Документационное обеспечение управления лекции. Документальное обеспечение управления. Информационно справочные документы

Организация документационного обеспечения управления в экономической системе. Назначение СДОУ, состав функции и процедур. СДОУ (система документального обеспечения управления).

СДОУ – это система документального обеспечения управления служит для решения следующих задач:

§ Документальное управление решений, создание документальных организаций, плановых высшего уровня.

§ Документальное обеспечение управления – создание рабочих текущих документов

§ Получение, распределение и фильтрация потоков внешней информации, для исполнителя и руководителя.

§ Контроль и их исполнение анализа качества.

§ Организация хранения поиска и выдача документов.

ДОУ осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

§ Документирование

§ Делопроизводство

Документирование – составление, оформление согласование рабочих документов для выполнения функции управления.

Делопроизводство – это организация работы с документами, то есть обеспечение работникам аппартоуправления документа для управления деловых процессов и процедур, проверка и отбор нужных документов.

СДОУ так же выполняет функцию информационного фильтра между системой и внешней средой путем получения проверки, сортировки и распределение потоков документов для конкретных адресатов.

Делопроизводство тесно связано с деловыми процессами и функциями управления. Отличие делопроизводство от деловых процессов состоит в функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документальное обеспечение управления предприятием, а деловые – за ведение бизнеса.

Каждый документ внутренний или внешний имеет свой регламент, который определяет документооборот. Регламент – это порядок и правила работы с документами. Документооборот отражает оборот документа с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителя. Документ бывает централизованный (охватывает все подразделения предприятия) и специализированный.

Центральный документооборот включает всю документальную организацию распределительную деятельность. Специализированный документооборот – это бухгалтерские, юридические, маркетинговые и другие документы.

Работники СДОУ должны выполнять следующие функции:

1. Прием, регистрация, распределение и доставка их исполнителю

2. Оформление и отправка исходящих документов

3. Стенография

4. Формирование дел и сдача их в архив и др.

По объему переработанной информации СДОУ делится на 4 класса:

1. Более 100 000 документов в год – это управление делами при президенте

2. 25 000 – 100 000 документов в год – общие дела министерства.

3. 10 000 – 25 000 документов в год – отдел делопроизводств фирмы.

4. меньше 10 000 документов в год – секретарь директора фирмы.

Наиболее массовой формой организаций СДОУ является отдел делопроизводства:

Руководитель СДОУ подчиняется непосредственно директору организации. Отдел рационального производства ведет нормативную базу, организует делопроизводство и документооборот выполняя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов хранении и исполнения документов. Отдел приема и отправки корреспонденции получением, фильтрации, потоков входящих и исходящих документов. Отдел по потокам исполнения выполняет своевременное исполнение документарных решений. Архив – сбор и хранение исполняемых документов, поиск и выдача необходимых документов. Можвиро – печать и корректировка внутренних документов. Секретарь – составляет и отслуживает ежедневные планы руководителей, его поручение и контроль исполнения.

Для работы СДОУ необходимо иметь общегосударственные нормативы и правила работы с документами.

В 1991 году была создана гос. СДОУ – это совокупность научно обоснованных правил принципов устанавливающих единые требования к управленческой администрации деятельности в органах гос. управлениях, в учреждениях, на предприятиях управления. Этот комплекс документов с появлением негосударственных форм собственности.

Составные компоненты СДОУ:

1. Единые правила составления и управления самих документов
2. Рациональные принципы документооборота
3. Единые создания учетно-справочной системы
4. Формы и методы контроля исполнения документа
5. Правила составления номенклатуры дел
6. Принципы формирования
7. Правила подготовки дел к хранению и использованию

Эти компоненты основаны на действии следующих инструкций:

1. Типовые инструкции (1993 год) – устанавливает требования к документам, оформлению реквизитов, текстовых документов.

2. Основные правила работы ведомственных архивов (1986 год) – содержит принципы отбора в архив или уничтожения.

3. Перечень типовых документов содержит данные документа, содержащиеся в архиве.

4. Гос. Стандарт (ГОСТ 6.38-90) – унифицированные системы документации, требования к оформлению документов.

5. ГОСТ 6.10.1-88 – делопроизводство, архивное дело. Термины и определения.

Состав организационно-распределительных документов (ОРД) и содержание процедур составления ОРД.

2 Распределительный документ – оформляют принятые управленческие решения (приказы, распоряжения, протоколы). Являются основными для выполнения деловых процедур.

3 Информационный справочные документы – составляются при выполнении функции учета (письма, телеграммы, факсы и т.д.)

Каждый ОРД состоит из реквизитов, который содержит часть документов. По структуре расположения реквизитов ОРД делится на 2 класса: 1) формализованные документы, 2) неформализованные документы

Формализованные документы – типовые и стандартные документы, характеризующие следующие свойства:

- Наличие типового состава реквизитов;

- Наличие типовых реквизитов по колонкам и соподчиненности;

- Стандартное оформление или реквизитов;

- Использование бумаги стандартных размеров (А4, А3, А5)

В структуре типового документа выделяют три даты:

· Заголовок – с первого по 21 реквизит

· Содержательная часть – с 19 по 22 реквизит

· Реквизиты с 23 по 31

Информация всех реквизитов делится на постоянную и переменную, которая является новая для каждого экземпляра.

Шаблон – макет документа, в который заранее внесены значения постоянных реквизитов и создаются трафареты для переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей – бланки, для форм. Бланки бывают:

1. Общие бланки – для приказов, распоряжений, решений
2. Бланки для писем.

Заголовочный реквизит в шаблонах могут располагаться по центру (заявление, приказ) или по углам слева – адресная часть, с право – графическая печать. Проекты исходящих документов, то есть их содержание, тексты готовятся в структурных подразделениях. Согласование – это ознакомление, заинтересованного лица и добавлением грифа.

Основные операции составления документа:

1. Составление шаблона документа и хранения его в базе
2. Разработка проекта документа
3. Поиск шаблона и составление его реквизитов
4. Выдача на печать
5. Согласование проекта документа
6. Редактирование и корректирование документа
7. Печать и подписание документа
8. Утверждение документа руководством
9. Размножение документа
10. Регистрация рассылки документа

Неформализованный документ – отличаются нестандартным содержанием и от типовой формы расположения реквизитов (отчеты, обзоры, реферат).

Основные особенности:

1. Малое количество типовых реквизитов
2. Многостраничные расположения содержательной части документа
3. Страницы могут содержать текстовую, табличную и графическую информацию
4. Текстовая часть может быть структурной в виде абзацев или колонок

В состав документов может входить: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски.

Основные операции для неформализованного документа:

1. Ввод текста с текущей корректировкой
2. Орфографическая проверка текста
3. Операция подстановки страниц
4. Вставка сносок
5. Вставка предметного указателя
6. Вставка колонтитулы
7. Изменение стилей и шрифтов
8. Составление оглавления
9. Печать
10. Согласование и редактирование
11. Копирование
12. Утверждение и рассылка документа

Презентация - Обеспечение сохранности документа (ОСД) [ реферат ]

Презентация - Перечни документов [ реферат ]

Презентация - Экспертиза ценности документов [ реферат ]

Презентация - Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ) [ реферат ]

Защита и обработка конфиденциальных документов [ документ ]

Презентация - Использование документов [ реферат ]

Презентация - Теория и методика архивоведения (ТИМА) [ реферат ]

Презентация - Учет документов Архивного фонда РФ (АФ РФ) [ реферат ]

Презентация - Проверка наличия и состояния архивных документов [ реферат ]

Презентация - Система научно-справочного аппарата (НСА) архива [ реферат ]

1.docx

Ирина Анатольевна Ерзылёва. Возможен автомат при посещении и написании контрольной работы на 4 или 5

Документационное обеспечение управления зачет. Гуманитарных и социальных дисциплин.

Общая характеристика документационного обеспечения управления.

1. 
   Предмет делопроизводства и его история развития в России
2. 
   Основные понятия ДОУ

А) документ и его функции

Б) понятие реквизит документа

В) Бланк документа

Г) Формуляр документа

3. унификация и стандартизация в делопроизводстве

4. нормативно-правовая база делопроизводства

1Делопроизводство-это отрасль деятельность человека по разработки и оформлению официальных документов(документирование), организации их движения(документооборот), учета и хранения.

История развития делопроизводства

1)Первый этап 10-15 века становление

2) Второй этап 16-17 приказное делопроизводство

3) третий этап 18 век коллежское делопроизводство

1725 г. закон генеральный регламент (Петр 1) вводит штатное расписание, единообразие в систему делопроизводства по всей стране, журналы регистрации

4) четвертый этап 19 век министерское делопроизводство. Александр 1

1811 закон общее учреждение министерств

5 частей делопроизводства

1. 
   Порядок вступления дел
2. 
   Движения дел
3. 
   Отправления дел
4. 
   Ревизия
5. 
   Отчеты

5)С 1917 год

В 1925 и 1926 году были созданы институт техники управления и государственное бюро организационного строительства.

1988 делопроизводство переименовали в документационное обеспечение управления

^ 2 Основные понятия ДОУ

Документ в переводе с латинского- свидетельство способ доказательства.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими её идентифицировать.

Документы бывают личного происхождения и официального происхождения. Личный документ создан вне сферы деятельности человека. Официальный документ это документ созданный физ или юр лицом в установленной форме. Документ по степени подлинности делится на 3 категории подлинник(единственный экземпляр документа обладающий юр силой), дубликат (повторный экземпляр подлинника обладающий юр силой), копия (полностью воспроизводящий информацию подлинного документа но обладает юр силон если заверен).

Документ обладает многими функциями:

1 информационная

2 организационная

3 коммуникативная

4 правовая

5 научно – историческая

6 воспитательная

^ Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

По способу оформления делятся на графические (герб, эмблема, печать) и текстовые. Реквизиты могут быть постоянные и переменные. Постоянные реквизиты это не изменяемая часть документа, наносимая при его изготовлении. Переменные реквизиты вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления. Также реквизиты бывают обязательные и не обязательные. От обязательных реквизитов зависит юридическая сила документа. От не обязательных не зависит юр сила документа.

^ Формуляр документа это совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения. Формуляр образец документа это графическая модель построения документа устанавливающая область применения, форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей реквизитов характерная именно для этой группы документов

^ Бланк документа это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами содержащими необходимую информацию об организации

Два варианта расположения реквизитов на документе: угловое(в верхнем левом углу) и продольное(вдоль верхнего поля лица)

По ГОСТУ существует три варианта бланков:

1. 
   Общий бланк используется для изготовления любых документов кроме служебных писем
2. 
   Бланк Для письма. В нем указываются справочные данные организации получателя (реквизит 15)
3. 
   Специальный бланк конкретного вида документа. Добавляется реквизит № 10 то есть вид документа

^ 3 Унификация и стандартизация

Унификация - это отбор реквизитов соответствующих назначению документа и методом его обработки. Унифицированная форма документа (УФД) это совокупность реквизитов установленных в соответствии с решаемых в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носители информации в определенном порядке. УФ объединяются в унифицированные системы документации. (УСД)- это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности.

Стандартизация это высшая ступень унификации. Стандартизация это процесс установления и применения стандартов под которым понимается эталон образец модель принимаемый за исходные для сопоставления с ним других подобных объектов.

4 Нормативно правовая база делопроизводства

ФЗ о государственном языке РФ. Издан 01.06.2005 г № 53

ФЗ о государственной тайне был принят 21.07.93 г. № 5485-1

ФЗ о коммерческой тайне был издан 29.07.2004 г № 98 (изменения в 2007 году)

ФЗ о персональных данных 27.06.2006г № 152

ФЗ о государственной гражданской службе РФ 27.07.2004 № 79

ФЗ о почтовой связи 16.02.1995г № 129

ФЗ о порядке рассмотрения граждан РФ 02.05.2006 № 59

ФЗ о правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных 23.09.92г № 3523-1

ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации 27.07.2006 г № 149

ФЗ об архивном деле в РФ 22.10.2002 года №125

Методический Документ: Правило делопроизводства федеральных органов исполнительной власти 15 июня 2009 г. Устанавливает единый порядок делопроизводства, общий порядок оформления организационно-распорядительных документов, порядок организации документооборота, особенности работы с электронными документами, порядка их исполнения, удостоверения и хранения. ВНИИДАД

Общероссийские Классификаторы технико-экономической и социальной информации ОКТЭСИ. Они входят в национальную систему стандартизации.

ГОСТ Р6 30-2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации требование к оформлению документов.

ГОСТ 17914-72 обложка дел длительного хранения, типы разделы технические требования.

Оформление документов на основании ГОСТ Р6.30-2003

1. 
   Оформление реквизита
2. 
   Оформление распорядительных документов
3. 
   Оформление информационно-справочных документов
4. 
   Оформление организационных документов

1.

1. 
   Герб российской федерации
2. 
   Герб субъектов РФ и муниципальных образований
3. 
   Эмблема организации или товарный знак (над названием организации)
4. 
   Код организации ОКПО(для коммерческих организаций), ОКОГУ (для гос организаций)
5. 
   Основной государственный регистрационный номер юр лица ОГРН
6. 
   Инн и кпп (код причины постановки на учет)
7. 
   Код формы документа
8. 
   Наименование организации являющейся автором документа
9. 
   Справочные данные об организации
10. 
    Наименование вида документа
11. 
    Даты (цифровой вариант 05.02.2011, словесно цифровой 05 сентября 2011г. , цифровой международный 2011.09.05
12. 
    Регистрационный номер 03(номер подразделения)-17(номер по номенклатуре) /74(порядковый номер этого подразделения), 03-74
13. 
    Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включается в себя регистрационный номер и дату документа на который отвечаешь.
14. 
    Место составления и издания документа. Указывается после даты и регистрационного номера. Москва и Санкт Петербург пишутся без г.
15. 
    Адресат. Название организации фамилия, адрес организации должность. Если должностному лицу Д.Р. Григорян если физ лицо то Григорян Д.Р.
16. 
    Гриф утверждения. в верхнем правом углу. 2 варианта когда документ утверждается должностным лицом, документ утверждается другим учредительным документом (УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО Луч подпись расшифровка дата утверждения) (Утверждена, утверждено, утвержден приказом Министерства Финансов от такого числа номер такой то)
17. 
    Резолюция. Надпись на документе сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение. Текст Может быть двух видов 1. Содержащая решение вопроса 2. Указание на порядок подготовки вопросов
18. 
    Заголовок к тесту документа. Краткое содержание текста. 7-8 сантиметров
19. 
    Отметка о контроле за исполнением документа.
20. 
    Текст документа
21. 
    Отметка о приложении. Приложение: 1 2 3 и т.д. если в тексте не указано название приложения то оно указывается в приложении. Сколько листов на 5 л. В 2 экземплярах. В приказах не пишется после текста а пишется именно на приложении
22. 
    Подпись. Вдоль всего поля внизу документа. Название должности(ниже название организации) подпись и расшифровка(на уровне второй строчки)

Если на бланке организации то не указывается название организации если на бланке должностного лица то только подпись и расшифровка

1. 
   Гриф согласования(Согласовано генеральный директор ЗАО луч подпись фамилия дата. Параллельно согласовано директор фабрики скороход подпись расшифровка и дата) согласование происходит с помощью документа или письма (согласовано письмо министерства финансов от 25.08.2011 № 78
2. 
   Виза согласования Генеральный директор подпись расшифровка (ниже) начальник финансового отдела и дата согласования начальник отдела кадров подпись расшифровка и дата. Если документ отправляют из организации визы ставят в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Для документа подленник которого остается в организации визы ставятся в нижней части оборотной стороны последнего листа подленника документа.
3. 
   Оттиск печати. Это один из графических реквизитов ставится на документа для того чтобы заверить подпись должностного лица.
4. 
   Отметка о заверении копии.
5. 
   Отметка об исполнители эта отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу
6. 
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Ставится на первом листе документа на лицевой стороне в левом нижнем углу
7. 
   Отметка о поступлении документа в организацию. В нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
8. 
   Идентификационный номер электронной копии документа. (колонтитул) в левом нижнем углу в каждой странице документа.

^ Распорядительные документы

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей части и распорядительной. Текст приказа должен иметь заголовок. В констатирующей части указываются основания издания приказа.

Основанием для приказа могут выступать:

1. 
   Ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственный ранее изданный документ с указанием названия этого документа автора даты номера.
2. 
   Формулировка целей и задач стоящих перед организацией, описание фактов и событий послуживших причиной издания приказа.

1. 
   В соответствии с приказом, постановлением решением и т.д.

Во исполнение приказа распоряжения

1. 
   В целях улучшения, изменения, экономии

В связи с возможность, необходимостью.

Констатирующая часть отсутствую если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слов

ПРИКАЗЫВАЮ:

Правило составления пунктов:

1 пункты которые включают управленческие действия носящие распорядительный характер начинаются с глаголов в неопределенной форме например принять участие

2 если действие предполагает конкретного исполнителя то пункт начинается с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже или подразделения, затем указывается поручение в форме глагола не определенной формы. В конце пункту может указываться срок исполнения до к 10.02.2012. срок исполнения – 10.02.2012. Приказ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Исполнителя можно указывать обобщенно и число исполнителей по каждому пункту не ограничивается.

Руководителям подразделений

Если проект приказа отменяет ранее изданный документ или какие то его положения или какие-то его положения то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ или пункт документа с указанием наименования документа его датой и номера.

Признать утратившим силу приказ генерального директора название приказа от какого числа приказ и номер приказа. Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению или дополнению то в проект приказа вносится соответствующий пункт в откорректированном виде. Пункт № 4 приказа генерального директора название число и номер приказа изложить в следующей редакции: .

Последний пункт приказа в нем указывается структурное подразделение или должностное лицо на которое возлагается ответственность за исполнение документа. Ставится дата подписания.

Приложение к приказу генерального директора от 25.02.2011 № 75.

Информационно справочные документы

Акты, протоколы, докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма.

Протокол был введен на Руси Петром 1 . Протокол это документ фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Может составляться на бланке организации или на чистом листе бумаге а4. Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола порядковый номер заседания коллегиального органа от начала года. Заголовок состоит из названий вида коллегиальной деятельности и к нему

добавляется название коллегиального органа в родительном падеже. Текст документа состоит из двух частей: вводной и основной. В водной части после заголовка указывается

председатель – АА. Орлов

секретарь – СС. Сергеева

Присутствовали: при оформлении протокол с числом участников больше 15 указывается цифрой их общее количество, а список прилагается как приложение к протоколу.

ПОВЕСТКА ДНЯ: указываются вопросы которые выносятся на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и дожжен на вопрос о чем? И начинаться с предлога о или об.

Доклад – экономист ПП. Петров.

Основная часть протокола содержит столько разделов сколько вынесено на повестку дня.

Каждый раздел состоит из 3 частей:

СЛУШАЛИ:

(докладчик фамилия – текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

(те кто выступили по теме докладчика(фамилия) – задал вопрос Иванову)
^ ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)

Особое мнение – Лавров считает

^ Докладная записка и служебная записка

Докладная записка документ составляемый работником организации и адресованный руководству содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. На а4 для организации, на бланке организации для вышестоящего органа.

Текст докладной состоит из 2 частей. В первой части излагаются факты и события которые послужили поводом к написанию докладной а вторая часть содержит выводы, предложения просьбы о конкретных действиях которые, по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

^ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Дата номер

Генеральному директору

ЗАО «ЛУЧ»

А.В. Петрову

В связи, прошу Вас

Старший менеджер Подпись расшифровка ФИО (вдоль всего поля)

(тест в следующий раз) и определения.