы расходов, принятые к учету.

Счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы, указываются в графе 9.

Ошибки при оформлении авансовых отчетов

При неправильном оформлении авансового отчета может возникнуть ситуация, когда налоговые органы не примут указанные в нем расходы.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Авансовый отчет не утвержден руководителем компании.

В соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается дата утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем, то спорным является признание расхода по нему.

2. Отсутствие обязательных реквизитов при самостоятельной разработке бланка авансового отчета.

Как уже ранее говорилось, с 1 января 2013 года документальное оформление расчетов с подотчетными лицами может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Как заполнить авансовый отчет

Таким образом, наличие обязательных реквизитов относится к документальному подтверждению расходов. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Такое же требование (наличие обязательных реквизитов) относится и к первичным документам, приложенным к авансовому отчету, которые подтверждают произведенные расходы.

3. Отсутствие в кассовых и товарных чеках наименования товаров.

Нередко бывает, когда подотчетное лицо прикладывает только кассовый чек (товарный чек, накладная отсутствуют) с общей суммой расходов. По мнению налоговых органов, при отсутствии кассовых и товарных чеков с указанием наименования товаров такие суммы нельзя считать обоснованным расходом.

4. Отсутствие оправдательных документов при применении «упрощенки» с объектом налогообложения «доходы».

В письме Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198 контролирующие органы сообщают следующее.

Несмотря на то что расходы не учитываются при определении налоговой базы для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы», сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (а при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Исходя из этого, организации либо индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом в виде доходов, должны производить в общеустановленном порядке оформление авансовых отчетов и документов, подтверждающих расходы.

свернуть

Многим людям недоступны еженедельные посещения дорогих ресторанов. Повеселиться, отдохнуть, попить пива, не рискуя последними сбережениями – предпочтительнее для обывателя. Повсеместные мини-бары всегда будут популярны, будь то пивной, суши или караоке-бар. Конкуренция большая, но доход все же приличный, а главное, стабильный. Вопрос, как открыть маленький бар, волнует многих начинающих предпринимателей.

Подготовка к открытию бизнеса: выбор концепции и помещения для бара

Чтобы начать собственный бизнес и понять, как открыть бар, например, с караоке, нужно определиться с общей концепцией. Данное заведение – в первую очередь, маленькое заведение, где продают алкоголь. Основное меню маленького бара состоит из закусок. Проще всего для «чайников» учредить мини – бар. Это пиво и сопутствующие продукты: маленькие сухарики, чипсы, рыба. В сезон выгодно основать летнее заведение на пляже и прочих местах для отдыха. Стоит продумать заранее, как открыть свою точку, ведь учреждать маленькую пивную забегаловку неинтересно. Если получится угадать со стилем мини-бара – можно сделать маленькое заведение достаточно популярным местом отдыха. После разработки концепции, нужно оценить, сколько стоит основать бар. Первоначальные расходы включают в себя(в рублях):

Ремонт, отделка помещения – 600 000.
Покупка барной стойки, другой мебели – 400 000.
Закупка продуктов, алкоголя – от 120 000.
Регистрация бизнеса, другие организационные расходы – 100 000.

Пивной бар можно учредить в любом жилом районе города. Выгодно открыть пивное развлекательное заведение в маленьких спальных районах города. Здесь посетители будут в праздники и будни. Лучше открыть удобное заведение ближе к проезжей части, а не в глубине дворов. Подъезд к мини-бару должен быть удобным. Важно предусмотреть долгосрочную аренду маленького помещения, только потом привлекать дизайнеров и проводить рекламную кампанию. Нужно подготовиться к частым проверкам со стороны Роспотребнадзора. Эта организация любит «чайников» в пивном бизнесе. В помещении обязательно монтируется бесперебойное горячее водоснабжение и хорошая вентиляция.

Бар должен быть удален от школ и других социальных объектов на расстояние не менее 100 метров.

Покупка готового оборудования и подбор персонала для заведения

При закупке оборудования потребуется пошаговая инструкция – в первую очередь, это приобретение маленькой барной стойки, стоимостью от 3000 долларов. Один деревянный стол и четыре маленьких стула обойдутся в сумму около 1000 долларов. Кроме мебели, необходима закупка следующего оборудования:

Холодильное оборудование (шкафы, маленькие витрины, барные холодильники, пивной аппарат).
Оборудование для бара (кофеварки, кофемолки, соковыжималка, блендер, миксер).
Посуда для клиентов, стеклянные кружки, фужеры, барные рюмки.

Чтобы учредить собственное заведение, нужно грамотно подойти к подбору персонала. Грубые, нетерпимые сотрудники испортят впечатление от уютной обстановки бара. Для обслуживания заведения на 3-4 стола понадобится принять на работу двух официантов и барменов, для посменной работы, администратора, охранника, уборщицу и посудомойщицу. Правда, в маленьком баре, один человек может играть роль бармена, официанта, администратора и охранника – это удобно, а для уборки и мытья посуды нанять ещё одного сотрудника.

Очень важно продумать систему контроля – в этом маленьком бизнесе распространено воровство.

Иногда мини-бары прогорают только из-за того, что персонал забирает себе в карман более 50 процентов выручки заведения. Для «чайников» лучше принять на работу опытного администратора или следить за процессом самостоятельно.

Старт бизнеса с нуля: необходимая документация

Самый выгодный вариант начала работы – найти маленькое помещение бывшего общепита. Тогда не придется собирать пакет разрешительной документации, все документы будут у собственника. Останется только переоформить документы в соответствии с договором аренды. Это лучший вариант для «чайников», но придется открыть бизнес, ограниченный концепцией предыдущего арендатора. Перед тем как основать бар с нуля, нужно оформить необходимые бумаги – с чего начать, подскажет грамотный юрист. Пивной бар может открыть только юридическое лицо, частное лицо не может продавать алкоголь. Чаще всего формой организации выбирается общество с ограниченной ответственностью. Для регистрации ООО нужны следующие документы:

Заявление.
Устав общества.
Решение учредителя.
Квитанция об уплате госпошлины.
Копия договора аренды.
Заявление о переходе на УСН.

Перед открытием заведения нужно будет получить нужные документы:

Разрешение Роспотребнадзора на открытие бара в арендованном месте.
Разрешение пожарной инспекции, для чего нужно обеспечить противопожарную защиту.
Разрешение СЭС. К требованиям инспекции относятся уровень освещенности, размер бара, влажность, структура помещения.
Лицензия на продажу алкоголя, сигарет.
Патент.

Открыть небольшое заведение, можно получив необходимые документы в течение месяца. Если бизнес открывается с нуля, оформление документов может затянуться до полугода.

Риски при открытии питейного заведения и его окупаемость

Громадная конкуренция на рынке – чтобы открыть успешный бизнес, нужно продумать дизайн помещения, создать уютную обстановку. Клиенты должны захотеть вернуться. Можно также начать дело с развития пивного бара с караоке или трансляцией спортивных матчей. Прибыльно и оригинально организовать при баре производство пива. Это не простое дело, но свежайшее пиво удовлетворит самый избалованный вкус. Одним из рисков в работе бара является процесс упадка, превращение в обычное злачное заведение, которое нормальные люди будут обходить стороной. Для исключения такой ситуации требуются регулярные маркетинговые исследования предпочтений посетителей, постоянное появление новинок – коктейлей и основных блюд, живая музыка в баре, различные рекламные шаги и маленькие акции. И желателен элементарный фейсконтроль. Итак, пошаговая инструкция открытия небольшого барного дела выглядит следующим образом:

Нужно начать с поиска подходящего места, выкупа маленького помещения или заключение договора аренды.
Получение необходимых документов для начала деятельности.
Разработка концепции небольшого бара, покупка соответствующего инвентаря, мебели, посуды.
Подбор персонала.
Открытие и проведение маленькой рекламной кампании.

Основные этапы отражают все что нужно, но в процессе работы неизбежно появятся дополнительные расходы. Учреждение маленького заведения обойдется в 1-1,5 миллиона рублей. Помимо этого, 200-300 тысяч тратиться ежемесячно на заработную плату, рекламу и другие расходы. Сначала небольшой бар будет приносить ежедневный доход в районе 20 000 рублей. Постепенно показатель доходит до 50 000 рублей. При успешном развитии дело окупается за год, после чего идет чистая прибыль. Для маленьких заведений, работающих только летом, например, на пляже, расходы меньше и окупаются быстрее. Подобный бизнес, в частности, бар, приносит неплохую прибыль целеустремленному и амбициозному владельцу, вложившему время, нервы и деньги в идею. А развитие маленького заведения в соответствии со вкусами посетителей позволит увеличивать ежемесячный доход.

На жарком побережье просто невозможно обойтись без бара с прохладительными напитками. Сегодня мы представим вам рейтинг топ-10 лучших пляжных баров мира по версии авторитетного туристического портал Сheapflights.co.uk.

1. Shimmy Beach Club — Кейптаун, ЮАР

Под названием Shimmy Beach Club скрывается целый комплекс бассейнов, баров и шезлонгов, откуда можно взирать на Столовую гору. Что касается инфинити-пула, то он расположился рядом с водой и обладает 13-метровым баром, с мест которого отлично видны проплывающие суда.

2. Purobeach — Тиват, Черногория

Его выстроили на небольшом полуострове, прямо посреди Porto Montenegro. Этот шоу-бар располагает панорамой на 180 градусов. Имеются бассейны, бары (открытые и закрытые), места для массажа, а еще собственный пирс, куда могут причалить яхты клиентов.

Фото: sandpeoplecommunication.wordpress.com

3. Flora-Bama Lounge — Флорида, США

Создан этот пляжный бар еще в 1964 году. С того момента он прославился своими зажигательными вечеринками, состязаниями, концертами и конкурсами. В этом баре трепетно относятся к посетителям – каждый клиент должен чувствовать себя окруженным заботой персонала.

4. The Watering Hole — Графство Корнуолл, Великобритания

Бар находится на территории пляжа Перранпорт, что на западном побережье. Расположен возле самой воды, так что наслаждаться напитками можно прямо на песке. Также тут регулярно проводятся увлекательные игры – регби и крикет.

5. Barasti — Дубаи, Объединенные Арабские Эмираты

Этот пляжный бар расположен на побережье Аравийского моря, с потрясающим видом на водную гладь. Тут часто проводятся ночные вечеринки, подают выпивку, хотя можно заказать и полноценный обед или ужин, нередки и спортивные соревнования.

6. Tabon Te Keekee — Северная Тарава, Кирибати

Тут отличное место для тихого, размеренного и спокойного отдыха с семьей. Прозрачная вода, соломенные бунгало, тишина и покой – что еще нужно для расслабления? Поплавав в океане, можно растянуться в гамаке и отдыхать.

7. The Beach Pavilion — Австралия

Из него видно Коралловое море с его незабываемыми пейзажами, созерцание которого доставляет максимум удовольствия, если одновременно пить холодное пиво или наслаждаться фирменным австралийским вином.

8. Ty Coch Inn — Уэльс

Находится этот бар в северной части Уэльса, где он расположился на побережье в одной из деревушек. Никакой автомобиль в эти края не проедет, так что желающим придется идти порядка одной мили пешком, пробираясь сквозь теннисные корты или прямиком через пляж.

Еще в 1823 году на этом месте располагался дом священнослужителя, а в 1842 году его переоборудовали в отель. Удивление хозяйки (Бриони Макмиллан, 61 год) было искренним, когда она узнала о внесении своего заведения в почетный список лучших баров мира, особенно учитывая невысокую популярность этого побережья у туристов.

9. Badeschiff — Берлин, Германия

Естественно, многие не могут поверить в то, что в столице Германии есть пляжный бар. Но это так. В это плавающее заведение, обладающее своим собственным бассейном, приходит масса людей, причем не только приезжих, но также и коренных горожан.

Но только летом все не ограничивается – зимой народа тут не меньше, так как бар располагает бассейном, оборудованным подогревом, и двумя саунами. Кроме того, здесь регулярно устраиваются вечеринки.

10. Pelican Bar — Негрил, Ямайка

Этот бар находится в небольшой лачуге, что стоит среди океанских волн, опираясь на специальные подпорки. А находится она на расстоянии мили от берега. В этом баре всегда свежайшие морепродукты, а также отменное пиво.

Кафе у моря очень прибыльный бизнес. Но, как и любой бизнес, он будет прибыльным, если правильно все сделать. Конечно, сложно прописать таблетку, которая лечила бы все болезни, но я постараюсь изложить основные моменты, с которыми вам придется столкнуться при организации такого бизнеса.

Первая проблема

Самой сложной проблемой, которую предстоит вам решить – это проблема места. Очень сложно найти хорошее место на пляже. Потому что все уже занято и нигде нет ничего свободного. Поэтому возникает закономерный вопрос: “Как искать место на пляже?” Есть три варианта.

Первый заключается в том, что в марте месяце вы заходите в интернет и начинаете искать, по сайтам, кто и что предлагает. Обычно там можно что-то найти. Кто сдает действующее кафе, кто, просто – площадку. Но, в таком случае, вам нужно будет задать себе вопрос, почему они сдают это место, а не зарабатывают на нем сами?

Может быть проблема в месте, а может, в неспособности человека, который его сдает, вести бизнес. В любом случае этот вопрос вы должны обдумать.

Второй вариант – это ехать непосредственно к пляжу и искать там. Есть люди, которые распространяют информацию об аренде не в интернете, а на местном уровне.

Если эти два варианта оказались непродуктивными, то остается еще один, но врятли он окажется более продуктивным. Обратитесь в местные органы власти с заявлением о предоставлении вам места на пляже, в этом случае вы должны знать, какое именно место вы хотите взять в аренду.

После чего ваше заявление рассмотрят на общем собрании и вынесут решение. Но, в большинстве случаев вам отказывают, потому что, оно давно уже занято или у них есть какая-нибудь другая отговорка. Поэтому лучшими вариантами остаются первые два.

Вторая проблема оформление.

С оформлением тоже все сложно. Если все делать по закону, то работать вы, к сожалению не сможете. Для начала вам нужно будет зарегистрироваться как частный предприниматель, то есть открыть свое ИП. Потом, у вас будет кафе, вы будете готовить блюда и подавать их клиентам, а это уже производственная деятельность, которая обрастает кучей требований, как к помещению, так и к технологиям производства.

Если все прочие документы у вас в порядке (оформлены как ИП, договор аренды, целевое назначение земли), то трудности будут в большинстве случаев с СЭС и с пожарниками.

Конечно, если вы сможете соблюсти все требования, которые предъявляют органы государственного контроля деятельности предприятий общепита, то это хорошо. Но если не сможете, то тоже ничего страшного. Здесь в силу вступает способность договориться. Поэтому развивайте свои коммуникативные способности.

Затем, если вы захотите продавать алкоголь, вам нужна будет лицензия, которая выдается тоже не просто так. Для того чтобы получить ее, необходимо иметь помещение определенной площади, на которое вы будете ее оформлять, а это сразу говорит о невозможности продавать алкоголь взяв в аренду обычную летнюю площадку без помещения. Если еду вы еще как-то сможете на ней продавать, то с алкоголем ничего не выйдет.

Отсюда возникает вопрос, что лучше, брать площадку или готовое кафе? По части оформления взять готовое кафе лучше, чем площадку, потому что в большинстве случаев, все необходимые документы будут уже иметься. И вам не надо будет тратиться на оформление.

Но опять же, почему может сдаваться готовое кафе? Может потому что оно не прибыльно? Не надо ли, в таком случае что-то там менять? А что именно надо менять? В этом заключаются минусы такого варианта.

Если вы сможете решить эти две главные проблемы, то 80% бизнеса вы уже организуете. Остается еще 20% которые относятся преимущественно на организацию производства, то есть кухня, обслуживание, реклама.

Новый год наступил, за окном идет снег, дождь или метель, и порой все это происходит одновременно. В таких случаях появляются мысли о том, когда же уже все это закончится и начнется солнце, лето и пляж. А еще на пляже можно представить свой собственный бар, в котором уставшим от жары отдыхающим продаются холодные коктейли, фруктовые фреши и мороженое. Ведь чужие проблемы это всегда потенциальная прибыль, особенно если удается найти их эффективное решение. И, несмотря на текущие погодные условия, эти мысли очень своевременны, потому что исходя из всем известного принципа «готовь сани летом…», закупкой необходимого для бара оборудования стоит озаботиться уже сейчас. Ели отложить эти действия в долгий ящик, появится риск существенной переплаты, ведь во время сезона эта аппаратура будет стоить намного дороже, а весна уже не за горами.

Must have - перечень действительно необходимого оборудования для бара на пляже

Для организации эффективной работы пляжного бара понадобится соответствующее барное оборудование. По сравнению с классическим ресторанным баром его понадобится меньше, но, учитывая большое количество желающих выпить жарким летним днем на пляже что-нибудь прохладительное, его надежность и производительность должны быть на самом высоком уровне. В связи с этим предпочтительно использовать профессиональную технику с большим ресурсом работы. Особо пристальное внимание следует уделить ледогенараторам и холодильным камерам, бесперебойная выдача льда и холодных напитков – необходимое условие успешной работы такого небольшого предприятия. При выборе конкретного набора оборудования, необходимо исходить из концепции бара (фреш-бар, пивной бар, кофе-бар, безалкогольный бар), а также принимать во внимание вкусы основного покупателя и предпочитаемый им ассортимент продукции. Предположим, что на начальном этапе целью является открыть простой бар на пляже, в котором будет продаваться стандартный набор товаров: коктейли, фреши, мороженое, вода, пиво и кофе. Итак, вот тот список оборудования, обойтись без которого точно не получится:

Кофемашина.

Рассмотрим этот список оборудования чуть подробнее, учитывая специфику его работы на пляже:

Холодильное оборудование

Холодильное оборудование летом на пляже является основной рабочей техникой, от быстрой и бесперебойной работы которой зависит качество обслуживания клиентов и успех всего предприятия. Холодильное оборудование включает в себя:

* , представляющий собой шкаф с прозрачной дверью, служащий одновременно для охлаждения и демонстрации предлагаемых напитков;

* Сокоохладители, совмещающие в себе одновременно функцию охлаждения, демонстрации и продажи напитков и соков;

Конечный набор холодильного оборудования определяется размером и ассортиментом бара, но пара холодильных шкафов и морозильный ларь для мороженого относится к категории must have.

Ледогенератор

Мощный ледогенератор, наряду с холодильником, является в пляжном баре предметом самой первой необходимости. Лед в баре должен быть всегда, и при этом иметь заданный объем и форму, ведь различные коктейли предполагают использование различного по форме льда: в виде кругов, кубиков, пирамидок, цилиндров или стружки. Оперативно выполнить эту задачу поможет профессиональный ледогенератор. Его производительность должна быть не меньше расчетной пропускной способности бара. Учитывая высокую температуру летом на пляже, имеет смысл покупать ледогенератор с водяным охлаждением, т.к. он, в отличие от техники с воздушным охлаждением, будет стабильно работать и при температурах более 320С. Кроме того, такой тип ледогенератора будет потреблять на 10% меньше электроэнергии, чем модель с воздушным охлаждением.

Миксер для коктейлей

Главным помощником бармена при приготовлении любого коктейля является миксер, который взбивает, смешивает и, в случае надобности, измельчает все необходимые для напитка ингредиенты. Используя лед, молоко, различные сиропы, алкоголь, фрукты и надежный профессиональный миксер, хороший бармен сможет приготовить широкую линейку напитков и удовлетворить запросы самого требовательного клиента.

Блендер

Так как измельчение фруктов все же не является основной функцией миксера, в пару к нему стоит добавить блендер, который специально предназначен для этой операции. Разделение операции по приготовлению коктейлей между двумя приборами приводит к увеличению срока службы миксера, а также сокращению времени ожидания заказанного напитка. Помимо измельчения и смешивания компонентов коктейля блендер можно использовать для измельчения льда, т.е. в качестве льдокрошителя, мощности профессионального барного блендера легко хватит и на эту нехитрую операцию.

Соковыжималка

Охлажденные свежевыжатые соки являются обязательной строчкой в меню любого пляжного бара. Мода на быстро приготовленные в присутствии клиента фруктовые фреши появилась в последние годы и продолжает набирать обороты. Поэтому соковыжималка также включена в список оборудования, которое всенепременно понадобится. Соковыжималки разделяют на две большие категории: для цитрусовых и для овощей и фруктов. В случае пляжного бара стоит остановить свой выбор на первой категории, так как практика показывает, что в жаркое летнее время года фреши из цитрусовых фруктов (апельсина, грейпфрута, лимона, киви) покупаются лучше, их сок имеет кисловатый вкус и лучше утоляет жажду.

Если же делается ставка на людей предпочитающих здоровый образ жизни, и в качестве основного барного напитка предлагаются исключительно фреши, покупка соковыжималки для твердых овощей и фруктов тоже будет необходима и экономически оправдана.

Кофемашина

Кофе, конечно, тяжело отнести к прохладительным напиткам, но, тем не менее, этот напиток на пляже всегда имеет устойчивый спрос и является беспроигрышным вариантом. Возможно из-за того, что температура воздуха и воды довольно часто сильно отличается, особенно на черноморском побережье. В любом случае наличие многофункциональной эспрессо кофемашины в пляжном баре существенно расширит круг потенциальных покупателей.

Оборудование «на вырост»

Выше приведен список самого необходимого оснащения пляжного мини-бара. Проработав какое-то время, и лучше поняв ожидания людей, можно расширить свой ассортимент товаров и добавить к этому списку следующее оборудование:

- фризер для производства мороженого;
- аппарат для разлива пива;
- стаканамоечную машину;
- машину для чистки овощей и фруктов;
- ледокрошитель;
- гранитор.

В заключение можно сделать вывод, что продумывание концепции пляжного бара является сложной многофакторной задачей; другими словами нужно учитывать: место его расположения, потенциальное количество клиентов, предпочтения публики, ее преимущественный возраст и стиль жизни, наличие заведений ресторанного типа по соседству, возможность подвода воды и пр. Однако, все эти трудности и возможные риски с лихвой окупаются высокой прибыльностью такого бизнеса. Удачи!