Принципы, задачи и сущность планирования. Процесс стратегического планирования

При реализации большинства проектов, даже самых значительных, инвестор всегда пытается экономить, поэтому финансовые и ресурсные возможности исполнителя чаще всего ограниченны. В таких условиях большое значение имеет оптимальное распределение ресурсов, при котором обеспечивается их наиболее эффективное использование. Нередко руководитель проекта начинает свою работу, не имея точного представления, на что он сможет рассчитывать в процессе реализации начинания, поэтому текущее управление выделенными фондами имеет огромное значение.

Любое начинание реализуется на основе плана работ, который базируется на проектно-сметной документации. Среди всех видов планирования особое место занимает эффективное распределение ресурсов, которые должны закупаться и поставляться в нужное время и в необходимом количестве. Кроме того, уже приобретенные средства следует оптимально распределить по разным процессам для наиболее быстрого и качественного выполнения работ.

При выполнении проектных заданий используют различные виды ресурсов:

природные (земля, вода, атмосфера);
трудовые;
средства производства (предметы труда, производственные мощности);
финансовые (кредитные или собственные капитальные вложения);
информационные (просветительский, научный и культурный потенциал);
внешние (связи с иностранными партнерами, валютные резервы).

Все виды ресурсов группируют в две большие группы, имеющие критическое значение для реализации замысла:

Трудовые – это люди, которые работают с материалами и техникой (инженеры, строители, монтажники, водители, операторы различных механизмов). Кроме того, в более широком контексте в этот перечень можно включить всех людей, задействованных в проекте, например, заказчика, планировщиков, подрядчиков, спонсоров и т.д.
Материально-технические включают в себя вещи, без которых невозможно ничего произвести. Это сырье (материалы, комплектующие, конструкции), машины и иные технические средства (оборудование, механизмы). Также сюда относится топливо и другие энергоносители.

Ресурсное управление является неотъемлемой частью общего управления всем проектом . Оно начинается на фазе разработки концепции и технико-экономического обоснования, детализируется при составлении плана и предполагает выполнение действий в таких направлениях:

общее планирование;
управление закупками и поставками;
управление запасами;
логистика и материально-техническое обеспечение, т.е. управление распределением.

Предварительно просчитав все необходимые процессы по типовым срокам выполнения, и произведя примерное распределение ресурсов между различными площадками, можно рассчитать ориентировочное время внедрения проекта. При этом применяемое для расчетов экономико-математическое моделирование всегда направлено на достижение максимального эффекта при минимуме затрат или при условии ограниченности различных средств.

При планировании проекта следует помнить, что ресурсы бывают двух типов:

Невоспроизводимые , накапливаемые , складируемые . Они в процессе работы полностью расходуются, их повторное использование невозможно. Однако в случае их неиспользования в данный отрезок времени, они могут быть сохранены (накоплены) и применены позже. К ним можно отнести топливо, деньги, предметы и средства труда, используемые только один раз.
Воспроизводимые , ненакапливаемые , нескладируемые . В процессе работы такие средства не расходуются, сохраняют свою форму и могут применяться на других участках. Вместе с тем, если такое средство в определенный момент времени не применяется (простаивает), то этот простой невозможно компенсировать в будущем, поскольку его способность выполнять определенные полезные действия не накапливается. В основном, речь идет о людях и средствах труда, используемых многократно (механизмах, станках и другом оборудовании).

При этом важно понимать, что конкретные ресурсы мало связаны со всем проектом в целом, они в основном привязаны к выполнению конкретных работ в технологическом процессе.

Поскольку последовательность всех работ расписана в сетевом календарном плане, то и необходимость в людях или сырье тоже напрямую привязана к плану. В зависимости от общего объема, фазы выполнения работ и интенсивности затрат определяется потребность в складируемом и нескладируемом ресурсе.

Например, при возведении стен сооружения необходимо несколько бригад каменщиков, своевременная и в нужном объеме доставка кирпича и раствора, а также подъемного оборудования. По мере приближения работы к окончанию количество рабочих и оборудования можно уменьшить, складировать требуемый запас кирпича, а высвободившиеся силы направить на параллельный участок работ.

В таком случае происходит перераспределение ресурсов, то есть для выполнения одной задачи их количество увеличивается за счет уменьшения при реализации другой задачи. Иногда тот или иной процесс может быть вообще остановлен или приостановлен, если на другом участке есть острая потребность в людях или технических средствах.

Руководитель проекта обязан детально знать план всех работ и держать руку на пульсе событий, чтобы обеспечить правильное распределение и перераспределение средств производства и кадров.

В современном проектном менеджменте применяются два основных подхода к ресурсному планированию:

С ограничением по времени . В таком случае заказчиком устанавливается точная дата завершения всех работ, на которую менеджер должен ориентироваться. При этом он может привлекать дополнительную рабочую силу, технику, денежные средства для ускорения процессов, особенно в период перегрузок.
С ограничением в ресурсах . Здесь главное ограничение – это наличие определенных ресурсов, чаще всего денежных средств. В связи с этим приходится выбирать те или иные технические решения в зависимости от их стоимости и нет возможности сколько-нибудь точно рассчитать время окончания задумки. Если за время внедрения идеи произойдет повышение цен на стройматериалы, комплектующие или рабочую силу, то менеджеру вместе с заказчиком придется принимать решение о прекращении работ, поиске более дешевых технических решений или об обращении за заемными средствами.

Исходя из выбора одного из вышеуказанных методов планирования, руководитель может приступать к разработке принципов материально-технического обеспечения инициативы.

Основные этапы управления ресурсами

Материально-техническое обеспечение проекта состоит из закупок требуемых фондов и своевременного снабжения ими исполнителей. Управление ресурсами – это более широкое понятие, которое включает в себя:

планирование (составление графика работ, закупки в соответствии с запланированными процессами);
регулирование (налаживание своевременных поставок, распределение сырья и других фондов по объектам, создание необходимых запасов);
контроль (оценка наличия необходимых компонентов и затрат на них, контроль качества и запасов, контроль над выполнением плановых показателей по стоимости и срокам).

Ненадлежащее выполнение хотя бы одного из вышеприведенных пунктов может нарушить ход работ, включенных в сетевой график. Это при последовательном планировании стане причиной срыва сроков сдачи объекта, а при параллельном – создаст значительные проблемы, решить которые можно будет ли за счет сокращения продолжительности критического пути. Для такого сокращения придется в авральном порядке перераспределять человеческие и материальные фонды между площадками, нарушая общий цикл реализации проекта. Осознавая важность каждого этапа, можно более детально остановиться на основных составляющих управления ресурсами.

Отдельно стоит остановиться на системе закупок – это самая сложная и важная система мероприятий, обеспечивающая проект требуемыми товарами, услугами и интеллектуальной собственностью со стороны внешних поставщиков.Она неразрывно связана с поставками продукции

Подсистема закупок и поставок состоит из ряда действий:

Процесс закупок очень многокомпонентный, сложный и ответственный.

Во время реализации масштабной инициативы, например постройки нового завода, крупного начинания в авиационной или нефтегазовой отрасли приходится закупать сотни самых разнообразных товаров и услуг.

При этом их качества и цена должны соотноситься оптимальным образом, чтобы, с одной стороны, не сделать проект слишком дорогим, а с другой – не допустить поставок некачественных составляющих.

При подготовке к процессу закупки обращают внимание на такие факторы:

Общая среда, влияющая на процессы – экономические, политические, организационные, технологические факторы, могущие негативно или положительно повлиять на достижение поставленной цели.
Стратегия приобретения компонентов и их увязка со стадиями проекта по времени и структуре работ.
Планирование закупок – подготовка документации по каждому виду товаров или услуг с детализацией требований по техническим характеристикам, качеству, затратам, контрактам и поставщикам.
Предварительная оценка, выбор и проверка поставщиков. Эта фаза включает в себя изучение текущей загруженности, потенциальной мощности производителей – потенциальных поставщиков, их производственных показателей.
Изучение технической компетентности потенциальных партнеров. Анализ соответствия изготавливаемых ими материалов или услуг требованиям конкретного задания, квалификационные проверки, проведение переговоров.
Оценка стоимости. Изучение реалистичности подхода к формированию цены, рассмотрение возможных рисков, которые могут повлиять на увеличение цены составляющих, а, следовательно, удорожание всего проекта.

Такие товары, как топливо, металлопродукция, сырье, стройматериалы, универсальное оборудование обычно хорошо прописаны в различных стандартах, поэтому их производит большое количество предприятий. Это позволяет покупать их на специализированных товарных биржах. Что касается сложного оборудования и точных приборов, электроники, которые требуют профессиональной наладки и постоянного обслуживания, то здесь лидирует фирменная продажа и специализированные посреднические компании, обеспечивающие полный комплекс услуг.

Непосредственно после заключения контракта начинается работа по постоянному отслеживанию ритмичности поставок в соответствии с фазами строительно-монтажных работ, контролю качества и составлению статистики для использования в следующих проектах. Этот анализ длится до самой сдачи объекта в эксплуатацию.

Отдельное место в строительстве и монтаже занимает наличие и размер запасов сырья или конструкций. Это оптимизационная задача, над которой работают параллельно с разработкой стратегии закупок.

Обычно для каждого вида продукции рассчитывается страховой запас – это тот минимум ресурса, который позволит бесперебойно работать при определенной задержке со стороны поставщика или при ошибке в расчетах точки заказа, т.е. момента, когда необходимо оформить новый заказ.

Управление запасами включает в себя такие управляемые параметры: объемы запасов по каждому номенклатурному наименованию, частота, а также объемы и сроки их пополнения, минимизация порчи, контроль степени готовности хранящейся продукции к использованию.

Одна из основных задач маркетинга — установлениемаксимально возможной планомерности и пропорциональности в деятельности фирмы исходя из ее стратегических целей. Основная управленческая задача руководства фирмы (предприятия) при использовании планирования состоит в том, чтобы уменьшить степень неопределенности и риска в хозяйственной деятельности и обеспечить концентрацию ресурсов на выбранных приоритетных направлениях. Эффективная реализация всех функциймаркетинга на должном уровне малореальнабез продуманного и всеобъемлющего планирования.

Планирование — это вид деятельности, связанные с постановкой задач и действий в будущем. План оптимального распределения ресурсов для достижения поставленной цели.

Отмечая важность планирования для хозяйственной деятельности фирмы, известный английский ученый — специалист но управлению — К. Л. Хадсон пишет в своей книге "Организация и управление предприятием": планировать — значит разработать схему будущей деятельности фирмы для получения заданных результатов при установленных затратах и в определенный период времени, и далее, что планирование представляет собой преднамеренную попытку оказать воздействие, управлятьразмахом, скоростью и последствиями изменений.

Эффективное внутрифирменноепланированиепредполагает необходимостьсоблюдения следующихосновных принципов:

оно должно обладать необходимойгибкостью иадаптивностью, т. е. своевременнореагировать на изменения внешней среды предприятия;
планированием должны заниматься, прежде всего, те, кто будет затем претворять в жизнь разработанные планы;
уровень компетенции в планировании должен соответствовать уровню компетенции в отношении распоряжения ресурсами предприятия.

Связь между системой маркетинга и планированием носит активный, двусторонний характер. Цели маркетинговой деятельности оказывают решающее воздействие на характер, временной горизонт и на систему планирования. Вместе с тем реализация маркетинговой деятельности в определенной последовательности осуществляется во взаимоувязке с комплексной программой (планом) маркетинга. Проявлением плановости при реализации маркетинговых мероприятий являются разработка и реализация программы маркетинга, которая фактически представляет собой генеральный план и определяет содержание всех остальных планов предприятия.

Планирование в маркетинге направлено на решение следующих главных проблем:

определение целей (например, дифференциация товаров с учетом выбранных сегментов рынка, освоение новых товаров или рынков, решение проблемы конкурентоспособности и др.), а также основных принципов и критериев оценки самого процесса планирования;
формирование структуры и резервов частных планов, характера их взаимной связи (например, увязка планов реализации товаров на отдельных сегментах рынка, сбытовой и производственной деятельности зарубежных отделений и филиалов и т. д.);
определение характера исходных данных, необходимых для планирования (состояние и перспективы рынка, текущие и предполагаемые в перспективе потребности конечных пользователей продукции предприятия, прогнозные данные об изменении товарной структуры внешних рынков и т. п.);
определение общей организации процесса и рамок планирования (уровни компетенции и ответственности управляющих, права и обязанности организационно-структурных подразделений предприятия и т. п.).

Важнейшими составными частями фирменной плановой работы, осуществляемой на основе принципов и методов маркетинга, являются и планирование (составление плана) маркетинга.

Здравый смысл подсказывает, что фирме, выходящей на внешний рынок, надо предлагать первоначально товары, которые она уже производит и продает на внутреннем рынке, а не пытаться торговать чем-нибудь новеньким. Естественно, этот традиционный для фирмы товар должен соответствовать требованиям потенциальных внешних покупателей по своим потребительным свойствам; быть конкурентоспособным по этим показателям и цене; удовлетворять потребности, которые конкурирующие товары либо не удовлетворяют совсем (это наиболее желательный вариант), либо удовлетворяют недостаточно хорошо. Все эти положения будут раскрыты в дальнейшем достаточно подробно. Пока же мы предположим, что конкурентоспособный товар (или даже группа товаров) у нас имеется.

Прежде чем приступить к описанию следующего этапа, мы должны сделать одно замечание. С точки зрения методологии следовало бы начать не с составления плана, а с этапов, этой процедуре предшествующих, — с анализа рынка, конкурентов и т. д. Однако в этом случае мы столкнулись бы с ситуацией — "из-за деревьев не видно леса". Все эти этапы имеют смысл только в контексте главной цели: планирования маркетинга и его контроля. Вот почему мы решили пойти по следующему пути: сначала описать всю процедуру, вводя новые термины и лишь вкратце их разъясняя, чтобы представить полную картину, а потом подробно разъяснить содержание и смысл каждого этапа и каждого употребленного понятия.

Итак, следующий этап "предпланирование" — выбор рынков , на которых целесообразно работать (выходить или продолжать деятельность) с данным товаром.

Исходя из имеющихся товаров и прогнозов рыночной обстановки (наверное, излишне упоминать, что оцениваются только реальные рынки, имеющие хотя бы минимальную перспективу), устанавливают задание каждому отделению фирмы: объемы продаж в физических единицах и денежном выражении (сбытовые квоты). Среди товаров выделяют обычно новые товары, еще не завоевавшие рынок, а потому требующие повышенного внимания, затем традиционные товары, пользующиеся устойчивым спросом, и, наконец, товары слабые, спрос на которые падает либо неопределенен в своих тенденциях. Не имеет значения, о дорогих или дешевых изделиях (услугах) идет речь: важно, что они различаются по степени новизны и тенденциям спроса.

Важный этап планирования — установление цен . Максимум и минимум приемлемой цены определяют при рассмотрении наилучшей стратегии маркетинга по каждому товару, в плане же маркетинговой деятельности определяют прейскурантные (объявляемые для всеобщего сведения) цены, а также скидки и надбавки, на которые следует идти во время переговоров, когда формируются контрактные цены . Для определения цены имеет первостепенное значение превышение спроса над предложением, затем собственные издержки (не только себестоимость, но и транспортные, страховые, таможенные и иные расходы), а далее цены, предлагаемые конкурентами; затевать, "войну цен" можно только после тщательного анализа того, к каким последствиям она приведет и не вызовет ли опасных убытков.

Объем отчислений на маркетинг по отношению к общему объему продаж — вопрос, который каждая фирма решает самостоятельно, исходя из опыта конкурентов и соображений о том, какую роль играет деятельность службы маркетинга в достижении поставленных целей фирмы. Готовых рецептов на все случаи жизни нет, общим же правилом является то, что чем менее "серьезен" и более "массов" товар, тем большими должны быть отчисления на маркетинг (изучение рынка, и стимулирование сбыта). Правильное распределение выделенных средств между этими отделами службы маркетинга требует анализа как опыта конкурентов, так и собственной практики. По сути, оно идет методом проб и ошибок (поэтому вредно как придавать ошибкам трагическое значение, так и упорствовать в них).

Процедура планирования должна представлять собой диалог между высшими уровнями руководства, занятыми стратегическими проблемами, и низшими, решающими тактические задачи. Высшее руководство не может предусмотреть все частные ситуации на рынках, от которых оно к тому же и отделено в пространстве, однако такой предусмотрительности от руководителей такого ранга и не требуется. Они обязаны лишь помнить и учитывать в своей работе частные идеи и планы низших руководителей и оперативных работников, поскольку эти идеи и планы обычно хорошо отражают сильные и слабые стороны местных условий торговли и вообще рыночной деятельности (реклама, продвижение товара и т. д.). Непрерывность диалога, побуждение низших руководителей к инициативным предложениям, эффективное вознаграждение за такие предложения — действенный путь к оптимизации отношений между разными уровнями руководства. Между прочим (хотя это и не относится прямо к процедурам планирования), многие фирмы устраивают многодневные "экскурсии" для работников центрального управленческого звена за границу, где люди знакомятся с работой сотрудников иностранных филиалов фирмы, в неформальной обстановке проникаются спецификой работы на данном рынке, лучше начинают понимать трудности и запросы людей, работающих в филиале. Для руководителей же маркетинговых служб и маркетинговых подразделений считается обязательным хотя бы один раз в год побывать в иностранном филиале фирмы, чтобы воочию, а не по бумагам ознакомиться с состоянием дел. Той же цели (откровенные беседы и обмен мнениями в неформальной обстановке с высшим руководством) служат и периодчески созываемые конференции сотрудников иностранных отделов.

Процедура планирования представляет собой не линейный, а кольцевой, циклический процесс. Составлением плана маркетинга она отнюдь не ограничивается. Принятый наверху план должен иметь возможность изменяться в соответствии с поступающими снизу данными, корректироваться в соответствии с реальностями внешней среды маркетинга.

Правила принятия решений и установки, направляющие процесс развития логистической системы предприятия.

Принцип разработки стратегии и тактики логистической системы

Логистическая стратегия – долгосрочное планирование, отражающее направления и способы использования ресурсов организации для достижения поставленных целей.

Логистическая стратегия формируется под влиянием следующих факторов: отраслевая конкуренция, региональные различия рыночного потенциала, смена технологий, доступность энергетических и иных материальных ресурсов, структура каналов распределения, правила государственного регулирования и др.

Логистические стратегии могут быть направлены на:

Минимизацию общих издержек;

Максимизацию уровня сервиса;

Максимизацию прибыли;

Максимизацию конкурентных преимуществ;

Минимизацию используемых активов.

Типы рынков, на которых действует логистическая система

Логистическая стратегия:

Виды логистических стратегий:

· Стратегия фокусирования. Цели:удовлетворить потребности потребителей целевого сегмента лучше, чем конкуренты. Цель реализуется: высокая готовность к поставкам; подвижность в отношении смены продукта; способность обработки заказов с низким объ-емом или нерегулярно колеблющейся частотой.

· Стратегия дифференциации. Цели: стремление предприятия к уникальности в систе-ме обслуживания потребителя. Цель реализуется: высокая скорость поставок; надежность поставок; высокая готовность к поставкам; подвижность в отношении потребностей клиентов.

· Стратегия лидерства по затратам. Цели: лидерство на рынке за счет снижения логистических затрат по цепи поставок. Цель реализуется: минимизация издержек по всей траектории движения материалопотока при постоянном расчете затрат и достойном внимания уровне сервиса.

· Стратегия диверсификации. Цели: устранить зависимость от отдельно взятых стратегических подразделений фирмы. Цель реализуется: за счет использования разных видов диверсификации: горизонтальной, вертикальной, латерной.

Логистическая стратегия согласовывает свои цели и задачи функциональных областей с маркетинговой и производственными стратегиями компании по следующим направлениям:

С стратегией маркетинга:

· В зависимости от фаз жизненного цикла товара;

· От вида системы продвижения товара на рынок: “тянущие” или “толкающие” системы;

· Выбор структуры каналов дистрибъюции;

· В формировании цены;

· В выборе транспорта или перевозчика.

С производственной стратегией:

· По формированию концепции управления производством;

· По длительности производственного цикла;

· С учетом фактора сезонности производства и потребления продукции;

· По формированию систем материально-технического снабжения и сбыта.

Схема разработки логистической стратегии:

Схема разработки логистической стратегии состоит из двух этапов:

1. Первый этап: выявление стратегической цели и направление хозяйственного развития фирмы в планируемом периоде. Изучаются следующие вопросы:

· Изменение рыночных потребностей.

· Повышение требований к логистики с учетом выбора системы продвижения товара на рынок и системы дистрибьюции.

· Разбивка производимой или реализуемой продукции с учетом принципа Парето (АВС-анализ, правило 80-20).

· Размер запасов на самом предприятии и в системе дистриибьюции (XYZ-анализ) и создание гибкой производственной системы с возможностью реагирования на изменение рыночных потребностей.

· Внимание к отдельным видам деятельности, позволяющим снизить издержки движения материалопотока.

· Возможность адаптации конечного стратегического направления с учетом изменения ситуации на рынке.

· Повышение логистических показателей поставщиков и дистрибьюторов.

На базе данных, полученных на первом этапе разрабатывается план действий, в котором определяются: цели, ресурсы, графики работы структурных подразделений, взаимозависимости функциональных подразделений, возможные последствия, различные хозяйственные варианты для обеспечения общей стратегии фирмы.

2. Второй этап: разработка подробного хозяйственного плана фирмы, подтверждающего стратегическое направление первого этапа. В содержание стратегического направления входят:

· Производственные мощности;

· Структура каналов сбыта, с учетом национальных систем распределения;

· Организация и технологические процессы на складе;

· Планирование процессов транспортировки;

· Создание контрольных систем.

· Выбор поставщиков и согласование с ними общей концепции деятельности.

· Согласование планов логистики с планом маркетинговой и производственной деятельности предприятия.

Инструментами управления логистической системой предприятия являются: прогнозирование, планирование, организация, контроль, регулирование.

В деятельности предприятия или же в любых сферах жизни человека постоянно присутствуют определенные цели, для достижения которых следует наметить четкую последовательность действий. Сущность планирования состоит в том, чтобы разработать качественный алгоритм, который позволит добиться конкретных результатов в намеченные сроки.

Что такое планирование

Сущность планирования состоит в распределении временных и материальных ресурсов, а также разработке алгоритма действий для достижения поставленных целей. Если рассматривать данное понятие применительно к предприятию, то это одна из основных функций менеджмента. В данном случае процесс планирования будет выглядеть следующим образом:

формулировка миссии предприятия;
в соответствии с предыдущим пунктом разрабатываются цели, которые планируется достигнуть;
составление общей программы действий;
поиск ресурсов, необходимых для реализации плана;
определение круга исполнителей программы и доведение до них исчерпывающей информации;
фиксация результатов в форме заверенного документа установленной формы.

Таким образом, сущность планирования можно трактовать как разработку системы целей, а также путей их достижения. Объект - это конкретная организация или ее структурное подразделение, для которого составляется перспективная программа. Что же касается субъектов планирования, то это лица или конкретные отделы, которые осуществляют данную деятельность.

Основные принципы

Выделяют следующие основные принципы планирования:

принцип единства заключается в том, что все мелкие задачи, включенные в план, должны быть направлены на достижение конечной глобальной цели;
принцип участия подразумевает, что в процесс планирования, в той или иной мере, должны быть вовлечены все лица, которые будут работать над реализацией проекта;
принцип непрерывности гласит, что выполнение планов не должно останавливаться из-за непредвиденных обстоятельств (стоит ограничиться лишь внесением корректив);
принцип гибкости подразумевает возможность изменения плана, с целью адаптировать его к постоянно изменяющимся условиям;
принцип научности - все положения должны быть четко обоснованы в соответствии с известными теориями;
принцип точности состоит в том, чтобы максимально объективно описывать конечные и промежуточные результаты.

Все перечисленные требования являются обязательными к выполнению. Соблюдая данные принципы планирования, вы будете иметь возможность составить качественную и эффективную программу действий.

Основные методы планирования ресурсов

Планирование ресурсов на предприятии может осуществляться в соответствии с такими основными методами:

балансовый метод подразумевает поиск равновесия между потребностями в ресурсах, а также их источниками;
расчетно-аналитический метод позволяет учесть все факторы, влияющие на достижение конечного результата, а также их динамику;
экономико-математические методы подразумевают использование специально разработанных моделей, которые позволяют получить наиболее точные результаты;
графоаналитический метод состоит в использовании специальных средств представления промежуточных и конечных результатов;
программно-целевой метод подразумевает разработку комплекса мероприятий и задач, выполнение которых обеспечивает достижение конечного результата.

Выбор методики планирования зависит не только от специфики деятельности предприятия, но и от ситуации, которая сложилась во внутренней и внешней среде на конкретный период времени.

Основные задачи планирования

Для того чтобы достижение целей было реальным, необходимо составлять качественные программы и алгоритмы действий. Таким образом, задачи планирования могут быть сформулированы так:

формирование перечня проблем, которые предстоит решить в плановом периоде;
поиск сценариев, в соответствии с которыми может развиваться ситуация;
обоснование целей и определение степени их значимости;
поиск источников ресурсов, а также разработка плана их использования;
обозначение конечных и промежуточных результатов, в соответствии с которыми будет производиться контроль за достижением целей.

После разработки глобального плана важно правильно разбить его на локальные задачи. Они выступают своего рода этапами, выполнение которых приближает организацию к достижению конечной цели.

Почему нужно составлять планы

Необходимость планирования во всех сферах деятельности обусловлена рядом причин:

развитие экономики характеризуется высоким уровнем неопределенности, а оптимизация использования ресурсов путем составления четкого плана помогает сгладить кризисные моменты;
планирование помогает создавать конкурентные преимущества за счет того, что в перспективных документах есть возможность предусмотреть колебания внешней среды, перебои в поставках ресурсов и прочие моменты;
система планирования позволяет внедрить программы по применению инноваций и достижений научно-технического прогресса;
стабильно работающее предприятие, действующее на основе четко спланированной программы, является более привлекательным для инвестирования;
постепенные структурные преобразования, которые обеспечивают планомерное достижение тактических и стратегических целей;
составление реальных программ путем соотнесения текущих возможностей и перспективных планов;
целенаправленное развитие организации и движение в выбранном направлении;
возможность предвидения возможных проблем;
стимулирующее действие для работников всех уровней;
упорядочение управленческих действий и прочих мероприятий.

Грамотно составленный план позволяет руководителю и его подчиненным планомерно двигаться к достижению поставленной цели. Следуя четкому алгоритму, не придется отвлекаться на посторонние действия. Кроме того, в плане зачастую предусматриваются варианты реагирования на непредвиденные ситуации, а потому выровнять положение удастся без значительных материальных и временных потерь.

Каким должен быть эффективный план

Для того чтобы процесс планирования был эффективным, к нему выдвигается ряд требований, а именно:

программа должна быть целесообразной и адекватной в конкретной ситуации;
в планы закладывают реально достижимые цели и показатели;
в документах отражается исчерпывающая информация относительно текущей ситуации, а также перспективного положения;
план составляется в соответствии с четкими стандартами и правилами;
составление перспективных программ должно быть систематичным;
в рамках плана стоит оперировать четкими цифрами и конкретными выражениями.

Стоит отметить, что алгоритм действий для предприятия значительно отличается от того, который человек составляет лично для себя. В случае с организацией план является более жестким и допускает внесение корректив только в экстренных ситуациях.

Роль стратегического планирования

Стратегическое планирование обладает следующими преимуществами для предприятия:

определяет общее направление развития, в соответствии с которым составляется программа дальнейших маркетинговых и прочих исследований;
определение глобальной цели, с которой будут увязаны локальные программы всех подразделений предприятия;
является основой для поиска и распределения ресурсов;
подразумевает разработку ряда альтернатив, которыми предприятие может воспользоваться в случае возникновения непредвиденных обстоятельств;
долгосрочные перспективы заставляют руководство анализировать слабые стороны, а также искать пути их устранения.

Стоит отметить, что стратегическое планирование является необходимым условием функционирования предприятия. Оно определяет общие ориентиры деятельности, а также положение организации в будущем.

Виды планирования

Классификация видов планирования осуществляется в соответствии со следующими признаками:

В соответствии с периодом планирования:
- долгосрочное (свыше 5 лет);
- среднесрочное (до 5 лет);
- краткосрочное (менее 1 года).
В соответствии с уровнем планирования:
- по организации в целом (определяет общее направление деятельности);
- по конкретному подразделению;
- по проекту;
- по обязанностям определенного работника.
В соответствии с предметом:
- планирование научных исследований;
- планирование процесса производства;
- определение объемов и каналов сбыта;
снабжение материальными и финансовыми ресурсами.

В соответствии с целью:

оперативное;
стратегическое.

Процесс стратегического планирования

Для нормального функционирования каждое предприятие должно иметь долгосрочные ориентиры. Так, процесс стратегического планирования включает в себя следующую последовательность этапов:

определение миссии, которая служит общим направлением развития организации;
анализ сильных и слабых сторон внутри организации, а также угроз и возможностей, которые присутствуют во внешней среде;
формулировка долгосрочных целей;
разработка альтернатив на случай возникновения непредвиденных обстоятельств;
выбор базовой стратегии, на основании которой будет функционировать предприятие.

Планирование кадров

Кадровое планирование представляет собой целенаправленную и обоснованную деятельность организации, которая состоит в формировании полноценного штата работников в определенный момент времени. Это одна из важнейших задач, ведь именно работники обеспечивают стабильную работу предприятия. Так, цели планирования персонала могут быть сформулированы следующим образом:

разработка политики в сфере кадров;
определение потребности в количественном и качественном составе персонала;
продвижение перспективных работников по карьерной лестнице;
разработка сценария действия на случай непредвиденных ситуаций;
приведение в соответствие целей организации и каждого конкретного работника;
определение затрат на содержание и развитие кадров.

Персонал является основой работы любого предприятия как один из самых главных ресурсов. Именно поэтому к кадровому планированию нужно подходить со всей ответственностью, предусматривая полноценную работу как в настоящем, так и в будущем периоде времени.

Сущность тактического планирования

Тактическое планирование можно определить, как конкретизацию глобальной стратегии организации. Можно сказать, что это действия, которые обеспечивают эффективное достижение долгосрочных целей. Тактическое планирование имеет следующие особенности:

подразумевает разработку детализированных программ с указанием пошагового алгоритма действий;
имеет краткосрочный характер;
за данный вид планирования несет ответственность персонал из среднего руководящего звена;
подразумевает решение однородных вопросов, которые часто повторяются;
действия должны осуществляться в соответствии с определенным графиком;
ограниченное количество альтернативных решений.

Таким образом, можно сказать, что тактика - это средство достижения стратегических целей. Это конкретные шаги, выполнение которых приближает организацию к достижению конечного результата.

Выводы

Сущность планирования заключается в рациональном распределении временных и материальных ресурсов, а также составлении четкого алгоритма действий для достижения определенной цели. Стоит отметить, что это не просто обязательный процесс, но еще и одна из основополагающих функций менеджмента. Чтобы план носил не декларативный, а обязательный характер, ему непременно придают форму официального документа. Его исполнение контролируется высшим руководством. Мониторинг достижения плановых показателей стоит проводить не только на конечном этапе работы, но и на протяжении всего периода. это позволяет своевременно реагировать на отклонения и вносить коррективы в сроки и методы работы.

При составлении планов, необходимо руководствоваться рядом обязательных принципов. Все цели и задачи не должны противоречить друг другу, а иметь единое направление. Также стоит отметить, что к процессу составления плана желательно привлекать всех лиц, которые будут ответственны за его выполнение. Важно понимать, что как бы не сложились обстоятельства, выполнение программы не стоит приостанавливать. Должны быть внесены коррективы, соответствующие текущему положению для обеспечения продолжения полноценной работы. Планы должны быть гибкими. Алгоритмы действий должны иметь под собой научное обоснование, а указанные результаты должны характеризоваться максимальной точностью.

Планирование является одним из необходимых условий эффективного функционирования предприятия. Это связано в первую очередь с тем, что экономика характеризуется некоторой степенью неопределенности. грамотно составленный план позволяет заранее предусмотреть и сгладить негативные моменты. Также появляется возможность получить значительные преимущества среди конкурентов. При помощи подробно составленного плана можно планомерно внедрять в производство новейшие разработки и технологии. Кроме того, важно предусмотреть и структурные преобразования в организации. Стратегия планирования должна предусматривать возможность возникновения тех или иных проблем, а также способы реагирования на них. Можно сказать, что это не просто алгоритм действий, но также инструмент мотивации сотрудников.

Если начать досконально разбираться в том, какие факторы оказывают влияние на жизнь человека, в общем и целом, то их можно отыскать великое множество. Любая область жизни человека и каждая сфера его деятельности, конечно же, обладают рядом свойственных им особенностей, и порой то, что применимо к одному, совершенно неприменимо к другому. Но есть, несмотря на это, некие основополагающие принципы, которые являются действенными абсолютно во всём. К одним из таких принципов, а если говорить точнее, законов, которые вполне можно считать гарантами успеха в любой области, можно смело назвать умение планировать и расставлять приоритеты. Почему это так важно, мы выясним в представленном уроке тренинга по тайм-менеджменту.

Изучив данный материал, вы узнаете о том, что представляет собой планирование дел, и каковы его особенности, почему нужно и важно ежедневно осуществлять составление списков рабочих, личных и домашних дел. Кроме того, мы рассмотрим несколько эффективных методик и принципов планирования, часть которых рассчитана на каждый день, а часть имеет более перспективную направленность - на неделю, месяц, год и даже несколько лет. Этот курс нашего онлайн-тренинга будет полезен людям любых возрастов и профессий, а применять полученную информацию для достижения поставленных целей будет можно уже с первого дня.

Что такое планирование. Виды планирования. Приоритизация

Процесс планирования

Планированием называют процесс оптимального распределения ресурсов, необходимый для достижения поставленных целей и задач, а также совокупность процессов, которые связаны с их постановкой и реализацией. Планирование является неотъемлемой частью тайм-менеджмента (управления временем) и, при умелом применении, многократно повышают его эффективность.

В самой простой и официальной интерпретации планирование характеризуется следующими этапами:

Этап постановки целей (задач)
Этап составления плана по достижению намеченного
Этап вариантного проектирования
Этап выявления требуемых ресурсов, а также их источников
Этап определения исполнительных лиц и брифинг
Этап фиксации результатов планирования в физическом виде (план, проект, карта и т.п.)

Виды планирования

Планирование, как уже замечалось, применимо абсолютно к любой сфере жизнедеятельности, но, в зависимости от этого, оно может иметь свои особенности, что, в свою очередь, выражается в различных по его форме и содержанию видах.

Виды планирования различаются:

По обязательности

Директивное планирование - подразумевает обязательное исполнение поставленных задач, всегда имеет конкретного адресата и характеризуется повышенной детализацией. В качестве примера можно назвать постановку задач, связанных с решением вопросов государственной/национальной значимости, работой на предприятиях и т.д.
Индикативное планирование - антипод первого: не подразумевает обязательного и точного исполнения, имеет более рекомендательный и направляющий характер. Данный вид планирования широко распространён в системе макроэкономического развития различных государств.

По срокам достижения целей

Краткосрочное (текущее) планирование - рассчитывается на период до 1 года и может состоять из планов на сутки, неделю, месяц, квартал, полгода. Самый распространённый вид планирования. Применяется, как обычными людьми в процессе каждодневной жизни, так и руководителями различных организаций.
Среднесрочное планирование - рассчитывается на срок от 1 года до 5 лет. Данная форма планирования распространена в деятельности государственных учреждений, фирм и предприятий, но нередко применяется и стратегически-мыслящими людьми. В некоторых случаях может совмещаться с текущим планированием, что в комплексе является скользящим планированием.
Долгосрочное (перспективное) планирование - рассчитывается, как правило, на несколько (5, 10, 20) лет вперёд. Чаще всего этот вид планирования применяется на крупных предприятиях с целью выполнения задач социального, экономического, научно-технологического характера и т.д.

Стратегическое планирование - в основном, является долгосрочным. С помощью него определяются основные направления в деятельности организаций: расширение деятельности, создание новых направлений, стимулирование рабочего процесса, изучение рынка и его сегментов, изучение спроса, особенностей целевой аудитории и т.д. Распространено в деятельности организаций.
Тактическое планирование - чаще всего является так же - долгосрочным. Основной его целью является создание необходимых условий для реализации возможностей, найденных посредством применения стратегического планирования. Как правило, тактическое планирование применяется при планировании экономического, социального, производственного развития организации. Распространено в деятельности организаций.
Оперативно-календарное планирование - завершающий этап стратегического и тактического планирования. Служит, главным образом, для реализации процесса достижения поставленных результатов. При помощи него конкретизируются все показатели, и организуется, непосредственно, работа организации. Оперативно-календарное планирование подразумевает определение времени выполнения поставленных задач, осуществление подготовки реализации процесса, ведение учёта, контроля и анализа процесса. Распространено в деятельности организаций.
Бизнес-планирование - служит для оценки целесообразности, актуальности и эффективности планируемых мероприятий. Составление бизнес-плана происходит очень тщательно, с учётом всевозможных показателей, возможностей, предложений и т.п. Распространено в деятельности организаций и работе бизнесменов.

Кроме рассмотренных видов планирования, учитывающих первостепенные аспекты, существуют и учитывающие второстепенные. Они, в свою очередь, различаются:

По степени охвата

Общее планирование - охватывает все детали контекста.
Частичное планирование - охватывает некоторые детали контекста.

По объектам планирования

Целевое планирование - подразумевает определение требуемых для достижения целей.
Планирование средств - подразумевает планирование необходимых для достижения результата средств (финансов, информации, персонала, оборудования и т.д.).
Программное планирование - подразумевает разработку необходимых для достижения результата программ.
Планирование действий - подразумевает определение необходимых для достижения результата действий.

По глубине

Агрегированное планирование - происходит с учётом общих параметров.
Детальное планирование - происходит с учётом всех деталей и особенностей.

По координации планов во времени

Последовательное планирование - подразумевает продолжительный процесс, который состоит из нескольких более мелких этапов.
Одновременное планирование - подразумевает единовременный непродолжительный этап.

По учёту изменения данных

Жёсткое планирование - подразумевает обязательное соблюдение заданных параметров.
Гибкое планирование - подразумевает возможность несоблюдения заданных параметров и появление новых.

По очерёдности

Упорядоченное планирование - подразумевает поочерёдное выполнение планов, одного за другим.
Скользящее планирование - подразумевает продление плана на последующий период после его завершения в текущем периоде.
Внеочередное планирование - подразумевает реализацию плана по мере появления в этом необходимости.

Приоритизация

Приоритизацией называется процесс расстановки приоритетов - показателя преобладания важности того или иного пункта плана над остальными. Важной приоритизация является по той причине, что среди большого количества разных нюансов и особенностей, имеются, как те, что имеют наименьшую значимость и оказывают минимальное воздействие на процесс достижения цели, так и те, которые играют в этом процессе главенствующую роль. Умение расставлять приоритеты можно назвать ещё одним показателем эффективности и действенности любого процесса планирования, т.к. акцент на самых значимых пунктах плана зачастую является решающим в вопросе, будет достигнута цель или нет.

Как видно, планирование как процесс характеризуется немалым количеством различных нюансов. Любой из видов может применяться обособленно, а может и в комплексе с другими. Главное при выборе - это учитывать все особенности вашей деятельности. Но, сколько бы видов планирования не существовало, сколько бы мы их не рассматривали, сколько бы примеров не приводили, всё это не будет иметь никакой ценности, если мы не будем понимать - зачем вообще нам нужно что-либо планировать, какие в этом есть преимущества, как это поможет нам в жизни? Именно на эти вопросы мы и постараемся дать ответы в следующем разделе.

Для чего нужно планирование?

Учитывая то, что наши тренинги посвящены методам повышения личной продуктивности, здесь и дальше в уроке мы будем рассматривать планирование применительно к деятельности именно человека, а не организаций, фирм, предприятий и т.д.

Планирование является тем фактором, который во многом определяет не только то, добьётся ли человек того, чего хочет, но и то, чего он добьётся вообще. Дело в том, что сам процесс планирования оказывает не какой-то единичный и узконаправленный эффект, а влияет комплексно, воздействуя на многие личностные показатели человека, направленность его действий и образ жизни в целом. Ниже мы перечислим лишь несколько положительных моментов планирования и преимущества, которые оно даёт.

Конкретизация цели

Как только человек начинает заниматься планированием своей деятельности, активизируется его мышление, задействуется творческий потенциал, повышается мозговая активность. Можно чего-то хотеть и «как бы» себе это представлять, при этом думая, что точно знаешь, чего хочешь. Но как только вы садитесь за составление плана и начинаете его тщательно продумывать, ваша цель из абстрактной начинает трансформироваться в конкретную. Постепенно вы начинаете представлять её в деталях, учитывать её особенности, как-то варьировать. Есть одна поговорка, в которой говорится о том, что корабль, не знающий, куда он направляется, никогда не достигнет пункта назначения. Так и человек - если он не знает, чего конкретно хочет, никогда этого и не добьётся. Планирование даёт возможность понять и осознать, чего ты хочешь на самом деле и обрести конкретную цель.

Чёткий план действий

Даже зная о том, чего мы хотим, мы можем никогда этого не достичь, если не будем знать, что нам для этого необходимо. Наши цели могут быть мега-глобальными, благими и замечательными, но они так и останутся просто картинкой того, чем мы хотим обладать и что сделать. Такое положение вещей исправляется при помощи планирования. Во-первых, оно позволяет определить конкретные шаги, которые необходимо совершить для того, чтобы достигнуть нужного результата. Во-вторых, оно помогает определить необходимые для этого ресурсы и их источники. В-третьих, оно даёт возможность поставить временные рамки. Таким образом, составив точный план, вы будете знать, что вам нужно сделать, чтобы его реализовать, кого или что для этого привлечь, и, самое главное, когда вы хотите это сделать. Планирование значительно ускоряет процесс достижения цели, т.к. представляет собой практическое руководство к действию.

Действие, а не мысли о действии

Пока у нас нет плана по реализации того, чего мы хотим, мы находимся в постоянном раздумывании на эту тему. Мы думаем о том, как мы сильно этого желаем, как хорошо было бы, если бы у нас это было, размышляем на тему того, как сейчас этого не хватает, быть может, даже представляем себя в процессе действия. Но есть одно НО - кроме размышлений мы ничего больше не делаем. А это указывает на то, что, скорее всего, на этом всё и закончится. Важно понять, что, приступая к планированию, вы уже делаете первый и самый большой шаг на пути к реализации задуманного. Одно только это уже существенно продвигает вас вперёд. А затем начинается цепная реакция: после составления плана вы начинаете выполнять конкретные действия, за первым пунктом идёт второй, за вторым - третий и т.д. Если вы сумеете привить себе привычку планировать даже самые маленькие дела, вы сразу заметите, как ваши желания начнут становиться реальностью. Здесь можно применить ещё одну поговорку: «Под лежачий камень вода не течёт». Сдвиньтесь с мёртвой точки - начните действовать. Планирование создаёт энергетический потенциал, необходимый для достижения цели.

Возможность маневрирования

Не зная конкретно, что необходимо делать, чтобы достичь поставленных результатов, мы не можем ни определить, ни скоординировать свои действия. Мы можем в общих чертах, примерно представлять себе, что нам нужно делать, но действуя без плана, мы рискуем прийти в тупик или даже ещё дальше отдалиться от цели. Когда же вы имеете план и начинаете действовать, вы можете, так сказать, в режиме онлайн управлять всем процессом: не получается так, попробуйте по-другому, не подходит одно, подумайте, чем можно это заменить. Наличие чёткого плана позволит вам совершать манёвры на своём пути, варьировать различные методы и способы. В итоге у вас будет комплексный план, который будет учитывать всевозможные нюансы и варианты развития событий. Умение планировать - это умение быть гибким и готовым к любым ситуациям.

Высокая вероятность успеха

И, пожалуй, самое важное преимущество планирования - это, пусть и не стопроцентная гарантия, но всё же огромная вероятность успеха. Как много мы видим людей, которые, желают очень немногого, но, не имея плана, так ничего и не достигают! И, в противовес им, есть огромное количество примеров людей, имеющих фантастические цели, которые, казалось бы, недостижимы, несмотря ни на что достигают их и даже больше. Первых от вторых отличает именно умение планировать и расставлять приоритеты. Определите свои цели, начинайте составлять план - через время вы увидите, что вы дошли до цели, а тысячи зевак без плана так и остались на своих местах. Планирование выведет вас в лидеры в любой области!

Наверняка, теперь вам стало гораздо понятнее, зачем нужно заниматься планированием и продумывать все свои шаги. Планированием занимаются бизнесмены и предприниматели, главы огромных корпораций, творческие люди, писатели, актёры и звёзды шоу-бизнеса, в общем, все те, кого принято называть успешными людьми. Планирование - это часть жизни и деятельности любого человека, желающего повысить свою продуктивность и достичь серьёзных результатов. Именно по этой причине, кроме того, чтобы сесть за стол, взяв ручку и листок, и начать что-либо планировать, на сегодняшний день существуют специально разработанные методики планирования, которые уже не раз доказали свою эффективность. Краткий обзор самых популярных из них мы приведём в следующем разделе.

Методики планирования

ABC планирование

Предпосылкой данного метода служит опыт, наглядно показывающий, что соотношение важных и неважных дел в процентах всегда примерно одинаково. Любые задачи, исходя из их важности, касаемо достижения поставленных результатов, должны распределяться с использованием буквенных значений ABC. Из этого следует, что первыми должны выполняться задачи, имеющие наибольшую важность и значимость (A), а затем уже все остальные (B, C). Планировать своё время, применяя данную методику, нужно, беря во внимание именно важность задач, а не требуемые для их выполнения усилия.

Методика ABC базируется на трёх основных правилах:

Категория A - самые важные дела. Они составляют примерно 15% всех дел, которыми вы занимаетесь, но приносят они примерно 65% результатов.
Категория B - важные дела. Они составляют около 20% всех ваших дел и приносят около 20% результатов.
Категория C - дела наименьшей важности. Они составляют примерно 65% всех ваших дел, но и приносят примерно 15% результатов.

Более подробно о данной методике вы можете узнать отсюда .

Принцип Эйзенхауэра

Эту методику предложил в своё время американский генерал Дуайт Дэйвид Эйзенхауэр. Она является отличным дополнительным измерителем для быстрого принятия наиболее важных решений. Данный принцип подразумевает расстановку приоритетов, согласно критериям важности и срочности.

Все свои дела вы должны разделить на четыре основные категории и выполнять в порядке очерёдности:

Категория A - самые срочные и важные дела.
Категория B - срочные, но не важные дела. Важно уметь отделять их по критерию важности от первой категории, иначе можно потратить на их выполнение время, оставив на самом деле важные дела на потом.
Категория C - не срочные, но важные дела. Здесь нужно учитывать фактор срочности: из-за того, что эти дела не являются срочными, их часто откладывают в «долгий ящик», после чего они становятся срочными, что не очень хорошо. Поэтому, их выполнением ни в коем случае нельзя пренебрегать. Такие дела, ко всему прочему, можно делегировать - поручить их выполнение кому-то ещё.
Категория D - не срочные и не важные дела. Нередко, такими делами человек озабочен больше всего и тратит на их выполнение большую часть времени. Научитесь точно определять дела из этой категории. Делать их нужно в последнюю очередь, когда выполнены предыдущие.

Подробнее о методе Эйзенхауэра вы можете узнать отсюда .

Правило Парето

Иногда это правило называют принципом «80 на 20». Сформулировал его итальянский экономист Вильфредо Парето. Основной его предпосылкой является то, что наименьшая часть действий приносит наибольшую часть результатов, и наоборот.

Наглядно данное правило выглядит так:

20% действий = 80% результата
80% действий = 20 результата
20% людей владеют 80% всего капитала
80% людей владеют 20% всего капитала
20% клиентов приносят 80% дохода
80% клиентов приносят 20% дохода
И т.д.

Примените данное правило к своей каждодневной деятельности, и вы увидите, что 80% всего того, что вы делаете за день - это всего лишь 20% нужного вам результата, а 20% грамотно спланированных действий на 80% приближают вас в заветной цели. Исходя их этого, запомните, что день нужно начинать именно с немногочисленных, но самых сложных, важных и срочных дел, а уже после браться за выполнение лёгких и не менее важных, но присутствующих в гораздо большем объёме. Очень удобно применять правило Парето в комплексе с методикой ABC или принципом Эйзенхауэра.

Подробнее о принципе «80 на 20» можно прочитать .

Хронометраж

Под понятием «хронометраж» имеется в виду метод, предназначенный для изучения затраченного времени. Он осуществляется посредством фиксации и замера осуществляемых действий. Основными целями хронометража являются определение того, на что тратится время, выявление «поглотителей времени», поиск резервов времени и выработка чувства времени.

Вести хронометраж довольно просто: специалисты советуют производить запись всех своих действий с точностью до 5 минут на протяжении 2-3 недель. Наглядно это выглядит примерно так:

8:00-8:30 - проснулся, размялся, умылся
8:30-9:00 - попил чай, включил компьютер, проверил почту
9:00-9:30 - зашёл в социальную сеть
9:30 - 10:00 - подготовил документы по работе
И т.д.

Записи можно дополнять комментариями и дополнительными параметрами. А способов вести хронометраж существует несколько:

На бумаге - в блокноте, тетради, записной книжке
Используя гаджет - мобильный телефон, электронную книгу, планшет
Используя диктофон
Используя специальное ПО на компьютере
Онлайн - специальные интернет-приложения
Диаграмма Ганта (см. ниже)

На основе полученных посредством хронометража данных вы сможете выявить важные особенности в распределении своего времени и скорректировать их. Подробнее о хронометраже читайте .

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта - это метод столбчатых диаграмм, разработанный американским специалистом в области менеджмента Генри Гантом. Он применяется для иллюстрации планов и графиков работы по различным проектам. Состоит диаграмма из полос, которые ориентированы вдоль временной оси, а каждая из них отображает отдельную задачу, входящую в состав проекта. Вертикальная ось - это перечень задач. Помимо этого, на диаграмме можно отмечать различные показатели - проценты, указатели, временные метки и т.д.

Применяя диаграмму Ганта, вы сможете наглядно отследить процесс реализации проекта и эффективность выполняемых действий. Но, в любом случае, этот метод придётся дополнять другими, т.к. диаграмма не синхронизируется с датами, не отображает затраченные ресурсы и сущность производимых действий. Лучше всего применять её для небольших проектов. Сама же диаграмма нередко входит в состав различных приложений для управления проектами в качестве дополнения.

Техника SMART

Техника постановки целей SMART признана одной из лучших в мире. Она берёт своё начало в НЛП и подробно мы рассматривали её в одном из наших уроков. Здесь же мы приведём лишь краткое описание этой техники.

Само слово «SMART» является аббревиатурой, образованной из первых букв пяти слов, определяющих критерии целей. Рассмотрим их несколько подробнее.

Specific - цель должна быть конкретной, т.е. при её постановке вы должны обязательно отчётливо представлять себе результат, которого желаете достичь. Например, «я хочу стать специалистом в области антропологии».
Measurable - цель должна быть измеримой, т.е. вы должны представлять желаемый результат в количественном эквиваленте. Например, «к 2015 году я хочу зарабатывать 50 тысяч рублей ежемесячно».
Attainable - цель должна быть достижимой, т.е. вы должны учитывать особенности своей личности: способности, предрасположенность, талант и т.п. Например, если у вас туго с математикой и вы абсолютно не понимаете эту науку, лучше не ставить себе цель стать выдающимся математиком.
Relevant - цель должна соотноситься с другими вашими задачами. Например, достижение среднесрочной цели должно подспудно включать в себя достижение нескольких краткосрочных.
Time-bounded - цель должна быть определена во времени и иметь чётко установленные временные рамки. Например, «я хочу сбросить вес с 95 до 80 кг через полгода к такому-то месяцу».

Всё вместе это позволит вам определить необходимые действия для достижения нужного результата, учесть максимальное количество факторов и постоянно отслеживать свой прогресс. Подробнее о технике SMART написано .

Список целей и задач

Наиболее простая методика, при помощи которой можно планировать время и дела. Это просто перечень того, что нужно сделать. Такие перечни очень удобны тем, что не требуют никаких дополнительных ресурсов, как, например, ПК, мобильные приложения или использование сложных схем, но и позволяют наглядно отображать всё, что вам нужно сделать и контролировать этот процесс.

Составляется список целей и задач очень просто: можно на листке бумаги просто записывать всё, что вам требуется выполнить и когда, а по завершению выполненные пункты просто вычёркивать. А можно немного усложнить: сделать таблицу, в которой будут графы: «задача», «приоритетность», «срок выполнения», «отметка о выполнении».

Все представленные методики можно применять поодиночке или комплексно. Попробуйте все варианты - наверняка, через некоторое время вы выделите для себя наиболее удобную и подходящую, а может быть даже составите на их основе какую-то свою.

Для того чтобы упростить вам задачу при планировании своих дел и времени, в заключение урока мы хотели бы представить вашему вниманию несколько очень эффективных принципов, которые вы можете использовать в своей повседневной жизни.

Принципы планирования

Попробуйте все рассмотренные методики планирования и выберите наиболее подходящую для вас. Используйте её ежедневно и во всех делах.
Не старайтесь всё запомнить - ведите записи. Как говорится, «самый тупой карандаш лучше, чем самая острая память».
Если на вас навалилось много дел, не старайтесь успеть сделать всё. Потратьте время на определение наиболее важных и приоритетных, и приступайте к их выполнению. Остальное закончите позже.
По окончании одной недели составляйте план действий на следующую. Аналогично поступайте и в конце каждого дня.
Заведите привычку носить с собой блокнот и ручку или диктофон, чтобы записывать посещающие вас интересные мысли.
Заведите «журнал успеха», в котором вы будете ежедневно отмечать все свои успехи, пусть даже самые незначительные. Это будет поддерживать в вас постоянную мотивацию и напоминать о том, что вы на верном пути.
Учитесь говорить «нет». Эта способность убережёт вас от пустой траты времени, стремления к ненужным целям и общению с ненужными людьми.
Всегда думайте перед тем, как что-либо сделать. Взвешивайте все «за» и «против». Старайтесь не совершать необдуманных действий и поступков.
Всегда, когда находитесь в процессе чего-либо, вспоминайте себя, осознавайте, что вы делаете в настоящий момент. Если чувствуете, что не продвигаетесь вперёд - бросьте это занятие.
Посмотрите критически на себя самого: определите свои вредные привычки, отнимающие время, дела, которыми вам нравится заниматься, но которые не двигают вас к цели. Затем постепенно и поочерёдно заменяйте эти привычки и дела новыми - эффективными.
Определите свои основные приоритеты по жизни и живите в соответствии с ними. Так вы сможете всегда быть сконцентрированы на главном, и не будете тратить время впустую.
Не совершайте лишних ненужных действий, не выполняйте чужие дела. Вы должны продвигаться вперёд сами, но не позволяйте использовать себя как инструмент для достижения чужих целей, если вам самому это не в радость.
Регулярно и систематически выделяйте время на самосовершенствование: чтение книг, просмотр обучающих и мотивирующих видео, тренировку своих навыков и т.д.
Не останавливайтесь на достигнутом - добившись одной цели, ставьте другую, более серьёзную. Так вы сможете всегда быть в тонусе, будете иметь стимул и мотивацию.

Применение всех вышеперечисленных рекомендаций позволит вам быть успешным в любой области и достигать целей в кратчайшие сроки. Самое главное - это постоянная работа над собой и применение на практике полученных навыков. Чтобы всё то, что вы узнали из этого урока, начало приносить свои плоды, вам нужно сегодня же начать планировать свою дальнейшую деятельность. Начните с любого способа, тренируйтесь, оттачивайте новый навык и сделайте его привычкой. Всё в нашей жизни спланировать, конечно же, нельзя, но можно многое.

Дополнительные интересные материалы, касающиеся планирования и эффективности, вы можете найти на нашем ресурсе 4brain:

Проверьте свои знания

Если вы хотите проверить свои знания по теме данного урока, можете пройти небольшой тест, состоящий из нескольких вопросов. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу. На получаемые вами баллы влияет правильность ваших ответов и затраченное на прохождение время. Обратите внимание, что вопросы каждый раз разные, а варианты перемешиваются.