Педагогические дневники срок хранения в архиве. Сроки хранения документов в образовательном учреждении

Почему это важно?

Дело в том, что любая проверка автошколы со стороны любого ведомства, прежде всего опирается на предъявленную в ходе проверки документацию. В Предписании на проведение проверки всегда обозначен перечень документов, который должен быть предъявлен, при этом как правило, присутствует фраза «..и другие, необходимые для достижения результатов проверки, документы». Это мы все с Вами знаем. Однако, многие не знают другого.

В соответствии с Кодексом об Административных правонарушениях (КоАП), наказание не может быть наложено, если с момента обнаружения совершенного административного правонарушения прошло больше 3-х месяцев. Это не касается т.н. «длящихся правонарушений», но они, как правило, составляют значительное меньшинство. Подробно порядок наложения наказания описан в книге «Директору автошколы. Доступно и просто о законах». Из сказанного, прямо вытекает, что если в распоряжении проверяющих будут документы, характеризующие деятельность автошколы только за последние три месяца, то и круг возможных претензий с их стороны к деятельности автошколы значительно снизится.

С другой стороны, проверяющие всегда требуют предъявить им документы как минимум за предыдущие полтора - два года и законных оснований отказать им в этом нет (при наличии таких документов в автошколе). Иначе это будет расценено как невыполнение законного требования уполномоченного контролирующего лица и подлежит наказанию по тому же КоАП. Таким образом, единственной возможностью не демонстрировать проверяющим Вашу деятельность в полном объеме является законное отсутствие у Вас запрашиваемых документов. В связи с этим и встает вопрос о нормативных сроках хранения внутренней автошкольной учебно- и организационно-распорядительной документации. Обратимся к действующему законодательству.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" в статье 6 части 3 устанавливает, что Правительством РФ специально определяется уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, который утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения. Во исполнение этого положения закона, Правительством РФ установлено, что эта функция возлагается на Министерство культуры и массовых коммуникаций РФ.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 и зарегистрирован Минюстом России 27 сентября 2007 г., рег. N 10194. В связи с этим отменен ранее действовавший "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.

В новом приказе Минкульта перечислены более 1000 позиций различного рода типовых управленческих документов, сам Перечень размещен в виде таблицы более чем на 250-ти страницах, поэтому приводить его здесь нет никакой возможности и необходимости. Скажем только, что Перечень носит общий характер, не конкретизирован под отдельные виды деятельности и поэтому может служить только ориентиром для написания для каждой отдельно взятой организацией своих локальных нормативных актов, регулирующих внутренний документооборот. При этом, конечно, такие локальные акты не должны противоречить Приказу Минкульта, в котором установлены общие принципы утверждения сроков хранения внутренних документов.

Для того, чтобы понять эти принципы, следует все-таки дать себе труд познакомиться с полным текстом приказа. В этой статье мы разберем подходы только к учебной, кадровой и бухгалтерской документации.

Начнем с конца.

Бухгалтерская документация. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации установлены в соответствии с требованием статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает организации хранить бухгалтерскую документацию не менее пяти лет. Под бухгалтерской документацией при этом понимаются не только сами первичные бухгалтерские документы, но и регистры бухгалтерского учета, а также финансовая отчетность организации. Одновременно с этим Налоговый кодекс предписывает обеспечивать сохранность данных налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Кадровая документация. В соответствии со статьей 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" документы по личному составу организации подлежат хранению в общем случае не менее 75-ти лет. При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным или муниципальным архивом.

Учебная документация. Здесь все гораздо запутаннее. Дело в том, что понятие «учебная документация» не формализовано ни в одном нормативном документе. Более того, поскольку организация образовательного процесса, в соответствии с законом «Об образовании в РФ» относится к исключительной компетенции самой образовательной организации, то и структура и перечень конкретной учебной документации разрабатывается и утверждается самой образовательной организацией. Соответственно, ею же и утверждаются сроки хранения используемой учебной документации. Правда, выше мы говорили, что в этом отношении локальные акты организации не могут противоречить Приказу Минкульта. Что же предполагает утвержденный Приказом Минкульта Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения"?

Большая часть Перечня посвящена организационно-распорядительной, кадровой и материально-финансовой сторонам деятельности организации. Среди этого списка есть позиции, соблюдение которых является обязательным для всех действующих хозяйствующих субъектов.

Конечно в первую очередь это учредительные, уставные, регистрационные, разрешительные документы. С ними в общем-то все ясно. Обратим внимание на позиции не слишком очевидные.

Так Перечень предписывает хранить Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности - постоянно. Таким образом, можно допустить, что в образовательной организации Приказы о формировании групп или об утверждении индивидуального графика обучения слушателя, о допуске к итоговой аттестации, о присвоении профессии и квалификации, о выдаче Свидетельства должны храниться в автошколе постоянно. Впрочем, поскольку конкретных наименований документов Перечень не предлагает, ничто не мешает сформировать этот перечень документов слегка по другому, о чем несколько ниже.

Перечень однозначно предписывает иметь и постоянно хранить в организации штатное расписание и штатные расстановки. Причем, если штатные расписания хранятся только текущие, то штатные расстановки хранятся 75 лет после каждого изменения в них. Также 75 лет хранятся Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.

5 лет, после прекращения действия лицензии должны хранится копии актов, заключений, предписаний по результатам проверок по лицензированию и вся переписка с лицензионным органом по вопросам лицензирования. Столько же хранятся журналы, книги учета (регистрации) проверок, журналов, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний.

3 года хранятся отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности.

Прейскуранты, ценнники, тарифы на продукцию и услуги хранятся только текущие.

Обратите внимание. Срок хранения всех хозяйственных договоров и актов об их выполнении, в том числе и договоров оказания платных услуг - 5 лет с момента их завершения.

Новацией является требование хранить в течении 5-ти лет документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте.

Важным с точки зрения проведения проверок является требование хранить в течении 5-ти лет табели (графики), журналы учета рабочего времени. Впрочем, большим вопросом является законность интереса к этим документам проверяющих, не представляющих государственную инспекцию по труду. Из Перечня узнаем, что графики предоставления отпусков хранятся 1 год, а карточки учета отпусков - 3 года.

Отдельный раздел посвящен хранению документов по охране труда и технике безопасности. В силу его объемности имеет прямой смысл с ним познакомиться непосредственно. Там же обращает на себя внимание требование хранить в течение 5-ти лет переписку о проведении медицинских осмотров работников.

Различные документы по аттестации сотрудников хранятся от 1 года до 15 лет. Документы о повышении квалификации и переподготовке сотрудников должны храниться до 5-ти лет.

Как уже отмечалось, общих требований к срокам хранения учебной документации Перечень не устанавливает. Однако частный случай профессиональной образовательной деятельности - повышение квалификации, в нем приведен. Прямого отношения к другой образовательной деятельности, например к профессиональному обучению, эти требования не имеют, однако следует иметь в виду, что если разрешение спорной ситуации переносится в суд, то суд вполне может руководствоваться правилом т.н. «аналогии закона» и применить сказанное, в том числе и к деятельности автошкол.

Прежде чем рассуждать, как следует действовать, посмотрим что предписывает Перечень по отношению к организациям, осуществляющим повышение квалификации.

Постоянному хранению подлежат:

Примерные образовательные программы;

Учебные планы, программы, задания;

10 лет должны храниться стенограммы лекций преподавателей;

5-ти летнему сроку хранения подлежат:

Договоры о повышении квалификации работников;

Ведомости учета часов работы преподавателей;

Списки лиц, окончивших учебные заведения;

Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений.

3 года хранятся:

Графики работы учебных заведений;

Книги учета контрольных работ.

1 год и не больше могут храниться:

Курсовые и контрольные работы слушателей;

Журналы учета занятий;

Книги, журналы учета посещения занятий;

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов.

Если организация принимает решение об использовании в учебном процессе путевых листов (напомним, что это требование для автошкол не является обязательным. См. Справочник «Директору автошколы. Доступно и просто о законах»), то оформленные путевые листы должны храниться не менее 5-ти лет и регистрироваться в журнале учета путевых листов по форме № 8 (Постановление Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78), который также хранится не менее 5-ти лет с момента выдачи последнего путевого листа.

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию согласно Перечню Минкульта рекомендуется хранить в течение 1-го года.

Попробуем сделать некоторые выводы.

Первое и основное. Если Вы полны решимости стоять исключительно на правовых позициях, отстаивая их в том числе и в возможных судах, то можете смело утверждать, что сроки хранения учебной документации в системе профессионального обучения не установлены ни одним нормативным актом. Если Вы хотите выбить из рук проверяющих всякие аргументы в пользу их взгляда на хранение документов, возьмите на вооружение приведенный выше Приказ Минкульта и, ссылаясь на него, разработайте свой внутренний нормативный локальный акт о порядке ведения, сроках хранения и порядке утилизации учебно-распорядительной документации. При этом Вам ничто не мешает подойти к делу творчески, в чем-то повторить Приказ Минкульта, а в чем-то, отступив от него, сделать все так, как Вам это будет удобно. Исходите из принципа разумности. Конечно, нельзя избавляться от документов, имеющих отношение к еще не выпущенным Вами слушателям, хоть бы они и учатся у вас уже целый год. С другой стороны, не упускайте из виду сказанное выше. Наказать Вас можно только за нарушение, которое допущено Вами за последние три месяца. Поэтому, не слишком раздражая проверяющих, вполне можно предоставлять им возможность изучать документы полугодичной (максимум годичной) давности.

И еще. Налицо достаточно типичная для нашего законодательства ситуация. Хотя Приказ Минкульта требует хранить, например, договоры целых 5 лет после их окончания, никаких санкций за нарушение этого требования ни предусмотрено. То же относится и пункту «Приказы, Распоряжения, документы к ним по основной (профильной) деятельности». Во-первых, никто не пояснил, что это такое и может быть не в Ваших интересах раскрывать какую-то информацию. Словом, с одной стороны, Приказ Микульта дает вполне определенные ориентиры в вопросах хранения внутренних документов, предоставляя при этом возможность проявить определенную гибкость, чем не грех грамотно воспользоваться.

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы , инструкции); информационно-справочные документы (протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

руководителем;
лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация УВП
Финансово-хозяйственная деятельность
Личный состав
учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении .

Распоряжение

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" ).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

наименование общеобразовательного учреждения,
дату,
ссылку на индекс и дату входящего документа,
адресат,
резолюцию руководства,
заголовок к тексту,
текст,
отметку о наличии приложения,
подпись,
отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

дата,
текст,
подпись,
фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются.

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об».

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

Внутренняя опись документов дела;
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
копия паспорта;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной книги записи учащихся,
книга движения;
личное дело учащихся;
классные журналы;
журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
книги протоколов педагогического совета школы;
книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников;
журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу».

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет.
Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц.
При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели.
Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину:
Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков.

Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.).

Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.

3. Прием и регистрация документов

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

4. Контроль сроков исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

4.3. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

7. Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Список литературы.

Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002.
Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004.
Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999.
Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива»2001.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва.2000.
Справочник руководителя Образовательного учреждения. №4 2003 стр.16-26
Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр.43-51

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
систематизацию бумаг;
включение сведений о сроках хранения документов;
учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

«Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

распорядительные документы;
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
протоколы;
планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

Заявление о трудоустройстве.
Направление (если оно имеется).
Анкета.
Лист учета кадров.
Биография, написанная сотрудником.
Документы, касающиеся полученного образования.
Аттестационный лист.
Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
Иные документы.

ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ» .

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

Индекс дела.
Заголовок дела.
Количество дел.
Срок хранения дела.
Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

Порядковый номер.
Название дела.
Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

устав учреждения — постоянно;
лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
личные дела сотрудников — 75 лет;
штатное расписание — постоянно;
журнал регистрации больничных листов — 3 года;
трудовые книжки — до востребования;
переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

Необходимость хранить документацию в образовательном учреждении не менее важна, чем на коммерческом предприятии. В этой статье мы рассмотрим, в каких условиях необходимо хранить документацию в образовательных учреждениях, каким образом оформлять документы и подшивать их в дела. А также сроки хранения документов в образовательном учреждении и ответственность за ненадлежащее хранение.

Из этой статьи вы узнаете:

какие особенности хранения документов в образовательных учреждениях;
каковы сроки хранения документов в образовательном учреждении в 2017 году;
каким образом можно оформлять архивацию документов.

Сколько хранятся документы в образовательном учреждении

Деятельность любой организации базируется на взаимоотношениях, закрепленных документами. Они должны быть четко структурированы и распределены соответствующим образом для быстрого доступа к ним. Кроме того, важно учитывать и их срок хранения, чтобы не было необходимости накапливать ненужную макулатуру или по неосторожности не удалить нужные документы. Но это, что касается коммерческих организаций.

Невозможно сравнить коммерческую деятельность с большим количеством документации по любому поводу и, например, бюджетную организацию, которая буквально наводнена документами. И в образовательном учреждении не менее важно правильно вести учет документов и следить за их правильным хранением. Для того, чтобы не ошибиться в этом, необходимо ознакомиться со всеми нюансами.

Особенности хранения документов в образовательном учреждении

Требования к документообороту в бюджетной организации не менее строгие, чем к любому другому виду. И за нарушения все так же предусмотрена ответственность.

К официальным документам относятся управленческие, научные, технические, производственные и т. д. Самая важная часть документов - это управленческие. Именно они являются основой документации любого бюджетного учреждения. За исключением бухгалтерских и учетных бумаг, они относятся к организационно-распорядительной документации.

Как и документация коммерческих организаций, бюджетная сфера тоже регулируется законодательством.

В образовательном учреждении за сохранность документации несет ответственность руководитель. Сам процесс хранения начинается с момента окончания работы с документом и подшивки его в дело.

Всю документацию необходимо хранить правильно. Ее надо держать в шкафах, предохраняющих от пыли и прямых солнечных лучей. Вся документация хранится в папках-скоросшивателях для свободного доступа к документации и возможности легкой подшивки.

Документы подшиваются к делу только после их исполнения. Именно такую соответствующую отметку должен иметь каждый документ перед подшивкой.

В шкафах дела размещаются в вертикальном положении и корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел и согласно их последовательности. Хранения может оставаться на усмотрение кадрового отдела и в удобной для них последовательности и систематизации.

Стоит запомнить, что выдача и удаление документа из дела постоянного срока хранения не разрешается. И вообще неправильное хранение документации может грозить штрафами, либо административной ответственностью. Законодательство полностью оговаривает способ хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Как мы уже говорили, любой документ имеет свой срок хранения и его надо соблюдать.

Срок хранения начинает свое исчисление не с момента попадания в архив, а с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Так какой же срок предусмотрен для хранения ряда документов в образовательном учреждении? Согласно законодательству, любой налогоплательщик должен хранить данные бухгалтерского и налогового учета, в том числе документы, подтверждающие получение дохода, в течение 4-х лет.

Сама же организация должна хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение срока не менее 5 лет.

Самое важное в хранение документов - правильная архивация. Перед отправкой документов в архив иногда проводят дополнительный учет и систематизацию. Достают из скоросшивателей, распределяют в хронологической последовательности, изымают черновики и дубли.

Кроме того, документы подлежат оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянные и долговременные сроком свыше 10 лет хранения. Документы подлежат неполному оформлению со сроком хранения менее 10 лет.

Полное оформление дела включает:

пронумерованные листы;
заверительная надпись;
внутренняя опись документов в случае необходимости;
переплет или подшивку;
оформление обложки.

При частичном оформлении документы можно хранить при помощи обычного скоросшивателя без нумерации или заверения страниц.

Стоит отметить, что нарушение в оформлении или хранении документов, как правило, грозит административной ответственностью. Поэтому важно учитывать все положения законодательства, касающиеся правильного оформления или хранения документов.

Вложенные файлы

Форма № 3 (профтех). Сведения о работниках образовательных учреждений начального профессионального образования.xls
Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (бланк).doc
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.doc

Доступно только подписчикам

Положение о работе с персональными данными сотрудников (не предусматривает порядок хранения персональных данных в электронном виде) (образец).doc