Российский бизнес применяет аутсорсинг, чаще всего, в финансовой/бухгалтерской, кадровой, юридической и маркетинговой сферах. Если правильно применять аутсорсинг, то возможность передать определенные функции бизнеса сторонней организации либо стороннему специалисту - может быть очень выгодна и удобна для бизнеса.
Какие услуги может оказывать компания-аутсорсер? На что обращать внимание, чтобы не ошибиться с выбором? Что учесть при аутсорсинговом сотрудничестве, чтобы получить максимальную пользу?
Шаг 1: на что рассчитывать?
Как правило, компания-аутсорсер выполняет следующий объем работ по договору бухгалтерского аутсорсинга:- Работа с первичной документацией: формирует накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, банковские документы; оформляет кассовые документы; оприходует документы от поставщиков и продавцов;
- Отражает все операции на счетах бухгалтерского и налогового учета в бухгалтерских программах (в большинстве случаев это программа 1С);
- Начисляет заработную плату, делает расчет отпускных, больничных, декретных, премиальных, различных видов компенсаций и прочих выплат в пользу сотрудников клиента и соответственно всех «зарплатных» налогов с данных начислений;
- Формирует и сдает налоговую и бухгалтерскую отчетность в налоговые органы, внебюджетные фонды, в органы статистики и прочие госструктуры.
- Консультирует клиентов по возникающим вопросам в части оптимизации налогообложения и возможных налоговых рисков;
- Представляет интересы клиента в налоговых органах (по согласованию с клиентом - готовит ответы на письма ИФНС, предоставляет и запрашивает информацию, контактирует с инспекторами и пр.).
Шаг 2: как выбрать аутсорсера?
Прежде чем отдать бухгалтерский учет сторонней организации, вам нужно определить действительно ли в вашем случае «овчинка стоит выделки»: будет ли ощутимая финансовая экономия в оплате труда и прочих расходов на штатных сотрудников бухгалтерии по сравнению со стоимостью оплаты услуг аутсорсинговой компании. Обычно, хорошим показателем экономии для компании при передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг считается сокращение расходов.Отберите несколько компаний, предлагающих свои услуги на рынке бухгалтерского аутсорсинга. Это можно сделать через поисковые системы в интернете, получить рекомендации коллег, обратить внимание на рейтинги, статьи в профессиональных журналах и др.
Когда у вас сформировался «пул» компаний-аутсорсеров, то оцените их по следующим критериям:
- Обратите внимание, каков период существования фирмы и ее репутация;
- Ознакомьтесь с отзывами клиентов. Ищите отзывы, размещенные не только на сайте самой компании, но и на других сайтах и форумах, спросите мнение коллег. Так вы получите более объективную информацию и сможете прояснить для себя при встрече с менеджером компании ее «слабые стороны».
- Обратите внимание на прозрачность и понятность цен на услуги. Зачастую маленькая стоимость услуги завуалированно прикрывает дробление самой услуги на мелкие составляющие для того, чтобы потенциальный клиент положительно реагировал на более низкую стоимость, но в итоге низкая цена заинтересовавшей вас услуги может привести вашу компанию к более высокой цене за обслуживание;
- Есть ли в компании-аутсорсере не только специалисты бухгалтерского учета, но и сотрудники сопутствующих специальностей: юристы, кадровики и пр.;
- Существует ли у компании сайт, как он ранжируется в выдаче (хороший показатель - первая/вторая страница в поисковике), его информационная обновляемость, представлены ли на сайте контакты и адрес местонахождения, есть ли удобный и оперативный способ связи и др.
- Смогут ли менеджеры выслать вам на электронную почту шаблон договора для ознакомления и анализа в удобной для вас обстановке. Желание менеджеров заставить вас непременно подъехать в офис компании и на месте изучить/подписать договор должно вас насторожить.
Пообщайтесь с руководителем отдела бухгалтерии или сотрудником, который будет закреплен за вашей компанией, оцените то, как с вами разговаривают и насколько понятно отвечают на ваши вопросы. Выясните, как будет выстраиваться механизм взаимодействия, каким образом будет происходить обмен документацией и информацией, а также как будет осуществляться контроль за правильностью ведения учета.Стоимость высококвалифицированной работы персонала всегда стоит денег. Компания, которая предлагает вести для вас бухгалтерский учет по стоимости театрального билета, однозначно, не сможет предоставить квалифицированную услугу реально работающему бизнесу с оборотами.
Шаг 3: что потребуется от вас?
Вы определились с аутсорсинговой компании и готовы заключить договор. На начальном и последующих этапах работы с аутсорсерами от вас потребуется (кроме своевременной оплаты по договору) соблюдение трех правил. Тогда вы получите максимальную пользу от сотрудничества с компанией-аутсорсером.- Имейте в виду, что на начальном этапе работы сотрудники компании-аутсорсера всегда будут задавать вам вопросы, касающиеся вашей деятельности. Это может утомить, но эти вопросы не бесконечны - ваши ответы нужны им, чтобы понять специфику бизнеса и корректно выстроить бухгалтерский учет.
- С вашей стороны должны быть назначены сотрудники, ответственные за своевременное предоставление первичной документации для обработки. Это очень важно. Суммы налогов формируются на основании предоставленных с вашей стороны документов. Если документация предоставлена не в полном объеме или же не вовремя, то финансовый результат будет некорректным, сумма налогов окажется выше, а прибыль компании будет более низкой по сравнению с ожидаемыми результатами.
- Договоры, которые вы планируете заключать со своими поставщиками или покупателями, желательно предоставлять на этапе обсуждения условий сделок, чтобы аутсорсер смог помочь вам в оценке возможных налоговых рисков.
Критерием удачного сотрудничества с компанией-аутсорсером является то, что вы можете быть спокойны за финансовую безопасность своей компании и сможете сосредоточить свои усилия на достижении более высоких вершин в вашем бизнесе.
Российский рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг существует более десяти лет, однако степень его развития нельзя назвать высокой с точки зрения мировых стандартов. В целом по России этой услугой пользуются 18% крупных компаний, 5% средних и более 60% индивидуальных предпринимателей. Основные потребители услуги и профильные компании, предоставляющие ее, сосредоточены в Москве, Санкт-Петербурге и некоторых других крупных городах, причем Москва лидирует: из всех российских провайдеров в Москве находятся 30%. По данным конца 2012 года, 40% московских компаний, предприятий и организаций перевели свою бухгалтерию на аутсорсинг, приблизительно 30% находятся в процессе перевода.
В 2012 году спрос на услуги провайдеров со стороны юридических лиц несколько сократился, но сегмент частных предпринимателей показал их высокую востребованность. Этому способствовали последние изменения в Налоговом кодексе, разрешившие юрлицам работать с индивидуальными предпринимателями без потерь валового дохода. Довольно часто компании официально пользуются услугами частных бухгалтеров, работающих по упрощенке.
Очень распространен бухгалтерский аутсорсинг в компаниях с долей иностранного капитала. Зарубежный партнер и инвестор часто требует принципиально нового качества бухучета, кроме того, такая технология для Запада является нормой.
Наиболее высокую динамику роста показывает именно бухгалтерский сегмент рынка в связи со сложностью и постоянными изменениями нормативных документов в области бухгалтерского и налогового учета. Клиенты аутсорсеров по понятным причинам хотят обеспечить пристальный мониторинг налогообложения своих компаний, не допускать немотивированного увеличения налогов и иметь возможность оспорить их начисление с помощью профессионалов.
Объем рынка аутсорсинга бухгалтерских услуг
В данном секторе рынка работает 88 компаний, предоставляющих услуги аутсорсинга 2 148 клиентам, и объем рынка в 2012 году составил около 2,5 млрд. рублей. Реформа по переходу предприятий на МСФО также стала причиной роста востребованности услуг аутсорсеров у 186 клиентов в прошлом году. Объем рынка в данном сегменте составил 577,2 млн. рублей.
Объем рынка в сегменте расчета зарплаты увеличился в 2012 году на 11% по сравнению с 2011 годом и составил 1,2 млрд. рублей. Здесь работает 39 провайдеров, обслуживших 304 компании-клиента.
В области предоставления услуг подготовки отчетности по РСБУ объем рынка составил 376 млн. рублей, число клиентов составило 437.
Спрос на бухгалтерские услуги стабильно растет, однако московский рынок нельзя назвать полностью насыщенным. Точную цифру определить затруднительно, по приблизительным подсчетам она не достигла и 50%.
Предоставляемые услуги бухгалтерского учета
В отраслевой структуре потребительского спроса услуг бухгалтерского аутсорсинга более 80% суммарной выручки приходится на торговлю, на втором месте - строительная отрасль, далее в порядке убывания идут нефтяная и нефтегазовая промышленность, электроэнергетика, химическая промышленность, связь, ЖКХ, транспорт, финансовые организации, машиностроение, пищевая промышленность, здравоохранение, металлургия и угольный комплекс, производство стройматериалов, образование. На последнем месте - государственное управление, однако в настоящее время наблюдается устойчивый интерес государственных учреждений к бухгалтерскому аутсорсингу.
В структуре услуг, предоставляемых провайдерами, ведение бухгалтерского и налогового учета лидирует и составляет 45% объема рынка, 20% - доля услуги расчета заработной платы, 10% - составление финансовой отчетности по МСФО , 7% - отчетность по РСБУ. Как показывают цифры, наиболее популярно ведение всего учета «под ключ». В обязанности провайдера входит своевременная сдача отчетности, работа с банками, налоговой инспекцией и другими контролирующими органами, сопровождение налоговых и аудиторских проверок, архивирование и хранение документов.
Конкурентный анализ компаний и частных бухгалтеров Москвы
В сегменте бухгалтерского и налогового учета по объему выручки лидирует ЗАО «Интеркомп», второе место занимает компания «ЮБМ/Бизнес-сервис» (Татарстан), третье - «Фемида-Аудит». В первой десятке также в порядке убывания по объему выручки: «Финэкспертиза», БДО, «Михайлов и партнеры», ЭКФИ, «Делополис», «2К Аудит-Деловые консультации/Морисон интернешнл» и ООО «Финансовый и налоговый аудит», входящая в группу WiseAdvice.
В сегменте расчета заработной платы также лидирует «Интеркомп», за ним идут кадровый холдинг «АНКОР», ООО «ЮСИЭМЭС Групп» (Татарстан), ООО «Юнистафф Пейрол Солюшнс», БДО, «Энерджи Консалтинг», «Финэкспертиза», «2К Аудит-Деловые консультации/Морисон интернешнл», «Гориславцев и компания», «Михайлов и партнеры».
В сегменте аутсорсинга подготовки отчетности по РСБУ места распределились в первой десятке следующим образом:
«Интеркомп»;
«Энерджи консалтинг»;
«АМБ-Консалтинг»;
«Гориславцев и компания»;
«Финэкспертиза»;
«Деловой профи;ль» (MGI);
«Аудит-А»;
«Аудит-Строй».
Топ-10 в сегменте подготовки финансовой отчетности по МСФО:
-
«Гориславцев и компания»;
«Интеркомп»;
«А.Д.Е. ПрофешнлСолушнз» (ADE Professional Solutions);
«Бейкер Тилли Русаудит»;
«Деловой профиль» (MGI).
«Нексиа Си Ай Эс»;
«2К Аудит-Деловые консультации/Морисон интернешнл»;
«Фемида-Аудит»;
Клиентами вошедших в рэнкинг провайдеров являются представители крупного бизнеса. Средние и малые предприятия, индивидуальные предприниматели пользуются услугами небольших аутсорсинговых компаний или частных бухгалтеров. Объем работы провайдеров в этих случаях значительно меньше, соответственно, ниже стоимость их услуг. Однако, ввиду отсутствия наемных работников и невысокого налогообложения, наиболее известные частные бухгалтеры Москвы успешно конкурируют с некоторыми провайдерами по качеству работы и установленным ценам.
По оценкам экспертов, частные бухгалтеры занимают около половины рынка аутсорсинга (статистика за 2012 год отсутствует). Это индивидуальные предприниматели-надомники, зарегистрированные официально. Существует и немалый «нелегальный рынок» частных провайдеров, оценить величину которого не представляется возможным.
Типичный представитель клиентуры частного бухгалтера - торговая компания с величиной штата до 20 человек, объем оборота первичных документов которой составляет 500-600 единиц. Частными услугами пользуются и предприятия, перешедшие на упрощенную систему налогообложения и систему единого налога на вмененный доход.
Спрос на частные услуги в Москве не снижается не только благодаря их более низкой стоимости. Крупные компании, передающие свою бухгалтерию известным провайдерам, имеют достаточно прозрачный бизнес и соблюдают налоговое законодательство. А у опытного частного бухгалтера в запасе несколько вариантов уменьшения налоговых выплат, что особенно актуально для предприятий малого и среднего бизнеса на начальных стадиях развития.
Факторы, определяющие недостаточное насыщение рынка бухгалтерского аутсорсинга в Москве, - это, в первую очередь, низкая информированность об этой услуге и ее преимуществах в сфере среднего и малого бизнеса. Второй фактор - недостаточное доверие к провайдеру. Владельцы предприятий опасаются передавать конфиденциальные сведения на сторону, а также беспокоятся о контроле работы аутсорсера и возмещении убытков в случае серьезных ошибок. Эти проблемы решаются путем грамотного составления договоров.
Еще один немаловажный фактор, препятствующий развитию сектора аутсорсинга, - недостаток подготовленных кадров. В 2010 году российская ассоциация стратегического аутсорсинга «АСТРА» стала аффилированным членом мировой ассоциации аутсорсинга IAOP (International Association of Outsourcing Professionals), и в Москве было создано ее локальное подразделение. В планах - организация обучающих программ для аутсорсеров, развитие и продвижение отечественного аутсорсинга на мировой рынок.
Совершенствование нормативных документов в области финансов, выход России на мировую площадку аутсорсинга, устойчивый рост спроса на услугу, а также увеличение ее предложения позволяют достаточно оптимистично оценивать перспективы роста этого сектора рынка.
Компании - лидеры по объему выручки от услуг аутсорсинга учетных функций в различных отраслях экономики по итогам 2013 года.
Правила походов на сторону
Очередной рэнкинг ведущих компаний, работающих на рынке аутсорсинга учетных функций, показал стабилизацию роста доходов в этом секторе услуг. За последний год спрос поддерживали постоянные клиенты, а драйверами развития служили изменения в нормах трудового законодательства, повышение объема учета и распространение лизинга персонала.
Вартан Ханферян
За те пять лет, что рейтинговое агентство «Эксперт РА» составляет рэнкинг ведущих аутсорсинг-провайдеров, объем рынка аутсорсинга функций учета возрос более чем в два раза: суммарная выручка компаний-участниц нынешнего списка по итогам 2013 года достигла 6,77 млрд рублей против 3,2 млрд рублей в 2009-м. Если учесть фирмы, которые в этом году не прислали анкеты, то обороты в этом секторе превышают 7 млрд рублей.
Результаты впечатляют: по своим объемам аутсорсинг учета вполне сопоставим, например, с услугами налогового консалтинга (объем выручки ведущих консалтинговых групп России в 2013 году составляет 7,8 млрд рублей). Это легко объяснимо: учет в бухгалтерии и кадрах - наиболее важная, хоть и непрофильная составляющая любого бизнеса.
В сравнении с показателями 2012 года динамика прироста суммарной выручки в 2013-м почти не изменилась и составила 24% (см. график 1). Напомним, что по итогам 2012 года общий доход участников рэнкинга увеличился на 23%. В предыдущие два года темпы роста составляли 17% и 13% соответственно.
Как в других секторах b2b-услуг (аудит, консалтинг, ИТ, оценка), замедление динамики обусловлено общеэкономической ситуацией. «В конце 2012 года в экономике завершился восстановительный рост. Достигнув предкризисного уровня ВВП и производства, темпы роста основных показателей в стране стали уменьшаться, снизился рост инвестиционной активности. А развитие нашей отрасли связано экономикой в целом. Спрос на аутсорсинг стремительно растет тогда, когда для бизнеса на первый план выходят вопросы повышения эффективности, управляемости и прозрачности, то есть в условиях динамичного рынка», - говорит Екатерина Булыгина , директор по развитию группы компаний «Аудит А».
Массовому спросу на аутсорсинг учета, который для отечественного бизнеса и государства по-прежнему не является чем-то привычным, ситуация на рынке сейчас не содействует. «В последние годы сегмент аутсорсинга функций учета растет как за счет зарубежных компаний, которые приходили на российский рынок - для них аутсорсинг является традицией, так и за счет повышения интереса к передаче непрофильных функций со стороны локальных предприятий. Однако в последнее время приток иностранного капитала в нашу страну снизился. Что касается российских компаний, то процесс перехода к аутсорсингу требует от них временных ресурсов, ведь передача внешнему провайдеру бухгалтерии, зачастую требует изменений ментальности и культуры управления бизнесом», - анализирует Людмила Шустерова , директор по стратегическому развитию компании BDO Unicon Outsourcing.
Впрочем, несмотря на текущие экономические условия, интерес к передаче внешнему провайдеру непрофильных функций в определенной степени повышался. Это происходит ввиду стремления хозяйствующих субъектов к оптимизации своих операционных расходов. Это объясняет, почему вопреки рыночной ситуации положительные темпы роста наблюдались по всем направлениям этого сектора услуг (см. график 2).
Стабилизационный фон
Традиционно наибольший объем выручки компаний-участниц рэнкинга приходится на комплексную услугу по ведению бухгалтерского и налогового учета: по итогам 2013 года общий доход составил здесь 2,6 млрд рублей или 42% от общей выручки по списку (см. график 3), а темпы его роста - 27%. Еще 2 млрд рублей приходятся на суммарные доходы, полученные от услуг в области расчета зарплат и ведения кадрового делопроизводства; их прирост составил за год 33%. Объем выручки, полученной от услуг регулярной подготовки отчетности по МСФО достиг в 2013 году 635,7 млн рублей, а от услуг подготовки отчетности по национальным стандартам - 419,6 млн рублей; темпы роста выручки по этим направлениям составили 21% и 33% соответственно.
Очевидно, что спрос на аутсорсинг-услуги поддерживается в большей степени за счет постоянных клиентов. Во-первых, по-прежнему весомый вклад в сохранение темпов роста выручки от аутсорсинга вносит иностранный бизнес в России - для нерезидентов модель аутсорсинга бизнес-процессов привычна. «Спрос на аутсорсинг учетных функций является следствием выхода западных компаний на рынок России, как на один из быстроразвивающихся рынков БРИКС. Они не готовы погружаться в специфику российского законодательства, да и аутсорсинг для них привычная практика с очевидными преимуществами. По собственному анализу обращений к нам западных фирм за услугами, мы оцениваем повышение числа новых клиентов этой категории до 10%», - поясняет Георгий Горгонов , компании Unistaff Payroll Solutions.
«Особенно важен аутсорсинг для иностранных компаний, которым сложно привыкнуть к особенностям российского рынка труда. В России сотрудник может уволиться, известив работодателя всего за две недели до своего ухода. Если у сотрудника на этот момент остался неиспользованный отпуск, он может покинуть рабочее место прямо в день подачи заявления. Представьте себе, что это делает важный специалист юридического отдела или бухгалтерии, от которого зависят много проектов. Это нанесет компании огромный урон. А при аутсорсинге такое просто не может произойти. Более того, в России работникам не запрещено переходить на работу к конкуренту своего бывшего работодателя сразу же после завершения контракта. С чисто формальной точки зрения сотрудник может даже работать на двух конкурентов одновременно - по полставки на каждого. Все это создает риски, которых в аутсорсинге просто нет», - добавляет Ульф Шнайдер , генеральный директор группы компаний RUSSIA CONSULTING.
Во-вторых, ощутив преимущества и удобства аутсорсинга клиенту незачем от него отказываться. «В исследовании, которое мы провели в 2013 году совместно с компанией Intercomp и сообществом HeadHunter, основными факторами спроса на аутсорсинг учетных функций стали снижение зависимости от человеческого фактора, уменьшение нагрузки на финансовую и кадровую службы, а также снижение стоимости процессов. При этом, традиционно стоимость не являлась причиной перехода на аутсорсинг, однако теперь ее снижение более важно из-за необходимости повышения эффективности бизнеса. Респонденты исследования, которые уже используют аутсорсинг учетных функций в своей работе, считают, что он полезен в первую очередь для собственника (45%), затем для генерального директора (37%). Доля тех, кто видит плюсы для главного бухгалтера, составляет 10% от общего числа участников опроса», - рассказывает Александр Галин , руководитель маркетинговой практики UCMS Group Russia.
Кроме того при аутсорсинге соблюдаются повышенные требования к информационной безопасности, уменьшается несанкционированное распространение учетных данных у клиента. «Минимизация числа сотрудников с доступом к информации обеспечивает ее конфиденциальность: чем меньше тех, кто знает о размерах зарплат своих коллег, тем меньше эта информация циркулирует в компании. Модель аутсорсинга определяет у клиента строго необходимое число сотрудников для реализации процессов с участием провайдера и минимизирует свободный доступ к учетным данным у остальных сотрудников. Доступ есть только у тех, кому это нужно для работы. Таким образом, минимизация числа информированного персонала снижает риск несанкционированного распространения учетных данных», - поясняет Валентин Островский , ведущий эксперт компании Intercomp. Вдобавок к тому, для соблюдения требований к информационной безопасности аутсорсинг-провайдеры используют технические средства защиты. «Не многие клиенты могут позволить себе затраты на построение ИТ-инфраструктуры для высокого уровня информационной безопасности. В тоже время для аутсорсинг-провайдера такие ИТ-решения являются необходимым условием работы. Особенно если клиент использует комплексные решения, включающие основные учетные процессы: бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и расчет зарплаты», - добавляет Валентин Островский.
В-третьих, перестаивать процесс учета обратно во внутреннее русло, после внешнего профессионального обслуживания для клиентских компаний может быть чревато издержками: найм и адаптация персонала, дополнительная нагрузка на собственных бухгалтеров и финансистов.
Технологическая надбавка
Еще один существенный фактор, формирующий определенный уровень спроса на аутсорсинг-услуги, - это внимание государства к соблюдению законов и развитие в компаниях процессов риск-менеджмента. Здесь, в частности, срабатывает ответственность провайдера за качество учетных процессов и их соответствие нормам законодательства, которая уменьшает административные и финансовые риски заказчика. «Речь идет о различных санкциях контролирующих органов при выявлении нарушений в учетных процессах. Если учет ведется собственными силами, то компания, обычно, не может компенсировать штрафы. Нередко сумма штрафа существенно превышает размер зарплаты сотрудника, допустившего ошибки, и работодатель не может компенсировать потери. А когда учет передается на аутсорсинг, то ответственность за ошибки или недостатки ведения учетных операций несет уже провайдер - он, как юридическое лицо, обязан возместить убытки клиента. Объем обязательств внешнего исполнителя за качество услуг более значителен, чем у сотрудника клиентской компании», - поясняет Островский.
Дополнительным и значимым фактором, определяющим потребность в аутсорсинге учета, является профессиональный потенциал провайдеров. Как считает Евгений Самойлов , управляющий партнер фирмы Baker Tilly Russaudit, в России до сих пор не хватает квалифицированных специалистов. «Конечно, они есть в Москве, но в регионах их до настоящего времени недостаточно. Например, мы знаем примеры, когда компании уже имели опыт найма сотрудников в штат организации и нередко такие специалисты работали до первой аудиторской проверки, в ходе которой выявлялась недостаточная квалификация. Дальше возникали проблемы общения с инвесторами или кредиторами, которые видели, как сильно менялась отчетность до и после проведения аудиторской проверки», - рассказывает Самойлов.
Недостаточный уровень знаний у бухгалтеров вызван, в том числе, постоянным совершенствованием особенностей бухгалтерского и налогового учета. Не все бухгалтеры и не всегда за этим поспевают. Как считает Алексей Кущенко , генеральный директор компании «СМАРТ+», частое изменение законодательства приводит к тому, что средний уровень знаний бухгалтеров снижается: «мы это видим особенно при найме новых сотрудников, которые с трудом проходят несложные тесты. К сожалению, многие бухгалтеры откладывают на потом изучение изменений в законодательстве и, по сути, не могут решать стоящие перед ними задачи на должном уровне. В связи с этим предприниматели обращаются к аутсорсинговым бухгалтерским компаниям, в которых изучение всех нововведений является обязательной частью работы. Более того, без соответствующих знаний сотрудники бухгалтерских компаний не смогут пройти внутреннюю аттестацию».
Стоит отметить, что не первый год увеличение выручки участников рэнкинга связано и с технологической составляющей аутсорсинга. В частности, с развитием сервисов и технических систем, упрощающих взаимодействие заказчика с аутсорсинг-провайдером и повышающих качество и скорость учетных операций. Например, по словам Людмилы Шустеровой, это проекты с использованием веб-порталов и систем управления расходами на командировки.
«В данном случае, мы говорим о росте рынка за счет увеличения компаний, отказывающихся от внутренних специалистов в пользу аутсорсинг-услуг. При ведении бухучета большинство компании осуществляют ввод данных в систему «вручную» силами специалистов финансовой службы. В крупных компаниях обработкой «первички» и вводом данных могут заниматься целые департаменты. Если же провайдер предложит решение быстрого ввода данных в учетную систему, например, через решение по оптическому распознаванию скан-копий первичной документации, то это позволит компании существенно сократить расходы на персонал, и она с большой вероятностью пойдет к нему на обслуживание», - приводит пример Валентин Островский.
Достоинства кадрового делопроизводства по модели SaaS отметили и в компании Unistaff Payroll Solutions: «Речь идет о предоставлении удаленного доступа к системе, настроенной провайдером для самостоятельного кадрового делопроизводства клиентом. При работе в такой системе нет необходимости двойного ввода информации; сокращается количество непреднамеренных ошибок при заведении информации, поскольку система позволяет выявить грубые ошибки; обеспечивается единое пространство хранения всей информации, а не в разрозненных источниках (MS Excel, MS Outlook, MS Word и т.д.)», - рассказывает Георгий Горгонов.
«Помимо гибкости для клиента, SaaS, как гибридная модель, обеспечивает прозрачность сервисов. Классический аутсорсинг - это черный ящик: клиент отдает нам какую-то информацию и получает что-то на выходе. Но благодаря технологии SaaS, все становится прозрачным. Клиент в любой момент может войти в систему и посмотреть, как именно происходит процесс. А ведь для многих отечественных заказчиков именно прозрачность аутсорсинга является важным психологическим фактором. Сейчас происходит настоящий прорыв в удобстве, надежности, безопасности и скорости обмена информацией, который переводит совместную работу клиента и провайдера на иной уровень качества», - добавляет Александр Галин.
Новая волна
Помимо основных перечисленных выше стимулов роста, необходимо отметить, что в 2013 году на рынок аутсорсинга учетных функций воздействовал и ряд специфических факторов, которые обеспечивали аутсорсинг-провайдерам выход на потенциальную клиентуру. Так, например, у аудиторских компаний практика аутсорсинга получает дополнительное развитие за счет пула клиентов, которые обращаются за аудиторской проверкой, или наоборот отказываются от необязательного аудита в пользу внешнего обслуживания, включающего подготовку бухгалтерской и налоговой отчетностей.
Для других провайдеров такой пул заказчиков формируется в силу тесного сотрудничества с компаниями в области лизинга персонала или аутстаффинга. Здесь закономерность роста аутсорсинг-провайдера обеспечена развитием бизнеса лизинговой компании. Например, в этой связке рост объема работ по кадровому делопроизводству аутсорсинг-компании, является следствием растущей численности персонала, предоставляемого в аренду лизингодателем. «Чем больше сотрудников в штате лизинговой компании, тем больше документов о доходах обслуживает аутсорсинг-провайдер. Наиболее ощутимый вклад в развитие сегмента кадрового делопроизводства и расчета зарплат при таких проектах сейчас вносят крупные зарубежные компании. При этом аутсорсинг-провайдер не оказывает услуг лизинга и аутстаффинга, а только ведет расчет зарплаты и кадровый учет», - уточняет Наталия Новоженина , генеральный директор компании «АНКОР Учетные функции».
Кроме этого дополнительная работа по учету кадров связана с появлением в 2013 году новых направлений услуг, оказываемых в рамках аутсорсинга, - консультаций по охране труда и воинскому учету для крупного и среднего бизнеса: «Мы ведем поддержку клиентов по части создания и поддержания документации по охране труда (включая все необходимые инструкции и положения), заполняем журналы, организуем проведение обучения и инструктажей, отслеживаем изменения законодательства, чтобы своевременно вносить правки в клиентские инструкции. То же самое относится и к организации воинского учета: пишем планы, ведем учет военнообязанных, направляем документацию в военкоматы и делаем всю техническую работу по подготовке документации для сверок», - делится опытом Наталия Новоженина.
Кстати, в ближайшем будущем аутсорсинг кадрового учета и делопроизводства должен получить дополнительный стимул развития. Он связан с новеллами трудового законодательства, которые повышают ответственность бизнеса и требуют от учетчиков-исполнителей специфических знаний. Действие этого фактора участники отмечают уже и по итогам 2013 года: клиенты стремятся передать ведение кадрового учета аутсорсинг-провайдерам из-за усиления внимания со стороны государства к соблюдению норм трудового законодательства и охраны труда. «С одной стороны это выражается в принятии новых законов в части специальной оценки условий труда, использования заемного труда, а также ввода в действие профессиональных стандартов. Так, федеральным законом от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» были внесены новые положения в Кодекс об административных правонарушениях, ужесточающие ответственность за нарушения требований по охране труда. Кроме того, с 1 января 2016 года вступает в силу закон, фактически устанавливающий запрет на заемный труд. Помимо этого, постановлением Правительства от 22 января 2013 года №23 «О правилах разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов», в действие вводятся профессиональные стандарты. В совокупности все это значительно усиливает ответственность работодателей, а также требует более высокой квалификации сотрудников в области управления персоналом, что создает предпосылки для передачи на аутсорсинг данной высокорискованной, но не профильной для бизнеса функции», - объясняет Татьяна Модеева , генеральный директор компании Acsour. Сохраняется и вероятность роста стоимости услуг по кадровому делопроизводству. «Ведение кадрового учета в России сопровождается большим документооборотом, и, как правило, на выполнение этой функции у аутсорсинг-провайдеров уходит большее количество ресурсов, чем на расчет заработной платы. Это вынуждает повышать стоимость ведения кадрового делопроизводства», - добавляет Татьяна Модеева.
Вечная истина
Перспективы дальнейшего развития аутсорсинга в России связаны с рядом факторов. В первых рядах - постоянные и частые изменения в законодательстве и нормах бухгалтерского и налогового учета, на изучение которых сотрудники бухгалтерских служб тратят немало времени. При этом, согласно вступившим в силу изменениям федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»1, ответственность за достоверность учета и отчетности, за их своевременность, за финансовый результат и эффективность деятельности приходится на директора компании.
«Совершенно верно, законодательство меняется и бухгалтеру нужно много времени на изучение и консультации, но не факт, что изученное будет качественно освоено и своевременно применено. Поток информации растет, а время фиксировано, но руководителю сложно понять, нужно ли для качественного бухучета дополнительное время или пора удвоить штат бухгалтеров. Есть регулярные хозяйственные операции, освоенные бухгалтерией, и есть разовые, но серьезные, например, получение возмещения НДС, оформление льгот по страховым взносам, - бухгалтер потратит на эти вопросы очень много времени, но не всегда получит результат. При этом бухгалтер или , как и любой другой сотрудник, вправе уволиться, а руководитель экономического субъекта единолично несет ответственность за достоверность его финансового положения на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств», - уточняет Елена Устинова , генеральный директор компании «БизнесФинансКонсалтинг».
Здесь как раз и реализуются одни из главных потребностей передачи части функций внешним провайдерам: содержать участки бухгалтерии в соответствии с нормами и в надлежащем качестве, избежать авралов, а также рисков по найму новых специалистов (подбор, адаптация, ). Неплохо - если человек подойдет; хорошо - если адаптируется; отлично - если справится с работой и будет доволен оплатой труда. Но есть вероятность и обратного. Однако рисков можно избежать - все это, как правило, отсутствует при передаче тех или иных участков учета внешнему профессиональному провайдеру и остается только договориться о цене.
«Консультации у провайдера будут эффективны, если квалификации бухгалтера достаточно, чтобы понять проблему и суметь сформулировать вопрос, на который нужен ответ. В этом случае при небольших расходах на консультирование повышается вероятность достоверности учета и отчетности. Максимально эффективно, если провайдеру поручается не только консультации, а полное решение вопроса: одно дело консультация по НДС, когда результат не гарантирован, и другое - возмещение НДС, результатом чего являются вернувшиеся деньги. Если у компании объемный документооборот и большой список номенклатуры по однотипным операциям, то эффективной будет передача внешнему провайдеру функции ведения учета и формирования отчетности на основе первичных документов, подготовленных или введенных в базу сотрудниками компании. Ввод первичных документов ведется бухгалтерами компании, от которых требуется знание своего участка (это может оказаться дешевле, чем выполнение тех же работ внешним провайдером, хотя не исключается и обратный вариант). Затем вся работа по сведению данных и формированию отчетности выполняется квалифицированными работниками внешнего провайдера. В результате получены достоверные учет и отчетность, и рациональные затраты. Что касается передачи всех функций бухгалтерской службы (от подготовки первичных документов и платежных поручений, до учета и формирования отчетности), то она эффективна по ряду причин: заказчик освобождается от рутинной работы с документами и проблем с контролирующими органами; концентрируется на вопросах качества и эффективности своего бизнеса», - рассказывает Елена Устинова.
Это все допустимо при условии, что аутсорсинг-провайдер работает оперативно и качественно: учитывает типичность операций, регламенты бизнес-процессов и особенности заказчика; обеспечивает достоверный и своевременный учет, согласно стандартам качества и ответственностью, заложенным в договоре; находится на связи; окружает себя грамотными сотрудниками и следит за соответствием их квалификации выполняемым задачам.
Что же касается воздействия на рынок новых клиентов, то оценить их приток пока не представляется возможным в силу закрытого характера данной информации. Но очевидно, что в текущих экономических условиях он пока не столь активен. Вероятно, что более характерным для рынка аутсорсинга скорее становится переход клиентов от одного аутсорсинг-провайдера к другому, нежели привлечение новичков (подробнее о причинах смены аутсорсинг-провайдера см.
Снизить затраты предприятия на содержание персонала, исключить ошибки в отчетности из-за малой квалификации сотрудников поможет грамотно подобранная аутсорсинговая бухгалтерская компания. Специалисты таких фирм систематически проходят обучение и подтверждают квалификацию, к тому же опыт работы с разными налоговыми режимами позволяет быстро разбираться с любыми задачами.
Понятие бухгалтерского аутсорсинга
При заключении договора со сторонней фирмой можно значительно сократить собственный штат, причем без снижения эффективности.
Есть еще преимущества нанимать специалиста в сторонней организации:
Повышается гибкость, при расширении масштабов бизнеса легко добавить одного человека, работающего с документами, в случае же его сокращения – отказаться от услуг дополнительных людей.
Появляется возможность списать затраты на аутсорсинговые расходы из налогооблагаемой базы.
Каждый филиал можно «замкнуть» на своего финансового помощника.
Сюда же стоит добавить отсутствие необходимости съема отдельного помещения, т.к. работа ведется удаленно, с использованием технических и программных средств исполнителя.
Как подобрать фирму для аутсорсинга бухгалтерских услуг?
Подбирать организацию надо исходя из вероятных рисков. Следует сразу разобраться, как должна обеспечиваться бухгалтерия для вас лично. Кому-то будет достаточно составления отчета, другие предприятия предпочтут передать еще и кадровый учет.
Перечень работ, исполняемых сторонним специалистом, согласуется в договоре, после чего аутсорсинговая фирма действует самостоятельно, запрашивая лишь необходимые для работы документы, предоставляя в ответ отчеты. Если одним из условий станет работа в программе заказчика, то придется наладить удаленный доступ к ней.
На что следует обратить внимание?
Когда подбирается исполнитель, важно понять до заключения договора, способен ли он их предоставить в надлежащем качестве. Для этого понадобится понять, какие в принципе предполагаются услуги и как эффективно использовать их в повседневной практике.
Типовые услуги аутсорсинговой компании заменяют следующее:
Покупка лицензионного программного обеспечения.
Повышение квалификации специалиста на различных платных семинарах.
Контроль за своевременностью сдачи отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат.
Составление документации согласно действующим нормативам.
Варианты сотрудничества
Если от вам требуется бухгалтер «здесь и сейчас», помогут современные технологии. Помимо телефонных консультаций у опытного специалиста, на практике все чаще осуществляется удаленный доступ к рабочей базе организации.
Также распространены следующие способы:
Совместная работа на онлайн-ресурсе, куда открывается доступ через браузер (по логину и паролю). Здесь достаточно выдать учетные данные бухгалтеру, а вносить в программу информацию самим. Все остальное - за удаленным специалистом.
Открытие удаленного доступа к программе, установленной на сервере фирмы.
Разрешение вносить данные о хозяйственных операциях в ПО, когда в одной информационной базе ведется учет сразу нескольких клиентов (они никак не пересекаются, базы автономны).
Если подобные виды сотрудничества вас устраивают, найти партнера будет легко. При желании заказчика приходящий специалист начнет посещать его офис по заранее согласованному графику и работать на компьютерах компании (без выноса той или иной документации). Но крупнейшие фирмы по такой схеме практически перестали работать, т.к. их репутация позволяет доверять фирме любые коммерческие тайны.
Типовой прайс по бухгалтерии на аутсорсинге
В зависимости от перечня услуг компании можно судить о наличии в фирме компетентных специалистов, объемах и сроках выполняемых работ.
Типовой прайс бух обслуживания состоит из следующих пунктов:
Сопровождение ИП, ООО с различными налоговыми режимами (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ОСНО) и разделением по объему хозяйственных операций в месяц.
Ведение бухучета при смешанной системе налогообложения.
Восстановление бухгалтерского и налогового учета, корректировка отчетности.
Составление промежуточного и/или остаточного баланса ИП, ООО.
Консультации устные, письменные (в том числе по электронной почте или чатам).
Выездная работа бухгалтера.
Помощь по работе в программе 1С: Бухгалтерия или банк-клиенте.
Такое разделение позволяет нанять помощника бухгалтера и привлекать его по мере необходимости, а основную работу поручить специалистам в штате.
Какие обязанности можно поручить бухгалтеру на аутсорсинге?
Перед заключением договора часто обсуждается, какие именно обязанности бухгалтера будут переданы на исполнение. Помимо всех имеющихся в прайс-листе работ, подразумевается передача ответственности за отчетность перед надзорными органами, иногда партнерами по бизнесу.
По этой причине при публикации объявлений, что в аутсорсинговую бухгалтерскую компанию требуется новый сотрудник, обязательно учитывается наличие опыта работы с организациями различного типа. Это отчасти гарантирует, что специалист имеет навыки по сопровождению ИП, ООО, причем с различными налоговыми режимами.
Зарплата бухгалтера в аутсорсинговой компании целиком зависит от сделанной работы, поэтому аутсорсинговые компании всегда стараются «забирать» обязанности в полном объеме. Популярна услуга «главного бухгалтера», когда исполнитель является еще и представителем в налоговой службе, банках.
Как разобраться в рейтингах аутсорсинговых компаний?
При рассмотрении этого вопроса стоит задавать вопросы о наличии собственного программного обеспечения для ведения учета, какая применяется версия.
Еще важны в бухгалтерском учете аутсорсинговые технологии:
Технология передачи и сохранности первичных документов (в бумажном виде или по электронным средствам связи).
Гарантии обеспечения заявленного уровня обслуживания и способы компенсации при несоответствии квалификации требуемому уровню.
Защита конфиденциальности коммерческих и персональных данных.
Принятие ответственности за нарушения в законодательстве РФ.
Если вы ищете в аутсорсинговой компании специалиста со строго определенной квалификацией, то немаловажно, чтобы у исполнителя было несколько таких сотрудников, чтобы при отпусках, больничных было кем заменить основного сотрудника.
Принцип перевода бухгалтерии на аутсорсинг
Остается подготовить текущий учет для передачи, что подразумевает проведение аудита, часто с привлечением исполнителя.
Проще всего перейти на новую схему в начале отчетного периода, когда все предыдущие отчеты сданы. Исполнителю остается принять начальные остатки денежных и товарно-материальных средств (по базе) и продолжить вести учет. В процессе выявления недочетов всегда можно обратиться к первичной документации. Так, создается почва для сохранения одного из ключевых правил - непрерывности учета.