Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения - либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).
Как составить номенклатуру дел?
Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее - Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее - Основные правила).
Первый этап составления номенклатуры - это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей - у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.
Второй этап - заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).
К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.
Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.
Пример 1. Форма номенклатуры дел
Заполняем графы номенклатуры дел
- порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.
Например , порядковый номер отдела кадров организации - 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения - 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».
Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.
Например , Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда . Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.
Графа 3 «Количество дел» . Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).
Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).
Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведе нием и выверкой представленной коллегами информации.
Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.
Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.
Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.
В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).
Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров
Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров
Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров - не исключение.
Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых - учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.
Ежегодное уточнение номенклатуры дел - это:
- обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
- обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.
В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):
Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год
а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:
- 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
- 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
- 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».
Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.
Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел
При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.
Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)
Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.
Обратиет внимание!
Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.
Что такое переходящие дела?
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).
Например , если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.
Если в организации появился новый отдел
Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.
Например , в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. - 25-06» .
Выводы:
- Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать - до конца декабря.
- Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
- вновь заведены в уходящем году;
- не будут вестись в подразделении в будущем году.
- Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.
В деятельности любой организации возникает огромное количество различных служебных документов. Чтобы правильно распределить исполненные документы по делам, а при необходимости быстро их найти, формируется классификатор. Им является номенклатура дел организации.
Номенклатурой дел называют систематизированный перечень наименований дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Виды номенклатур дел
Существуют три вида номенклатуры: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для определенных категорий организаций и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел каждая организация обязана иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру. Индивидуальная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в организации, намечает группировку исполненных документов по делам, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основным учетным документом в делопроизводстве. Реквизиты номенклатуры дел:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Регистрационный номер;
Место составления;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Грифы согласования и утверждения.
10.1. Составление текста и систематизация заголовков в номенклатуре дел
Текст номенклатуры дел состоит из названий разделов. Чаще всего ими служат наименования структурных подразделений, например: 01 - канцелярия, 02 - плановый отдел и т. д. Названиями разделов номенклатуры дел могут быть и направления деятельности организации (01 - управление, 02 - планирование и т. д.), и должности руководителей и специалистов организации (01 - директор, 02 - заместитель директора по учебно-производственной работе, 03 - заместитель директора по учебно-воспитательной работе, 04 - заместитель директора по административно-хозяйственной части и т. д.).
ЗАО «Радио Ностальжи» УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор
25.12.2002 № 3 Подпись И. В. Арнаутов
на 2007 г. 25.12.2006
|
Заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел |
Срок хран., ст. по перечню |
Примечание |
|
|
1. Секретариат |
||||
|
Устав ЗАО |
Пост., ст. 13 |
|||
|
Протоколы совещаний руководства |
Пост., ст. 5 |
|||
|
Приказы генерального директора по основной деятельности |
Пост., ст. 6а |
|||
|
2. Информационная служба |
||||
|
Годовые планы работы |
Пост., ст. 13 |
|||
|
Информационные сообщения собственных корреспондентов |
Пост., ст. 5 |
|||
|
Информационно-аналитические материалы |
Пост., ст. 39 |
|||
|
Переписка с внешними организациями по вопросам совместной деятельности |
5 лет, ст. 44 |
|||
|
3. Бухгалтерия |
||||
|
Годовой баланс |
Пост., ст. 105 |
|||
|
Лицевые счета по заработной плате сотрудников |
75 лет, ст. 153 |
|||
|
Контракты, договоры с организациями о размещении рекламы, другой совместной деятельности |
5 лет, ст. 256 |
|||
|
4. Отдел кадров |
||||
|
Приказы по личному составу на сотрудников |
75 лет, ст. 66 |
|||
|
Личные карточки ф. Т-2 на сотрудников |
1 картотека |
75 лет, ст. 339 |
||
Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2006 г.
Всего: 19 (девятнадцать) дел
Референт Подпись К. Ф. Розанова
Зав. архивом Подпись Л. В. Сотников
Рис. 10.1. Номенклатура дел предприятия
Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов и их взаимосвязи; вначале указываются организационно-распорядительные документы, затем документы по планированию и т. д.
Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.
В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела, например: «01-04», где 01 - индекс канцелярии, 04 - порядковый номер дела «Приказы директора по основной деятельности за 1997 г.».
Во второй графе [«Заголовок дела (тома, части)»] указываются заголовки дел. Они должны четко, в наиболее полной и конкретной форме отражать состав и содержание документов; могут иметь следующие элементы:
1. Название вида дела или разновидности документа, например: «Приказы директора по личному составу за 2006 г.», «Документы ревизий органами власти (акты, справки, докладные записки и др.)».
3. Название адресатов или корреспондентов - организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы, например: «Переписка с АО "Квант” по вопросам поставки оборудования в 2006 г.».
4. Краткое содержание документов дела, например: «Переписка УПО с базовыми предприятиями об организации производственной практики учащихся в 2006 г.».
5. Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела, например: «Переписка по вопросам реализации продукции с организациями Московской области».
6. Даты (период) составления документов дела, например: «Протоколы педсоветов за 2006 г.».
7. Указание на копийность документов дела, например: «Гарантийные письма. Копии».
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовок дела, содержащего переписку, обязательно должен включать сведения об адресате и вопросе переписки. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными организациями, последние обозначаются общим видовым названием, например: «Переписка со школами района по вопросу комплектования групп». Не допускаются заголовки типа «Разная переписка», «Общая переписка» и т. п.
Иногда используется термин «документы», но при этом необходимо в скобках указать их разновидность, например: «Документы ревизий финансовыми органами (акты, справки, докладные записки)». В заголовках дел документов одной разновидности необходимо эту разновидность указать во множественном числе. Название автора документов в этом случае указывается кратко, например: «Протоколы заседания кафедры».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), например: «План работы УПО на 2007 г.».
Заголовки дел, не завершенных в текущем году, вносят в номенклатуру дел организации на следующий год под тем же названием.
Графа 3 , указывающая количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 («Срок хранения дела и номер статьи по перечню») указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный) или другие документы.
Графа 5 («Примечание») заполняется в течение календарного года. В ней указываются названия перечней и других документов, используемых при определении сроков хранения дел, делаются отметки о переходящих на новый год делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дела в другую организацию, делаются отметки о переносе информации с традиционного носителя на электронный (индекс машиночитаемого документа) и др.
Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия.
10.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в последнем квартале текущего года.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно (в последнем квартале) она уточняется, перепечатывается по установленной форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января текущего года.
Разрабатывается номенклатура дел службой документационного обеспечения организации или лицами, ответственными за документацию, на основе типовых и примерных номенклатур дел, типовых и ведомственных перечней со сроками хранения документов, основных правил работы архива и других документов.
Номенклатура дел согласовывается с экспертными комиссиями организации и государственного архива и утверждается руководителем организации.
В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются при деятельности организации в текущем году (не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подразделений, общественных организаций и учреждения в целом.
Согласованная и утвержденная номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения, второй используется этой службой в качестве рабочего, третий находится в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.
Выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.
Формирование дел
В соответствии с заголовками номенклатуры исполненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соответствуют его заголовку.
Формированием дела занимаются лица, ответственные за документацию; контроль за правильным формированием дел возлагается на службу документационного обеспечения организации.
Документы организации группируются в дела по некоторым признакам, а внутри де ла располагаются в определенной последовательности.
Признаки заведения дел :
1) номинативный (по названию разновидности документов).Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов, например: «Приказы директора по основной деятельности за 2006 г.»;
3) корреспондентский (по названию корреспондента), например: «Переписка с АО "Вымпел” по вопросам реализации продукции в 2006 г.»;
4) предметно-вопросный (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса), например: «Учредительные документы фирмы (устав, договор учредителей и др.)»;
5) географический (по территориальной расположенности авторов), например: «Переписка с итальянскими фирмами по вопросу поставки обуви в 2006 г.».
С целью убыстрения поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:
- в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т. п.
- в порядке алфавита по фамилиям группируются лицевые счета по зарплате, анкеты и т. п.
- по номерам подшиваются накладные, квитанции, документы.
- в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.
Основные правила формирования дел
При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1. В дело помещают только исполненные документы. При этом они должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов, отметку об исполнении или надпись «В дело»).
2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел организации составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года. Исключения могут составлять переходящие дела (не законченные в текущем году, переходящие на следующий год) и личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
3. Документы постоянного и временного хранения группируются в дела отдельно.
4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.
5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату. Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях.
В соответствии с этими правилами распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с ними.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу имеют различные сроки хранения. При большом объеме приказов по личному составу разрешается группировать некоторые из них в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Переписка организации группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов больше, дело делится на тома, которые имеют одинаковый заголовок.
Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указываются:
Название организации;
Название структурного подразделения;
Номер дела по номенклатуре дел;
Заголовок дела по номенклатуре дел;
Дата (год формирования дела);
Количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
Срок хранения документов (в соответствии со статьей перечня).
Контрольные вопросы и задания
1. Для чего составляется номенклатура дел в организации и в подразделениях?
2. Перечислите виды номенклатур дел.
3. Как формируются разделы номенклатуры дел?
4. Как располагаются заголовки дел внутри разделов?
5. Как оформляются графы таблицы номенклатуры дел?
6. Какие требования предъявляются к оформлению заголовков дел?
7. Перечислите признаки заведения дел.
8. Как располагаются документы внутри дел?
9. Каковы основные правила формирования дел?
Введение
1. Структура и назначение номенклатурных дел
2. Требования к формированию дел
3. Правила хранения дел
5. Оформление дел
6. Составление описей дел
Заключение
Список литературы
4. Экспертиза ценности документов
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.
В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:
отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,
системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:
1) постоянного хранения в государственных архивах;
2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
5. Оформление дел
Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.
Для учета количества листов в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" - число листов внутренней описи, если она есть.
Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.
После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.
Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.
Важным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.
Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.
6. Составление описей дел
На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.
Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.
В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.
Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
дату дела (тома, части);
число листов в деле (томе, части);
срок хранения;
примечание.
В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускаеся.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.
7. Порядок передачи дел в архив
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.
При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:
отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;
описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;
историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;
справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).
Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.
Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.
Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.
Заключение
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.
Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Список литературы
1. Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.
2. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.
4. Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.
5. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.
6. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.
7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
9. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
10. Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002
11. Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002
12. Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г
13. Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)
15. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).
Протокол ЦЭК (ЭК)
От _______________ № _____
Приложение 2
Форма номенклатуры дел
Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации
Подпись Расшифровка
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
Определение круга документов для включения в номенклатуру;
Составление заголовков (наименований) дел;
Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка
расположения дел;
Определение сроков хранения дел;
Определение системы индексации и установление индексов дел;
Оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру.
Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации – При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела).
Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел
Это самая сложная часть работы при составление номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи.
1. размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,
2 .затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения),
3 .распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.
Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности.
Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы ,
затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.
В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.
Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.
Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Общие требования к составлению номенклатуры дел
Общие требования к номенклатуре дел:
охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:
визы согласования;
печать утверждающего органа.
наименование организации (учреждения) (06);
наименование вида документа;
гриф утверждения;
текст документа;
Подпись документа «Номенклатура дел»:
ответственным лицом по делопроизводству.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4.
Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.
При составлении номенклатуры дел используют:
Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;
отчеты о работе;
штатное расписание;
действующие перечни документов;
классификаторы;
номенклатуры дел за прошлые годы;
список структурных подразделений;
список корреспондентов;
список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
справочник картотеки.
Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф
В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.
Пример : 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где
02 – обозначение структурного подразделения,
01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.
В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов). Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.
В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.