Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.
Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера
В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.
ФАЙЛЫ
2 файла
Основные правила составления должностной инструкции
Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.
Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:
- «Общие положения»,
- «Основные функции»,
- «Права»,
- «Ответственность»,
которые иногда дополняются такими параграфами как
- «Условия работы»,
- «Право подписи» и т.п.
Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.
Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.
Содержание должностной инструкции офис-менеджера
Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).
Общие положения
Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий). Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж. Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.
Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.
Должностные обязанности офис-менеджера
Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.
Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.
Полномочия офис-менеджера
В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.
Ответственность офис-менеджера
Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.
Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.
Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.
В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.
Должностная инструкция офис-менеджера создается работодателем для упорядочения трудовых взаимоотношений. Документ содержит требования к квалификации сотрудника, порядок назначения, освобождения его от должности, функциональные обязанности, права, ответственность работника.
Образец типовой должностной инструкции офис-менеджера
І. Общие положения
1. Офис-менеджер непосредственно подчиняется генеральному директору.
2. Назначение или освобождение от должности офис-менеджера производится приказом генерального директора.
3. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года, знания делопроизводства, навыки обращения с пакетами прикладных программ, оргтехникой.
4. В период отсутствия офис-менеджера права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по учреждению.
5. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- законодательством РФ;
- данной должностной инструкцией;
- приказами и распоряжениями руководства.
6. Офис-менеджер должен знать:
- гражданское, трудовое право РФ;
- порядок заключения договоров;
- правила оформления документации;
- нормы охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности, производственной санитарии;
- отчетные документы, принятые в учреждении;
- нормы делового общения и этикета.
ІІ. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
1. Регистрирует, направляет служебную информацию генеральному директору, сотрудникам компании.
2. Производит коммуникацию посредством телефона и иных средств связи.
3. Реализует документооборот организации. Регистрирует, ведет учет, хранение входящей, исходящей корреспонденции, архивирование документов.
4. Выполняет копировальные, множительные работы по поручению генерального директора.
5. Разрабатывает проекты писем, запросов, иных документов, относящихся к деятельности учреждения.
6. Вносит информацию в базу данных.
7. Производит действия по подготовке заседаний, совещаний при участии генерального директора.
8. Производит материальное, техническое обеспечение, оповещение участников о времени, месте проведения мероприятий, повестке дня.
9. Обеспечивает учреждение канцтоварами, расходными материалами, иными установленными товарно-материальными ценностями, используемыми в деятельности организации. Проводит их прием, учет, передачу, хранение.
10. Принимает меры по организации встреч, командировок сотрудников. Заказывает билеты на транспорт, арендует жилые, деловые помещения.
11. Контролирует состояние оргтехники, коммуникаций.
12. Организовывает проведение ремонтных работ и иных видов технического обслуживания оборудования, вышедшего из строя.
13. Принимает посетителей.
14. Предоставляет консультации по установленным вопросам.
15. Выполняет служебные поручения генерального директора в пределах собственной компетенции.
ІІІ. Права
Офис-менеджер имеет право:
1. Визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Действовать самостоятельно в пределах своей компетенции.
3. Не выполнять свои должностные обязанности при возникновении опасности для жизни или здоровья.
4. Выдвигать требования к руководству о создании условий для исполнения своих полномочий, сохранности материальных ценностей, документов.
5. Получать всю необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.
6. Направлять рационализаторские предложения для совершенствования деятельности учреждения и собственной работы.
7. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность за:
1. Нарушение требований руководящих документов, принятых в организации.
2. Проведение несанкционированного руководством представления интересов учреждения.
3. Результаты принимаемых решений, собственных действий.
4. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
5. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.
6. Неправомерное обращение с личной информацией, разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.
7. Нарушение норм делового общения и этикета.
8. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.
9. Предоставление заведомо недостоверной информации.
Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.
Должностная инструкция офис-менеджера
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
3. Права офис-менеджера
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.
4. Ответственность офис-менеджера
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.
Документационное обеспечение отделения
- Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
- Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
- Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.
Дополнительные обязанности
- Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
- Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
- Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
- Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
- Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
- Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.
Обязанности, схожие с работой секретаря
- Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
- Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
- Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.
Важные и неотложные поручения
- Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
- Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.
Действия внутри офиса
- Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
- Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
- Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
- Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
- Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.
Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников
В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:
- Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
- Курьеров.
- Уборщицы.
Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива
- Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
- Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
- Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
- Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
- Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.
Важные обязанности
- Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
- Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
- Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
- Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
- Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
Права
- Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
- Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
- Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
- Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
- Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
- Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
- Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.
Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
Уставом Компании;
Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
Положениями об отделах Компании;
Приказами руководства;
Нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
Настоящей Должностной инструкцией.
1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
1.9. Офис-менеджер должен знать:
Организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
Положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
Функции и задачи подразделений Компании;
Функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
Свои функциональные обязанности и права;
Свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
2. Должностные обязанности
Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Исходя из этого, офис-менеджер:
1. Выполняет функции секретаря Компании:
1.1. Документационное обеспечение управления:
Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
Фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
По поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
По поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
2.1. Заказ воды по мере необходимости.
2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.
2.3. Осуществление подписки на периодические издания.
2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
3. Координирует и контролирует работу:
Водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
Курьеров;
Уборщицы.
4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
Добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
Качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
Эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
Соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
Не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).
3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
4. Ответственность
Офис-менеджер несёт ответственность за:
4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт: /______________/
«__» _________200
Начальник отдела кадров: /______________/