Презентация на тему: Делопроизводство в школе
Административные помощники оказывают поддержку всем типам организаций и предприятий и их сотрудников. Их обязанности могут включать общие канцелярские задачи, такие как составление документов и ответы на телефоны, а также административные рабочие места, включая планирование и управление проектами. Обычно они выполняют 40-часовую рабочую неделю, хотя некоторые работают во временной или неполной занятости. Несмотря на отсутствие конкретных требований к образованию, 1 - или 2-летняя программа помощника по административным вопросам в профессиональном училище или колледже может обеспечить прочную подготовку, чтобы начать эту карьеру.
Найти школы, которые предлагают эти популярные программы
Главные административные помощники отвечают за управление проектами, открытие и распространение почты, организацию файлов и проведение общих исследований. Они также могут отвечать за заказ канцелярских товаров и общение с поставщиками. Составление документов и корреспонденция Подготовка отчетов Корректировка Планирование Предоставление телефонной поддержки Транскрипция. Административный помощник или секретарь Клерк и Генеральный офис Служба поддержки клиентов и колл-центров Исполнительный помощник или секретарь Офис Технология и ввод данных Приемщик Складские услуги и управление запасами. Главные административные помощники должны обладать отличными навыками набора текста, сильными устными и письменными навыками и возможностью хорошо общаться с другими.
Они должны иметь возможность работать самостоятельно или в команде с другими административными специалистами. Необходимо знание компьютеров, программного обеспечения, баз данных и программ обработки текстов. Помощники также должны иметь возможность управлять общим оргтехническим оборудованием, таким как копировальный аппарат, факсимильный аппарат, многолинейная телефонная система и сканер.
Хотя формального высшего образования не требуется, завершение 1 - или 2-летней программы административного помощника дает навыки, необходимые для вступления в эту карьеру. Бизнес-школы, колледжи, техникумы и университеты предлагают курсы, сертификаты и ассоциированные степени в этой области.
Предполагалось, что новые рабочие места будут созданы, поскольку в настоящее время они переносят позиции на новые или уходят на пенсию. Некоторые административные ассистенты предпочитают стать самозанятыми, предлагая бесплатные виртуальные услуги. Они общаются со своими клиентами по электронной почте, факсу, телефону и в Интернете. Они выполняют многие из тех же обязанностей, что и административные помощники на местах, но из своих домашних офисов, используя собственное оргтехнику.
Генеральные административные помощники могут продвигать свою карьеру, получая специализированные сертификаты через различные организации, такие как Международная ассоциация виртуальных помощников или Международная ассоциация административных специалистов. Другие продвигаются путем продвижения по службе на такие должности, как исполнительный помощник, старший секретарь или офис-менеджер.
В заключение, помощник по административным вопросам выполняет как административные, так и деловые задачи в различных сферах бизнеса, а работа не имеет конкретных требований к образованию. Узнайте об образовании и подготовке, необходимой для того, чтобы стать клерком по контролю документов. Получите быстрый обзор требований, а также подробную информацию о тренингах, должностях и ожиданиях зарплаты, чтобы узнать, является ли это карьерой для вас.
Основной приоритет сотрудника по контролю документооборота - создавать и хранить важные документы. Они часто работают с компьютерами, сканерами и другим электронным офисным оборудованием. Большинство чиновников по контролю за документами начинают работать только с дипломом средней школы.
1 из 28
Презентация на тему:
№ слайда 1
Директор школы ______________________
Руководители документооборота ведут записи и могут нести ответственность за помощь окружающим в подготовке отчетов и презентаций. Требования к обучению различаются, при этом требуется минимальное образование в средней школе, а некоторые работодатели предпочитают кандидатов с некоторым образованием в колледже. Применимые навыки для профессии включают знание компьютера и знание ввода данных. Рабочие обязанности меняются в зависимости от позиции.
Бюро статистики труда. Специалисты по управлению документами классифицируют, обрабатывают и извлекают документы с использованием определенных классификационных и организационных систем. Клерки отвечают за упорядоченную регистрацию и хранение физических и электронных документов, включая распространение новых документов и отбрасывание устаревших записей. Клеркам, возможно, потребуется вести записи и журналы извлечения, обновления, распространения и удаления документов.
Описание слайда:
№ слайда 2
Описание слайда:
Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.). Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники по контролю за документами обладали конкретными знаниями о конкретной отрасли и бизнесе, чтобы проверять документы на дублирование, отсутствие или некорректную информацию. Предприятия также используют клерков для сбора данных и работы с другими отделами, такими как инженерные или информационные технологии, для создания технических руководств, блок-схем и планов проектов. Кроме того, клерки могут выполнять административные функции, такие как планирование встреч, фотокопирование, отправка факсов, принятие нот или помощь в подготовке презентаций.
№ слайда 3
Описание слайда:
ПРИКАЗЫПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ. Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.
Требования к образованию и навыкам
Предполагается, что у тех, у кого есть различные навыки, лучшие возможности для работы. Несколько колледжей, профессионально-технических училищ и университетов предлагают курсы управления офисом и программы обучения, которые предлагают обучение использованию и процедурам оргтехники.
Кому применяется Золотое правило и когда оно применяется?
Учебное пособие «Золотое правило» распространяется на всех студентов, аспирантов, студентов, обучающихся по специальности, и студенческих организаций университета, в том числе тех, кто посещает его региональные кампусы и учебные учебные заведения. Правила поведения - это ожидания поведения учащихся независимо от местонахождения предполагаемого преступления.
№ слайда 4
Описание слайда:
При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы: Достоверность и объективность описываемой ситуации; Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер; Краткость и лаконичность; Нейтральность и наличный характер изложения; Безэмоциональная оценка ситуации и фактов; Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения; Следование нормам официально-делового стиля речи.
В вашем письме указано ваше предполагаемое нарушение и соответствующие обвинения. Обвинения соответствуют языку, указанному в Правилах поведения в Золотом правиле. В письме также указаны даты предполагаемого преступления. Пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы подтвердить свое назначение.
Что будет с этим назначением?
Удержание останется на вашей записи. На этом собрании вы подпишете контрольный список для учащихся, который изложит ваши права на протяжении всего процесса проверки студенческого поведения. Процедуры проведения процедуры будут разъяснены вам, и для решения этой проблемы будет выбран процесс слушания.
№ слайда 5
Описание слайда:
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа: Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Большинство случаев разрешаются на неофициальном административном слушании, хотя студент имеет право на официальное слушание до слушателя или группы. Существует два типа официальных слушаний: административный и групповой. Слушание - это шанс предоставить вам любую информацию о предполагаемом нарушении. После обсуждения инцидента будет принято решение о том, произошло ли нарушение. Если было решено, что имело место нарушение, тогда будет вынесена рекомендация о санкциях.
Что делать, если меня нарушают за нарушение правил?
Управление студенческого поведения ведет список преподавателей, сотрудников и студентов, которые обучены, чтобы помочь вам в процессе слушания. Если вы нарушены в нарушение правил, вам будут назначены санкции, которые могут включать в себя образовательные мероприятия, реституцию, ограничения, общественные услуги и т.д. кроме того, вам будет назначено Дисциплинарное предупреждение, пробация, приостановка или высылка, если вы найдете в нарушение.
№ слайда 6
Описание слайда:
№ слайда 7
Описание слайда:
Распоряжение Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым». Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.
Наши санкции варьируются в зависимости от. Ниже приводится форма апелляции: Форма обжалования. У вас есть семь календарных дней, чтобы подать апелляцию с того дня, как вам будет вынесено решение. Следуйте этой ссылке на процесс подачи апелляции студента: апелляции в рамках процесса проверки студенческого поведения.
Что произойдет, если меня поймают за акты академического неправомерного поведения?
Если вас поймают за акты академического неправомерного поведения, ваш инструктор имеет право применить один или несколько из следующих результатов. Ваш инструктор может отправить ваше дело в офис студенческого поведения только в информационных целях. Если есть несколько отчетов, ваше дело будет автоматически расследоваться и быть рассмотрено. Ваш преподаватель может отправить ваше дело в Управление студенческого поведения для официального судебного разбирательства. Если ваше дело пройдет через процесс рассмотрения студенческого поведения, вы, скорее всего, получите отстранение или выдворение из Университета. Академическое наказание по заданию Академическое наказание за курс. . Для получения дополнительной информации о академических проступках, пожалуйста, перейдите в раздел «Золотое правило» об академическом поведении студентов.
№ слайда 8
Описание слайда:
ПротоколыПротоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали"). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы. В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.
Что происходит с моими студенческими записями, если меня обнаруживают в нарушение Правил поведения в Золотом правиле. Закон о семейных правах на образование и неприкосновенность частной жизни делает студенческую дисциплинарную запись частью образовательной записи. Университет не будет выпускать или разрешать доступ к учебным записям и личной информации, хранящейся у ученика, за исключением случаев, когда это разрешено законом и этим правилом. запись может быть получена учеником, родителем несовершеннолетнего или зависимого студента, с разрешения студента или в ответ на судебный приказ.
№ слайда 9
Описание слайда:
Выписка из протокола Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
Как следует определять разрушительное поведение в классе?
Этот учебный документ также может быть передан другим членам академического сообщества с законной необходимостью знать. Мы определяем «нарушение класса»как поведение, которое разумный человек будет рассматривать как способный существенно или неоднократно вмешиваться в поведение класса. Примеры включают повторное, несанкционированное использование сотовых телефонов в классе, постоянное выступление без признания или физических угроз.
Как можно обескураживать разрушительное поведение?
Разрушение в классе происходит редко. Вероятность столкновения с ним может быть сведена к минимуму, заранее заявив о разумных ожиданиях. Например, если вы хотите, чтобы звуковые сигналы и сотовые телефоны отключились в классе, скажем так в вашей программе и в первый день занятий Вы обнаружите, что учащиеся часто являются самыми сильными сторонниками приличия в классе. Большинство студентов хотят помочь вам создать позитивную и продуктивную среду обучения.
№ слайда 10
Описание слайда:
№ слайда 11
Описание слайда:
Письмо.Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе,
№ слайда 12
Описание слайда:
ТЕЛЕФОНОГРАММА.Телефонограмма включает следующие реквизиты: дата, текст, подпись, фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму. Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.
№ слайда 13
Описание слайда:
Справка. Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов: 1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В этом состоит отличие от докладной записки. Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы. Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель. Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Датой справки является дата ее подписания. 2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки. Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется. В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок: справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ; справка о подтверждении перевода из другого ОУ; справка для сотрудников. Справки подписывает руководитель учреждения.
№ слайда 14
Описание слайда:
Докладные и объяснительные записки. Докладная записка может выполняться рукописным способом. Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О»,«Об». Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка. Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения. Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
№ слайда 15
Описание слайда:
№ слайда 16
Описание слайда:
Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: Внутренняя опись документов дела; заявление о приеме на работу; направление или представление; анкета; листок по учету кадров; автобиография; копия паспорта; документы об образовании; аттестационный лист; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
№ слайда 17
Описание слайда:
ВАЖНО:В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ. При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ. Личные дела имеют длительный срок хранения.
№ слайда 18
Описание слайда:
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней. Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Руководством для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях» № 162 от 20июня 1974года. В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек: * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
№ слайда 19
Описание слайда:
Учебно-педагогическая документация. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.
№ слайда 20
Описание слайда:
Учебно-педагогическая документация школы состоит из: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов; книги учета личного состава педагогических работников; журнал пропущенных и замещенных уроков.
№ слайда 21
Описание слайда:
При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО. В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ. В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.
№ слайда 22
Описание слайда:
Алфавитная книга записи обучающихся. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
№ слайда 23
Описание слайда:
Личное дело учащихся. Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы. В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.
№ слайда 24
Описание слайда:
Классный журнал. Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину: 1 час в неделю – 2 страницы 2 часа в неделю – 4 страницы 3 часа в неделю – 5страниц 4 часа в неделю – 7 страниц 5 часов в неделю – 8 страниц 6 часов в неделю – 9 страниц Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.
№ слайда 25
Описание слайда:
Прием и регистрация документов Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения. Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов. Регистрация документов производится в день их поступления.
№ слайда 26
Описание слайда:
Контроль сроков исполнения документов Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок – 1 месяц; жалобы, заявления – в течение месяца; телеграммы – не более чем в двухнедельный срок. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ. Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле. Документ снимается с контроля после его исполнения.
№ слайда 27
Описание слайда:
Составление номенклатуры и формирование дел Составление номенклатуры дел. В целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения Формирование дел. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
№ слайда 28
Описание слайда:
СОВЕТУЮ ПРОЧИТАТЬ: Документооборот и делопроизводство в школах. Москва. 2002. Делопроизводство. В образовательных учреждениях. Правовое регулирование. Москва. 2004. Фриш Г.Л. Годовая циклограмма приказов по школе. Москва. 1999. Фриш Г.Л. Номенклатурная документация Общеобразовательного учреждения. Москва УЦ «Перспектива»2001. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Москва.2000. Справочник руководителя Образовательного учреждения. №4 2003 стр.16-26 Справочник руководителя Образовательного учреждения. №5 2003 стр.43-51
Нормативная база Письмо Минобразования РФ от года /64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» Приказ Минпросвещения СССР от "Об утверждении инструкции о ведении школьной документации" (извлечения) Письмо Минобразования России от "О содержании и правовом обеспечении должностного контроля руководителей образовательных учреждений"
Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения. В состав документов общеобразовательного учреждения входят: Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка); Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
Выписка из протокола Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".
Учебно-педагогическая документация. Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа, исправляется следующим образом: ошибочную цифру или слово зачеркивают, но так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, ответственных за оформление документов.
Учебно-педагогическая документация школы состоит из: алфавитной книги записи учащихся, книга движения; личное дело учащихся; классные журналы; журналы факультативных занятий; журналы групп продленного дня; книги учета бланков документов строгой отчетности; книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании; книга учета выдачи золотых и серебряных медалей; книги протоколов педагогического совета школы; книги приказов; книги учета личного состава педагогических работников; журналы регистрации документов ЕГЭ и ГИА в новой форме журнал пропущенных и замещенных уроков.
Алфавитная книга записи обучающихся. Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела. Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой «возвращение» записывается в графе «Дата поступления в школу». При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.
Личное дело учащихся. Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в х классах аттестат об основном общем образовании находится в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы. При выбытии из школы личное дело выдается родителям (или лицам, их замещающим) с отметкой об этом в алфавитной книге. По окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями.;
Классный журнал. Классный журнал – государственный документ установленного образца. Классные журналы – хранятся в архиве учреждения 5 лет, затем последние листы с общими сведениями и итоговыми оценками учащихся изымаются, формируются в одну книгу соответствующего учебного года, такая книга хранится 25 лет. Классный журнал подвергается проверке со стороны администрации с вынесением замечаний на страницу «Замечания по ведению классного журнала» не реже 1 раза в месяц. При наличии замечаний или предложений со стороны проверяющего требуется устранить их в течение недели. Распределение страниц в классном журнале осуществляет заместитель директора по учебной работе в соответствии с количеством часов, отведенных в учебном плане на каждую учебную дисциплину: 1 час в неделю – 2 страницы 2 часа в неделю – 4 страницы 3 часа в неделю – 5страниц 4 часа в неделю – 7 страниц 5 часов в неделю – 8 страниц 6 часов в неделю – 9 страниц Все записи в классном журнале должны вестись четко и аккуратно синей пастой в соответствии с установленной формой. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков. Журнал учета пропущенных и замещенных уроков ведется в каждой школе заместителем директора по учебно-методической работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании правильно оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и т.д.). Учитель, который провел уроки в порядке замещения, расписывается об этом в журнале. Записи в журнале должны соответствовать записям в табеле учета использованного рабочего времени и подсчета заработка.
Канцелярия: Устав общеобразовательного учрежденияпостоянно Свидетельство о государственной регистрации и постановке на учет в ИНС постоянно Лицензия на право ведения образовательной деятельности и документы к ней постоянно Свидетельство об аттестации общеобразовательного учреждения и документы по аттестации учреждения постоянно Свидетельство об аккредитации общеобразовательного учрежденияпостоянно Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданиями и земельным участком постоянно Приказы департамента образования о работе общеобразовательного учреждения на период действия Программа развития общеобразовательного учрежденияпостоянно Нормативно-правовые документы о деятельности общеобразовательного учреждения на период действия Приказы директора общеобразовательного учреждения по основной деятельности и основания к ним (подлинники) 5 лет Протоколы производственных совещаний общеобразовательного учреждения 5 лет
Канцелярия: Протоколы совещаний при директоре5 лет Коллективный договорпостоянно Правила внутреннего трудового распорядка1 год Должностные инструкции3 года Технический паспорт учрежденияпостоянно Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководствапостоянно Журнал регистрации входящей корреспонденции3 года Журнал регистрации исходящей корреспонденции3 года Номенклатура дел общеобразовательного учреждениядо замены Личные дела обучающихся3 года Алфавитная книга записи обучающихся50 лет
Канцелярия: Книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) общем образовании, золотых и серебряных медалей 50 лет Книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании 50 лет Книга учета выдачи похвальных листов «За отличные успехи в учении» 15 лет Книга учета выдачи похвальных грамот «За отличные успехи в изучении отдельных предметов» 15 лет Книга учета выдачи дипломов победителям школьного этапа всероссийской олимпиады школьников 15 лет Журнал регистрации пропусков на ЕГЭ и выдачи свидетельств о результатах единого государственного экзамена постоян но Журнал регистрации заявлений об участии в едином государственном экзамене постоян но Журнал ознакомления обучающихся 9-х классов с результатами итоговой аттестации в новой форме 15 лет Журнал ознакомления обучающихся 11-х классов с результатами итоговой аттестации в формате ЕГЭ 15 лет
Канцелярия: Документы (справки, заявления, выписки из протоколов и др.)5 лет Заявления, жалобы граждан и документы, связанные с их рассмотрением5 лет Переписка по административно-хозяйственным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Переписка по учебно-воспитательным вопросам общеобразовательного учреждения 3 года Акты проверок вышестоящими организациями3 года Договора общеобразовательного учреждения о сотрудничестве с различными организациями на срок действия Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, передаваемых в виде благотворительной помощи 5 лет Акты готовности общеобразовательного учреждения к новому учебному году5 лет План работы и протоколы заседаний Совета школыпостоянно
Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении форм документов государственного образца об основном общем, среднем (полном) общем образовании и документов об окончании специальной (коррекционной) общеобразовательной школы VIII вида, специального (коррекционного) класса». Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении форм похвальной грамоты «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвального листа «За отличные успехи в учении». Приказ Минобразования РФ от г. N 143 «Об утверждении Положения о порядоке хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании». Письмо Минобразования РФ от г. N «Порядок хранения, выдачи и учета документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании». Приказ Минобрнауки России от «Об утверждении Положения о формах получения выпускниками образовательных учреждений золотой и серебряной медалей «За особые успехи в учении». Приказ Минобразования РФ от «Об утверждении Положения о золотой и серебряной медалях «За особые успехи в учении», о похвальной грамоте «За особые успехи в изучении отдельных предметов» и похвальном листе «За отличные успехи в учении». (в части награждения похвальной грамотой и похвальным листом)
Похвальная грамота Награждаются: выпускники IX и XI (XII) классов общеобразовательных учреждений, достигшие особых успехов в изучении одного или нескольких предметов, имеющие по ним четвертные (полугодовые, триместровые), годовые и итоговые отметки "5" за время обучения в классах соответствующей ступени общего образования и получившие по ним на государственной (итоговой) аттестации отметку "5", при положительных отметках по остальным предметам
Похвальный лист Награждаются: Обучающиеся переводных классов общеобразовательных учреждений, имеющие по всем предметам, изучавшимся в соответствующем классе четвертные (триместровые) и годовые отметки "5"
