Как часто вам приходилось сидеть на многочасовых совещаниях, целью которых было решение всех проблем на свете одновременно? Усталые лица, духота, ощущение бессмысленности встречи, нервное напряжение, перекрикивания друг друга и, в конечном итоге, впустую потраченное время и отсутствие какого-либо решения. Совещания не только должны, но и могут быть другими - продуктивными, быстрыми и максимально эффективными.

На самом деле, совещания - это чудесный, незаменимый формат работы, и каждому руководителю необходимо уметь проводить такие встречи эффективно, а не просто собирать вместе множество занятых людей, отвлекая их от работы.

Чем хороши совещания

Совещания служат идеальной площадкой для разъяснения сотрудникам целей, планов и стратегии компании, для повышения понятности общего курса направления и для принятия его сотрудниками. В результате грамотно проведенного совещания у сотрудников снижается сопротивление неизвестно, что благотворно влияет на их мотивацию и производительность.

Совещания также выступают помощниками в процессе внедрения изменений в организации. Благодаря качественным совещаниям все изменения пройдут максимально экологично и безболезненно для всех сотрудников.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью легче поддерживать связи внутри компании, проводить в жизнь принятые руководством решения, рушить барьеры между отделами и т.д.

Совещания активизируют эффект синергии, что при грамотном подходе позволяет сгенерировать больше идей и найти множество путей решения возникших проблем.

Совещания и планерки также являются мощным инструментом сплочения команды, формирования уважения к коллегам и руководству, а также обучения. Если вы стремитесь к тому, чтобы ваш коллектив был единым целым и работал слажено и дружно, то не стоит пренебрегать качественными совещаниями.

Принципы эффективных совещаний

1. Соответствие задачам

Существует несколько форматов коллективных рабочих собраний и каждый из них преследует свои цели. Перед началом проведения собрания руководителю необходимо понять, какую именно цель он преследует: найти решение, поставить новые задачи, свериться о текущем состоянии процесса или обсудить важные нововведения? В соответствии с целью необходимо выбрать один из нижепредложенных форматов:

Совещание. Цель - предложить идеи, рассмотреть варианты, найти решения.

Планерка. Цель - проанализировать текущее состояние процесса, наметить новые задачи.

Пятиминутка. Цель - обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

2. Конкретность

Перед началом совещания очень важно четко обозначить его повестку и подготовить все необходимые материалы. Если разослать повестку всем планируемым участникам совещания заранее, то у них также будет возможность подготовиться. Такой подход, основанный на конкретике, позволит не сотрясать воздух впустую, придерживаться четкой линии совещания и к тому же точно уложиться в отведенное для совещания время.

3. Кратковременность

Запомните, на любое совещание нужно отводить минимально возможное для него время. Не стоит брать про запас еще пару часов, потому как в любом случае вы затяните процесс до самого конца, чем невыносимо утомите всех собравшихся.

Идеальная длительность совещания - 30 минут, максимальная - час. Внимания любого человека хватает всего на 40 минут, после этого оно начинает рассеиваться. Если же процесс монотонный, то концентрации хватает всего на 20-30 минут, а при снижении внимания память начинает работать на порядок хуже.

Отсюда вывод - эффективность любого затянувшегося совещания сводится к нулю.

4. Тайминг

Обязательным условием, обеспечивающим эффективность совещания, является жесткий тайминг. Начать стоит с установки времени начала и окончания совещания. Не ждите опаздывающих - так вы не нарушите установленные вами же правила жесткого тайминга с самого начала и приучите коллег не опаздывать. Важно установить дедлайн по времени и честно его соблюдать. За 10 минут до дедлайна необходимо заканчивать встречу, вне зависимости от результатов. Устанавливайте таймер для каждого выступающего, пресекайте любые разговоры не по делу.

5. Причастность участников

На совещании должны присутствовать только те сотрудники, кого непосредственно касается тема собрания. Не отступайте от принципа оптимальности: участников должно быть меньше, а уровень их влияния на вопрос выше.

6. Право голоса

Приходилось ли вам бывать на таких совещаниях, где сотрудником дозволено говорить только тогда, когда к ним обратится руководитель? В большинстве случаев их речь сводится к односложным ответам или сухим формулировкам. Такой способ общения в рамках совещания очень сильно снижает его эффективность.

Каждый присутствующий на совещании сотрудник должен понимать, что у него есть право голоса и право на мнение, идеи, сомнения и вопросы. Более того, начальнику необходимо не только предоставить право голоса своим коллегам, но и научиться отвечать на все их вопросы в процессе совещания, не откладывая это «на потом».

7. Закрепление результатов

Каждое совещание, а в особенности то, в процессе которого ставились задачи, должно иметь письменный итог. В процессе совещания можно вести протокол, который должен быть разослан всем его участникам по завершению встречи. Также важно узнать о том, как обстоят дела с задачами, поставленными на прошлом совещании. Именно схема «анализ-задачи-контроль-анализ» позволяет перевести совещания из режима пустословия в формат работы.

8. Плановость

Любой знает, что все, что можно перевести в плановый режим - надо перевести. Сотрудникам гораздо комфортнее работать в режиме осознанности. Они должны четко понимать, когда с них спросят о выполнении ранее поставленных им задач и когда дадут новые указания. Внеплановые совещания возможны лишь в случае необходимости решения экстренных вопросов. Доля таких совещаний должна быть крайне невысока.

Следуя этим восьми важным принципам, вы сможете сделать совещаний более эффективными, а также кардинально измените стереотипно-негативное отношение ваших коллег к подобным встречам.

Е. В. Сидоренко (Сидоренко Е. В. Тренинг коммуникативной компетентности в деловом взаимодействии. СПб., 2002, с. 38) приводит данные о характере трат времени различными категориями деловых людей (директора, менеджеры и др.). В соответствии с этими данными, затраты времени на проведение совещаний устойчиво занимают 2-3-е место (после различных видов общения и работы с документами) и в основном отнимают от 10 до 15% всего рабочего времени (аналогичные цифры можно найти и в зарубежной литературе по ТМ).

Однако встречающиеся в книгах по ТМ (и просто по менеджменту) усредненные данные временных трат менеджера часто являются некорректными (как в медицинском анекдоте, где средняя температура по больнице всегда равна 36,6 градуса). По моим наблюдениям, в различных организациях встречается определенная подгруппа менеджеров (до 20-25% от всего управленческого состава; чаще всего это менеджеры высшего и среднего звена), которые просто «прикованы» к совещаниям и тратят на них более 50% своего рабочего времени! Разумеется, в данные 50% входит и подготовка, и проведение, и подведение итогов совещаний. Как ни парадоксально, многие из этих менеджеров «прикованы» к совещаниям именно потому, что они достаточно хорошо (результативно) проводят их, однако, самим «специалистам по совещаниям» от этого не легче. Во-первых, они хором жалуются на то, что у них не хватает времени на выполнение других функций, а во-вторых, «хорошее» (результативное) проведение совещаний еще не означает, что они проводятся эффективно, «технологично». Таким образом, пламенные стихи В. Маяковского про «прозаседавшихся» не потеряли своей актуальности даже сейчас...

Повышение эффективности проведения совещаний следует начать с распознавания трех возможных типов совещаний. В основе такой типологии лежат цели, достижению одной из которых должно быть посвящено каждое совещание:

Можно выделить три типа совещаний, нацеленных на достижение различных целей, причем «идеальным» и «правильным» является как раз такое совещание, в рамках которого достигается только одна-единственная цель. Любое объединение или смешение целей в рамках одного совещания значительно затруднит его проведение.

Главной целью совещаний первого типа является коллегиальное обсуждение и принятие управленческого решения. Как правило, речь идет о ситуации выбора одного-единственного, оптимального решения из набора примерно равноценных вариантов решений. Совеща-

6,14 Эффективное проведение совещаний (цели и участники) 293

ние нужно для того, чтобы из уже известных альтернатив выбрать лучшую. Если ситуации выбора не существует, то есть одно из решений во много раз «перевешивает» другие возможные варианты, то это ситуация безальтернативного решения, В данной ситуации совещание просто не нужно, а решение вполне может бьпь принято руководителем единолично.

Понятно, что у каждого из участников будут собственные критерия «подходящего» или «неподходящего» решения, поэтому скорее всего совещание будет связано с дискуссией, спором. Чтобы дискуссия по поводу «лучшего» решения не переросла в конфликт, главное в проведении совещаний подобного типа - жесткий регламент (общего времени и времени всех процедур) и формализованная процедура обсуждения и принятия решения (например, тайное голосование).

Целью совещаний второго типа является решение сложной, плохо структурированной, малоизвестной проблемы. Примером подобного рода проблем могут служить инновационные решения, связанные с прогнозированием и «выбором будущего». Так как «правильное» решение в подобной ситуации заранее неизвестно (его нужно «изобрести»), то главными условиями успешного проведения подобных совещаний являются: тщательно подобранный состав участников (см, ниже) и создание творческой неформальной атмосферы, позволяющей легко генерировать и обсуждать «суперидеи» (идеальный вариант - использование каких-либо креативных технологий вроде мозгового штурма или хотя бы их элементов).

Третий тип совещаний связан с обменом самой разной управленческой и производственной информацией. Это могут быть отчеты и доклады о проделанной работе, сообщение обратной связи по итогам какого-либо проекта и т. п. Успешность подобных совещаний определяют прежде всего качество предварительной подготовки сообщаемой информации, качество ее непосредственного представления (презентации) участникам совещания, а также в случае необходимости удобная процедура анализа (обсуждения) и обобщения представленной информации (непосредственно на самом совещании).

Следует отметить, что проведение любого совещания - ответственный шаг. Всегда есть риск, что даже при тщательной подготовке что-то «пойдет не так» и совещание превратится в «вора времени». Возможно, определиться с решением вопроса «А нужно ли вообще проводить совещание?» поможет следующая «шпаргалка» (табл. 31),

Если решение о необходимости проведения совещания все-таки было принято, цель (тип) совещания сформулирована, то необходи-

Способы повышения личной эффективности

Таблица 31 Проведение совещаний Проводить совещание, если... Не проводить совещание, если... 1. Требуется иного информации, в том числе экспертной и/или новой.

2. Требуется ознакомить всех с новой (важной} информацией, обменяться мнениями, рассмотреть факт или ситуацию с разных точек зрения.

3. Требуется разделение обязанностей и/или ответственности между участниками.

4. Требуются контроль и согласование, координация целей и стратегии, уточнение характера взаимодействий между участниками.

5. Требуется еще большее сплочение группы; необходимо выработать единое мнение, дать единую оценку какому-либо очень важному событию в жизни организации 1. Решаются вопросы, затрагивающие преимущественно личные интересы сотрудников и не оказывающие серьезного влияния на деятельность организации в целом.

2. Вопрос уже решен, управленческое решение принято.

3. Нет достаточного времени на качественную подготовку совещания.

4. Проблема является относительно мелкой, неважной и может быть решена в рабочем порядке другими способами (записка, звонок по телефону, встреча идр.).

5. Проблема очевь срочная и важная, нет достаточного времени на проведение совещания {решение принимается единолично, директивно).

6. В коллективе много конфликтов и совещание может спровоцировать еще больший конфликт мо определиться с составом участников совещания. Главным принципом здесь является следующий: «Чем меньше людей участвует в совещании, тем лучше». Но при этом все, кого непосредственно касается обсуждаемый вопрос, должны (могут) на совещании присутствовать. Вообще, вопрос о степени открытости или закрытости совещания (и, следовательно, о потенциальном количестве участников) всегдадолжен решаться организаторами совещания заранее, но с «округлением "в меньшую сторону».

Участниками совещаний могут быть:

1. Организатор и ведущий. Важно различать тех, по чьей инициативе проводится совещание (оно может быть плановым; проводиться по инициативе руководителя или группы заинтересованных менеджеров), и тех, кто непосредственно отвечает за организацию и проведение совещания. Организация совещания вполне по силам секретарю или офис-менеджеру (разумеется, в тесном контакте с руководителем; см. раздел 6.16, п. 6), но желательно, чтобы в роли ведущего был менеджер достаточно высокого уровня, владеющий техниками модерации (см., например, Петров А. В. Дискуссия и принятие решений в группе: технология модерации. СПб.: Речь, 2005). Роли организатора и ведущего являются универсальными для любых типов совещаний, причем если роль организатора считается «само собой разумеющейся», то про роль ведущего часто забывают (либо в его

6.14. Эффективное проэедение совещаний (цели и участники)

роли выступает сам руководитель, что не всегда эффективно, да и не способствует экономии сил самого руководителя).

2. Лица, ответственные за принятие управленческих решений (ЛПР). Если на совещании предполагается принятие управленческого решения (совещание первого типа), то на нем должны присутствовать сотрудники, наделенные соответствующими должностными полномочиями.

3. Эксперты (в том числе независимые), носители полезной информации. Эксперты (независимо от их должностного уровня) могут быть как постоянными участниками совещаний, так и приглашаться для коротких докладов. Эксперты являются обязательными участниками совещаний второго типа.

4. Возможно, лица, которые должны ознакомиться с решениями и информацией. Это могут быть менеджеры самых различных должностных уровней, которые должны будут в дальнейшем исполнять (контролировать исполнение) принятое решение (совещания первого типа); либо обязаны ознакомиться с важной управленческой информацией (совещания третьего типа).

5. Возможно, представители прессы или PR-менеджеры. Эти участники могут присутствовать на совещании любого типа (или какой-нибудь его части), если оно посвящено обсуждению каких-нибудь важных «программных» вопросов, например, связанныхс изменением стратегии организации, подведению итогов за большой период деятельности и т. п.

О Какого типа совещания чаще всего проводятся в вашей организации (подразделении)? Если преобладает какой-либо один тип совещаний, то почему?

Предложите собственные идеи по выделению типов совещаний на основании тех целей и задач, ради решения которых совещания проводятся в вашей организации.

Как вам кажется, бывают ли в вашей организации «неправильные» совещания (см. столбец таблицы «Не проводить совещание, если...»)?

Каким образом определяется «стандартный» состав участников на совещаниях, проводимых в вашей организации (подразделении)? Каких участников (из пяти перечисленных видов) на этих совещаниях, по вашему мнению, избыток, а каких - не хватает?

Глава 6. Способы повышения личной эффективности

Приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний. По видам служебные совещания, как правило, разделяют следующим образом:

Информационные (инструктивные) — доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений «сверху вниз» по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений;
Оперативные (диспетчерские) — получение информации «снизу вверх» от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений;
Проблемные (ситуационные) — коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам.

Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также целевые совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов.

Можно указать несколько характерных признаков, или скорее требований, в совокупности определяющих портрет служебных совещаний:

Совещание имеет четко очерченную конфигурацию , проводится в рамках данной компании (подразделения, группы) или между несколькими предприятиями;
На совещаниях определенно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня ;
Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения (еженедельные, месячные и т.д.), с установившими днями и временем начала мероприятий;
Служебным совещаниям свойственна относительно устойчивая повестка дня , темы (разделы или вопросы) в которой воспроизводятся от совещания к совещанию;
На совещаниях устанавливается, стабилизируется и далее незначительно изменяется во времени руководство и ядро участников ;
Для фиксации хода и решений совещания по повестке дня ведется протокол совещания , который утверждается и направляется на исполнение;
Решения совещаний, зафиксированные в протоколах, ставятся на контроль (существует механизм контроля совещаний ).

Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания. Здесь надо определиться и закрепить ваше видение в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке участникам.

Недостатки, ошибки, потери на совещаниях

Даже в лучших компаниях можно обнаружить недоработки, ошибки, издержки, ведущие, в конечном итоге, к растрате рабочего времени и нервов участников совещаний. Мы ведем перечень типовых недостатков совещаний, в котором сейчас более 100 записей. Мы заметили, что эти ошибки и недостатки можно сгруппировать в следующей последовательности совещательных процессов:

Недостатки подготовки совещаний (совещания не планируются, состав участников неизвестны до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний и т.д.);
Недостатки проведения совещаний (превышение времени совещаний, блуждание фокуса обсуждения, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры, не ведется протокол или протокол готовится по памяти и т.д.);
Недостатки контроля исполнения совещания (после совещания ничего не происходит, не контролируется исполнение поручений, не оценивается исполнительская дисциплина, не ведется история решения вопросов, всплывают темы, которые ранее уже обсуждались, не найти материалы совещаний, нет статистики совещаний и т.д.).

Основные этапы подготовки, проведения и контроля совещаний

Исходя из источников возникновения ошибок и потерь, можно определить основные этапы служебных совещаний. Большинство авторов, рассматривая служебные совещания, делают упор на подготовке и проведении этих мероприятий, при этом лишь касаются вопросов контроля исполнения решений и не затрагивают другие важные составляющие успешных совещаний.

Мы предлагаем для служебных совещаний, установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа типовых ошибок, просмотра множества документов — повесток дня протоколов совещаний, которые проводились на различных предприятиях и организациях и с учетом литературных источников мы выделили следующие этапы совещаний:

Этап №1 — организация совещаний — определение круга участников, целей им тематики совещаний, формирование плана совещаний на период (квартал, год,…), разработка регламента совещаний;

Этап №2 — подготовка совещаний — рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к конкретному совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.;

Этап №3 — проведение совещаний — обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола совещания;

Этап №4 — завершение совещаний — принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола;

Этап №5 — контроль совещаний — мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания;

Этап №6 — анализ совещаний — анализ базы данных совещаний , истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний;

Такая последовательность этапов в большей мере отражает реалии, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает четкое структурирование и всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими.

Об эффективности и результативности совещаний

Под эффективностью понимается отношение полезного результата и затрат на выполнение некоторого процесса. Для одного, отдельно взятого совещания, можно сказать, что оно эффективно, если:

Цели совещания достигнуты;
Рассмотрена вся повестка дня;
Запланированная продолжительность не превышена;
Принятые решения доведены до исполнителей;
Исполнители поняли и приняли, как выполнять решения.

Эффективность — количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,…), ее можно измерить и накапливать данные для последующего анализа.

Результативность — качественная сторона совещаний (подготовленность, своевременность, уровень и качество принимаемых решений и их исполнение), проявляется не сразу, а на интервале времени. Поэтому совещания могут быть внешне эффективными, но по существу — безрезультативными, и наоборот, результативными, но неэффективными. Начинать следует, очевидно, с устранения потерь и повышения эффективности, что постепенно приведет к росту результативности совещаний.

Для совещаний, как инструментария из арсенала менеджмента, можно указать следующие условия эффективности:

Совещания должны быть организованными в части целей, тематики, участников, их проведение следует заблаговременно планировать;
Для каждого совещания должна быть задана повестка дня , определяющая цель, тематику и рассматриваемые вопросы;
У совещания должен быть руководитель , секретарь, формирующий протокол и участники, ответственные за вопросы повестки дня;
Все участники должны быть заблаговременно информированы о дате, времени, месте, повестке дня и снабжены материалами совещания;
По ходу совещания должен вестись протокол , в котором должны фиксироваться принятые решения и поручения по повестке дня;
По завершении совещания протокол должен быть согласован, утвержден и направлен всем участникам и исполнителям;
Исполнение поручений должно контролироваться , отклонения от сроков своевременно выявляться с оценкой исполнительской дисциплины;
Протоколы и материалы совещаний должны накапливаться в базе данных системы управления совещаниями для анализа материалов, поиска прецедентов в решении вопросов и т.д.;
Для сокращения потерь времени, информационной поддержки этапов совещаний, стабильного исполнения и совершенствования совещаний необходимо руководствоваться соответствующим регламентом и использовать средства автоматизации управления совещаниями .

Эти условия подтверждаются результатами опроса на сайте http://am-meetingpoint.com/ . В частности, на вопрос «Что делать для повышения эффективности совещаний?» посетители (всего голосований 53, выбор до 3 из 6 значений) ответили следующим образом:

Четко регламентировать совещания (42%, 22 Голосов)
Автоматизировать управление совещаниями (36%, 19 Голосов)
Обеспечить жесткий контроль решений (32%, 17 Голосов)
Повысить исполнительскую дисциплину (32%, 17 Голосов)
Поднять уровень руководства совещаниями (26%, 14 Голосов)
Провести обучение (тренинг) для руководителя, секретаря и участников совещания (25%, 13 Голосов)

При этом надо признать, что приведенные выше условия являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных совещаний. Без того, что называют корпоративной культурой , совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».

Место совещаний в системе управления компанией

Служебные совещания являются одним из центральных элементов в контуре управления компании. Совещания, как площадка для личных встреч и обсуждения актуальных проблем, как метод активации способностей, снятия информационного неравенства и консолидации персонала, являются неотъемлемой составляющей управленческой культуры, несмотря на наличие компьютеров, электронной почты и телефонов, и теперь уже — телеконференций.

Хорошие совещания экономят время менеджеров и повышают эффективность фирмы, действуя, как приводные ремни и смазка для различных организационных осей и колес компании. Без тщательно подготовленных, эффективных совещаний, рабочее время в существенно большем объеме будет неизбежно затрачено на спонтанные встречи менеджеров для решения (частичного, половинчатого) все тех же вопросов.

Кто заинтересован в эффективных совещаниях

В общем случае в этом заинтересованы все на предприятии, и в первую очередь, менеджмент:

Топ-менеджмент, высшие руководители, например, генеральный директор и его заместители;
Менеджмент среднего уровня, руководители подразделений, начальники департаментов, заведующие отделами, цехами и т.д.;
Линейный менеджмент, руководители, проектных команд, рабочих групп и т.д.

Указанные руководители заинтересованы в достижении целей компании, что и делается, в том числе, с помощью совещаний, на своих уровнях управления.

Теперь поставим этот вопрос по-другому. При полном понимании, что назрели предпосылки для безотлагательного устранения ошибок и потерь в совещательных процессах, кто на предприятии действительно способен провести мероприятия по повышению эффективности совещаний? Ответ очевиден — только руководитель, проводящий совещания . Никакие инициативы снизу, по частным улучшениям и устранениям отдельных недостатков, не могут дать системного результата, если в этом не заинтересован и не участвует руководитель.

Именно руководители являются главными заинтересованными лицами в повышении эффективности совещаний, а не секретари, помощники, модераторы и технические специалисты, которым (при всем уважении к этим профессиям), иногда полностью перепоручается задача совершенствования совещательных процессов. Секретари и помощники только выиграют, если, будут активно содействовать усилиям шефа по переходу к новым технологиям совещаний.

Рядовые участники, вдохновленные примером руководителя, будут активными сторонниками введения новых технологий, поскольку успех этих мероприятий возможен только при дружной совместной работе всех действующих лиц, а также и потому, что многим из рядовых со временем суждено самим руководить совещаниями. С практической точки зрения, при этом участники также хотели бы сэкономить свое рабочее время, часто бездарно растрачиваемое на заседаниях, что создает дополнительный стимул для поддержки программ совершенствования совещаний.

Вопросы повестки дня совещаний

На основе анализа большого числа доступных нам повесток дня и протоколов совещаний, проведенных в разное время, в различных компаниях и предприятиях, если абстрагироваться от конкретных формулировок, мы установили наличие определенного множества (порядка 20) общих вопросов и задач.

Эти управленческие задачи носят инфраструктурный характер и в той или иной степени свойственны большинству предприятий, компаний и организаций, независимо от форм собственности и отраслевой привязки. Частично этот список приводится ниже и может служить в качестве источника вопросов для повестки дня совещаний:

Постановка целей, планирование и контроль работ,
Продвижение продуктов и услуг компании,
Распределение обязанностей между сотрудниками,
Координация работ внутри компании,
Взаимодействие компании с внешним окружением,
Обеспечение единого источника правды о состоянии дел,
Обмен опытом, обучение, накопление и использование знаний,
Вопросы кадров и мотивации персонала
………………………………

Взаимосвязь между процессами планирования и совещаний

Есть точка зрения, что в случае хорошо поставленной системы планирования, необходимость в совещаниях, отпадает, все и так знают, кому, когда и что надо делать. Так ли это?

Это не так. Во-первых, на многих предприятиях СМБ (и не только) система планирования вообще отсутствует и руководство в режиме ручного управления, в т.ч., с помощью совещаний, оперативно реагирует на изменения обстановки. Во-вторых, существует проблема масштаба планирования, когда с увеличением планового периода точность и реализуемость плановых заданий падает, что требует периодического уточнения планов, для чего необходимы совещания. В-третьих, уровень детализации планов, как правило, недостаточен для прямого доведения заданий до всех исполнителей, эта доводка и конкретизация осуществляется на совещаниях. Необходимо учитывать также факторы изменчивости обстановки, которые зачастую мгновенно переворачивают все планы, требуя немедленного обсуждения ситуации на совещании. Наконец, есть вопросы контроля исполнения планов и толкования показателей работы, которые вне совещательной аудитории просто неразрешимы корректным образом.

Управленческая вертикаль предприятия только усилится, если на всех ее уровнях будут представлены во взаимодействии соответствующие плановые и совещательные процессы.

Они просты: для того, чтобы служебные совещания стали эффективным инструментом управления компанией (подразделением, проектом), необходимо взаимосвязанное и систематическое решение следующих задач:

а) анализ совещаний и устранение очевидных ошибок и потерь;

б) регламентация совещаний;

в) автоматизация совещаний;

г) тренинг (обучение) участников совещаний,

д) встраивание совещаний в контур планирования и управления компанией;

е) постоянный мониторинг и совершенствование совещаний.

Искусство управления и талант менеджера определяются также умением наиболее эффективно провести деловое совещание. В связи с этим каждый менеджер должен уметь рассчитать цену совещания. Исчисляется она следующим образом. Определяются число участников совещания, его продолжительность и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину. Расчет производится по формуле

где С - стоимость совещания, руб.; N - число участников; Т - длительность совещания, ч; З ср - среднемесячная зарплата участников, руб.; Тд, - среднее число рабочих часов в месяц; 1 - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.

Чтобы получить минимальное значение С (стоимости совещания), менеджер должен знать слагаемые эффективности проведения деловых совещаний. Их очень много - и субъективных, и объективных. В данном учебном пособии представлены лишь наиболее значимые из них, которые можно детализировать применительно к управленческой ситуации.

1. Создание благоприятных условий для коллективной работы и коллективного решения.

Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих. О том, что групповая работа удалась, можно говорить тогда, когда результат ее:

Выше результата труда лучшего члена группы;

Лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Групповая работа требует специальной подготовленности.

При физическом труде это правило само собой разумеется (коллективный труд всегда производительнее), но при умственном труде достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.

2. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы.

3. Формирование атмосферы непринужденности и деловитости.

Обстановка на совещании чаще всего зависит от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость и наоборот. Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания (часть людей к тому времени можно отпустить) и, по возможности, коротко. Большинство же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Лучше, когда в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления. Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе. Задача совещания - не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.

4. Эффективность ведения записей.

Хорошо организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, вносить конкретные предложения и накапливать полезную информацию. Форма записи зависит от характера обсуждаемого вопроса. Если вырабатывается план конкретных действий, то страничку своего делового дневника целесообразнее разделить на три колонки. В первой колонке отмечается фамилия выступающего, во второй - кратко суть предложения, в третьей - фамилии тех, кто поддержал это предложение. В итоге накапливается перечень предложений, из которых можно формировать план, а сама страничка остается резервом идей, которые в данный момент не реализуются, но могут быть актуальны в будущем.

5. Обеспечение активности всех участников совещания.

Председательствующий должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при котором их очередность будет обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это обусловлено тем, что более молодые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зрения - особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, чаще всего просто не обсуждаются.

Другой способ повысить активность на совещании - потребовать от каждого его участника, чтобы тот непременно выступил.

6. Обсуждение особых мнений.

Как уже отмечалось, гарантией успешного проведения совещания является учет мнений всех его участников. Конечно, некоторые из них могут быть и ошибочны. Но в этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с таким чувством, что его точка зрения правильна, а решение совещания ошибочно).

Вторую, чаще всего большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные такими людьми, которые стремятся расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Эти мнения и требуют обсуждения, потому что, как правило, они представляют собой особую ценность и позволяют достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегать к голосованию, ибо это уже будет не совещание, а собрание. При обсуждении особых мнений следует, если есть в этом необходимость, критиковать точки зрения, подходы к решению проблем, но не самих людей.

В заключение любому участнику совещания можно предложить рекомендации, учет и выполнение которых несомненно повысит их результативность.

1. Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании (в целом или в частности) крайне необходимо?

2. В чем состоит ваш вклад в успешное проведение совещания?

3. Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной задачей которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.

4. Умение слушать и анализировать на совещании - это важнейшие и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.

5. На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Прерывать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказанной мысли дается в порядке очередности.

6. Участникам совещания в ходе обсуждения вопроса надо делать пометки.

7. Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.

8. От положительного решения какой-либо общей рабочей проблемы зависит лучшее удовлетворение запросов и потребностей каждою отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.

9. При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.

10. В каждом выступлении должна быть, по меньшей мере, одна ценная (ведущая) идея (предложение).

11. Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, в котором обращается внимание на главное.

12. Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от действенности подготовки к совещанию и уровня его проведения.

Таким образом, совещание при соответствующем уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации.

Деловые переговоры

Переговоры предназначены для достижения соглашения между людьми, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы. Что представляет собой такое определение переговоров? Переговоры - это всегда торг. Посмотрите на переговоры как на процесс обмена и вы увидите, насколько важно уметь не давать что-то, не получая ничего взамен. Если вы идете навстречу пожеланиям другой стороны, вы должны добиться и встречного движения. При этом ваша цель состоит в том, чтобы ваш партнер двигался навстречу быстрее! Нет таких «правил», которые бы устанавливали, что шаги навстречу должны быть одинаковы или что вы должны предлагать уступки только потому, что это делает другая сторона.

Ничего, абсолютно ничего не должно даваться бесплатно. Этот принцип - основа эффективного ведения переговоров. Если вам делают ничем не обусловленные уступки, вы можете принять их, не беспокоясь о том, чтобы дать что-то взамен, ибо вы не обязаны следить за тем, чтобы интересы вашего партнера соблюдались наилучшим образом. Если он хочет что-либо получить от вас, он должен заплатить за это: возможно, в следующий раз он будет добиваться меньшего!

Переговоры предназначены для того, чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры - это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда или с большим трудом или вообще не прийти к согласию, поэтому в каждом отдельном случае необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения.

В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель. Обоощенная схема их проведения показана на рис. 11.6.

Рис. 11.6. Модель проведения деловых переговоров

Подготовка деловых переговоров

Успех переговоров всецело зависит от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. Подготовка к переговорам предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточно полное изучение проблемы, связанной с ним.

В современных условиях развития средств связи многие деловые вопросы можно решить оперативно и без личной встречи. Но это наиболее приемлемо тогда, когда партнеры знакомы и между ними уже установлены деловые отношения, что помогает найти взаимопонимание. В решении же принципиальных вопросов и при согласовании условий контракта личные встречи играют исключительную роль.

Переговоры с представителями фирм можно условно разделить на две группы:

Для получения информации по предложению или запросу без подписания контракта;

Для согласования и подписания контракта.

И в том, и в другом случае к переговорам необходимо тщательно готовиться, что предполагает выяснение отдельных проблем, возможных вопросов и ответов контрагента. Надо обдумать цели, задачи, тактику и психологические аспекты переговоров, а также подобрать вспомогательные материалы, которые могут понадобиться для усиления аргументации переговоров.

В зависимости от вопроса переговоров, а также с учетом должностного положения прибывающих на переговоры представителей фирмы проведение переговоров может быть поручено оперативному работнику или руководству фирмы.

Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающими факторами при обсуждении принципиальных вопросов. В связи с этим до начала переговоров необходимо выяснить организационную структуру фирмы и компетентность прибывающих на переговоры представителей. Иными словами, необходимо иметь детально разработанную модель проведения переговоров:

Четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет в руках того, кто лучше знает и понимает проблему;

Обязательно составить примерный сценарий переговоров. В зависимости от сложности переговоров может быть несколько таких проектов;

Наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если в переговорах неожиданно возникает тупик;

Определить для себя верхний и нижний уровень компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализовать данную модель возможно в том случае, если в процессе подготовки переговоров будут изучены следующие вопросы:

Цель переговоров;

Партнер по переговорам;

Предмет переговоров;

Ситуация и условия переговоров;

Присутствующие на переговорах;

Организация переговоров.

Проведение переговоров

В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы: вариационный метод; метод интеграции; метод уравновешивания; компромиссный метод.

Вариационный метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть негативную реакцию противоположной стороны) выясните следующие вопросы:

В чем заключается идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе?

От каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться?

В чем следует видеть оптимальное (высокую степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам?

Какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать на ожидаемое предложение партнера, обусловленное несовпадением интересов или их односторонним осуществлением (сужение или соответственно расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, Юридического характера и т.д)?

Какое вынужденное решение на ограниченный срок можно принять на переговорах?

Какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов?

Такие рассуждения уже выходят за пределы только альтернативного рассмотрения предмета переговоров Они требуют изучения всего предмета деятельности, определенного творческого подхода к нему и реальной его оценки.

Метод интеграции используется для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающей отсюда потребности в развитии кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях: пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные интересы и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не надо, однако, упускать из виду его законные интересы. В связи с этим необходимо избегать нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, надо изложить ему свою позицию и подчеркнуть, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров от него ожидают.

Несмотря на несовпадение ваших ведомственных интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и отправные точки решения обсуждаемой на переговорах проблемы. Попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера. Не предавайтесь иллюзиям относительно того, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров: если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны - можно было бы сразу переходить к заключению соглашений.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации:

Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять ваше предложение;

Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами;

Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов «за» и доведите до сознания собеседника связанные с этим преимущества;

Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно «настройтесь» на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации;

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д.;

В связи с этим выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание растянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения).

Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может так случиться, что найденное вами компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемых для обеих сторон (например, в отличие от полного отказа одного из партнеров от своих требований или так называемого «гнилого» компромисса): партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Необходимо терпение, соответствующая мотивация и умение поколебать мнение партнера с помощью новых аргументов и способов рассмотрения проблемы.

Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров и срыв их будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение:

Встреча и вхождение в контакт. Даже если к вам приехала не целая делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостиницу. В зависимости от уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава вашей делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.

Стадия приветствия и вхождения в контакт - начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров. Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в европейских странах форма приветствия - рукопожатие; при этом первым руку подает хозяин.

Разговор, предваряющий переговоры, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров.

Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров). Когда ваш партнер уверен, что ваша информация ему полезна, он с удовольствием вас выслушает. Вы должны вызвать у оппонента интерес к себе.

Передача информации. На основе вызванного у партнера интереса надо убедить его в том, что он поступит мудро, согласившись с вашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.

Детальное обоснование предложений (аргументация). Партнер может интересоваться вашими идеями и предложениями, он может понять их целесообразность, но все еще ведет себя осторожно и не видит возможности применения этих предложений в своей организации. Вы должны выяснить и разграничить его интересы, а также устранить его сомнения (нейтрализация, опровержение замечаний).

В завершение деловой части переговоров преобразованные интересы партнера должны быть оформлены в виде окончательного решения (решение принимается на основе компромисса).

Организация проведения деловых совещаний и условия обеспечения их эффективности

Деловые встречи (совещания) - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

□ сбор и переработка информации;

□ координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

□ принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

□ развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

□ интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

□ выявление и расчет коллективных результатов;

□ коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

вырабатывающие и принимающие решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

регулярные;

периодические.

По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек);

расширенные (до двадцати человек);

представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

с фиксированным составом;

с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

комбинированные.

По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций);

административные;

научные и научно-технические;

объединенные.

Организация проведения деловых совещаний

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис. 5).

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Рис. 5. Технология организации и проведения деловых совещаний

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. При этом менеджер должен определить, что нужно для решения возникшей проблемы:

□ необходимо привлечение всего коллектива либо его части;

□ решение проблемы касается всех либо нескольких структурных подразделений фирмы;

□ для решения проблемы необходимо воспользоваться мнениями формальных или неформальных групп.

И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня необходимо определить:

□ условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

□ кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.,

2.Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.

3.В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант - совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников - компетентность именно в вопросах повестки дня.

Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. Однако пятница - хороший день для проведения текущих совещаний (подвести краткий итог недели и наметить задачи на следующую неделю).

Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 ч и второй - между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой Деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания

□ не регламентируется его продолжительность;

□ не соблюдается установленная продолжительность;

□ совещания слишком продолжительны;

□ не делаются перерывы; □ не ограничивается время на доклады и выступления;

□ участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч представлена на рис. 6.

Рис. 6. Типовая планировка комнаты совещаний и деловых встреч: 1 - стол для совещаний; 2 - стулья; 3 - экран; 4 - шкаф для проекционной аппаратуры; 5 - столы для совещаний; 6 - шкаф для макетов; 7- стол журнальный; 8- кресло для отдыха; 9 - цветочница

Приглашенные на совещание рассаживаются чаще всего за столом прямоугольной формы. Это крайне неудобно и для руководителя, и для участников совещания. Известна другая, более удобная форма стола- трапециевидная (рис. 7.). За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председателю и секретарю-стенографистке хорошо виден каждый участник делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и нормальную относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию и т.п.

Рис. 7. Схема размещения участников совещания

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

□ слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

□ в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

□ помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

Подготовка участников совещания - последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Спустя 50-60 минут у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30-40-минутного перерыва у присутствующих Улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности (рис. 8). В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания- это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

□ достижение цели совещания;

□ решение;

□ исполнители задания и сроки.

Модель ведения протокола представлена на рис. 9.

Подведение итогов и принятие решения. Завершающий этап организации проведения совещаний- принятие решения и проведение его в жизнь. Следует иметь в виду, что решение на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение, зависит его эффективность.

На этом этапе необходимо пояснить, кем и в какие сроки должен быть выполнен определенный объем работ и в какой форме будут подведены итоги совещания (рассылка протокола или его части, выписка из протокола). Принимается также решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

15 30 45 60 75 90 105 120 135

Продолжительность совещания, мин.

Рис. 8. Зависимость состояния участников совещания от его продолжительности

Решения вырабатываются двумя способами:

специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования;

председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение.

После этого определяется лицо или группа лиц, осуществляющих его исполнение и контроль за выполнением решения.

Рис. 9. Модель ведения протокола совещания

Условия эффективности деловых совещаний

где С - стоимость совещания, руб.; N - число участников; Т - длительность совещания, ч; Зср - среднемесячная зарплата участников, руб.; Т - среднее число рабочих часов в месяц; 1 - коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании1.

Создание благоприятных условий для коллективной работы и коллективного решения.

1. Скрытые потери - время на подготовку совещания; потери связанные с вхождением в рабочий ритм после совещания; отсутствие на рабочем месте руководителя снижает эффективность работы коллектива; не состоялись выгодные контакты (по телефону) и др.

□выше результата труда лучшего члена группы;

□лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы. Групповая работа требует специальной подготовленности.

2. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы.

3. Формирование атмосферы непринужденности и деловитости.

4. Эффективность ведения записей.

5. Обеспечение активности всех участников совещания.

6. Обсуждение особых мнений.

1. Уверены ли вы, что ваше участие в данном совещании (в целом или в частности) крайне необходимо?

2.В чем состоит ваш вклад в успешное проведение совещания?

3.Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной задачей которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.

4.Умение слушать и анализировать на совещании - это важнейшие и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.

5.На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Прерывать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказанной мысли дается в порядке очередности.

6.Участникам совещания в ходе обсуждения вопроса надо делать пометки.

7.Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.

8.От положительного решения какой-либо общей рабочей проблемы зависит лучшее удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.

9.При выработке решения и в ходе анализа проблем ни один участник совещания не должен пытаться навязать другим мнение, опирающееся на официальную позицию начальства. Подавление мысли других ведет к потере ценной информации.

10.В каждом выступлении должна быть, по меньшей мере, одна ценная (ведущая) идея (предложение).

11.Каждый доклад должен завершаться кратким заключением, в котором обращается внимание на главное.

12.Знайте, что эффективность каждого совещания зависит от Действенности подготовки к совещанию и уровня его проведения.

Основные правила ведения делового совещания. Эффективные совещания для эффективного управления компанией

Основные правила ведения делового совещания. Эффективные совещания для эффективного управления компанией

Чем хороши совещания

Принципы эффективных совещаний

1. Соответствие задачам

2. Конкретность

3. Кратковременность

4. Тайминг

5. Причастность участников

6. Право голоса

7. Закрепление результатов

8. Плановость