Какие документы выдает гостиница командировочным. Документ, подтверждающий проживание в гостинице

По любому заданию от своего руководства работник должен отчитаться о его выполнении. Выезжая за пределы города по поручению руководства, сотрудник предприятия должен заранее позаботиться о том, чтобы при возвращении предоставить документальное подтверждение своего проживания в командировке. Можно скачать командировочное удостоверение с авансовым отчетом для РФ. Это правило действует в обязательном порядке для любого сотрудника организации.
Проживание в гостинице
Выезжая по служебным делам в другой населенный пункт, работник решает важные вопросы для своей фирмы. Поэтому он должен позаботиться о месте своего пребывания. При этом необходимо остановиться в таком районе города, откуда было бы удобно решать все служебные вопросы. Самый оптимальный вариант в данном случае – гостиница.
Какие документы должна выдать гостиница командировочным для подтверждения факта их нахождения в определенное время в отеле? Как правило, это счет на оплату проживания. Счет из гостиницы для авансового отчета представляет собой бланк формы 3г, содержащий конкретную информацию:

реквизиты отеля;
наименование, дату, номер оформления бланка;
данные клиента, проживающего в гостинице, с указанием точного срока пребывания;
полный расчет стоимости – подтверждение расходов проживания в гостинице в командировке;
подпись ответственного лица и печать гостиницы.

Для бухгалтерии сотрудник после возвращения должен предоставить документы из гостиницы, подтверждающие проживание, для авансового отчета также нужен будет кассовый чек. Именно этот чек, выданный после полного расчета, будет служить подтверждением затрат сотрудника, которые ему необходимо возместить. Счет гостиницы без кассового чека не является документом, подтверждающим проживание. В этом документе также может быть указана стоимость всех дополнительных услуг, оказанных сотруднику во время проживания в отеле. Однако оплата телефонных переговоров, стоимости завтраков или обедов, стоянка авто или оплата проезда будут возмещены сотруднику только в том случае, если это предусмотрено договором или с личного согласия руководителя компании. Для этого понадобится составить авансовый отчет и командировочное удостоверение рб.
Документооборот гостиницы для отчетности
Для нормальной работы любого отеля в рамках закона, необходимо налаженное оформление документов в гостинице. Вся работа в отеле основана на оказании конкретных услуг клиентам. Для устранения возможных конфликтов во взаимоотношениях с клиентами все услуги должны быть обязательно зафиксированы в документах строгой отчетности в гостинице. В зависимости от вида хозяйственной деятельности отеля список этих бланков может отличаться.
Каждый отель может предоставить чеки и документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке, в двух вариантах:

документы регистрации организации;
внутреорганизационные документы отеля.

Во внутреорганизационные бланки входят также документы, подтверждающие расходы на гостиницу, проживание и дополнительные услуги. Эта документация должна отвечать требованиям к оформлению, установленным в местонахождении отеля. Ведь именно такие нужны документы за проживание в гостинице для бухгалтерии предприятия сотрудника, чтобы ему были возмещены все затраты.
Как оформляют документы в гостинице? Такая документация может быть первичной и вторичной. Первичная включает бланки строгой отчетности. Чеки должны быть с официально зарегистрированными в налоговых органах ККМ. Чек из гостиницы для отчета является наиболее важным, в нем отображается срок нахождения в отеле, стоимость дополнительных услуг, наименование и т.д.
Вторичная документация – это различные бланки, форма которых может быть установлена самим руководством отеля.
Основное предназначение чеков из отеля
В основном прибывающие в город в командировку люди проживают в гостиницах. Однако кто-то предпочитает проживание в частных съемных квартирах, при этом не задумываясь, что позже необходимо будет подтвердить командировочные расходы при оформлении авансового отчета. Сделать чек самому в данном случае не очень просто, поскольку бланк имеет определенные особенности. Такой документ обычно состоит из кассового чека из гостиницы и формы 3г. В бланке обязательно должно быть указано название отеля, ИНН продавца услуг, подписи ответственных лиц и печать заведения.
Квитанция гостиницы для командировки на бумажном носителе в основном востребована среди служащих государственных предприятий. После прибытия необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет на командировочные расходы, пример заполнения которого есть в каждой организации. Данный отчет будет подтвержден именно чеком из гостиницы, на основании которого сотруднику будут возмещены все расходы на проживание и услуги отеля. Именно поэтому предоставить документы из гостиницы для командировочных 2016-2017 – это дело первой важности.
Коммерческие компании могут пользоваться разными схемами отчетности. Некоторые заранее выделяют сотруднику, уезжающему в командировку, определенную денежную сумму, предусматривающую расходы на проживание, завтраки, транспорт и т.д. Однако бывают случаи, когда срок отчета по командировочным расходам 2016-2017 истекает, а сотрудник не может найти чеки из гостиницы. Поэтому по согласию с руководством сотрудник компании может воспользоваться услугами фирм, которые делают документы для отчета за гостиницу, подтверждающие оплату услуг проживания.
Официальную квитанцию и чек с гостиницы для командировки могут выдать только служащие отеля. Но в случае утраты официальных бланков можно обратиться в специализирующиеся на продаже чеков фирмы. За небольшую плату данные фирмы предлагают подлинные отчетные документы для командировочных купить.
Находясь в командировке, сотрудник должен позаботиться о последующем возмещении всех сопутствующих расходов. Поэтому следует заранее уточнить, какие документы предоставляет гостиница за проживание. Кроме этого, необходимо уточнить в бухгалтерии своей компании, является ли счет гостиницы бланком строгой отчетности. В некоторых фирмах могут потребовать дополнительные бланки. Это необходимо уточнить заранее, чтобы иметь возможность запросить их в отеле проживания.

Составной частью расходов на командировки являются гостиничные документы для командировочных. Проживание в гостинице командированного сотрудника должно подтверждаться соответствующими документами (счетом, кассовым чеком, квитанцией к ПКО). Какой из этих документов необходимо предоставить руководителю? И как поступить, если в счет включен завтрак? На эти и подобные вопросы Организации необходимо возместить работнику понесенные расходы на съем жилого помещения во время командировки (ст.168 Постановление правительства РФ от 13.10.2008 №749). Но для этого сотруднику необходимо предоставить гостиничные документы для командировочных.

Пример гостиничного чека с расценками за обслуживание

Счет из гостиницы

Какой подтверждающий документ должен предоставить командировочный за проживание в гостинице, чтобы фирмы при проверке не было претензий со стороны налоговой инспекции? Если в отеле не используют контрольно-кассовую технику (КТТ), то необходимо оформить бланк строгой отчетности (БСО) , разработанный в свободной форме. При этом название документа может содержать слова – квитанция, счет, гостиничный чек, ваучер. До 01.12.2008 г. применяли форму №3-Г, созданную по приказу Минфина России. В настоящее время эта форма не используется, и чиновники не рекомендуют его применять в качестве БСО.

Каждая гостиница имеет право разработать свой БСО. Здесь необходимо учесть требования, предъявляемые чиновниками к оформлению БСО. Если не будут выполняться требования, то документ не смогут отнести к БСО. Естественно, у компании, чей командированный сотрудник предоставит такой документ появятся трудности с учетом расходов на жилье и вычтут НДС по этим расходам. Что это за требования?

Если сотрудник предоставил гостиничные документы для командировочных не удовлетворяющие данным требованиям, и организация учла обложение налогом прибыли расходы на проживание, то при предъявлении претензий налоговой инспекцией у нее есть возможность отстоять свои права в суде. Другой вариант – это в гостиничном комплексе используется контрольно-кассовая техника. БСО в этом случае может не оформляться, а документом, который подтверждает оплату проживания считается кассовый чек. К нему должен быть приложен документ (чаще всего счет), в котором предоставлена полная информация о проживании лица.

Как поступить в ситуации, если сотрудник, вернувшись из командировки, предоставил вместо чека или БСО предъявил квитанцию к ПКО (приходно-кассовому ордеру)?

Пример ПКО о проживании в гостинице

В этой ситуации вероятны проблемы при проверке. Работники налоговой инспекции могут посчитать такие расходы неправильно учтенными при обложении налогом прибыли, но в судебном порядке организация имеет возможность отстоять свою правоту. Кроме того, вероятно будут насчитаны доначисления НДФЛ и взносов по страховке на сумму компенсации расходов по проживанию на основании квитанции к ПКО. Практически проверяющие могут посчитать, что компенсация гостиничных затрат, имеющих подтверждение квитанцией, образует доход сотрудника. Однако, в суде доначисление на ЕСН и НДФЛ было определено как неправомерное. Суд сослался, что затраты на проживание в гостинице подтверждаются другими документами.

В этой ситуации к авансовому отчету прилагались квитанции к ПКО, являющиеся официальными документами, что подтверждают прием денег продающей стороной. Отсутствие чека кассового аппарата, при предоставлении других документов, не может являться точным свидетельством нецелевого использования командированным лицом платежных средств и получения выплат, которые облагаются ЕСН и НДФЛ.

Выданные сотрудникам под отчет средства не были их доходом, потому что были применены в интересах организации. 09.10.2015 Правительство РФ своим Постановлением №1085 утвердило новые Правила предоставления гостиничных услуг. У них отмечается обязанность гостиничного комплекса выдать постояльцу кассовый чек или документ, созданный на бланке СО.

Есть надежда, что с появлением новых правил гостиницы будут более ответственно относиться к оформлению документов, и прекратят выдачу документов, не соответствующих законодательству.

Отсутствие документов на проживание

В случае, если работник не привез гостиничных документов для командировочных, есть возможность сделать запрос в гостиницу о справке, которая подтверждает факт проживания лица именно в этой гостинице.

Справку дали о подтверждении проживания в гостинице

Некоторые работники налоговой инспекции требуют информацию по детализации предоставленных услугах и подтверждения оплату проживания командированного работника. Организация, в свою очередь, подает документы, которые устанавливают период нахождения командированного работника в месте расположения гостиницы. Есть риск, что такой справки недостаточно для местных налоговиков.

Поэтому организации должны готовиться к спорным ситуациям. В суде организация имеет право оспорить претензии со стороны ИФНС, потому что документы, имеющие косвенное подтверждение расходов должны быть приняты во внимание.

Гостиничные документы для командировочных могут отсутствовать и по другим причинам. Организации, в которых командировки достаточно частые, могут снимать с этой целью квартиру. В таком случае организация сама оплачивает арендованную квартиру, а работник не получает компенсации за проживание. В этом случае организации разрешено учитывать при налогообложении прибыли траты на аренду квартиры только за время фактического проживания работника в ней.

Если договор аренды квартиры заключался на полгода, а совместный срок командировок сотрудников, по очереди проживавших 5,5 месяцев, то плату за найм в последние полмесяца налоговые инспекторы сочтут необоснованной в налоговом плане расходом организации.

В счете завтрак

Каждый гостиничный комплекс оснащен рестораном, кафе или столовой, где клиентам предлагают завтрак. Если цена за питание будет включена в счет гостиницы отдельно, то эти траты организацией лучше в «налоговые» расходы не включать. Это обосновано п.п. 12 п.1 ст.264 НК РФ, где сказано, что к тратам относятся затраты сотрудника на оплату допуслуг, которые оказывают гостиницы (кроме обслуживания в ресторанах и барах, в номере, пользование оздоровительными объектами). Если в гостинице отсутствует кафе или ресторан, а есть столовая, то это ограничение можно игнорировать. Это — рискованно и организациям удается доказать свою правоту и правильность учета в «прибыльных расходах» цены завтрака в гостиничной столовой.

Бывают ситуации, когда налоговики не отличаются лояльностью. В связи с этим, чтобы избежать налоговых рисков организация может не брать во внимание траты на завтрак при налогообложении прибыли. Кроме налога на прибыль риск возникает в НДФЛ и страховых взносах. Проверяющие налоговые инспектора доначисляют их на стоимость завтрака, которая отражена в счете гостиницы.

Согласно официальных разъяснений Минфина РФ, отдельно выделенная стоимость в счете гостиницы за питание, то у работника появляется натуральный доход. Компенсация питания не подлежит возмещению по расходам за найм жилого помещения, освобожденное от налогообложения. В этой ситуации на питание отдельно начисляют НДФЛ и ЕСН. Что предпринять, если в счете гостиницы присутствует завтрак, но его стоимость не обозначена отдельной суммой. Такая ситуация довольно частая и организации, учитывающие расходы на основе такого счета, имеет налоговые риски. В своей практике налоговики определяют стоимость завтрака с помощью расчетов или полностью выводят всю сумму из «прибыльных расходов». Ни один из этих вариантов не имеет законных оснований.

Организация имеет право оспорить действия налоговых инспекторов в суде. Работники налоговой инспекции смогут доначислить НДФЛ со стоимости завтрака, определенного с помощью расчетов. В этой ситуации организация в суде сможет аргументированно доказать отсутствие обязанности начислять и уплачивать этот налог. Что касается страховых взносов, то проверяющие их не начисляют в связи с официальным разъяснением, которое рекомендует не начислять страховые взносы на цену проживания командированного сотрудника в гостиничном комплексе, где в проживание включена стоимость завтрака.

Другие гостиничные сервисы

Кроме стоимости проживания, организациям приходится оплачивать спектр дополнительных сервисов. Одним из таких является бронирование номера. Согласно пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ траты работника на оплату допуслуг, которые оказываются гостиницами также подлежат возмещению, кроме обслуживания в барах, ресторанах, номерах, использование оздоровительных объектов. Финансовое ведомство полагает, что бронирование номера это допуслуга, оказываемая гостиницами, что означает необходимость ее учета при налогообложении прибыли. Естественно, при наличии соответствующих документов – чек ККТ, БСО. Стоимость химчистки организация учитывает при налогообложении прибыли на условии обоснования производственной направленности и экономической обоснованности такого вида расходов. Это не трудно сделать, если служебная командировка посвящена встречам с людьми, деловым переговорам и т.п., где сотрудник обязан хорошо выглядеть.

Лимит расходов

Некоторые организации в целях экономии расходования средств устанавливают лимит расходов во время рабочей командировки. Здесь возникает вопрос: при превышении данного лимита сотрудником и предоставлении им счета гостиницы на всю стоимость проживания, есть ли необходимость удерживать с работника НДФЛ? Ответ – нет. Не облагаются НДФЛ признанные законодательством компенсационные выплаты, которые связаны с возмещением командировочных расходов. В доход командированного сотрудника на будут включены фактически произведенные и документально доказанные траты по найму жилого помещения. Если есть письменное заявление сотрудника с описанием причин перерасхода и приказ работодателя о возмещении полной цены за аренду, то от НДФЛ вся сумма, указанная в гостиничных документах для командировочных, освобождается в случае, если она превышает установленный организацией ограничение. Вся сумма компенсации трат сотрудника по аренде помещения в месте командирования может учитываться с целью налогообложения прибыли. Ст.168 в Трудовом кодексе РФ гласит, что работодатель должен возместить командированному сотруднику его траты по аренде жилого помещения.

Траты по найму жилого помещения относят к прочим расходам, которые связаны с производством. В этом случае в НК РФ не существует обязанности по установлению лимита «гостиничных» трат. При каких условиях происходит вычет НДС? НДС, который платится в составе расходов на жилье в гостинице, компания может принять к вычету. Чиновники ставят условия: чтобы вычесть НДС необходим счет, оформленный на БСО, указание в документе суммы НДС (основание – письмо Минфина РФ № 03-07-11/9440 от 25.02.2015). Эти выводы сделаны на основании п.18 Правил ведения книги покупок, используемой во время расчета налога на добавочную стоимость. В этом документе указано, что гостиничные услуги в книге регистрируются БСО с указанной суммой налога. При выдаче гостиницей счета-фактуры и кассового чека вместо БСО, то можно вычесть НДС.

Если счет за аренду жилья выдан на бланке свободной формы, то вычесть НДС невозможно, даже если есть кассовый чек с указанной суммой налога. Налоговые инспекторы, проверяя гостиничные документы для командировочных просматривают документы от гостиниц на предмет отдельного указания суммы НДС. Формулировка «в том числе и НДС», по мнению налоговиков, не дает права на вычет. Хотя в суде можно доказать возможность вычета НДС в данной ситуации. Положительные результаты уже есть в арбитражной практике.

Возмещение затрат на наем жилья в командировке - одно из обязательных условий при направлении работника в служебную поездку.

Оформление проживания

Подлинность

Все документы можно проверить на сайте ФНС

Оперативность

Документы готовы в максимально короткий срок

Дешевизна

Наша комиссия составляет 7-10% от суммы чека

Бесплатная доставка

По кольцевой ветке метро

Постоянным клиентам и группам лиц

Порядок возмещения командированному сотруднику расходов на проживание в отеле определяется локальными нормативными актами организации (Колдоговором, приказом, Положением и т. д.).

К командировочным расходам относится в гостинице. До недавнего времени счета отелей являлись документами строгой отчетности. Сейчас данные организации наделены правом самостоятельно разрабатывать бланки документов, подтверждающих пребывание посетителей (Постановление № 359 от 06.05.2008).

Остановившись в номере, командированный сотрудник может пользоваться всеми бытовыми и коммунальными услугами, включенными в сервис отеля.

Администрация гостиницы оформляет и выдает работнику бумаги, подтверждающие его проживание в ней.

Документы

Кассовый чек

Свидетельство о регистрации в налоговом органе

Особый вид квитанции в России и в некоторых других странах Восточной Европы, документ, который печатает на специальной ленте

Акт выполненных работ

Счет-фактура

Прайс лист на гостиничные услуги

Доказательством нахождения в отеле является бланк строгой отчетности (БСО). Это может быть счет, квитанция и т. д. Он должен содержать следующую обязательную информацию:

реквизиты гостиницы: уставные и банковские;
паспортные данные постояльца;
размер платы за номер с выделенным НДС;
период проживания;
печать и подпись директора отеля.

БСО обязательно должен изготавливаться в типографии и иметь индивидуальный номер. Оформленная ненадлежащим образом бумага не будет служить основанием для уменьшения расходов при исчислении налога на прибыль

Для подтверждения оплаты также выдается кассовый чек либо приходный ордер.

Если работник забыл взять подтверждающий факт проживания документ или потерял его, следует запросить справку из гостиницы об оказании услуг данному постояльцу. Она также должна быть правильно заполнена и содержать подробные сведения о предоставленном сервисе. Такой документ может показаться подозрительным налоговикам при камеральной ревизии. Работодателю придется защищать свои интересы в суде.

Расчет оплаты

Компенсируемую сумму и требования к оформлению документов на наем жилья работодатель устанавливает самостоятельно (ст. 168 ТК РФ).

Как заказать отчетные документы и какую информацию для этого нужно предоставить?

Для того чтобы сделать заявку на документы, подтверждающие ваше проживание в отеле, необходимо позвонить по телефону, указанному на сайте +79267891045, либо заполнить форму онлайн-заявки. После этого с вами связывается наш оператор для уточнения времени и места доставки, а так же других интересующих вас моментов. Для оформления отчетной документации необходимо предоставить следующую информацию: - Ф. И. О. - Дата заезда и дата выезда из гостиницы - Стоимость 1 суток проживания - Ваш контактный телефон Так же все данные вы можете переслать на указанный номер с помощью смс-сообщения, либо при помощи Viber или Watts Up.

Что входит в стандартный комплект документов?

В стандартный комплект документов входит кассовый чек, гостиничный счет по форме 3-Г и копия свидетельства о регистрации гостиницы. Дополнительно бухгалтерия может потребовать акт о приемке выполненных работ, счет-фактуру, прейскурант цен или его копия, договор на проживание. Справка о наличии номеров может выдаваться по запросу клиента при ограниченном командировочном бюджете.

Почему в чеке и других документах не выделена строка с НДС?

Организации, работающие по упрощенной системе налогообложения, либо по ЕНДВ (единому налогу на вмененный доход) не являются плательщиками налога на добавленную стоимость. Соответственно гостиницы работающие по данной системе относятся к числу таких организаций. По запросу бухгалтерии мы можем выдать копию уведомления о постановке нашего отеля на учет в налоговой организации как плательщика УСН или ЕНВД.

Какова стоимость отчетных документов и сроки доставки?

Наша комиссия составляет от 7 до 10 % от суммы, указанной в чеке. Процент зависит от общей суммы заказа. Снижение комиссии возможно при крупных заказах, а так же для постоянных клиентов. Минимальна стоимость документов 1000 рублей.

Какие данные необходимо предоставить для оформления счет-фактуры?

Счет-фактура оформляется на организацию, которая является юридическим лицом. Выдается клиенту она при наличии у него доверенности, предоставленной предприятием. Для оформления счет-фактуры необходимо предоставить данные: - Полное название вашего предприятия - Полный юридический адрес - ИНН и КПП вашей организации

Как происходит подтверждение проживания в гостинице?

В случае проверки со стороны вашей бухгалтерии, подтверждение пребывания в нашем отеле происходит в нескольких формах. Оно может в устной форме по телефону, может быть официально в виде письма, либо в электронной форме на email. При любом запросе подтверждение будет гарантированно.

Руководитель в полном объеме принимает к возмещению затраты на проживание в гостинице. Основанием служит счет на оплату номера. В НК РФ нет ограничений оплаты расходов за жилье.

Деньги на оплату проживания работодатель выдает сотруднику авансом перед отъездом в командировку.

Если командированный прибыл в гостиницу в день, предшествующий началу его работы у принимающей стороны, этот день также подлежит оплате.

При оплате проживания банковской корпоративной картой потребуются следующие оправдательные документы:

квитанции терминалов и банкоматов;
выписки по счету карты, выданные банком;
чеки (БСО) отеля, подтверждающие оплату.

Условия и лимиты

Налоговиков при ревизии могут заинтересовать затраты на компенсирование стоимости гостиничного номера повышенной комфортности.

Во избежание спорных вопросов, следует прописать во внутреннем нормативном акте то, какими условиями в отеле вправе пользоваться рядовые работники и представители администрации.

Если сотрудник превысил установленную норму затрат на проживание, они возмещаются ему полностью, а для налогового учета применяется сумма, равная нормативу.

По мнению налоговиков, расходы по оформлению брони можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль. Затраты должны иметь документальное обоснование.

Если в командировке работник заболел, то она пролонгируется на период его нетрудоспособности. Расходы на проживание компенсируются полностью. Исключением является случай, когда сотрудник попадает в стационар. За дни пребывания в больнице затраты на жилье работодателем не возмещаются (п. 25 Постановления № 749 от 13.10.2008).

Нормы расходов на проживание работодатели определяют внутренними актами. Если работник превысил установленный лимит, то разница не будет облагаться НДФЛ. Все произведенные затраты принимаются к учету в фактических суммах. С сотрудника следует потребовать письменное объяснение причин превышения лимита расходов на проживание.

Итак, затраты не проживание работнику в полной мере компенсирует руководитель. От командированного сотрудника требуется предоставить своему работодателю правильно заполненные документы, подтверждающие расходы.

Командировка – это поездка сотрудника по распоряжению его работодателя, связанная с решением каких-либо производственных вопросов в другой местности. В процессе командировки сотрудник несет определенные расходы, которые работодатель оплачивает при наличии необходимых подтверждающих документов. Наша статья расскажет, какие отчетные документы за проживание в командировке предоставляются работником для подтверждения и возмещения его расходов.

Отчетные документы по командировке

Организация самостоятельно определяет порядок возмещения командировочных расходов своим сотрудникам, прописывая его в локальном акте, но на основании действующего законодательства РФ (ст. 168 ТК РФ). Это относится и к требованиям по документальному подтверждению затрат на проживание командированных сотрудников.

Перед командировкой сотрудник получает авансом в кассе предприятия необходимую для поездки сумму денежных средств - командировочные расходы. Они включают: оплату проезда к месту командировки и обратно, стоимость жилья для командированного сотрудника, суточные, а также это могут быть любые другие расходы, дополнительно согласованные с работодателем.

Выполнив задание и вернувшись обратно, сотрудник в течение 3-х рабочих дней должен подготовить авансовый отчет и приложить к нему все необходимые отчетные документы для командировочных, подтверждающие проживание в месте командировки, проезд и прочие расходы, понесенные в связи с производственной поездкой (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В авансовом отчете, в том числе, указывается: Ф.И.О. сотрудника, дата выдачи и сумма полученного им аванса на командировку, сумма средств, фактически потраченных сотрудником, перечень всех документов, подтверждающих произведенные в период командировки расходы.

С 2015 года не требуется оформление командировочных удостоверений . Теперь срок фактического нахождения сотрудника в командировке, как правило, определяется на основе проездных документов (в том числе электронных) на поезд, самолет, автобус и прочие виды транспорта. Если билеты по какой-либо причине отсутствуют (например, утеряны), то период нахождения сотрудника в командировке рассчитывается на основе документов, подтверждающих наем жилья в месте ее проведения (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отчетные документы за проживание в гостинице

Когда командированный сотрудник снимает гостиничный номер, оплата гостиницы в командировке должна подтверждаться кассовым чеком или иным документом, оформленным на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085). Кроме этого, в качестве отчетного документа за проживание в гостинице, необходимо приложить договор об оказании гостиничных услуг, заключенный сотрудником. В договоре обязательно должна присутствовать следующая информация:

наименование организации (или ИП), оказывающей гостиничные услуги, сведения о госрегистрации,
данные получателя услуг гостиницы – Ф.И.О. командированного сотрудника,
сведения о гостиничном номере и его стоимость,
период проживания сотрудника в гостинице,
подписи сторон.

Отчетные документы за проживание в квартире

С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?

В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.

В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Что касается порядка подтверждения расходов на проживание в командировке «бюджетников», то в целом он аналогичен вышеуказанному. Такие организации ведут деятельность, как правило, некоммерческого характера, получая финансирование из бюджетов разных уровней, поэтому нюансом в данном случае будет лишь указание источника финансирования в приказе о направлении сотрудника в командировку.