Главная Расчеты

Как письменно дать задание сотруднику. Задание на испытательный срок

14.06.2019

Сотрудники каждой организации периодически отправляются в служебную командировку по поручению руководителя. У каждого из них есть определённое задание для выполнения. После возвращения назад работнику предстоит составить отчёт о том, что было сделано во время командировки. В таком случае пригодится бланк служебного задания (форма Т-10а). Выясним, какие правила его оформления действуют 2019 году.

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Примерный образец служебного задания

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2019 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один - для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Полученное служебное задание для командировки может поставить в тупик даже опытного сотрудника

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Какой из бланков заполнить

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2019 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять - нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Как быть: работник не справился со служебным заданием

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте - объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Мнение эксперта

Мария Богданова

Стаж более 6 лет. Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология

Если в положении о командировках содержитcя указание о том, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нём, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов. Каждое служебное задание имеет строго определённый набор глав, которые позволяют заполнить документ только на одного сотрудника.

Это означает, что стандартный бланк Т-10а нельзя использовать для нескольких работников. Поэтому для каждого командируемого составляется индивидуальное служебное задание.

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Ответственность сотрудника за невыполнение

Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание - то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

  • внеплановые;
  • запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

  1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
  2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
  3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
  4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
  5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
  6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
  7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
  8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
  9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
  10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
  11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Чем обосновать упущения в работе, если сотрудник не подписывал должностную инструкцию. В каких случаях повторное опоздание дает право уволить сотрудника. Можно ли подтвердить электронной перепиской факт поручения работнику конкретных заданий.

Лучший способ расстаться с конфликтным работником, это договориться о мирном увольнении по соглашению сторон. Но бывает так, что сотрудник не соглашается ни на какие компромиссы и дает понять, что в случае увольнения будет доказывать свою правоту во всех судебных инстанциях. Если очевидно, что после расторжения договора проблемы с сотрудником не закончатся, то важно изначально оценить, располагает ли компания документами, которые подтвердят в суде обоснованность увольнения. В конфликтных ситуациях наиболее популярный способ расстаться с сотрудником — предъявить претензии за систематические нарушения обязанностей и трудовой дисциплины.

Если работодатель считает, что работник некачественно выполняет свои функции, то важно подтвердить два обстоятельства: работник письменно ознакомлен со своими обязанностями и ему поручалось конкретное задание, неисполнение которого вменяется в вину. На этом этапе часто выясняется, что у работника нет должностной инструкции, или же его обязанности сформулированы очень размыто. Лучше составить подробный документ, с которым ознакомить работника под роспись. Если он вдруг откажется это сделать, то данный факт нужно зафиксировать.

Требовать исполнения даже неподписанной инструкции работодатель все равно вправе. Обосновать увольнение можно также и тем, что работник не отличается пунктуальностью и часто опаздывает. Помимо составления актов и получения данных пропускной системы, имеет смысл скорректировать табель рабочего времени. Несмотря на то, что часто суды не считают несоответствие табеля другим доказательствам опозданий критичным нарушением, лучше не рисковать и указать реальное время, проведенное на работе. Ведь если работник пожалуется на работодателя в трудовую инспекцию, они на такое несоответствие обязательно обратят внимание и могут посчитать привлечение работника к дисциплинарной ответственности незаконным.

Предъявить претензии можно, только если сотрудник письменно ознакомлен со своим функционалом

Перед тем как предъявлять претензии к работе сотрудника, важно проверить, ознакомлен ли он надлежащим образом со своими обязанностями. Обычно функционал прописывается в трудовом договоре или в должностной инструкции. Если в одном из этих документов есть подробный перечень того, что работник должен делать в течение рабочего дня, то работодатель имеет полное право привлечь работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение этих обязанностей. Сложнее обстоит дело, когда в трудовом договоре не расписаны детали работы, а должностная инструкция отсутствует. Суды, как правило, в таких ситуациях принимают сторону работника и считают, что работодатель не вправе объявлять работнику выговор, лишать премии или даже увольнять, если конкретные его обязанности документально не закреплены и нет доказательств, что работник должен выполнять именно эту работу. Так, в одном деле работодатель привлек к дисциплинарной ответственности работника за то, что по его халатности произошла поломка оборудования, из-за которой всем остальным работникам в цеху пришлось простаивать полчаса. В суде работнику удалось доказать, что следить за исправностью данного оборудования не было его прямой обязанностью. С учетом того, что с должностной инструкцией работник не был ознакомлен, суд согласился, что действия работодателя были незаконными (определение ВС Республики Карелия от 14.09.2012 по делу № 33-2739/2012). Верховный суд Кабардино-Балкарской Республики также указал, что увольнение работника по ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии у работодателя локальных правовых актов, доведенных до сведения работника, является нарушением положений Трудового кодекса РФ (апелляционное определение от 03.07.2013 по делу № 33-1354/2013).

В случае отсутствия должностной инструкции проблема предъявления конкретных претензий работнику осложняется еще и тем, что не на что сослаться в приказе о привлечении к ответственности. Суды всегда на это обращают внимание. Так, Верховный суд Республики Саха (Якутия) посчитал незаконным объявление работнику выговора, поскольку в приказе отсутствовали ссылки на конкретные положения должностной инструкции или распоряжения работодателя, которые не были выполнены работником (апелляционное определение от 18.06.2012 по делу № 33-1913/2012).

Таким образом, если у работодателя нет доказательств ознакомления работника с должностной инструкцией, обосновать правомерность привлечения его к ответственности будет проблематично. Но из этой ситуации можно выйти двумя путями.

Указать на нарушение работником локальных актов компании. Прежде всего, имеет смысл сослаться на локальные акты компании, в которых сформулированы задачи и функционал сотрудников отдельных подразделений. Таким документом может быть положение об отделе или регламент, например, о договорной работе. Если хотя бы с такими документами работник письменно ознакомлен, то это существенно повысит шансы доказать правомерность объявления замечания или выговора.

Сослаться на долгий срок работы в компании. В некоторых случаях суды принимают во внимание, что работник работал в компании длительное время без должностной инструкции и выполнял аналогичные обязанности. Это трактуется в пользу того, что работник все-таки знал, что конкретно он должен был делать. Так, Московский городской суд в одном из дел указал, что поскольку работник работал в компании с 2005 года, а с 2008 года возглавлял отдел, он не мог не знать о своих обязанностях ().

Но такие случаи, скорее, исключение из правил. Идти в суд без подписанных с работником документов — большой риск. Так, Пермский краевой суд указал, что в силу ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Следовательно, он не может отвечать за неисполнение обязанности, указанной в должностной инструкции, если с этой инструкцией работодатель его не ознакомил (определение от 19.06.2013 по делу № 33-5590).

Поэтому, даже если работник несколько лет работает без должностной инструкции, стоит ее составить и ознакомить его с ней. Идеальный вариант — если работник подпишет ее задним числом, то есть датой принятия на работу. Но если в компании назрел конфликт, то маловероятно, что он согласится это сделать. Ведь он понимает, что работодатель захочет использовать эту инструкцию против него. Поэтому можно попросить работника ознакомиться с ней хотя бы текущей датой. После этого следует проконтролировать, как он будет выполнять свои обязанности, и если он будет халатно к ним относиться, работодатель сможет вполне аргументировано со ссылкой на конкретный документ привлечь его к ответственности. Суды лояльно относятся к тому, что с ней он ознакомлен уже в процессе работы.

Но очень часто в таких ситуациях работник в принципе не согласен со своими обязанностями. Он может утверждать, что отдельные функции, прописанные в инструкции, не относятся к его компетенции и наотрез отказаться ее подписывать. Даже если так произойдет, это не означает, что работодатель не вправе требовать с работника выполнения тех или иных обязанностей. В этом случае отказ работника письменно ознакомиться с инструкцией нужно задокументировать. При этом в акте нужно зафиксировать, что работник действительно ознакомился с содержанием инструкции. В такой ситуации работодатель вправе требовать надлежащего исполнения возложенных на работника обязанностей. В частности, к такому выводу пришел Верховный суд Республики Карелия в апелляционном определении от 15.01.2013 по делу № 33-92/2013 . Рассматривая иск работницы о незаконности увольнения в связи с непрохождением испытательного срока, он признал необоснованным довод работницы, что она была не в курсе своих обязанностей. Он указал, что работница в присутствии комиссии, состоящей из сотрудников работодателя, ознакомилась с должностной инструкцией, однако подписать ее отказалась, что подтверждалось актом.

Таким образом, даже если инструкция не подписана, но доведена до сведения работника, работодатель вправе требовать с него надлежащего выполнения своих обязанностей. Правильно оформленный акт позволит работодателю доказать свою правоту в суде.

Отметку об ознакомлении с инструкцией можно предусмотреть в тексте трудового договора

Проблему с подтверждением факта ознакомления работника с локальными актами работодателя (в том числе и с должностной инструкцией) можно решить следующим образом. В тексте трудового договора перечислить список всех документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, и указать, что до подписания договора работник с этими актами ознакомлен. Таким образом, у работодателя будут собранные в одном месте доказательства того, что он довел до сведения работника все основные правила работы в организации. В случае спора работнику будет проблематично опровергнуть, что данные акты он не видел или не знаком с их содержанием. Но в любом случае наличие на руках у работника выданного экземпляра инструкции будет служить весомым аргументом, что работник был в курсе своих обязанностей.

Отказ работника выполнить порученную работу нужно задокументировать

После того, как вопрос с надлежащим ознакомлением работника со своими обязанностями будет решен, нужно зафиксировать факт поручения работнику выполнения конкретных заданий. Лучший способ — выдавать их в письменном виде под роспись. Это сведет к минимуму риск того, что работник сможет каким-то образом уклониться от порученной работы. Письменное задание будет выдавать непосредственный руководитель работника. В тексте задания важно предусмотреть следующую информацию.

Имя и должность сотрудника. Это позволит исключить споры о том, что данное задание направлено не конкретному работнику, а кому-то другому.

Суть задания. Нужно четко и однозначно сформулировать, что именно работник должен сделать, чтобы у него не оставалось пространства для уклонения от работы. Например, если работнику поручается собрать пакет документов для заключения договора с контрагентом, то лучше детально описать список всех необходимых бумаг или сослаться в задании на регламенты, в которых это четко прописано (причем с этими регламентами работник должен быть письменно ознакомлен).

Сроки выполнения задания. В документе нужно обозначить, к какому сроку работник должен выполнить работу. Если в письменном поручении этого прописано не будет, предъявить претензии будет очень проблематично. Работник всегда сможет сказать, что задание у него в работе, но поскольку работодатель не обозначил дедлайн, то он сам расставил приоритеты с учетом других заданий, которые ему тоже поручались.

Очевидно, что практика выдачи письменных заданий четко дает понять работнику, что фактически работодатель запасается доказательствами его недобросовестной работы. Но часто вместо того, чтобы проявить себя наилучшим образом, работник всячески препятствует предъявлению к нему претензий. Например, он может наотрез отказаться получать такое задание. Аргументация может быть любая: начиная с того, что руководитель, который выдал задание, не является его начальником, и, заканчивая тем, что порученная работа выходит за пределы его трудовой функции. Такой отказ следует сразу же заактировать в присутствии не менее двух свидетелей. Это будет доказательством того, что работник отказался выполнять порученную работу, что само по себе также будет являться дисциплинарным проступком, за который работодатель вправе объявить ему замечание или выговор. Главное — ознакомить работника с данным актом (если он отказывается, то сделать на документе соответствующую отметку) и запросить письменное объяснение по поводу его поведения.

Поручение работнику конкретных заданий можно подтвердить электронной перепиской

Поскольку, как мы уже отметили, практика выдачи письменных заданий слишком уж явно дает работнику понять, что работодатель приступил к наступательным действиям, многие работодатели к ней не прибегают. Вместо этого, они направляют подробные задания работнику по электронной почте. Доказать факт неисполнения работником своих обязанностей на основании корпоративной переписки сложно, но реально. Проблемы не возникает, когда работник не отрицает, что в компании принято поручать задания посредством электронной почты. Как правило, все понимают, что в большинстве компаний такой вид коммуникации является общепринятым, и все чаще суды считают такую переписку надлежащим доказательством. Так, в одном деле суд посчитал доказанным факт совершения работником проступка как раз на основании писем, направленных работнику по служебной почте (определение ВС Республики Хакасия от 06.07.2011 по делу № 33-14842011). Сложнее обстоит дело, если работник отрицает факт получения письма от непосредственного руководителя. В этом случае помогут следующие факты.

Локальный акт о правилах пользования служебной электронной почтой. Хорошо, если в компании действует специальный документ, в котором прописано, для каких целей предназначена корпоративная почта, как часто работник должен ее проверять и т. д. Это позволит подтвердить, что работник не мог не знать о том, для чего предназначена внутренняя почта. Разумеется, работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Отчеты о прочитанных сообщениях. Во многих почтовых программах (MS Outlook и др.) можно включить функцию получения отчетов о доставке писем и их прочтении адресатом. В случае спора это также будет доказательством, что работник открыл полученное письмо и ознакомился с его содержимым.

Ответное письмо работника на поручение работодателя. Если работник в переписке подтвердил, что получил поручение работодателя, тот это будет наиболее весомым доказательством того, что он знал о той работе, которую должен выполнить.

Данные входа в компьютерную систему компании. Бывает так, что работник утверждает, что он в принципе не мог получить письмо работодателя, так как в этот день вообще не работал за компьютером. Доказать обратное помогут данные авторизации конкретного сотрудника за рабочим компьютером. Как правило, каждая машина закрепляется за определенным сотрудником и доступ к ней можно получить, только если авторизоваться с помощью своего логина и пароля. Такую информацию можно получить у системного администратора. Это позволит доказать, что работник не мог не получить письмо от работодателя.

Таким образом, если дело дойдет до конфликтного увольнения, подобную переписку можно использовать в суде. На нее также можно ссылаться в приказе об увольнении в графе «основание расторжения трудового договора».

Не исключено, что в суде работник постарается подвергнуть сомнению представленную переписку и будет утверждать, что она является сфальсифицированной. Обезопасить себя можно с помощью заверения такой переписки. Заверить ее можно двумя способами.

Изменение должностных обязанностей не является изменением трудовой функции

Просьба ознакомиться с должностной инструкцией на фоне конфликта с работодателем часто воспринимается в штыки, особенно, если раньше работник работал без каких-либо инструкций. В этой ситуации сотрудники утверждают, что на самом деле работодатель хочет заставить их выполнять работу, о которой они не договаривались, а значит, меняет в одностороннем порядке трудовую функцию, что запрещено. На самом деле, ничего незаконного в действиях работодателя нет. В силу ТК РФ трудовая функция — это работа по определенной должности или профессии. В рамках одной должности работодатель вправе дополнять или конкретизировать обязанности сотрудника. При этом согласия работника на это не требуется. А вот если работодатель решит возложить на работника выполнение обязанностей, не свойственных его должности (например, обязать юриста регулярно закупать оргтехнику и канцтовары), то в этом случае нужно заручиться согласием работника. В случае если работнику вверяется просто другой участок работы, то никаких нарушений в этом нет.

Нотариальное удостоверение. Меньше всего сомнений вызовет у суда переписка, заверенная нотариусом. В силу Основ законодательства РФ о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1; далее — Основы о нотариате) нотариус может осмотреть компьютер, с которого велась переписка с работником и удостоверить факт ее наличия. Проблема в том, что не все нотариусы оказывают такую услугу и стоит она недешево. Кроме того, есть еще один очень важный нюанс: такую услугу нотариус оказывает только в случае, если стороны еще не обратились в суд ( ст. 102 Основ о нотариате). Таким образом, если компания подозревает, что работник в любом случае будет оспаривать свое увольнение, стоит заблаговременно обратиться к нотариусу.

Заверение сотрудниками компании. Если к нотариусу обращаться поздно, то работодатель может сам заверить переписку. Сделать это может, например, сотрудник IT-отдела, а также представитель внутренней службы безопасности. Конечно, к такому доказательству вопросов у суда будет больше, но, тем не менее, это может повлиять на его решение о приобщении такого документа к материалам дела.

Обосновать увольнение можно неоднократными опозданиями

В случае затяжного конфликта с работником уволить его помогут данные о том, насколько пунктуальным является сотрудник. В частности, факт регулярных опозданий является вполне весомым обстоятельством для предъявления к нему претензий. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности за опоздания удастся при соблюдении двух базовых условий:

  • работник письменно ознакомлен с режимом работы компании;
  • имеются доказательства неоднократных опозданий.

Если работник нигде не расписывался в подтверждение того, что он ознакомлен с тем, во сколько начинается и заканчивается его рабочий день, применить к нему дисциплинарные санкции будет сложно. Конечно, можно попробовать убедить суд в том, что работник долго работает в компании и не мог не знать, во сколько ему нужно приходить на работу или уходить с работы, но лучше вызвать его в кадры и довести до его сведения все документы.

Если с документами все в порядке, то важно документально зафиксировать факт опозданий на работу. Это можно сделать следующими способами.

Составить акт об опоздании на работу. Это наиболее простой и действенный способ подтвердить, что работник не явился вовремя на работу. Такой акт составляется сотрудником отдела кадров в присутствии, как правило, двух свидетелей. В нем указывается, во сколько работник фактически пришел на работу. Акт доводится до сведения самого работника под роспись. Если работник отказывается знакомиться с актом, то на нем делается соответствующая отметка.

Получить данные электронной пропускной системы. В отличие от акта, данные пропускной системы являются на сто процентов объективными доказательствами, которые очень сложно заподозрить в фальсификации. Поэтому, как правило, суды всегда лояльно воспринимают такие доказательства в подтверждение позиции работодателя. Даже если у работодателя не было предусмотрено специального локального акта об электронном пропуске, но работник не отрицает, что ему был выдан подобный пропуск, то данные этой системы признаются допустимым доказательством. К такому выводу, в частности, пришел Московский городской суд в апелляционном . Правда, иногда встречается точка зрения, что если пропускная система предназначена для обеспечения безопасности работников, а не учета рабочего времени, такие данные не являются стопроцентным доказательством совершения проступка. Такой вывод содержится в апелляционном . Поэтому, если четкого регламента по использованию электронной пропускной системы нет, то лучше запастись дополнительными доказательствами.

Скорректировать табель рабочего времени. Чтобы подтвердить факт опозданий на работу, имеет смысл сделать корректировку в табеле рабочего времени. В нем должны стоять не восьмерки, а реальное количество времени, которое работник отработал. Часто работодатель этого не делает и оплачивает полностью даже дни, когда работник по факту отработал меньше. Таким образом, у работника появляется шанс в суде указать на несоответствие, например, актов об опозданиях и данных учета рабочего времени. Стоит отметить, что в принципе такое несоответствие не столь критично для работодателя. В настоящее время многие суды считают, что факт опозданий не обязательно должен подтверждаться табелем. В частности, в уже упомянутом апелляционном указано, что если в табелях учета рабочего времени работодатель не отражал факты опозданий на работу, это не говорит, что тот являлся на работу вовремя. Табель учета рабочего времени отражает возможность оплаты заработной платы работнику. Налагая на работника дисциплинарное взыскание, работодатель ставит целью пресечение нарушения впоследствии и недопущение повторения дисциплинарного проступка, а не удержание из его заработной платы. Таким образом, даже в этом случае у работодателя есть шанс доказать правомерность своего решения. Но не стоит забывать, что несогласный с решением работодателя работник может обратиться за защитой своих прав не в суд, а в трудовую инспекцию. Инспекторы, как правило, на такие несоответствия обращают внимание и могут выдать работодателю предписание об отмене вынесенного приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности как раз на основании того, что факт опоздания опровергается табелем учета рабочего времени (апелляционное ).

Факт ознакомления с локальными актами доказать электронной перепиской не получится

Несмотря на то, что электронная переписка все чаще признается судами допустимым доказательством, она не может подтвердить некоторые обстоятельства. В частности то, что работник был ознакомлен с локальными актами работодателя. В силу ст. 68 ТК РФ такие документы должны быть доведены до работника под подпись. Так, в одном деле суд посчитал вину работника в совершении проступка недоказанной, несмотря на представленную электронную переписку. Суд указал, что сведений о том, что работник был ознакомлен с положением о закупочной деятельности и регламентом о договорной работе, представлено не было ().

За повторный проступок сотрудника можно уволить, если за первый уже объявлен выговор или замечание

У работодателя есть весомые шансы законным способом уволить сотрудника, если вкупе с другими нарушениями дисциплины и упущениями в работе, все в порядке и с документами. Но перед тем, как переходить к активным действиям, важно удостовериться в том, что повторное нарушение является весомым обстоятельством для увольнения сотрудника. Суды понимают, что раз работодатель стал фиксировать опоздания, это значит, что у него была цель найти причину избавиться от сотрудника. Значит, нужно убедить арбитров в объективности работодателя. Конечно, увольнение за единичное опоздание на 15-20 минут вряд ли будет серьезным аргументом в обоснование правомерности своих действий. Так, в одном деле суд обратил внимание на то, что работница жила далеко от места нахождения работодателя и опоздала всего на 20 минут. Объявленный ей выговор суд посчитал несоразмерным наказанием (апелляционное определение Липецкого областного суда от 05.10.2011 по делу № 33-703/2012).

Шансов на успешное разрешение спора будет гораздо больше, если ранее работник допускал неоднократные опоздания. Но тут нужно обратить внимание на важный нюанс. Бывает так, что работник действительно не отличается пунктуальностью, но работодатель решил все это ему припомнить, когда конфликт перешел в крайнюю стадию. В итоге за все последние опоздания работодатель просит работника написать объяснительные, а потом объявляет ему серию выговоров. Но на самом деле, даже если работник в течение месяца каждый день опаздывал на работу, работодатель вправе объявить ему не более одного взыскания. Связано это с тем, что увольнение по ч. 1 ст. 81 ТК РФ возможно только в том случае, если после применения к работнику дисциплинарного взыскания, он допустил повторное нарушение. Об этом, в частности, указано в постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. То есть на момент повторного нарушения первое взыскание должно быть не снято и не погашено. Таким образом, работодатель вправе объявить работнику выговор за серию опозданий или за одно на выбор с учетом месячного срока, установленного на привлечение работника к дисциплинарной ответственности (). И только если дисциплинарное взыскание не оказало своего воспитательного воздействия на работника, и он совершил повторное опоздание (или другой проступок), у работодателя формально появляется право уволить такого сотрудника. Старые проступки, например, совершенные полгода назад, также не стоит припоминать работнику. В части 3 ст. 193 ТК РФ установлен пресекательный срок — 6 месяцев с дня совершения проступка, когда можно объявить выговор.

В случае затяжного конфликта радикальные меры стоит применять с осторожностью

Когда отношения с проблемным работником обострены, часто работодатель хочет усложнить работу сотрудника в компании, чтобы он сам принял решение уйти. Это, в свою очередь, вызывает ответную реакцию у сотрудника и он начинает обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру и нередко проверки выявляют незаконность действий работодателя. Обычно претензии бывают по поводу следующих нарушений.

Работнику изменили рабочее место. Случается так, что работодатель решает отсадить проблемного сотрудника от основного коллектива, переместив его в другой кабинет или даже другой офис компании. В целом, ничего криминального в этом нет. В силу ТК РФ рабочее место относится к дополнительным условиям трудового договора и необязательно должно быть в нем указано. А если оно конкретно не определено, то работодатель вправе переместить работника в другой кабинет, мотивировав это служебной необходимостью. Аналогично обстоит дело с переездом работника в другой офис. Если он также не был прописан в трудовом договоре, можно определить местом работы иное помещение, находящееся по другому адресу. Но если новый офис будет находиться в другой местности, то тут уже без согласия работника не обойтись (). Например, если работник работал в Москве, а работодатель предлагает ему переехать в область. В этом случае работник может опротестовать действия работодателя, если он не одобряет такой переезд. Если же все происходит в рамках одного населенного пункта и в трудовом договоре это условие не конкретизировано, работодатель вправе так поступить. Но нужно понимать, что новое рабочее место должно быть безопасным с точки зрения охраны труда и работник должен иметь возможность выполнять на этом месте свои обязанности. То есть должна быть оргтехника, средства связи и т. д.

Работника лишили премии. Один из наиболее эффективных рычагов воздействия на работодателя, это, конечно же, манипуляции с заработной платой. Если в компании применяется повременно-премиальная система оплаты труда, то работодатель непременно воспользуется возможностью финансово наказать нерадивого работника. Но тут нужно действовать очень осторожно. Сначала стоит проверить, как сформулировано в трудовом договоре условие о выплате премии. Часто формулировки договора не позволяют манипулировать с размером премии, так как указан ее конкретный размер и не определены критерии премирования. Так, в одном деле Санкт-Петербургский городской суд отметил, что в трудовом договоре был указан размер премии и не было ссылок на Положение о премировании и обязательное выполнение производственного плана. Из-за этого суд посчитал, что премия являлась обязательной частью заработной платы и манипулировать ею работодатель не вправе (определение от 23.05.2011 № 33-7516/2011). Похожий вывод содержится и в определении Владимирского областного суда от 02.08.2011 по делу № 33-2450/2011 . Если же в трудовом договоре не указан конкретный размер премии, а прописано условие лишь о возможной выплате премии при достижении определенных критериев, то здесь работодатель вправе манипулировать ее размером. Но в этом случае ему придется доказать, что работник не выполнил определенные условия премирования, указанные в локальном акте. Одним из условий невыплаты премии может быть наличие у работника дисциплинарного взыскания. Чтобы оспорить лишение премии, сначала придется оспорить взыскание.

Работника отстранили от работы. Когда отношения работника и работодателя накалены до предела, последний не хочет, чтобы тот в принципе выполнял какую-то работу в компании. В связи с этим принимается решение об отстранении работника от работы или о введении его в простой. Оба этих способа решения конфликта с работником являются довольно сомнительными. Перечень случаев отстранения от работы носит исчерпывающий характер и закреплен он в Трудового кодекса РФ. Придумывать какие-то специальные основания работодатель не вправе. Поэтому, если работодатель решит поступить таким образом, с очень большой долей вероятности его действия будут признаны незаконными. Установление в отношении конкретного работника режима простоя также является не лучшим выходом из ситуации. Прежде всего, понадобится доказать, что возникло одно из тех обстоятельств, которые дают работодателю право установить режим простоя (). Кроме того, придется сильно постараться убедить суд в обоснованности установления режима простоя в отношении одного сотрудника. Формально в Трудовом кодексе РФ нет прямого запрета на это. Но по общему правилу простой вводится либо в отношении организации в целом, либо конкретного структурного подразделения. В одном деле работодателю удалось доказать правомерность установления простоя одной работнице. Но при этом она работала на конкретном производственном участке, и простой был вызван временным снижением производства продукции (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.10.2012 по делу № 33-2398-2012). Маловероятно, что суд посчитает правомерным введение в отношении офисного сотрудника режима простоя.

Никто из руководителей не станет спорить с тем, что список задач — основной инструмент повышения личной эффективности. Но стоит ли ограничиваться только собственным списком задач или нужно иметь такой список для каждого сотрудника? Как извлечь максимум пользы из этого инструмента при минимуме затрат? Эта статья описывает, зачем нужен список задач сотрудника и как правильно его вести.

Зачем нужен список задач сотрудника

Письменный список задач можно сравнить с договором, заключенным между боссом и сотрудником. Как любой договор, он выполняет те же самые функции.

Лекарство от склероза

Дэвид Аллен, автор методики Getting Things Done , проповедует , что человеческий мозг может держать в «оперативной памяти» лишь 5-7 предметов, что делает его неприспособленным для запоминания больших списков дел. Чтобы избавиться от стресса, связанного с необходимостью что-либо помнить, эффективный менеджер должен «выгрузить» список своих дел на бумагу, тем самым освободив свое сознание для творческой работы по анализу фактов и синтезу новых идей. Кроме того, проблема запоминания есть не только у сотрудника, но и самого босса — если через тебя проходит большое количество информации, то ты сталкивался с эффектом «вытеснения» — новая информация выталкивает из оперативной памяти старую и, поговорив с сотрудником, через неделю ты уже морщишь морщины в тщетной попытке «вспомнить все». Взглянув на список дел сотрудника, ты можешь быстро вернуться в его контекст.

Лекарство от плохого слуха

По состоянию на сегодня, 17.06.13, Википедия содержит 86 типов искажения информации . Наверное, каждый руководитель попадал в ситуацию «а я вас совсем по-другому понял…», после чего между боссом и подчиненным начинается конкурс на лучшую память и умение толковать отрывки сказанных фраз в разных значениях. Средством от этого является письменная фиксация задачи. Для руководителя это инструмент для донесения идеи (что нужно делать, как, в каком порядке, в какие сроки) до реализации с минимальным количеством искажений.

Лекарство от лени

Сам факт того, что задача была записана, меняет отношение исполнителя к ней. Все надежды на то, что задача может «отлежаться», тают, когда задача не просто произнесена, но и положена на бумагу.

Повесть временных лет

Список задач сотрудника, если его старые версии сохранялись, дает возможность при дальнейшем рестроспективном анализе (например, при определении размера бонуса) вернуться к прошлым версиям и быстро понять, сколько добра он успел нанести компании. Он также позволяет быстро объяснить всем остальным членам команды и руководству, над чем трудится конкретный сотрудник.

Когда не нужно вести список задач?

Такие случаи бывают, но их количество ограничено и некоторые из них, прямо скажем, достаточно редки:

  1. Когда в компании или подразделении поставлена система управления задачами (CRM, workflow management, bug tracking, ticket handling, kanban board) и все без исключения задачи сотрудника кладутся туда
  2. Когда у сотрудника есть собственная система учета задач, он имеет черный пояс по Getting Things Done и ни разу не пропускал ни единого дедлайна
  3. Когда задачи сотрудника просты и повторяются каждый день — подмести улицу, убрать снег, вести машину из пункта А в пункт Б и обратно, регулировать дорожное движение и т.п.
  4. Когда твои сотрудники не умеют ни читать, ни писать
  5. Когда ты и твой сотрудник — андроиды с Альфы Центавра, пишущие видеофид с окуляров прямо на чип памяти

В остальных случаях список задач строго прописан к применению.

Как вести список задач?


Список задач — живой документ, который должен постоянно обновляться — обрастать новыми задачами и избавляться от выполненных. Лучше всего обновление списка задач совмещать с регулярными личными встречами .

Структура

Одноуровневые списки дел хороши, пока они влезают на одну страницу, но в этом случае их и записывать ни к чему — можно просто запомнить. Настоящий же «боевой» список задач имеет свойство очень быстро пухнуть, и если в нем нет логичной и предсказуемой структуры, то очень скоро он становится непригодным для навигации по нему и быстрого анализа общего объема загрузки. На верхнем уровне списка находятся «вечнозеленые» разделы, которые всегда должны оставаться в списке. Они образуют базовую структуру списка, в которую помещаются конкретные задачи.

  • Вначале — раздел «Общее «, куда кладутся:
    • кадровые вопросы (мотивация, премирование, найм, обучение)
    • вопросы, которые невозможно отнести ни к одной из функций сотрудника
    • вопросы, относящиеся сразу ко всем функциям (в основном, в ситуации, когда твой подчиненный сам является руководителем, и в каждой его функции есть, например, вопросы, связанные с персоналом, отчетностью, внедрением какого-то общего процесса и т.п.)
  • Затем — раздел «Новые вопросы для обсуждения » — временное хранилище для вопросов, которые возникли между регулярными личными встречами с сотрудником. После начального обсуждения этих вопросов и постановки их на контроль они переносятся ниже.
  • Наконец — размещаем перечень основных функций сотрудника по убыванию их значимости. Так ты можешь быть уверен, что ни одна из функций сотрудника не будет обделена твоим вниманием.

На следующих уровнях иерархии происходит декомпозиция задач. Задачи с общим контекстом (по одному проекту, по одному клиенту, выполняемые последовательно) объединяются в одну группу. Раскрывая структуру конкретной задачи, можно вносить подробности и примечания по ней. Уровень детализации списка задач зависит от доверия к сотруднику, уровня его подготовки и сложности задачи. Идеальная ситуация — когда общение происходит на верхнем уровне, руководитель не растрачивает время на микроменеджмент, а сотрудник имеет свободу творчества для выполнения задач наилучшим способом. Это ситуация, к которой нужно стремиться. Пока вы ее не достигли, тебе придется опускаться в детали и фиксировать их в перечне задач, если ты видишь риск неправильного понимания задачи или уровень ее сложности превосходит уровень подготовки сотрудника.

Понятность

Как в любом договоре, писать нужно так, чтобы понять, о чем шла речь, можно было и через два месяца:

  • Поменьше кодовых слов — пиши так, чтобы было понятно любому
  • Поменьше фомулировок, допускающих двойное толкование
  • Поменьше лишних слов
  • Задачи должны описывать измеримые результаты — должно быть четко понятно, выполнена задача или нет
  • Не лениться критически перечитывать написанное
  • Сверяться с сотрудником — понятна ли ему зафиксированная формулировка

Сроки и приоритеты

Чтобы сотрудник не терялся в многообразии ценных указаний сверху, а сами задачи были поставлены с соблюдением правил постановки целей, необходимо не забывать указывать приоритеты и сроки задач:

  • Приоритетные задачи выделяются цветом , жирным шрифтом или #меткой (в зависимости от используемой для ведения списка программы). Можно создать группу задач «Приоритетное», но я очень не рекомендую этого делать. Несмотря на то, что так будет легче увидеть все важные задачи, не пробегаясь по всему списку, это нарушит его структуру. Тебе будет сложнее понять полный состав работ по функции или проекту и будет неминуемо возникать путаница.
  • После каждой приоритетной или срочной задачи нужно писать сроки ее выполнения («Получить скидку 15% по последнему банкету в «Дармоедоффъ» – 7.07 «).
  • При переносе сроков сохранять начальную дату задачи, записывая новую дату рядом («Вежливо объяснить Егору Степановчу, что его 75-летие уже отмечали в прошлом году — 15.06, перенесено на 1.07 «).

Где держать список задач?

Место хранения списка задач — вопрос технический, но тоже немаловажный. Основная задача здесь — сохранить его доступность, но при этом защитить от несанкционированных изменений.

  • Самый простой и надежный вариант — поместить список внутрь очередной встречи с сотрудником в Outlook . В таком случае ты будешь уверен, что никто не внесет никаких изменений в него, кроме тебя, а список будет доступен сотруднику в любой момент.
  • В файле в общем доступе . При таком способе, если права на изменение файла есть у всех, существует риск, что сотрудник внесет в него изменения, которые не будут согласованы с тобой. Самый лучший формат — это MS Word. Не рекомендую MS Excel из-за сложностей с построением структуры задач и их перегруппировкой, а также сбоев, возникающих при открытии общего доступа к файлу.
  • Можно также пользоваться программами-аутлайнерами , которые дают возможность группового доступа к спискам — Checkvist , Workflowy , Priorities и прочее. Их плюс в том, что списки, ведомые в этих программах, доступны с мобильных устройств. Главное — договоритесь о том, как производится работа со списком между встречами. Примеры правил:
    • Задачи нельзя удалять
    • Выполненные задачи можно помечать значком «выполнено»
    • Можно писать комментарии к задаче (добавлять текст), но нельзя изменять ее формулировку (удалять текст)

Кто ведет список задач?

Как известно, неважно, что решено на встрече. Важно, кто ведет протокол. Именно поэтому я рекомендую, чтобы список задач твоего сотрудника вел ты сам. Только так ты будешь уверен в полноте списка, правильности формулировок и незыблемости согласованных сроков. Если ты считаешь, что ведение списка — не царское дело, ты можешь поручить это самому сотруднику, но ты должен быть в нем уверен. В противном случае можно создать ситуацию, когда уже непонятно, кто кем руководит на самом деле.

«Техобслуживание» списка задач

Периодически, примерно раз в полгода, уделяй время пересмотру структуры списка задач, приводя его в соответствие с изменениями круга обязанностей сотрудника. Задай себе вопрос — есть ли какие-то темы, касающиеся сотрудника, которые регулярно ускользают из твоего внимания? Правильно ли сгруппированы его функции? Перечни сильно раздуваются, особенно, если раз за разом они обсуждаются не полностью, а только в размере приоритетных вопросов. Куски, которых долго «не касалась нога человека», устаревают, и к ним нужно периодически возвращаться, чтобы актуализировать их и выкидывать устаревшие темы. См. также: . А как ты фиксируешь договоренности с подчиненными? Как ты лечишь своих сотрудников от забывчивости? Как ты учитываешь, кто и сколько сделал? Поделись в комментариях ниже своими ноу-хау по учету задач твоих сотрудников!

Добрый день Максим.

Я так понимаю под прямым руководителем вы понимаете начальника отдела, а под непосредственным руководителем -директора организации, правильно?

1. Ставить задачи в письменном виде под роспись работника руководители предприятия имеют право, законом это не запрещено. Однако вопрос в том, что соблюдена ли при этом субординация?

Порядок подчиненности, оговорен в должностных обязанностях каждого работника. Если в вашей должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь только начальнику отдела, то в случае получения указания со стороны вышестоящего руководства вы обязаны начальника отдела поставить в известность о поступившем задании, и дальше действовать в соответствии с его указаниями. Если задание поступило в письменном виде, следовательно и указания начальника отдела для дальнейших действий тоже должны быть в письменном виде.

Если же в должностной инструкции указано. что вы подчиняетесь не только начальнику отдела, но и директору, то поставить начальника отдела в известность тоже нужно, так как он обязан знать чем занимаются его сотрудники, дальше же нужно выполнять указания директора.

Поставить работнику задачу выходящую за пределы его непосредственных трудовых обязанностей нельзя, это противоречит трудовому законодательству. В частности в ст.60 ТК РФ сказано:

Вменить вам дополнительные обязанности без вашего согласия тоже не могут, соответственно, если указание начальника или директора выходит за пределы ваших трудовых функций, то выполнять вы его не обязаны и наказть за это вас не смогут.

Однако, коль существует ситуация подобно вашей, стоит подстраховаться.

Напишите докладную записку на имя директора с указанием всех обстоятельств, вежливо и последовательно. То есть поручено задание такое-то, выполнить не представляется возможным в виду того, что данные обязанности в вашу компетенцию не входят. Этот документ нужно составить в двух экземплярах, официально зарегистрировать через журнал входящей почты. таким образом у вас появиться доказательство вашей невиносности и наказть за неисполнения задания уже будет нельзя.

Если же задание входит в круг ваших обязанностей, но выполнить его допустим в короткие сроки или по иной уважительной причине не представляется возможным, пишите опять же докладную записку с изложением всех обстоятельств. То есть пишите, что для исполнения задания требуется больший срок, по такой-то причине (уважительной конечно). В любом случае пишите, что предприняты определенные шаги, то есть задание выполняется, излагаете все обстоятельства и опять же отправляете директору с помощью регистрации.

Таким образом у вас будет письменное доказательство того, что задание вы пытались выполнить и вашей вины в том, что этого не получилось соответственно нет.

Касаемо вынесения дисциплинарного взыскания, порядок вынесения которого регулируются ст.192-193 ТК РФ. Просто так дисциплинарное взыскание не выносят, нужно соблюсти определенную процедуру, а также предоставить доказательства проступка работника. У вас же уже будет докладная записка с доказательствами вашей невиновности и любые попытки работодателя вас уволить можно опротестовать.

Если у вас такая тяжелая обстановка на работе и руководитель ишет повод для увольнения то есть два выхода. Привлечь инспекцию труда для проверки законности действий работодателя или найти другую работу.

Кстати, при проверке, инспекция труда будет проверять все и вывернет наизнанку все ваше предприятие.