Эффективное делопроизводство Пташинский Владимир Сергеевич
Основные реквизиты документов
Основные реквизиты документов
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении документов.
1. Государственный герб РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».
Каталог - это тип вторичного документа, который содержит каталог записей каталога, который предоставляет изображение определенного пула. Каталог также представляет собой структурированную систему листинга или библиографического поиска, которая позволяет получать доступ к данным и адресам документов в одном или нескольких фондах. Правила каталогизации, как мы их знаем сегодня, начали развиваться в начале века с развития индустриального общества и развития издательской деятельности. Первыми все более согласованными правилами каталогизации были подготовлены отдельные лица.
2. Герб субъекта РФ. Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основные реквизиты документов
В конце века стали применяться правила ассоциации библиотекарей, или крупные библиотеки позаботились о правилах. Возможности каталога библиотеки могут быть разными. В качестве базовой функции каталога мы можем рассматривать функцию локально, эта функция заключается в том, что каталог предоставляет информацию о том, является ли конкретный документ частью конкретной коллекции библиотеки и где она хранится. Эта функция типична для каталога и не может быть заменена другим типом вторичного документа, поскольку она связана с основной задачей библиотек - посредничеством документов.
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
8. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации при наличии таковой. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и помещают в скобках ниже полного или за ним.
Начальник БЮИ МВД РФ
Логотип указан в составных каталогах, содержащих несколько записей библиотеки. В дополнение к функции каталога, основанного на местоположении, он также служит в качестве библиографической функции. Это функция, в которой библиографическая запись обеспечивает точное описание документа, чтобы этот документ четко отличался от других документов. Библиографическая запись составлена на основе принятых правил, и каждый пункт имеет точный смысл. Функция поиска означает, что каталог создан, чтобы пользователи могли искать записи в соответствии с определенными аспектами.
9. Справочные данные об организации. Они включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другое).
10. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Доступ к каталогу билетов был разрешен только в одном аспекте, поэтому нужно было сделать больше. Напротив, согласно нескольким аспектам, каталог можно искать в электронном виде, поиск настолько точен и быстрее. В качестве дополнительной функции мы предоставляем информационную функцию. Информационная функция основана на том, что каталог информирует пользователя, который работает от того же автора, тот же предмет или тот же предмет являются частью фонда. Информационная функция в основном связана с каталогами больших библиотек или библиотек с меньшим, но специализированным фондом.
11. Дата документа. Она оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 марта 2007 года следует оформлять как 08.03.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 08 марта 2007 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2007.03.08.
Поэтому он зависит от размера или фокуса пула документов. Документы библиотеки профессиональной библиотеки построены так, чтобы содержать документы экспертов с актуальной, а также оригинальной и точной информацией. Библиотечные документы публичной библиотеки включают качественную и популярную и популярную литературу. Эти требования связаны с предоставлением книг на книжном рынке.
Информация о первичных документах, содержащихся в каталогах, может быть разделена в соответствии с методом записи. Мы также разделяем виды каталогов в соответствии с точками зрения. И сообщает, какие документы из определенной области науки доступны в библиотеке. Предмет приносит записи документов, отсортированных в алфавитном порядке в соответствии с вербальным выражением содержания документа, а также сообщает, какие документы по определенной теме доступны в библиотеке.
12. Регистрационный номер документа. Он состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и т. д.
14. Место составления или издания документа. Его указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Другим аспектом является аспект сферы охвата зарегистрированного фонда, если он содержит записи всех документов в фонде, мы называем его общим каталогом, который содержит записи обо всех документах, находящихся в фонде. Он представляет собой каталог имен и обычно это каталог, предназначенный для нужд сотрудников. Подкаталог содержит записи точно определенной части коллекции библиотеки. Например, каталог одного отдела, учебной литературы и т.д. третий тип - это коллективный каталог, содержащий записи документов, которые находятся в фондах нескольких информационных учреждений.
15. Адресат. Это организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Эти записи содержат логотипы владельца. Точка зрения определяет, для кого предназначен каталог. Этот аспект и разделение каталогов на каталоги услуг и ридеров предназначены для предотвращения ненужного вмешательства пользователя в каталог. Поэтому это разделение происходит как в виде каталога, так и в автоматизированной форме. Каталог услуг используется персоналом библиотеки. В больших библиотеках такой каталог является общим каталогом. Аспект, относящийся к типу документа, определяется тем, что в соответствии с типом документа, который запечатлен в каталоге, мы выделяем его в полный каталог и общий каталог.
17. Резолюция. Она включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
18. Заголовок к тексту. Он включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем (о ком)?».
Полный каталог содержит записи всех видов документов. Примером может служить общий каталог. Каталог - это тот, который включает в себя записи отдельных типов документов, такие как каталог документов компании, каталог граммофонных записей. Другим аспектом является аспект формальной формы. Этот аспект касается формы документов.
Он включает каталог связок, который исторически является самым старым, имеет форму книги или буклета. В настоящее время он используется для закрытых фондов, которые не сопоставляются. Запись каталога билетов находится в международном каталоге билетов. Позволяет назначать новые записи и отбрасывать ненужные. Он пользовался с конца века. до конца века. в настоящее время доступны только в библиотеках для более старой части пула или в отсканированной форме.
19. Отметка о контроле над исполнением документа. Она обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20. Текст документа составляется в соответствии с языком управленческих документов (см. далее).
21. Отметка о наличии приложения; оформляется следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если приложение направляют не по всем указанным в документе адресам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Под микромедийным каталогом понимается, что исходные записи каталога или каталога билетов переносятся по микрографическому пути на микрофиш или микрофильм. Это значительно экономит место, но требует необходимого технического оборудования. «автоматический каталог» или электронный - хранить записи документов компьютерной памяти и извлекаться на экране при поиске. Большое преимущество автоматизированных каталогов для пользователей - более перспективный доступ к записям. Это на практике означает, что пользователь может выполнять поиск в автоматическом каталоге как для формальных, так и для фактических соображений и может объединять несколько аспектов с одним запросом.
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям) на его первом листе в правом верхнем углу пишут Приложение № с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Большим преимуществом каталогизаторов является возможность использования уже созданных записей в общем каталоге. Последний момент - это процесс обработки. Мы различаем в соответствии с методом обработки традиционно-ручной и автоматизированный каталог.
Разработка функций каталога
Достаточно детальная запись, позволяющая пользователю идентифицировать книгу только одной головой на единицу стандартизованной формы заголовка автора, чтобы собрать все выпуски и переводы совместной работы перекрестных ссылок, которые направляют пользователя к правильной форме имен и названий. Чтобы показать, что имеет библиотека: от определенного автора, определенного предмета, до определенного типа литературы. Раскрыл каждому читателю его документ, прикрепленный к каждому читателю документа, сэкономил время, когда читатели сэкономили время персонала.
Разработка англо-американских правил
- Помощь в выборе книги: с точки зрения ее публикации и характера книги.
- Ранганатхан очень восхищался Каттером, опираясь и на его работу.
- Он определил пять законов библиотековедения.
- Книги должны использовать книгу каждого читателя.
- Книга каждого читателя.
- Сохраняет читателей.
- Библиотека времени растет.
- Он рекомендовал организовать каталог для.
22. Подпись. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Функции каталога согласно парижским принципам
Эти правила имеют две версии американских и британских. Оба текста состояли из трех частей. Международная федерация ассоциаций библиотекарей разработала международный стандарт каталогизации. В частности, речь шла об объединении структуры записи и порядке описательных данных. Кроме того, необходимо было решить форму записей для компьютерной обработки, которая была в то время. Он касается только описательных данных и определяет их порядок.
Международные принципы каталогизации
Они также согласились, что библиотека может узнать читателям, содержит ли библиотека книгу, которая работает от конкретного автора, и какой выпуск работы находится в библиотеке.
- По крайней мере, один заголовок для каждой каталогизированной книги.
- Более одного заголовка, если, например.
24. Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25. Оттиск печати. Он заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
26. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
27. Отметка об исполнителе. Она включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается проставлять в виде штампа.
30. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Из книги Интернет для электрика автора Повный Андрейдокументов Несколько интересных и полезных ресурсов, которые предлагают бесплатные ГОСТы и прочие нормативно-технические
Из книги Fedora 8 Руководство пользователя автора6.1.6. Печать документов В печати документов нет ничего сложного, но перед тем, как выбрать команду меню Файл?Печать (или щелкнуть на кнопке Печать панели инструментов Стандартная), убедитесь, что принтер, на котором вы хотите распечатать документ, выбран в программе как
Из книги QT 4: программирование GUI на С++ автора Бланшет Жасмин Из книги 3ds Max 2008 автора Верстак Владимир АнтоновичСвитки настроек Shader Basic Parameters (Основные параметры затенения) и Basic Parameters (Основные параметры) Свитки Shader Basic Parameters (Основные параметры затенения) и Basic Parameters (Основные параметры) (рис. 3.5) позволяют настраивать параметры тонированной раскраски, трех главных компонентов цвета
Из книги Эффективное делопроизводство автора Пташинский Владимир СергеевичОбязательные реквизиты бланка Бланки в зависимости от расположения реквизитов могут быть угловыми или продольными.Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные
Из книги Ubuntu 10. Краткое руководство пользователя автора Колисниченко Д. Н.15.5. Печать документов Чтобы не было неприятных сюрпризов, непосредственно перед печатью документа выполните команду Файл | Предварительный просмотр страницы (или нажмите кнопку предварительного просмотра на стандартной панели инструментов - она находится возле
Из книги Технология XSLT автора Валиков Алексей Николаевич Из книги Технология XSLT автора Валиков Алексей Николаевич Из книги 500 лучших программ для Windows автора Уваров Сергей СергеевичКонверторы документов Работа с текстовыми и графическими документами в различных (часто просто несовместимых) приложениях - стандарт де-факто в деятельности любого офиса, главное назначение которого обмен информацией между людьми. Несовместимость версий и форматов,
Из книги Основы информатики: Учебник для вузов автора Малинина Лариса Александровна5.3. Форматирование документов К стандартному форматированию документов можно отнести такие операции с фрагментами текста, как изменение положения на листе, изменение правых и левых отступов, красной и выступающей строки, выравнивание текста, изменение межстрочных
Из книги КОМПАС-3D для студентов и школьников. Черчение, информатика, геометрия автора Большаков Владимир2.1. Основные типы документов В терминах КОМПАС-3В LT любое изображение, которое можно построить средствами системы, принято называть документом. С помощью КОМПАС-3D LT можно создавать документы трех типов: детали, плоские чертежи и фрагменты. В случаях, когда идет речь о
автора Колисниченко Денис Николаевич13.2. Создание документов 13.2.1. Быстрое создание документа Для быстрого создания пустого документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N или первую кнопку (с изображением чистого листа) на стандартной панели инструментов (рис. 112). На рисунке изображены самые полезные кнопки
Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич13.4. Сохранение документов 13.4.1. Сохранение документа в формате MS Word Для сохранения документа нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S (или выполните команду меню Файл, Сохранить или нажмите кнопку с изображением дискетки на стандартной панели инструментов - как вам больше
Из книги Самоучитель работы на компьютере автора Колисниченко Денис Николаевич13.5. Открытие документов Для открытия документа используется команда меню Файл, Открыть. Ей соответствует комбинация клавиш. В результате выполнения данной команды откроется окно Открытие документа, в котором вы сможете выбрать файл (рис. 132). Рис. 132. Открытие
автора Зозуля ЮрийСохранение документов После набора текста в программе Блокнот его необходимо сохранить. Для этого в меню Файл выполните команду Сохранить. Появится окно сохранения документа (рис. 1.18). По умолчанию система предлагает сохранить файл в папке Документы, с чем вы можете
Из книги Компьютер на 100. Начинаем с Windows Vista автора Зозуля ЮрийПечать документов Команды для печати документов обычно находятся в меню Файл.? Параметры страницы. Команда подготовки документа к печати. В появившемся после выбора данного пункта окне (рис. 1.21) можно задать размер используемой при печати бумаги, способ ее подачи,
9. Состав реквизитов документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов оформления (даты, подписи, и т.д.),которые называются реквизитами . РЕКВИЗИТЫ - обязательные элементы оформления служебного документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизиты располагаются на документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.
Список реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003:
Постоянные:
01. Государственный герб Российской Федерации
02. герб субъекта Российской Федерации
03. эмблема организации или товарный знак
04. код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)
05. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (присваивается налоговыми органами).
06. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
07. код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
08. наименование организации
09. справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, телеграфный адрес, факс, e-mail, название банка и номер счета в банке).
Переменные:
10. наименование вида документа
11. дата документа
12. регистрационный номер документа
14. место составления или издания документа
15. адресат
16. гриф утверждения документа
17. резолюция
18. заголовок к тексту
19. отметка о контроле
20. текст документа
21. отметка о наличии приложения
22. подпись
23. гриф согласования документа
24. визы согласования документа
25. оттиск печати
26. отметка о заверении копии
27. отметка об исполнителе
28. отметка об исполнении докеумента и направлении его в дело
29. отметка о поступлении документа в организацию
30. идентификатор электронной копии документа
Просматривая этот список, можно сказать следующее: некоторые реквизиты остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия - это эмблема организации , наименование организации и справочные данные об организации . Естественно, предприятие не меняет свое название или свой адрес каждый день или даже каждый год. Поэтому первые 9 реквизитов из таблицы называются постоянными реквизитами .
Все остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т.д.) на разных документах будут отличаться - поэтому их называют переменными реквизитами .