1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
Управление документами Входящие счета-фактуры Исходящие счета-фактурыДругие коммерческие письмаПерсональные расписки. Правовые требования к архивированию: что относится к программному обеспечению, используемому в компании. Для программного обеспечения, используемого для обработки бизнес-транзакций, важно также соблюдать юридические требования к архивированию. Для следующих систем требуется требование архивирования.
Нормативные положения для архивирования: рекордные обязательства
Прослеживаемость и проверяемость. Для каждой бизнес-операции или проводки должна быть квитанция. Стандартное правило все продолжает применяться здесь: Без бронирования без получения. Кроме того, налоговые чиновники должны иметь возможность получить обзор деловых операций и экономической ситуации компании в разумные сроки. Все проводки и бизнес-операции должны быть прогрессивными и ретроградными. Чтобы реализовать полноту, предприниматели должны доказать документацию процесса.
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
| 2.1.1. | Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс | Постоянно |
| 2.1.2. | Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества | Постоянно |
| 2.1.3. | Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 <*> |
| 2.1.4. | Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | Постоянно |
| 2.1.5. | Внутренние документы общества | В соответствии с Перечнем |
| 2.1.6. | Положение о филиале или представительстве общества | Постоянно |
| 2.1.7. | Годовые отчеты общества | Постоянно |
| 2.1.8. | Документы бухгалтерского учета общества | Не менее 5 лет |
| 2.1.9. | Отчеты независимых оценщиков | Не менее 5 лет |
| 2.1.10. | Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): | |
| а) сводной (консолидированной) годовой | Постоянно | |
| б) годовой | Постоянно | |
| в) квартальной | Не менее 5 лет | |
| г) месячной | Не менее 1 года | |
| 2.1.11. | Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | Постоянно |
| 2.1.12. | Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | Постоянно |
| 2.1.13. | Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | Постоянно |
| 2.1.14. | Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров | Постоянно |
| 2.1.15. | Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах" | Постоянно |
| 2.1.16. | Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | Постоянно |
| 2.1.17. | Ежеквартальные отчеты эмитента: | |
| а) за 1 квартал финансового (отчетного) года | Постоянно | |
| б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года | Не менее 5 лет | |
| в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами | Не менее 1 года | |
| 2.1.18. | Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | Постоянно |
| 2.1.19. | Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | Постоянно |
| 2.1.20. | Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 |
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Полнота. Каждая бизнес-транзакция должна регистрироваться индивидуально. Для продажи наличных средств индивидуальные учетные данные не допускаются. В этом случае должен присутствовать бонус на день. Бизнес-транзакция может быть отправлена только один раз.
Правильность Все бизнес-операции должны быть правдиво документированы. Своевременно Все заказы и бизнес-операции должны обновляться на постоянной основе. Денежные поступления и расходы должны документироваться ежедневно. Все заказы и транзакции, которые не обналичены, должны быть забронированы в течение 10 дней. Возможна ежемесячная регистрация безналичных инцидентов, если полнота обеспечивается условиями организационной структуры. Например, по земельному регистру.
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
Заказы заказов должны систематически регистрироваться и отслеживаться. Голые и безналичные заказы требуют отдельных записей. То же самое относится к необлагаемым, не облагаемым налогом и налогооблагаемым сделкам. Неизменяемость Все изменения или удаления в существующих документах и документах должны быть полностью задокументированы. Новые руководящие принципы требуют сквозного журнала записей, записей и сообщений от предпринимателей. Каждое изменение должно отслеживаться. Необходимо также гарантировать, что история изменений не может быть впоследствии изменена.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
Если нет внешнего документа, должен быть создан отдельный документ для бизнес-транзакции. Все документы должны быть идентифицированы последовательными номерами. Для отсканированных документов в документ должен быть добавлен штрих-код. Они применяются как к обычным бумажным документам, так и к электронным документам.
Как правило, документы должны храниться таким образом, чтобы они были недоступны для несанкционированных лиц. Принципы обеспечения надлежащего хранения данных можно найти на домашней странице сотрудника по защите данных. В зависимости от типа документа применяются различные периоды хранения.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Поскольку студенческие услуги создаются исключительно, оцениваются и хранятся в электронном виде, например. Например, в случае цифровых или электронных экзаменов сторона-хранитель должна гарантировать, что файл не может быть изменен на время хранения.
По истечении срока хранения документы должны быть представлены в университетские архивы. Это решает вопрос о архивной ценности, берет на себя, если необходимо, исторически ценные документы и утверждает уничтожение других. Последнее должно быть утилизировано в соответствии с законами о защите данных. Для небольших количеств для этой цели можно использовать измельчитель. В больших количествах Департамент 5 предоставляет поддержку по утилизации.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Юридические основы и советы
Нет, нет необходимости выпускать отдельную копию документальных доказательств для учащихся и хранить доказательства. Положение об аренде и аренде жилых и коммерческих помещений предусматривает в связи с регулированием дополнительных расходов, которые должен предоставить арендодатель арендатору по запросу для проверки «соответствующих документов оригинала». С момента введения вышеупомянутой системы все оригинальные документы должны быть уничтожены, возникает вопрос, может ли арендодатель хранить документы со случайными расходами, поскольку исходные документы доступны только в виде «электронной копии» и не находятся в оригинальной письменной форме.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
Ни положения закона об аренде по вспомогательным расходам, ни правила реализации не комментируют концепцию «оригинальных документов». Кроме того, литература и прецедентная практика выражают себя, насколько можно видеть, ближе. Поэтому необходимо использовать правила хранения деловых документов и других правовых положений, которые прямо или косвенно касаются хранения документов. Требования к «акту» в качестве доказательства в Гражданском процессе Швейцарии также являются поучительными.
Положение о хранении книг и вспомогательных документов и их доказательная ценность в целом
Другие деловые книги, учетные записи и деловая переписка могут также храниться в электронном виде или сопоставимым образом, если они могут быть разборчивыми в любое время. 4 Учетные книги, бухгалтерские записи и деловая переписка, хранящиеся в электронном виде или сопоставимые, имеют одинаковую доказательную ценность, как и те, которые доступны для чтения без каких-либо вспомогательных средств. 5 Федеральный совет может более подробно описать требования.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
Прежде всего, следует отметить, что это положение вступает в силу с даты вступления в силу. В то же время Федеральный совет принял Указ «Деловые книги». Он гласит следующее: «Бухгалтерия должна храниться и храниться таким образом, и учетные документы и деловая переписка должны быть записаны и сохранены, чтобы они не могли быть изменены, если это не было установлено». Как видно из лит. В соответствии с вышеупомянутыми правовыми положениями, согласно воле законодателя, деловые документы могут храниться не только «в письменной форме», но и «в электронном виде или сопоставимым образом» при условии сохранения принципа «целостности» отдельных документов.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
До тех пор, пока обеспечивается, что документы, хранящиеся в электронном или сопоставимом виде, соответствуют по содержанию оригиналу и не могут быть сфальсифицированы, электронный документ или «электронная копия» оригинала также удовлетворяет вышеупомянутым правилам хранения.
Несомненно, что с пересмотром правил бухгалтерского учета и хранения законодательный орган не хотел закрывать новые технологии; С другой стороны, в указе ЦИТР также указывается, что основной целью хранения книг и бухгалтерских документов является сохранение подлинности документов и меньше того, в какой степени это должно быть сделано.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Цифровой акт в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Швейцарии
Дополнительные исключения не приводятся в соответствующих законодательных положениях об обязательстве вести ведение деловой документации. Документальное свидетельство также включает «электронные файлы и тому подобное» в соответствии с Гражданским процессуальным кодексом Швейцарии.
Проницательность в документах и хранении
Цель вышеупомянутых положений - предоставить арендатору возможность проверить, соответствуют ли расходы, взимаемые за случайные расходы, фактическим расходам. Сопровождением права арендатора на доступ является обязанность арендодателя сохранить собственность, которая сама по себе не вытекает непосредственно из закона или постановления. В нем не упоминается обязательство по хранению оригинальных документов.
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Что касается обязательства удержания бухгалтерских компаний в целом, необязательно должно быть действительным для хранения доказательств в связи с дополнительными расходами арендодателя или управления имуществом, порученным арендодателем. Нет причин, по которым обязательство по удержанию домовладельца должно продолжаться здесь и должно подвергаться более строгим требованиям, чем требования к бухгалтерской компании.
Эта процедура гарантирует, что подлинность и фальсификация исходных документов также гарантируется в электронной форме. Кроме того, так называемая целостность бумажного документа гарантируется в этом виде электронного хранилища. Здесь также следует отметить, что электронный файл в принципе имеет одинаковую доказательную силу в качестве оригинального документа.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
Спорный арендатор, который хочет обеспечить соблюдение своих предполагаемых требований в судебном процессе, поэтому здесь нет недостатка, если арендодатель хранит дополнительные документы о расходах только в электронной форме. Наконец, единственная оговорка, которая должна быть сделана, заключается в том, что, насколько можно видеть, вопросы, рассматриваемые в этой статье, еще не были представлены ни одному суду для вынесения судебного решения, поэтому нельзя с уверенностью сказать, как суд решит этот вопрос.
Каждая компания должна делать минимум архивирования. Коммерческий кодекс предусматривает в § 257 Сохранение документов, периодов хранения, которые должны храниться в коммерческих документах в течение долгого времени. Согласно закону, необходимо сохранить следующие документы.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
Торговые книги, кадастры, годовые отчеты, консолидированные финансовые отчеты и отчеты по управлению группами, а также рабочие инструкции и другие организационные документы, необходимые для их понимания, получения и отправки коммерческих писем и бухгалтерских документов. Эти документы, за исключением начальных балансов и финансовых отчетов, также могут быть заархивированы в электронном виде. Однако эта электронная регистрация должна соответствовать принципам надлежащего учета.
Юридический период хранения
Важно: эти правила также распространяются на электронные письма! Уставный срок хранения составляет шесть лет для коммерческих писем и десять лет для других документов. Этот период хранения начинается в конце календарного года. В течение этого периода компания обязана обеспечить сохранность и удобочитаемость за свой счет. В связи с этим обязательством также должны быть сформированы положения о архивировании этих документов.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
Проект приказа ФСФР России "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерного общества"Проект приказа ФСФР России "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерного общества"
П Р И К А З
Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения
документов акционерного общества
В соответствии с пунктом 2 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 1, ст. 1; № 25, ст. 2956; 1999, № 22, ст. 2672; 2001, № 33, ст. 3423; 2002, № 12, ст. 1093; № 45, ст. 4436; 2003, № 9, ст. 805; 2004, № 11, ст. 913; № 15, ст. 1343; № 49, ст. 4852; 2005, № 1, ст. 18; 2006, № 1, ст. 5, ст. 19; № 2, ст. 172; № 31, ст. 3437, 3445, 3454; № 52, ст. 5497; 2007, № 7, ст. 834; № 31, ст. 4016; № 49, ст. 6079; 2008, № 18, ст. 1941; № 42, ст. 4698; № 44, ст. 4981; 2009, № 1, ст. 14, 23; № 19, ст. 2279; № 23, ст. 2770; № 29, ст. 3618, 3642; № 52, ст. 6428; 2010, № 41, ст. 5193; № 45, ст. 5757; 2011, № 1, ст. 13, 21), Положением о Федеральной службе по финансовым рынкам, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 года № 317 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 27, ст. 2780; 2005, № 33, ст. 3429; 2006, № 13, ст. 1400; № 52, ст. 5587; 2007, № 12, ст. 1417; 2008, № 19, ст. 2192; № 46, ст. 533; 2009, № 3, ст. 378; № 6, ст. 738; 2010, № 26, ст. 3350),
п р и к а з ы в а ю :
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
2. Не применяется с даты вступления в силу настоящего приказа постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Руководитель
В.Д. Миловидов
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федеральной службы
по финансовым рынкам
от ____________
№ ____________
П О Л О Ж Е Н И Е
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
I . Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 1, ст. 1; № 25,ст. 2956; 1999, № 22, ст. 2672; 2001, № 33, ст. 3423; 2002, № 12, ст. 1093; № 45, ст. 4436; 2003, № 9, ст. 805; 2004, № 11, ст. 913; № 15, ст. 1343; № 49, ст. 4852; 2005, № 1, ст. 18; 2006, № 1, ст. 5, ст. 19; № 2, ст. 172; № 31, ст. 3437, 3445, 3454; № 52, ст. 5497; 2007, № 7, ст. 834; № 31, ст. 4016; № 49, ст. 6079; 2008, № 18,ст. 1941; № 42, ст. 4698; № 44, ст. 4981; 2009, № 1, ст. 14, 23; № 19, ст. 2279;№ 23, ст. 2770; № 29, ст. 3618, 3642; № 52, ст. 6428; 2010, № 41, ст. 5193; № 45, ст. 5757; 2011, № 1, ст. 13, 21), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
II . Сроки хранения документов акционерных обществ
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
2.1.1.Решение об учреждении (создании) общества, договор о созданииобщества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс - постоянно
2.1.2.Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке,свидетельство о государственной регистрации общества постоянно
2.1.3.Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансев соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
2.1.4.Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами, уведомления об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг- постоянно
2.1.5.Внутренние документы обществав соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
2.1.6.Положение о филиале или представительстве общества - постоянно
2.1.7.Годовые отчеты общества- постоянно
2.1.8.Документы бухгалтерского учета общества- не менее 5 лет
2.1.9.Отчеты независимых оценщиков- не менее 5 лет
2.1.10.Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):
а)годовой - постоянно
б)квартальной - не менее 5 лет
в)месячной - не менее 1 года
г)годовой сводной бухгалтерской (консолидированной финансовой)- постоянно
д )полугодовой сводной бухгалтерской (консолидированной финансовой)- не менее 5 лет
2.1.11.Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества- постоянно
2.1.12.Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества- постоянно
2.1.13.Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) - постоянно
2.1.15.Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона «Об акционерных обществах»- постоянно
2.1.16.Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля - постоянно
2.1.17.Документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными федеральными законами:
а) ежеквартальные отчеты эмитента- не менее 5 лет
б) сообщения о существенных фактах- не менее 3 лет
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», иными федеральными законами- не менее 1 года
2.1.18.Уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки лиц, заключивших такие соглашения - не менее 3 лет
2.1.19.Судебные акты по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем- не менее 3 лет
2.1.20.Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению - постоянно
2.1.21Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению- постоянно
2.1.22.Иные документы, предусмотренныеФедеральным законом «Об акционерных обществах», уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом
2.1 Положения.
2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1 Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
III . Порядок хранения документов акционерных обществ
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы, до передачи их в архив общества, хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV . Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК ). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ей документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V . Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
_______________
Зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 21.08.2003, регистрационный № 4994.
Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы с 02 марта 2011 года по 11 марта 2011 годао
03.03.2011