Социальной сферой муниципалитета. Основы управления социальной сферой муниципального образования

К счастью, в предыдущих главах вы уже определили все необ­ходимые для достижения целей ингредиенты, осталось лишь их объединить.

1. Вы уже составили точный образ идеального будущего, ко­-
   нечного результата на основе внутренних ценностей. Вы
   знаете, чего хотите и для чего.
2. Вы записали свои цели, расставили приоритеты и определи-­
   ли главную цель своей жизни.
3. Вы выбрали критерии оценки и стандарты, чтобы отслежи­-
   вать прогресс; установили сроки в качестве мишени, в кото­-
   рую вам надо попасть.
   1. Вы знаете, какие знания и умения вам еще нужны для дос-­
      тижения поставленной цели.
   2. Вы расставили свои умения в порядке приоритета и разра-­
      ботали план обучения необходимым знаниям для достиже­-
      ния желаемого.
   3. Вы определили людей, группы и организации, чья помощь и сотруд ничество вам могут рано или поздно понадобиться, а также необ­ходимые шаги для завоевания их доверия и поддержки. Все это время вы делали заметки, поэтому сейчас у вас есть все необходимое для составления плана действий. Теперь вы го­товы свести все воедино.
      
      ПРОЦЕССПЛАНИРОВАНИЯОЧЕНЬВАЖЕН

      Несколько лет назад «Инкорпорэйшн Мэгэзин» поместил статью об исследовании, в котором участвовали 50 недавно со­зданных компаний. Половина из них потратила несколько меся­цев на разработку полных бизнес-планов, прежде чем выходить на рынок и начинать работу. Вторая половина предпочла обой­тись без подробных планов и ограничилась спонтанным реагирова­нием на события по мере необходимости.

      Через пару лет исследователи вновь вернулись к компаниям, чтобы определить уровень доходов и степень развития этих ком­паний. Результаты оказались весьма занятными. Компании, вы­шедшие на рынок с подробными и тщательно продуманными пла­нами, преуспели гораздо лучше и получали значительно больше прибыли, чем те, кто сделал ставку на спонтанность.

      Компании, ринувшиеся с места в карьер, чьи руководители были «слишком заняты», чтобы сесть и хорошо поработать над стратегическим планированием, практически все доживали свои последние дни. Многие уже давно обанкротились и прекратили свое существование.

      «ЗОЛОТОЙКЛЮЧИК»ПЛАНИРОВАНИЯ

      Любопытное открытие. Владельцам компаний и фирм задавали один и тот же вопрос: «Как часто в процессе ежедневной работы вы сверяетесь со своим планом?» Практически во всех случаях пред­приниматели и владельцы бизнесов не заглядывали в планы по не­сколько месяцев. Составив план, они убирали его в дальний ящик стола, и редко кто доставал до следующего года, когда вновь прихо­дилось заниматься стратегическим планированием.

      А важнейшее открытие было следующим: хотя к самому пла­ну обращались редко, сам процесс продумывания и анализа глав ных элементов бизнеса являлся очень важным для успеха.

   ПЛАНИРОВАНИЕЭФФЕКТИВНО

   Генерала Дуайта Д. Эйзенхауэра после высадки в Норман­дии во время Второй мировой войны попросили подробно опи­сать план, предшествовавший высадке. Он ответил так: «Сам план значения не имел, важен был процесс планирования».

   На начальном этапе большое значение имеет проработка всех ключевых элементов бизнес-плана. Поэтому Алекс Маккензи, эксперт по тайм-менеджменту, говорил: «Действия без предвари­тельного планирования - причина всякой неудачи».

   Старая военная истина гласит: «Никакой план не выдержи­вает первой встречи с врагом». С первого же дня деловых дей­ствий ситуация будет меняться так быстро, что ваш план будет терять актуальность через несколько дней, если не несколько ча­сов. Но ведь важен сам процесс планирования. Скотт МакНили из «Сан Микросистемз» утверждает: «В бизнесе вы каждые три недели спокойно можете выбрасывать в корзинку для бумаг свои предположения».

   УСЛОВИЕВСЕХВЕЛИКИХДОСТИЖЕНИЙ Все преуспевающие люди действуют по написанному плану Величайшим достижениям человечества, от великих пирамид и до масштабных промышленных акций современности, предшество­вали подробные планы, тщательно разработанные и продуманные с начала до конца.

   По сути, минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут реальной работы. Каждая минута сэкономит вам время, силы и деньги для достижения желаемого результата. Поэтому и говорят: «Неудачный план - это планирование неудачи».

   Первая причина неудач - действия без плана. Люди, утвержда­ющие, что они слишком заняты, чтобы планировать, должны быть готовы к лишним ошибкам и густым тратам времени, денег и сил.

   Говорят, любое новое бизнес-начинание - это попытка обо­гнать время. С первых же дней основатели компаний всеми сила­ми пытаются найти способ заработать как можно больше денег, чтобы остаться в бизнесе. Если им удается обнаружить «модель дохода» и получать прибыль, превышающую затраты, такой биз­нес выживает и считается успешным. Но если деньги заканчива­ются до того, как возникает превышение доходов над расходами, компания, словно самолет при неудачном пикировании, терпит крушение и погибает.

   ФОРМУЛАУСПЕХА

   Предлагаю вам формулу «шесть П» для личного и професси­онального успеха. Она звучит так: «Процесс предварительного планирования предопределяет продуктивный подход».

   Семь преимуществ предварительного планирования:

   Во-первых, процесс планирования стимулирует вас проду­ мывать мельчайшие вопросы, необходимые для безуслов­ ного достижения успеха.

   Во-вторых, тщательное продумывание предстоящих дей­ ствий позволяет эффективно их распланировать в це­лях экономии времени, денег и усилий.

   В-третьих, хорошо продуманный и выверенный план помога­ ет выявить всевозможные недочеты и упущения, кото­ рые впоследствии могут оказаться фатальными для вашего бизнеса. Задавайте себе вопросы типа «А что если...» Например: «Что самое худшее может произой­ ти, если я выберу тот или иной способ действия?»

   СМОТРИТЕНАВЕЩИРЕАЛЬНО

   Часто в результате тщательного планирования и анализа мы понимаем, что нельзя достичь поставленной цели при имеющихся ресурсах или времени или при определенных обстоятельствах. Иногда лучшие сделки - те, о которых вы думали в последнюю очередь.

   Несколько лет назад мне довелось работать с весьма состоя­тельным человеком. Он дал мне один бесценный совет: «Всегда легче заварить кашу, чем потом ее расхлебывать».

   Думать о затратах времени и средств надо до, а не после.
   
   НАЙДИТЕСЛАБЫЕМЕСТА

   В-четвертых, предварительное планирование помогает зара­нее найти слабые места в плане и подстраховаться. Вы сможете обнаружить «роковую ошибку», которая могла бы остаться неза­меченной и привести к гибели всей вашей затеи. Вот для этого и необходимо планирование.

   ОПРЕДЕЛИТЕСВОИПЕРСПЕКТИВЫ

   В-пятых, планирование выявляет сильные стороны и потенци­альные перспективы, которыми вы можете воспользоваться. Зача­стую вы можете не подозревать о своих сильных сторонах, откры вающихся в данной ситуации, пока не проведете тщательное пла­нирование.

   СФОКУСИРУЙТЕСВОЮЭНЕРГИЮ

   В-шестых, планирование позволяет вам целенаправленно рас­ходовать время, деньги и средства на одну-две основные цели, необходимые для успеха всего мероприятия. Без четкого фокуса вы начнете разбрасываться и тратить силы вхолостую с весьма незначительными результатами.

   В-седьмых, планирование сэкономит вам массу часов, месяцев и даже лет бесплодных попыток, разочарований и убережет поте­ри энергии.

   ЖИЗНЕННО ВАЖНАЯ ДИСЦИПЛИНА

   Планирование - это дисциплина, умение, а также привычка и способность. А значит, вы можете ему обучиться и развить до высокого уровня посредством практики и многократного упраж­нения. Причем овладеть этим умением гораздо проще, чем вы

   думаете. ЗАПИШИТЕВСЕЗАДАНИЯИПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ

   В самом простом представлении план - это перечень всех необходимых для достижения цели действий. Возьмите лист бу­маги и запишите все, что, по-вашему, способствует приближению цели.

   Когда вам приходит в голову что-то новое, тут же добавьте это в свой список. Постоянно обновляйте его, просматривайте и корректируйте. Этот список должен стать вашим проектным чер­тежом для строительства «дома мечты» - достижения идеально­го результата.

   ОПРЕДЕЛЕНИЕПРИОРИТЕТОВИ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ

   Следующий шаг - организация списка в логической после­довательности и по приоритетам. Установите, какие задания или действия для вас важнее других. Под номером первым ставьте самое важное задание и далее до конца в порядке убывания.

   Таким же образом определите последовательность необходи­мых действий. Иногда какое-то дело не может быть выполнено,

   
   пока не закончено предшествующее. Трудности с одним задани­ем могут также стать камнем преткновения всего процесса. УТОЧНИТЕСДЕРЖИВАЮЩИЙФАКТОР

   Зачастую успех вашего плана во многом обусловлен дости­жением единственной цели: окончания строительства нового офиса, магазина или фабрики, а может быть, презентации нового товара или услуги, а еще достижения определенного объема продаж к конкретному сроку приема на работу нового человека на ключе­вую должность. Процесс планирования помогает вам определить существенные элементы плана и сосредоточить внимание на жизненно важных заданиях и действиях.

   БУДЬТЕГОТОВЫКНЕУДАЧАМ

   Ни один план поначалу не совершенен. Первые по пытки дос­тичь желаемого всегда заканчиваются провалом. Этого следует ожи­дать. Способность спокойно относиться к неудачам и вносить в план нужные коррективы крайне важна для вашего успеха. Посто­янно спрашивайте себя: «Что сработает, и что не сработает?» Уделяй­те больше внимания тому, что правильно, а не кто прав.

   Помните старое высказывание: «Начните с белого листа!» Всякий раз, когда ваш план не сработает, вздохните глубоко, успо­койтесь и переделайте план.

   Когда у вас возникает проблема, сконцентрируйтесь на реше­нии. Сложности - это часть рабочего процесса, поэтому научи­тесь реагировать на них эффективно и конструктивно. Если вы не укладываетесь в сроки, задайте себе вопросы: «В чем пробле­ма? В чем еще проблема? Каково решение? Как еще можно ре­шить эту проблему? Что можно сделать сейчас? Каков следующий шаг?»

   Кажется, что как только вы делаете первый шаг на пути к цели, вы тут же наталкиваетесь на препятствия, временные труд­ности, помехи и препоны. Это нормально. Для работы над чем-то новым требуются немалые усилия, но это та цена, которую вам придется заплатить за достижение ваших целей.

   ДУМАЙТЕНАБУМАГЕ

   Всегда думайте на бумаге. Постоянно составляйте план всех своих действий и регулярно улучшайте план, пока он не примет совершенный вид.

   Помните: планирование - это умение, и ему можно обучить ся. Ваша способность думать, планировать, анализировать и ини­циировать активную деятельность в конце концов приведет вас туда, куда вы стремитесь - в «десятку» лучших. Но на это нуж­но время.

   «Думать на бумаге» можно так: оформите план проекта для достижения многозадачных целей в виде таблицы. При этом вы создаете визуальное представление своей цели и тех шагов, кото­рые вас к ней приведут. Это откроет вам глаза на сильные и слабые стороны проекта.

   ПРОЕКТНОЕПЛАНИРОВАНИЕ

   При таком планировании вы пишите дни, недели и месяцы, которые могут потребоваться на завершение проекта, в шапке таблицы. Например, в годовом плане вы записываете названия двенадцати месяцев, начиная с текущего. Это временная строка проекта.

   В левую вертикальную колонку в нужной последовательности впишите задания, необходимые для завершения проекта. Каким будет ваш первый шаг? Второй? И так далее.

   Внизу правой колонки запишите конечную цель, идеальный результат. Чем яснее вы представляете, к чему стремитесь, тем проще вам будет этого достигнуть.

   Горизонтальные графы вы можете использовать для указа­ния необходимого количества времени на то или иное задание. Некоторые из них можно выполнять одновременно, другие - лить последовательно. Одни задания имеют высокую степень приори­тетности, другие, наоборот, низкую. Но при помощи таблицы планирования проекта вы сможете наглядно представить свою конечную цель - со всей ясностью и детализацией.

   СОБЕРИТЕСВОЮКОМАНДУ

   Каждый, отвечающий за выполнение части некоего плана, вов­лечен в процесс планирования. Довольно распространенная ошиб­ка - предполагать, будто отдельное задание можно выполнить легко и быстро. И вдруг шок - оказывается, что дело, выглядев­шее таким простым и легким, занимает пару месяцев. Сжатые сроки могут заставить вас полностью пересмотреть составлен­ный план.

   Один из моих менеджеров решил разослать всем нашим кли­ентам информационную листовку по поводу нового направления в нашем бизнесе. Он вызвал дизайнера и сообщил, что листовка нужна ему к концу недели.

   Каким же было его изумление, когда он узнал, что на профес­сиональную разработку, дизайн и изготовление листовки вместе спечатью и рассылкой уйдет шесть-восемь недель, и это обой­дется в 2 000 долларов. Идея отпала сама собой.

   Начиная процесс планирования, вы должны сосредоточиться на четком определении каждого этапа и необходимого для него времени. Это время оптимизма и реализма при составлении пла­на и достижении целей. На каждом этапе планирования будьте предельно честны с собой, не полагаясь на удачу или случай и не надеясь, что законы природы станет попраны ради вашей выгоды.

   ОПРЕДЕЛИТЕВОЗМОЖНЫЕПОМЕХИ

   Существует проблема, которую следует решить прежде все­го. Самая предварительная главная цель, серьезный фактор, тре­бующий пристального внимания.

   Например, многие компании вступают на рынок, расписав все до малейших деталей, кроме процесса профессиональной прода­жи, приносящего прибыли. Компания продумала стратегическое планирование, аренду офисов, покупку мебели, компьютеров и промышленного оборудования, наняла штат сотрудников, завела бухгалтерские книги и начала проводить рекламные акции. Но процесс продажи подкачал: он не был продуман, и через несколь­ко месяцев или даже недель компания оказалась на мели. В боль­шой степени это то, что превращает маленький камешек преткно­вения в мощную бомбу, оставляющую позади себя руины.

   ПРОМЕЖУТОЧНЫЕРЕЗУЛЬТАТЫ

   Определите промежуточные результаты, которые вам необхо­димо достичь на каждом этапе пути. Можете ли вы распределить их по приоритетности и выполнить точно в срок? Каков ваш план на случай неполадок или форс-мажорных обстоятельств? Есть ли у вас запасной план? Что будете делать, если окажется, что для выпол­нения задания требуется гораздо больше средств и времени? Вам Должна быть знакома фраза: «Великая жизнь, как и великий ко­рабль, не должна зависеть от одной надежды, как от одной мачты».

   ПЛАНИРОВАНИЕ-КЛЮЧКУСПЕХУ

   Сам факт планирования повышает качество всего процесса Достижения цели. Чем тщательнее и детальнее разработан вами предварительный план на старте, тем успешнее и ярче ваш фи­ниш. Чем качественнее ваше планирование, тем больше идей и возможностей вы можете воплотить.

   Умение точно определить свое желание, записать его, составить план и работать в согласии с ним - это ключ к личностному росту, эффективности и высокому темпу прогресса. Все эти умение - вполне реально освоить и усовершенствовать. В са­мые короткие сроки вы сможете изменить жизнь и бизнес, удвоить доход и объемы продаж, реализовать свои мечты и природный потенциал.

   СОСТАВЬТЕ ПЛАН

   Составьте перечень всех действий, ведущих к вашей цели, и
   постарайтесь ничего не упустить.

   Распишите все его пункты по приоритетам: от самого важ­-ного задания до самого наименее значимого.

   Организуйте список в логической последовательности. Что
   нужно выполнить в первую очередь, а что во вторую?

   Подсчитайте, сколько времени и денег потребуется для за­-
   вершения задания. Располагаете ли вы всем необходимым?

   Творчески перерабатывайте свой план, особенно когда полу­
   чаете новую информацию или когда дела идут не так, как
   вы ожидали. Будьте настроены на возможность корректив.

Одним из основных инструментов реализации положений МС ИСО 9000 является планирование качества. В соответствии с концепцией комплексного управления качеством долгосрочное планирование осуществляется на базе программно-целевого подхода к процессам обеспечения качества. Теоретически это обусловлено пониманием сложности объекта планирования, каким является качество продукции, и влиянием, на которое оказывают многочисленные, различные по направленности воздействия внешнего и внутреннего характера. Шадрин А.Д. Менеджмент качества. - М.: Трек. 2006. - С. 212.

Достоинство программно-целевого подхода заключается в том, что на его основе можно объединить наличные ресурсы и наиболее эффективно их использовать для решения поставленных стратегических и тактических задач. При правильном применении данный подход обеспечивает гибкость, динамичность и адаптивность системы качества, создает условия, при которых повышается ответственность за выполнение определенных руководством задач, облегчает работу администрации предприятия.

Применение программно-целевого подхода предполагает: Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 96.

наличие проблемы и определение цели;

формирование целереализующей программы;

создание механизма реализации программы.

Определение цели, то есть, предполагаемого или желаемого результата деятельности считается одним из наиболее трудных и ответственных моментов в реализации программно-целевого подхода. Это связано с тем, что цели должны быть конкретными, реальными и поддающимися контролю.

Отдельного анализа заслуживает трактовка содержания понятия «программа», соотношение между планом и программой. В теории и на практике даются различные определения и по-разному трактуются взаимоотношения «план-программа». В ряде случаев программа рассматривается как предплановый документ, представляющий собой основу для планирования; в другом, - программа является средством реализации плановых заданий, включенных в план. Но, программу следует рассматривать как метод планирования. В этом случае программа - это совокупность мероприятий, конкретизированных, по срокам и исполнителям, направленных на осуществление поставленных целей и обеспеченных необходимыми, заранее определенными, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.

задания по повышению технического уровня и качества важнейшей продукции;

плановые задания предприятия по улучшению качества продукции;

мероприятия, обеспечивающие реализацию заданий программы.

Структура такой программы отражает подход к ней как к плановому документу, содержащему взаимоувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям задания по улучшению качества продукции, а также комплекс мероприятий, обеспечивающих их выполнение. Такой подход в принципе не противоречит термину, принятому в МС 8402 и согласно которому «программа качества» - это документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, распределение ресурсов и последовательность действий, относящихся к конкретной продукции, услуге, контракту или проекту». Однако, если в отечественной практике основной упор раньше делался на выполнение установленных или принятых заданий по повышению качества, то в зарубежной - планирование качества, в первую очередь, - это планирование ресурсов, необходимых для реализации альтернативных вариантов, связанных с удовлетворением требований потребителя. Поэтому совершенно очевидно было различие стратегий планирования качества.

В ведущих фирмах США и стран Западной Европы постепенно отходят от жестких методов планирования повышения качества и ориентируются на взаимоувязку различных видов деятельности по обеспечению качества с учетом требований потребителей.

При этом поиск путей повышения эффективности планирования качества ведется в следующих направлениях: разграничение стратегических и оперативных функций управления качеством и их раздельное финансирование; применение многовариантности планирования, т.е. разработка целого ряда ситуационных планов с целью быстрой адаптации к имеющимся внутренним и внешним условиям.

Очевидно, что с развитием товарно-денежных отношений и присущего им рыночного механизма стратегия планирования на современных российских предприятиях претерпевает кардинальные изменения, ориентируясь не на планируемые в административном порядке показатели, а на требования конкретного потребителя. По этой причине меняется и подход к разработке программ и планов повышения качества.

Поэтому, рассмотрим основную структуру современной программы «Качество».

Программа «Качество» должна занимать ключевое положение в создании органической взаимосвязи системы общего руководства, закрепленной в МС ИСО 9004, ИСО 9004. Методические указания для общего построения и руководства системой управления качества на предприятии. с моделями обеспечения качества конкретной продукции в соответствии с МС ИСО 9001-9003.

Исходя из этого, программа «Качество» должна быть двухуровневой.

Программа первого уровня - это сугубо внутренний документ предприятия, который должен содержать мероприятия стратегического характера. Эти мероприятия призваны реализовать политику предприятия в области качества, обеспечив систематическое и планомерное улучшение качества продукции, ее конкурентоспособность на внешнем и внутреннем рынках. Эту программа направлена, прежде всего, на обеспечение конкурентноспособности предприятия.

Содержание программы первого уровня формируется на основе отчетов по маркетинговым исследованиям и рекомендаций по конъюнктуре внешнего и внутреннего рынков продукции, определяющей профиль предприятия и основные объемы производства, его возможности по разработке и освоению принципиально новых видов продукции, модернизации выпускаемой продукции, расширению модификаций, типов и видов изделий.

Разработка программы первого уровня включает следующие этапы:

анализ материалов маркетинговых исследований;

экспертную оценку заключений ведущих специалистов по материалам маркетинговых исследований;

выбор направлений формирования программы;

определение ответственных исполнителей из числа руководителей предприятия по каждому направлению (подпрограмме);

разработка мероприятий по реализации выбранных направлений (подпрограмм);

обсуждение и согласование предложенных мероприятий с учетом сроков и ресурсов, необходимых для их реализации;

подготовку окончательного варианта программы и ее утверждение.

Учитывая долгосрочный характер мероприятий, которые включаются в подпрограммы, особенно в условиях самофинансирования, появляется риск принятия неверных решений, что может при вести к значительным финансовым и другим потерям. Поэтому на этапе разработки подпрограммы и программы в целом необходимо использовать специальные методы, позволяющие оценить возможный риск.

При разработке подпрограмм целесообразно использовать методы сетевого планирования. Разработанные сетевые графики должны утверждаться вместе с программой и служить для контроля ее выполнения.

Комплекс мероприятий по каждой подпрограмме целесообразно формировать по отдельным стадиям петли качества (жизненного цикла продукции).

При разработке программы «Конкурентоспособность» в соответствии с принципом закрепления ответственности, изложенным в стандартах ИСО серии 9000, следует использовать функциональный подход на основе матрицы функций. Это позволяет на любом этапе разработки и реализации программы однозначно установить ответственность руководителей предприятия и его структурных подразделений за выполнение конкретных мероприятий.

Программа второго уровня должна разрабатываться для реализации целей и задач технического характера, в частности обеспечения качества продукции по заключенным договорам на выпускаемую продукцию. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 102. Ее целесообразно именовать «Программа обеспечения качества продукции». Мероприятия, включенные в эту программу, должны быть нацелены на снижение производственных издержек за счет уменьшения брака, расхода материальных ресурсов и др.

Отличительной особенностью этой программы является го, что она разрабатывается для конкретного изделия или группы изделий одинакового назначения, поставляемых одному заказчику (или нескольким заказчикам при идентичности технических требований к продукции, обусловленных условиями использования). Эта программа может предъявляться потребителю при заключении договора для демонстрации усилий изготовителя по обеспечению стабильности качества продукции и по его требованию прилагаться к договору.

Программа должна включать, если это необходимо, мероприятия по совершенствованию технологии и методов контроля качества, метрологическому обеспечению производства, по проведению авторского надзора за качеством изготовления продукции, а также графики периодического контроля соблюдения технологической дисциплины, аттестации испытательного оборудования, проверки оборудования на технологическую точность, пересмотра технической документации. В отдельных случаях могут разрабатываться программы по отдельным видам деятельности, связанной с обеспечением качества продукции: например, программы внедрения статистических методов контроля, организации групп качества и т.п. В каждом конкретном случае эти вопросы решает руководство предприятия.

Разработка программы обеспечения качества может осуществляться для реализации особых требований потребителя, предусмотренных в контракте. В этом случае программа является дополнением к «Руководству по качеству». Такая программа может охватывать те элементы действующей системы качества, в которые необходимо внести изменения или дополнения для решения задач, обусловленных потребителем в контракте, а также специальные процедуры, удовлетворяющие особые требования контракта (например, специальные испытания изделия или отдельных узлов). Для разработки такой программы требуется детальная проработка специалистами (конструкторами, технологами, метрологами, работниками ОТК) требований контракта, что позволит определить пригодность имеющихся процедур обеспечения качества, необходимость их модификации или введения новых процедур.

Для достижения поставленных задач важно обеспечить постоянную координацию работ по планированию качества, которую должен осуществлять отдел качества или другое структурное подразделение, входящее в состав службы качества и подчиненное заместителю руководителя предприятия по качеству.

В ходе планирования определяются те стандарты качества , которым должен соответствовать проект, и определяются действия по обеспечению этих стандартов. Результатом планирования качеством является документ – план управления качеством. Он описывает, как команда проекта будет проводить политику качества в ходе реализации проекта.

Если проект реализуется действующей организацией, при планировании качества следует опираться на принятую в организации политику качества .

При отсутствии формализованной политики качества организации команда проекта должна разработать таковую для своего проекта. Эта политика должна соответствовать потребностям участников проекта и стейкхолдеров.

Особое внимание к планированию и обеспечению качества уделяется в так называемых "бездефектных" проектах, когда малейшее отступление от требований, например, надежности, может привести к сбоям в работе проектируемой системы и вызвать нежелательные последствия – а в худших случаях, привести к катастрофам и гибели людей.

При выборе методов достижения качества важным аспектом является планирование затрат на качество. Методы, которые используются при анализе и планировании затрат на качество, не отличаются от обычных методов, принятых при оценке эффективности проекта – чистой текущей стоимости, внутренней нормы доходности и дисконтированного периода окупаемости (см. гл. 5). Поскольку эти методы базируются на денежных потоках, для формирования этих потоков используется анализ затрат и выгод от улучшения продукции (Cost-Benefit Analysis – СВА).

Под затратами на качество понимаются затраты на действия, связанные с достижением необходимого уровня качества. Они включают в себя:

• стоимость работ по обеспечению соответствия;
• стоимость работ по устранению несоответствий (табл. 12.1).

Таблица 12.1

Затраты на обеспечение соответствия и устранение несоответствий требованиям

Следует понимать, что улучшение качества в перспективе приводит к снижению себестоимости продукции и к удешевлению проекта. Однако в краткосрочном периоде оно оборачивается дополнительными затратами (рис. 12.1).

При планировании качества инструментом оценки затрат, следовательно, является маржинальный анализ. В соответствии с ним рассчитывается ценность дополнительных доходов от улучшения продукции проекта и сопоставляется с ростом затрат на улучшение продукции. Точка, в которой эти разнонаправленные кривые будут пересекаться (рис. 12.2), является оптимальным уровнем затрат на качество для данного проекта.

Рис. 12.1.

Рис. 12.2.

Результатом планирования качества является план управления качеством (Quality Management Plan), который описывает систему качества проекта , т.е. организационную структуру, распределение полномочий и ответственности, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для обеспечения управления качеством.

В зависимости от масштаба проекта и его особенностей план может иметь разную степень детализации и формализации. В соответствии с требованиями ISO 9001:2000 он должен состоять из следующих разделов.

• 1. Ответственность руководства.
• 2. Обзор контракта.
• 3. Управление проектированием.
• 4. Управление документацией и данными.
• 5. Закупка.
• 6. Собственность заказчика.
• 7. Идентификация и прослеживаемость.
• 8. Управление производственным процессом.
• 9. Осмотр и испытания.
• 10. Измерительное и испытательное оборудование.
• 11. Несоответствующие изделия.
• 12. Дополнительные соображения.

Как и для других разделов плана проекта, подлежащих впоследствии контролю, при планировании качества внимание уделяется метрикам качества – численно измеряемым показателям, используемым для контроля за состоянием процессов управления качеством проекта. Команда проекта имеет достаточно высокую степень свободы в установлении этих показателей. Выбор метрики показан на рис. 12.3.

Рис. 12.3.

Наряду с общим планом управления качеством разрабатываются документы, определяющие шаги по совершенствованию процессов управления проектом (здесь проявляется процессная сущность как управления качеством, так и проектного менеджмента). К ним относятся:

• план совершенствования процессов (Process Improvement Plan) – описывает порядок улучшения процессов: границы процесса, его конфигурацию, выбранные для процесса метрики, направления повышения производительности процесса;
• контрольные списки качества (Quality Checklists) – описывают шаги, которые необходимо выполнить, обычно используются для повторяющихся операций.

Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.

Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки - MAXI-результаты » Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.

В чём суть системы

Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.

С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и . Сделав это, ставьте в календаре галочку.

Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел

На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.

1. Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься , убраться, ответить на письма.
2. Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
3. Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
4. Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, какую-то страну.

Ваш список может выглядеть примерно так:

Что нужно делать каждый день

• Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
• Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
• Обязательные разовые дела, если они есть.
• Оценивание себя в конце дня.

В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.

Что даёт такая система

Намерение

Каждый день начинается c намеренного определения . Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.

Направление

Любой может один раз добиться крутого результата. Но приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.

Возможность выбирать

Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии , но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.

Контроль

С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.

Визуализация процесса

С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.

В чём секрет успеха системы

В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.

Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.

Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.

Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.

Почему важно оценивать себя

Это самый надёжный способ . Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».

Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.

Качество плана - это совокупность параметров плана, отвечающих принципам и научным подходам к планированию и обеспечивающих минимальное отклонение запланированных значений параметров от фактических, полученных в результате осуществления или реализации плана. Чем сложнее объект, длительнее период планирования и неопределенность ситуаций, характеризующих условия разработки и реализации планов, тем более корректным будет план (рис. 7.2).

Анализ рисунка показывает, что с повышением степени неопределенности прямо пропорционально увеличивается погрешность параметров плана. Для уменьшения степени неопределенности ситуаций следует шире применять научные подходы и принципы планирования, увеличивать количество учитываемых внешних и внутренних факторов.

Критерием качества разработки и выполнения планов может быть степень адекватности теоретической модели планового показателя фактическим данным, на основе которых она была разработана:

Ккп = Пф - Пр / Пф * 100

где Ккп - критерий качества разработки и выполнения планового показателя,%; Пф - фактическое значение планового показателя в отчетном периоде; Пр - расчетное (нормативное, прогнозное) значение планового показателя.

По формуле (7.6) может рассчитываться критерий качества выполнения важнейших показателей плана. Чем длительнее период планирования (упреждения), тем больше будет значение Ккп. Например, для стратегических планов на 5 лет его значение может быть задано не более ±15%, для тактического годового плана - ±5%. Если расчетное значение критерия качества будет больше планового, следует увеличивать число оцениваемых факторов. На основе единичных критериев качества выполнения плана с помощью экспертного или других методов рассчитывается интегральный критерий качества выполнения плана. Показатель Ккп может вычисляться и анализироваться на стадии разработки плана и его реализации. Условиями повышения качества планов являются: » применение научных подходов к управлению;
соблюдение принципов планирования;
повышение качества информационного и методического обеспечения планирования;
стимулирование качества планов.

Перечисленные условия повышения качества планов на практике очень трудно выполнить. Для этого требуются высокая квалификация плановых работников, качественная исходная или прогнозная информация, технические средства и время. Поэтому многие научные подходы и принципы планирования могут применяться только при планировании очень важных и капитальных объектов.

Например, в соответствии с правилами применения системного подхода к проблеме необходимо провести структуризацию плановых показателей, построить дерево целей, обосновать число уровней иерархии для анализа и синтеза системы плановых показателей, исследовать влияние на плановые показатели факторов внешнего окружения, изучить наследственность, т. е. доминантные и рецессивные признаки системы, стремиться получить синергический эффект системы, проанализировать адаптивность плановых показателей к изменениям во внешнем окружении, уровень стандартизации планов и их инновационность. Правила применения системного подхода описаны в п. 4.1.

При планировании очень важно применять структурный подход к обоснованию распределения ресурсов: по компонентам дерева целей, разделам плана, структурным подразделениям, проблемам, во времени и т.д. Главными критериями распределения ресурсов являются актуальность проблемы и эффективность использования ресурсов.

Идею маркетингового подхода при планировании можно реализовать, если в распределении ресурсов приоритет будет отдан повышению качества объекта планирования, если интересы исполнителя плана будут выше интересов его разработчика.

Функциональный подход может быть применен при планировании, если разработчик плана будет располагать результатами функционально-стоимостного анализа объекта и его компонентов. При планировании структуры и численности подразделений организации следует исходить не из существующей структуры, а из совершенно новой, спроектированной по будущим функциям (целям) на выходе подсистемы.

Очень сложно применять при планировании воспроизводственно-эволюционный подход, нацеленный на воспроизводство объектов на уровне лучших мировых образцов. Для этого при планировании обновления объекта следует ориентироваться не на существующие лучшие мировые образцы, а на прогнозные значения параметров объекта к моменту его выхода на рынок, т. е. применять опережающую базу сравнения. Кроме того, необходимо анализировать механизм действия закона экономии времени, т. е. экономию суммы затрат прошлого, живого и будущего труда на единицу полезного эффекта (интегрального качества) объекта.

В условиях ужесточения конкуренции важно не только повышать качество объекта и его сервиса, но и постоянно обеспечивать ресурсосбережение. В свою очередь, одним из условий экономного использования ресурсов является применение к планированию нормативного подхода, основанного на нормативах и нормах расхода ресурсов.

Применение комплексного подхода выражается в учете при планировании технических, экономических, экологических, организационных, социальных, психологических и других аспектов разработки и реализации планов. Если какой-то аспект будет упущен, то вероятность осуществления плана будет низкой.

Интеграционный подход может повысить качество планов, если будут учтены: затраты и результаты по всем стадиям жизненного цикла планируемого объекта и подсистемам системы менеджмента организации, а также интеграционные связи по вертикали и горизонтали.

При применении динамического подхода к планированию объект рассматривается в диалектическом развитии, проводится анализ причинно-следственных связей и соподчинен-ности, ретроспективный анализ поведения аналогичных объектов и прогноз их развития.

Процессный подход рассматривает функции менеджмента как взаимосвязанные. Стадии планирования предшествует стадия стратегического маркетинга, целью которого является разработка стратегии организации на основе исследования рынка и разработки нормативов конкурентоспособности планируемых объектов на плановый период. На стадии планирования эти нормативы «привязываются» к ресурсам, исполнителям, срокам, эффективности и т. д.

Применяя при планировании оптимизационный подход, разработчик плана должен опираться на инженерные расчеты, математические и статистические методы, экспертные оценки, систему баллов и др. Плановые показатели должны быть не качественными (типа «улучшить», «повысить»), а количественными (например, улучшить показатель на 15%).

План должен разрабатываться коллективно, утверждаться (приниматься) персонально, реализовываться коллективно, ответственность за его выполнение должен быть персональной. Поэтому при планировании должны применяться директивный подход, в основе которого лежат методы принуждения, и поведенческий подход, в основе которого лежат методы побуждения и убеждения.

Ситуационный подход к планированию концентрируется на том, что пригодность различных методов планирования и плановых показателей определяется конкретной стратегической (при планировании) или тактической (при реализации плана) ситуацией. Внешняя и внутренняя среда динамичны. Поэтому плановые показатели должны иметь несколько вариантов развития в зависимости от возможных ситуаций.

Критерий качества выполнения плана, определяемый по формуле (7.6), может применяться также для расчета и анализа степени напряженности показателей. В качестве критериев качества планов рекомендуется применять показатели, характеризующие реальность и напряженность планов, их оптимальность, сбалансированность и обоснованность, а также уровень риска. Это, безусловно, хорошие критерии. Однако что с чем сравнивать? Как на стадии планирования определить значения относительных критериев? Только напряженность отдельных плановых показателей (а не плана в целом) можно определить по формуле (7.6). В целом же качество плана будет определяться числом и степенью применения научных подходов и принципов планирования.