План проекта является ключевой частью набора инструментов любого менеджера проектов. Конечно, хочется начать работать над задачами как можно скорее, но если вы найдёте время и наметите стратегию реализации проекта, вы сможете сэкономить деньги и ресурсы. Составные части вашего проекта будут постоянно сдвигаться, и вам понадобится шаблон плана проекта для отслеживания этих изменений.
Как же выбрать подходящий шаблон из огромного количества существующих? Мы просмотрели их все и отобрали самые лучшие шаблоны проектных планов в Excel. В этой статье мы расскажем про различные виды шаблонов, а также объясним, когда лучше использовать каждый из них. Вы также сможете бесплатно загрузить шаблон плана проекта в Excel. Мы расскажем, что такое план проекта и как его создать в Excel, а также как его создать в Smartsheet, инструменте, упрощающим процесс управления и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.
Smartsheet
Шаблон плана работы помогает разбить крупные цели проекта на более мелкие, лёгкие в выполнении шаги. Этот тип шаблона показывает, какие задачи необходимо выполнить, кто ответственен за их выполнение, а также содержит срок выполнения задач. В шаблон включена временная шкала, которая помогает определить ожидания и улучшить прозрачность выполнения задач, давая возможность всем участникам проекта быть в курсе конечных результатов и крайних сроков. Шаблон плана работ лучше всего подходит для больших команд, работающих над крупными проектами с большим количеством задач и сроков выполнения.
Шаблон плана работы с диаграммой Ганта
Загрузить шаблон плана проекта
План проекта чаще всего используется в сфере управления проектами, где для планирования и создания отчётов о прогрессе проекта необходимы диаграммы Ганта. Представление Ганта – это динамичная горизонтальная диаграмма, используемая для визуализации графика проекта и представляющая собой важный инструмент для организации доступа заинтересованных лиц к изменениям статуса проекта. Этот шаблон подойдёт менеджерам проектов, которые работают с крупными проектами с большим количеством участников.
Шаблон плана действий
Загрузить шаблон плана действий
План действий перечисляет все шаги, необходимые для достижения определённой цели. В него включаются все сведения о действиях, которые необходимо предпринять, ответственных за их выполнение лицах, сроках выполнения, приоритетах и статусе. План действий похож на план работы, но план действий фокусируется на целях, в то время как шаблон плана работы отображает этапы выполнения задач, которые обычно отображены в хронологическом порядке. Шаблон плана действий подходит для индивидуального использования или для небольших команд.
Шаблон бизнес-плана
Загрузить шаблон бизнес-плана
Шаблон бизнес-плана отображает бизнес-цели и действия, необходимые для их достижения. Бизнес-план фокусируется на будущем развитии вашего бизнеса и показывает, каким образом вы можете достигнуть ваших целей. Бизнес-планы – более стратегические, чем планы работ или действий, и часто включают в себя определение концепции, бизнес-профиль, экономическую оценку и т.д. Бизнес-план подойдёт владельцам уже работающего бизнеса, начинающим предпринимателям или предпринимателям, которые нуждаются в сторонней помощи.
- Перейдите на сайт сайт и войдите в вашу учётную запись (или попробуйте бесплатную 30-дневную версию).
- На вкладке "Домашняя" кликните "Создать" и выберите опцию "Просмотр шаблонов".
- Введите слова "диаграмма Ганта" в поле "Поиск шаблонов" и кликните по иконке в виде лупы.
- Вы увидите существующие шаблоны, но для нашего примера мы выберем шаблон "Простой проект с диаграммой Ганта". Кликните по синей кнопке "Использовать шаблон" в правом верхнем углу экрана поиска.
- Дайте название вашему шаблону, выберите, куда вы хотите его сохранить, а затем нажмите кнопку OK.
2. Укажите все ваши проектные данные
Откроется встроенный шаблон, содержащий образцы контента для справки, а также уже отформатированные разделы, подзадачи и под-подзадачи. В Smartsheet вы можете без труда добавлять и удалять столбцы, в зависимости от объёма вашего проекта.
Просто кликните правой кнопкой мыши по столбцу и выберите "Вставить столбец справа" или "Вставить столбец слева", чтобы добавить столбец, или "Удалить столбец", чтобы удалить столбец. Чтобы удалить выделенную жёлтым цветом надпись в верхней части таблицы, кликните правой кнопкой по ней и выберите "Удалить строку".
- Добавьте ваши задачи в столбец "Название задачи". Вы заметите, что иерархия уже была отформатирована для вас. Введите ваши данные в поля Раздела 1, Раздела 2 и Раздела 3 (так называемые "родительские строки". Дополнительные сведения о том, что такое иерархии, см. ).
- Введите ваши задачи и подзадачи строки, расположенные под родительскими.
- Слева от каждой строки вы можете добавить вложения непосредственно к задаче (идеально подходит для вложения списков заинтересованных лиц, бюджетов и т.д.) или начать обсуждение какой-либо проблемы.
3. Добавление даты начала и срока выполнения
- Добавьте даты начала и сроки выполнения для каждой задачи. Если вы нажмёте и перетащите любой конец полоски задачи на диаграмме Ганта, Smartsheet автоматически изменит даты в вашей таблице.
- Кликните по ячейке в любом из столбцов дат.
- Нажмите на иконку календаря и выберите дату. Вы также можете ввести дату в ячейку вручную.
4. Введите данные о % выполнения и исполнителях
Столбцы "Выполнено (%)” и "Ответственное лицо" содержат дополнительную информацию о вашем проекте и улучшают его прозрачность, позволяя членам команды видеть, кто ответственен за задачи и на какой стадии находится процесс выполнения.
На диаграмме Ганта тонкие полоски внутри полосок задач означают процент выполнения работы для каждой задачи.
- В столбце "Выполнено (%)" укажите процент выполненной работы для каждой задачи. Введите целое число, и Smartsheet автоматически добавит знак процента.
- В столбце "Ответственное лицо" выберите имя исполнителя из вашего раскрывающегося списка контактов или введите имя вручную.
Лабораторная работа № 1. Использование программного инструмента управления проектами (на примере Microsoft Project 2010)
Цель – формирование общекультурных и профессиональных компетенций: владение средствами программного управления проектами, умение применять качественные методы анализа при принятии управленческих решений на примере прикладного инструмента Microsoft Project.
Программа Microsoft Project предназначена для решения следующих основных задач:
разработка линейного плана выполнения проекта (график Ганта);
разработка сетевого плана выполнения проекта;
разработка календарного плана выполнения проекта;
определение загрузки исполнителей проекта;
разработка бюджета (общий бюджет, внебюджетные задачи, внебюджетные источники, заработная плата и др.);
обоснование мероприятий и работ, направленных на повышение эффективности проекта;
разработка различного рода смет;
контроль за ходом реализации проекта.
Задание: Необходимо сформировать план-график работ (проект) по выпуску информационного бюллетеня. Указать работы, необходимые к выполнению и обеспечивающие эти работы ресурсы (материальные, трудовые). Самостоятельно проанализировать ход выполнения проекта, выявить критические точки и устранить их, перераспределив время выполнения или ресурсы задач.
Порядок работы:
1. Настроить сведения о проекте.
2. Создать список задач проекта: определить длительность задач; организовать задачи в этапы, связать их между собой; определить заметки к задачам.
3. Определить ресурсы проекта: указать исполнителей и оборудование. Назначить ресурсы задачам.
4. Настроить задачи (опережение, запаздывание, ограничение и т.д.).
5. Проанализировать план проекта: выровнять загрузку ресурсов, устранив превышение доступности ресурса
Порядок действий:
По команде Пуск – Программы – Microsoft Office – MS Project , запустить приложение.
Далее необходимо осуществить настройку проекта. Основные настройки проекта делаются в окне «Сведения о проекте». Выполнить команду вкладка Проект – Сведения о проекте . Установить дату начала проекта – 1.02.2013.
Теперь необходимо определить рабочее время проекта, т.е. задать базовый календарь работы проектной команды. Для этого выполнить команду вкладка Проект – Изменить рабочее время… В диалоговом окне можно создавать или редактировать уже имеющиеся календари проекта.
Для того, чтобы настроить все пять рабочих дней недели и установить новое рабочее время, необходимо перейти на вкладку Рабочие недели окна Изменение рабочего времени , далее нажать на кнопку Подробности. В открывшемся окне Сведения о … установить переключатель в положение Задать дни для использования этих рабочих часов , затем в табличной части установить рабочее время – с 8:30 до 13:00 , с 13:30 до 17:00 . Для того, чтобы зафиксировать значение времени в последней ячейке таблицы (17:00), необходимо ввести время, нажать на клавиатуре кнопку Enter, а затем кнопки ОК.
Убедиться, что настроены все месяцы: февраль, март, апрель май, т.д.
Самостоятельно необходимо отметить в календаре официальные праздники на время проекта: 23 февраля, 8 марта, 1, 2, 9 мая. Праздники задаются на вкладке Исключения .
Наиболее удобными для ввода и организация работ проекта являются Диаграмма Ганта и таблица Ввод . Для того, чтобы ввести задачу проекта, необходимо выполнить команду вкладка Задача – Диаграмма Ганта.
Задачи проекта вводятся в столбец Название задачи . Ввести:
в первую строку задачу – Планирование бюллетеня ;
во второй строке ввести задачу Проработка идеи издания и установить длительность задачи 4 дня.
Выделить задачи 2-8 и нажать на панели задач пиктограмму .
Выделить задачи 10-22 и ДВАЖДЫ нажать на панели инструментов кнопку понижения уровня выделенной задачи .
Понизить уровни для групп задач 24-27, 29-34, 36-40 и 42-45, нажав на панели инструментов пиктограмму .
Для задачи 14 «Подготовка текстов» повысить уровень, нажав на панели инструментов пиктограмму. Результат представлен на рис. 3а, 3б.
Рис. 1 (а). Задачи проекта и их длительность (первая часть)
Рис. 2(б). Задачи проекта и их длительность (вторая часть)
Рис. 3(а). Организация этапов задач
Рис. 2(б). Организация этапов задач
Самостоятельно любым из способов связать следующие задачи:
Таблица 1
Связи задач проекта
Номера задач |
Тип связи |
|
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Начало–Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
||
«Окончание – Начало» |
Задача, влияющая на другую задачу, называется Предшественник , а задача, зависящая от другой, называется Последователь . Указать предшественника можно в таблице Ввод , в колонке Предшественники , отметив номер задачи-предшественника. Редактировать связи также можно в диалоговом окне Сведения о задаче на вкладке Предшественники . Окно открывается после двойного щелчка на названии задачи в таблице Ввод , далее в столбце Ид. необходимо указать номер задачи-предшественника. |
Самостоятельно указать предшественников для следующих задач согласно табл. 2.
Таблица 2
Предшественники задач проекта
Задача-предшественник |
||
9 – «Подготовка материалов» |
8 – «План бюллетеня утвержден» |
|
14 – «Обложка готова» 23 – «Тексты готовы» |
||
25 – «Подготовка дизайн-макета» |
24 – «Подготовка материалов завершена» |
|
30 – «Верстка бюллетеня» |
29 – «Оригинал-макет утвержден» |
|
37 – «Подпечатная подготовка» |
36 – «Бюллетень сверстан» |
|
43 – «Печатная подготовка» |
42 – «Бюллетень готов к передаче в типографию» |
Выполнить двойной щелчок мыши на стрелке связи между задачами 39 и 40 (рис. 5), в поле «Запаздывание» введите значение 2 дня (рис. 6).
Рис. 3.Стрелка связи между задачами 39 и 40
Рис. 4.Диалоговое окно Зависимость задач
Самостоятельно назначьте запаздывание между задачами 33 «Сверка» и 34 «Подготовка оглавления», в поле Запаздывание введите значение 1.
Рассмотрим привязку задач к определенным датам при планировании проекта. Двойным щелчком на названии задачи 42 «Бюллетень готов к передаче в типографию» вызовите диалоговое окно Сведения о задаче , перейдите на вкладку Дополнительно , выберите в списке Тип ограничения – Окончание не позднее , в списке Дата ограничения – 25.07.2013.
Самостоятельно для задачи 11 «Отбор планов местности и моделей для обложки» определите Крайний срок – 17.03.2013.
Самостоятельно перед задачей 1 «Планирование бюллетеня» ввести повторяющуюся еженедельно каждую неделю по пятницам задачу «Организационное собрание», имеющую длительность 1 час.
Вести сведения о ресурсах согласно рис.7.
Далее в первую пустую сроку столбца Название ресурса введите «Дизайнер». Убедитесь, что в поле Тип указано – Трудовой , переместитесь в поле Макс. единиц и введите значение 200%.
Рис. 5. Трудовые ресурсы проекта
Укажите, что ресурс «Кузнецов А.Н.» занят половину рабочего дня – 50%.
Введите сведения об оборудовании, которое используется при реализации проекта. В представлении Лист ресурсов щелкните в следующей пустой ячейке в столбце Название ресурса введите «600-ватная осветительная установка». В поле Тип введите – Трудовой . В поле Макс.единиц введите значение 400% и нажмите кнопку Tab. Это означает, что планируется во время фотосъемки использовать четыре осветительных установки. Стандартная ставка – 2400 руб./н.
Самостоятельно введите сведения о ресурсах согласно табл.3.
Таблица 3
Трудовые ресурсы задач проекта
Макс.единиц |
Стандартная ставка |
||
Лакировальная машина | |||
Многофункциональная брошюровочная машина | |||
Монтажная лаборатория | |||
Набор отражателей | |||
Операторский кран | |||
Термоклеевая машина | |||
Цифровой дупликатор | |||
Фотомашина |
Таблица 4
Материальные ресурсы задач проекта
Единицы измерения |
Стандартная ставка |
||
Картриджи | |||
Клей для этикетирования и упаковки | |||
Клей переплетный | |||
Краска для вывода пленок | |||
Краски для трафаретной печати | |||
Мастер-пленка для цифровых дупликаторов | |||
Материалы для монтажа | |||
Пленки для ламинирования в рулонах | |||
Самоклеящиеся ленты | |||
Фольга для горячего тиснения | |||
Химия для пленок | |||
Чистящие комплекты |
Затраты проекта складываются от стоимости использования ресурсов и фиксированных затрат на задачи. Выберите пиктограмму Лист ресурсов на панели представлений.
Откройте окно Сведения о ресурсе для Петрова. Выберите вкладку Затраты . Установите Стандартную ставку «30 000 руб./мес» и Ставку сверхурочных – 500 руб./ч (рис.8).
Рис. 6. Сведения о ресурсе «Петров И.И.»
Трудовой ресурс Дубинина Е.С. помимо работы корректора выполняет работу переводчика. Для нее необходимо определить несколько ставок оплаты труда. Для этого необходимо раскрыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты .
В таблицу А в столбец Стандартная ставка ввести значение – 100 руб./ч., затем перейти на вкладку В и ввести ставку для оплаты работы переводчика. В столбец Стандартная ставка ввести значение – 150 руб./ч., в столбец Ставка сверхурочных – 200 руб./ч. Нажать кнопку ОК.
Введите стандартную ставку Круглову В.Н. «25 000 руб./мес».
Предполагается повышение заработной платы с 1.04.13 сотруднику Круглову В.Н. на 15%. Для этого раскройте диалоговое окно Сведения о ресурсе , перейти на вкладку Затраты . Во второй строке таблицы А в поле Дата действия введите 1.04.2013, далее щелкните в ячейке Стандартная ставка и введите 15%, а затем нажмите кнопку Enter.
Для Семенова установите Стандартная ставка 12 000 руб./мес. На вкладке В установите Стандартную ставку 17 000 руб./мес. Установите во второй строке дату 01.04.2012 и введите новую Стандартную ставку равными 19 500 руб./мес.
Самостоятельно задайте ставки для трудовых ресурсов согласно табл. 5.
Таблица 5
Выполните команду меню Вид / Использование задач . Для задачи 36 «Фотосъемка для обложки» назначьте исполнителем Кузнецова. Далее вызовите диалог Сведения о назначении , щелкнув по ресурсу «Кузнецов А.Н.». В раскрывающемся списке Таблица норм затрат укажите В .
Для некоторых ресурсов необходимо настроить рабочее время. Для Семенова установите индивидуальный рабочий график – в период с 25.01.2013 по 24.04.2013, 4 дня в неделю по 10 часов в день.
Определим график работы для ресурса «Петров И.И.», который будет находиться в командировке с 10 марта по 14 марта. Для этого необходимо открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе , на вкладке Общие в таблице Доступность ресурса установим параметры согласно рис. 11.
Рис. 7. Ресурсы проекта
Рис. 8. Сведения о назначении ресурса «Кузнецов А.Н.»
Рис. 9.Ограничение в работе ресурса «Петров И.И.»
Самостоятельно для ресурса «Иванов К.Г.» в диалоговом окне Сведения о ресурсе , на вкладке Рабочее время установить в качестве базового календаря – Ночная смена .
Известно, что некоторые работники не будут доступны в различные периоды времени. Самостоятельно задайте доступность ресурсов согласно табл. 6.
Таблица 6
Доступность ресурсов
Для ресурса «Дизайнер» определить доступность в разные периоды времени. Для этого открыть диалоговое окно Сведения о ресурсе в поле Доступность ресурса указать доступность согласно рис. 12.
Рис. 10. Ограничение в работе ресурса «Дизайнер»
Для тех сотрудников, рабочее время которых сокращено, необходимо добавить заметки, где объясняется, почему ресурс не доступен. Щелкните на название ресурса «Борисов Р.Н.». В окне Сведения о ресурсе на вкладке Заметки в поле Заметки: введите следующий текст: « Борисова не будет на работе с 1 по 10 апреля, в связи с повышением квалификации» (рис.13).
Самостоятельно добавить заметки для ресурсов – Иванов, Круглов.
Назначение ресурсов задачам. На панели инструментов Консультант щелкните на копке Ресурсы. На панели Ресурсы щелкнуть на связи Назначение людей и оборудования задачам . Появится панель Назначение ресурсов и представление Диаграмма Ганта .
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Принципы работы Microsoft Project (программы по управлению проектами), ее основные понятия: задачи, ресурсы, назначения. Последовательность действий по созданию нового проекта, вводу задач и зависимостей между ними, вводу ресурсов. Работа с календарями.
курсовая работа , добавлен 23.01.2011
Современная система управления проектами ProjectExpert и Microsoft Project 2007. Project Expert – разработка бизнес планов и оценка инвестиционных проектов, возможности программы. Управление проектом "ОАО Ниф-Ниф" в программной среде Microsoft Project.
курсовая работа , добавлен 14.05.2015
Методы управления сложными проектами. Редактирование свойств проекта. Настройка календаря проекта. Создание задач в Microsoft Project и изменение их свойств. Выбор свободных ресурсов и их использование. Составление сводки по проекту и отчета о бюджете.
лабораторная работа , добавлен 01.03.2015
Характеристика основных методик управления проектами, их отличительные особенности, критерии и обоснование выбора, анализ информационных технологий. Анализ возможностей, предоставляемых программой Microsoft Project, ее экономическая эффективность.
дипломная работа , добавлен 28.06.2010
Основы управления проектами с использованием Microsoft Project. Анализ модернизации производства сверхвысокочастотной техники на НПП "Салют" с увеличением производства монолитно-интегральных, гибридно-монолитных приборов и электронных компонентов.
курсовая работа , добавлен 16.01.2014
Описание ключевых характеристик проекта создания хлебопекарни, фазы, задачи и необходимых для их выполнения ресурсы. Анализ и оптимизация плана проекта с использованием Microsoft Project, ввод данных в программу. Автоматическое выравнивание ресурсов.
контрольная работа , добавлен 02.06.2010
Оценка стоимости проекта с помощью функции Microsoft Project на примере создания технорабочего проекта комплекса задач "Управление качеством продукции и услуг". Назначение и условия применения программы, ее характеристика и руководство пользователя.
дипломная работа , добавлен 20.03.2012
Шаблоны предназначены для стандартизации файлов проектов внутри проектной команды или организации. В MS Project есть два типа шаблонов: глобальный файл Global.mpt и шаблоны файлов. В глобальном файле хранятся основные настройки, применяемые к новым проектам. Шаблоны файлов - это типовые проекты, сохраняемые для дальнейшего использования в целях стандартизации.
Глобальный файл
Глобальный файл нельзя открыть для редактирования как обычный файл -изменения в него вносятся посредством Организатора (Работу с Организатором мы рассматривали в разделе«Удаление и перемещение представлений и их составляющих»). Изменения в общие настройки вносятся путем нажатия кнопки Set as Default (По умолчанию) на различных вкладках диалогового окна Options (Параметры).
На диске хранятся две копии глобального файла Global.mpt - одна в установочной папке MS Project, а вторая - в рабочей папке пользователя. (Вы можете определить расположение этих файлов с помощью команды поиска файлов в Windows.) В установочной папке находится исходный файл шаблона, поставляемый вместе с программой, а в рабочей - его копия, включающая в себя все сделанные во время работы с программой настройки. Именно этот файл использует программа при работе.
Если удалить глобальный файл из рабочей папки пользователя, то при запуске MS Project автоматически поместит в нее файл из установочной папки. Поэтому для возврата шаблона к "начальным установкам вы можете просто удалить рабочий файл.
Создание шаблона файлов
Шаблоны файлов создаются пользователем путем сохранения планов проектов в формате *.mpt. В шаблоне может быть сохранена любая информация: данные о задачах, ресурсах и назначениях, настройки представлений, макросы и т. д. В то же время, при сохранении шаблона в него может попасть и ненужная информация из текущего плана (например, данные о фактических трудозатратах, которые точно не понадобятся при создании новых проектов). Поэтому при сохранении файла в формате шаблона появляется диалоговое окно (рис. 23.16), в котором определяется, какие данные из текущего плана не должны попасть в шаблон.
Рис. 23.16. Определение данных, которые будут сохранены в шаблоне
Диалоговое окно содержит флажки, устанавливая которые, вы определяете типы данных, не включаемые в шаблон. Флажок Values of all baselines (Значения всех базовых планов) удалит из будущего шаблона данные о базовых планах проекта. Установив флажок Actual Values (Фактические значения), вы удалите из шаблона текущие фактические значения из сохраняемого плана. Флажок Resource Rates (Ставки ресурсов) определяет, будут ли сохранены в шаблоне данные о ставках ресурсов. Данные о фиксированной стоимости задач можно удалить, установив флажок Fixed Costs (Фиксированные затраты), а установка флажка Whether tasks have been published to Microsoft Project Server (Данные о публикации задач на сервере Microsoft Project Server) приведет к исключению из шаблона данных о публикации задач на сервере.
Обычно в шаблон включаются данные о ставках ресурсов, если в проектах, которые будут планироваться по шаблону, будут использоваться те же ресурсы. Кроме того, иногда полезно переносить данные о фиксированных затратах на выполнение задач, поскольку часто фиксированные затраты на одни и те же задачи в однотипных проектах совпадают. На рис. 23.16 мы переносим в шаблон только. данные о ставках ресурсов.
Создание файла на основе шаблона
Для создания файла на основе шаблона нужно воспользоваться командой меню File V New (Файл V Создать), а затем в области задач на панели New Project (Создание проекта) в разделе New from template (Создание с помощью шаблона) выбрать шаблон, на основе которого будет создаваться план проекта (рис. 23.17).
Рис. 23.17. Панель создания проекта
В нашем случае в списке шаблонов присутствует файл BookProject.mpt, созданный нами для подготовки сопроводительных файлов к этой книге. Щелчок на названии шаблона приведет к созданию файла на его основе. Кроме того, в списке шаблонов есть пункт General Templates (Общие шаблоны) щелкнув на котором, вы попадете в диалоговое окно с полным списком шаблонов, доступных для использования при создании нового файла (рис. 23.18).
Диалоговое окно со списком шаблонов разделено на две группы: на первой вкладке, General (Общие), содержится список шаблонов, созданных пользователем, и шаблон пустого проекта. На второй вкладке, Project Templates (Шаблоны проектов), представлены шаблоны, входящие в комплект поставки MS Project. Выбрав любой из них и дважды щелкнув на его значке, вы создадите новый проект на его основе.