1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
Архивы компаний в Европе. В Европе создание бизнес-файловых центров стало следствием двух событий. Исследования деловой истории зашли в прошлое, как грань экономической истории, которая изучала развитие крупных компаний и их влияние на национальную экономику, и которая укрепилась в университетских отделах. В этом случае импульс человека, президента, владельца или старшего менеджера был решающим для сбора и организации документов.
- Развитие важных школ экономической истории.
- Историки требовали источников, требовали документы.
- Тенденция к празднованиям.
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
| 2.1.1. | Решение об учреждении (создании) общества, договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс | Постоянно |
| 2.1.2. | Устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества | Постоянно |
| 2.1.3. | Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 <*> |
| 2.1.4. | Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | Постоянно |
| 2.1.5. | Внутренние документы общества | В соответствии с Перечнем |
| 2.1.6. | Положение о филиале или представительстве общества | Постоянно |
| 2.1.7. | Годовые отчеты общества | Постоянно |
| 2.1.8. | Документы бухгалтерского учета общества | Не менее 5 лет |
| 2.1.9. | Отчеты независимых оценщиков | Не менее 5 лет |
| 2.1.10. | Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): | |
| а) сводной (консолидированной) годовой | Постоянно | |
| б) годовой | Постоянно | |
| в) квартальной | Не менее 5 лет | |
| г) месячной | Не менее 1 года | |
| 2.1.11. | Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | Постоянно |
| 2.1.12. | Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | Постоянно |
| 2.1.13. | Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | Постоянно |
| 2.1.14. | Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров | Постоянно |
| 2.1.15. | Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах" | Постоянно |
| 2.1.16. | Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | Постоянно |
| 2.1.17. | Ежеквартальные отчеты эмитента: | |
| а) за 1 квартал финансового (отчетного) года | Постоянно | |
| б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года | Не менее 5 лет | |
| в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами | Не менее 1 года | |
| 2.1.18. | Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | Постоянно |
| 2.1.19. | Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | Постоянно |
| 2.1.20. | Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 |
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Кроме того, помимо важности документа как свидетельства, они обнаружили преимущество сохранения организованных файлов в качестве информационной поддержки для принятия решений. Одной из характеристик архивов компаний в Европе является преобладание банковского сектора и промышленного сектора. Оба являются секторами с широким присутствием в европейской экономической жизни и с давней традицией. Что касается банковского сектора, то практически все крупные европейские банки хранят свои дела; Что касается промышленного сектора, наблюдалась амбивалентная ситуация.
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
Ситуация с архивами компаний в Европе тесно связана с экономической моделью, в которой развивались производственные органы, компании. Таким образом, согласно систематизации, проведенной Терезой Тортелла, можно выделить две основные модели. Существуют страны с крупным государственным сектором, такие как Франция, где государство взяло на себя инициативу по установлению правил доступа и сохранения бизнес-архивов в крупных общественных центрах. Есть такие страны, как Великобритания и Германия, где крупные компании взяли на себя инициативу по сохранению собственных архивов, и, когда это было невозможно, университеты и региональные власти взяли на себя инициативу. Первые архивные центры современных компаний были созданы в Германии, тесно связанные с силой ее исторической школы.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
В Германии крупные компании сохранили свои собственные архивы, в то время как небольшие компании депонировали свои архивы в региональных экономических архивных центрах, связанных с компаниями, и при фундаментальной поддержке со стороны палат промышленности и торговли. По этой причине институт региональных бизнес-архивов довольно распространен в Германии и его характерное отличие от других стран.
Сегодня существует шесть региональных центров с деловыми документами. Первый был создан в Кёльне в результате сотрудничества между прусскими торговыми палатами Рейнской области и Вестфалии, а последний в Лейпциге. Остальные центры были созданы в Дортмунде, Штутгарте, Мюнхене и Дармштадте. Центры имеют корпоративные фонды от компаний, которые уже исчезли, и компаний, которые все еще существуют, устанавливая порядок приема в каждом случае. Сегодня они являются ключевыми в процессе глобализации крупных немецких компаний с их интеграцией и дезинтеграцией, и они адекватно реагируют на феномен, который имел катастрофические последствия для архивов.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Архив Дортмунда является одним из самых важных. Он имеет восемь километров документации, принадлежащей 300 компаниям, которые за последние 10 лет умножились на два, что свидетельствует о структурных изменениях, произведенных в немецком промышленном секторе, и о его последствиях в архивах.
Основанная по личной инициативе Вильгельма фон Сименса, которая также способствовала созданию музея Сименс годом ранее, близкое празднование 60-летия создания компании в Берлине было связано со своим основанием. Наконец, Архив Байера в Леверкузене содержит более 5 километров бумажных документов, фотографий, фильмов и публикаций, которые задуманы как вклад в корпоративную культуру компании.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Для некоторых отраслей промышленности, таких как железо, сталь и химия существуют специальные правила. Например, торговые палаты имеют юридическое обязательство хранить свои документы с профессионалами или передавать свои документы в региональные архивы.
Он состоит из бизнес-организаций, библиотек, музеев, частных учреждений, архивистов и историков. Под его спонсорством создается журнал «Бизнес-архивы: источники и история», который появляется каждые шесть месяцев. Они также публикуют несколько информационных бюллетеней в год и спонсируют публикации по конкретным аспектам британской компании. С момента своего создания ее руководителям удалось связаться со многими банкирами и бизнесменами, которые сообщили им о важности сохранения своих архивов. Они расширили интерес к изучению истории бизнеса, и они стали местом встречи между предпринимателями, архивистами и историками.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
В настоящее время они также предлагают консультации по вопросам архивного дела и курсы в университетах. Так, например, курсы для аспирантов в Ливерпульском университете. Совет по бизнес-архивам был и продолжает играть фундаментальную роль в повышении осведомленности о важности бизнес-архивов.
Следует подчеркнуть роль британских университетов, поскольку их архивы включают в себя многочисленные фонды бизнеса. Важнейшие средства, которые были сохранены благодаря университетам, характерны для британской модели с точки зрения бизнес-архивов. Большинство университетов в Соединенном Королевстве включают бизнес-ресурсы местного, регионального или национального контента, часто сосредоточенные по секторам.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
Основные моменты, прежде всего, Университет Глазго в Шотландии. Этот случай является самым близким, который может прийти в общественный центр, который служит местом для сбора файлов компаний, поскольку в Соединенном Королевстве такого типа содержания под стражей не существует.
Количество файлов компаний в Соединенном Королевстве с участием архивистов неуклонно растет из-за растущей стоимости, которую они приобрели, как истории, так и стратегического управления документами. Согласно расчетам Совета делового архива, в настоящее время более 70 компаний составили свои архивы и разрешили доступ к их документам.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Есть особые файлы, имеющие большое значение. Например, файл Ост-Индской компании находится в Британской библиотеке. С момента своего создания в архиве были получены документы из банков и бизнес-центров в Лондоне, Франкфурте, Неаполе, Париже и Вене. У Франции нет каких-либо конкретных законодательных актов для файлов компаний, но они сильно затронуты государственным законодательством в силу характеристик французской экономической модели, где государственный сектор очень значителен в форме национализированных компаний или смешанных компаний.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
Следовательно, первые инициативы по сохранению деловых документов поступали из государственного сектора в то время, когда академическое рассмотрение деловой истории начиналось как часть экономической истории. С этого года функционировала служба в Национальном архиве, главным образом, мотивированная историческим интересом. Его первый руководитель, Бертран Гилл, был ученым экономической истории, сэкономил большое количество документов и разработал систему классификации, которая все еще используется сегодня.
Это здание является частью проекта городского обновления города, после кризиса текстильной промышленности, и находится в зоне отдыха и торговых центрах, сделанных из остатков старых заводов. Как и в Национальном архиве, 95 отделов материковой Франции заинтересованы в архивах компаний, которые содержат документы исторического и родового интереса.
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Таким образом, 8 ведомственных архивов региона Рона-Альпы включают 293 деловых фонда и почти 6 километров документации. Регион является самым динамичным промышленным центром во Франции, с такими городами, как Сент-Этьен, Лион и Гренобль. В дополнение к сбору бизнес-фондов группа специалистов центра советует компаниям наилучшим образом организовывать и хранить свои документы и участвовать в дипломе высших учебных заведений по архивной технике в Университете Эльзаса.
Крупные компании также имеют собственные файлы. Недавно Роджер Нугарет собрал 47 компаний со своими собственными архивистами. Из-за их важности следует выделить несколько файлов. Архив Электричества Франции собирает в штаб-квартире Парижа информацию о более чем 400 компаниях, связанных с электричеством и газом, до национализации.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
Сегодня в нем насчитывается более 400 компаний, расположенных в 51 стране мира. Файл прилагается к Генеральному секретариату, и его поле деятельности должно распространяться на все документы независимо от времени его управления. В настоящее время архив представляет собой автономный центр, который самофинансируется за счет взносов за предоставляемые им услуги и юридически организован в рамках французского законодательства в качестве поставщика услуг.
Ассоциированные лица, в настоящее время более 150, платят за услуги, которые они получают, включая: использование линейных счетчиков, организацию административных файлов, создание календарей сохранения, ответ на консультации и организацию выставок и другие. Наконец, Ассоциация французских архивистов включает раздел для экономических и бизнес-архивов, насчитывающий более 300 членов. Они делятся на несколько рабочих групп, которые создают интересные документы по различным аспектам, таким как безопасность архивов или требования, которые должны учитывать компании, которые хотят экпортировать свои архивы и оставить свое управление в руках сервисных компаний.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
Это руководство предназначено для тех, кто отвечает за компании, чтобы помочь им найти оптимальное соотношение цены и качества. Италия рассчитывает на экономическую историографию, очень сосредоточенную на средневековых предметах, учитывая силу меркантильной деятельности итальянских городов в среднем возрасте. Набор меркантильных документов считается наиболее важным в Европе для своего времени. Интерес к документам современных компаний также рождается, как и в других странах, в рамках экономической истории.
Работа по повышению осведомленности и призыв к ответственности государственных и частных компаний в отношении их архивов стали приносить свои плоды в десятилетие. Он хранит более 5 километров документов, связанных с промышленной историей группы. В корпоративном архиве есть две инициативы, представляющие большой интерес.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг
от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс
"Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
В соответствии с пунктом 2 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание, законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), статьей 43 Федерального закона от 22 апреля 1996 года N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 17, ст.1918; 1998, N 48, ст.5857; 1999, N 28, ст.3472; 2001, N 33 (часть 1), ст.3424; 2002, N 52 (часть 2), ст.5141), Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг постановляет:
утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.
Положение
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ
1.1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
1.2. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ (далее - общества), указанные в пункте 1 статьи 89 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 1, ст.1; N 25, ст.2956; 1999, N 22, ст.2672; 2001, N 33 (часть I), ст.3423; 2002, N 12, ст.1093; N 45, ст.4436), в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества, акты выделения документов общества к уничтожению.
II. Сроки хранения документов акционерных обществ
2.1. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:
Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | Постоянно |
|
Внутренние документы общества | В соответствии с Перечнем |
|
Положение о филиале или представительстве общества | Постоянно |
|
Годовые отчеты общества | Постоянно |
|
Документы бухгалтерского учета общества | Не менее 5 лет |
|
Отчеты независимых оценщиков | Не менее 5 лет |
|
Документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные нормативными актами Российской Федерации, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки): | ||
а) сводной (консолидированной) годовой | Постоянно |
|
б) годовой | Постоянно |
|
в) квартальной | Не менее 5 лет |
|
г) месячной | Не менее 1 года |
|
Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества | Постоянно |
|
Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества | Постоянно |
|
Протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) | Постоянно |
|
Постоянно |
||
Списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Федерального закона "Об акционерных обществах" | Постоянно |
|
Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля | Постоянно |
|
Ежеквартальные отчеты эмитента: | ||
а) за 1 квартал финансового (отчетного) года | Постоянно |
|
б) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года | Не менее 5 лет |
|
в) иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах", иными федеральными законами | Не менее 1 года |
|
Описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества | Постоянно |
|
Акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению | Постоянно |
|
Иные документы, предусмотренные Федеральным законом "Об акционерных обществах", уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации | В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 |
2.2. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 2.1. Положения.
2.3. В случае проведения проверки (ревизии), а также возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел документы с временным сроком хранения, имеющие отношение к рассмотрению споров, разногласий или дел, а также проведению проверки (ревизии), хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения, если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.
2.4. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 2.1. Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
III. Порядок хранения документов акционерных обществ
3.1. Организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом.
Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.
3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах.
3.3. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.
3.4. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества.
3.5. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества.
3.6. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
3.7. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.
Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
3.8. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку сотруднику (лицу, состоящему в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом), уполномоченному обществом на получение документов общества.
Выдача документов сотрудникам общества (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с обществом) осуществляется под расписку с разрешения единоличного исполнительного органа общества или уполномоченного им лица. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.
На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.
3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся# председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
IV. Порядок отбора документов акционерных обществ на хранение и уничтожение
4.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия (ЭК). Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей общества.
4.2. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
Таким образом, 8 ведомственных архивов региона Рона-Альпы включают 293 деловых фонда и почти 6 километров документации. Регион является самым динамичным промышленным центром во Франции, с такими городами, как Сент-Этьен, Лион и Гренобль. В дополнение к сбору бизнес-фондов группа специалистов центра советует компаниям наилучшим образом организовывать и хранить свои документы и участвовать в дипломе высших учебных заведений по архивной технике в Университете Эльзаса.
Крупные компании также имеют собственные файлы. Недавно Роджер Нугарет собрал 47 компаний со своими собственными архивистами. Из-за их важности следует выделить несколько файлов. Архив Электричества Франции собирает в штаб-квартире Парижа информацию о более чем 400 компаниях, связанных с электричеством и газом, до национализации.
4.3. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества.
Сегодня в нем насчитывается более 400 компаний, расположенных в 51 стране мира. Файл прилагается к Генеральному секретариату, и его поле деятельности должно распространяться на все документы независимо от времени его управления. В настоящее время архив представляет собой автономный центр, который самофинансируется за счет взносов за предоставляемые им услуги и юридически организован в рамках французского законодательства в качестве поставщика услуг.
Ассоциированные лица, в настоящее время более 150, платят за услуги, которые они получают, включая: использование линейных счетчиков, организацию административных файлов, создание календарей сохранения, ответ на консультации и организацию выставок и другие. Наконец, Ассоциация французских архивистов включает раздел для экономических и бизнес-архивов, насчитывающий более 300 членов. Они делятся на несколько рабочих групп, которые создают интересные документы по различным аспектам, таким как безопасность архивов или требования, которые должны учитывать компании, которые хотят экпортировать свои архивы и оставить свое управление в руках сервисных компаний.
4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.
V. Порядок уничтожения документов акционерных обществ с истекшими сроками хранения
5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.
5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.