Для чего нужна номенклатура

Номенклатура обеспечивает систематизацию списка документов, создаваемых на предприятиях и в организациях. В нем регистрируют все виды документов от приказа до распоряжения и актов. Как внутренние, так и входящие из другой организации. С помощью него можно обеспечить сохранность всех документов. Регистрация всех документов позволит обеспечить быстрый поиск для решения всевозможных управленческих проблем. Все это возможно при правильном ведении номенклатуры в документообороте. Вывод, номенклатура дел позволит организовать правильную систему архива документов.

Номенклатура считается учетным документом. Так как в этом журнале каждому записанному документу присваивается учетный номер. В государственных организациях номенклатура является обязательным документом, так как по истечению срока документы сдаются в государственный архив. Для частных предприятий ведение регистрацию дел является инструментом при работе с документальным фондом. Так как в нем фиксируются все документы организации построенной с нуля.

Классификация номенклатурных дел

Виды номенклатуры:

• Типовая форма.
• Примерная форма.
• Индивидуальная форма.

Типовая форма номенклатуры

Типовая форма является нормативным документом для ведения делопроизводства в однотипных организациях, схожих по структуре и по характеру деятельности. Где документ устанавливает единую индексацию.

Примерная форма номенклатуры

Номенклатура создает примерную структуру дел для организаций разных по структуре, но одинаковых по роду деятельности. Такой документ носит рекомендательный характер и создается для ведения конкретного производства дел.

В такую номенклатуру заносят название документа, учитывая его специфику. А сроки хранения этих документов заносятся в отдельный документ.

Индивидуальная форма номенклатуры

Индивидуальную номенклатуру составляют сотрудники делопроизводства с привлечением всех структурных подразделений.

Рассмотрим образец номенклатуры для структурной организации:

Номенклатуру дел составляют исходя из документов организации: положение об организации, положение о подразделениях организации, перечня имеющихся документов, типовых номенклатур.

Номенклатура состоит из структурных разделов. Первым разделом обычно должна быть служба управления документами, связано это с тем, что там хранятся все документы организации.

В номенклатуре указывают название всех дел для того чтобы сгруппировать все документы, создаваемые внутри организации и входящие с других предприятий.

Образец документа. Также в номенклатуру включают пришедшие электронные документы.

Наименование должности

Руководителя службы Подпись Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

СОГЛАСОВАНО:

Протокол архивного учреждения

от______________№_________

• В первом столбце указывают номер дела. Он проставляется исходя из порядкового номера своего структурного подразделения. Порядковый номер в документе заполняют только арабскими цифрами. Где первые две цифры наименование структурного подразделения, а вторые две обозначают номер регистрируемого документа.
• Во второй столбец заносят название регистрируемого документа. Заголовок должен четко отражать содержание документа.

Регистрируемое название должно состоять из вида переписки (дела, протокола или приказа), название организации, отправившее корреспонденцию. Краткое содержание документа. Дату отправки, и отметку, что есть копии документа.

Пример : «Распоряжение о награждении. Копии».

Заголовки не должны иметь такие названия, как например: «Различные материалы», «Все переписки».

• Заголовки должны иметь конкретный смысл документа.
• Заголовки дел регистрируют по степени их важности. Сначала записываются документы руководящего подразделения, затем записывают отчеты, информационные и плановые документы. Заголовки информационных и плановых документов оформляют по приведенному примеру.

Пример: «Месячный отчет о продаже товаров».

• Если документы связаны между собой, но не связаны последовательностью в делопроизводстве. В этом случае, в заголовке отмечают этот вид дела «Документ». А в конце названии статьи в скобках указать разновидность документа.

Пример: «Документ о проведении совещания» (планы, доклады).

Этот термин еще употребляют при документах, прилагающих в качестве приложений, инструкций.

Пример : «Документы к протоколу совещания».

• Если переписка ведется с одной и той же организацией, то заголовок необходимо выполнять по указанному примеру.

Пример: « Переписка с компанией ОАО «Мечел» о поставке кованой продукции».

• Если переписка с организацией ведется с постоянного места региона, то в заголовке это необходимо учесть.

Пример: « Переписка с Дальневосточной компанией ОАО «Мечел» ».

Скачать бланки номенклатуры можно на сайте.

• Все заголовки должны вноситься по алфавиту.
• Третий столбик обычно заполняют в конце года. Количество дел указывает на то, сколько дел хранится в папке. По нормам документооборота в номенклатуре не хранят более 250 страниц.

Если количество страниц превышает, то заводят новое дело с таким же названием и регистрационным номером.

• В следующем столбце указывают срок хранения этого дела.
• В примечании указывают, что дело перемещается, либо отправляется на уничтожение.

Номенклатуру заполняют полностью кроме столбца «количество дел», его заполняют в конце года.

Создание номенклатуры

Разработка номенклатуры производится установленными правилами делопроизводства:

1. Правовые разработки номенклатуры можно скачать в интернете. Первым этапом считается разработка таблице,образец приведен выше.
2. Чтобы заголовки были правильными, обращайте внимание на образцы приведенных примеров.
3. Оформление проекта номенклатуры.

Надеемся, что подобный экскурс в мир делопроизводства окажет вам помощь в приобретении опыта в этой сфере.

Скачать образец бесплатно:

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами :

• Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
• Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
• Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье .

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

• Простота поиска.
• Индексация хранящихся документов.
• Установленный срок хранения материалов.
• Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
• Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
• Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
• Составление актов на их уничтожение.

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов :

1. Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
2. Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
3. Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.

Номенклатуры дел отделов

Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются . Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

Бухгалтерия

В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая . В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

Юридический

В перечень включены все юридические документы , связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет . При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

Отдел кадров

В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации :

1. Составленные кадровиком.
2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

Основной список документов включает в себя:

• Должностные инструкции.
• Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
• Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
• Распоряжения, приказы по персоналу.
• (трудовые), включая соглашения к ним.
• Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
• Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, отпусков и прочее.
• Объяснительные, и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
• Справки, служебная переписка.
• Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
• Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

Однако существуют общие правила , которые нужно соблюдать:

Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет . Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

Как правильно составить?

Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура , то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

В перечень в обязательном порядке включают:

• Устав организации.
• Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
• Номенклатура дел подразделений.
• Штатное расписание.
• Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
• Должностные инструкции.

После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела , документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют . Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение.

Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

• Номер (индекс) дела.
• Наименование его.
• Количество папок (единиц хранения) в деле.
• Срок хранения дела.

Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

Порядок составления и утверждения

Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой .

После этого, создается сводная номенклатура . Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом .

Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

Номенклатура дел – это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

• по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;
• в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;
• как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;
• как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;
• как основной - в архивном деле служит для организации долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

• самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;
• поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

Составление

Образец составления

Порядок составления номенклатуры дел ведется на основании методико-нормативных документов. За ее составление ответственность возлагается на службу по делопроизводству (канцелярия, секретариат, общий отдел и другие).

Работа должна начинаться с процедуры определения состава всех документов. Изучают устав предприятия, его структуру, основные положения обо всех структурных отделах, иные имеющиеся документы, что определяют деятельность предприятия (регламенты, положения, правила и т.д.), отчетные и плановые документы предприятия, а также просматривается номенклатура дел за прошлый период.

Составление сводного документа должна возлагаться на ответственного квалифицированного специалиста. Сводную номенклатуру дел разрабатывают на основании номенклатур каждого структурного отдела предприятия, согласованных с архивом. Документируемые участки все отражаются.

Оформление номенклатуры дел осуществляется на общем бланке предприятия, на котором представлена основная часть в виде таблицы с регламентируемыми названиями определенных граф. Затем необходимо утвердить этот документ в соответствии с общими нормативными требованиями.

Этапы утверждения сводной номенклатуры:

• ответственным за архив предприятия производится визирование документа;
• подписывается начальником службы делопроизводства;
• экспертной комиссией предприятия согласовывается составление протокола по заседанию экспертной комиссии;
• передается на рассмотрение проверочно-экспертной комиссией данного архивного учреждения;
• утверждается руководителем предприятия.

Должно быть по правилам три-четыре экземпляра этого документа, что хранятся:

• в государственном архиве;
• в службе делопроизводства;
• рабочий экземпляр;
• в архиве предприятия.

После оформления и утверждения номенклатуры структурные подразделения должны получить выписки из данного документа либо проинформироваться, где в общем доступе находится документ в электронной форме для практического применения в работе. Номенклатура дел предприятия на предстоящий год разрабатывается каждый год в четвертом квартале.