Руководитель организации издаёт приказ о поощрении (премировании или награждении). Этот приказ оформляется в отделе кадров по унифицированной форме № Т-11 или Т-11а (для группы сотрудников). Приказ служит для документирования факта поощрения работников. Сведения из приказа заносятся в личную карточку работника.
Унифицированная форма № Т-11 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Класс365
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить приказ о поощрении
Работодатель может поощрять своих работников за безупречное выполнение своих обязанностей, добросовестный труд и другое. Поощрение может быть выражено в виде благодарности, денежной премии, награждении почётной грамотой или ценным подарком, а также в виде представления к званию лучшего в своей профессии.
Для того, чтобы выдать сотруднику премию, руководитель предприятия издает специальный приказ о поощрении работника. Основанием для него обычно служит ходатайство главы того или иного подразделения компании, однако это могут быть и другие документы, подтверждающие заслуги премируемого (например, подтверждающие его стаж работы на предприятии). Что касается самого приказа, то здесь вам не придется ничего выдумывать или изобретать. Документ не только унифицирован, но и утвержден Госкомстатом.
Вам понадобится стандартный бланк по форме Т-11. В него нужно вписать наименование предприятия так, как оно записано в ваших учредительных документах. Если вы - индивидуальный предприниматель, впишите в приказ о поощрении работника ваш код по ОКПО. Номер документа и дата приказа проставляется в соответствии с текущими данными.
В приказ о поощрении работника необходимо также вписать табельный номер сотрудника, которого вы хотите премировать, его полные фамилию, имя и отчество, название отдела (структурного подразделения), где он работает, и название должности (по штатному расписанию).
Мотив поощрения пишется с маленькой буквы. Это могут быть, например, «высокие достижения в работе», «добросовестное исполнение должностных обязанностей» и т.п.
В поле «основание к поощрению» впишите название документа-основания (например, ходатайство руководителя подразделения).
Теперь осталось только подписать документ. Первым это делает руководитель организации, ее первое лицо - он вписывает наименование своей должности (например, генеральный директор, председатель совета директоров или президент), фамилию и инициалы и ставит подпись. После этого приказ заверяется печатью компании.
После ознакомления с приказом о поощрении работник также ставит на нем свою подпись и указывает дату подписания.
Начните работу с Класс365 прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Класс365
Унифицированная форма Т-11 является приказом (распоряжением) о поощрении работника за трудовые успехи. Из нашей статьи вы узнаете, в каких случаях и как составляется данный документ.
Суть и отличие унифицированных форм Т-11а и Т-11
У каждого из работодателей возникают ситуации, когда нужно поощрить за достижения в трудовой деятельности кого-нибудь из сотрудников. Для этого необходимо составить и утвердить приказ (распоряжение) о поощрении работника, используя для этого принятую у работодателя форму организационно-распорядительного документа. В т. ч. возможно его составление по переставшей быть обязательной к применению с 2013 года, но продолжающей использоваться многими работодателями унифицированной форме Т-11. При этом следует знать, как правильно оформить данный документ и в чем отличие между бланками Т- 11 и Т- 11а. Бланк унифицированной формы Т-11 скачать можно на нашем сайте.
Приказы по унифицированным формам Т-11 и Т-11а различает то обстоятельство, что в форме Т-11 будет дано распоряжение на поощрение только 1 сотрудника, а форму Т-11а применяют для поощрения нескольких работников.
Бланк унифицированной формы Т-11а скачать можно также на нашем сайте.
Порядок заполнения приказа о поощрении
Оформление приказа начинается с отражения названия организации. Данные должны соответствовать учредительным документам предприятия. В приведенном ниже примере это ООО «Незабудка».
Номер документа может содержать не только цифры, но и буквы. Номер в примере - 15. Также в данном документе указывается фамилия, имя и отчество поощряемого сотрудника. У нас это Смирнов Иван Федорович.
Следом отражается информация о должности работника. Затем указывается подразделение, в котором он трудится. При отсутствии этой информации в данной строке ставится прочерк. В нашем примере подразделением является инженерно-техническая служба, должность сотрудника - механик.
О нюансах уплаты НДФЛ за сотрудника, сменяющего в течение месяца несколько подразделений организации, читайте в статье .
Обязательная и основная информация в приказе о поощрении - мотив поощрения сотрудника, который приводится в соответствующей графе. Здесь необходимо отразить причину поощрения работника. Как именно он будет поощрен, указывается в графе «Вид поощрения». В нашем примере сотруднику назначена премия. Руководитель сам принимает решение о том, каким способом осуществить поощрение: выписать премию, наградить грамотой, объявить благодарность, подарить ценный подарок.
При награждении деньгами в соответствующей графе проставляется сумма вознаграждения (сумма - прописью, копейки - цифрами). Затем сумма указывается цифрами в другой графе. В нашем примере сумма вознаграждения составила 10 000 руб.
Далее нужно заполнить графу «Основание», т. е. привести документальные основания для премии. Это может быть большой стаж сотрудника, ходатайство руководителя отдела и т. п. В примере в качестве основания указано ходатайство начальника инженерно-технической службы Петрова Василия Викторовича.
Подписывается документ руководителем предприятия, а также награждаемым сотрудником. Кроме того, запись о поощрении вносится в карточку сотрудника и трудовую книжку.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При выплате ежемесячных премий приказ по данной форме не выписывается. Он предназначен только для разовых поощрений.
О налогообложении премий читайте в статье .
По унифицированной форме Т-11 заполняется положение о премировании сотрудника. Вам необязательно заполнять документ о поощрении сотрудника по унифицированной форме Т-11, вы можете разработать бланк самостоятельно и заполнить приказ по форме, которую утвердите в учетной политике своей компании. Однако имейте ввиду, что разработанные вами формы должны содержать все необходимые реквизиты (название организации, составившей документ, дату составления и т.д.) Полный перечень требований вы найдете в части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.№ 402-ФЗ.
В зависимости от того, какие формы документов в работе вы решите использовать, вы вправе как разработать собственный порядок их заполнения, так и руководствоваться указаниями, которые действуют в отношении унифицированных форм, разработанных Госкомстатом России. Если вы все-таки решите использовать формы, которые разработал Госкомстат, то положение о премировании вы должны будете составить по форме № Т-11.
Положение необходимо составлять не только в случае, когда вы решили премировать работника деньгами. При выдаче премии в натуральной форме, при выдаче подарка также требуется заполнение данного бланка Т 11. Кроме того, если вы решили вручить работнику подарок, необходимо составить договор дарения. По общему правилу компания может заключить его в устной или оформить в письменной форме. Однако в некоторых случаях необходимо обязательно оформить договор письменно: когда стоимость имущества, которое вы хотите подарить, составляет более 3000 руб. или в качестве подарка выступает недвижимое имущество.
Образец заполнения унифицированной формы Т-11
Приказ о премировании, как правило, обычно составляет работник отдела кадров. Если в компании такого отдела нет, то обязанности по заполнению приказа возлагаются на работника, который отвечает за ведение кадрового делопроизводства (например, секретаря).
В шапке вам необходимо заполнить название компании, форму по ОКУД, ОКПО, порядковый номер приказа и дату его составления. Основная часть приказа состоит из следующих пунктов:
- ФИО работника и табельный номер;
- Структурное подразделение, должность работника;
- Причина премирования;
- Вид премии (деньги, ценный подарок);
- Сумма поощрения;
- Основание для поощрения;
- Подпись руководителя компании;
- Подпись работника и дата.
Приказ о премировании заполняется на основании представления или служебной записки от руководителя структурного подразделения компании, в котором работает сотрудник. Если вы оформляете приказ по унифицированной форме, но в виде поощрения выступает не денежное вознаграждение (премия), а, например, подарок, то допускается исключение из бланка реквизита «в сумме ____ руб. ____ коп.».
Приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, должен быть подписан руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Если в работе вы используете самостоятельно составленную и утвержденную форму приказа о поощрении, то документ должны подписать ответственные лица с указанием их фамилий и инициалов (либо других реквизитов, которые позволяют идентифицировать ответственных лиц).
Ознакомьтесь с образцом заполнения формы, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.
Образец заполнения унифицированной формы Т-11 приводим ниже.
Премия – один из основных видов стимулирования работника. С другой стороны – это вид финансовой операции, которая обязательно отражается документально, например, в приказе о премировании сотрудников. Образец и инструкция по составлению – в этой статье.
Специфика премирования определяется 2 моментами:
- Это добровольный акт работодателя, т.е. это его право, а не обязанность. Как правило, в трудовом договоре прописывается, что фирма может премировать сотрудника, что на практике подразумевает только один возможный случай – инициатива работодателя.
- С другой стороны, единых норм по начислению премии нет: т.е. в законодательстве не предусмотрен режим, сумма и особенности выплаты (в день зарплаты или аванса).
Таким образом, что касается самого факта выплаты премии, порядка этой процедуры, то все это является доброй волей компании, а конкретно – уполномоченных лиц, имеющих право принятия соответствующего решения. Поэтому ответственность возникает только за правильность оформления этой финансовой операции в документации. Исключения составляют те случаи, когда в трудовом договоре был изначально указан размер премии и порядок ее выплаты работнику.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Премия согласно трудовому законодательству – это составная часть зарплаты. Соответственно, и выдаваться она может только в те дни, которые были указаны в трудовом договоре.
Порядок составления приказа во многом зависит от величины предприятия и численности его штата: если премирование сотрудников в небольшой фирме можно организовать буквально за 1 день, то в крупном подразделении процедура значительно сложнее. В общем виде порядок следующий:
- Все руководители филиалов, обособленных подразделений уведомляются о необходимости подготовке к премированию и в ответ составляют изначальные списки сотрудников с указанием должности, ФИО и оснований для возможного начисления премии.
- По заявленным сотрудникам уполномоченные лица изучают возможность премирования в каждом конкретном случае в соответствии с внутренними регламентами компаниями (выполнение плана. показатели эффективности и т.п.).
- На основе этого анализа список корректируется или оставляется в неизменном виде и рассылается по всем подразделениям.
- Вариант в окончательной редакции переходит в проект приказа, после чего окончательно утвержденный документ о премировании сотрудников распечатывается.
- Каждый сотрудник, внесенный в список, ознакомляется с документом и обязательно ставит свою подпись.
Если одни виды премий начисляются ежегодно, ежеквартально и даже ежемесячно, то другие могут выделяться во внеочередном порядке. Поэтому классификация приказов зависит именно от порядка выдачи премий:
- массовые и единичные случаи – т.е. сразу всему коллективу (или отделу) или же отдельным коллегам за индивидуальные успехи;
- плановые (периодические) и внеплановые (нерегулярные) – в зависимости от финансовых возможностей компании премии могут выдаваться постоянно или же только в отдельных случаях.
Классифицируются эти выплаты и в зависимости от причины премии:
- Праздничные – нередко сюда относят корпоративные подарки в виде доплат к Новому году, 8 Марта, а также к профессиональному празднику.
- Производственные – т.е. за заслуги, которые связаны с выполнением плана, внедрением эффективных мер, которые улучшают рабочий процесс, оптимизируют производство, способствуют экономии ресурсов и т.п.
- Организационного характера – т.е. премии за успешную подготовку и проведение определенных мероприятий в интересах компании. Например, семинар, круглый стол по проблеме, встреча клиентов или гостей из-за рубежа, организация корпоратива и т.п.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Премия может начисляться не только в связи с трудовыми успехами, но и в связи с праздниками, т.е. работодатель сам вправе выбрать основание. Однако такие выплаты не полагаются как помощь сотруднику в трудной жизненной ситуации. Тогда речь идет о предоставлении материальной помощи. Поэтому чаще всего премия понимается как доплата исключительно за трудовые достижения, которые вместе с тем могут быть приурочены к праздникам.
Образец и примеры заполнения приказа 2019
Форма Т-11.
Форма Т-11а.
Работодатель вправе использовать любую форму или разработать самостоятельный вариант оформления . Главное – правильно отразить операцию в документах бухгалтерского учета и прочих финансовых бумагах. Основное требование к содержанию – кому начислена премия, в какой точной сумме и на каком основании. Обычно в приказе также отражают ФИО и должность лица, которое отвечает за его реализацию.
Пример приказа о премировании (в случае с выплатой двум сотрудникам) может быть таким.
Таким образом, документ включает в себя:
- Заглавие – шапка с обычными сведениями: полное наименование фирмы, номер, дата и название приказа.
- Основная часть, в которой перечисляются списком премированные лица (ФИО, должность, табельный номер), основание выдачи и размер суммы. При этом размер может указываться как обычно в цифрах, так и в виде процентного соотношения (например, 10% оклада). Здесь же прописывается, по представлению какого сотрудника начисляется премия, если имела места деловая рекомендация.
- Подпись руководителя, дата и приложение с подписями всех премированных сотрудников о факте их ознакомления с премией.
Что лучше – готовая форма или своя
Как правило, комфортнее использовать готовую форму, поскольку это обеспечивает:
- удобство в плане оформления – не нужно тратить время на разработку собственного образца;
- простоту работы с документом в штате бухгалтерии – все ключевые реквизиты уже прописаны;
- и самое главное – благодаря указанию реквизитов у проверяющих лиц возникнет меньше вопросов по поводу премиальных выплат, которые в крупных компаниях могут составлять большие суммы – порядка сотен миллионов рублей.
Премирование работников: 6 рисков для работодателя
Поскольку выдача премии – финансовая операция, то и определенные риски со стороны проверяющих инспекторов существуют. Они касаются, прежде всего, налоговых контролеров, но нередко и идут со стороны представителей трудовой инспекции.
Риск 1. Неверная формулировка в трудовом договоре
Нередко работодатель указывает, что его сотруднику, с которым заключается договор, полагается ежемесячная или ежеквартальная премия в установленном размере, например 15% от его оклада. В данном случае премия по факту становится неотъемлемой частью зарплаты, поскольку работодатель уплачивает ее в оговоренные сроки и в установленных размерах, обязательства о которых сам же и взял на себя. Более корректно отражать факт выплаты в категории «право», а не «обязанность» работодателя – иначе по сути это уже не премия, а зарплата.
Риск 2. Выплаты «13 зарплаты»
Премия в конце года в размере всей средней зарплаты или значительной ее части по традиции называется «13 зарплатой». В законе нет такого понятия, соответственно, подобная премия – это исключительная добрая воля работодателя. Но опять же важно правильно отразить ее в трудовом договоре (индивидуальном и коллективном), а также в локальных внутренних актах предприятия. При этом в договорах можно указать только ссылки на эти акты, а в актах порядок выплаты должен быть прописан максимально подробно:
- связь выплаты 13 зарплаты и показателей качества работы сотрудника;
- возможность невыплаты этого вида премии с подробным описанием всего перечня причин, в том числе в связи с экономически неблагоприятным положением;
- особо важно обратить внимание на порядок выплаты при увольнении: должен сотрудник отработать весь год или нет, как выплачивать, если увольнение происходит в связи с сокращением, ликвидацией компании и т.п.
Риск 3. Премии к праздникам
Подобные выплаты рассматриваются большинством руководителей как символические подарки в сумме 500-1000 рублей. Поэтому нередко этому пункту не уделяется внимание, а все сводится к формулировке «Работодатель выплачивает каждому сотруднику премию 1000 рублей ежегодной к 22 марта – Дню основания компании». В этом случае лучше обезопасить себя от финансовых рисков и указать, что фирма обязуется это делать только при наличии возможности, а также оставляет за собой право не платить премию, если работник грубо нарушил трудовой распорядок и т.п.
Риск 4. Сумма премии и норма рабочего времени
Предусмотреть следует и тот важный момент, что далеко не все сотрудники отрабатывают готовую/квартальную/месячную норму часов в связи с разными обстоятельствами – отпуска за свой счет, больничные, отпуск по беременности или уходу за ребенком и т.п. Поэтому сумму премию, как и саму возможность ее выплаты следует тесно и однозначно связать с определенной нормой: например, не менее 180 рабочих дней.
Риск 5. Депремирование и лишение права на премию
Эти понятия широко присутствуют в реальной трудовой практике, однако нередко возникает путаница с трактовкой как в документах, так и на уровне устного разъяснения руководством норм компании для сотрудников. В трудовом, коллективном договоре и прочих документах важно четко развести оба понятия. Если депремирование – это мера, которая законно принимается работодателем в случае существенной ошибки работника, допущенной им при выполнении обязанностей, то лишение права премии может иметь и сугубо экономические, объективные причины. Обычно все эти нюансы подробно прописываются в локальных актах.
Риск 6. Как правильно разработать механизмы снижения премии
Как основания для начисления/неначисления премии, так и основания для ее обоснованного снижения следует прописать в локальном акте очень подробно. Лучше всего приводить не конкретные цифры (снижение на 500 рублей и т.п.), а процентные соотношения – например, «в случае допущения ошибки при обслуживании клиента, что привело к его отказу от сотрудничества, ежемесячная премия снижается на 10% от изначально установленной суммы». Чаще всего размер снижения устанавливается по простой формуле – пропорционально тому, насколько был выполнен план, причем важно учесть не только индивидуальные показатели, но и связь с показателями работы отдела и всего подразделения. Это особенно актуально для крупных компаний.
Таким образом, лучше предусмотреть заранее все приведенные ключевые моменты. Основной критерий правильного порядка премирования сотрудника – это составление приказа и договоров таким образом, чтобы он сам в любой момент смог рассчитать сумму выплаты. Т.е. расчет премии должен быть предельно прозрачным, а основания для выплаты или невыплаты – предельно однозначными.
Положение о премировании
Отразить особенности процедуры можно в следующих документах:
- Положение о премировании.
- Индивидуальный и коллективный трудовые договоры.
- Соответствующие локальные акты.
При этом в договорах можно не прописывать подробно весь порядок, который сам по себе должен занять несколько печатных страниц, а только сослаться на документ, в котором есть соответствующая информация. При этом важно ознакомить каждого сотрудника с Положением о премировании под подпись .
Таким образом, схема учреждения порядка премирования может выглядеть так.
Готовый пример стандартного Положения о премировании представлен ниже.
Налогообложение премии
Поскольку премия – это вид зарплаты, т.е. фактически это ее часть, то она также относится к налоговой базе, как и сама зарплата. Т.е. по общему правилу от суммы премии удерживается НДФЛ и страховые взносы . К исключениям относятся следующие случаи:
- Иностранные или отечественные премии за достижения в науке, образовании, литературе, искусстве, технике (изобретения, Нобелевская премия, премия ЮНЕСКО и т.п.).
- Выплаты в качестве материальной помощи, которые можно выплатить не более, чем 4000 рублей в год на каждого сотрудника. Соответственно, со всех превышающих сумм налог и взносы уплачиваются.
И напоследок видеоинструкция по составлению документа, а также анализ возможных последствий в случае его отсутствия.
Приказ о премировании работников (форма Т-11 и Т-11а) – распорядительный документ от руководства организации о присуждении сотруднику организации премии. В процессе рабочей деятельности работника он может быть премирован руководством за какие-либо особые заслуги, в качестве премии ему может быть выдана грамота, благодарность, денежное или материальное вознаграждение. Оформляется вознаграждение сотрудника путем составления приказа о премировании работников. Приказ может быть составлен в свободной форме на фирменном бланке предприятия, а можно воспользоваться удобной унифицированной формой Т-11 и Т-11а. Первая форма предназначена для поощрения одного работника, вторая – для группы работников. Как правильно составить приказ на премирование разберем на примере формы Т-11.
Приказ о премировании работника форма Т-11 образец заполнения
Прежде чем кадровая служба составит приказ, начальник подразделения, в котором трудится работник, должен оформить представление к поощрению, на основе которого уже и будет оформлен приказ. Это представление указывается в тексте приказа в качестве основания для составления.
Приказ – это распорядительный документ, составляется он от имени руководства предприятия.
В тексте приказа нужно указать основные данные работника: должность, подразделение, ФИО. После этого отражаются достижения и заслуги работника, за которые он представлен к поощрению.
Последним пунктом нужно указать вид премирования (поощрения). Это может быть денежная премия, тогда она указывается прописью в приказе. Если это какая-то материальная вещь, подарок, то его наименование также указывается в приказе. Кроме того, работнику может быть вручена грамота и объявлена благодарность.
Докладная записка о премировании – основание для вознаграждения
Основанием для премирования сотрудника может быть докладная записка руководству об трудовых успехах работника. На рисунке ниже отражается пример заполнения докладной записки от директора по производству на имя генерального директора.