Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.
Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль -- самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.
Для этого стиля характерно:
- 1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.
- 2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах.
- 3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.
Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).
Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
- - краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
- - объективность и достоверность информации;
- - составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
- - структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
- - широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.
Язык служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень повторяемости (частотность) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
- - полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа -- предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
- - нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.
Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.
Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.
- - точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
- - лаконичность , краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
- - убедительность служебных документов достигается:
- - наличием достоверной информации;
- - наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий;
- - логикой изложения;
- - безупречностью формулировок в юридическом отношении;
- -обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
- -употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:
- - авторам - оперативно составлять документы;
- - адресатам - облегчить восприятие документов,
- - создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.
Ту же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.
- ограниченная сочетаемость слов.
Правильно Неправильно
Вносить предложения Давать предложения
Предоставить кредит Выдать кредит
Обладать правом Владеть правом
Вступать в силу Входить в силу
Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи -- высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.
Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления -- сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.
Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).
При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.
В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо -- составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор -- объявляется, порицание -- выносится, оклад -- устанавливается и т.д.
- использование отглагольных существительных .
Правильно Неправильно
Оказать содействие Посодействовать
Оказать поддержку Поддержать
Произвести ремонт Отремонтировать
- - употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
- - использование общепринятых сокращений . Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
- - использование универсальных слов с неопределенным значением ;
- - исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).
Правильно Неправильно
Продлить пролонгировать
объявление анонс
представить репрезентовать
Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:
1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:
В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...
Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа:
выполнили договорные условия, что позволяет...
Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.
В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.
- 2. Использование предложений с большим числом слов, что обусловлено:
- 1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):
Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;
2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:
...постановляет:
- 1. Определить... а)... б)... в)...;
- 2. Организовать... а)... б)... в)...;
- 3.Назначить...,
причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.
На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:
исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...
3. Активное использование страдательных конструкций типа:
представляется возможность..., комиссией было обнаружено...
и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.
4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:
закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.
Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления.
Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.
Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.
Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.
Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-1.jpg" alt="> ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ">
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-2.jpg" alt=">событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? "> событие КАК праздник ПЕРЕДАТЬ? ЗАФИКСИРОВАТЬ? открытие Прогноз погоды ВОСПРИНЯТЬ? ЛЮБАЯ средством ИНФОРМАЦИЯ взаимодействия Дата прибытия является встреча теплохода ЯЗЫК!
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-3.jpg" alt="> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации"> Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. В соответствиями с функциями языка можно выделить следующие виды стилей: q Публицистический; q Научный; q Художественно-литературный; q Разговорно-обиходный; q Официально-деловой.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-4.jpg" alt="> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, "> Публицистический стиль - функциональный стиль речи, который используется в жанрах статья, очерк, репортаж, фельетон, интервью, памфлет, ораторская речь. Служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, телевидение, афиши, буклеты). От слова ПУБЛИЧНЫЙ В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-5.jpg" alt=">Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он"> Научный стиль - это стиль, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Он предназначен для передачи научной информации в подготовленной и заинтересованной аудитории.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-6.jpg" alt=">Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. "> Художественный стиль - функциональный стиль речи, который применяется в художественной литературе. В этом стиле воздействует на воображение и чувства читателя, передаёт мысли и чувства автора, использует всё богатство лексики, возможности разных стилей, характеризуется образностью, эмоциональностью речи.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-7.jpg" alt=">Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации."> Разговорный стиль – это стиль, который обслуживает сферу устного общения или устной коммуникации. Разговорный стиль (разговорная речь) используется в широкой сфере личных, т. е. неофициальных, внеслужебных отношений. Этот стиль чаще называют разговорно-обиходным.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-9.jpg" alt="> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая"> Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-10.jpg" alt="> "> "С сегодняшнего дня я в отпуске" заявление Прошу считать меня находящейся в отпуске с 15. 06. 2013 г. Смысл один, а стиль изложения?
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-11.jpg" alt=">Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси,"> Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в. , с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-12.jpg" alt=">Важнейший памятник древнерусского права - "> Важнейший памятник древнерусского права - " Русская правда ", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-13.jpg" alt=">В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов"> В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-14.jpg" alt="> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу"> В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-15.jpg" alt=">Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности"> Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений. Две особенности официально-делового стиля: q Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения. q Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-16.jpg" alt=">Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных"> Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи. Официально-деловой стиль характеризуется: q высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения); q официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки); q безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-17.jpg" alt=">Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения "> Для ОДС характерна специальная форма этикета (Уважаемый Игорь Сергеевич!). Например, вместоимения Я принято применять пассивную конструкцию: я сделал - мною проделана. Основными особенностями ОДС являются: Ø Доказательность (достоверные факты) Ø Объективность Ø Информативность Ø Логичность Ø Стандартное размещение материала Ø Отсутствие эмоций
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-18.jpg" alt=">Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он"> Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: q официально-документальный; q обиходно-деловой.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-19.jpg" alt="> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости"> Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Язык законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-20.jpg" alt="> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности"> Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-21.jpg" alt="> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность,"> Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д. , следует писать коротко и ясно.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-22.jpg" alt=">Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль"> Официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-23.jpg" alt=">Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в"> Логичное построение предложения – характерная особенность синтаксиса официального документа Правила расположения слов в предложении: 1. Прямой порядок слов, НО когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчет.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-24.jpg" alt=">2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова "> 2. Расположение слов по информативной значимости - информационная роль слова или словосочетаний возрастает к концу предложения Студенты колледжа помогали взрослым во время каникул в работе по благоустройству парка. Во время каникул студенты колледжа помогали взрослым в работе по благоустройству парка.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-25.jpg" alt=">На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй"> На основании письма заказчика незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на второй квартал 2016 года (указание срока изготовления опытного образца) На второй квартал 2016 года незавершенный объем работ по изготовлению опытного образца переносится на основании письма заказчика (обоснование причины переноса срока сдачи заказа)
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-26.jpg" alt=">3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после"> 3. Расположение определений Ø Согласованные определения ставятся перед определяемым словом, а несогласованные - после него. соглас. опред. определяющее слово служебная командировка, основное внимание, несоглас опред. вопрос важного значения
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-27.jpg" alt=">4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после"> 4. Расположение обстоятельств - обстоятельства степени ставят перед прилагательным, а дополнения после него Исключительно интересный проект, крайне нежелательный эффект 5. Расположение числительных - существительное следует за числительным десять дней, пять человек, две бригады. Но в таблице: количество штатных единиц - 75.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-28.jpg" alt=">Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать"> Для стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний Ø Архив - обрабатывать, сдавать в, создавать; Ø Вакансия – замещать, иметь; Ø Совещание – готовить, вести, закрывать, открывать, переносить, приглашать на, проводить, устраивать. Ø приказ – издавать, Ø контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется, Ø должностные оклады – устанавливаются, выговор – объявляется, Ø порицание – выносится и т. д.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-29.jpg" alt=">Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь "> Использование расщепленных сказуемых: Деловая речь Разговорная речь оказать помощь помочь осуществить ремонт отремонтировать провести расследование расследовать обеспечить контроль проконтролировать допустить ошибку ошибиться оказать содействие содействовать
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-30.jpg" alt="> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности."> Языковые формулы выражающие мотивы создания документа Ø В подтверждение нашей договоренности. . . Ø В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем). . . Ø В соответствии с письмом заказчика. . . Ø В порядке оказания помощи прошу Вас. . . Ø В ответ на Ваш запрос сообщаем. . . Ø Ссылаясь на Ваш запрос от. . . Ø Согласно постановлению правительства. . . Ø На основании нашего телефонного разговора. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-31.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки"> Языковые формулы, выражающие причины создания документа Ø Ввиду задержки получения груза. . . Ø По причине задержки оплаты. . . Ø В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями. . . Ø В связи с нарушением срока поставки. . . Ø Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на. . . Ø Учитывая увеличение спроса на продукцию. . . Ø Ввиду особых обстоятельств. . . Ø В связи с завершением работ по. . . Ø В связи с проведением совместных работ. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-32.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена"> Языковые формулы, выражающие цель создания документа Ø В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес. . . Ø В целях увеличения товарооборота. . . Ø В целях упорядочения работы структурных подразделений института Ø В целях расширения спектра образовательной деятельности университета. . . Ø Во исполнение постановления Ученого совета университета. . . Ø Во избежание конфликтных ситуаций Ø Для согласования спорных вопросов
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-33.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. ."> Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения Ø Прошу рассмотреть возможность. . . Ø Прошу изыскать для нужд организации. . . Ø Обращаемся к Вам с просьбой. . . Ø Прошу Вас направить в мой адрес. . . Ø Убедительно прошу решить вопрос о. . . Ø Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора. . . Ø Приказываю создать комиссию в составе. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-34.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок "> Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение Ø Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает. . . Ø Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны. . . Ø Организация уведомляет Вас о том, что. . . Ø Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что. . . Ø Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-35.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø"> Языковые формулы, выражающие предложение или отказ от предложения: Ø По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы. . . Ø В ответ на Ваш запрос на. . . мы предлагаем Вам. . . Ø Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок. . . региона. . . Ø Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес. . Ø Просим Вас принять заказ на 20 -футовый контейнер из. . . на условиях. . . Ø Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам. . . Ø К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку. . . Ø Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-36.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника"> Языковые формулы, выражающие распоряжение, приказ Ø Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности. . . Ø Обязать руководителей всех подразделений… Ø Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на. . . Ø Назначить расследование по факту. . . Ø Изыскать дополнительные возможности для. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-37.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что."> Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление Ø Сообщаем, что. . . Ø Извещаем Вас о том, что. . . Ø Ставим Вас в известность о том, что. . . Ø Считаем необходимым поставить Вас в известность о. . . Ø Докладываю о. . . Ø Довожу до Вашего сведения, что. . . Ø Организация извещает о. . . Ø Нам приятно сообщить (Вам), что. . . Ø Сообщаем к Вашему сведению, что. . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-38.jpg" alt="> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что."> Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии Ø Гарантируем, что. . . Ø Безопасность гарантируется. . . Ø Конфиденциальность информации обеспечена. . . Ø Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки. . . Ø Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии). . .
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-39.jpg" alt=">Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы"> Распространенные ошибки Ø Тавтология Ø Плеоназмы Ø Слова-паронимы Ø Разговорные и устаревшие слова, архаизмы.
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-40.jpg" alt="> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении"> Тавтология - смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова Ø адресовать в адрес Ø следует отметить следующее Ø май месяц Ø пять человек детей Ø польза от использования навесных агрегатов Ø следует учитывать следующие факторы Ø данное явление полностью проявляется в условиях
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-41.jpg" alt="> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир"> Плеоназмы – частичное совпадение значения слов, образующих словосочетание Ø памятный сувенир (сувенир - подарок на память) Ø передовой авангард (авангард - те, кто идет впереди) Ø совместное сотрудничество (сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем) Ø «промышленная индустрия» (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); Ø «форсировать строительство ускоренными темпами» (форсировать - вести ускоренными темпами); Ø «потерпеть полное фиаско» (фиаско и есть полное поражение).
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-42.jpg" alt="> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный"> Слова-паронимы – близкие по звучанию родственные слова Ø гарантийный – гарантированный; Ø поместить – разместить Ø оплатить – заплатить
Src="https://present5.com/presentation/3/160484274_437278262.pdf-img/160484274_437278262.pdf-43.jpg" alt=">Разговорные и устаревшие слова, архаизмы Канцелярист, учрежденец ">
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Язык и стиль официальных документов
Языком делового общения, используемым в делопроизводстве, является официально-деловой стиль. Деловой стиль - это функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, персонал организации. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов.
Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации: официальный характер информации; адресность информации; повторяемость информации; тематическая ограниченность.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработаны такие языковые средства и способы выражения, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ним.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукцию, но не себестоимость).
Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».
Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». (слово представить - имеет смысл: предъявить; сообщить; познакомить с кем либо; ходатойствовать о чем либо; составить; обнаружить; мысленно вообразить; изобразить, показать. Слово предоставить - имеет смысл: отдать в чье либо распоряжение; дать право, возможность сделать; осуществить что-либо; разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра.).
Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, а не что иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т. д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях» и т. д.).
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся …»- постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка.
Употребление языковых формул. Одной из особенностей деловой речи
Широкое употребление языковых формул -- устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:
«Гарантируем возврат кредита в сумме…… до……»;
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет……»;
«Контроль за выполнением…… возлагается на……».
Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Употребление слов в однотипных падежных формах. Употребление однотипных падежных форм при имени существительным принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего, в текстах документов, используется последовательное подчинение слов в родительном, реже- в творительном падеже. Например:
«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции жилых и производственных зданий (род. п.)».
Широкое использование таких конструкций объясняется тем, что при наличии довольно распространенных предложений в деловой речи исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.
Ограниченное употребление глаголов в личной форме. Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т. е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы в форме 3-го лица, как правило употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
«Комиссией проведена проверка и установлено……»;
«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».
Этим же объясняется и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:
«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (Вместо: «Проект предусматривает ….»);
«Московскими организациями будет поставлено энергетическое оборудование» (вместо «Московские организации поставят …»).
Построение предложений. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты. Например:
«Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде районов Саратова значительных по размерам пустующих площадях областного подчинения, незадействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение структур Саратовского ОПС по решению Правительства Саратовской области».
Широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены.
Например:
Ограниченная сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тексте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.
Конструкции с отглагольным существительным. В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного глагола вместо простой глагольной формы.
Например:
«оказать содействие», а не «посодействовать»;
«оказать помощь», а не «помочь»;
«произвести уборку», а не «убрать»;
«произвести ремонт», а не «отремонтировать».
Это явление называется «расщеплением сказуемого». Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.
Сокращенные слова. Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.
Различаются два основных вида сокращенных слов:
1) лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, ОПС, зам., автокапремонт и др.;
2) графические сокращения - применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж-д, экз. и др.
Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.
Различают следующие типы аббревиатур:
1) инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие. Они в свою очередь подразделяются на:
а) буквенные (при чтении произносятся буквы) - МЧС, ЖСК, АКБ и т. д.;
б) звуковые (при чтении произносятся звуки) - ГОСТ, ГАИ, ТЭО, ТЭЦ, ДЭЗ и т. д.;
в) буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть звуками) - ГУВД, ТОО, НИОКР и т. д.;
2) слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов: зампред, главбух, завгар, Саржилстрой и т. д.;
3) частично сокращенные слова образованные из части или частей слов и полного слова- Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.
4) усечения: зам., зав., спец., пред.;
5) телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра(ди-останция), бионика (био(логия и элекро(ника)
6) сокращения смешанного типа - ВНИИторгмаш, СаргорБТИ и т. д.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий. Родовые наименования пишутся со строчной буквы. Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами. Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и срочными буквами, если образованы от нарицательного слова.
Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть - строчными, а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (полных слов) и из начальных букв пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные - строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части - заглавные.
При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную. Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.
Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются.
Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.
При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произношения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием организации, фирмы, торговым наименованием и т. д.
Употребление прописных и строчных букв. В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.
Все слова с прописной буквы пишутся в названиях органов исполнительной власти: Правительство Российской Федерации; Коллегия Правительства Российской Федерации; Правительство Саратовской области и т. д.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов управления Российской Федерации и субъектов Федерации в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «государственный комитет».
Наименование федеральных органов исполнительной власти и их сокращенное наименование должно соответствовать Распоряжению от 6 августа 2004 года Администрации Президента Российской федерации № 1363 и Аппарата правительства Российской Федерации № 1001 и оформляться в соответствии с таблицей 1.
Таблица 1. Наименование федеральных органов исполнительной власти
Названия органов судебной власти принято писать так:
Конституционный Суд Российской Федерации;
Верховный Суд Российской Федерации;
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей субъектов федерации в составе Российской Федерации.
Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
Конституция Российской Федерации;
Декларация прав и свобод человека и гражданина;
Федеративный Договор;
Основы законодательства Российской Федерации;
Закон Российской Федерации «наименование закона»;
Кодекс российской федерации «наименование кодекса»;
Указ Президента Российской Федерации «наименование указа»;
распоряжение Президента Российской Федерации (Правительства Российской Федерации).
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Президент Российской Федерации;
Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
Советник Президента Российской Федерации;
Председатель Правительства Российской Федерации;
Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
Министр (наименование министерства) Российской Федерации;
Председатель Государственного комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.
Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской федерации.
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
начальник контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;
генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;
первый заместитель (заместитель) Министра (наименование министерства) Российской Федерации;
председатель Комитета Российской Федерации по (наименование комитета);
генеральный директор Российского (наименование) агентства;
глава администрации Саратовской области;
губернатор (наименование области);
мэр (наименование города);
премьер правительства Москвы;
председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;
член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы.
С прописной буквы, в кавычках, пишутся такие наименования как: Герой Российской Федерации, Герой советского союза, Почетные звания Российской Федерации.
В особом стилистическом употреблении и с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек», «Отечество» и др.
В официальной и деловой корреспонденции рекомендуется употреблять полные и как исключение, сокращенные названия центральных органов исполнительной власти. Выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.
Список литературы
Непогода А.В., Семченко П.А.Делопроизводство компании, 2005 г
Подобные документы
Основные правила написания делового письма, требования к его оформлению и содержанию, стиль изложения. Речевые формы и термины, используемые в деловой переписке. Приемлемые виды сокращения слов, особенности применения слов иностранного происхождения.
контрольная работа , добавлен 09.05.2010
Омонимы в русском языке, их виды. Различия в отражении омонимов и многозначных слов в словарях. Случаи различного толкования значения слов как омонимов или многозначных лексем, их анализ с точки зрения частеречной принадлежности и лексического значения.
курсовая работа , добавлен 26.05.2009
Аббревиации и сокращения как объект лингвистического исследования. Функционально-семантический анализ перевода аббревиатур и сокращений на материале научно-технической и профессиональной литературы. Передача иностранных сокращений на русском языке.
дипломная работа , добавлен 30.10.2008
Официально-деловой стиль - язык делового общения. Унификация и композиция языка служебных документов. Характеристика типичных ошибок в языке и стиле деловой корреспонденции. Рекомендациb по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации.
дипломная работа , добавлен 09.03.2011
Интернет-язык - особая форма существования языка в виртуальном пространстве. Влияние общения в сети на нормы русского языка. Анализ современной интернет-коммуникации. Отношение пользователей к проблеме грамотности, использование междометий и смайликов.
курсовая работа , добавлен 16.03.2014
Аббревиация как объект лингвистического исследования. Семантика и виды аббревиатур, способы их перевода с английского на русский язык. Функционально-семантический анализ перевода аббревиатур в английском языке на материале профессиональной литературы.
дипломная работа , добавлен 03.11.2015
Отображение фразеологизмов русского языка в современных словарях. Семасиологическая характеристика фразеологизмов об уме. Степень слияния отдельных слов во фразеологических оборотах. Типы фразеологизмов в зависимости от идиоматичности их компонентов.
дипломная работа , добавлен 16.02.2014
Язык - важнейшее средство человеческого общения. Несколько слов о лингвистики. Язык с точки зрения теории знаков. Письмо и его значение. Свойства знаков. Виды знаковых систем. Специфика языка как знаковой системы.
курсовая работа , добавлен 25.04.2006
Язык как средство общения обслуживающее все сферы общественной, официально-деловой, научной и культурной жизни. Основные правила литературного произношения и ударения. Возникновение заимствованных слов в русском языке. Освоение иноязычной лексики.
курсовая работа , добавлен 11.03.2015
Стремление делового языка к точности передачи смысла. Морфологические и синтаксические признаки официально-делового стиля речи. Написание документов, деловых бумаг в государственных учреждениях и суде. Профессиональная терминология и языковые штампы.
Какие особенности языка и стиля служебных документов нужно учитывать при составлении официальных бумаг? Как написать грамотный текст в соответствии с общепринятыми языковыми нормами? Что нужно знать секретарю о деловом стиле речи?
Из статьи вы узнаете:
В разговорной речи большинство из нас допускает использование нечетких формулировок или фраз, имеющих двоякое толкование. Мы часто излишне многословны или, наоборот, чересчур сдержаны в своих высказываниях. В повседневном языке такое поведение вполне приемлемо. Если дело касается письменного документа, особенно официального, приходится придерживаться строгих правил. Каждая деловая бумага имеет определенное юридическое значение. Именно поэтому так важно, чтобы содержащиеся в ней формулировки были однозначными, точными и безупречными. Для этих целей и используется официально деловой стиль служебных документов, позволяющий максимально точно и лаконично обмениваться информацией.
Чем стиль служебных документов отличается от других?
За долгие годы эволюции в русском языке появилось несколько основных функциональных стилей. Каждый из них представляет собой систему определенных речевых средств и используется в различных сферах . Все они имеют ряд специфических лексических, синтаксических и морфологических особенностей.
В современной науке принято выделять пять основных языковых жанров:
|
Сфера использования |
|||
|
Разговорный |
Общение, обмен информацией по бытовым вопросам |
Неформальная обстановка |
|
|
Художественный |
Воздействие на воображение читателя, передача эмоций автора, эстетическая |
Художественная литература |
|
|
Публицистический |
Донесение информации до широкой аудитории, формирование общественного мнения |
Средства массовой информации |
|
|
Передача информации и подтверждение ее истинности |
Научная среда |
||
|
Официально-деловой |
Информирование, оформление документации |
Официальная обстановка, бизнес-среда |
Все перечисленные функциональные разновидности отличаются друг от друга формой реализации, стилевыми чертами, используемой лексикой.
Если говорить о языке и стиле служебных документов, его довольно легко отличить от других. Он наиболее часто применяется в , законодательстве, административно-правовой деятельности. Чаще всего он реализуется в письменном виде в форме рассуждения, монолога. Его основной функцией считается передача информации. В деловом языке нет места эмоциональности, он довольно стандартизирован и использует различные речевые клише, «канцеляризмы». Ошибочно полагать, что высокий уровень стандартизации делового языка позволяет использовать лишь типовые конструкции. Этот жанр довольно гибок, и овладеть им на высоком уровне - целое искусство.
Общие правила оформления служебных документов
Порядок оформления служебной документации определен на законодательном уровне. Различными ГОСТами, нормативными актами строго регламентируются состав и расположение реквизитов, а в некоторых случаях и содержание отдельных частей текста. С другой стороны, закон не обязывает использовать официально-деловой стиль при оформлении служебных документов.
Однако для того, чтобы официальная бумага соответствовала всем существующим нормам и имела юридическую силу, применение данной разновидности языка становится необходимостью.
Чтобы придать документации официальный характер, необходимо следовать следующим требованиям к изложению информации:
- соблюдать общепринятые нормы литературного языка и официально-делового стиля;
- использовать преимущественно употребляемые слова (типичные обороты);
- применять профессиональную терминологию, обусловленную тематикой;
- для выражения стандартных аспектов содержания использовать отыменные предлоги, например: «в целях оказания помощи», «в порядке проведения собрания»;
- ограничивать использование предложений с перечислениями, причастными и деепричастными оборотами, а также других сложных синтаксических построений.
Зачем нужна унификация языка служебных документов?
Одной из ярких особенностей языка служебных документов считается его унификация. Этот процесс продолжается непрерывно и затрагивает, прежде всего, язык типовой документации. Стандартизация позволяет достичь краткости изложения текста и облегчает не только его составление, но и восприятие. Как следствие, сокращается время его оформления и обработки. Вышеперечисленные процессы во многом схожи с поиском информации. Они так же эффективно оптимизируются использованием ключевых слов и типизированных оборотов литературного языка. Для служебных документов примером унификации можно считать всевозможные приказы, штатные расписания, регистрационные журналы, бухгалтерскую документацию. Т.е. те, для которых закон предусматривает наличие унифицированных форм.
Еще одной причиной унификации делового языка можно считать тенденцию . Использование стандартных словесных формул и синтаксических моделей позволяет облегчить процесс составления типовых текстов. Стандартное построение такого текста служит для него своеобразной рамкой. Задача автора сводится лишь к его конкретизации в том масштабе самостоятельности, который определен типом текста-образца.
Официально-деловой стиль служебных документов: характерные особенности
Основная функция языка служебных документов - сделать возможным объективное, краткое и ясное освещение тех или иных событий. Обмен информацией в бизнес-среде имеет ряд специфических особенностей. Участниками данного процесса являются юридические лица: компании, должностные лица и персонал организаций. Характер информационных взаимоотношений определяется содержанием ее основной деятельности, компетенцией, местом в иерархии и многими другими факторами.
Для передачи информации такого рода целесообразно использовать речевые средства официально-делового языка.
К характерным признакам языка, используемого для общения и документирования в деловой среде можно отнести:
|
Точность и ясность |
Слова и термины используются в традиционных значениях, не допускающих двоякого толкования. |
|
Изложение ведется максимально кратко, без описания второстепенных деталей и повторов. |
|
|
Убедительность |
Информация должна быть достоверной. В изложении легко прослеживается логика, используются веские аргументы, подкрепленные отсылками к нормативным актам. Формулировки должны быть безупречны в юридическом отношении. |
|
Нейтральность тона |
Текст излагают от 3-го лица. Не допустима эмоциональная окраска событий и фактов. |
|
Употребление устойчивых словосочетаний |
Большинство слов используются только с ограниченной группой слов. Примеры языковых клише в служебных документах: в связи с распоряжением..., в целях обеспечения…, считаем необходимым..., принимая во внимание… и т.д. |
|
Использование общепринятых сокращений |
Сокращения должны быть понятны адресату. Использованные сокращения должны быть одинаковыми по всему тексту. |
Выбор лексики при составлении служебных документов
При составлении официальных бумаг особое внимание уделяется тщательному подбору лексики и терминологии. Особенностями лексики делового языка считаются: наличие фразеологизмов, аббревиатур, канцеляризмов и архаизмов. Используемая профессиональная терминология должна быть общепринятой и понятной обеим сторонам информационного обмена. Все слова необходимо употреблять в традиционном лексическом значении. Это важно для того чтобы не допустить различных толкований одной и той же формулировки. Такая возможность может негативно сказаться на юридической силе служебного документа.
Морфологические и синтаксические особенности делового стиля
При составлении и оформлении служебных бумаг важно учитывать морфологические и синтаксические особенности официально-делового стиля.
Характерные морфологические черты официального языка:
- частое употребление инфинитивов (глаголов в неопределенной форме);
- использование модальных слов («по-мнению...», «безусловно...», «во-первых...»);
- преобладание относительных прилагательных;
- наличие большого числа производных предлогов и отглагольных существительных;
- использование сложных слов, образованных от нескольких основ.
Что касается синтаксических особенности языка и стиля служебных документов, к ним относят:
- использование существительных в родительном падеже по нарастающей конструкции: «руководителя подразделения предприятия»;
- преобладание сложносочиненных предложений.
При составлении официальной документации необходимо учесть, что она является частью имиджа организации. Как безграмотная речь собеседника отвращает нас от общения с ним, так и неверно составленные бумаги могут заставить усомниться в компетентности компании. Именно поэтому любой должен искусно владеть языком служебных документов и иметь представление о его особенностях.
Разновидность языка, используемого в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.
Стиль – функциональная разновидность языка. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем . В сфере массовой информации и агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке – научный, в обращении – литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и др языковые разновидности.
В официально-деловом стиле выделяют: дипломатический, законодательный, судебный и деловой стиль – стиль управленческих документов.
Особенности делового стиля сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Это:
Участники делового общения это преимущественно юр лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от их имени руководителей и др должностных лиц;
Характер и содержание информационных взаимосвязей организации достаточно жестко регламентированы;
Предметом делового общения является деятельность организации – управленческая, производственная, экономическая, техническая и др.;
Управленческие документы в большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;
Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении - повторяющиеся, однотипные.
Условия делового общения формируют требования к управленческой информации, которая должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:
Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
Адресной, т.к. управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю – должностному лицу, организации, группе организаций;
Актуальной, поскольку документ должен содержать информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения или иного использования в управленческой деятельности;
Объективной и достоверной, т.к. для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;
Полной или достаточной для принятия эффективного управленческого решения; недостаточность информации может вызвать необходимость запросить доп сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Для делового стиля характерны:
Нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;
Точность и ясность изложения; - лаконичность (краткость) текста;
Использование языковых формул;
Использование терминов; применение лексических и графических сокращений;
Преобладание страдательных конструкций над действительными;
Ограниченная сочетаемость слов;
Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;
Употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
Преобладание простых распространенных предложений.
Нейтральный тон изложения . Субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму, исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской 9слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксы преуменьшения и преувеличения и др. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.
Использование языковых формул - устойчивые шаблонные языковые обороты. Наличие их в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематические ограниченности деловой речи:
-«Сообщаем, что по состоянию на ……»;
-«Направляем на рассмотрение и утверждение ……»
Просим Вас рассмотреть вопрос…»
Языковые формулы
- это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Я ф нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:
«Оплату гарантируем, Наши банковские реквизиты…»;
«Претензии по гарантии следует предъявлять…»;
«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»,
Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Использование терминов и словосочетаний.
Термин – слово или словосочетание, которое обозначает научное или специальное понятие. Употребление Т в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.
Т, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
При употреблении терминов в письме необходимо, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату, т.е. если возникают сомнения по этому поводу, то можно:
Дать официальное определение термина;
Расшифровать значение Т словами нейтральной лексики;
Убрать Т и заменить его общепринятым словом или выражением.
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.
Т- синонимы – это Т, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (анкета, опросный лист, вопросник).
Т- синонимы –полные или абсолютные (редкое явление)- и относительные.
Т «договор», контракт и соглашение явл Т-синонимами, но различаются практикой употребления:
В труд законодательстве речь идет о трудовом договоре – контракте;
В гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами;
Во внешнеторговой деятельности более употребимый термин – контракт;
Договоренности в ряде др областей фиксируются в согглашениях (тарифное соглашение, соглашение о научно-техн сотрудничестве).
Применение лексических и графических сокращений (длинные слова и словосочетания неудобны)
Лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: ГАИ, зам., спецназ. ЛС функционируют в речи как самостоятельные слова.
- инициальные сокращения – образованы от начальных букв слов. Они также подразделяются на буквенные (при чтении произносятся буквы): АКБ, СП, МП. ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, вуз;
Буквенно-звуковые: (при чтении часть слов произносится буквами, часть звуками): ГУВД, НИОПИК
- слоговые сокращения – образованы из частей, слогов слов – зампред, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз;
Частично сокращенные слова – образованы из части или частей слов и полного слова: хозрасчет, рембаза
Усечения: зам., зав., спец, пред.
Телескопические сокращения – образованы из начала и конца слов, обозначающих понятие: рация (радиостанция), бионика (биология и электроника), мопед (моторизованный велосипед);
Смешанного типа: ВНИИторгмаш; РосгорБТИ
Графические сокращения
ГС словами не явл, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Типы ГС:
Точечные: др. – другие; т.п. – тому подобные; см. – смотри, эт. – этаж.
Дефисные: г-н – господин
Косолинейные: п/о – почтовое отделение
Нулевые – т, кг. См. л (как правило обозначаются физические величины);
Комбинированные: ж.-д.-железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный.
Употребление страдательных конструкций . В русском языке существует два близких по смыслу глагольных конструкций:
Действительный залог: «Мы рассмотрели ваши предложения»;
Страдательный залог: «Нами рассмотрены ваши предложения»,
При употреблении ДЗ внимание концентрируется на субъекте действия, при употредлении СЗ – на самом действии. В дел стиле предпочтение отдается С конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не «Проект предусматривает…»).
Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т.п.. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.
Ограниченная сочетаемость слов - это особенность деловой речи. Т.е. ограниченная возможность слов вступать в смысловые соотношения с др словами.
ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста для его восприятия.
Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном, например, «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. П) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. П.) жилых и административных зданий (род. П). В литературной речи такие фразы не приемлемы. Использование их в дел речи объясняется тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.
Употребление словосочетаний с отглагольным существительным . В дел речи активно вместо глаголов используются конструкции из отглаголенных существительных со значением действий глаголов, например:
оказать содействие, а не посодействовать;
оказать помощь, а не помочь
произвести уборку, а не убрать;
произвести ремонт, а не отремонтировать.
Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».
Преобладание простых распространенных предложений. Особенность дел стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим или сказуемым), с обособленными оборотами (причастными и деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др.
Например, «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации автопарка Мэрии и Администрации московской области».
В сложноподчиненных предложениях следует вместо союза «потому что» в дел. текстах употребляются союзы «так как», «ввиду того что», вследствие того что».
Заимствованные слова . Заимствование – это элемент чужого языка.
Существует след классификация заимствований по степени их освоения русским языком:
Слова, утратившие какие-либо признаки нерусского происхождения;
Слова, сохранившие некоторые внешние признаки нерусского происхождения;
Общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в др языках.
1. Иноязычные слова, именующие банковские операции . Составляющие данную группу слова являются терминами, большинство из них не имеет терминологических эквивалентов на русском языке, их использование в деловом общении вполне уместно и оправдано.
Инкассо – вид банковской операции, состоящий в получении банком, причитающихся клиенту денег;
Аккредитив – вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, услуги немедленно по исполнении обязательств.
Сальдо – в бух учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов.
2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо:
Консультация – совет, разъяснение специалиста по какому – либо вопросу
Сервис – обслуживание, удовлетворение бытовых нужд.
3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо : эксплуатация, реализация, организация.
4. Слова, именующие документацию : ноу-хау (с англ. знаю, как) – техническое задание, опыт. Документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.
5. Группа слов, именующих печатные издания: брошюра, буклет .
6. Слова, именующие время: квартал, период, дата .
7. Слова, именующие место: район .
Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы (импорт - ввоз).
Использование иноязычной лексики – процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах не вредит языку, а, наоборот, его обогащает.