Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.
Документационное обеспечение отделения
- Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
- Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
- Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.
Дополнительные обязанности
- Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
- Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
- Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
- Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
- Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
- Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.
Обязанности, схожие с работой секретаря
- Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
- Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
- Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.
Важные и неотложные поручения
- Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
- Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.
Действия внутри офиса
- Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
- Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
- Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
- Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
- Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.
Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников
В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:
- Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
- Курьеров.
- Уборщицы.
Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива
- Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
- Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
- Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
- Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
- Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.
Важные обязанности
- Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
- Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
- Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
- Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
- Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
Права
- Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
- Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
- Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
- Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
- Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
- Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
- Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.
Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.
Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.
Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера
І. Общие положения
1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.
2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.
3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.
4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.
5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- законодательством РФ;
- данной должностной инструкцией;
- приказами и распоряжениями руководства.
6. Офис-менеджер должен знать:
- гражданское, трудовое право РФ;
- порядок заключения договоров;
- правила оформления документации;
- нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
- отчетные документы, принятые в учреждении;
- нормы делового общения и этикета.
ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.
2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.
3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.
4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.
5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.
6. Вносит информацию в базу данных.
7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.
8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.
9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.
10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.
11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.
12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
13. Принимает посетителей.
14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.
15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.
ІІІ. Права
Офис-менеджер имеет право:
1. Визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.
3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.
4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.
5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.
6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.
7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность за:
1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.
2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.
3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.
4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.
6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.
7. Нарушение норм делового общения и этикета.
8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.
9. Предоставление заведомо недостоверной информации.
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.
Должностная инструкция офис-менеджера
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ.
Из статьи вы узнаете:
Должностная инструкция - это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.
Данный локальный нормативный акт позволяет:
- увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
- распределить функциональные обязанности подчиненных;
- устранить ;
- определить функциональные связи сотрудника;
- конкретизировать его права;
- повысить ответственность персонала;
- организовать равномерную загрузку;
- сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;
Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец
При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.
Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться . Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления. Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.
Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:
- организационную структуру предприятия;
- классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- положения о структурных подразделениях;
- классификатор функций управления;
- нормативы управленческого труда;
- результаты экспертных опросов служащих;
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации. В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера - это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.
Должностная инструкция офис менеджера : общие положения
Первый раздел должностной инструкции секретаря офис-менеджера называется «Общие положения» и содержит сведения об этой должности с учетом специфики компании-работодателя. В нем указывают:
|
Название положения |
||
|
Точное название должности по штатному расписанию |
секретарь офис-менеджер |
|
|
специалисты компании |
||
|
Наименование структурного подразделения |
служба документационного обеспечения управления |
|
|
приказом Генерального директора |
||
|
Подчиненность |
подчиняется непосредственно Генеральному директору, в подчинении у офис-менеджера - заведующий хозяйством, курьеры, водители, уборщицы |
|
|
Правила замещения |
начальник отдела кадров и офис-менеджер выполняют функции друг друга в период временного отсутствия одного из них |
|
|
высшее, неполное высшее или среднее специальное образование, стаж не менее 1 года на аналогичной должности, знание делопроизводства, оргтехники, программ Microsoft Office, деловой этики |
||
|
Необходимые знания |
организационно-штатная структура компании, ее внутренние процедуры и положения, задачи подразделений, функции сотрудников административного отдела, собственные права и обязанности, порядок действий при внештатных и аварийных ситуациях |
Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря : обязанности сотрудника
Второй раздел нормативного акта включает перечень должностных обязанностей сотрудника, занимающего позицию офис-менеджера. Описываются виды работы, операции, составляющие трудовую функцию, и сроки их выполнения. Поскольку данный акт в общем случае не является обязательным документом, функции и обязанности работника можно прописать и в трудовом договоре.
Обязанности офис-менеджера можно условно разделить на 5 групп:
Управленческие - планирование работы офиса, руководство персоналом, участие в построении организационной культуры;
Административные - организация делопроизводства, поддержание взаимосвязей между отделами, зонирование офиса;
Хозяйственные - закупка оргтехники и канцелярии, взаимодействие с поставщиками;
Контрольные - инвентаризации и ревизии, аттестация персонала;
Отчетные - ведение внутренней отчетности, подготовка отчетов для руководства;
В должностной инструкция офис менеджера с функциями секретаря должны быть закреплены обязанности, связанные с курированием звонков и переписки, оформлением и размножением документации, подготовкой совещаний.
В данный раздел среди прочих вносят задачи офис-менеджера в качестве члена коллектива. К ним относятся:
- добросовестное выполнение трудовых обязанностей;
- соблюдение трудовой дисциплины;
- поддержание чистоты и порядка на рабочем месте;
- эффективное использование материальных ресурсов компании;
- следование нормативным актам по охране труда и пожарной безопасности;
- соблюдение коммерческой тайны;
Есть ли отличия в должностных инструкциях офис-менеджеров с разными функциями
Функции офис-менеджера могут отличаться по своему составу в зависимости от специфики компании, особенностей ее организационной структуры и текущих потребностей. Ввиду того что законом не предусмотрена унифицированная форма должностной инструкции офис-менеджера 2017 года, работодатель имеет право самостоятельно определять обязанности и функционал специалиста в данной должности в конкретной компании.
По усмотрению руководства инструкция может быть расширена и дополнена необходимыми для нормального функционирования офиса обязанностями. Так, например в должностной инструкция офис-менеджера с функциями секретаря могут быть определены не только управленческие, но и хозяйственные функции. К обязанностям данного специалиста прежде всего относится обеспечение документооборота. Следовательно, он может заниматься работой с корреспонденцией, формированием дел, подготовкой и . В некоторых компаниях для выполнения этих задач выделяют отдельного делопроизводителя. Однако в большинстве случаев эти задачи поручают офис-менеджеру
Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика
Профессия офис-менеджера часто подразумевает совмещение разноплановых обязанностей. Специалист в этой должности должен успешно справляться с задачами секретаря, завхоза, администратора, делопроизводителя. Все дополнительные обязательства должны быть закреплены в трудовом договоре и локальных нормативных актах работодателя. Так, например, в должностной инструкции офис менеджера с функциями кадровика можно встретить следующие обязанности:
- Ведение первичного кадрового документооборота;
- Ознакомление новых работников с нормативными актами компании;
- Оформление и подписание трудовых соглашений, приказов о приеме на работу, личных карточек;
- Ведение журналов движения трудовых книжек;
- Составление ;
- Ведение табеля учета рабочего времени;
Более того, по соглашению с работодателем может быть предусмотрено выполнение офис-менеджером функций специалиста по кадрам во время его отсутствия.
Должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж
Офис-менеджер отдела продаж в большинстве случаев напрямую связан с торговлей. В случае, если работодателю требуется кандидат, который сможет совмещать функции секретаря, администратора и менеджера по продажам, он может потребовать от кандидатов стажа в сфере реализации и навыков работы с клиентами.
Так в должностной инструкции офис менеджера отдела продаж можно встретить такие обязанности:
- Прием и обработка заказов клиентов;
- Информирование клиентов об изменениях в ценовой политике или ассортименте;
- Поиск новых клиентов;
- Анализ потребностей целевой аудитории;
- Ведение отчетности по сбыту;
- Участие в рабочих совещаниях;
Какие права офис менеджера закрепить в должностной инструкции
Последние разделы нормативного акта закрепляют права и обязанности офис-менеджера.
Раздел «Права» содержит перечень прав офис-менеджера, необходимых ему для выполнения обязанностей. В нем регламентируются права сотрудника: на , на получение информации, на выполнение определенных действий и распоряжений, на утверждение и визирование различной документации.
Как правило, офис-менеджер имеет право на самостоятельные действия и визирование документов в рамках своей компетенции, не выполнять своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья или жизни, получать необходимую для работы информацию и требовать создания условий для сохранности документов и ценностей, информировать руководителя о недостатках в организации и предлагать пути совершенствования деятельности компании.
Раздел «Ответственность» регламентирует ответственность офис-менеджера за несоблюдение требований локальных нормативных актов работодателя, результаты и последствия собственной деятельности, неприятие действий, включенных в его обязанности.
Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.
Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера
В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.
ФАЙЛЫ
2 файла
Основные правила составления должностной инструкции
Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.
Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:
- «Общие положения»,
- «Основные функции»,
- «Права»,
- «Ответственность»,
которые иногда дополняются такими параграфами как
- «Условия работы»,
- «Право подписи» и т.п.
Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.
Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.
Содержание должностной инструкции офис-менеджера
Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).
Общие положения
Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.
Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.
Должностные обязанности офис-менеджера
Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.
Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.
Полномочия офис-менеджера
В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.
Ответственность офис-менеджера
Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.
Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.
Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.
В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.
