Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
Краткий курс лекций
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
для специальности 080118 Страховое дело
Тема 1.1 Введение. Документ и система документации
1. Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления», ее цели, задачи, связь с другими дисциплинами. Основные понятия современного делопроизводства. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления.
Это модель, на которой основана эта серия статей. Следует отметить, что независимо от того, решает ли проект «захватывать» и управлять требованиями в их различных формах, они фактически существуют, и приблизительный анализ требований пользователей часто является наилучшим способом провалить проект с ранних этапов.
Общая модель включает в себя множество других артефактов, которые моделируются как пакеты, вложенные в основную, связанные друг с другом через отношения зависимостей. Более того, каждый из них, в свою очередь, может содержать множество других артефактов. Например, модель функциональных требований может включать в себя набор пользовательских историй или прецедентов, обычно организованных в функциональные области.
2. Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Понятие системы документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.
Рисунок 1 - Представление модели требований. Зависимости между вложенными пакетами выражают ряд фундаментальных семантических понятий. Например, отношения между функциональными требованиями и моделью бизнес-объектов формально выражают тот факт, что, хотя функциональные требования описывают услуги, которые должна предоставлять система, модель бизнес-объекта определяет бизнес-объекты, которым необходимо манипулировать для предоставления эти услуги.
Кроме того, глоссарий и бизнес-модель захватывают бизнес-лексику с помощью двух разных обозначений, соответственно: естественный язык и обозначения диаграмм классов. Нефункциональные требования определяют свойства системы, рассматриваемой как единое целое.
1. Значение и содержание дисциплины «Документационное обеспечение управления», ее цели, задачи, связь с другими дисциплинами. Основные понятия современного делопроизводства. История развития научных представлений о документационном обеспечении управления.
Информация возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с появлением зачатков речи в виде нечленораздельных звуков, мимики, жестов, прикосновений и других приемов общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тыс. лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности 5-6 тыс. лет назад. Затем письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и т. д. Это стало возможным с появлением методов фиксации информации на материальных носителях.
Ниже мы видим детали различных моделей. Функциональные требования представляют собой службы, задачи и функции, которые должна реализовать система: они фиксируют поведение, требуемое программной системой. Эта категория часто ошибочно считается единственным документом требований, необходимых для разработки программного обеспечения.
Традиционно весь набор требований анализировался и документировался в одном документе, который неизбежно становился значительным томом, дьявольским сочетанием требований и решений: знаменитый документ функциональных спецификаций Хотя в настоящее время существует несколько философий, связанных с управлением, анализировать и документировать требования, существует почти единодушие при рассмотрении этого подхода как тяжелого и опасного, в частности, подготовка «тома» требований к программному обеспечению, как было показано, страдает от ряда серьезных ограничений, среди которых наиболее значимыми являются показанных ниже.
Появление первых документов стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности.
Вообще делопроизводство прошло в своем историческом развитии несколько этапов:
1. Столбцовое делопроизводство - Х-ХV вв.
2. Приказное делопроизводство - XV-XVII вв.
3. Коллежское делопроизводство - XVIII в.
4. Министерское делопроизводство - XIX – начало XX вв.
Чтение и управление сложностью
Единый документ спецификации неизбежно предназначен для принятия значительных измерений. Это препятствует чтению и пониманию.
Большая сложность анализа
Логическим следствием этого является то, что документ является естественно избыточным и неполным и имеет тенденцию приводить к несогласованности в нескольких частях.Неразделенная организация
Документ, по определению, чрезмерно использует естественный язык, который в этой области определенно неоднозначен по своей природе. Единственный труд не только трудно проконсультироваться, понять и поддерживать, но различные части, как правило, взаимосвязаны и недостаточно хорошо разделены. Кроме того, нет набережной из-за отсутствия структурирования.
5. Советский период - 1917-1991 гг. - можно разделить на два этапа:
1 этап: 1917-1973 гг. от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства;
2 этап: 1973-1991 гг. формирование основ современного делопроизводства.
ДОУ – есть документирование деятельности предприятия, основанное на научной организации с применением современной техники. ДОУ выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с малым документооборотом все эти функции выполняет секретарь или специально назначенное должностное лицо.
Ограниченная поддержка этапа тестирования
Поддержка реализации тестовых примеров очень ограничена, и зачастую персонал, испытывающий испытания, сам должен дать дополнительный анализ требований, прежде чем сможет продолжить свою работу.
Не подходит для итеративного развития
Разработка единого документа не поддается итерационному и постепенному развитию, который лежит в основе современных процессов разработки программного обеспечения и, в частности, необходимости анализировать различные требования поэтапно.Ограниченная поддержка управления проектами
Единственный документ делает работу менеджера проекта более сложной.
Ограниченная поддержка дизайна архитектуры
Тома требований не способствует первоначальному дизайну архитектуры с ранних этапов процесса разработки программного обеспечения, хотя в требованиях должно быть указано, что требуется от системы, а не как, неизбежно, что они должны жить в рамках Это эквивалентно утверждению, что мы исходим из определения требований, и из их анализа мы начинаем рисовать «архитектуру, которая может их удовлетворить», поэтому мы начинаем с двух артефактов, первоначально довольно отдаленных друг от друга.Главными целями ДОУ являются:
Создание общей атмосферы понимания важности делопроизводства;
Обеспечение взаимодействия информационных и документационных процессов;
Устранение дублирования информации;
Улучшение организационной структуры;
Повышение эффективности работы предприятии в целом.
2. Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
Но должно быть ясно, что с эволюцией продукта это расстояние должно быть обнулено: архитектура зависит от требований, но тогда требования также должны зависеть от архитектуры. Чтобы решить проблемы, которые мы только что описали, необходимы две основные методологии, используемые для удовлетворения функциональных требований: история использования и история пользователя; вместе с правильной организацией модели требований в подмодели, как показано на рисунке 1, позволяют нам работать наилучшим образом.
Краткая ссылка на обозначения случаев использования
В этой серии мы фокусируемся на функциональных требованиях и сравнении между примерами использования и историями пользователей, и ниже мы приводим краткие базовые описания этих двух систем. Во время этого опыта Джейкобсон начал довольно неофициально использовать новую нотацию для восприятия пользовательских требований.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный носитель с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Основные функции документа:
Таким образом, стандартизированное обозначение вариантов использования включает в себя два артефакта. Диаграммы вариантов использования, спецификация вариантов использования: динамическая часть. Диаграммы сценариев использования включают в себя участников и функции, представленные эллипсами с именем, называемые в свою очередь, случаями использования, которые удобно организованы только с тремя типами отношений: включают, расширяют и наследуют. «мужчины», «овалы» и «линии», обозначения диаграмм прецедентов могут казаться довольно простыми или даже наивными; на самом деле его правильное применение требует адекватного и глубокого опыта.
- Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;
- Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;
- Коммуникативная – документы обеспечивают внешние связи организации;
Нередко анализируются плохие случаи использования, которые страдают от известных проблем: чрезмерный уровень детализации, случаи использования, пытающиеся создать систему, или, наоборот, слишком абстрактные случаи, которые не позволяют указать требуемое поведение системы, те, которые являются результатом функционального разложения и т.д.
Организационные документы – уставы, положения
Что касается спецификации вариантов использования, то динамический компонент имеет разные токи мысли. Эта тема также будет подробно описана в следующих статьях, однако предлагаемый подход заключается в использовании соответствующих шаблонов, как показано на рисунке.
- Юридическая – содержание документов используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, органами следствия и прокуратуры;
- Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус, повышает престиж организации.
Краткая информация о нотации пользовательских историй
Рисунок 2 - Диаграмма вариантов использования с относительными характеристиками. Истории пользователей часто используются в контексте проектов, управляемых гибкими методологиями. При составлении истории мы фокусируемся на определении функциональности, которую мы должны будем реализовать, чтобы реагировать на эту потребность чрезвычайно кратким и высокоуровневым способом. Однако определение технических деталей, дизайна или детального анализа функциональности исключается из целей истории, все из которых будут подробно описаны на момент фактической необходимости и только если это будет сочтено необходимым, другими способами.
Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.
Различные виды документов имеют разные реквизиты.
Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой организации приказы, договоры, справки будут составляться по-разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов (УФД). Они представляют собой набор расположенных в определенном порядке реквизитов.
Среди различных форматов, которые могут быть использованы для составления историй, одним из наиболее часто встречающихся является следующая схема. Примером истории может быть. Хотя формат истории относительно прост, он основан на серии концепций и очень глубоком видении.
Модель бизнес-объекта
Для бизнес-аналитиков нередко говорят: «Использовать случаи фантастичны: напишите их все в случае использования». Подобные опасные рекомендации также можно найти в области рассказов пользователей. Но варианты использования недействительны для анализа каждого требования. Эти обозначения действительно действительны только для описания поведения системы.
Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того государственное предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; ведется делопроизводство с помощью компьютерных технологий или традиционным способом.
Хотя примеры использования и истории пользователей - очень полезный инструмент для моделирования функциональных требований системы, они описывают только часть требований: часть функций и функций, которые должны быть реализованы. Таким образом, случаи использования или истории пользователей не являются абсолютно достаточными и не подходят для сбора всех видов требований, которые должна выполнить система. Они должны быть завершены и проверены с помощью другого набора артефактов, среди которых особое значение имеет модель бизнес-объекта.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов
Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления. При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.
Эти объекты домена представляют собой «вещи», которые существуют, или события, которые происходят в среде, в которой работает система. классы домена могут появляться в трех типичных формах. По словам Дуга Розенберга и Кендалла Скотта: Термин домен проблемы относится к области, которая включает в себя реальные объекты и концепции, связанные с проблемой, которую должна решить система.
Основные управленческие документы
Эта модель определяется разными именами, такими как объектная модель домена, модель бизнес-объекта или просто бизнес-модель: это неидеальные имена, которые часто приводят в замешательство. Вероятно, более подходящее имя может быть статической моделью бизнеса. Поэтому, хотя правильно выбранная нотация - это диаграмма классов, на самом деле это модель, очень похожая на традиционные диаграммы сущности-отношения.
Перечень реквизитов:
Постоянные (с 1 по 8) переменные реквизиты (с 9 по 30):
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Модель бизнес-объекта представляет собой график взаимосвязанных бизнес-единиц: это сумма всех объектов, включая их отношения. Каждый из этих объектов содержит согласованный набор бизнес-информации и управляется соответствующими процессами в бизнес-области, которые система намеревается автоматизировать в некоторой степени.
Приказы, распоряжения и др
Диаграмма на рисунке 3 представляет собой фрагмент модели бизнес-объекта, связанный с банковской торговой системой, которая управляет такими объектами, как запрос, запрос на запрос и запрос на заказ. Как вы можете видеть, модель не включает в себя какой-либо класс технического характера: она «ограничивает» описание отношений между различными субъектами, присутствующими в бизнесе.
03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.
04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на официальных бланках предоставляемых в государственные организации.
05. Основной государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
06. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документации;
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при
отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.
Переменные реквизиты
09. Справочные данные об организации - это:
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).
10. Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.
день, месяц, год (28.05.2014)
Допускается и такое оформление даты:
год, месяц, день (2014.08.27)
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся.
Например:
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению организации можно дополнять индексами:
дела по номенклатуре; структурных подразделений; должностных лиц; наименований видов документов и т. п.
Например:
3 - номер структурного подразделения;
С - секретариат;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.
45 - порядковый номер документа;
БГ-Борис Громов;
2 - номер дела по номенклатуре.
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, фамилия и инициалы; Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
срок исполнения;
подпись руководителя и дату подписания.
18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)
Например:
О сроках поставки продукции
Об академическом отделе
Чего? (кого?) (пишется со строчной буквы)
Например:
АКТ приемки продукции
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера
19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».
20. Текст документа является основным элементом документа.
Обычно текст состоит из двух частей:
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.
21. Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.
22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Например:
Директор Проектно-конструкторского
автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Иванов
Директор института Подпись Н.А.Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор завода Подпись В.В.Петров
Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель министра связи РФ Заместитель министра транспорта РФ
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии Подпись Н.В. Петров
Члены комиссии Подпись К.М. Смирнова
Подпись С.П. Матвеев
Подпись В.А. Филатов
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник областного управления
Подпись Е.Я. Петров
24. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».
25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26. Отметка о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
расшифровку подписи;
дату заверения.
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».
27. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.
30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка полезна для исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.
Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01-16).
Оформляющая часть - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25-29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).