Служебные командировки: новое в документальном оформлении в 2015 году (Орлова Е.)

Дата размещения статьи: 20.03.2015

С 2015 г., отправляя работника в служебную командировку, не нужно оформлять командировочное удостоверение, а также составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе. Это долгожданное событие не только для самих командированных работников, но и для тех, кто эти командировки администрирует. Оно позволит сократить количество документов, необходимых для оформления командировки и подтверждения командировочных расходов, а также облегчит жизнь огромному количеству работников российских компаний, которые часто ездят в командировки, снизит нагрузку на бухгалтеров.

Причины сокращения количества документов для оформления командировки

Документальное оформление служебных командировок работников до недавнего времени было достаточно трудоемким из-за необходимости оформления большого количества документов перед командировкой, после нее, а также документов, подтверждающих сами командировочные расходы. Необходимость оформления командировочного удостоверения ранее была установлена п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (документ утратил силу согласно Приказу Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15.12.2014) и п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749). Командировочное удостоверение было основным документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке (за исключением случаев, предусмотренных п. 15 Положения N 749), в нем содержались сведения о дате приезда, пункте назначения, дате выезда из него.
Командировочные удостоверения использовались при совершении служебных поездок по территории России. В зарубежных командировках удостоверения хождения не имели, так как при въезде и выезде пограничные органы и так проставляют отметки о пересечении госграницы. Исключение составляли командировки в страны СНГ, с которыми у России заключены межправительственные соглашения, не предусматривающие соответствующих отметок о пересечении границы. В каждом пункте назначения (например, в отеле, где останавливается сотрудник во время поездки, или в принимающей организации) в командировочном удостоверении делались отметки о времени его прибытия и выбытия, которые должны были быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.
В международной практике (например, в государствах, входящих в зону Евросоюза) применение формы командировочного удостоверения как при командировках внутри территории Евросоюза, так и при командировках в другие государства, не входящие в зону Евросоюза, не предусмотрено. Порядок оформления командировочных удостоверений был сопряжен с рядом сложностей, которые связаны, например, с тем, что ответственное должностное лицо, которое должно заверить прибытие и выбытие работника в отеле, в нужный день могло отсутствовать. Кроме того, у российских компаний (в частности, занимающихся дизайном, ландшафтными работами, клинингом и пр.) проблемы с внесением сведений и отметок о пребывании в командировочные удостоверения возникали, если принимающей стороной выступало физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, при выполнении работ на садовых участках, в загородных домах частных лиц, а также при направлении в командировки сотрудников для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов - физических лиц. В таких случаях контролирующие органы признавали: при невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности: приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку; служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении; проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения; счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования, если такой порядок документального оформления командировочного удостоверения был закреплен внутренним локальным документом организации (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7, Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4)).
Из-за неправильно оформленных командировочных удостоверений налоговые органы могли не принять командировочные расходы в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764, от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, размещено на сайте http://www.nalog.ru, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@, от 30.11.2009 N 16-15/125486, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 30.12.2013 N Ф03-6433/2013). В то же время ряд судов исходил из того, что подтверждение командировочных расходов не связано исключительно с наличием командировочных удостоверений (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 по делу N А27-16987/2010, ФАС Московского округа от 11.04.2011 N КА-А40/1664-11-2 по делу N А40-95779/09-112-695, от 07.09.2010 N КА-А40/10200-10-2 по делу N А40-106307/09-4-729, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.12.2007 N Ф08-8181/07-3044А по делу N А32-1337/2007-48/22).
Необходимость оформления служебного задания, указывающего на цель командировки работника, а также отчета о выполненной работе (документов, которые обязательно сопровождали командировочное удостоверение) ранее была установлена п. 6 и абз. 2 п. 26 Положения N 749.
Отмена форм командировочного удостоверения, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении обусловлена тем, что содержание этих документов во многом дублирует содержание приказа (распоряжения) о направлении работников в служебную командировку и их оформление (заполнение) требует дополнительных трудозатрат.
До 2015 г. контролирующие органы придерживались позиции, согласно которой составление двух документов (приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения) одновременно, имеющих одно и то же назначение, не было обязательным. Они разъясняли, что наличие и оформление приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не являются обязательными (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@).
Отмена командировочных удостоверений и упрощение порядка подтверждения командировочных расходов предусмотрены п. 10 разд. IV Плана мероприятий ("дорожной карты") "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р. Во исполнение этого документа Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 (вступило в силу с 08.01.2015) отменены п. п. 6, 15, абз. 3 п. 26, а также внесены изменения в п. 7, абз. 1 п. 19, абз. 2 п. 26 Положения N 749, согласно которым при направлении работника в служебную командировку не нужно оформлять такие излишние документы, как:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке.
Начиная с указанной даты фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, счетом, квитанциями, кассовыми чеками и др.). Таким образом, Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 минимизировало количество документов, подтверждающих факт нахождения в командировке и произведенных организацией в этой связи расходов, и существенно упростило документооборот по служебным командировкам.
Отмена командировочного удостоверения также повлияет на страховые взносы. Ранее Минтруд России в Письме от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснял, что выплаты работнику за служебную поездку надо облагать страховыми взносами, если организация не оформила командировочное удостоверение. Правда, судьи считали, что не надо платить страховые взносы с расходов на служебную поездку, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии (Постановление АС Центрального округа от 09.10.2014 по делу N А64-234/2014). Теперь ситуация изменилась в пользу работодателей, поэтому и судебных споров больше не будет.
Если у работника или работодателя возникли какие-либо вопросы и неясности по поводу требований к документальному оформлению служебных командировок, они могут обратиться за разъяснением в Роструд в соответствии с Административным регламентом предоставления Федеральной службой по труду и занятости государственной услуги по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденным Приказом Минтруда России от 03.09.2014 N 603н.

Проблемы терминологии при документальном оформлении командировок

Документальное оформление служебных командировок в организациях осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, а именно согласно нормам ч. 2 ст. 166 ТК РФ, Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н (далее - Порядок N 739н). Налоговый кодекс РФ не регулирует порядок оформления первичных учетных документов (Письмо Минфина России от 10.12.2014 N 03-02-08/63607), в том числе при оформлении служебных командировок.
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (ч. 2 ст. 166 ТК РФ).
Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в редакции Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595).
Анализ приведенных норм свидетельствует о наличии разницы, которая состоит в следующем: с 08.01.2015 работники должны направляться в командировки на основании решения (а не распоряжения) работодателя.
То есть на уровне закона (ч. 1 ст. 166 ТК РФ) говорится о распоряжении работодателя, а на уровне федерального подзаконного нормативного правового акта (абз. 2 п. 3 Положения N 749 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) - о решении работодателя.
Часть 7 ст. 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ, содержащие нормы трудового права, не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, иным федеральным законам и указам Президента РФ. Отсюда следует, что положения ч. 1 ст. 166 ТК РФ имеют большую юридическую силу, чем абз. 2 п. 3 Положения N 749 в новой редакции. Естественно, возникают вопросы: в связи с чем произведена замена термина "распоряжение" на термин "решение", означает ли, что термин "решение работодателя" - понятие более широкое, чем "распоряжение работодателя"?
И приказы, и распоряжения, и решения относятся к организационно-распорядительной документации (абз. 1 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, п. п. 1.3, 3.6 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденных Росархивом). Однако ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (класс 0200000 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации"), но к этому классу приказ (распоряжение) или решение о направлении работника в командировку не относятся. Ранее приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку относился к классу 0300000 "Унифицированная система первичной учетной документации", подкласс 0301000 "Документации по учету труда и его оплаты" (коды по ОКУД 0301022, 0301023).
Согласно п. 2.1.4 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренной коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, утвержденной Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 N 33, решения, приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Такой организационно-распорядительный документ, как решение, обычно используется при необходимости издания решения коллегиального органа (правления, дирекции, совета директоров). Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. В нормах Трудового кодекса РФ нет общего правила использования терминологии, которое установлено в п. 1 ст. 11 НК РФ: упомянутые в Налоговом кодексе РФ термины и понятия используются в том значении, в котором они определены самим НК РФ; а если НК РФ эти понятия не раскрывает, можно использовать их в том значении, в каком они применяются в других отраслях законодательства РФ. То есть ТК РФ не расшифровывает, что же понимается под управленческим решением работодателя: приказ, распоряжение, указание, локальный нормативный акт, резолюция руководителя или иные распорядительные надписи на входящей или внутренней документации, другие акты работодателя, выраженные в соответствующей форме.
В числе статусных прав работодателя, перечисленных в ст. 22 ТК РФ, не указано право работодателя на принятие управленческих решений, там говорится только о его праве принимать локальные нормативные акты, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Несмотря на это, управленческими правами принятия именно решений в сфере труда работодатель обладает через нормы как гражданского законодательства (п. п. 1, 2 ст. 1 ГК РФ), корпоративного законодательства (п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), так и через нормы Трудового кодекса РФ, но без расшифровки самого понятия "решение работодателя" (ч. 1 ст. 71, п. 9 ч. 1 ст. 81, ч. 1 ст. 82, п. 6 ст. 86, ч. 3 ст. 137, ст. 181.1, ч. 2 ст. 217, ч. 2 ст. 229.3, ч. 3 ст. 235, ч. 1 ст. 247, ст. 371, ст. ст. 372, 373, 374, ч. 3 ст. 398, ст. 400, ч. 4 ст. 404 ТК РФ, но эти нормы не касаются командировок). Как сказано выше, в отношении командировок сохранен термин "распоряжение" (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Анализ перечисленных норм ТК РФ позволяет сделать вывод, что термин "решение работодателя", по мнению автора, - это понятие более широкое, чем термин "распоряжение", и применительно к командировкам такое решение (в какой бы форме оно не принималось - в форме приказа, распоряжения, резолюции) должно быть только письменным, а не устным. Но окончательно прояснить этот вопрос помогут только разъяснения Минтруда России.

Документы для командировок в 2015 году

Для возмещения командировочных расходов работнику, направленному в служебную командировку, а также для признания таких расходов в целях исчисления налога на прибыль командировочные расходы необходимо документально подтвердить (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При направлении работника в командировку работодателю нужно:
1. Издать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения N 749). В этом документе нужно указать такие реквизиты, как:
- фамилия, имя, отчество и должность работника;
- место назначения командировки (страна, город, организация);
- срок командировки (количество календарных дней);
- даты начала и окончания командировки;
- цель командировки;
- служебное поручение работнику (до 08.01.2015 оно указывались служебном задании для направления в командировку). Включение этого реквизита в приказ целесообразно для того, чтобы не было налоговых споров по поводу обоснованности служебной поездки и экономической оправданности командировочных расходов.
Как известно, с 01.01.2013 коммерческие организации могут по своему усмотрению составлять такой приказ по унифицированным формам N N Т-9, Т-9а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или по самостоятельно разработанной форме, утвержденной руководителем, при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Использование форм N N Т-9, Т-9а в 2015 г. вряд ли целесообразно, потому что из них придется исключить, во-первых, упоминание о служебном задании в строке "Основание (документ, номер, дата), где до 08.01.2015 указывались реквизиты служебного задания, во-вторых, включить реквизит "Служебное поручение работнику". Поэтому лучше разработать и утвердить свою форму приказа о направлении работника в командировку. Выписывать командировочное удостоверение (независимо от места командирования на территории России, некоторых стран СНГ), составлять служебное задание для работника начиная с 08.01.2015 не нужно.
2. Акт выезда работника отразить в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения N 749, п. п. 1, 2 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).
Форма этого документа установлена в Приложении N 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н. В этом журнале надо указать следующие сведения:
- фамилию, имя, отчество командированного работника;
- в прежнем реквизите "дата и номер командировочного удостоверения" поставить прочерки (из-за отмены командировочного удостоверения);
- наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.
В связи с выходом Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 Минздрав России скоро утвердит новую форму журнала, а пока нужно пользоваться старой.
3. Дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N N Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанная форма), в котором каждый день пребывания работника в командировке отображается кодом "К" или цифровым обозначением "06" без указания количества отработанных часов (ч. 4 ст. 91, ст. 167 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 2)). А если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами (п. п. 5, 9 Положения N 749, п. 2 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291):
- "К" (или "06"), которым обозначаются дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки. При этом количество отработанных часов не проставляется;
- и дополнительно - код "РВ" (или "03"), которым отмечают работу в выходной день. Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, только если работодатель давал работнику указание о продолжительности работы в командировке в выходной день.
Это логично, поскольку за все дни нахождения в командировке, обозначенные в табеле учета рабочего времени кодом "К" (или "06"), работнику выплачиваются суточные (ст. 168 ТК РФ). Также за дни командировки, совпадающие с рабочими днями по графику на основной работе, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).
Поскольку отработанные в командировке дни, совпадающие с рабочими днями на основной работе, и дни, совпадающие с выходными и праздничными днями, оплачиваются по-разному (ст. ст. 167, 153 ТК РФ), последние в табеле учета рабочего времени необходимо обозначать кодом "РВ" ("03"). Вместе с тем, если поставить только код "РВ" ("03"), это может привести к тому, что суточные за отработанный выходной день в командировке ошибочно работнику не будут выплачены. При таком документальном оформлении в целях налогообложения прибыли проблем с признанием расходов на оплату труда в командировке в выходные дни у организации не возникнет (п. 1 ст. 252, п. 3 ст. 255 НК РФ, ст. 153 ТК РФ, Письмо ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 - размещено на сайте http://www.nalog.ru/ в разделе "Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами). После выхода Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595, внесшего изменения в Положение N 749, некоторые компании задумались о сохранении в своих внутренних правилах документооборота ранее действовавших правил оформления командировок, а именно для целей внутреннего контроля, для предотвращения споров с работниками и проверяющими из ГИТ, ИФНС, ФСС, ПФР по-прежнему оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчеты о выполненной работе в командировке. При принятии такого решения следует помнить, что нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

Пример. Достаточно распространенная ситуация, когда командированный работник забыл проставить отметку (отметки) о выбытии в командировочном удостоверении. В таких случаях до 08.01.2015 практика документооборота складывалась так: сотрудник бухгалтерии или отдела кадров настаивал, чтобы такой работник отправил по почте (услуга платная) командировочное удостоверение в место командирования для получения соответствующей отметки о выбытии, получил ее и принес работодателю. В условиях действия новой редакции п. 7 Положения N 749 (пп. "в" п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595) это приведет к трудовым спорам.

По возвращении из командировки работодателю необходимо иметь следующие документы:
1. Утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного работника об израсходованных суммах по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, или самостоятельно разработанной форме (п. п. 7, 26 Положения N 749, абз. 2 п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").
2. Приложенные работником к авансовому отчету оправдательные документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой (п. 26 Положения N 749). Это следующий пакет документов (см. таблицу). Если оправдательные документы, подтверждающие командировочные расходы, составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. В отношении перевода проездных билетов есть особенности. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд нужно перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Перевод не нужен, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170). Электронный авиабилет не нужно переводить на русский язык (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Таблица

Документы, прилагаемые к авансовому отчету командированного работника

Группы документов	Конкретные виды документов
Документы о найме жилого помещения	счета гостиниц, включая стоимость проживания, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами)
Проездные и сопутствующие документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы (при использовании самолета, поезда, автобуса)	авиа- и/или железнодорожные билеты на бумажных носителях, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, а также документы, подтверждающие оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей
	проездные билеты на автобус, подтверждающие дату начала и окончания поездки

Документы, подтверждающие период командировки, а также дату пересечения границы при использовании личного транспорта (автомобиля, мотоцикла) <*>	служебная записка работника, содержащая фактический срок пребывания работника в месте командирования (с указанием дат приезда и отъезда в каждом из мест пребывания работника в командировке, как это было ранее в командировочном удостоверении, а также даты выезда и въезда в Россию) (форму записки, порядок ее визирования, проставления резолюции об исполнении записки целесообразно утвердить в локальном нормативном акте работодателя (например, в положении о служебных командировках компании))
	документы, являющиеся неотъемлемым приложением к служебной записке: путевой лист, счета, квитанции на парковку, платные дороги и пр., кассовые чеки на бензин и др.
	ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (в случае загранкомандировки)
<*> По мнению автора, такой порядок документального подтверждения компании стоит установить в своем локальном нормативном акте и при использовании служебного транспорта (несмотря на то что в п. 7 Положения N 749 об этом не говорится), особенно в случае заправки бензином с использованием топливных карт. Это поможет избежать трудовых и налоговых споров.
Документы, подтверждающие иные расходы работника, связанные с командировкой	документы, подтверждающие расходы на оформление и выдачу виз, паспорта (в случае загранкомандировки), консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и, соответственно, указанная в нем сумма командировочных расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) как не имеющая надлежащего документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно, стоимость проживания во время командировки, суточные и иные расходы, связанные со служебной поездкой, компания сможет учесть в целях налогообложения прибыли как расходы на командировки в полном объеме, но только в том случае, если они носят производственный характер (т.е. произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода), являются обоснованными (экономически оправданными), документально подтвержденными (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
С 08.01.2015 требовать от работника краткий отчет о выполнении задания (заполненную графу 12 в форме N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении" или самостоятельно разработанной форме) не нужно. Оформлять такой отчет работнику отдельно также не нужно. Вне зависимости от фактического выполнения работником трудовой функции в командировке расходы на проезд, проживание, суточные все равно ему надо возместить, такие выплаты носят компенсационный характер и не ставятся трудовым законодательством в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции (ст. 167, ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749, Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).
И в заключение обратите внимание еще на один важный момент в документальном оформлении служебных командировок. Формы, которые содержались в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (в частности, в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"), далеко не все являлись первичными учетными документами. А Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. К ним относятся документы, которые оформляют факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В свою очередь, факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете связывается с изменением финансового положения организации, финансового результата ее деятельности и (или) движением денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Поэтому если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.
Например, из всех документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм и которыми оформляется служебная командировка, единственным первичным учетным документом является авансовый отчет. Только признание руководителем организации реальной задолженности перед командированным работником суммы, которая истрачена им в командировке и отражена в авансовом отчете, меняет финансовое состояние организации. А сам приказ о направлении работника в командировку никак не влияет на финансовое положение организации - это только предшествие факту хозяйственной жизни.

Назад 18.03.2015 23:38 Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки. C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году. Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.

Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны

Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) 2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.

Правительство рф отменило командировочные удостоверения

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9 Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а 3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п.

Ошибка 404

Опубликовано 21.01.2015 Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Важно

В приказе указывается:

реквизиты работодателя;
ФИО, должность работника, структурное подразделение;
место назначения;
срок командировки;
цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Внимание

Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.

Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.

Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ). После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1).
В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения. Отметки в командировочном удостоверении Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки. Исправления в командировочном удостоверении В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом.

Инфо

Из статьи Вы узнаете: 1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками 2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году. 3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

Командировка 2015: оформляем по новым правилам

В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.

Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Письменное решение руководителя

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.

Отменен журнал учета командированных сотрудников

Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.

Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.

Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения

С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.

Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.

Как с 2015 года отчитываться по командировке

С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:

авансовый отчет;
документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).

О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

С 8 января 2015 года компании больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).

То есть без проездных документов расходы на командировки в 2015 году списать при не получится. Даже, например, расходы на проживание - если сотрудник принес счет гостиницы. В этом случае проверяющие могут посчитать: организация не подтвердила, что проживание в гостиницы было связано именно со служебной поездкой, а не отдыхом работника.

Положение о командировках

В связи с изменениями надо переделать утвержденное в компании положение о командировках. Новое положение надо датировать 8 января. Затем из него исключите упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание. Отныне они не предусмотрены законодательством. А значит, составлять их бессмысленно.

Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749.

В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле. По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку. Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д. (п. 7 постановления № 749).

Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно.

Приказ о командировке

Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя. Этот документ тоже можно оформить в виде приказа. Как и раньше, его можно составлять по унифицированной форме № Т-9. Но допускается бланк, разработанный в компании.

Служебная записка

Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку. Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки. Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.

Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов. А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты.

Авансовый отчет

Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения. К отчету сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.

Расходы на командировки в 2015 году списывают при расчете налога на прибыль на дату авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Журнал учета командированных работников

Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных. Сейчас в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее.

Образцы всех документов, необходимых для учета командировочных расходов в 2015 году, можно посмотреть в «Главбухе» № 3, 2015.

Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.

Из этой статьи вы узнаете:

как оформить командировочное удостоверение;
какие даты поставить в командировочном удостоверении;
как вносить исправления в командировочное удостоверение;
какие отметки делать в командировочном удостоверении;
какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.

Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.

Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:

Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.

Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.

Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).

Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).

Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.

Внимание!

По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.

Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:

1. Составляется служебное задание.

2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.

4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).

5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).

6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.

7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.

8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.

Важные бланки при оформлении командировки**

Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.

При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.

Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки

Форма №3

Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).

Даты в командировочном удостоверении

Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.

Отметки в командировочном удостоверении

Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.

Исправления в командировочном удостоверении

В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.

Командировочное удостоверение не оформляется с года. Если нет документов на проезд и проживание