Номенклатура дел отдела кадров – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.
Из этой статьи вы узнаете:
- как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
- как правильно заполнить все графы номенклатуры;
- что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.
Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год. В каждом отделе готовят номенклатуру дел структурного подразделения – уточненную, обновленную или новую.
Алгоритма составления номенклатуры дел архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях нет, однако процесс составления номенклатуры очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций.
Вкратце надо сказать, что в отдельные дела могут быть вынесены те документы, которые представляют особую значимость для организации. Например, если отдел кадров часто работает с документами об изменении тарифов оплаты труда, то в номенклатуре для удобства можно вынести соответствующие документы отдельно. И наоборот – те документы, которые требуются редко, можно объединить в одно дело, с пометкой в индексе и названии.
Составление номенклатуры дел отдела кадров
Начать составление номенклатуры нормативных документов следует с изучения документального фонда организации или, к примеру, отдела кадров. С этим сложностей обычно нет, так как у кадровиков все документы хранятся чаще всего в порядке. Если номенклатура составляется в первый раз, необходимо исследовать и описать все документы. Если же номенклатура уже составлена, то ежегодно ее требуется проверять и обновлять.
После исследования документальной базы необходимо заполнить форму номенклатуры дел. По окончанию года к номенклатуре дел составляется итоговая запись, в которой делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Виза согласования с экспертной комиссией подписывается только тогда, когда в подразделении эта комиссия действительно существует и работает. Если комиссии нет, то поле заполнять не нужно.
Номенклатура состоит из нескольких граф, каждая из которых должна быть заполнена.
Заполняем графы
В номенклатуре обычно пять граф, которые должны быть заполнены. Это «индекс дела», «заголовок дела», «количество дел», «Срок хранения и № статьи по перечню», «примечание».
Рассмотрим каждую графу.
В первой графе следует указать индекс, который состоит, как правило, из двух частей - порядкового номера структурного подразделения, принятого в организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Если внутри дела есть еще одно разделение, к индексу добавляется третье число.
Во второй графе значится название документа с той формулировкой, которая в полной мере отражает его суть. Например: «Переписка с юристами фирмы ООО Луч о мерах улучшения охраны предприятия».
Третья графа заполняется в конце года, в ней ставятся сведения о фактическом количестве заведенных в течение года дел (томов, частей).
В четвертой графе указывается срок, в течение которого каждое из дел хранится. Эти сроки установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов.
В пятой графе вписываются различные примечания к делу. Это может быть любая дополнительная информация, например, о том, что дело представляет собой заверенные копии документов или оригинальный документ.
После заполнения всех граф, проект документа должен быть заверен руководителем отдела, а далее он передается в службу ДОУ организации. Вся работа со старой номенклатурой должна быть проделана до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года дела формировались по новой, актуализированной номенклатуре.
Что включает в себя номенклатура дел отдела кадров
Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:
- Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
- Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
- Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
- Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.
Читайте в статье:
- Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
- Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
- Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
- Как внести изменения в действующую номенклатуру дел
Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).
КАК СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ?
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).
К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
Пример 1. Форма номенклатуры дел
Заполняем графы номенклатуры дел
- порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
Например , порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24-25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)».
Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.
Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство “Сенатор”», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.
Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).
Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.
Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.
Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).
Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров
ПЕРЕСМОТР И УТОЧНЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОТДЕЛА КАДРОВ
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:
- обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
- обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):
Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год
а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:
- 24-21 «Переписка с ООО “Адвокат” по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
- 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
- 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».
Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.
ВНОСИМ ИЗМЕНЕНИЯ В АКТУАЛЬНУЮ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.
Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)
Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.
Что такое переходящие дела?
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).
Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.
Если в организации появился новый отдел
Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06» .
Выводы:
- Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
- Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
- вновь заведены в уходящем году;
- не будут вестись в подразделении в будущем году.
3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.
В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно. Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных. Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.
Зачем кадровикам номенклатура дел?
В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.
Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.
Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые - остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.
Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры - нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.
Порядок формирования номенклатуры дел
Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами. Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться. Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.
По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.
Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.
Перечень дел кадровой службы - часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.
Форма составления номенклатуры дел кадровой службы
Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).
Оформление документа включает:
- полное и сокращенное наименование организации;
- название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
- дата составления;
- утверждающая виза руководителя с датой;
- в конце - фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.
| № п/п | Название | Содержание |
| 1 | Индекс | делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер |
| 2 | Заголовок | заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения |
| 3 | Количество единиц хранения | указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен. |
| 4 | Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня | Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи |
| 5 | Примечание | ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д. |
В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:
- формируемые кадровиками;
- поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
- учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).
В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:
- Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
- Распорядительные акты по личному составу.
- Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
- Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
- Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же - справки, переписка.
- Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
- Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.
Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.
Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.
Сроки хранения кадровых документов
Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.
«Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.
Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:
|
Группа документов |
Перечень документов в массиве | Срок, лет | Статья Перечня |
| Нормативно-правовые акты | положение о кадровой службе, копии приказов | Постоянно, ДМН | Ст. 1б, 19А |
| Приказы по личному составу | прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов | 75 ЭПК | Ст.19б |
| очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства | 5 | Ст. 19б прим. | |
| Договорные документы | трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД | 75 ЭПК | Ст. 657 |
| трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам | 75 ЭПК | Ст. 657 | |
| Учетные формы | личные дела | 75 ЭПК | Ст. 656б |
| личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников | 75 ЭПК | Ст. 658 | |
| книга учета ТД | 75 | Ст. 358д | |
| книга учета трудовых книжек | 75 | Ст. 695в | |
| табели рабочего времени | 5 | Ст. 586 | |
| графики дежурств, отпусков | 1 | Ст. 693 | |
| отчеты и прочие документы по командировкам | 5 ЭПК | Ст. 669 | |
| Документы – основания приказов | заявления, объяснительные, докладные, служебные записки | 5 | Ст. 649 |
| Коллегиальные решения | аттестационные протоколы | 15 ЭПК | Ст. 359 |
| Информационно-справочные документы | анкеты, резюме кадрового резерва | 5 ЭПК | Ст. 652 |
Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии - по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.
Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».
Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.
Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве
Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел - документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.
Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:
- Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
- Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
- На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
- Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
- Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
- Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
- Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
- Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
- Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, - не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.
Цель создания номенклатуры - установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения. В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.
Порядок формирования номенклатуры дел
Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе:
- КоАП РФ (ст. 13.25)
- приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015);
- приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
- постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
- перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
- в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2003.
Нарушение установленного порядка и сроков хранения документов по КоАП РФ «влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей».
Следующим шагом изучаем уставные документы, структуру организации, содержание и структуру документов.
Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год составляется специально назначенным сотрудником, а затем оформляется приказом руководителя или должностной инструкцией и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел кадровой службы, форма составления
Рассмотрим подробнее заполнение формы.
Графа 1 «Индекс дела»
Состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела кадров. Индексы дел принято обозначать арабскими цифрами, отделенными друг от друга тире, однако в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр) индексация.
Так, например, порядковый номер кадровой службы в организации - 12. Если в перечне дел подразделения дело «Служебное расследование» значится под номером 20, то индекс обозначается 12-20. В варианте, когда будет принято решение о дополнении дела документами о проведении расследования, индекс изменится - 12-20.01.
Локальные и нормативные акты, утвержденные как самостоятельные документы, группируют в отдельные дела. Если же распорядительные документы являются приложениями, то и формируются они вместе с вышеуказанными документами. Например, штатное расписание и изменения к штатному расписанию будут иметь один индекс дела, так же как трудовые договоры и соглашения к трудовым договорам.
Графа 2 «Заголовок дела»
Отражает состав документов дела. Воспользовавшись правилами и методическими рекомендациями, содержащими методику по составлению заголовков в номенклатурах дел, можно избежать множества ошибок. В номенклатуре должны быть отражены все документируемые участки работы и вопросы деятельности отдела кадров. Следует обратить внимание на отражение в заголовке основного содержания и состава документов дела. Например, приказы по личному составу, штатное расписание, приказы о направлении работника в командировку и т.д. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки «Важное», «Переписка» и т.п.
Условно заголовки дел можно разделить на следующие виды:
|
Документы по одному вопросу и связанные последовательностью делопроизводства |
Личное дело |
|
|
Документы по одному делу, но не связанные последовательностью исполнения (указывается разновидность документов) |
Документы об обучении персонала (планы, графики, программы и др.) |
|
|
Приложения к какому-либо документу |
Документы к приказам о проведении служебных расследований (объяснительные записки, акты и др.) |
|
|
Группировки документов одной разновидности (во множественном числе) |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников) |
|
|
Переписка с разными корреспондентами (указание, с кем и по какому вопросу) |
Переписка |
Переписка с учебными заведениями о прохождении стажировки студентами |
|
Переписка с определенными корреспондентами (указывается только общее видовое название) |
Переписка с ООО «Ромашка» о прохождении медицинских осмотров работниками |
|
|
Плановая или отчетная документация (указываются периоды, за которые составлены документы) |
Отчеты или планы |
Годовые отчеты по движению кадров |
|
Журнал, приказ, |
Журналы учета: о приеме работников. Том 1. О переводе. Том 2. Об увольнении. Том 3. |
По правилам делопроизводства дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 3-4 см. При большом объеме дела его обычно разбивают на части, и составляют подзаголовки, уточняющие содержание общего заголовка.
Графа 3 «Количество дел»
Заполняется по окончании календарного года. Если какое-то дело не было заведено в течение года, то в графе «Примечание» вносится запись «не формировалось».
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»
Сроки хранения документов регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. Руководствоваться им должны не только государственные, но и коммерческие организации (решение Верховного Арбитражного Суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11). Следует учитывать, что Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ были установлены новые сроки хранения некоторых документов. Согласно принятым правилам, по отношению к документам по личному составу, которые были оформлены до 2003 года, применяются прежние условия, требующие 75-летнего срока хранения таких материалов.
Графа 5 «Примечание»
Указывается дополнительная информация относительно дел.
В вышеназванной графе ставятся отметки о действиях, совершенных с документами: например, об утрате, изъятии, переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.
Следует обратить внимание и на содержание в Перечне других специальных отметок, которые относятся к срокам хранения документов. Ниже приведена схема отметок в определенных случаях.
По окончании календарного года работник, ответственный за ведение номенклатуры дел отдела кадров, письменно указывает категории и количество дел с постоянным, временным (до 10 лет) и временным (свыше 10 лет) сроком хранения.
Порядок внесения изменений в номенклатуру дел
При утверждении номенклатуры приказом внесение изменений также производится через приказ. Инициировать изменение может как экспертная комиссия (при ее действительном существовании и работе) так и работник, несущий ответственность за ведение номенклатуры дел и хранение кадровых документов, при согласовании с руководителем отдела кадров и специалистом юридического отдела. В другом случае можно предусмотреть дополнительное место для внесения очередных записей. Вносить такие записи можно собственноручно.
При проведении реорганизации компании, согласно правилам делопроизводства, номенклатуру дел необходимо изменить в течение месяца.
Бывает и так, что предусмотренная группа дел прекращает существование, или сбор и хранение документов отпадают в течение года, тем не менее, вычеркивать ничего не следует. Однако при последующем утверждении такая группа в документ уже не вносится.
Ежегодно номенклатура кадровой службы подлежит пересмотру и переутверждению, для сохранения актуальности в ведении дел. Документ используется для упрощения работы сотрудников самого структурного подразделения, и в то же время для облегчения процедуры передачи дел на хранение в архивные учреждения.
В случае отсутствия серьезных изменений документ в четвертом квартале подлежит уточнению и вступает в силу с начала следующего года.