Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.
Уважаемые читатели! В статье рассказаны типичные способы того, как решать юридические проблемы. Ваш случай индивидуален.
Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.
Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования
Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .
Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.
Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.
Порядок регуляции
Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.
Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.
Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .
Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.
Есть ли необходимость в ведении?
Журналы хранятся 5 или 75 лет
Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде?
Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.
В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.
Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры
На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:
- о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
- о командировании работников;
- журналы отпусков;
- о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.
Порядок работы с журналом
Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде
Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:
- грамотное построение делопроизводства;
- ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
- надежное сохранение документов предприятия.
В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.
Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.
Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.
В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:
- инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
- номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).
Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.
Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).
Кто несет ответственность?
Ответственность за ведение журнала несет определенный работник
Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.
Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.
Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:
- Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
- Приказы по работе администрации.
- Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
- Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.
Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.
Необходимые пункты
Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение
Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:
- порядковый номер,
- дата приказа,
- номер распоряжения,
- основное содержание приказа,
- сотрудник,
- табельный номер,
- основание распоряжения.
Примерные резервные колонки:
- кто подписал приказ,
- кто исполняет приказ,
- куда передали приказ,
- расписка о получении, дата,
- отметка о направлении в дело, и так далее.
Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия
Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:
- о приеме на работу;
- о совмещении профессий;
- о повышении квалификации;
- о смене фамилии сотрудника;
- о длительных командировках.
- о поощрении персонала;
- об отпусках
- о дежурстве;
- о переводе;
В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:
- о дежурствах,
- об учебных и очередных отпусках,
- о непродолжительных командировках,
- о дисциплинарных взысканиях
Как регистрировать приказы задним числом
Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства
Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.
Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
- Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
- Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.
Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.
Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .
С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.
В ходе непредвиденных причин, зачастую складываются ситуации, в которых следует отстранить от работы работника, сделав это прошедшей датой. При таком виде увольнения, возникает наибольшее количество всевозможных вопросов. Рассмотрим самые распространённые из них, приняв во внимание возможные нюансы закона.
Законно ли увольнение задним числом?
Увольнение — высшая мера, применяемая начальством к работнику. Зачастую, оно оформляется как отстранение от работы прошедшим днём. Говоря о законности подобных действий, следует сослаться на Трудовой Кодекс: . В статье перечислены все причины, дающие право начальству отстранять от работы сотрудников. Ориентируясь по статье №81 КЗоТ РФ 2017 увольнение задним числом не предусмотрено, а следовательно — незаконно.
Увольнение задним числом по собственному желанию
Если наниматель произведёт отчисление от работы прошедшей датой, ему придётся понести административное наказание за нарушение закона. Случаи, в которых сотрудники сами желают отстранения от работы, также признаются противозаконными. Рассмотрим законное решение данной проблемы:
- во-первых, при уходе с работы по собственному желанию не следует ставить прошедшую дату, необходимо оформлять сегодняшним днем;
- во-вторых, следует убедиться в факте того, что работодатель не будет против такого увольнения. Оно не будет считаться как отстранение от работы по обоюдному согласию.
- далее нужно ждать приказ от начальства, одобряющий просьбу. Соответствующие записи будут занесены в трудовую книжку работника.
Увольнение по соглашению сторон задним числом
Данный способ подразумевает оптимальное решение для обеих сторон. Стороны заранее оговаривают подробности соглашения. Если нет причин для отмены, издаётся приказ о прекращении действия ранее заключённого трудового договора. Приказ подписывается сотрудником, после чего вносятся корректировки в трудовую книгу и служащий признаётся отстранённым от работы. Единственное отличие от стандартной процедуры — в качестве даты указывают прошедшую дату.
При любом способе отстранения ненастоящей даты, в документы вписывается ложная информация, что делает их поддельными. Поэтому, если по результатам проверки выяснится факт фальсификации документов, все действия, проведённые согласованно этому документу, признаются недействительными. Следовательно, отстранение от работы будет являться противозаконным.
Имеет ли право работодатель уволить задним числом?
Принимая во внимание статью №81 ТК, начальник имеет право уволить работника по причинам, предусмотренным данной статьёй. Если отстранение от работы было проведено по приемлемым причинам задним числом по инициативе нанимателя, работник может подать на такого работодателя иск о незаконности и неправоте проведённых действий, так как отстранение служащих прошедшей датой незаконно.
Как уволить сотрудника в связи со смертью задним числом?
Так как обычно наступление смерти служащего остаётся замеченным не сразу, начальство вынужденно оформлять увольнение прошедшей датой по причине смерти конкретного работника. В этой ситуации, отстранение от работы задним числом не нарушающее закона, возможно.
Начальству необходимо вписать в трудовую книжку рабочего информацию с листа о свидетельстве смерти. Аннулирование трудового соглашения записывается под сегодняшней датой, а в трудовую книгу вписывается прошедший календарный день в качестве даты прекращения работы (дата наступления смерти).
Приказ об увольнении задним числом
Для составления приказа об увольнении, понадобится в письменном виде согласие на то служащего. По получению заявления, можно приступать к оформлению самого приказа. Приказ может заполняться инспектором по кадрам или начальником. Обычно в организациях предусмотрены заранее распечатанные для таких целей шаблоны.
Если таковых не имеется, придётся скачать образец в интернете, либо составить собственноручно:
- вверху документа вписывается код ОКУД, затем номер приказа;
- заполняется ФИО увольняющего и отстранённого;
- указывается занимаемая служащим должность и профессия;
- вместо сегодняшней даты, вписывается заднее число, затем причина отстранения (ссылка на конкретную статью в ТК) и непосредственно причина.
В конце должны быть поставлены подписи начальника и уволенного.
Ответственность и последствия для работодателя за увольнение задним числом
Работник может подать в суд на работодателя (не позже месяца со дня отстранения), который обязан будет оплатить причинённые неудобства: задержку трудовой книги, долгосрочное отсутствие зарплаты. Как результат, возможно восстановление на ранее занимаемой должности и выплата морального и материального ущерба.
Уволили задним числом без предупреждения - что делать
При любом увольнении, сотрудника должны оповестить за четырнадцать суток до подписания приказа. В ином случае, работник может обратиться в высшие судебные инстанции или к трудовой инспекции.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста
Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):
В данном случае имело место изменение существенных условий труда, о чем наниматель обязан был предупредить письменно не позднее чем за один месяц. При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по пункту 5 статьи 35 ТК.Именно поэтому приказ и издали задним числом, т.к. опомнились поздно.
Пункт 15 части первой статьи 55 ТК возлагает на нанимателя обязанность оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением). То есть в случае изменения существенных условий труда работника наниматель должен издать об этом приказ либо распоряжение.
Вместе с тем исходя из формулировки нормы, содержащейся в пункте 15 части первой статьи 55 ТК, приказом (распоряжением) оформляется непосредственно само изменение
существенных условий труда работника, а не намерение нанимателя произвести такие изменения. Приказ (распоряжение) об изменении существенных условий труда может быть издан нанимателем в любой день срока предупреждения после получения согласия работника на продолжение трудовых отношений в измененных условиях труда. То есть отсутствие ознакомления с приказом об изменении существенных условий труда в момент вручения работнику уведомления и проекта дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) не может рассматриваться в качестве нарушения законодательства о труде. Нарушение пункта 15 части первой статьи 55 ТК будет иметь место в том случае, если нанимателем будут фактически изменены (вступят в силу новые) существенные условия труда работника без оформления приказом (распоряжением) нанимателя.
Вручение работнику уведомления об изменении существенных условий труда и проекта дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) следует рассматривать исключительно как намерение нанимателя изменить существенные условия труда работника, поскольку само по себе вручение таких документов (уведомления и проекта дополнительного соглашения) для ознакомления и принятия решения не создают юридических последствий для работника. Например, дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) не имеет юридической силы, пока оно не подписано обеими сторонами этого трудового договора (нанимателем и работником). Новые (измененные) существенные условия труда начнут действовать в отношении работника после издания нанимателем приказа (распоряжения) об этом и с даты, указанной в приказе (распоряжении).
Необходимо учитывать, что в силу части первой статьи 32 ТК изменение существенных условий труда (независимо от вручения работнику уведомления и дополнительного соглашения к трудовому договору) является правом, а не обязанностью нанимателя. Соответственно до издания приказа (распоряжения) об изменении существенных условий труда наниматель вправе отказаться от своего намерения и не издавать соответствующий приказ (распоряжение). В этом случае в отношении работника будут продолжать действовать ранее установленные (например, при приеме на работу) существенные условия труда.
Реквизит "Дата документа" отражает день, месяц и год создания (подписания или утверждения) документа либо принятия решения (в протоколах и иных документах, принимаемых коллегиально). Дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления (уполномоченного должностного лица). Если документ датирован прошедшим или будущим числом с нарушением правил датировки, установленных пунктом 46 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4, то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные.
Конечно, это нарушение. И работники совершенно правы, что не хотят соглашаться с этим.
А какой стороной являетесь вы в этой ситуации и чего хотите?