Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.
В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.
Многообразие форм тайм-менеджмента
Сегодня существует огромное количество самых разнообразных подходов к проблеме управления временем. Разобраться в них с нуля очень сложно, ещё сложнее определить, какой из них может быть полезен именно вам.
Как отмечает автор книги «Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем» Сергей Калинин, специалисты выделяют три типа тайм-менеджмента: персональный (личный), ролевой (профессиональный), а также социальный тайм-менеджмент. А внутри этих типов могут существовать неограниченные (и даже пересекающиеся) множества систем, методов и концепций управления временем, часть из которых имеют авторские названия.
Индивидуальное управление временем тесно совмещено с личностным саморазвитием и осуществляется лично человеком, желающим повысить эффективность своей деятельности. Для этого каждый из нас использует собственные методы и подходы, черпая информацию из книг, интернет-сайтов и блогов, советов друзей и коллег, а также своих идей по повышению эффективности использования личного времени.
Ролевой (профессиональный) тайм-менеджмент помогает человеку быть эффективным в рамках исполнения им какой-либо конкретной социальной роли, обычно — профессиональной. Как отмечает Сергей Калинин, профессиональный тайм-менеджмент — «это на 50% психология трудовой деятельности и ещё на 50% методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда)». В таком тайм-менеджменте обычно требуется помощь профессионального консультанта.
И, наконец, социальный тайм-менеджмент посвящён межличностным отношениям и (или) совместному управлению временем нескольких людей. Типичный пример такого тайм-менеджмента — корпоративный. Значительная часть усилий социального управления временем заключается в оптимизации процессов взаимодействия людей (бизнес-процессов, организационных и коммуникационных процессов), и только потом некоторое внимание уделяется собственно методам тайм-менеджмента.
Отличия и сходные черты данных типов тайм-менеджмента приведены в табл. 1.
Таблица 1 — Типы управления временем
В наших уроках мы будем говорить о личном тайм-менеджменте. Тем не менее, ничто не помешает вам применить отдельные методы управления временем для выполнения ваших ролевых функций либо для повышения эффективности работы вашего коллектива.
Исходя из сказанного выше, нетрудно понять, почему не существует и не может существовать никакой единой надёжной системы тайм-менеджмента. Личное управление временем — как индивидуальная психология, сколько людей — столько и точек зрения. Поэтому подбирайте те методы, которые вам наиболее удобны, и — кто знает! — может быть, вы даже изобретёте свой.
Изучая всё многообразие подходов к управлению временем, можно предположить, что существуют три принципиальные сущности тайм-менеджмента — это системы, концепции и методы управления временем.
Концепция управления временем — это определённый способ понимания и восприятия эффективности использования личного времени, от которой зависит в значительной мере удовлетворённость личным тайм-менеджментом.
Концепция включает в себя следующие элементы:
- причину и повод управления временем;
- цель управления временем;
- ценности и принципы управления временем;
- философию управления временем.
Наличие каждого из этих составных элементов необязательно в строгом смысле этого слова, однако зачастую все они в явном или неявном виде присутствуют.
В общем случае можно констатировать, что концепция управления временем часто формируется у конкретного автора под воздействием личных жизненных обстоятельств, и она весьма подробно описывается в его работах. Не все концепции имеют конкретных авторов ввиду их ценностного характера.
Метод управления временем — систематизированная последовательность действий, направленная на решение конкретной задачи управления временем. Обычно методы управления временем могут быть подробно описаны (в отличие от концепций) и имеют конкретного автора. Совокупность однородных методов управления временем называют подходом к управлению временем.
Система управления временем — комбинация взаимодействующих элементов, в частности, концепции и методов управления временем, направленная на достижение поставленной перед вами цели.
Определение целей управления временем
Залог эффективного тайм-менеджмента — чёткое понимание того, зачем он необходим, и почему его отсутствие вызывает дискомфорт. В следующем уроке мы будем говорить об эффективном целеполагании применительно к отдельным задачам, но уже сейчас можем подчеркнуть важность изначально поставленной цели известной поговоркой: что посеешь, то и пожнёшь. Все наиболее популярные системы тайм-менеджмента основаны на глубокой потребности в них их создателей.
Так, о системе личной эффективности одного из отцов-основателей США Бенджамина Франклина (1706-1790) известно, что когда ему было немногим более 20 лет, он решил вести дневник для наблюдения за развитием в себе 13 ключевых моральных добродетелей (Франклин, Б. Автобиография / Б. Франклин. — М. : Московский рабочий, 1988. — 48 с. ). Он поставил себе цель достичь морального совершенства, которая сделала его жизнь расписанной буквально поминутно, и, судя по его автобиографии, успешно достиг её. Другую цель преследовал Тимоти Феррис, автор книги «Как работать по 4 часа в неделю, не торча в офисе от звонка до звонка, и при этом жить где угодно и богатеть ». И если «тайм-менеджмент» Ферриса заключается в его «4-х часовой рабочей неделе», то каждый день Франклина был тщательно распланирован и включал в себя не менее 8 рабочих часов. Можно привести много других примеров, однако данные два уже достаточно убедительно свидетельствуют о том, какими разными могут быть подходы к вашему личному управлению временем.
Иными словами, от поставленной вами цели при выработке вашего индивидуального подхода к управлению временем зависит очень многое.
Как правильно поставить цель личного тайм-менеджмента? Для этого нужно ответить на несколько простых вопросов из упражнения 1.1 и записать ответы на него себе на лист бумаги. Постарайтесь не скрывать от себя истинные причины вашего интереса — может быть, тайм-менеджмент вам вовсе и не нужен, так зачем тратить время на его освоение?
Упражнение 1.1.
Ответьте на следующие вопросы:
- Почему меня интересует тайм-менеджмент? Запишите свой ответ.
- Знаю ли я цель, для которой мне требуется управлять своим временем? Если да, запишите свою цель. Если нет, то сначала придумайте её, а потом всё равно запишите.
- Знаю ли я, почему я хочу её добиться? Запишите для себя ответ на этот вопрос.
- Перечитайте свои ответы на вопросы 1-3. Хотите ли вы продолжать изучать тайм-менеджмент, зная ваши истинные мотивы интереса к управлению временем?
Если вы развёрнуто ответили на первые два вопроса и утвердительно — на два последних, то мы можем двигаться дальше. Большинство специалистов в сфере тайм-менеджмента убедительно советуют регулярно соотносить свою цель с реальными действиями при ежедневном планировании, для чего лист бумаги с вашей целью должен быть всегда рядом с вами.
Этапы управления временем: прежде чем начать
Определившись со своей целью, можно начать личный тайм-менеджмент. А с чего же начать, спросите вы? Обратимся к Питеру Друкеру, американскому экономисту и одному из ведущих теоретиков управления. В книге «Эффективный руководитель» он пишет: «Согласно моим наблюдениям, опытные управляющие не сразу бросаются решать свои задачи. Они начинают с анализа своего времени, а не с планирования, — сначала они продумывают, как распределить своё время. Затем они пытаются контролировать время, важнейший элемент которого состоит в сокращении непроизводительных затрат. Наконец, они сводят свое «личное» время в максимально крупные и связанные между собой блоки. Таким образом, этот процесс состоит из трех компонентов:
- регистрация времени;
- управление временем;
- укрупнение времени».
Действительно, вы знаете, чего вы хотите достичь; но знаете ли вы, что вам сейчас мешает просто поступать иначе? Скорее всего, нет. Один из наиболее простых способов понять, на что уходит ваше время, — это проанализировать вашу текущую структуру дня. Заведите себе небольшой файл-помощник для регистрации текущих дел (или ведите его в дневнике от руки). Он может выглядеть таким образом:
Для успешного выполнения задачи регистрации времени обязательно фиксировать время начала и завершения дела, давать его краткое описание, а также фиксировать любые моменты, препятствовавшие выполнению вашей задачи. Безусловно, что данную таблицу можно и нужно подстраивать под себя. Например, туда можно включить отдельные столбцы для фиксации ваших особенных привычек или отвлекающих моментов (проверка почты, перекур, беседа с коллегой, перерыв на чай, отвлечение на проверку обновлений в соцсети и т.п.), столбец с собственной оценкой эффективности проведённого времени (эффективно / неэффективно), с разделением затрат времени на рабочие и личные задачи и т.п. Кроме того, идеи для отдельных полей могут вам подсказать в будущем системы тайм-менеджмента и их составные части, которые мы будем изучать впоследствии.
Например, древнеримский философ стоик Луций Анней Сенека выбрал в качестве первого письма Луцили письмо о времени:
ЛУЦИЙ АННЕЙ СЕНЕКА
Письмо I (О времени)
Луцилия приветствует Сенека!
Одно лишь время следует беречь.
Не дай его украсть минутам неги,
Пустым мгновеньям бесполезных встреч.
Всю жизнь свою в делах проводим, но не
Полезных, большей частью, а дурных...
Затем — безделье, а, на остальное —
Годами не выкраиваем миг.
Ты назовешь кого-то из знакомых,
Кто б знал, что умирает каждый час?
Ведь смерть — не предстоянье страшной комы,
А — в каждом, ежедневно и сейчас.
Всё нам — чужое, только время — наше!
А мы его совсем не бережём:
Любой знакомый подставляет чашу,
И мы ему — «по краешек» нальём.
Стараюсь избегать подробных писем
(Зачем перемывать в них дребедень):
Тем менее от «завтра» ты зависим,
Чем лучше контролируешь свой день.
Я удивляюсь: сколь же люди глупы,
И как ничтожна тщетность их пути...
Дают в кредит — считают каждый рубль,
А время — им никто не возвратит...
Те, на кого ты целый день потратил,
Не ощущают, что они — в долгу!
Попробуй-ка призвать их всех к расплате:
Один ответ: Простите, не могу!
Я — расточитель, тщательный в подсчётах.
Я знаю: с кем и сколько потерял...
Ведь время больше требует учёта,
Чем популярный жёлтый минерал.
Богат — лишь тот, кто малостью доволен,
Кто не зовет на помощь докторов,
Не понимая, отчего он болен...
Не забывай про время.
Будь здоров.
Здесь римский философ не только говорит о важности письменного учёта временных затрат, но и о двух важных моментах, которые могут служить полями вашей будущей таблицы:
- Разделение времени на хорошо, дурно потраченное и безделье;
- Оценка степени наполненности прожитого времени.
Упражнение 1.2.
Постройте собственную таблицу регистрации времени, исходя из ваших текущих знаний об управлении временем. Ведите её хотя бы в течение трёх дней, а затем постарайтесь проанализировать ваше поведение и отметить, что бы вы хотели изменить. В течение следующих уроков постарайтесь найти методы тайм-менеджмента, которые помогали бы вам исполнить это желание, и пробуйте их применить.
Подсказка. Лучше всего вы будете видеть прогресс, если всё это время будете вести таблицу без перерыва, отмечая время, когда вы начали применение того или иного метода.
Управление временем — следующий блок задач тайм-менеджмента, к которому целесообразно переходить после того, как вы проанализировали ваши текущие временные затраты. На этом этапе следует понять, от каких дел вам хочется или стоит отказаться ради выполнения главных задач, каким образом распределить дела в течение одного дня, а также сократить непродуктивные затраты времени.
Здесь П. Друкер советует задать себе три вопроса (мы их несколько видоизменили, чтобы они соответствовали личному типу тайм-менеджмента, а оригинальные вопросы можно прочитать в главе 2 «Знайте своё время» ):
- Что произойдёт, если этого не сделать вообще (про конкретное дело)?
- Какой из видов моей деятельности может выполнить кто-нибудь другой с не меньшим (а может быть, и с большим) успехом?
- Что я делаю такого, что поглощает моё время и не повышает эффективность?
Ответы на эти вопросы помогут вам отсеять ненужное и сконцентрироваться на ваших ключевых делах. Иными словами, ваше управление временем здесь подвергается приоритизации и оптимизации. Этим навыкам вы научитесь в одном из следующих уроков данного курса. Стоит отметить, что большинство методов, рассматриваемых в рамках настоящего курса, вы сможете применить именно здесь.
Что же касается укрупнения времени, то это один из финальных этапов тайм-менеджмента: когда вы поймёте, что именно вам необходимо делать для достижения поставленной цели, вы сможете «заново собрать» все дела в укрупнённые блоки и впоследствии оперировать именно ими.
Проверьте свои знания
Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.
Зачастую люди, уделяющие повышенное внимание развитию своей карьеры, сталкиваются с серьезной проблемой: для всех служебных обязанностей не хватает и 24 часов в сутках.
Помочь справиться с этим могут современные технологии тайм-менеджмента , которые позволяют правильно организовать свое рабочее время и тем самым повысить профессиональную эффективность.
Тайм-менеджмент – наука о времени
Тайм-менеджмент (в пер. с англ. - «управление временем») - наука о методах определения того, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Ее возникновение относят к 60-м годам XX века.
Тогда в странах Запада благодаря развитию бизнеса стремительно ускорился темп жизни. Резко возросла нагрузка у людей, занятых в сфере управления. Они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени. Постепенно процесс распространился и на остальные категории служащих.
Чрезмерная занятость, утрата работоспособности и увеличение стресса у многих людей привели к появлению новой науки - тайм-менеджмента , в основу которой было положено не стремление успеть все и сразу, а принцип достижения максимального результата за минимальное время. Главным инструментом для этого стало планирование .
Эффективный план – ставим цели
Чтобы составить эффективный план , нужна цель. Выясните, чего вы хотите достичь, а потом устанавливайте четкие временные рамки: когда именно вы планируете добиться желаемого. В тайм-менеджменте выделяются краткосрочные и долгосрочные цели. Они определяются в зависимости от срока реализации. Если первые могут существовать на бумаге в виде текущей задачи на день, например позвонить десяти клиентам, то вторые - на год и более вперед, допустим, продвинуться по карьерной лестнице.
По словам Брайана Трейси, бизнес-консультанта и автора бестселлеров по повышению персональной эффективности, если решение проблемы занимает слишком много времени, чтобы разобраться с ней зараз, стоит разбить ее на несколько этапов, а те, в свою очередь, на подэтапы. Каждому из них нужно отвести время. Затем составляется план, и вы, следуя ему, будете переходить от одной задачи к другой. А то, что вы делаете, шаг за шагом приближает вас к заветной цели.
Определив вашу долгосрочную цель, все ее этапы и подэтапы, начните фиксировать планы на каждый день. Чтобы исписанный лист был не просто бесполезным перечнем дел, стоит ориентировать его на результат. Например, пишите в списке не «составить отчет», а «отчет составлен», чтобы по окончании процесса можно было поставить рядом с записью жирную галочку. Это сильное мотивирующее средство. Четко сформулируйте итог, которого вы хотите достичь при решении задачи.
Принцип Парето – 20 против 80
Иногда перечень рабочих дел настолько обширен, что вы рискуете не уложиться в стандартные 8 часов. Поэтому лучше расположить дела в порядке срочности и важности. В случае наличия срочных дел рутинную работу отложите. Классики тайм-менеджмента считают, что большинство людей не достигают карьерных высот вовсе не из-за меньших способностей, а потому, что не умеют выделять главное.
Эту идею наглядно демонстрирует правило, выведенное итальянским экономистом и социологом Вильфредо Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». Так что рекомендуется выделить те 20% дел, которые обеспечивают максимальный эффект, и начинать свой день с них.
Не забудьте показать руководству составленный план. Даже если ваш руководитель не увлечется тайм-менеджментом, как и вы, он будет в курсе, какие наиболее горящие служебные обязанности вы выполняете в первую очередь, а какие - откладываете. А также сможет повлиять на план и помочь вам определиться с приоритетами. Благодаря этому не возникнет несогласованности в работе.
Матрица планирования Эйзенхауэра
Чтобы составить эффективный план своих целей и задач, воспользуйтесь матрицей планирования Дуайта Эйзенхауэра , 34-го президента США. Он занимал этот пост с 1953 по 1961 год. Она предусматривает четыре варианта комбинаций по параметрам: срочное, не срочное, важное, не важное.
Составьте список этих обозначений напротив каждого дела. И оцените временные затраты для их выполнения. Отсортируйте дела по степени важности и держите таблицу перед глазами, чтобы сосредоточиться на главном.
Оставьте «запасное» время
По мнению Глеба Архангельского, классика российского тайм-менеджмента, при планировании дня нужно рассчитывать не более 60% времени, а 40% - так называемые буферные зоны - оставлять на случай возникновения срочных и непредвиденных задач. Форс-мажор есть всегда, это тоже нужно учитывать. И не стоит расписывать свой день минута в минуту, такой план все равно не сработает.
В случае если неожиданных задач не возникло, займитесь выполнением важных, но не срочных дел. Например, разберите бумаги в своем столе - если договоры с клиентами сегодня вам не нужны, это не значит, что они вскоре не пригодятся. Так вы решите проблему до того, как она станет горящей и потребует вашего времени в самый неподходящий момент.
Ну, а если этот подход не позволит избежать форс-мажора (например, у вас возникает необходимость отправиться на срочную встречу, которая займет половину рабочего дня), то следует:
- Поручить часть запланированных дел другому сотруднику, если у вас есть помощники.
- Перенести дела на более поздний срок (полностью или частично).
- Отклонить задачи.
При составлении плана в первую очередь выделите «жесткие» задачи, которые должны осуществляться в строго определенное время, например встречи.
Следите за тем, чтобы они не были запланированы строго друг за другом, без временного интервала. Ваш партнер или клиент может опоздать, встреча - затянуться, и это потянет за собой смещение всех остальных задач.
Организация времени руководителя
Организация рабочего дня для управленца имеет свои особенности: это общение с подчиненными, постановка задач, контроль и разрешение конфликтов между сотрудниками.
Посреди всего этого хаоса нужно сосредоточиться на проблемах и решать их эффективно. Классики тайм-менеджмента на этот счет дают четыре совета:
- Не назначайте на день более четырех встреч, иначе вы вряд ли сможете действовать эффективно.
- Делегируйте полномочия: если вы выполняете работу, которую мог бы сделать сотрудник вашего отдела, и его час времени стоит дешевле, чем ваш, - значит, вы зря расходуете деньги компании.
- Установите еженедельные часы приема подчиненных - политика открытых дверей отучает сотрудников от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.
- При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение двухтрех часов.
Метод ограниченного хаоса
При реализации плана с краткосрочными целями, как правило, проблем не возникает. А вот с длительными могут возникнуть сложности, особенно если таких проектов несколько. Трудно держать в голове множество деталей. В то же время регулярная работа над мелочами отнимает время и не дает сконцентрироваться на главном. Выход - «метод ограниченного хаоса», описанный в одноименной книге Глеба Архангельского.
Для каждого проекта заведите отдельную папку и помещайте туда все относящиеся к теме материалы. Периодически вспоминайте о них и просматривайте. Носите с собой маленький блокнот для записи мыслей. А затем распределяйте записи по папкам. Когда придет время обработать материалы, у вас уже будет несколько хороших идей или решений.
Для очень сложных и долгих проектов, когда предстоящая работа психологически подавляет вас своими масштабами, эффективен метод «швейцарского сыра».
Он основан на том, что к делу нужно приступать постепенно, проделывая в задаче «дырки» наподобие тех, что видны на срезе швейцарского сыра. Таким образом вы начнете ощущать движение вперед, появится мотивация продолжать решение задачи до получения необходимого результата.
Контроль управления временем
Все вышеперечисленные функции тайм-менеджмента будут не столь эффективными, если не проводить контроль.
Он охватывает три задачи :
- Осмысление физического и эмоционального состояния.
- Сравнение запланированного с результатом.
- В случае необходимости корректировка плана.
- Эта несложная процедура поможет лучше понять, чего вам удалось добиться и какие шаги стоит предпринять для наилучшей организации рабочего времени.
Процесс и стратегия тайм менеджмента направлены на максимально эффективное использование времени. В этой статье постараемся разобраться, какие методы и навыки не только повышают продуктивность, но и способствуют развитию определенного типа мышления. Кроме того, рассмотрим проблему пожирателей, поглощающих намного больше вашего времени, чем это можно себе представить.
Как опять контролировать свою жизнь?
Сегодня очень легко перегрузить себя информацией, общением и заданиями. Очень часто все это просто берет над нами верх, оставляя лишь чувство подавленности от того, что просто физически невозможно одновременно справиться с несколькими заданиями. Такие ситуации приводят к хроническому стрессу и усталости. Вся соль успеха кроется в легких, но очень действенных приемах тайм менеджмента.
Тайм менеджмент: что это?
Вообще, дискутировать над тем, что такое управление временем можно очень и очень долго.
Если верить Википедии, то это — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Изучение нового навыка или стратегии – это процесс, этапы которого следует продумать особенно тщательно. Сначала вам будет некомфортно: это не должно пугать, ведь практика чего-то нового всегда требует огромных усилий и затрат большого количества времени, прежде чем привычка укоренится в повседневной жизни.
7 принципов тайм менеджмента
Понимание главных правил управления временем существенно облегчит ваше начало пути в освоении этой науки.
Отслеживайте свое время
Единственный метод совершенствования навыков тайм менеджмента – изучение и понимание своих нынешних привычек управления временем. Например, можно каждые 15 минут записывать в блокнот то, чем вы сейчас занимаетесь. Уже через неделю вы точно поймете, где проводите время эффективно, а где тратите впустую. Проанализировав полученную информацию, определите, как можно повысить продуктивность.
Даже не пробуйте применять новые стратегии, пока не добьетесь успеха на этом этапе.
Определите важные цели
После выявления своих привычек, связанных с тайм менеджментом, вы готовы к следующему уровню – определению и анализу конкретных целей. Они обязательно должны быть:
- конкретными (с точки зрения конечного результата);
- измеримыми (иногда тяжело определить, как можно оценить факт реализации цели);
- достижимыми (реальная оценка собственных материальных и нематериальных ресурсов);
- реалистичными (с точки зрения периода времени, запланированного на достижение целей);
- определенными по времени (четкое обозначение сроков, выделенных на реализацию целей).
Составьте план дальнейших действий
После формулирования целей определите последующий план. Накидайте на бумаге общую схему действий, которые приведут вас к желаемым целям. Затем поделите их на конкретные задания с четкими сроками. После этого создайте список ежедневных задач. Пусть в нем будет максимум шесть архиважных дел, которые следует выполнить.
Очень важно посвящать больше времени именно существенным, а не срочным задачам (ведь часто многие из нас тратят практически целый день на «тушение пожара», то есть решение постоянных текущих вопросов). Попадая в своеобразную ловушку рутиной текучки, тяжело сосредоточится на приоритетах.
Разделите задания на части
Группируя задачи на подобные категории, вы станете более продуктивно и действенно управлять временем. Например, можно выделить определенный период дня для необходимых телефонных звонков или работы с электронными письмами. Когда заканчивается время, выделенное под выполнение конкретного задания, вам нужно просто переходить к следующему пункту плана (даже если не успели сделать все нужные звонки или отправить запланированные письма). Можно делить задания на:
- стационарные (те, которые вы выполняете за рабочим столом);
- динамичные (те, которые не требуют присутствия в офисе).
Обозначайте конкретные часовые рамки для выполнения задач
Устанавливая задачи, сразу же определяйте, сколько времени потребуется на их выполнение. Без четких дедлайнов вы будете тратить очень много времени на другие трудоемкие задания. Поэтому так важно, чтобы каждый пункт вашего списка был реалистичным и достижимым.
Старайтесь по максимуму закончить определенное действие в установленный срок, а когда время истечет – тут же беритесь за новое задание. Не позволяйте перфекционизму помешать вам в достижении успеха!
Придерживайтесь принципа Парето
Закон Парето или же правило 80/20 гласит, что 80% ваших усилий приносят 20% результатов. И наоборот: 20% усилий – это 80% результатов. Зная этот секрет, постарайтесь определить задачи-приоритеты, наиболее влияющие на будущий успех под конец дня, месяца или года. В первую очередь сфокусируйтесь на реализации именно этих задач, а потом уже приступайте к выполнению 80% действий, которые приносят только 20% результатов.
Балансируйте свой график
И, наконец, составьте план ежедневной/еженедельной/ежемесячной рутины, которая позволит двигаться вперед, сосредоточившись на самых важных целях, задачах и мероприятиях. Последовательность – отличный способ формирования и укрепления новых привычек, которые помогут эффективно управлять временем. Обязательно придерживайтесь баланса между личной и профессиональной сферами жизни.
Разработка плана – это не просто создание списка дел, которые нужно сделать. Задачи должны быть записаны таким образом, чтобы план на ходу можно было дополнять или менять. Это можно сделать следующим образом:
- запишите все задания. Список должен быть исчерпывающим, но лаконичным, поскольку с слишком обширным планом очень трудно работать;
- оцените количество времени для выполнения каждой задачи; учтите дополнительное время на непредвиденные события. Как правило, на все запланированные действия тратится намного больше времени, чем предполагалось. Не забудьте включить в план повторяющиеся задания, которые вы выполняете на регулярной основе;
- установите приоритеты.
Как управлять временем: 6 эффективных стратегий
Ежедневное применение определенных стратегий существенно облегчит достижение максимальной продуктивности и эффективности.
Придерживайтесь гибкости в плане
Следует понимать: прожить день по четкому плану – скорее редкость, чем реальность. Непредвиденные события могут внезапно частично или даже полностью изменить ход вашего дня. Следует наперед подготовиться к неожиданному повороту событий, предусмотрев альтернативный план. Такой буфер позволит вам намного легче справиться с непредвиденными обстоятельствами в течение дня. Тем не менее, следует соблюдать осторожность, иначе рискуете потеряться во всех этих сценариях. Выделите определенное время на форс-мажорные события, затем продолжайте выполнять запланированные задачи-приоритеты. Мыслите шире, сосредоточившись на более перспективных делах.
Правильно организовывайте свою работу
Организация работы начинается с упорядочивания мыслей. Если в вашей голове роится слишком много информации, работайте над созданием привычки записывать их на бумаге. Когда планы, задачи и идеи будут перенесены в рабочую тетрадь, сознание очистится и организоваться вам будет в разы легче.
Будьте постоянными в установлении временных рамок
Хотя гибкость в составлении плана и ежедневного режима играет немаловажную роль, ключевое значение, если говорить о конкретных заданиях и действиях, принадлежит неизменности временных ограничений. Обязательно определите количество времени для задач-приоритетов и всегда придерживайтесь этих рамок (ну разве что вам удастся досрочно выполнить задание). Такое постоянство в управлении временем решает много задач тайм менеджмента.
Правильно организовывайте рабочую среду
Ежедневно теряете ценные минуты на поиски документов? Если это так, существует простой способ перестать тратить время впустую. Нужно всего лишь организовать бумаги/папки так, чтобы в любой момент легко и быстро можно было найти все необходимое. Обратите внимание на компьютер и систему электронной почты. Если на поиск нужной иконки, папки или файла затрачивается слишком много времени, это значит, что система организации хранения информации также требует усовершенствования. На самом деле, создать на рабочем месте идеальный порядок очень легко. Намного тяжелее непрерывно поддерживать его. Проще всего расставлять вещи на места или сортировать письма сразу же по их получению. Уже в тот момент, когда вы оставляете хотя бы один лист бумаги в непредназначенном для этого месте, вы теряете контроль над ситуацией.
Используйте напоминания
Два простых способа, напоминающих о запланированных задачах:
- использование стикеров;
- ношение при себе диктофона.
Эти варианты – лучшие методы для запоминания быстрых идей, которые впоследствии можно перенести в список ежедневных дел.
Определяйте вредные привычки
В ходе организации рабочего процесса и рабочей среды, старайтесь обращать внимание на привычки, которые крадут время, тем самым тормозя достижения прогресса и успеха. Определяйте эти повадки, работая над тем, чтобы раз и навсегда от них избавиться.
9 техник эффективного тайм менеджмента
Вне зависимости от вашей занятости в течение дня, можно найти немного времени, чтобы начать использовать одну из нижепредставленных техник улучшения навыков тайм менеджмента. Таким способом вы наверняка сможете более качественно управлять не только рабочим графиком, но и эффективно планировать свой отдых.
Компьютерная грамотность
Совершенствование навыков работы с компьютером состоит в правильном пользовании программным обеспечением. Это позволяет в разы сэкономить время, энергию и усилия для выполнения конкретных действий. Даже создание ярлыков самых востребованных программ на рабочем столе может существенно сберечь время, затрачиваемое на написание отчета или подготовку презентации.
Креативность
Творческий подход позволяет развивать уникальные идеи, способствующие экономии времени и повышению продуктивности в течение дня.
Критическое мышление и навык решения проблем
Умея критически оценивать ситуацию, вы затрачиваете в разы меньше времени на процесс мышления, а больше – на работу и выполнение задач.
Делегирование
Возможность перепоручить работу кому-то другому позволяет существенно сэкономить время. Имея вторую пару рук для затратных по времени задач, можно позволить себе сконцентрироваться на других вещах.
Возможность оплачивать аутсорсинговому специалисту или личному помощнику хорошее выполнение заданий – своеобразный катализатор, позволяющий значительно повысить личную производительность.
Навыки ведения переговоров
Несогласия с другими по поводу рабочих моментов часто отвлекают нас от более важных вопросов. Приобретение навыков эффективных переговоров поможет вам быстро достичь удовлетворительного соглашения, что в свою очередь, освободит больше времени для решения других задач.
Эмоциональный интеллект
Когда негативные эмоции берут над вами верх, вы становитесь непродуктивными, теряя драгоценное время. Эмоциональный интеллект предусматривает активный процесс контролирования эмоций. Научившись правильно их проявлять, вы повысите производительность и улучшите результаты своей работы.
Многозадачность
Посвятите немного времени группированию заданий и планов, а также развитию и совершенствованию навыков мультизадачности. Вместе с тем к очень важным заданиям, которые требуют много внимания и обдумывания, следует отнестись со всей серьезностью. В таком случае многозадачность играет с вами злую шутку: вы тратите времени больше, чем вам удается сэкономить.
Навыки принятия решений
Здесь все просто: чем быстрее принимаются решения, тем больше времени вы экономите!
Скорочитание
Увеличив скорость читания, вы тем самым увеличиваете объем информации, которую можете усвоить.
5 методов, помогающих заполучить больше времени
Даже используя хотя бы несколько этих методов на ежедневной основе, намного легче достичь главной цели тайм менеджмента – максимально продуктивного использования времени.
Использование аффирмаций
Практика доказывает, что простые утверждения с положительным настроем – верный шаг на пути к реализации целей.
Для улучшения навыков тайм менеджмента подойдут следующие аффирмации:
- каждый день я более эффективно использую свое время;
- ключи к успешной жизни моих руках;
- я все успеваю, создавая для себя более интересную и успешную жизнь.
Регулярные перерывы
Тело и ум нуждаются в постоянных перерывах. Казалось бы, непрерывная работа в течение пяти часов способна повысить производительность. На самом деле, следует понимать, что без отдыха наш мозг тратит на элементарные операции намного больше времени: замедляется творческий процесс и даже уменьшается способность решать проблемы. И наоборот, регулярные перерывы освежают ум и креативность, облегчают процесс мышления и улучшают поток информации.
Умение отказывать
Уверено отвечая «нет» на просьбы об оказании помощи или поддержки, вы не позволяете другим людям манипулировать вами и вашим личным временем. Конечно, каждый случай следует рассматривать в индивидуальном порядке, умея отличить наглость от искренней просьбы.
Систематизация процессов
Продуманная система процессов позволяет значительно сократить время, предназначенное для выполнения конкретных задач. Создавая такие схемы, следует обязательно задаться вопросом упрощения существующих действий. Рассматривайте ситуацию не только как экономию времени, но и энергии, денег или усилий.
Стремление к постоянному совершенствованию
Максимально старайтесь ежедневно улучшать себя и свои навыки. Это пригодится вне зависимости от того, над каким заданием вы сейчас работаете, или какую функцию выполняете, поскольку такая тактика позволяет совершенствовать возможности мышления и расширять осознание того, как лучше справляться с ежедневной рутиной. Вы научитесь правильно и своевременно задавать себе нужные вопросы, ответы на которые позволяют сэкономить время и деньги.
Способ мышления эффективного менеджера времени
Действенное управление временем, эффективные методы и стратегии – это только половина пути к успеху. Следует выработать в себе менталитет, который естественно будет поддерживать все эти стремления, расширяя осознание временных рамок. Присмотритесь к образу мышления, нацеленному на качественное использование времени.
Задавайте нужные вопросы
Первый шаг к мышлению, ориентированному на качественное использование времени, заключается в правильных вопросах. Ответы на них должны стимулировать развитие мысленной цепочки на тему особенностей тайм менеджмента. Пару раз на день задавайте себе три следующих вопроса:
- как я могу в этот момент максимально эффективно использовать свое время?
- как влияют на мое будущее эти действия?
- являюсь ли я лучшим специалистом по этому заданию?
Станьте оптимистичным реалистом
Оптимистичный реализм заключается в позитивном настрое относительно всего, что касается выполнения заданий наиболее действенным, эффективным способом. Кроме того, это качество также предполагает объективную оценку всевозможных препятствий, вызовов, проблем, возникающих на пути к реализаци цели.
Будьте проактивным, а не реактивным
Проактивность означает, что вы физически и эмоционально готовы выполнять задания, за которые несете ответственность. Несмотря на сюрпризы и форс-мажоры, вы сохраняете адекватность и спокойствие, держите все под контролем. Проактивное мышление приведет вас к правильным решениям, сделает более продуктивным.
И наоборот, если реагировать на определенные события, обстоятельства слишком эмоционально, впоследствии вы будете испытывать постоянный страх, разбитость и стресс.
Используйте целенаправленную концентрацию
Для успехов в тайм менеджменте, необходимо сосредоточить все свое внимание исключительно на конкретном деле. Избавьтесь от отвлекающих факторов и полностью сконцентрируйтесь на приоритетной задаче.
Не ищите совершенства
Если вы привыкли искать совершенство во всем, что делаете, не ждите перфекционизма от тайм менеджмента. Следует понимать, что совершенство – понятие достаточно субъективное. Если что-то кажется вам идеальным, совсем необязательно, что другие также так считают. И наоборот: несовершенные в ваших глазах вещи, для кого-то могут быть верхом перфекционизма. Таким образом, спросите себя: так ли нужны эти дополнительные десять минут, посвященные выполнению задания? Повлияют ли они на конечный результат? Если нет, делайте выводы!
Демонстрируйте приверженность и дисциплину
Совестно и последовательно подходите к выполнению заданий. Высокий уровень самодисциплины позволит вам вовремя выполнять задания, не нарушая дедлайнов. Эта черта – характеристика настоящих гуру тайм менеджмента.
Проявляйте энтузиазм
Вне зависимости от неожиданностей или проблем, настигших вас в течение дня, улыбайтесь, сохраняя хорошее расположение духа. Воспринимайте все как вызов на пути к продвижению к цели. Также энтузиазм позволит поддерживать высокий уровень энергии даже тогда, когда кажется, что все вокруг буквально рушится.
Выработка навыков тайм менеджмента: 5 упражнений
Время – явление субъективное, а наш мозг обладает способностью управлять восприятием этого феномена. Именно поэтому, управление временем – это соответствующий способ мышления.
Чтобы научится правильно мыслить, требуется обязательно выполнять специальные упражнения. Применяя их, вы сможете осознанно и полноценно проживать каждый час своей жизни.
«Время – деньги» — популярная, но в корне неверная поговорка. Время – это не деньги, время – это ваша жизнь!
Очень важно выполнять эти упражнения полностью (от начала и до конца) даже тогда, когда это будет создавать для вас определенный дискомфорт.
Помните, что мозг лучше всего учится, пребывая в трудных условиях.
С помощью нижепредставленных упражнений можно получить до семи дополнительных часов в неделю, поэтому отговорки в стиле «нет времени», просто не проходят. Рассматривайте это, как инвестицию в одну из самых жизненноважных валют.
Эти методы – это, скорее, одноразовый опыт, а не новые привычки. Применяйте их непостоянно, а лишь некоторое время.
- Создайте экстремальные условия. Начните дополнительные проекты или же задайте себе новые цели, выделив короткие сроки для их реализации. Это приведет к перегруженности работой. Да, возможно, это будет не самый легкий опыт, но именно в хаотичных обстоятельствах можно быстро освоить базовые принципы тайм менеджмента. Фактически, это станет естественной реакцией мозга на возникшую ситуацию.
- В течение дня создавайте короткие, но четкие визуализации следующих нескольких часов. Вне зависимости от того, расписано ли это время у вас в блокноте или нет, просто на несколько секунд закройте глаза, представив себя, выполняющего конкретные действия в течение ближайших трех-пяти часов. Это упражнение очень повышает способность управлять временем и организовывать свою работу.
- Планируйте день с точностью до минуты. Зафиксируйте на листе бумаги каждое действие, ожидающее вас завтра утром. Внесите в список даже такие вещи как чистка зубов или вынос мусора. Цель упражнения: научить свой ум очень детально организовывать время. Проживите следующий день по готовому плану, отмечая каждый выполненный шаг триумфальной галочкой. Ну а вечером проанализируйте, насколько вам удалось выполнить все задуманное, и сделайте выводы. Приготовьте такой же детальный план и на следующий день. В общей сложности вам нужно будет повторить упражнение три дня подряд. Ну а затем сделайте это опять, но, уже обходясь без бумаги – зафиксируйте все дела в памяти. Опустите незначительные детали, сфокусировавшись на самых приоритетных задачах следующего дня.
- Каждый раз, поддаваясь прокрастинации, делайте пять приседаний.
Да, это не шутка. Без необходимости проверяли электронный ящик? Пять приседаний. Бесцельно блуждали в социальных сетях? Пять приседаний.
Метод довольно спорный, но он обладает как минимум двумя преимуществами:
- вы наконец-то осознаете, как часто отвлекаетесь на ненужные действия, тратя свое время впустую. Таким образом, можно в разы сократить периоды прокрастинации;
- физическое движение ускоряет циркуляцию крови и обеспечивает доступ большего количества кислорода к мозгу, что прямо влияет на повышение мотивации и улучшение концентрации в процессе дальнейшей работы. Мало кто понимает ценность физических упражнений для качественного управления временем.
- Обзаведитесь секундомером и используйте его с утра до вечера. Приступая к очередной задаче, четко определяйте количество времени, которое вы готовы ей уделить. Запустите таймер и придерживайтесь назначенного плана. Непосредственные дедлайны для каждого задания ставьте сразу перед тем, как приступить к его выполнению. Учитывайте также деятельность, связанную с пожирателями времени или тратой его впустую. Например, решите, сколько времени можно потратить на просмотр смешных фото в интернете, а затем запускайте таймер.
Последнее задание научит вас контролировать текущее время при выполнении задач. Этот навык – настоящий краеугольный камень тайм менеджмента.
6 самых распространенных пожирателей времени
Как бы ни было полезно развивать привычки эффективного управления временем, не менее знаменательно осознавать, сколько времени мы тратим впустую на действия, которые не представляют собой никакой ценности. Несколько примеров помогут наглядно понять, как мы теряем намного больше времени, чем можем себе представить.
Прокрастинация и лень
Прокрастинация – привычка избегать определенных видов деятельности, изобретая различные оправдания. Следует быть особо осторожным, поскольку такое промедление часто настигает нас там, где меньше всего этого можно ожидать. Даже такие простые вещи, как чрезмерное планирование, продолжительные перерывы на обед, слишком частые перерывы – все это признаки прокрастинации.
Следите за этими сигналами и работайте над развитием мышления, ориентированного на эффективный тайм менеджмент.
Ловушка ожидания
Ожидание, будь то очередь в супермаркете или ожидание деловой встречи, означает только одно: вы впустую тратите свое время, вместо того, чтобы делать что-то более важное и результативное. Тем не менее, даже настоящим гуру тайм менеджмента иногда просто не удается избежать таких ситуаций. Но, если основательно подготовиться, даже так можно извлечь пользу. Например, заранее приготовьте материалы для чтения или сделайте в это время необходимые телефонные звонки.
Посвятив каждую рабочую минуту действиям, приближающим вас к будущей цели, вы с умом используете наиболее ценный личностный ресурс – время.
Дистракторы
Все, что отвлекает ваше внимание, приводит к потере концентрации и перерывам в процессе креативного мышления. Исследования показали, что возвращение к прерванной работе может занять от пяти до пятнадцати минут. Во избежание подобных ситуаций, предупреждайте родных/коллег/друзей/подчиненных о том, что вы не будете доступны в течение определенного периода времени.
Попросите не беспокоить вас без чрезвычайной на то причины.
Привычка постоянной занятости
Видимость постоянной занятости – наиболее распространенная форма прокрастинации. В течение дня все мы выполняем множество посторонних дел, не имеющих никакого отношения к нашим планам.
Поэтому, всегда возвращайтесь к правилу 80/20: начните выполнять те 20 процентов, от которых зависит 80 процентов успеха. И только закончив их, приступайте к оставшимся 80 процентам заданий.
Технологические ловушки
В долгосрочной перспективе технология может быть даже очень полезной. Если же злоупотреблять ею, она будет поглощать слишком много вашего времени, провоцируя состояние прокрастинации.
Слишком длительное пребывание в интернете, постоянная проверка электронной почты, просмотр телевизора, телефонные разговоры или радиопрограммы могут забрать все ваше время: вы просто не успеете выполнить приоритетные задачи.
Три эмоции, отнимающие время
Три вида эмоций, которые постоянно отнимают ваше время – это тревога, стресс и чувство разбитости. Они лишают возможности активного управления временем.
Но если вам удастся использовать и активно применять все предложенные принципы, методы и стратегии, обсуждаемые в этой статье, эти негативные эмоции ни в коем случае не повлияют на вашу производительность в течение дня.
Заключение
Имплементация в жизнь привычек тайм менеджмента (управления временем) требует много стараний и усилий, но последовательная практика и ежедневное применение приведут вас к сатисфакции и свободе. Посвятив время практике этих стратегий и методов, тренируя определенный образ мышления, вы не только получите больше времени, но и буквально вернете себе радость от активной жизни.
Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.
По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.
Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного и пересмотреть отношение к личному времени. Многие могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.
Преимущества применения
Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.
Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:
- ему удается достигать больше поставленных целей;
- он успешен во всех сферах деятельности;
- он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
- за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
- человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
- он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
он всегда имеет четкий план действий; - владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.
Роль мотивации в умении организовывать свое время
Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.
Тайм менеджмент (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.
Как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.
Анализ временных затрат
Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.
Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.
Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»
Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.
Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.
Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.
Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.
Фильтрация информации
Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.
С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!
Планирование – залог успеха
Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.
Если не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.
Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.
Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».
Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.
Выбор методики планирования
На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:
- Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
- Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
- Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.
Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»
В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.
В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.
Если цель большая – ее можно разделить
Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.
Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.
Есть время работать, есть время отдыхать
Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.
Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.
На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.
Всегда оставляйте запас времени
Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.
Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.
Самое ценное, что есть у каждого и что мы тратим без оглядки - . Вернуть, купить, попросить его не получится. Есть один выход - использовать его умно. Читайте статью про тайм-менеджмент кратко. Учитесь эффективно использовать .
Как добиться целей с помощью управления временем?
Выражение «время – деньги» знают все. Изрек его знаменитый ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Если вещь восполнимая, то время уходит навсегда. Сколько постоянно находится важных и неотложных дел, как это все успеть? В этом поможет , то есть .
Чтобы овладеть мастерством тайм-менеджмента, необходимы самоорганизация, самоконтроль и тренировки.
Этапы для внедрения
- установление цели,
- расстановка приоритетов,
- реализация,
- контроль
Тренировки должны привести к тому, чтобы все выше перечисленные процессы, стали не только необходимыми инструментами, но и образом жизни.
Цель
Как же действовать, соблюдая эти правила? Необходимо выявить, на что уходит много времени, оценить ежедневные дела по степени необходимости и полезности. Важные и срочные дела имеют приоритетность. Важные дела – это те дела, не сделав которые, есть риск получить серьезные нежелательные последствия. Для ясности можно записать дела в тетрадку. Проанализировать записанное, найти дела, которые поглощают время впустую, выделить их и постараться избавиться от таких дел. Этот инструмент называется хронометраж. Тетрадный лист следует разделить на две части, в одной записывать время в другой дело, которым было занято это время. Существуют компьютерные программы для хронометража – это тоже очень удобно.
Дополнительные фишки
Есть такой американский фразеологизм, как «съесть лягушку». Это означает сделать что-то очень неприятное. Это понятие широко используется в и означает не откладывать неприятные дела на потом, выполнить их в первую очередь, после этого приступать к вдохновляющим делам.
Зачастую требуется недюжинные силы, чтобы взять себя в руки и заставить сделать необходимое. Придя с работы, так хочется , посмотреть телевизор, здесь и необходимо призвать на помощь силу воли, взять в руки свой составленный план и переключится на нужную волну. Подумать и представить, как все будет по прошествии определенного времени. повышается при заинтересованности в деле. Это лучший стимул, заставляющий двигаться по намеченному пути запланированных дел. Виденье и представление, к чему ведут рутинные неинтересные дела, помогут ступенька за ступенькой продвигаться к цели. Цель – вот о чем необходимо думать.
Немаловажно делать все вовремя, на последний момент. В этом случае много времени занимает нервозность и лишние движения из-за опасения не успеть. Кто-то работает собрано с чувством знания и , а кто-то суетится и делает много лишних движений, очень устает, а успевает меньше. Если освободилось время, стоит сделать необходимое наперед, что поможет быстрее выполнить следующую задачу. Также следует в своих планах оставить место для непредвиденных, возникающих неожиданно, задач.
Без фанатизма
Но не стоит бросаться из одной крайности в другую. Семья, друзья – это тоже необходимая часть жизни. Потратить жизнь ради карьеры и признания, вычеркнув из нее все остальные , – при сложившейся ситуации человека может постигнуть жестокое разочарование и неудовлетворенность. Все хорошо в меру)) Выбор за нами.