Подотчет и наличные расходы. Подотчетное лицо потеряло кассовый чек - что делать

Подотчетное лицо утратило кассовый чек, предъявив авансовый отчет без него. Может ли принять бухгалтер подобный документ? Какие последствия ожидают организацию в случае позитивного решения? Ответы на эти и иные вопросы мы будем обсуждать в этой статье.

Какой документацией возможно оправдать оплату?

Ситуация, когда подотчетное лицо утратило кассовый чек, знакома многим практикующим бухгалтерам. Принять к бухгалтерскому и налоговому учету затраты, которые не подтверждаются документально, нельзя. Об этом говорят нормы налогового кодекса (статья 252 НК России) и закона от 06.12. 2011 № 402-ФЗ (статья 9) «О бухгалтерском учете». Первичная документация должна включать обязательные реквизиты, которые предусмотрены пункт 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Помимо этого, затраты, которые не подтверждены первичкой, нельзя учитывать в программе при вычислении прибыли (письмо УФНС по столице от двенадцатого апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Как заработать на командировке?

Отчетные документы командированным, официальный чек гостиницы за проживание.

При осуществлении операций с наличкой, все юридические лица и ИП (кроме случаев, которые предусмотрены п. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ») выдают чековый лист ККТ или БСО покупателю.
Чековый лист ККТ (БСО) считается первичной учетной документацией, который отпечатан с использованием специально предназначенного автоматизированного оборудования или же созданный в электронном виде в момент расчета между клиентом и продавцом.
Документация должна включать информацию о расчете, а также обязательные реквизиты, которые предусмотрены пунктом 4.7 закона 54-ФЗ. Впрочем, действующий закон не говорит о том, что чек ККМ считается единственной первичной документацией, которая подтверждает фактическое израсходование средств, а налоговое законодательство не регламентирует списка таких подтверждающих бумаг. Таким образом, если подотчетник предъявил другую подтверждающую документацию, к примеру: акт исполненных работ, товарный чек и накладную, а также другие документы, которые оформлены в соответствии с законодательными нормами, то она может быть принята к учету.
Пример № 1
Работнику Никитину О. А. выдали 83 548 руб. на покупку продукции от поставщика за наличку. Он сдал на склад товары, что подтверждает приходная накладная, которая подписана заведующим склада. Авансовый отчет с документацией - ТТН, ТОРГ-12, квитанции к ПКО, счета-фактуры были отданы бухгалтеру. А кассовый чек потеряли.
Проверяя авансовый отчет, бухгалтер попросил у поставщика акт сверки, который подписан. В нем отражалась сумма оплаты. Авансовый отчет приняли у сотрудника.
Труднее окажется ситуация, когда потерялся полный пакет подтверждающей первичной документации.
Что предпринять в случае, когда потерялся полный пакет подтверждающей документации?
В таком случае плательщик налогов имеет право воспользоваться одним из 3-х вариантов:
1. Если работник фактически предъявил закупленную продукцию, а саму документацию потерял, то такие расходы принимаются на основании бумаг, которые косвенно подтверждают понесенные затраты (пункт 1 статья 252 НК России).
Впрочем, имеется риск спора с налоговой службой и необходимости отстоять свое право в суде.
В таком случае необходимо прикрепить к авансовому отчету такие документы:
Объяснительную записку сотрудника с указанием количества продукции, даты покупки, денежной суммы и места действия, а также с перечислением причин потери документации.
Второй экземпляр квитанции к ПКО, товарной накладной, копию листа книги кассира и (или) z-отчета кассира за день покупки, которые должны быть заверены, акт сверки, иными словами, копии и вторые экземпляры документов, косвенно или прямо подтверждающих факт покупки.
Пример № 2
Офисному работнику выдали 1 340 руб., чтобы закупить канцтовары. Сотрудник сдал канцелярию, а первичка была утеряна, в связи с этим, написал объяснительную записку. Бухгалтерия попросила у продавца копию z-отчета кассира, второй экземпляр товарной накладной и акт сверки. Подотчетная сумма отражалась во всей документации, авансовый отчет приняли.
2. Чтобы минимизировать налоговые риски, возможно принять косвенно подтвержденные затраты к бухгалтерскому учету за счет чистой прибыли учреждения, не учитывая их при расчете прибыли, которая облагается налогом.
ВАЖНО! В случае, если подтвердить затраты документальным образом не получается, то сумма, которая выдана в подотчет, будет считаться доходом работника. С нее нужно удерживать НДФЛ и взносы по страхованию.
Пример № 3
Программисту фирмы «Флагман» выдали 5 380 р., чтобы он оплатил услуги интернета для фирмы. Он произвел оплату 4 980 р. и комиссию 400 р. посредством терминала. Впрочем, когда заполнял авансовый отчет, понял, что чек терминала потерялся.
Сотрудник написал объяснительную записку, указал дату, место и потраченную денежную сумму, а также обстоятельства утери чека. Бухгалтерия попросила акт исполненных работ, а также акт сверки у интернет-провайдера. В документации отражалась сумма 4 980 р. Для того, чтобы не возник спор с налоговой службой, директор организации принял решение учесть затраты в счет чистой прибыли фирмы, а комиссионную сумму включить в доход работника.
Бухгалтерия удержала НДФЛ в сумме 52 руб. (400 × 13%) и рассчитала страховые взносы в размере 136 руб. (5,1% - ФФОМС, 26% - часть по страхованию, 2,9% - взносы по страхованию на случай временной потери трудоспособности, а также в связи с материнством).
3. Вычесть сумму, которая выдана в подотчет, из зарплаты работника.
Если работник не предъявил документацию или косвенно не подтвердил целенаправленное использование денежных средств, предприятие имеет право требовать возврата подотчетных сумм. Избрав этот метод, работодатель избавляет себя от необходимости уплаты налогов. К подобному мнению пришли судьи в приказе № 13510/12 от 05.03.2013 ВАС РФ.
Пример № 4
Руководителю ООО «Мериада» на протяжении 2015 г. выдавались денежные суммы в подотчет на покупку ГСМ. Впрочем, когда пришло время предоставления авансового отчета, документации он никакой не предъявил и подотчетные средства не возвратил. Во время проверки налоговая служба перенаправила всю сумму в доходы сотрудника, и рассчитала НДФЛ. Суд в таком вопросе занял сторону проверяющих.
Заключение
Принять или отклонить авансовый отчет у сотрудника, который потерял чек ККМ, - решать исключительно работодателю. Приняв затраты к учету без документации, которая подтверждает факт покупки, учреждению придется отстаивать свое право на суде.

Получив деньги под отчет, сотрудники фирм частенько забывают вовремя за них отчитаться. Из-за этого и у бухгалтера, и у самого работника могут возникнуть проблемы. Как же с ними справиться?

Вообще-то срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательством не установлен. Его может (но вовсе не обязан) установить руководитель фирмы. И если такое положение в организации есть, то сотрудник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее, чем через три рабочих дня после установленной даты. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок).

На первый взгляд кажется, что, издавая подобный приказ, руководитель собственноручно создает лишние проблемы своему бухгалтеру. Но на самом деле этот внутренний документ все же помогает организовать работу с наличными и как-то приструнить людей.

В наших рассуждениях будем исходить из того, что такой приказ на фирме существует и работник нарушил установленный в нем срок. А тут и налоговики пожаловали.

Был бы повод

Отметим, что проверка авансовых отчетов на фирме – одна из любимейших частей ревизии у чиновников. Как показывает практика, бухгалтеры частенько смотрят на этот участок работы сквозь пальцы. А зря.

Как считают налоговики, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими налогами – НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. В своих рассуждениях чиновники ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной, натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.

Таким образом, получается, что если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным деньгам, то выданные суммы или купленный на них товар становятся его собственностью. Подотчетная сумма превращается в доход, с которой нужно заплатить налог на доходы физлиц.

Иногда налоговиков поддерживают и суды (например, постановление ФАС Уральского округа от 6 октября 2003 г. № Ф09-3253/03-АК). Арбитры решили, что «денежные средства, выданные под отчет и не возвращенные в срок, признаются выплатами в пользу работников».

Но поспорить с чиновниками можно. Свою позицию следует обосновать так. Статья 208 Налогового кодекса поясняет, какие выплаты являются доходом для расчета НДФЛ. Не возвращенной в срок подотчетной суммы в представленном перечне просто нет. Правда, список доходов открытый. Формулировка подпункта 10 пункта 1 этой статьи звучит так: «иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации». Однако в данном случае работник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Деньги были или будут потрачены на нужды организации. Распоряжаться этой суммой сотрудник не имеет права. Значит, признать ее доходом нельзя.

Эти же аргументы можно привести и в вопросе по ЕСН. В налоговую базу по этому налогу попадают выплаты и иные вознаграждения, начисленные работнику за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК). Согласитесь, под определение «вознаграждения» подотчетная сумма никак не подпадает. Следовательно, она не облагается и этим налогом, а также пенсионными взносами (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Сотрудник-кредитор

Другая ситуация – сотрудник сначала тратит свои деньги, а потом фирма компенсирует его расходы. Вроде бы это удобно. Но и у данной схемы есть свои недостатки.

В подобной ситуации налоговики считают, что, во-первых, сотрудник продал свой товар фирме. А значит он «попал» на НДФЛ. Во-вторых – организация получила материальную выгоду (при условии, что работник совершает покупку по доверенности от имени фирмы).

Конечно, восстановить справедливость можно через суд. Пример тому – постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 9 октября 2003 г. № А56-11085/03. Но подобных неприятностей можно легко избежать, если заранее позаботиться о некоторых формальностях.

В приказе, где руководитель утверждает круг подотчетных лиц, можно прописать, что в исключительных случаях работники могут использовать личные деньги для покупки необходимых товаров. И далее указать, что потраченные деньги будут компенсированы после представления сотрудником авансового отчета.

Еще один совет. Для того чтобы работник мог расходовать собственные большие суммы, желательно наличие хотя бы маленькой «заначки» от фирмы. Тогда истраченные деньги можно оформить как перерасход.

Раз бумажка, два бумажка…

Также бывает, что авансовый отчет сдан вовремя, а вот оправдательных документов к нему недостаточно. Прежде всего должен быть чек ККТ. Именно его проверяющие считают главным оправдательным документом (см. письмо УМНС по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Кассовый чек может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. Именно этим документам налоговики уделяют особое внимание. И в случае их отсутствия наказание, как правило, следует незамедлительно. Однако сдаваться бухгалтеру не стоит. Шансы выиграть спор в суде велики.

Вот, например, постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 27 января 2004 г. № Ф03-А51/03-2/3440.

В ходе проверки налоговая инспекция обнаружила, что бухгалтер фирмы неправомерно списал с подотчетных лиц суммы без оправдательных документов (речь шла о представительских расходах). Представленных счетов ресторанов и актов, составленных фирмой и подтверждающих целесообразность затрат, чиновникам показалось недостаточно. По их мнению, организация должна была подтвердить представительские расходы квитанциями к приходным ордерам и кассовыми чеками. Однако судьи сделали вывод, что суммы, полученные под отчет, использованы по назначению. А значит, доходом сотрудников они не являются.

Иванов, Петров, Сидоров

Люди, особо не сведущие в делах бухгалтерии, часто легкомысленно относятся к документам. И, к примеру, ситуация, когда деньги под отчет дали одному человеку, а оплатил товары другой, достаточно распространенная. Это можно установить по корешку к приходному кассовому ордеру. Как в этом случае быть с авансовым отчетом? Можно ли незадачливому помощнику составить его от своего имени?

Обратимся к порядку ведения кассовых операций. Пункт 11 этого документа запрещает передавать подотчетные деньги другому сотруднику. Кроме того, получается, что работник, взявший деньги, прикладывает к авансовому отчету чужие документы. Поэтому у налоговиков есть все основания начислить ему соответствующие налоги.

Чтобы избежать такой ситуации, нужно оформить возврат суммы от первого работника и выдать эту же сумму второму. Он же и составит авансовый отчет. Тогда проблем с налоговиками не будет.

Бюрократизм растет

Совсем недавно на официальном сайте налоговиков nalog.ru чиновники давали ответы на вопросы по применению ККТ. Как это ни странно, речь зашла о том: надо ли при возврате подотчетных сумм выдавать кассовый чек подотчетному лицу? И вот что ответили уважаемые налоговики.

Согласно пункту 13 Порядка, при приеме наличных денег через кассу фирмы нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Кроме того, Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ гласит, что кассовая техника применяется всеми организациями и предпринимателями при наличных расчетах в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Сложив приведенные два обстоятельства, налоговики решили, что применение ККТ при возврате подотчетных сумм обязательно.

Отметим, что раньше в своих объяснениях чиновники придерживались другого мнения. Они просто пользовались статьей 38 Налогового кодекса. В ней даны определения товара, работы и услуги. Товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Работой является деятельность, результаты которой имеют материальное выражение. А под услугой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Из приведенных определений следует, что фирма, приняв неиспользованные денежные средства от подотчетного лица, не реализовала товары, не выполнила работы и не оказала услуги. Значит, ККТ она применять не обязана.

А.С. Поляков, аудитор АГ «РАДА»

Ответ

Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.

Как грамотно обнулить подотчет директора?

Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).

Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.

Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:

• НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
• страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).

Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.

К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).

В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 - 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.

Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.

Способ 1. Начисление дивидендов

Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.

: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:

: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.

Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).

Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.

Способ 3. Начисление материальной помощи

Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.

Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:

• .

Способ 4. Договор займа

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.

Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.

О подробностях читайте в статье .

Способ 5. Личные расходы директора

Кто может применять : ограничений нет.

Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:

Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.

Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.

Итоги

При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.

Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.

Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.