Аутсорсинг - это инструмент менеджмента, представляющий собой передачу второстепенных бизнес-процессов подрядной организации. Он широко применяется на больших, средних и малых предприятиях. Для последних услуга наиболее актуальна.
Делегирование обязанностей относится, как правило, к второстепенным функциям. Аутсорсинг стабильно набирает популярность, что доказывает очевидную выгоду от его использования. Однако услуга имеет как достоинства, так и недостатки.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Владельцу бизнеса, решившему передать определенные бизнес-процессы на обслуживание подрядчиками, стоит учитывать, что внешний менеджмент обычно приносит выгоду, но всегда есть риск понесения потерь. Знания о достоинствах и недостатках услуги позволяют более точно оценить картину.
Получение результата от бизнес-процессов без управления ими.
Выполнение важных функций передается подрядчикам. Поэтому необходимый корпоративный результат достигается внешними усилиями.
Привлечение компетентных специалистов.
Аутсорсеры являются профессионалами в своей области. Поэтому они как никто справляются с решением узкоспециализированных задач.
Экономия на трудовых ресурсах.
Поскольку определенные бизнес-процессы передаются партнеру, компания избавляется от необходимости содержать собственных сотрудников для их ведения.
Экономия денежных ресурсов. Сокращение штата приводит к уменьшению совокупного фонда оплаты труда. Это, в свою очередь, обеспечивает снижение затрат на отчисления в социальные фонды и налоговые платежи.
Рост эффективности основной деятельности.
Избавиться от выполнения непрофильных функций - значит, получить возможность сконцентрироваться на главном направлении и повысить его результативность.
Сохранение юридического статуса компании.
Если не нанимать сотрудников в штат, а заменять их подрядчиками, то фирма удовлетворяет требованиям малого предприятия, даже при фактической работе в ней большого количества людей.
Отсутствие расходов на кадровое делопроизводство.
Аутсорсер самостоятельно подбирает персонал для выполнения доверенных ему функций. Поэтому клиент может быть уверен, что ведением бизнес-процессов занимаются профессионалы.
Отсутствие официальных трудовых отношений со специалистами.
Хотя бухгалтера, юристы и другие сотрудники обслуживают компанию-заказчика, официально они работают у подрядчика.
Исключение споров и разногласий с персоналом.
Если специалист чем-то недоволен, он может предъявлять претензии только своему работодателю. Клиент платит агентству за услуги и не занимается кадровым менеджментом.
Исключение проблем с государственными службами.
Регулярные проверки персонала никак не затрагивают компанию: сотрудники официально оформлены в другой организации.
Контрактная форма отношений.
Партнерство между исполнителем и заказчиком оформляется договором. В нем прописываются все обязанности и ответственность сторон, а также важные нюансы сотрудничества.
Оплата за результат.
Штатный сотрудник на ставке может попросту просиживать время «от звонка до звонка», выполняя минимум работы. Аутстаффер получает гонорар только за конкретный результат, необходимый компании.
Универсальность услуги. Под внешнее управление могут передаваться любые непрофильные функции. Ведение бухгалтерской, юридической деятельности, уборка помещений, оказание логистических услуг, кадровое делопроизводство - предприниматель доверяет партнерам любые задачи, если уверен в получении выгоды.
Минусы аутсорсинга:
Риск некачественного решения задач.
По собственным утверждениям подрядчик позиционирует себя как профессионала. Действительное же качество услуг можно оценить только после фактической работы.
Риск непонимания корпоративного стиля компании.
По всем нормам подрядчик осуществляет работу правильно. Однако специфика предприятия часто связана с нюансами, которые необходимо четко прояснить партнеру.
Риск утечки информации.
Условия конфиденциальности прописываются в договоре и официально закрепляются. И все же доказать причастность подрядчика к разглашению внутренней информации заказчика практически невозможно.
Зависимость от внешних исполнителей.
Доверить выполнение определенных функций партнеру - значит, нарушить корпоративное единство компании. Если подрядчик не принесет нужный результат, предприятие несет убытки.
Отсутствие контроля над ведением делегированных бизнес-процессов.
Поскольку решением задач занимается внештатный персонал, абсолютно прозрачно проследить за этапами их выполнения довольно сложно.
Неразвитая законодательная база по вопросам аутсорсинга.
В России правовые нормы внешнего менеджмента полностью еще не сформированы. Поэтому разрешение возможных споров, включая судебные процессы, усложняется.
Риск банкротства подрядной организации.
Агентство может обанкротиться, как и любая производственная компания. Это приведет к невыполнению делегированных функций и временному снижению эффективности предприятия-заказчика.
Выгоден ли внешний менеджмент?
Недостатки аутсорсинга менее значимы, чем явные преимущества услуги. Это и обеспечивает ее возрастающую популярность во всем мире. Главные достоинства внешнего менеджмента - снижение валовых затрат и освобождение ресурсов компании для ведения основной деятельности.
Подрядчик выполняет те же функции, что и его аналог в виде штатного подразделения предприятия. Однако как специалист в своей области, он делает это более качественно, попутно снимая нагрузку с клиента. Риски аутсорсинга являются лишь потенциальными. При тщательном выборе надежного партнера с хорошей репутацией их можно исключить.
Наиболее популярен внешний менеджмент в сферах финансового, юридического, кадрового, логистического, маркетингового, IT обслуживания компании. Очевидные преимущества аутсорсинга персонала, связанные с делегированием процессов кадрового делопроизводства, привлекают все большее число успешных предпринимателей. Опытные бизнесмены предпочитают использовать внешних подрядчиков для максимального повышения эффективности компании.
В условиях стремительного развития и роста количества предприятий малого и среднего бизнеса очень высокий спрос на услуги квалифицированного бухгалтера. Именно по этому многие организации передают веденение бухгалтерского учета на аутсорсинг. Основной целью аутсорсинга в бухучете является снижение издержек коммерческой деятельности предприятия, поиск наиболее оптимальных режимов налогообложения, эффективное взаимодействие с налоговыми органами и иными инстанциями, что позволяет повысить эффективность бизнеса в целом. Самыми популярными видами аутсорсинга считаются бухгалтерский, юридический, кадровый, IT аутсорсинг, логистический, аутсорсинг персонала . При обращении к бухгалтерской компании клиент не только получает высококвалифицированные услуги, но и экономит свое время и средства на подбор и содержание собственной бухгалтерской службы. Имеется большой ряд преимуществ аутсорсинга:
Во-первых, экономия на расходах, так как отпадает необходимость в следующих статьях расходов:
аренда офиса для отдела бухгалтерии;
покупка материальных ценностей и основных средств, связанных с организацией рабочего места главного бухгалтера или отдела бухгалтерии;
фонд заработной платы главного бухгалтера или отдела бухгалтерского учета;
налоги, возникающие с фонда заработной платы;
зачет НДС, который подлежащий к вычету по услугам бухгалтерской компании
расходы, связанные с повышением профессионального уровня главного бухгалтера, посредством посещения различных курсов повышения квалификации и семинаров.
Во-вторых, ежедневное обслуживание клиента, так как, обращаясь в компанию-аутсорсер, клиент получает не одного главного бухгалтера, а целый штат высококвалифицированных специалистов, которые работают как отлаженный единый механизм.
В-третьих, отсутствие вопросов, связанных с загруженностью и текучестью бухгалтерских кадров, а также сбоев в работе отдела бухгалтерии из-за несвоевременного снабжения отдела бухгалтерского учета.
В-четвертых, директор и ведущие менеджеры предприятия могут полностью сконцентрироваться на основной деятельности предприятия и не тратить время на решение налоговых и бухгалтерских проблем, за которые полностью несет ответственность аутсорсинговая компания.
В-пятых, компания-аутсорсер минимизирует риск штрафных санкций со стороны налоговых органов, так как осуществляет профессиональную обработку документации профильными специалистами.
В-шестых, в ходе бухгалтерского обслуживания предприятию обеспечивается консультационная,техническая и юридическая помощь по любым вопросам, связанным с бухгалтерским учетом, а также бесплатная информация об изменениях в бухгалтерском и налоговом законодательстве.
В-седьмых, компания-аутсорсер всегда проводит консультации по налоговым последствиям сделок и их оформлению.
В-восьмых, компания-аутсорсер несет ответственность за несвоевременную сдачу отчетности, но в том случае, если заказчик вовремя предоставил все необходимые документы для ее подготовки.
В-девятых, обеспечение конфиденциальности при расчете заработной платы и других платежей[ 20, с. 88].
Но не смотря на то, что бухгалтерский аутсорсинг имеет огромное количество преимуществ не стоит забывать о недостатках. Самым главным недостатком является возможность утечки информации. Именно поэтому большинство руководителей организаций с огромным недоверием относятся к аутсорсинговым компаниям. И на самом деле, следует очень тщательно выбирать организацию, которая предоставляет аутсорсинговые услуги, основываясь на ее репутации на рынке. Еще на этапе заключения с аутсорсинговой компанией договора, при подготовке и планировании работы необходима четкая согласование и проработка всех деталей в отношении объема услуг, этапов и сроков их выполнения, предоставляемых результатов, распределения функций, обязанностей, полномочий. Чем точнее и детальнее будет проведена такая работа, тем лучше стороны будут информированы о требованиях и условиях друг друга. Еще один недостаток в глазах руководителей организаций заключается в того, что компания-аутсорсер может разорится, и необходимо будет в очень короткие сроки искать нового партнёра, а, возможно, бухгалтерский учет вновь вести самостоятельно. Также необходимо обратить внимание на такой недостаток, как частичная оторванность руководства от деятельности организации, в результате чего могут приниматься не совсем верные решения в силу отсутствия полного контроля на предприятии .
Повышение эффективности и развитие средств и методов методологии бухгалтерского учета является важнейшей задачей. В настоящее время имеется огромное количество литературных источников, которые посвящённы вопросам именно аутсорсинга бухгалтерского учета. Можно сказать, что аутсорсинг в России становится массовым явлением. Данный способ оптимизации деятельности предприятия особенно актуален, так как что необходимо развивать свой бизнес, чтобы в условиях жесткой конкуренцииоставаться на плаву. Именно поэтому требуется направить все силы на основной вид деятельности организации, и доверить профессионалам второстепенные операции.
Все преимущества, которые можно получить от использования аутсорсинга, можно подразделить на 2 группы. К первой группе относятся так называемые стандартные преимущества, они присущи аутсорсингу любого вида деятельности. Они включают в себя возможность руководства не отвлекаться на управление обслуживающими функциями и вследствие этого уделять больше внимания основному бизнесу компании.
Концентрация внутрикорпоративного внимания на основных целях компании путем делегирования второстепенных функций аутсорсерам чрезвычайно важно. Компания может сфокусироваться на удовлетворении потребностей клиентов и развитии новых технологий. А компания, которая концентрирует свое внимание на основных функциях, может проводить оптимальный реинжиниринг с целью повышения эффективности своей работы, улучшая такие показатели, как стоимость, качество, сервис и временные затраты.
Аутсорсинг персонала позволяет избавиться от многих проблем, связанных с привлечением, обучением и удержанием квалифицированного персонала, а также его заменой на время отпуска, болезни, обучения. Все это обеспечивается поставщиком услуг, в результате бизнес-процессы идут непрерывно. И если вдруг ситуация на рынке изменится, то компании не нужно волноваться о сокращении численности своих сотрудников, перепрофилировании деятельности, уменьшении объемов производства и т. п.
С помощью аутсорсинга вы можете избежать расходов на инвестиции в оборудование и программное обеспечение, необходимое для поддержки передаваемых бизнес-процессов, на содержание офиса и аппарата управления.
К тому же происходит снижение себестоимости функций, передаваемых аутсорсеру, который осуществляет выполнение порученных ему функций дешевле вследствие специализации в узкой предметной области и благодаря эффекту масштаба, достигаемого при выполнении однотипных операций одновременно для множества клиентов. Вследствие того что при решении сходных задач компании-аутсорсеры уже накопили большой опыт, они используют новейшие технологии и высококвалифицированный персонал. Компания, которая специализируется на предоставлении определенных услуг, первой сталкивается с возникающими проблемами в данной области, инвестирует в выработку решений задач и развитие соответствующих технологий, в постоянное повышение квалификации своего персонала.
Компании-аутсорсеры акцентируют свое внимание на конкретной предметной области, что позволяет им обеспечивать надежное и качественное исполнение передаваемой ей на аутсорсинг функции. Благодаря выполнению однотипных операций для множества клиентов поставщик-аутсосер может удерживать конкурентоспособные цены на свои услуги. Обеспечить такое же качество самостоятельно заказчик не может, так как для этого необходимы значительные инвестиции в развитие персонала, оборудование, программное обеспечение. При оценке экономической эффективности перехода на аутсорсинг многие компании эти компоненты затрат исключают из расчета и просто сравнивают стоимость услуг с затратами на содержание персонала, вовлеченного в передаваемый бизнес-процесс, но это считается ошибочным. И если просчитать все перечисленные выше факторы, то в конечном итоге чаша весов склоняется в пользу аутсорсинга. А если смотреть на проблему с точки зрения отношения «цена – качество», а не просто сравнивать цену, то использование аутсорсинга является предпочтительным.
Компания, использующая аутсорсинг, может позволить себе воспользоваться ресурсами, доступ к которым в противном случае был бы невозможен (например, при расширении географии деятельности фирмы или при создании новой компании).
Еще одним достоинством использования аутсорсинга является снижение риска. Аутсорсеры вкладывают средства одновременно во многие компании. А компания-заказчик на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области. Вы также можете увеличить стоимость бренда компании в результате более качественного обслуживания своих клиентов сторонней организацией.
Ко второй группе преимуществ относятся преимущества, специфичные для аутсорсинга финансовой функции. Их суть в том, что вся ответственность за организацию учета и правильность его ведения перекладывается на аутсорсинговую компанию. И если при этом были неправильно рассчитаны налоги или несвоевременно предоставлена отчетность, то возмещение убытков, связанных со всем этим, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (так как большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность). Пользуясь услугами аутсорсинга, вы и ваша компания получаете доступ к юридическим и налоговым ресурсам аудиторских компаний. Другими словами, аутсорсинговая компания становится «семейным доктором» для клиентского бизнеса. Все вопросы решаются профессионалами своего дела, которые детально знают специфику работы предприятия клиента. Если в ходе аутсорсинга возникают трудные ситуации, то аудиторская фирма может найти нетрадиционные решения проблем, а затем отстоять их в споре с налоговыми органами или в суде, если это требуется. Следовательно, происходит снижение риска принятия ошибочных решений, а шансы на успех в спорах с налоговыми органами при защите выгодных для клиента решений по тем спорным вопросам, для которых существует двоякое толкование действующего законодательства, возрастают.
Но, все же имея так много достоинств, использование аутсорсинга бизнес-процессов имеет отрицательные стороны, которые задерживают его распространение. С чем же связан тот факт? К первому фактору можно отнести то, что многие просто не знакомы с принципами аутсорсинга бизнес-процессов. Есть и другие, более весомые причины. Например, многие компании боятся потерять контроль над ситуацией и компанией, избегают доверять посторонним коммерческие тайны. Эти опасения небезосновательны как в России, так и за рубежом, и решение таких проблем лежит в тщательном выборе поставщика аутсорсинговых услуг на основании его опыта и сложившейся репутации на рынке. Многие считают, что понесут огромные дополнительные расходы сил и средств на этапе перехода. Также существует чисто психологический барьер, который связан с передачей «своей» бухгалтерии в «другие» руки.
Россия имеет еще одну особенность ведения бизнеса. Компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, они напрямую не заинтересованы в открытости, так как бухгалтерский учет многих компаний носит полулегальный характер.
Еще один недостаток заключается в том, что многие компании были созданы еще в советский период, а в новых компаниях работают люди, которые имеют старую закалку и ведут дела по старинке. Это обусловливает сильную вертикальную интеграцию предприятий, которые ведут, по сути дела, натуральное хозяйство. Руководство таких промышленных групп просто боится перемен, что мешает им отказаться от самостоятельного выполнения некоторых функций. Для того чтобы решить эти проблемы, во многих случаях они идут путем выделения вспомогательных подразделений в дочерние предприятия, которые осуществляют «внутренний» аутсорсинг ряда функций в рамках группы. Но это ведете следующему:
1) при такой стратегии или компания окончательно переходит на аутсорсинг;
2) снижается эффективность компании в целом из-за сложности управления громоздкими структурами.
Поэтому следует ожидать, что российские предприятия будут в дальнейшем более внимательно присматриваться к аутсорсингу.
К тому же отсутствие правовой базы совершенно не способствует развитию аутсорсинга. Росту на российском рынке аутсорсинга помогло бы наличие детально проработанной правовой базы. При использовании аутсорсинга возникает связь «клиент – аутсорсинговая компания – сотрудник», что требует отражения в существующем законодательстве, и прежде всего законодательстве о труде. Необходимо четко регламентировать права, обязанности и ответственность каждого из участников этого процесса в сфере управления производством, обеспечения охраны труда и техники безопасности, решения социальных вопросов. Но то законодательство, которое существует на сегодняшний момент, не дает четких ответов на многие практические вопросы, которые возникают при предоставлении услуг такого рода. Эта неопределенность усложняет проблемы, связанные с преодолением психологического барьера со стороны наемного персонала при переводе на работу в новую организацию. Решение данных вопросов является задачей государственной важности.
Директор по развитию Staff Line Group Нурия Архипова прошла путь от рядового сотрудника до топ-менеджера компании, которая сегодня является лидером в сфере развития услуг по управлению персоналом, кадрового делопроизводства, аутсорсинга и аутстаффинга. Нурия написала колонку о том, что из себя представляет аутсорсинг и почему он так популярен.
Что мы знаем об аутсорсинге?
Любой бизнес, если его вести официально с соблюдением всех финансовых и юридических требований, состоит из гораздо большего числа процессов, чем может показаться стороннему наблюдателю. Даже если у вас фирма со штатом в несколько сотрудников, то вам кроме основного бизнес-процесса придется заниматься и рядом не менее важных и обязательных процессов (например, вести бухгалтерию, осуществлять транспортировку, логистику, использовать ПО и т. п.).
Многих, кстати, именно наличие стольких дополнительных «головных болей» останавливает от открытия своей фирмы, хотя идеи могут быть весьма перспективными. Как раз для решения этих проблем и был придуман принцип аутсорсинга (еще в тридцатых годах прошлого столетия воротилами автомобильного бизнеса).
Откуда возникла такая потребность - использовать внешний персонал?
Ведь, казалось бы, гораздо приятнее, когда в компании есть штат сотрудников, решающих все вопросы. Однако в основе большинства потребностей бизнеса всегда находится задача повышения эффективности. И даже если бы не было кризисов, потребность делать каждый процесс более экономно и качественно всё равно привела бы к разделению всех функций кампании на профильные и сопутствующие.
- Профильные функции и соответственно профильный персонал это те, кто делают основной продукт компании, со всеми необходимыми атрибутами: лучше других, дешевле других и т. д. И задача компании, загрузить их работой по максимуму.
- Сопутствующие функции – чаще всего это обеспечивающие функции для нормальной работы основного/профильного персонала. И их загрузка работой определяется потребностями основного/профильного персонала.
Например, в юридической фирме, юристы - это основной персонал, продавая услуги которых, фирма зарабатывает свою прибыль. Соответственно задача руководства фирмы максимально загружать штатных юристов. А вот IT-специалисты выполняют только те функции, которые необходимы для обеспечения работы компьютеров, сетей, программ и прочих инструментов, и самих юристов.
Возникает дилемма: чтобы всё стабильно работало и в случае сбоев могло быть быстро восстановлено - нужен квалифицированный IT-шник. Но если он действительно профессионал, то весь процесс у него налажен и большую часть рабочего времени ему нечем заняться. А стоит оно дорого, ведь он специалист.
В этой ситуации самый логичный выход - заключить договор аутсорсинга IT-персонала, по которому специалист будет решать возникающие вопросы в юридической фирме, но платить она ему будет не полную зарплату, а лишь за объем выполненных работ.
Историческая справка
Не надо думать, что аутсорсинг возник вчера или буквально на днях. Идея не нова! И до того, как аутсорсинг пришел к нам с Запада, он был очень гармонично вписан в советскую экономику и кадровую политику.
За примерами далеко ходить не надо: уборщицы и дворники, следившие за чистотой парадных, подъездов, придомовых территорий, привлекались к труду одновременно несколькими организациями, у которых объем работ требовал только пару часов работы и то не каждый день. Только в СССР это не называлось аутсорсингом, хотя по факту именно им и являлось.
Преимущества аутсорсинга
Можно выявить ряд преимуществ использования аутсорсинга, среди которых на первом месте стоит:
- Экономия, которая достигается за счет того, что аутсорсинговая компания, предоставляющая специалиста, может предоставлять его одновременно разным фирмам, тем самым наиболее полно используя его время.
- Уровень качества – для фирмы предоставляющей аутсорсинговые услуги данный вид деятельности является основным/профильным. Поэтому она может себе позволить уделять гораздо больше времени всем сторонаaм конкретной деятельности: от специального оснащения сотрудника, до его более глубокого профессионального обучения и использования опыта многих специалистов - чем фирма в непрофильной для себя деятельности никогда заниматься не будет.
- Надежность и гарантии - еще одно важнейшее, на мой взгляд, во многих сферах бизнеса преимущество. По трудовому законодательству, если ваш сотрудник заболел и предоставил оформленную справку, то вы никак не можете требовать от него выхода на работу, что бы там у Вас не случилось.
По договору же аутсорсинга, вам вообще не важно болеют у аутсорсера сотрудники или они роботы. Есть договор, гарантии и ответственность за их соблюдение. Заболел или не справился один, давайте другого. Точка. Все дисциплинарные, административные, мотивационные и прочие, прочие многочисленные проблемы с сотрудниками вас больше не касаются!
Именно это преимущество аутсорсинга делает его очень востребованным в сферах, где кадровые вопросы стоят наиболее остро.
По целому ряду причин IT-специалист на аутсорсинге может быть гораздо более квалифицирован:
- за счет богатого опыта;
- в своей работе он использует большее число хороших, зачастую дорогих платных сервисов и программ, которые ему приобрести гораздо доступнее, чем если бы он работал только с одним заказчиком.
Недостатки аутсорсинга
С преимуществами аутсорсинга мы разобрались, теперь попробуем поговорить о его недостатках. Недостатки аутсорсинга для потребителя, на мой взгляд, являются более надуманными. Из существенных, стоит отметить лишь один фактор, который нужно учитывать. Это риски, связанные с попаданием в организацию «чужого» человека. То есть возможные утечки информации, происки конкурентов и т. д. Но эти риски нужно купировать и в случае найма нового человека в собственный штат и при множестве других жизненных ситуаций.
Мое мнение, что в скором будущем бизнес, особенно малый и средний, вообще сможет состоять только из нескольких ключевых человек, генерирующих идеи. А вся реализация и текущая работа сможет быть эффективно передана на аутсорсинг.
Со временем многие компании поймут эффективность этого метода и станут использовать его более полноценно. Например, уже сегодня во многих фирмах частично используется аутсорсинг: это и приходящие уборщицы, которых не обязательно держать в штате, IT-специалисты, которые в любой момент удаленно или на месте решают проблемы разной степени сложности, возникающие со всей офисной техникой.
Компании поймут, что нет необходимости держать в штате сотрудников, которые нужны только для того, чтобы обеспечить бесперебойную работу коллектива, но при этом им совершенно не нужно отдельное рабочее место, а если нужно, то ненадолго.
Сегодня, когда благодаря кризису, стал более стремительно развиваться средний бизнес. Человеку, который хочет работать на себя и организует, например, ИП, необязательно снимать офис для сотрудников. На самом деле, ему достаточно иметь в штате 2-3 сотрудников «на удаленке», которые ему реально нужны. Например, фирма занимается предоставлением рекламных услуг, продвижением каких-либо товаров и сайтов.
В штате достаточно иметь курьера, специалиста по контекстной рекламе и бухгалтера, хотя приоритеты, безусловно, могут быть другими - все зависит от нужд предприятия. Таким образом, копирайтерские услуги, смм, дизайн можно получить при помощи того же самого аутсорсинга. Существуют, так называемые, биржи копирайтеров, которые предоставляют услуги, рыночная стоимость которых в разы ниже, чем если держать копирайтера в штате. То же самое относится к дизайну, контекстной рекламе и другим должностям.
Таким образом, аутсорсинг - это будущее отечественного малого и среднего бизнеса, который позволяет развивать его за счет эффективных и экономически выгодных методов.
При этом стоит отметить и тот факт, что аутсорсинг помогает решать и другую не менее важную проблему - уже социального плана.
Хорошо известно, что в связи с кризисом многие предприятия, фирмы были вынуждены сократить количество рабочих мест. На биржи труда и в «свободное плавание» отправилось огромное количество персонала. Многим людям, чтобы хоть как-то держаться на плаву, пришлось даже сменить род занятий и начать делать то, что никогда не делали.
А что поделать? Кризис - выживает сильнейший. И вот именно часть тех, кто не сломался, а решил, во что бы то ни стало держаться на плаву, нашли себя в аутстаффинговых компаниях (от англ. out – вне, staff – штат), устроившись туда на работу.
Аутсорсинг и аутстаффинг - два понятия, которые не могут существовать друг без друга. Но при этом путать их не стоит!
Для них такие компании - это возможность иметь стабильный заработок, работать и обеспечивать семью. Одно дело работать где-то «на честном слове», без трудовой книжки, не иметь никаких накоплений и отчислений в пенсионный фонд, и совершенно другое - получить уверенность в завтрашнем дне, официальное трудоустройство, минимальный социальный пакет и трудовой договор. Все это предоставляют своим сотрудникам компании, которые занимаются аутстаффингом, т. е. предоставлением другим фирмам сотрудников требуемой квалификации.
Важность применения аутсорсинга объясняется тем, что он позволяет с максимальной эффективностью использовать сильные стороны участников международных экономических отношений; добиваться конкурентных преимуществ за счет возможности каждой из сторон выполнять те функции, в которых она наиболее успешна; получать более дешевое обслуживание непрофильных направлений деятельности и, в то же время, высокое качество производимых работ, высококвалифицированное обслуживание профильных направлений деятельности предприятия. Что касается крупных предприятий, то они ещё получают дополнительную экономию от масштаба производства.
В то же время использование услуг аутсорсинга позволяет снизить внутренние издержки предприятия, добиться высокого качества выполненных работ за счет высокой квалификации сотрудников поставщика услуг аутсорсинга. Предприятия могут высвободить значительную часть собственных денежных средств и трудовых ресурсов, которые можно направить на решение сложных стратегических задач, благодаря чему они добиваются успеха не только на национальных, но и на международных рынках.
Прежде, чем принять решение об аутсорсинге следует оценить все «за » и «против » аутсорсинга. Поэтому важно уметь оценить те привлекательные и отрицательные его стороны, которые определяют возможность принятия решения об аутсорсинге. Аутсорсинг может приносить предприятию значительные преимущества:
ñ сокращение объёмов инвестиций в не основные средства;
ñ сосредоточение на основных видах деятельности;
ñ снижение расходов на создание и поддержку рабочих мест;
ñ отсутствие зависимости от болезней или увольнения работников;
ñ использование высококвалифицированных специалистов с обширным опытом работы, наём которых был бы слишком дорогим или не рациональным;
ñ использование богатого опыта предприятия, предоставляющего услуги в области работ для других предприятий, то есть возможность для организации обучения у своего поставщика услуг;
ñ гибкая реакция на изменения на рынке и внутри предприятия (реорганизации, реструктуризации, слияния, присоединения (поглощения));
ñ повышение прибыльности бизнеса, так как аутсорсинг снижает издержки обслуживания бизнес-процессов;
ñ внедрение передовых технологий через специализированную аутсорсинговую компанию;
ñ повышение конкурентоспособности предприятия, пользующегося услугами аутсорсера (рисунок 2).
Рис.2. Основные преимущества аутсорсинга предприятия
Аутсорсинг следует рассматривать как стратегический инструмент , который позволяет оптимизировать внутренние процессы предприятия, внедрить в работу технологические новинки, повысить качество выполняемых работ за счёт сотрудничества с высококвалифицированным персоналом поставщика услуг, а также высвободить собственные временные, финансовые и людские ресурсы для выполнения сложных, стратегических по своей сути задач, позволяющих существенно повысить конкурентные позиции.
При этом к числу преимуществ , получаемых от аутсорсинга, можно отнести:
ñ снижение себестоимости функций и бизнес-процессов, передаваемых аутсорсеру;
ñ повышение качества и надёжности выполнения переданных на аутсорсинг функций и бизнес-процессов;
ñ возможность привлечения сотрудников заказчика, обслуживавших ранее выполнение делегированной аутсорсеру функции, которые хорошо знают специфику своего предприятия;
ñ концентрация внимания на основных целях предприятия путём делегирования второстепенных функций и процессов аутсорсерам;
ñ расширение возможностей использования ресурсов, доступ к которым был ограничен или невозможен;
ñ снижение рисков;
ñ улучшение репутации и увеличение стоимости брэнда.
Снижение издержек обеспечивается тем, что аутсорсер осуществляет выполнение порученных ему функций дешевле вследствие специализации в узкой предметной области и благодаря эффекту масштаба, достигаемого при выполнении однотипных операций одновременно для множества клиентов.
Повышение качества обеспечивается за счёт того, что при решении сходных задач организации-аутсорсеры уже накопили большой опыт и могут использовать новейшие технологии и высококвалифицированный персонал.
Усиление концентрации внутрикорпоративного внимания на основных целях предприятия чрезвычайно важно, так как даёт самому предприятию возможность сфокусироваться на удовлетворении потребностей клиентов и развитии технологий.
Концентрация на основных функциях к тому же позволяет проводить оптимальный реинжиниринг, повышая эффективность работы предприятия постоянным улучшением таких показателей, как стоимость, качество, сервис и временные затраты.
Аутсорсинг позволяет предприятию воспользоваться ресурсами, доступ к которым в противном случае был бы невозможен, например, при расширении географии деятельности предприятия или при создании нового.
Снижение рисков достигается благодаря тому, что аутсорсеры инвестируют средства одновременно в большое количество клиентов. Заказчик же на развитом рынке аутсорсинга имеет возможность выбрать именно тех аутсорсеров, которые обладают наибольшим опытом в данной области.
Улучшение репутации и увеличение стоимости брэнда достигается в результате более качественного обслуживания клиентов сторонней специализированной организацией.
Фактором привлекательности аутсорсинга является и то, что внешний поставщик услуг способен обеспечить экономию затрат, более высокий уровень услуг за счет специализации, более дешевой рабочей силы или эффекта масштаба. Однако, аутсорсинг – это значительно больше, чем ещё один способ сокращения затрат и повышения эффективности производства.
Используя услуги фирм-профессионалов, предприятия могут направить свои собственные ресурсы в наиболее доходные направления деятельности.
Особое внимание в решении об аутсорсинге заслуживает известный в экономической теории эффект масштаба – соотношение между изменением объёмов используемых ресурсов и изменением объёмов производства. Обычно на первом этапе расширения предприятия действует положительный эффект масштаба производства: происходит экономия на массовости производства, и расходы на единицу продукции снижаются. Однако нельзя бесконечно раздувать масштабы производства. По мере всё большего расширения предприятия положительный эффект масштаба начинает угасать. И может наступить стадия постоянной отдачи, когда долгосрочные средние издержки стабилизируются, а с определённого момента общие издержки начинают расти быстрее, чем количество выпускаемой продукции. В этом случае себя проявляет отрицательный эффект масштаба, или«дезэкономия» на масштабах производства.
При неизменных ценах на ресурсы эффект масштаба обусловливает динамику издержек в долгосрочном периоде. Она прослеживается с помощью функции долгосрочных средних издержек – LATC (рисунок 3).
Рис.3. Эффект масштаба
Для расширения эффекта масштаба предприятие должно принять решение, каким образом оно будет это делать. Выбор может быть сделан из следующих вариантов:
ñ использовать внутренние факторы отдельного предприятия или подразделения;
ñ вертикальная интеграция;
ñ диверсификация;
ñ аутсорсинг.
Современные крупные предприятия во многом исчерпали возможности получения эффекта масштаба в рамках отдельного предприятия. Имеются в виду внутренние факторы: специализация; использование современного высокопроизводительного оборудования – поточных линий, автоматизированных модулей и другие. Основные варианты получения положительного эффекта масштаба – это создание вертикально-, горизонтально интегрированной или диверсифицированной компании. В течение десятилетий именно такими путями развивались крупные компании во всём мире. Этот процесс получил название «интернализация». Он осуществляется на основе заключения различных видов контрактов, как внутри-, так и межфирменных.
Интернализация представляет собой процесс сокращения или устранения отрицательных внешних эффектов путём превращения внешних факторов во внутренние. Создаёт уникальную возможность максимально использовать экономию на масштабе производства, экономию за счёт стандартизации, многофункционального использования факторов производства. Однако при интеграции и диверсификации присутствуют и риски получения отрицательного эффекта масштаба. В первую очередь это известная иммобильность ресурсов компании, особенно в вертикально интегрированных структурах, в которых особенно велики постоянные издержки, так как они поддерживают производственные мощности по всей вертикальной цепи. В таких случаях традиционный субподряд являлся выходом из ситуации. Однако выбор делается в пользу субподряда, а не вертикальной интеграции, в тех случаях, когда производственные процессы «материнского» предприятия требуют наличия специальной технологии либо используют конкретные производительные факторы, например, специальные механизмы или неквалифицированную рабочую силу на вторичном рынке труда. При сохранении всех упомянутых подходов крупные предприятия постоянно ищут новые пути для того, чтобы избежать отрицательного эффекта масштаба. В современных условиях аутсорсинг даёт такие возможности. С его помощью предприятия получают возможность поддерживать и регулировать оптимальный размер бизнеса, гибко реагируя на изменения рынка.
Одновременно идёт процесс экстернализации , который представляет собой альтернативный способ снижения транзакционных издержек по сравнению с интернализацией. Транзакционные издержки снижаются не за счёт включения отдельных видов деятельности во внутреннюю структуру предприятия, а путём передачи отдельных операций независимым предприятиям, то есть путём аутсорсинга. То есть, аутсорсинг – это перекладывание на других субъектов собственных транзакционных издержек.
Долгосрочные взаимоотношения в рамках аутсорсинга ведут к созданию эффективных механизмов распределения риска в условиях недостаточной информации. При этом возникает дилемма: или появляются дополнительные транзакционные издержки, связанные с заключением контракта, но снижаются риски; или же сохраняется чисто рыночный уровень рисков, но не растут транзакционные издержки.
Транзакционные издержки можно определить как издержки взаимодействия между людьми. Более детально их можно определить как затраты ресурсов (денег, времени, труда) для планирования, адаптации и контроля за выполнением взятых индивидами обязательств в процессе отчуждения и присвоения прав собственности и свобод, принятых в обществе. Таким образом, при переходе на аутсорсинг нужно учесть рост транзакционных издержек. Аутсорсинг отличается от передачи субподрядчику, потому что функция обеспечивается непрерывно, а не для конкретного проекта. Его можно предоставлять в том же или в другом месте, в той же или в другой стране (оффшоринг).
Однако нужно учитывать и недостатки аутсорсинга, к которым можно отнести:
ñ реальный риск утечки информации и появления нового конкурента, использующего опыт и знания предприятия, заказывавшего аутсорсинг;
ñ потеря контроля над собственными ресурсами;
ñ отрыв руководства от части деятельности предприятия, вследствие чего оно может принимать неадекватные решения;
ñ снижение производительности собственных сотрудников;
ñ необходимость поиска новых партнеров или самостоятельное выполнение функций, ранее бывших на аутсорсинге, при разрыве договора на аутсорсинг;
ñ увеличение издержек при передаче второстепенных функций;
ñ снижение качества при недобросовестности аутсорсера;
ñ накручивание цен за услуги аутсорсером при неразвитости рынка аутсорсинговых услуг.
При передаче на аутсорсинг сразу нескольких важных функций и бизнес-процессов всегда возникает реальный риск утечки информации и появления нового конкурента, использующего опыт и знания предприятия, заказывавшего аутсорсинг. Снизить этот риск можно, заказав аутсорсинг различных аспектов бизнеса разным аутсорсерам, хотя это и увеличивает издержки. Первостепенное значение имеет нахождение добросовестных партнёров, зарекомендовавших себя на рынке аутсорсинговых услуг, и грамотное заключение контрактов с отражением всех необходимых условий:
ñ усиление контроля над собственными ресурсами;
ñ обдуманное принятие управленческих решений в условиях аутсорсинга.
При работе с аутсорсерами важно мотивировать своих сотрудников, так как они могут расценить аутсорсинг, сопровождающийся передачей части персонала сторонней организации и увольнениями, как негатив.
Предприятие в случае неожиданного отказа от услуг аутсорсера или его банкротства, риск которого всегда существует, может столкнуться с необходимостью поиска новых партнёров или начала самостоятельного выполнения функций, ранее бывших на аутсорсинге, при отсутствии необходимых знаний и опыта из-за длительного использования услуг специалистов аутсорсера вместо обучения своих. При этом возможно и увеличение издержек при передаче второстепенных функций аутсорсеру, как расплата за стремление сосредоточиться только на основной деятельности предприятия, а также снижение качества работ при недобросовестности аутсорсера. Эти проблемы особенно остро стоят на неразвитых рынках, в условиях недостаточно сильной конкуренции, когда аутсорсер, заключив контракт, будет увеличивать цены и не очень тщательно следить за качеством выполнения работы, понимая, что клиент не сможет найти другого поставщика услуг, то есть аутсорсер будет фактически монополистом на рынке. Наиболее типичными причинами отказа от аутсорсинга являются:
ñ опасность передачи слишком многих важных функций в чужие руки;
ñ угроза отрыва руководящего звена от бизнес-практики;
ñ обучение чужих специалистов вместо своих.
Различные формы взаимоотношений заказчика и аутсорсера при аутсорсинге характеризуются различной степенью риска , который зависит от множества факторов, таких, как:
ñ правовые или экономические отношения с потенциальным аутсорсером;
ñ количество потенциальных партнеров, предлагающих аналогичные услуги;
ñ известность аутсорсера на рынке, его деловая репутация;
ñ опыт аутсорсера в реализации аналогичных проектов аутсорсинга и другие.
Вопросы для обсуждения:
1. Дайте характеристику аутсорсингу как технологии бизнеса.
2. Раскройте экономическую сущность аутсорсинга.
3. Определите основные функции аутсорсинга.
4. Назовите основные причины использования аутсорсинга в экономике предприятия.
5. Определите основные направления аутсорсинга.
6. Назовите общие признаки различных направлений аутсорсинга.
7. Определите термины: аутсорсинг, инсорсинг, реинсорсинг.
8. Назовите принципы аутсорсинга предприятия.
9. Определите особенности аутсорсинга в условиях антикризисного бизнес-управления.